Nouvelle messagerie de l’UNS

Présentation au sujet: "Nouvelle messagerie de l’UNS"— Transcription de la présentation:

1 Nouvelle messagerie de l’UNS
Présentation et plan de migration Février 2016

2 Programme Échanges (1h00) Présentation (2h00)
Introduction et plan de migration Information sur les services en place et à venir Courrier Calendrier Contacts Tâches OneDrive Préconisations d’utilisation des outils de partage collaboratifs Présentation outils de messagerie collaborative Rappel sur identité numérique Échanges (1h00) Questions/réponses Recueil des besoins/attentes Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016

3 Introduction Animateurs de la formation Acteurs du projet
C. Bonnin, D. Charlot, JC Godien, P. Pujol, E. Staraj, M. Bouillin Acteurs du projet Le service communication Le service innovation pédagogique Le comité technique de l’Université Les informaticiens des composantes et laboratoires La direction des systèmes d’information - DSI L’équipe en charge de la modernisation et de l’administration des services collaboratifs; L’équipe systèmes de la DSI; L’équipe d’assistance de proximité Le centre de services Coordination avec Le service informatique de l’Observatoire de la Côte d’Azur Le service informatique de la Délégation Régionale du CNRS Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016

4 Objectifs Apporter de nouveaux services collaboratifs
Moderniser le service de messagerie mis à disposition des personnels Augmentation des capacités de stockage de chaque boite aux lettres à 50 Go. Mises en place de boites partagées répondant aux besoins administratifs (boites fonctionnelles). Accessibilité étendue et facilitée depuis des équipements multiples (PC, tablette, smartphone). Nouvelle interface « webmail». Intégration à l’ENT et aux plateformes pédagogiques. Apporter de nouveaux services collaboratifs Ajout des services agenda, carnet d’adresses personnel, gestionnaire de tâches. Ajout d’un espace personnel d’une capacité de 1 To. Pour l’ensemble des services : proposer des fonctions de partage et de synchronisation. Répondre aux nouveaux usages du numérique (Cloud, BYOD…) Adapter les services en fonction des exigences de sécurité (flux de messagerie, stockage et partage de documents). Accès aux données depuis des terminaux et lieux multiples. Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016

5 « Adresses de messagerie » et « boite mail»
A propos de la messagerie « Adresses de messagerie » et « boite mail» Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016

6 A propos de la messagerie
Les différents serveurs hébergeant actuellement les boites des personnels Serveurs principaux CNRS Routage du mail sur le bon serveur suivant l’agent Etude en cours Serveurs principaux UNS ~ 5500 boites Serveur I3S ~ 300 boites Serveur IPMC ~200 boites Serveur Geoazur ~ 160 boites Serveur INLN ~50 boites Serveur IUT sophia ~ 100 boites Serveur OCA ~450 boites Serveurs principaux DSI ~ 5500 boites @i3s.unice.fr @ipmc.cnrs.fr @geoazur.unice.fr @inln.cnrs.fr @iutsophia.unice.fr @oca.eu Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016

7 A propos de la messagerie
Notion de « Transfert d’  » Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016

8 A propos de la messagerie
Notion de « Migration de votre messagerie » Boite actuelle Nouvelle boite Migration du contenu de votre boite Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016

9 Programme Échanges (1h00) Présentation
Introduction et plan de migration Migration Cas des personnels administratifs et techniques Cas des personnels enseignants Information sur les services en place et à venir Courrier Calendrier Contacts Tâches OneDrive Préconisations d’utilisation des outils de partage collaboratifs Présentation des outils de messagerie collaborative Rappel sur les identités numériques Échanges (1h00) Questions/réponses Recueil des besoins/attentes Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016

10 Plan de migration Population concernée par la migration
Toutes les boites hébergées sur les serveurs principaux de l’université. NOTA et cas particuliers Cas des boites hébergées sur les serveurs des laboratoires et de l’Observatoire : I3S, IPMC, GeoAzur, INLN, Lagrange. Population non concernée pour l’instant. Cas de enseignants chercheurs affectés à des laboratoires ayant un positionnement particulier : LEAT, LJAD, CRHEA, LPMC Une étude au cas par cas sera menée en coordination avec les responsables des laboratoires, leurs services informatiques et ceux des tutelles. Nous souhaitons également temporiser la migration pour les personnels amenés à manipuler des données liées à la recherche, la valorisation et les brevets. Les demandes de migrations seront enregistrées pour traitement lors d’une 2ème vague avec une réponse adaptée. Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016

