Formation Microsoft® Office Outlook® 2007

Présentation au sujet: "Formation Microsoft® Office Outlook® 2007"— Transcription de la présentation:

1 Formation Microsoft® Office Outlook® 2007
[Nom de votre société] présente : Formation Microsoft® Office Outlook®  2007 [Note à l'attention de l'instructeur : Pour obtenir une aide détaillée sur la personnalisation de ce modèle, consultez la toute dernière diapositive. Consultez également le texte supplémentaire de la leçon dans le volet de commentaires de certaines diapositives.] Notions de base du calendrier

2 Notions de base du calendrier
Sommaire du cours Vue d'ensemble : tout est question de choix Leçon 1 : utiliser le calendrier à bon escient Leçon 2 : notions intermédiaires Chaque leçon comprend des exercices pratiques ainsi qu'un test rapide. Notions de base du calendrier

3 Vue d'ensemble : tout est question de choix
À la différence d'un calendrier papier, Outlook 2007 vous permet de gérer votre temps de différentes manières. Par exemple, l'entrée de calendrier correspond-elle à une réunion ou à un rendez-vous ? Va-t-elle se produire une seule fois ou à répétition ? Doit-elle être marquée comme étant Occupé(e), Libre ou Provisoire ? Dans ce cours, vous allez découvrir les notions de base du calendrier Outlook, vous apprendrez à noter efficacement les activités et à rester au courant des dates importantes grâce à la périodicité et aux rappels. Lorsque vous écrivez quelque chose sur un calendrier papier, vous n'avez pas beaucoup de choix sur la façon de faire. Vous prenez votre crayon papier (ou stylo, si vous êtes courageux) et vous écrivez. Notions de base du calendrier

4 Notions de base du calendrier
Objectifs du cours Utiliser le type d'entrée de calendrier approprié. Utiliser des rappels pour ne pas oublier des activités. Utiliser la périodicité pour planifier rapidement des activités se produisant plusieurs fois. Utiliser les couleurs et les indicateurs de disponibilité pour afficher les entrées du calendrier selon vos besoins. Notions de base du calendrier

5 Utiliser le calendrier à bon escient
Leçon 1 Utiliser le calendrier à bon escient

6 Utiliser le calendrier à bon escient
Plusieurs possibilités s'offrent à vous quant à la manière de planifier les entrées de votre calendrier Outlook  : rendez- vous, réunions, événements et tâches. L'entrée que vous choisissez dépend des autres personnes impliquées et de la façon dont vous voulez que l'entrée apparaisse. En sélectionnant directement les entrées dans votre calendrier, vous saurez, en un coup d'œil, ce qu'il se passe, quand et avec qui. Notions de base du calendrier

7 Afficher votre calendrier
Commençons par le commencement. Pour pouvoir consulter les divers éléments de votre calendrier, vous devez savoir où trouver ce dernier. Pour afficher le calendrier, deux solutions rapides s'offrent à vous. Cliquez sur Calendrier dans le Volet de navigation. Notions de base du calendrier

8 Afficher votre calendrier
Commençons par le commencement. Pour pouvoir consulter les divers éléments de votre calendrier, vous devez savoir où trouver ce dernier. Ou bien cliquez sur une date dans le navigateur de dates, qui se trouve dans la partie supérieure de la barre des tâches. Notions de base du calendrier

9 Afficher votre calendrier
Une fois que vous avez votre calendrier sous les yeux, vous pouvez utiliser les boutons se trouvant en haut de la fenêtre pour afficher ou masquer les détails. L'image affiche les options : Cliquez sur Jour, Semaine ou Mois pour passer rapidement d'une vue à l'autre. Les boutons Suivant et Précédent vous permettent de vous déplacer facilement dans votre calendrier. Des boutons supplémentaires vous permettent d'afficher ou de masquer les jours ou les détails, en fonction de la vue sélectionnée. Notions de base du calendrier

