MODERNISATION DE LA CHAÎNE MISSION

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1 MODERNISATION DE LA CHAÎNE MISSION
JOURNÉE D’ÉTUDES DES AGENTS COMPTABLES SECONDAIRES 20 ET 22 SEPTEMBRE 2005 Agence Comptable Principale

2 LE CONTEXTE REGLEMENTAIRE
Circulaire budgétaire du 1er août 2005 Projet de décret relatif au nouveau régime budgétaire, financier et comptable des EPST Protocole de modernisation de la gestion administrative, comptable et financière du 10 février 2005 « La réglementation des frais de déplacement sera totalement modifiée au 1er janvier 2006…Un décret devrait paraître au cours du dernier trimestre 2005 ». « Les PJ relatives au remboursement de frais occasionnés par les déplacements des personnels sont conservées par l’ordonnateur qui les tient à la disposition de l’agent comptable ». La démarche de simplification et modernisation entreprise a pour socle un ensemble de textes à paraître, rédigés dans un esprit de simplification.  Texte relatif aux frais de déplacement : actuellement en concertation interministérielle. - un seul texte pour les déplacements en France, Etranger, DOM, TOM; - un même régime quel que soit le lieu géographique de la mission : production des PJ en matière d’hébergement auprès du seul ordonnateur ; - taxi, véhicule de location… : production des PJ au seul ordonnateur - indemnisation sur la base d’indemnités journalières (comme actuellement), mais possibilité d’y déroger par délibération du conseil d’administration ; - de même, possibilité de déroger à la notion de commune, telle qu’elle est définie dans le décret (constituant une seule et même commune : toute commune et ses communes limitrophes, desservies par des moyens de transport publics), par délibération du conseil d’administration. - utilisation du véhicule personnel, taxi, véhicule de location : notion d’intérêt du service tout simplement et non plus les conditions antérieures :absence de moyens de transport en commun, obligation attestée de transporter du matériel précieux, lourd, fragile ou encombrant.  Protocole , qui a formalisé les actions à conduire en matière de simplification et modernisation et aux termes de ces actions : Impliquer les DU dans la vérification des PJ de l’effectivité de la dépense ; Optimiser les contrôles effectués par les DU, les ordonnateurs et les comptables Impliquer les directeurs d’unité dans la vérification des PJ Rationaliser les demandes de PJ Optimiser les contrôles entre les différents acteurs Agence Comptable Principale

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LES ACTIONS MAJEURES Simplifier les circuits et les procédures Organiser et fiabiliser le contrôle et la conservation des justificatifs Moderniser les pratiques la monétique le Comité National et l’ANR l’UPSACA Agence Comptable Principale

4 SIMPLIFIER LES CIRCUITS ET LES PROCÉDURES
Une simplification obtenue grâce à une meilleure répartition des rôles entre : le directeur d’unité pleinement responsable de la bonne utilisation des crédits qui lui sont alloués le délégué régional garant de la qualité d’ensemble du dispositif Agence Comptable Principale

5 LE DIRECTEUR D’UNITÉ : un gestionnaire à part entière
A ce titre, il est responsable de l’approbation des conditions initiales de la mission et de la vérification de son exécution, d’où :  la suppression des certificats administratifs : - établis pour justifier les discordances entre l’ordre de mission et l’état de frais ; - autorisant l’utilisation des moyens de transport, tels que le taxi, le véhicule personnel… LA SIGNATURE DE L’ ETAT DE FRAIS PAR LE DIRECTEUR D’UNITÉ VAUT APPROBATION DES CONDITIONS DE DÉROULEMENT DE LA MISSION  la conservation des justificatifs (factures d’hôtel, de taxi, de location de véhicule, justifications d’assurance, le cas échéant, factures de restaurant…) « La signature de l’état de frais par le DU vaut approbation des conditions de déroulement de la mission » Cet axiome est très important : il sert de support à toute la philosophie mise en place en terme de simplification . En effet, dès lors que le DU a signé l’ordre de mission et l’état de frais, c’est qu’il est d’accord sur les conditions de déroulement de la mission. L’acte même de validation du DU reprend toute sa valeur. Conservation sur place par le DU de tous les justificatifs : factures d’hébergement, factures de taxi, location véhicule, justificatifs péage… A ce propos, il sera très important lors du redéploiement de cette formation, notamment auprès des gestionnaires de laboratoire, de faire passer le message selon lequel l’allègement des contrôles au niveau du SFC ne doit pas se traduire par un transfert de charge sur le laboratoire : ce dernier ne doit pas exiger la production de pièces superfétatoires. A titre d’exemple : les tickets de métro ou de RER : le remboursement des frais de transport en commun sur la base du tarif le moins élevé du moyen de transport le moins onéreux ne donne pas lieu à production de billets ou tickets comme PJ : le gestionnaire peut les réclamer au missionnaire pour faciliter la liquidation des frais mais n’a pas à les conserver (de toute façon, cette pièce bien souvent n’est d’aucune aide pour la liquidation de la mission puisque le prix n’est pas mentionné dessus). De plus, le nb de PJ à conserver en matière de déplacement devrait sensiblement diminuer avec la mise en place du marché national de transport et d’hébergement : achat direct par le CNRS auprès d’une agence des titres de transport et des réservations d’hôtel . Agence Comptable Principale