11 Procédure de migration des boîtes de messagerie
Création La boîte de messagerie est créée dans le nouvel environnement Redirection Les messages sont dirigés vers la nouvelle boîte mail. Transfert Les messages sont copiés de l’ancienne messagerie vers la nouvelle durant la nuit. Accès La boîte est à présent fonctionnelle avec tout l’historique des messages qui étaient présents sur l’ancien serveur de messagerie. Procédure de migration des boîtes de messagerie Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016

12 Programme Échanges (1h00) Présentation Introduction
Présentation du projet Migration Cas des personnels administratifs et techniques Cas des personnels enseignants Information sur les services en place et à venir Courrier Calendrier Contacts Tâches OneDrive Préconisations d’utilisation des outils de partage collaboratifs Présentation des outils de messagerie collaborative Rappel sur les identités numériques Échanges (1h00) Questions/réponses Recueil des besoins/attentes Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016

13 Demande d’inscription à adresser aux référents informatiques de site.
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14 Demande d’inscription à adresser aux référents informatiques de site.
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15 Procédure de migration des personnels administratifs et techniques
Demande de migration Via le(s) référent(s) informatique(s) de site. Prise en compte de la demande Vérification de l’environnement. Validation avec le responsable. Inscription dans la phase de migration Préparation éventuelle du poste de travail. Configuration des droits spécifiques. Migration Opération effectuée durant la nuit suivant l’inscription. Procédure de migration des personnels administratifs et techniques Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016

16 Programme Échanges (1h00) Présentation Introduction
Présentation du projet Migration Cas des personnels administratifs et techniques Cas des personnels enseignants Information sur les services en place et à venir Courrier Calendrier Contacts Tâches OneDrive Préconisations d’utilisation des outils de partage collaboratifs Présentation des outils de messagerie collaborative Rappel sur les identités numériques Échanges (1h00) Questions/réponses Recueil des besoins/attentes Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016

17 Inscription depuis l’ENT, onglet « Services collaboratifs ».
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18 Inscription depuis l’ENT, onglet « Services collaboratifs ».
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19 Procédure de migration des personnels enseignants
Demande de Migration Inscription depuis l’interface web de l’ENT. Prise en compte de la demande Vérification de l’environnement. Envoi d’un mail de confirmation de prise en compte de la demande. Inscription dans la phase de migration Préparation éventuelle du poste de travail. Configuration des droits spécifiques. Migration Opération effectuée durant la nuit suivant l’inscription. Procédure de migration des personnels enseignants Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016

20 Programme Présentation Introduction
Information sur les services en place et à venir Courrier Messagerie « Unice » ancienne vs nouvelle Clients légers (web) Clients lourds Exemples d’utilisation sur les principaux logiciels de messagerie Outlook Thunderbird Alias, listes, boites fonctionnelles Calendrier Contacts Tâches OneDrive Préconisations d’utilisation des outils de partage collaboratifs Présentation des outils de messagerie collaborative Rappel sur les identités numériques Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016

21 Limitations Techniques
Ancienne 1 Go POP, IMAP s Nouvelle 50 Go POP, IMAP, Exchange s, Calendriers, Contacts, Tâches Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016

22 Limitations Techniques
Explication succincte sur les protocoles de messagerie Protocole historique (1984) Télécharge les messages (aucune synchronisation) Ne traite pas les messages envoyés POP Les messages restent sur le serveur Enregistrement des messages envoyés sur le serveur Les dossiers sont synchronisés entre le client et le serveur IMAP Idem IMAP Synchronise également les calendriers, contacts et tâches EXCHANGE Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016

23 Ancien Webmail Navigateur poste de travail Navigateur mobile
Navigation non adaptée Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016

24 Nouveau Webmail Navigateur poste de travail Navigateur mobile
Adapté aux périphériques mobile (Responsive Design) Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016

25 Nouveau Webmail vs Ancien Webmail
Gestion des dossiers Menu contextuel (clic droit) En passant par paramètres Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016