10 Connaître les choix qui vous sont proposés
Maintenant que votre calendrier est affiché à l'écran, vous pouvez commencer votre planification. Vous effectuerez d'autant mieux cette tâche lorsque vous comprendrez les quatre types d'entrées de calendrier. Rendez-vous. Un rendez-vous est une activité qui n'engage que vous, à un moment précis. Réunion. Une réunion a également lieu à un moment précis, sauf que cette fois, vous invitez d'autres personnes en utilisant une demande de réunion que vous envoyez par courrier électronique. Le calendrier présente ici un seul jour, et chaque type d'entrée (rendez-vous, réunion, événement et tâche) ne se produit qu'une seule fois. Notions de base du calendrier

11 Connaître les choix qui vous sont proposés
Maintenant que votre calendrier est affiché à l'écran, vous pouvez commencer votre planification. Vous effectuerez d'autant mieux cette tâche lorsque vous comprendrez les quatre types d'entrées de calendrier. Événement. Un événement est une activité qui dure toute une journée. À l'inverse d'un rendez-vous ou d'une réunion, un événement ne bloque pas de créneaux horaires dans votre calendrier. D'autres entrées peuvent donc apparaître dans votre planning de la journée. Notions de base du calendrier

12 Connaître les choix qui vous sont proposés
Maintenant que votre calendrier est affiché à l'écran, vous pouvez commencer votre planification. Vous effectuerez d'autant mieux cette tâche lorsque vous comprendrez les quatre types d'entrées de calendrier. Tâche. Une tâche est une activité qui n'engage que vous et qui ne nécessite aucune heure de planification. Outlook 2007 propose une nouvelle zone qui inclut les tâches dans les vues Jour et Semaine de votre calendrier. Notions de base du calendrier

13 Pour vous seul ? Utilisez un rendez-vous
Utilisez un rendez- vous lorsque vous savez que vous serez occupé, mais que personne d'autre n'est impliqué. Par exemple, vous pouvez bloquer un créneau horaire afin d'effectuer des recherches sur un projet, d'écrire un rapport ou de faire une course en rentrant du travail. Notions de base du calendrier

14 Pour vous seul ? Utilisez un rendez-vous
L'image illustre les étapes. En mode Jour, placez le pointeur sur l'heure de votre choix dans le calendrier, puis cliquez. Tapez les détails. Si vous avez besoin de davantage de temps pour votre rendez-vous, il vous suffit de faire glisser la poignée pour prolonger le rendez-vous. Cette méthode rapide permet de commencer n'importe quelle entrée de calendrier, et pas seulement un rendez-vous. Notions de base du calendrier

15 Lorsque d'autres personnes sont impliquées, il s'agit d'une réunion
Une réunion a lieu à une heure précise et implique d'autres personnes ainsi qu'un lieu de réunion. Une réunion affichée dans votre calendrier peut être une réunion que vous définissez ou une réunion à laquelle vous êtes invité. Les réunions s'affichent dans votre calendrier et dans ceux des autres participants. Notions de base du calendrier

16 Lorsque d'autres personnes sont impliquées, il s'agit d'une réunion
Dans votre calendrier, vous pouvez faire la différence entre une réunion et un rendez- vous grâce aux informations de l'entrée Réunion. Une entrée Réunion comporte les informations suivantes : Le lieu de la réunion Le nom de l'organisateur Notions de base du calendrier

17 Lorsque d'autres personnes sont impliquées, il s'agit d'une réunion
Dans votre calendrier, vous pouvez faire la différence entre une réunion et un rendez- vous grâce aux informations de l'entrée Réunion. Dans Outlook, une réunion est définie à l'aide d'une demande de réunion qui est envoyée aux participants par courrier électronique. Notions de base du calendrier

18 Marquer votre journée d'un événement
Un événement vous permet de noter des activités qui durent toute une journée. Les événements n'occupent pas les créneaux horaires planifiés de votre calendrier ; ils apparaissent dans des bannières en haut de la date que vous indiquez. Par exemple, dans l'image, la Conférence Contoso est un événement qui se déroule sur trois jours, et l' Anniversaire est un événement d'un jour. Notions de base du calendrier

19 Marquer votre journée d'un événement
Utilisez un événement lorsque vous voulez entrer une activité pour un jour spécifique, sans qu'elle n'occupe tous les créneaux horaires de celui-ci dans votre calendrier. Voici quelques activités pour lesquelles vous pouvez utiliser un événement : Remarque : les événements, tels que les anniversaires, reviennent tous les ans. La prochaine leçon vous explique comment définir cette périodicité. Conférences, voyages d'affaires ou vacances, pour une journée ou plus Anniversaires et anniversaires de mariage Vacances Notions de base du calendrier

