Assemblée Générale de l’Union Départementale des Offices de Tourisme du Lot Assemblée Générale UDOTSI du Lot Lundi 24 Juin 2013.

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1 Assemblée Générale de l’Union Départementale des Offices de Tourisme du Lot
Assemblée Générale UDOTSI du Lot Lundi 24 Juin 2013

2 Sommaire PACT UD Évolution des structures en lien avec les politiques territoriales Accompagnement dans le cadre de regroupement d’OT Classement des OT  Évolution des métiers et des clients Professionnalisation des Offices de Tourisme Système d’information touristique du Lot (SIT 46) Outil de Gestion Relation Client (G.R.C)  Aménagement des Offices de Tourisme Label Tourisme et Handicap Interface avec les partenaires et rôle de représentation ADT (Démarche qualité Iso) Grands Sites FROTSI Assemblée Générale UDOTSI du Lot Lundi 24 Juin 2013

3 Évolution des structures en lien avec les politiques territoriales
Evolution des Offices de tourisme dans le Lot : Confert tableau de suivi du classement des OT joint Regroupement en cours de Cahors St cirq = -1 Castelnau Montcuq : -1 Vallée du Lot et vignoble : -3 St Cirq Cahors : -1 Soit -6 Assemblée Générale UDOTSI du Lot Lundi 24 Juin 2013

4 Évolution des structures en lien avec les politiques territoriales
Accompagnement des OT en regroupement : Castelnau Montratier / Montcuq Vallée du Lot et du Vignoble Classement des OT du Lot Au 01/01/2013 : 17 offices de tourisme Nouveau classement des OT pour 2014 2 OT catégorie 1 : Vallée de la Dordogne et Grand Cahors 1 OT catégorie 2 : ST Cirq Lapopie Pech Merle Castelnau Montratier Au 31/12/2012 : 17 offices de tourisme Confert tableau de suivi du classement des OT joint Assemblée Générale UDOTSI du Lot Lundi 24 Juin 2013

5 Évolution des métiers et des clients
Professionnalisation des OT - Démarche qualité tourisme 2 marqués : Figeac et Cahors 2 en cours : Saint Cirq Lapopie et Vallée de la Dordogne - Esprit Lot Offices de Tourisme 3 OT marqués : Cahors, Figeac et St Cirq Lapopie 5 en cours : Gourdon, Lacapelle Marival, Castelnau Montratier Montcuq et Vallée de la Dordogne Démarche qualité tourisme : certifiés : Souillac-Rocamadour, Figeac et St céré engagés : cahors, st cirq, castelnau, duravel, gourdon, lacapelle marival, labastide murat, montcuq,bretenoux,lalbenque, initiés : Prayssac, Luzech Esprit Lot Offices de tourisme Groupe de travail composé de 7 OT (directeurs) : Figeac, Cahors, St Cirq, ST Céré, Souillac-rocamadour, Lacapelle, Gourdon 1ers tests faits sur saison 2010 – évolution du questionnaire de satisfaction pour 2011 – recueil des coups de coeur Assemblée Générale UDOTSI du Lot Lundi 24 Juin 2013

6 Évolution des métiers et des clients
Formations (permanents et saisonniers) 7 modules spécifiques au Lot salariées lotoises formées - 10 formations réalisées dans le Lot et 1 spécifique : Pack saisonnier avec 5 salariés formés à l’accueil pour St Cirq Lapopie (Village Préféré des Français) Eductours : - 09/05/12 : Préhistoire et nouveautés en Bouriane - 28 participants /12/12 : Développement durable - 41 techniciens Assemblée Générale UDOTSI du Lot Lundi 24 Juin 2013

7 Évolution des métiers et des clients
SIT 46 : système d’information touristique Base de données départementale Réseau de 8 OT , ADT et 1 CC GRC : Outil de Gestion de la Relation Client 8 OT + ADT Formation personnalisée des OT Web et communication Création du Site web UD : 591 visites en 2012 ing OT : info réseau UD 4 newsletters SIT : (Cahors, St Cirq, Figeac, Gourdon, Rocamadour, Souillac, St Céré, Montcuq) + Adt + CC Vallée du Lot et du Vignoble UD : alimentation et mise a jour de la partie OT dans le SIT GRC : 2 OT en 2010 : Cahors et Rocamadour Formation de 3 OT sur 5 OT prévu en 2011 (Gourdon, Figeac et ST Cirq) reste Vallée de la Dordogne et Vallée du Lot) Centre de ressources : alimentation et mise a jour des éléments à destination des OT(relais d’informations juridiques, Administration (AG…) formations, tourisme et handicap, démarche qualité, aménagement OT, bourse aux dépliants.. Assemblée Générale UDOTSI du Lot Lundi 24 Juin 2013

