Formation Microsoft® Access® 2010

Présentation au sujet: "Formation Microsoft® Access® 2010"— Transcription de la présentation:

1 Formation Microsoft® Access® 2010
[Note à l’instructeur : Si vous souhaitez obtenir une aide détaillée sur la personnalisation de ce modèle, consultez la toute dernière diapositive. Vous trouverez également des informations supplémentaires relatives aux leçons dans le volet Commentaires de certaines diapositives.] Concevoir les tables d’une nouvelle base de données

2 Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Contenu du cours Vue d’ensemble : planifier une conception de qualité Leçon : inclut neuf sections d’instructions Suggestions de tâches de travaux pratiques Test Aide-mémoire Concevoir les tables d’une nouvelle base de données

3 Vue d’ensemble : planifier une conception de qualité
Vous débutez sur Access 2010 ? Ici, vous allez apprendre les bases d’Access, en commençant par la réalisation de conceptions de qualité, ce qui permettra à votre base de données de capturer toutes vos données avec précision. Ce cours se concentre essentiellement sur la conception des tables et des relations d’une nouvelle base de données. Concevoir les tables d’une nouvelle base de données

4 Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Objectifs du cours Planifier la structure des tables d’une nouvelle base de données Planifier les champs (les colonnes individuelles dans chaque table) Planifier les champs de clé primaire permettant les relations entre vos tables Créer les tables d’une base de données Web (une base de données que vous publiez sur un site Microsoft® SharePoint® ) Concevoir les tables d’une nouvelle base de données

5 Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Commencer avec un plan Pour ce cours, imaginez que vous gérez les données relatives aux biens de votre société : les ordinateurs, les bureaux et autres équipements. Jusqu’à présent, vous utilisiez une feuille de calcul pour entrer et gérer ces données, mais le fichier est devenu tellement volumineux qu’il est difficile de trouver et de changer des données. Par ailleurs, certains des enregistrements sont incorrects. Le déplacement de ces données vers une base de données Access peut faciliter votre travail, mais par où commencer ? Gagnez du temps et épargnez des efforts avec un plan. Concevoir les tables d’une nouvelle base de données

6 Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Commencer avec un plan Le jargon lié à la conception de bases de données est parfois assez technique, vous entendrez des termes tels que « formulaires normaux », mais voici les notions de base : Commencez par observer les données que vous avez besoin de capturer. Combien de fois ces données sont-elles répétées ? Par exemple, combien de fois votre feuille de calcul liste-t-elle les fournisseurs ? Recherchez ces données répétées et déplacez-les dans une table à part. Répétez cette procédure jusqu’à ce que vous ayez identifié les divers types de données répétées et que vous ayez déplacé chacun de ces types dans sa propre table. Gagnez du temps et épargnez des efforts avec un plan. Concevoir les tables d’une nouvelle base de données

7 Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Commencer avec un plan Par ailleurs, vérifiez que chaque table contient bien des données uniques. Par exemple, une table de données de biens ne contiendra pas des informations de vente, et une table de données relatives à des salaires ne pourra pas contenir des dossiers médicaux. Le processus de division de vos données en tables plus petites est appelé normalisation. Gagnez du temps et épargnez des efforts avec un plan. Concevoir les tables d’une nouvelle base de données

8 Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Commencer avec un plan Après avoir normalisé vos données, vous les « remariez » en liant vos tables avec des relations. L’image illustre cela. La feuille de calcul originale insère les données dans une longue liste, tandis que la base de données les divise en tables. Ensuite, les tables sont liées les unes aux autres d’une façon vous permettant de rechercher des informations et de donner un sens à vos données. Gagnez du temps et épargnez des efforts avec un plan. Concevoir les tables d’une nouvelle base de données

9 Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Commencer avec un plan Cet ensemble de tables et de relations est la clé de voûte de toute base de données relationnelle. Sans cet ensemble, vous n’avez pas de base de données. Par conséquent, poursuivez votre lecture, nous allons vous montrer le processus de conception, étape par étape. Gagnez du temps et épargnez des efforts avec un plan. Concevoir les tables d’une nouvelle base de données

10 Établissez un objectif
La première étape de la planification d’une nouvelle base de données consiste à écrire son objectif. Dans ce cas, vous devez entrer et gérer les données de biens de votre société. Mais, ne vous arrêtez pas là. Demandez-vous qui va utiliser la base de données et comment ils vont l’utiliser. Veillez à ce que votre énoncé d’objectif rencontre l’ensemble de ces divers besoins et utilisations. Par exemple, le technicien qui répare une machine en panne a d’autres besoins en termes d’informations que le comptable qui effectue le suivi de coûts. Qui, quoi, quand, où, pourquoi et comment Concevoir les tables d’une nouvelle base de données

11 Établissez un objectif
Conservez votre énoncé d’objectif à portée de main et reportez-vous y lorsque vous créez vos tables. N’essayez pas non plus de créer l’énoncé parfait. Vous pouvez toujours le modifier, et vous le ferez probablement. Qui, quoi, quand, où, pourquoi et comment Concevoir les tables d’une nouvelle base de données