20 Garder une trace de vos tâches
Une tâche est une entrée pour une activité que vous voulez voir dans votre calendrier, mais qui n'a pas besoin d'être planifiée à une heure précise ou qui n'implique pas une journée entière. Par exemple, si vous avez plusieurs courses à faire, entrez chaque course sous forme de tâche. (Vous verrez la zone Tâches lorsque vous afficherez la vue Jour ou Semaine du calendrier.) Lorsque vous terminez la tâche, cochez-la. Une tâche effectuée reste associée au jour de sa réalisation pour vous permettre d'avoir une liste ordonnée des réalisations de la journée à portée de main. L'image illustre ce qu'il se passe lorsque vous cochez une tâche terminée : celle-ci est barrée et signalée par une coche. Notions de base du calendrier

21 Garder une trace de vos tâches
Vous pouvez entrer une tâche avec une date de début et une date d'échéance planifiées. Si vous ne terminez pas une tâche à la date d'échéance, elle sera automatiquement reconduite au jour suivant jusqu'à ce que vous la replanifiiez ou la cochiez. Pour plus d'informations sur la façon de créer et d'utiliser des tâches, consultez la présentation de la formation Microsoft Office Online intitulée « Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 ». Conseil  : pour replanifier rapidement une tâche, utilisez la vue Semaine et faites glisser la tâche d'un jour à un autre. Notions de base du calendrier

22 Notions de base du calendrier
Exercices pratiques Afficher votre calendrier Créer un rendez-vous Créer une réunion Créer un événement Créer une tâche [Note à l'attention de l'instructeur : si Outlook 2007 est installé sur votre ordinateur, cliquez sur le lien de la diapositive pour accéder aux exercices pratiques en ligne. Vous pouvez réaliser tous ces exercices dans Outlook à l'aide des procédures qui vous sont données. Important : si Outlook 2007 n'est pas installé sur votre ordinateur, vous n'aurez pas accès aux procédures des exercices pratiques.] Exercices pratiques en ligne (Outlook 2007 requis) Notions de base du calendrier

23 Notions de base du calendrier
Test 1, question 1 Pour basculer vers le calendrier, vous devez quitter, puis redémarrer Outlook. (Une réponse possible.) Vrai. Faux. Notions de base du calendrier

24 Test 1, question 1 : Réponse
Faux. De nombreuses solutions s'offrent à vous pour basculer vers le calendrier. En revanche, le redémarrage d'Outlook n'en fait pas partie. Notions de base du calendrier

25 Notions de base du calendrier
Test 1, question 2 Parmi les propositions suivantes, laquelle conviendrait le mieux comme événement à entrer dans votre calendrier ? (Une réponse possible.) Une réception ayant lieu entre 16h00 et 18h00. Un anniversaire. Une visite chez le dentiste. Notions de base du calendrier

26 Test 1, question 2 : Réponse
Un anniversaire. Votre anniversaire ou celui de quelqu'un d'autre est valable toute la journée, c'est exactement ce à quoi sert l'entrée d'un événement. L'avantage d'utiliser un événement est que vous pouvez l'afficher dans la partie supérieure du jour du calendrier. Vous pourrez ainsi vous en rappeler tout en laissant les créneaux horaires de votre calendrier libres pour vos besoins de planification. Notions de base du calendrier

27 Notions de base du calendrier
Test 1, question 3 Quel type d'entrée de calendrier devez-vous utiliser si d'autres personnes de votre lieu de travail sont impliquées ? (Une réponse possible.) Une réunion. Un rendez-vous. Un événement. Notions de base du calendrier

28 Test 1, question 3 : Réponse
Une réunion. Vous utilisez une réunion lorsque d'autres personnes sont impliquées. Notions de base du calendrier