8 Évolution des métiers et des clients
Aménagement des OT (Vitrines du Lot et Tourisme et Handicap) 2012 : Castelnau Montratier, Figeac, en cours sur St Cirq Lapopie et Gourdon Visites d’évaluation et synthèse des Assemblée Générale UDOTSI du Lot Lundi 24 Juin 2013

9 Interface avec les partenaires et rôle de représentation
Bourse d’échanges de la documentation touristique : Labastide Murat – Espace Murat 100 participants : 22 OT, 38 prestataires et 3 partenaires Assemblée Générale UDOTSI du Lot Lundi 24 Juin 2013

10 Interface avec les partenaires et rôle de représentation
ADT Lot Tourisme Démarche Qualité ISO 9001 ADT – UD Renouvellement Certification octobre 2012 Animatrice UD assistante qualité ADT Participation aux travaux de repositionnement de l’ADT avec intégration de l’UD dans l’organigramme de l’ADT (pole technologies de l’information et de la communication – conseils prestataires) Intégration de l’UD dans l’accompagnement ISO de l’ADT - objectif certification Adt UD Novembre 2011 - Assistante qualité Assemblée Générale UDOTSI du Lot Lundi 24 Juin 2013

11 Interface avec les partenaires
Grands Sites de Midi Pyrénées Suivi des plans d’actions des OT Figeac, Cahors, ST Cirq Lapopie Pech Merle, Rocamadour et Vallée de la Dordogne Participation aux comités stratégiques Un 5ème Grand Site est en cours : Vallée de la Dordogne Félicitations aux OT lotois qui ont été des très bons diffuseurs avec des quotas très élevés et en doublons de l’enquête qualité Assemblée Générale UDOTSI du Lot Lundi 24 Juin 2013

12 Interface avec les partenaires
FROTSI Collaboration au plan régional de formation Participation aux travaux collectifs Démarche Qualité Tourisme Participation en tant que membre actif aux CA, commissions et AG de la FROTSI (formations, qualité et réseau) Assemblée Générale UDOTSI du Lot Lundi 24 Juin 2013

13 Comptes 2012 Basculer sur compte de fonctionnement
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14 Prévisionnel 2013 Validé en CA du 15/04/11
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15 Activités des OT 2012 Tableau Assemblée Générale UDOTSI du Lot
Lundi 24 Juin 2013

16 Mutation des métiers du tourisme et des territoires
Regroupements des territoires Donc évolution du nombre des OT, ……Quel avenir pour les relais territoriaux Udotsi, Frotsi,, CDT, ADT, CRT..) ? Cf 31 résolutions présentées en 2012 Assemblée Générale UDOTSI du Lot Lundi 24 Juin 2013

17 Contexte Lotois Données quantitatives : Une ADT Une UD
Une diminution des OT (-20 OT en 15 ans) Données qualitatives : des missions qui évoluent 1998 : => UD : création d’un poste emploi jeune pour assumer un relais d’information, des formations, eductours, une bourse d’échanges annuelle pour le réseau des OT => ADT : mise en place du 1er RIT autour des fêtes et manifestations, et dispositif Vitrines du Lot pour les locaux des OT Assemblée Générale UDOTSI du Lot Lundi 24 Juin 2013

18 Contexte Lotois 2003 : => UD : Pérennisation du poste (épargne consolidée) Mise en place de la démarche qualité (Formation interne et 1er groupe 9 OT accompagnés) ADT : Mise en place d’actions communes UD /CDT sur le réseau des OT du Parc (édition mutualisée pour les OT) 2005 : UD => Nouvelle vague d’OT formés et accompagnés dans la DQ (5 OT) ADT /UD : Organisation des rencontres du tourisme Lotois Organisation coordonnée UD/CDT/CRT/FROTSI et CCI pour le CIT carrefour grand sud à Rocamadour/Martel avec implication des OT Lotois. (animation d’une demi journée de travaux entre UD /CDT/OT et partenaires touristiques Assemblée Générale UDOTSI du Lot Lundi 24 Juin 2013

19 Contexte Lotois 2006  en + : Implication commune UD/CDT dans le regroupement des OT de Rocamadour/Padirac/Gramat Mise en place du classement des meublés (UD/CDT/OT) 2008 en + : Mise en place du PACT (plan d’action concerté tourisme) UD-CG-ADT Audit de la marque pour Rocamadour (prêt mais ne peuvent l’obtenir faute de classement possible de l’OT (pas d’intercommunalité possible Art du code du tourisme). (animation d’une demi journée de travaux entre UD /CDT/OT et partenaires touristiques Assemblée Générale UDOTSI du Lot Lundi 24 Juin 2013

20 Contexte Lotois 2009 en + : Changement d’outils et évolution du système d’information touristique départemental ( ADT/OT). Base de données mutualisée sur tous les bordereaux et outils de gestion relation client partagé. Formations destinées aux OT. Arrêt du classement des meublés 2010 en + : repositionnement de l’ADT et réorganisation interne, intégration de l’animatrice UD dans l’organigramme de l’ADT. Mise en place de la démarche qualité ISO pour l’ADT, l’UD et Clévacances (Animatrice UD assistante qualité) (animation d’une demi journée de travaux entre UD /CDT/OT et partenaires touristiques Assemblée Générale UDOTSI du Lot Lundi 24 Juin 2013

