OUTIL D’AUTO-PARTAGE DES VEHICULES DU POOL DSCC

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1 OUTIL D’AUTO-PARTAGE DES VEHICULES DU POOL DSCC
Cet outil permet : De réserver un véhicule de pool ou un véhicule déclaré disponible De déclarer des périodes de disponibilité pour vos véhicules (ex : congés) D’avoir une vision sur les destinations des véhicules afin de faciliter le covoiturage  Cette consultation est accessible à tous les utilisateurs du Courrier des 4 départements de la DSCC Albi, via le lien suivant:  (lien Sharepoint) Au préalable, vous devez habiliter les personnes concernées dans « Sharepoint » par le partage afin qu’ils puissent rentrer des données dans les calendriers. Utilisation de l’outil : allez sur « Pool Véhicules »

2 puis choisir le lieu d’affectation du véhicule
dans « Albi DSCC » vous avez tous les véhicules classés par DAS

3 Si vous le souhaitez, il est possible d’importer ces calendriers directement dans Outlook en procédant de la manière suivante: Geste 1: après avoir sélectionné un calendrier, faire un clic dans la zone du calendrier souhaité: Geste 2: se connecter à Outlook:

4 Geste 3: Répondre «Autoriser» à 2 reprises, puis « Oui ».

5 Répétez les gestes 1 à 3 pour les autres calendriers de réservation de véhicules que vous souhaitez voir apparaitre dans votre environnement Outlook. Votre environnement Outlook vous permet désormais d’accéder à la consultation des calendriers des véhicules de la DSCC, via le menu « autres calendriers »

6 Sur certains véhicules apparaissent le nom de l’utilisateur habituel.
Pour pouvoir être réservés ces véhicules devront avoir été déclarés disponibles par leur utilisateur (à partir du calendrier Outlook : utilisateurs en congés ou celui-ci n’utilise pas son véhicule toute la journée, il peut mettre des plages de disponibilité…). Effectivement, les véhicules utilisés par ces utilisateurs habituels ont des plages d’utilisation rentrés par défaut (dans notre cas 09h00 – 18h00). Les données que vous rentrez dans Sharepoint s’incrémentent directement dans Outlook et inversement.(conseil rentrer en priorité vos données dans Outlook pour une facilité d’utilisation) Lorsque des données sont modifiées dans le calendrier d’un utilisateur habituel, celui-ci reçoit une alerte Outlook (alertes créées au préalable dans Sharepoint)(cela permet à l’utilisateur de s’arranger avec l’emprunteur pour le prêt des clés du véhicule).

7 Economies Innovation Gain de temps Gestion optimale véhicules Partage