26 Nouveau Webmail vs Ancien Webmail
Filtre/Règle de messages multiples conditions (De, Pour, Contient, Taille , Date, …) Multiples opérations (Déplacer, copier, transférer, marquer, épingler …) Appliqué lors de la réception sur le serveur Basique (De, Pour, Sujet) Appliqué lors de l’ouverture du webmail Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016

27 Nouveau Webmail vs Ancien Webmail
Quelques petits trucs en plus Menu contextuel Blocage d’expéditeurs Signalement d’indésirables Personnalisation de la disposition Aperçu possible du message dans la liste des messages Contacts personnel synchronisés avec client lourd Regroupement par conversation Création d’événements (réunion, web conférence) depuis la messagerie Adapté aux appareils mobiles Marquage des messages (tâches, catégories, épinglés) Intégration des boîtes partagées Favoris Pièce jointe en tant que fichier ou lien OneDrive Marquage des réponses commencées avec indicateur Brouillon Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016

28 Client lourd (Logiciel de messagerie)
Thunderbird Pas de changement Accès limité aux calendriers et tâches via module complémentaire Outlook Intégration totale via Exchange Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016

29 Utilisation du Webmail - Accès
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30 Utilisation du Webmail Interface
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31 Utilisation du Webmail Barre d’outils générale
Accès aux applications Notifications Paramètres Aide Profil Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016

32 Utilisation du Webmail Barre d’outils de messagerie
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33 Utilisation du Webmail dossiers
Ajouter un dossier Nombre de messages non lu Ajouter ou Supprimer des favoris Favoris Dossier personnel Dossier partagé Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016

34 Utilisation du Webmail liste de messages
Informations Trier et Filtrer Epinglé Important Mention Pièce Jointe Catégorie Indicateur Actions Corbeille Lu/Non lu Marquer Epingler

35 Utilisation du Webmail liste de messages
Par défaut les messages sont affichés par conversation Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016

36 Utilisation du Webmail Affichage - Disposition
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37 Utilisation du Webmail Lecture
Selon la disposition définie Double clic pour ouvrir dans une fenêtre séparée Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016

38 Utilisation du Webmail Composition
Cliquez sur nouveau, pour composer un nouveau message Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016

39 Utilisation du Webmail Options
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40 Utilisation Outlook Préférer une configuration Exchange afin de bénéficier de la synchronisation des calendriers, tâches et contacts Interface semblable au Webmail Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016

41 Programme Présentation Introduction
Information sur les services en place et à venir Courrier Messagerie « Unice » ancienne vs nouvelle Clients légers (web) Clients lourds Exemples d’utilisation sur les principaux logiciels de messagerie Outlook Thunderbird Mail (MAC OS) Alias, boites fonctionnelles, listes de diffusion Calendrier Contacts Tâches OneDrive Préconisations d’utilisation des outils de partage collaboratifs Présentation des outils de messagerie collaborative Rappel sur identité numérique Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016

42 Alias, boîtes fonctionnelles, listes de diffusion
Regroupement d’adresses de messagerie pour : Diffuser de l’information Donner une adresse mail à une fonction Avoir plusieurs noms pour une même entité Ancienne messagerie : Plusieurs mécanismes (alias et listes) mais Duplication des messages vers les boites personnelles des destinataires. Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016

43 Alias, boîtes fonctionnelles, listes de diffusion
Boîtes partagés Véritables boîtes aux lettres, accessibles comme un « compte de messagerie » distinct du compte personnel Pérenne, souple, facilite le traitement des messages Attention aux abus… Gestion des abonnés au travers d’un outil de gestion de groupes Nommage des boîtes fonctionnelles en cours d’élaboration sur un schéma standardisé : Demande de création via le Helpdesk, rubrique :  dsi/environnement numérique de travail/messagerie Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016

44 Alias, boîtes fonctionnelles, listes de diffusion
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45 Alias, boîtes fonctionnelles, listes de diffusion
Diffusion d’information : utilisation de listes de diffusion Plus grande richesse fonctionnelle (abonnement/désabonnement, construction automatique, notion de propriétaire, de modérateur, archivages, interface web etc.) Evolution du nommage : utilisation d’adresses Demande de création : Helpdesk, rubrique « dsi/environnement numérique de travail/messagerie). Outils connexes : dans l’ENT, onglet « boîte à outils » « Liste sésame » : recherche des listes d’étudiants « Alias/Listes » : recherches des listes de personnels Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016