29 Notions intermédiaires
Leçon 2 Notions intermédiaires

30 Notions intermédiaires
Écrire sur un calendrier papier, rien de plus facile ! Mais que se passe-t-il si quelque chose a lieu le premier jour de chaque mois de l'année suivante ? Vous devrez écrire la même information 12 fois. Tout cela ne semble finalement plus aussi simple. Peut-être préférerez-vous écrire cette information une seule fois et laisser Outlook l'appliquer les 11 autres pour gagner du temps ? C'est précisément ce que vous allez apprendre à faire dans cette leçon. Vous allez également découvrir la façon dont votre calendrier Outlook peut vous rappeler votre emploi du temps, vous aider à faire plus en moins de temps. Enfin, vous apprendrez à montrer votre emploi du temps à d'autres personnes. Points spécifiques devant accompagner le dernier paragraphe : Outlook peut vous rappeler les réunions et dates importantes pour gérer au mieux votre temps. Grâce au système de codage par couleurs d'Outlook, vous pourrez organiser vos tâches et rendez-vous beaucoup plus rapidement. Vous pouvez contrôler la façon dont Outlook présente votre emploi du temps aux autres personnes pour qu'elles voient quand vous êtes libre et quand vous ne l'êtes pas. Notions de base du calendrier

31 Une fois ne suffit pas : périodicité
Un événement a beau se produire et se reproduire maintes et maintes fois, cela ne veut pas dire pour autant que vous devez l'entrer à chaque fois. Pour indiquer à Outlook qu'un rendez-vous, une réunion ou un événement se produit de façon répétée, vous devez utiliser la fonctionnalité Périodicité . Ce terme désigne la fréquence d'une activité. Comme vous pouvez le voir dans l'image avec le rendez- vous « Exercice », un rendez-vous périodique apparaît de façon répétée et présente une icône de périodicité Notions de base du calendrier

32 Une fois ne suffit pas : périodicité
Un événement a beau se produire et se reproduire maintes et maintes fois, cela ne veut pas dire pour autant que vous devez l'entrer à chaque fois. Pour définir une périodicité, ouvrez le rendez-vous et cliquez sur le bouton Périodicité dans le groupe Options de l'onglet Rendez-vous .  Notions de base du calendrier

33 Ouvrir une entrée périodique
Pour ouvrir une entrée de calendrier périodique afin de consulter ses détails ou de la modifier, commencez par double-cliquer dessus. Vous obtenez un message identique à celui représenté dans l'image, lequel vous propose deux options : Par exemple : Utilisez Ouvrir cette occurrence si, pour un jour particulier, vous voulez vous entraîner une demi-heure plus tard que d'habitude, mais sans modifier l'heure habituelle. Utilisez Ouvrir la série si vous avez décidé de décaler tous vos rendez-vous « Exercice » d'une demi-heure. Ouvrir cette occurrence. Choisissez cette option lorsque vous voulez consulter ou modifier une instance, mais pas la série complète. Ouvrir la série. Choisissez cette option lorsque vous voulez consulter ou modifier la série entière. Notions de base du calendrier

34 Ouvrir une entrée périodique
Pour ouvrir une entrée de calendrier périodique afin de consulter ses détails ou de la modifier, commencez par double-cliquer dessus. Une fois la série ouverte, pour modifier sa périodicité, cliquez sur le bouton Périodicité sous l'onglet Rendez- vous . Lorsque vous gérez des éléments périodiques, tenez compte des conseils suivants : Ne supprimez pas une entrée périodique. Modifiez plutôt la valeur « Fin le ». Cela vous permet de conserver les occurrences passées. Il se peut que vous ayez à créer plusieurs entrées de calendrier périodiques différentes pour obtenir la périodicité souhaitée pour une seule et même activité. Par exemple, si vous voulez définir un événement Jour de paie se produisant le 15 ainsi que le dernier jour de chaque mois, vous devrez définir deux événements périodiques. Notions de base du calendrier

35 Penser à tout grâce aux rappels
Lorsque vous créez une entrée de calendrier, quel que soit son type, un rappel est automatiquement défini. Par défaut, Outlook vous avertira des rendez-vous et des réunions 15 minutes à l'avance. Notions de base du calendrier

36 Penser à tout grâce aux rappels
L'image illustre la procédure permettant de modifier l'heure du rappel d'une entrée de calendrier. Double-cliquez sur le rendez-vous pour l'ouvrir. Dans la zone Rappel de l'onglet Rendez-vous, choisissez l'heure du rappel. Un rappel s'affiche à l'heure indiquée. Notions de base du calendrier