21 Contexte Lotois 2011 en + : Les OT de Souillac-Rocamadour, Figeac et Saint Céré obtiennent la marque Qualité Tourisme Mise en place de la marque Esprit LOT déclinée aux OT partenariat UD/ADT Certification UD/ADT/Clevacances ISO 9001 (1ere UD de France) 2012 en + : Les OT de Cahors, Figeac et Saint Cirq Lapopie et Pech merle obtiennent la marque Esprit LOT. Mise en place du dispositif de qualification des chambres d‘hôtes sur le référentiel national. (Action portée UD/ADT/OT - 11 OT signataires) (animation d’une demi journée de travaux entre UD /CDT/OT et partenaires touristiques Assemblée Générale UDOTSI du Lot Lundi 24 Juin 2013

22 Contexte Lotois 2013 en + : Marque qualité tourisme obtenue pour l’OT de Cahors en cours pour St Cirq Lapopie et Vallée de la Dordogne) Classement des OT de Cahors en catégorie 1 et St Cirq en catégorie 2 Mise à jour de la politique touristique départementale à 4 ans , et réflexion sur l’évolution des structures avec en support une loi de décentralisation qui pousse au regroupement des structures locales, départementales et régionales. (animation d’une demi journée de travaux entre UD /CDT/OT et partenaires touristiques Assemblée Générale UDOTSI du Lot Lundi 24 Juin 2013

23 Contexte National Etat des lieux national : avril 2013
47 UD indépendantes (dont 23 ont une convention avec le CDT) 17 UD intégrées à leur CDT 15 UD/ADT ont un projet de fusion d’ici 2014 Pourquoi un rapprochement ? Des missions et objectifs convergents pour développer et promouvoir le tourisme, améliorer l’accueil et l’information des visiteurs Des sources de financement identiques Recherche d’optimisation à travers la mutualisation d’actions et d’outils Assemblée Générale UDOTSI du Lot Lundi 24 Juin 2013

24 Pourquoi un rapprochement ?
Constat : 2 structures associatives départementales (2 gestions, 2 suivis administratifs statutaires) 1 organisation interne unique des missions convergentes pour le même objectif des locaux et équipements partagés / mutualisés une source de financement principale identique (Conseil Général) une équipe de 20 techniciens aux compétences professionnelles reconnues et variées au service des OT des outils performants reconnus et mutualisés avec les OT (SIT, GRC, sites web mobiles, éditions…) Le PACT outil de management du partenariat listant les missions partagées au service des OT (animation d’une demi journée de travaux entre UD /CDT/OT et partenaires touristiques Assemblée Générale UDOTSI du Lot Lundi 24 Juin 2013

25 Motion Compte tenu du contexte de l’évolution de l’organisation touristique territoriale lotoise, il est convenu que l’UD du Lot s’engage durant le second semestre 2013 dans un projet de rapprochement avec l’ADT du Lot. Ce projet s’intègrera dans l'évolution statutaire de l’ADT qui visera à assurer une représentation optimale des Offices de Tourisme du Lot. Ce travail sera l’occasion de remettre à plat un principe de gouvernance, de mutualisation des moyens et d’optimisation du niveau de services dans l’intérêt conjoint de l’ADT et des Offices de Tourisme du département. La Présidente et la Vice Présidente sont mandatées pour assurer ce travail avec les services de l’ADT. Le projet définitif sera validé en Assemblée Générale Extraordinaire fin 2013 pour une application début 2014. Assemblée Générale UDOTSI du Lot Lundi 24 Juin 2013

26 Préparons 2014 ? Comment préparer et opérer la transition dans les meilleures conditions pour tout le monde : - retroplanning - échéancier … - Fusion, absorption, évolution du mode de gouvernance ADT/UD Le nom du CDT/ ADT - Le nom du CDT-ADT + le nom de l’UDOTSI - Une appellation mixte, une appellation adaptée au public LOT TOURISME Rerpesentativité AG : -1 collège spécifique des OTSI (parmi 5 à 7 autres collèges) et/ou des organismes de tourisme à caractère public / Represnetativité CA : - Administrateurs de droit – Président de la commission ou collège… - Administrateurs élus ou désignés au sein des collèges ou des commissions de suivi Personnel : Intégration du personnel salarié de l’UD dont le travail est consacré à l’animation des OT - Recrutement au sein de l’ADT d’un salarié mutualisé pour l’ADT et les OT ( ex : webmaster, community manager) - Repositionnement des missions aux services des OT sur l’ensemble du personnel ADT (en fonction des thématiques et des compétences internes) Assemblée Générale UDOTSI du Lot Lundi 24 Juin 2013

27 Merci de votre attention
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