46 Programme Présentation Introduction
Information sur les services en place et à venir Courrier Calendrier Contacts Tâches OneDrive Préconisations d’utilisation des outils de partage collaboratifs Présentation des outils de messagerie collaborative Rappel sur les identités numériques Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016

47 Calendrier Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016

48 Calendrier Rechercher un évènement dans le calendrier
Ajouter un évènement dans le calendrier Partager le calendrier Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016

49 Calendrier Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016

50 Calendrier Définir un rappel par mail Ajouter une personne au RV
Utiliser l’assistant de planification Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016

51 Calendrier Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016

52 Programme Présentation Introduction
Information sur les services en place et à venir Courrier Calendrier Contacts Tâches OneDrive Préconisations d’utilisation des outils de partage collaboratifs Présentation des outils de messagerie collaborative Rappel sur les identités numériques Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016

53 Contacts Toute les adresses mails de l‘université sont déjà présentes dans l’annuaire (alias et listes de diffusion inclus) Vous pouvez faire une recherche par nom ou prénom , par adresse ou par icone. Vous pouvez définir vos propres contact via l’applications contact. Vous pouvez définir une liste de contact, à partir de contact personnel et de l’annuaire.

54 Programme Présentation Introduction
Information sur les services en place et à venir Courrier Calendrier Contacts Tâches OneDrive Préconisations d’utilisation des outils de partage collaboratifs Présentation des outils de messagerie collaborative Rappel sur les identités numériques

55 Filtre d’affichage des Tâches
Les tâches sont découplées des événements de calendrier , elles ne sont pas nécessairement liées à une heure ou un moment précis. Les tâches peuvent être liées à un message. Les tâches peuvent avoir des pièces jointes. Les tâches peuvent être périodiques (journalière, hebdomadaire ou même annuelle). Les tâches peuvent faire l’objet de rappel.

56 Programme Échanges (1h00) Présentation Introduction
Information sur les services en place et à venir Courrier Calendrier Contacts Tâches OneDrive Utilisation Préconisations d’utilisation des outils de partage collaboratifs Présentation des outils de messagerie collaborative Rappel sur identité numérique Échanges (1h00) Questions/réponses Recueil des besoins/attentes Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016

57 Présentation des fonctionnalités de OneDrive
OneDrive est un outil qui permet de stocker jusqu’à 1 To de données en ligne. Il est sur le « cloud » et est accessible depuis tous vos appareils. Il permet d’accéder à distance à vos fichiers et d’échanger des fichiers volumineux par le web. Il est possible partager des dossiers ou fichiers, y compris à des personnes en dehors de la communauté UNS. Il est possible de travailler en mode non connecté (synchronisation d’une copie local). Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016

58 Programme Échanges (1h00) Présentation Introduction
Information sur les services en place et à venir Courrier Calendrier Contacts Tâches OneDrive Utilisation Préconisations d’utilisation des outils de partage collaboratifs Présentation des outils de messagerie collaborative Rappel sur identité numérique Échanges (1h00) Questions/réponses Recueil des besoins/attentes Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016

59 Accéder à OneDrive depuis votre ENT
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60 Présentation des fonctionnalités de OneDrive
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61 Présentation des fonctionnalités de OneDrive
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62 Présentation des fonctionnalités de OneDrive
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63 Programme Échanges (1h00) Présentation Introduction
Information sur les services en place et à venir Courrier Calendrier Contacts Tâches OneDrive Préconisations d’utilisation des outils de partage collaboratifs Nuxeo NaxosD Rappels sur le Wiki et Jalon Projets Eléments de synthèse Présentation des outils de messagerie collaborative Rappel sur les identités numériques Échanges (1h00) Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016

64 NUXEO Description : Nuxeo est un outil de Gestion Electronique de Documents (GED). Il est orienté fonctionnels métiers. Accessible depuis l’ENT Partages collaboratifs de documents et de fichiers au sein des services de l’UNS. Gestion de versions des documents. Gestion des autorisations de lecture et de modification par individus ou par groupes. Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016

65 NUXEO Préconisations d’usage : Remarque :
Archivage et stockage en ligne de documents collaboratifs. Travail collaboratif nécessitant l’élaboration, le suivi ou l’accès à des documents au sein d’un service ou entre services. Historisation des versions des documents. Besoin d’un environnement partagé et de droits d’accès définis par individus ou groupes d’individus. Remarque : Son usage est réservé exclusivement aux personnels de l’UNS. Il n’est pas conseillé d’utiliser Nuxeo comme stockage personnel de documents ou comme dossier d’archivage. Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016