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RÉGLEMENTATION SÉCURITÉ SOCIALE ET INDEMNISATION DES FRAIS PROFESSIONNELS Arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de SS : Les indemnités ne sont pas prises en compte dans l’assiette des cotisations SS dès lors que : l’indemnité de repas est < à 15 € l’indemnité de logement et petit déjeuner est < à : 54 € pour Paris 40 € pour la province Au-delà, les montants versés peuvent être considérés comme des compléments de traitements Les indemnités de repas ne sont pas prises en compte dans l’assiette des cotisations SS dès lors qu’elles n’excèdent pas 15 € par repas. Les indemnités de logement : 54 € Paris 40 € province Au-delà, les sommes versées sont considérées comme des compléments de traitement :  soumis à cotisations SS, sauf à prouver qu’il s’agit bien d’une indemnisation au titre des frais professionnels Donc, en cas de contrôle URSSAF, il est prudent de conserver les justificatifs d’hébergement et de repas, plus particulièrement pour les experts et personnes étrangères à l’administration qui bénéficient de conditions de remboursement de frais plus favorables (5/3 du taux de l’indemnité journalière ou autre forfait). Agence Comptable Principale

7 LE DÉLÉGUÉ RÉGIONAL : garant de la qualité d’ensemble du dispositif
A l’instar de ce qui se pratique déjà pour les autres dépenses en matière de certification du service fait et pour dégager le DR de tâches matérielles sans véritable valeur ajoutée : e L’obligation pour le délégué régional de signer le décompte liquidatif informatique (SIGOGNE) est supprimée. La signature du délégué régional, accompagnée de la mention « pour valoir certification du service fait et ordre de payer » sur le seul bordereau de mandat suffit. Mise en œuvre en matière de frais de déplacement du dispositif de simplification des procédures de certification du service fait et d’ordonnancement prévue par l’instruction DGCP n° M9 du 25 juillet 2003. Agence Comptable Principale

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EN RÉSUMÉ SEULE PIÈCE A TRANSMETTRE SYSTÉMATIQEMENT AU COMPTABLE : “L’OM - ÉTAT DE FRAIS” SIGNÉ DU MISSIONNAIRE ET CERTIFIÉ PAR LE DIRECTEUR D’UNITÉ L’imprimé « état de frais » va être aménagé : - pour indiquer clairement le montant des frais réels ; - pour supprimer l’impression coûteuse tricolore pour les missions en France ( maintien uniquement dans le cas des missions à l’étranger) Agence Comptable Principale

9 QUELQUES EXEMPLES CONCRETS (1/2)
Cas n° 1 Ordre de mission incomplet : frais de taxi non prévus initialement AVANT MAINTENANT Pièces à joindre au comptable : - document « OM- état de frais » ; - certificat administratif autorisant et motivant le recours au taxi ; - facture de taxi - document « OM- état de frais » La signature de l’état de frais (qui fait état, bien entendu, des frais de taxi) par le directeur d’unité vaut accord sur le recours au taxi et sur les motifs de son utilisation Pièce à conserver par le DU : facture de taxi Agence Comptable Principale

10 QUELQUES EXEMPLES CONCRETS (2/2)
Cas n°2 Utilisation du véhicule personnel ou du véhicule de location AVANT MAINTENANT Pièces à joindre au comptable : - document « OM- état de frais » ; - autorisation préalable d’utilisation du véhicule personnel ou de location; - facture du loueur (si véhicule de location) Pièces à conserver par le DU Justificatif d’assurance Pièces à joindre au comptable: - document « OM- état de frais » Dès lors que l’état de frais visé du DU prévoit ce mode de transport, cela implique ipso facto que l’utilisation du véhicule personnel ou de location est autorisé. De plus, le DU atteste, par sa certification, que les conditions d’utilisation du véhicule personnel ou du véhicule de location prévues par les textes sont respectées. Pièces à conserver par le DU : facture du loueur (si véhicule de location) Agence Comptable Principale

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ORGANISER LES CONTRÔLES Le comptable est responsable de la qualité et de la fiabilité de la dépense publique  LE COMPTABLE DÉFINIT LES MODALITÉS DU CONTRÔLE À ORGANISER Il s’agit de mettre en place un dispositif de contrôle : - plus responsabilisant et plus motivant - se traduisant par des engagements réciproques DR / labo  In fine, induire une relation “GAGNANT-GAGNANT” Agence Comptable Principale

