La mise à jour du calendrier de conservation

Présentation au sujet: "La mise à jour du calendrier de conservation"— Transcription de la présentation:

1 La mise à jour du calendrier de conservation
Francine Légaré Congrès de l’Association professionnelle des techniciennes et techniciens en documentation du Québec 20 avril 2012

2 Plan de la présentation
Les éléments déclencheurs L’analyse préliminaire La collecte des données La mise à jour du calendrier de conservation L’approbation du calendrier de conservation

3 Les éléments déclencheurs
Changement organisationnel Changement du cadre légal et réglementaire Implantation d’un système de GID

4 L’analyse préliminaire
Faire un état de la situation Identifier les problématiques

5 La collecte des données
Pour chacune des règles de conservation Quelles règles sont utilisées et non utilisées? Qui est le détenteur? Qui l’utilise? Combien de boîtes sont entreposées au Centre de documents semi-actifs? Combien de boites sont versées aux archives?

6 La mise à jour Travailler en mode projet
Rédaction d’un mandat incluant les objectifs et les échéanciers Élaboration d’une méthodologie Élaboration de gabarits

7 Rédaction du mandat Le mandat doit présenter clairement les objectifs
Le mandat doit indiquer clairement ce qui est inclus dans le projet de mise à jour et ce qui en est exclus Le mandat doit présenter un échéancier réaliste Le mandat doit identifier clairement les livrables

8 Élaboration d’une méthodologie
Quand doit-on créer une règle de conservation? Quand doit-on modifier une règle de conservation? Quand doit-on annuler une règle de conservation? Quelles sont les règles de rédaction et d’écriture?

9 Élaboration de gabarits
Collecte des données Documentation de la démarche Approbation interne de la règle de conservation Formulaire de règle de conservation

10 Tableau pour la collecte des données

11 Documentation de la démarche

12 Approbation interne de la règle de conservation

13 Formulaire règle de conservation

14 Informations utiles Types de documents Cadre légal et réglementaire
Document essentiel / Document confidentiel Plan de classification Remarques générales Recueils consultés

15 Création de sous règle

16 Les collaborateurs Les usagers
Les conseillers en technologies de l’information Les conseillers juridiques

17 Les embûches Les priorités de l’organisation
La disponibilités des ressources Archivage GD vs Archivage TI

18 Questions