37 Penser à tout grâce aux rappels
Vous vous demandez ce qu'il en est des rappels pour les événements ? Outlook vous avertira des événements 18 heures à l'avance. Bien qu'il ne soit pas possible de modifier ce paramètre automatique, vous pouvez exécuter la procédure illustrée dans l'image pour modifier les rappels pour chacun des événements. Notions de base du calendrier

38 S'organiser avec les catégories de couleurs
Vous voulez que les anniversaires attirent votre attention et que vos rendez-vous personnels se différencient de vos rendez-vous professionnels ? Outlook est là pour vous servir. Nous allons vous présenter…les catégories de couleurs ! Les catégories de couleurs vous permettent de nommer vos couleurs (et de modifier les noms à tout moment). L'utilisation des couleurs permet de rendre certaines entrées plus visibles que d'autres, d'un seul coup d'œil. Notions de base du calendrier

39 S'organiser avec les catégories de couleurs
Si vous avez utilisé des étiquettes dans Outlook 2003 pour appliquer un code de couleur à vos entrées de calendrier, vous vous demandez peut-être si vous aurez besoin de modifier chaque élément de calendrier individuellement pour utiliser le nouveau système ? Heureusement, la réponse est non. Lorsque vous procédez à la mise à niveau vers Outlook 2007, vos étiquettes de calendrier sont automatiquement mises à jour vers les catégories de couleurs. Pour plus d'informations sur la façon dont les étiquettes de calendrier sont mises à jour vers les catégories de couleurs, reportez-vous à l'Aide-mémoire à la fin de ce cours. Si vous souhaitez savoir comment appliquer un code de couleur à vos messages électroniques en utilisant le même système, consultez la présentation de la formation Microsoft Office Online intitulée « Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 ». Notions de base du calendrier

40 L'heure de votre déjeuner peut être décalée ? Signalez-le.
Lorsque vous planifiez une réunion, vous souhaitez choisir une heure à laquelle les participants peuvent venir. Outlook permet de communiquer entre collègues sur les disponibilités de chacun. La couleur de la bordure d'une entrée de calendrier indique que le créneau horaire est planifié comme Libre, Occupé(e), Provisoire ou Absent(e) du bureau. Vous verrez également la couleur de la bordure dans votre propre calendrier et pourrez la modifier. Notions de base du calendrier

41 L'heure de votre déjeuner peut être décalée ? Signalez-le.
Les réunions et rendez-vous tout juste créés sont automatiquement définis sur Occupé(e) et les événements sur Libre. En tenant ces informations à jour, vous profiterez au mieux des fonctionnalités qui vous permettent d'informer les autres de vos disponibilités. Notions de base du calendrier

42 L'heure de votre déjeuner peut être décalée ? Signalez-le.
Remarques Si vous remplacez le paramètre Libre d'un événement par une autre valeur, le jour entier correspondant à cet événement apparaîtra ombré. Si vous modifiez le paramètre de disponibilité pour une réunion que vous n'avez pas créée, votre modification sera remplacée si l'organisateur de la réunion met à jour l'heure de la réunion. Notions de base du calendrier

43 Notions de base du calendrier
Exercices pratiques Créer des entrées pour le calendrier des exercices pratiques Consulter l'heure d'un rappel et le modifier Donner à un rendez-vous un caractère périodique Modifier une instance d'un rendez-vous périodique S'organiser à l'aide de couleurs Modifier l'affichage de la disponibilité Partager votre disponibilité via la messagerie électronique (facultatif) [Note à l'attention de l'instructeur : si Outlook 2007 est installé sur votre ordinateur, cliquez sur le lien de la diapositive pour accéder aux exercices pratiques en ligne. Vous pouvez réaliser tous ces exercices dans Outlook à l'aide des procédures qui vous sont données. Important : si Outlook 2007 n'est pas installé sur votre ordinateur, vous n'aurez pas accès aux procédures des exercices pratiques.] Exercices pratiques en ligne (Outlook 2007 requis) Notions de base du calendrier

44 Notions de base du calendrier
Test 2, question 1 Vous avez double-cliqué sur un rendez-vous périodique pour le modifier. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, vous voyez deux options. Quelle option vous permet de modifier les détails pour toutes les instances du rendez-vous ? (Une réponse possible.) L'option Ouvrir cette occurrence. L'option Ouvrir tous les rendez-vous. L'option Ouvrir la série. Notions de base du calendrier