12 Agence Comptable Principale
LE PRÉALABLE : une charte de partenariat entre le laboratoire et la délégation Pour définir les obligations réciproques des parties au niveau de la délégation : mettre en place les mesures de simplification s’engager sur une réduction des délais de paiement former les gestionnaires et mettre à disposition la documentation nécessaire informer le laboratoire des anomalies constatées au niveau du laboratoire : définir et mettre en place un dispositif de classement et de conservation des PJ se conformer aux dispositions réglementaires informer la DR de tout changement significatif dans l’organisation définie ou dans l’organigramme fonctionnel mettre en œuvre tout plan d’action suite à la détection d’anomalies Agence Comptable Principale

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LE DISPOSITIF DE CONTRÔLE Deux niveaux de contrôles : 1er niveau : contrôle lors de la saisie de l’état de frais présence des signatures du DU et du missionnaire absence d’opposition à paiement 2ème niveau : contrôle a posteriori au vu des PJ sur la base d’un échantillon (fourchette de 2 à 10% des factures) Par exemple : contrôle personnalisé par missionnaire contrôle des missions dont le coût est > au coût moyen des missions du laboratoire) etc. privilégier un contrôle sur place 1er niveau de contrôle : absence d’opposition (rôle de caissier : saisie-arrêt…) 2 ème niveau de contrôle : choix entre un contrôle a priori ou a posteriori : Un contrôle a priori paraît peu adapté - difficile à organiser : travail sur un flux  difficile pour constituer un échantillon - impact négatif sur les délais de paiement  mettre en place un contrôle a posteriori : - permet de lisser la charge de travail sur l’année - facilite la constitution de l’échantillon : sélection à partir d’un stock (et non d’un flux) Composition de l’échantillon 2 à 10 % selon « la qualité » du laboratoire Pour les dépenses barèmées, de faible montant et de volume important, l’échantillon ne doit pas être nécessairement proportionnel, à partir d’un certain seuil, au nombre de factures émises en N-1 pour être représentatif. Ainsi, au dessus de factures, un échantillon de 500 factures constitue un maximum de paiements pouvant être contrôlés. L’échantillon peut être composé de façon variable : - contrôle de toutes les dépenses au dessus d’un seuil, en se réservant une partie de contrôle aléatoire (placer le seuil à un niveau qui permette une marge de manœuvre pour un contrôle par sondage). - contrôle personnalisé par missionnaire - contrôle à partir de ratios : ratio du coût moyen d’une mission dans un laboratoire  contrôle de toutes les missions dont le coût est supérieur à ce ratio Privilégier un contrôle sur place : permet notamment d’apprécier la méthode de classement et de conservation des PJ Agence Comptable Principale

14 ORGANISER LE CONTRÔLE INTERNE
D’un point de vue pratique, au sein de chaque DR : identifier la ou les personne(s) chargée(s) du contrôle interne tenir un dossier comprenant, notamment : les modalités du contrôle mis en place la charte signée entre les parties les actions de formations menées auprès des gestionnaires le rapport d’audit le reporting du contrôle interne : plan d’actions du laboratoire et de la DR suites données et résultats enregistrés Modalités du contrôle : contrôle a posteriori sur la base d’un échantillon de x % Actions de formation menées auprès des gestionnaires : Nom des gestionnaires formés, date de la formation, nature de la documentation remise etc… Le reporting du contrôle = - plan d’actions du labo et de la DR - suites données et résultats enregistrés = nature des mesures à prendre et le suivi de la mise en œuvre effective de ces mesures Par exemple :  pour la DR : - émission d’ordre de recette ou d’ordre de reversement pour les paiements indus; - actions de formation etc - expliquer et remédier à l’identification d’un dysfonctionnement : par exemple, dérapage en matière de délai de paiement : cause structurelle ou conjoncturelle?  pour le laboratoire - revoir la méthode de classement et de conservation des PJ - former davantage de personnes à la réglementation « frais de déplacement »… Agence Comptable Principale

15 Avant le départ en mission
Délégué régional Agent comptable Agent missionnaire Gestionnaire Directeur d’unité Avant le départ en mission Contrôle de 1er niveau CHARTE DE PARTENARIAT OM Approbation = signature état de frais: - non signé ou signé par une personne non habilitée - incomplet (cases non cochées) OM approuvé Plus de certificat administratif à établir Au retour de la mission Approbation écarts état de frais/OM OM état de frais justifications document OM/ état de frais oui non rectification de l’état de frais oui observations état de frais état de frais à compléter non état de frais régularisé oui état liquidatif (sigogne) signatures bordereau de mandat signature du DR Les pièces justificatives sont conservées par le DU Contrôle de 2ème niveau Agence Comptable Principale