66 Partage NaxosD Description :
Le partage de fichiers historique de l’UNS connu sous le nom de NaxosD est une solution collaborative avec gestion des droits d’accès. Proposée par la DSI, cette solution est similaire à Nuxeo avec toutefois des fonctionnalités moindres. Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016

67 Partage NaxosD Préconisations d’usage : Remarque :
L’utilisation de NaxosD est à privilégier dans les cas suivants : Archivage et stockage en ligne de documents collaboratifs. Pérennité historique de partage de documents institutionnel. Environnement déjà existant ne nécessitant de fonctionnalités étendues ou d’évolutions particulières. Remarque : L’utilisation de cet outil est à envisager dans le cadre de continuité de partage de ressources déjà présentes sur ce support. Pour la création de nouveaux espaces, il est préférable de s’orienter vers la plateforme Nuxeo. Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016

68 OneDrive Description :
Il permet le stockage en ligne de données (Documents, Images…) et de les synchroniser sur plusieurs périphériques. L’espace de stockage est limité à 1To de données. Le détenteur du compte gère les droits d’accès à ces données aussi bien sur les répertoires que sur les documents. Il reste propriétaire de ces données même si l’accès est partagé et responsable de l’octroi des droits à ces fichiers. Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016

69 Usage de OneDrive Préconisations d’usage : Remarque :
L’utilisation de OneDrive est à privilégier dans les cas suivants : Accès personnel à un document depuis différents sites (Bureau, Domicile, Déplacement…) Partage ponctuel de fichiers. Remarque : Il n’est pas préconisé d’utiliser OneDrive dans le cadre d’un travail collaboratif au sein d’un service, l’accès aux documents étant lié au compte de la personne les partageant. Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016

70 Eléments de synthèse Gestion de vos documents : où stocker quoi?
Documents internes Archives NaxosD Autres dossiers réseaux mis à disposition des services informatiques Nuxeo déploiement en cours Documents pédagogiques Jalon Autres plateformes pédagogiques (moodle) Documents en cours d’élaboration Documents liés à un projet Espace personnel OneDrive Plateformes dédiées aux projets Documents liés à des travaux de recherche Dossiers réseaux mis à disposition du laboratoire Plateformes sécurisées Communautés cibles Collaboration interne UNS hors étudiants Collaboration interne UNS Collaboration interne UNS et ouverte sur l’extérieur Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016

71 Sites contributifs (wiki)
Eléments de synthèse Autres services complémentaires pouvant également contenir des documents Sites internet Publication de pages web sur Internet Sites Intranet Publication de pages web en accès restreint (ex.: Intranet des personnels) Accessible à la communauté UNS uniquement Sites contributifs (wiki) Sites web dédiés à une communauté identifiée ou à une thématique particulière. Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016

72 Eléments de synthèse Tableau
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73 Programme Échanges (1h00) Présentation (2h00) Introduction
Information sur les services en place et à venir Courrier Calendrier Contacts Tâches OneDrive Préconisations d’utilisation des outils de partage collaboratifs Présentation des outils de messagerie collaborative Rappel sur les identités numériques Échanges (1h00) Questions/réponses Recueil des besoins/attentes Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016

74 Identifiants numériques
Liens présent sur la page d’authentification pour : La création des identifiants Le changement de mot de passe La perte du mot de passe Rappel : des éléments de sécurité essentiels Pour ses propres données Pour la sécurité collective Une procédure amenée à évoluer prochainement

75 Programme Échanges (1h00) Présentation (2h00) Introduction
Information sur les services en place et à venir Courrier Calendrier Contacts Tâches OneDrive Préconisations d’utilisation des outils de partage collaboratifs Présentation des outils de messagerie collaborative Rappel sur les identités numériques Échanges (1h00) Questions/réponses Recueil des besoins/attentes Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016

76 Assistance et conseil. Le centre de services : servicedesk@unice.fr
Le helpdesk accessible depuis l’ENT onglet « SOS » Les référents de sites : liste disponible dans le wiki Présentation et plan de migration nouvelle messagerie UNS - Fevrier2016