45 Test 2, question 1 : Réponse
L'option Ouvrir la série. Pour apporter une modification à la série entière, sélectionnez Ouvrir la série. Notions de base du calendrier

46 Notions de base du calendrier
Test 2, question 2 Vous pouvez utiliser les catégories de couleurs pour ajouter un code de couleur aux entrées du calendrier. (Une réponse possible.) Vrai. Faux. Notions de base du calendrier

47 Test 2, question 2 : Réponse
Vrai. Vous pouvez aussi coder par couleurs les messages électroniques. Notions de base du calendrier

48 Notions de base du calendrier
Test 2, question 3 Vous avez une réunion récurrente, le premier de chaque mois. La réunion aura lieu tous les mois pour une année complète. Combien de fois devez-vous taper les détails de la réunion ? (Une réponse possible.) Une seule fois. 12 fois. 365 fois. Notions de base du calendrier

49 Test 2, question 3 : Réponse
Une seule fois. Entrez la réunion une fois et définissez sa périodicité sur Mensuelle, le premier jour du mois et pour une année. Ensuite, tapez les détails, une fois seulement. Sachant que vous l'avez définie en tant que réunion périodique, elle sera entrée 12 fois dans votre calendrier. Notions de base du calendrier

50 Notions de base du calendrier
Aide-mémoire Pour obtenir une synthèse des tâches traitées dans ce cours, affichez l' Aide-mémoire. Notions de base du calendrier

51 UTILISATION DE CE MODÈLE
Ce modèle Microsoft Office PowerPoint® est un cours de formation relatif aux fonctionnalités essentielles du calendrier Outlook 2007, qui permettent aux utilisateurs de planifier leur emploi du temps avec une efficacité optimale. Vous pouvez le présenter à un groupe et le personnaliser selon vos besoins. Le contenu de ce modèle est une adaptation du cours de formation Microsoft Office Online intitulé « Calendrier I : Notions de base du calendrier Outlook ». Caractéristiques du modèle Diapositive de titre : dans la toute première diapositive, tapez le nom de votre entreprise dans l'espace prévu à cet effet. Vous pouvez également supprimer la zone de texte si vous ne souhaitez pas mentionner le nom de votre entreprise. Animations : des effets d'animation personnalisés sont appliqués tout au long de la présentation. Ces effets incluent Sortie furtive, Étirer, Dissolution et Damier. Tous ces effets fonctionnent dans les versions précédentes à compter de Microsoft PowerPoint 2000. Pour les modifier, accédez au menu Diaporama, cliquez sur Personnaliser l'animation, puis utilisez les options qui apparaissent. Si cette présentation contient une animation Macromedia Flash : pour pouvoir exécuter le fichier Flash, vous devez enregistrer un contrôle Microsoft ActiveX® , appelé objet Shockwave Flash, sur votre ordinateur. Pour cela, téléchargez la dernière version de Macromedia Flash Player sur le site Web Macromedia. Transitions entre les diapositives : la transition Balayage vers le bas est appliquée à l'ensemble du diaporama. Si vous en voulez une autre, accédez au menu Diaporama , cliquez sur Transition, puis utilisez les options qui vous sont proposées. Liens hypertexte vers le cours en ligne : le modèle contient des liens vers la version en ligne de ce cours de formation. Les liens vous renvoient à la session d'exercices pratiques de chaque leçon et à l'Aide-mémoire publié pour ce cours. Important : pour afficher les sessions d'exercices pratiques, vous devez avoir installé Outlook 2007 sur votre ordinateur. Si Outlook 2007 n'est pas installé sur votre ordinateur, vous n'aurez pas accès aux procédures des exercices pratiques.] En-têtes et pieds de page : le modèle contient un pied de page mentionnant le titre du cours. Vous pouvez changer ou supprimer ce pied de page dans la boîte de dialogue En-tête et pied de page (accessible à partir du menu Affichage). UTILISATION DE CE MODÈLE Consultez le volet Commentaires ou affichez les pages de commentaires dans leur intégralité (onglet Affichage) pour obtenir une aide détaillée sur ce modèle.