16 Agence Comptable Principale
CALENDRIER Démarrage au 1er janvier 2006 Communiquer à l’ACP, pour cette date, les plans de contrôle définis au sein de chaque délégation Agence Comptable Principale

17 MODERNISER LES PRATIQUES 1. L’UTILISATION DE LA MONÉTIQUE
généralisation de la carte bancaire à toutes les DR Objectifs : pour les ACS : payer directement les achats à distance (notamment les inscriptions aux colloques) pour les agents : pas d’avance de fonds généralisation de la carte affaires au cours de l’année 2006 faciliter la vie quotidienne du chercheur et réduire le nombre d’avances sur mission expérimentation de la carte d’achat simplifier le processus de commande et de paiement des achats de faible enjeu d’une manière générale, expérimenter toutes les formules susceptibles de simplifier le remboursement des frais de déplacement Carte affaires : marché national en cours d’élaboration Carte logée Il s’agit d’une carte d’achat proposée par les agences de voyage dans le cadre des marchés d’achat de titres de transport. La différence avec une carte d’achat classique est que lors de l’offre, le prestataire se présente avec son établissement bancaire : la procédure serait plus simple que la carte d’achat traditionnelle. Agence Comptable Principale

18 2. L’EXPÉRIMENTATION DU COMITÉ NATIONAL (1/2)
Objectifs : Le remboursement aux frais réels des nuitées (hôtel et petit déjeuner) en référence à une norme de qualité d’hôtel correspondant aux « deux étoiles NN » Une expérimentation circonscrite au Comité National e Pourquoi? les membres du CN ne reçoivent aucune indemnisation une population limitée et parfaitement identifiée pour un remboursement des nuitées d’hôtel et petit déjeuner aux frais réels Expérimentation menée dans l’attente des textes à venir en matière de frais de déplacement e Conditions favorables : • pour mener une expérimentation • pour établir un bilan à remettre au ministre du Budget Agence Comptable Principale

19 2. L’EXPÉRIMENTATION DU COMITÉ NATIONAL : RAPPEL TECHNIQUE (2/2)
Le dispositif concerne les missions CAC signées par le secrétaire général du CN, comportant les codes « équipes » 90 ou 91 Base de remboursement : hôtels « deux étoiles NN », dans la limite maximale de 100 € par nuit (nuitée, petit déjeuner et taxe de séjour) si facture > à ce montant, remboursement sur la base forfaitaire de droit commun exemples : Facture de 90 € : remboursement nuitée = 90 € Facture de 110 € : remboursement nuitée = 53,36 € Rappel de l’impact en matière de cotisations SS et de l’importance pour les laboratoires de conserver les factures d’hôtel Agence Comptable Principale

20 3. ANR : FRAIS DE DÉPLACEMENT DES EXPERTS
Dans l’attente de l’entrée en vigueur des nouveaux textes, le GIP ANR a sollicité une dérogation auprès du ministère de l’économie, des finances et de l’industrie afin que les experts soient indemnisés sur la base de la réglementation des 5/3 du taux de l’indemnité journalière, à savoir : - 130 € par jour, pour un déplacement en Ile de France - 114 € par jour, pour un déplacement en province L’ANR, dans le cadre de ses projets, va devoir s’appuyer sur la collaboration d’experts extérieurs à l’administration et notamment d’experts étrangers. Pour attirer les compétences, le GIP doit s’engager à offrir des conditions de séjour décentes aux scientifiques siégeant dans les comités d’évaluation. La direction du GIP ANR a sollicité une dérogation auprès du ministère de l’économie, des finances et de l’industrie dans l’attente du nouveau décret qui doit entrer en vigueur au 1er janvier 2006, pour indemniser l’ensemble des experts sur la base d’une indemnisation de : 130 € par jour pour l’Ile de France 114 € par jour pour la province  conserver factures d’hôtel + restaurant car indemnités > aux forfait SS Agence Comptable Principale

21 Agence Comptable Principale
4. PROJET UPSACA Conclure un marché national avec une agence de voyage, visant à : permettre l’accès à un portail de réservation en ligne des titres de transport et des nuitées d’hôtels en France optimiser la politique d’achats identifier le meilleur rapport qualité/prix offrir une véritable prestation de service aux chercheurs Agence Comptable Principale

22 CONCLUSION : une première étape…
Une démarche de simplification à poursuivre en permanence, notamment dans le cadre du projet BFC Exemples : • ordre de mission électronique • saisie directe des états de frais dans le système d’informations par le missionnaire • mise en place de circuits de validation électroniques (workflow) • suppression du mandatement Suppression du mandatement : la validation informatique par l’ordonnateur ou par une personne régulièrement habilitée vaut ordre de payer et attestation du service fait : le visa informatique se substitue au mandat de paiement Agence Comptable Principale