12 Établissez une liste des données que vous voulez stocker
Une bonne structure de base de données vous évite d’avoir des données en double. Elle vous permet de veiller à ce que vos données soient complètes, mais plus important, qu’elles soient précises. Toutes les données à conserver Concevoir les tables d’une nouvelle base de données

13 Établissez une liste des données que vous voulez stocker
Pour atteindre ces objectifs, commencez par répertorier les données que vous voulez capturer. Vous pouvez commencer avec vos données existantes, en l’occurrence, votre feuille de calcul. Ou, si vous utilisez des formulaires ou des grands livres en version papier, rassemblez des exemples de ceux-ci. N’hésitez pas à demander à vos collègues ce dont ils ont besoin. Toutes les données à conserver Concevoir les tables d’une nouvelle base de données

14 Établissez une liste des données que vous voulez stocker
Pour identifier les informations que vous avez besoin de stocker, vous pouvez également créer un diagramme de flux des tâches associées à vos données. Par exemple, qui entrera les données et comment ? Quels formulaires devront être utilisés ? Toutes les données à conserver Concevoir les tables d’une nouvelle base de données

15 Établissez une liste des données que vous voulez stocker
Et, tant que vous y êtes, pensez aux rapports ou publipostages que vous voulez créer à partir de la base de données. Par exemple, voulez-vous savoir quand les bureaux et les chaises doivent être remplacés ? Qui a besoin de ces informations ? L’examen des données que vous voulez entrer et utiliser peut vous aider à déterminer les données à stocker. Toutes les données à conserver Concevoir les tables d’une nouvelle base de données

16 Regrouper les données par sujet
En répertoriant les données que vous voulez capturer, vous vous apercevrez qu’elles entrent dans un ou plusieurs groupes ou catégories. Par exemple, vos informations peuvent être regroupées comme suit : Les données des biens, par exemple, les modèles, les dates d’achat et les coûts. Ensembles d’informations uniques Concevoir les tables d’une nouvelle base de données

17 Regrouper les données par sujet
Les données des fournisseurs, à savoir ceux qui fournissent les ordinateurs, les bureaux et les autres équipements. Cette catégorie inclura probablement les noms de sociétés, les adresses, les numéros de téléphone et les noms de contact. Les données du service de support, à savoir ceux qui réparent et entretiennent les équipements. Ces données ressembleront à des données de fournisseur parce qu’elles incluent également le nom des sociétés et des contacts. Ensembles d’informations uniques Concevoir les tables d’une nouvelle base de données

18 Regrouper les données par sujet
Le regroupement est important parce que chaque groupe peut correspondre à une table, telle que Biens, Support et Fournisseurs. Vos groupes peuvent ne pas résulter en une liste complète de tables, mais ils sont un bon point de départ. N’ayez pas peur de les recréer. Vérifiez juste que chaque groupe contienne des données uniques : uniquement les données des biens dans un groupe, uniquement les données des fournisseurs dans un autre, etc. Ensembles d’informations uniques Concevoir les tables d’une nouvelle base de données

19 À partir des groupes, créer des champs
L’étape suivante de votre conception consiste à dresser la liste des champs pour chaque table. Dans une table Access, les colonnes sont appelées des champs et les enregistrements individuels sont appelés des lignes. En règle générale, chaque champ d’une table est lié à d’autres champs. Par exemple, dans une table de données de contacts professionnels, vous avez généralement des champs pour le prénom, le nom, la société, les numéros de téléphone, etc. Commençons avec les petits détails Concevoir les tables d’une nouvelle base de données

20 À partir des groupes, créer des champs
Chaque champ doit être lié aux autres et chaque champ doit s’appliquer uniquement aux contacts professionnels. Cet ensemble de champs liés est appelé une relation, d’où le terme de base de données relationnelle. Vous planifiez vos champs en déterminant les informations spécifiques que chacun de vos groupes doit capturer. À nouveau, vous pouvez faire référence à vos données existantes : la feuille de calcul, un grand livre ou même votre boîte à fiches. Vous pouvez également ouvrir une base de données existante, comme l’un des modèles de base de données Access et voir les champs qui sont utilisés. Commençons avec les petits détails Concevoir les tables d’une nouvelle base de données

21 À partir des groupes, créer des champs
Pour votre base de données de biens, vous souhaiterez probablement répertorier chaque élément et chaque information pour chaque produit, comme les dates d’achat et les coûts. Dans ce contexte, essayez de réduire chaque champ à son plus petit composant logique. Dans une bonne structure, un champ représente une donnée unique et le nom du champ identifie clairement cette donnée. Par exemple, vos tables doivent avoir des champs séparés pour le prénom et le nom de famille dans la mesure où cela facilite la consultation et le tri de vos informations. Par ailleurs, demandez-vous si vous devez enregistrer des données internationales. Si c’est le cas, vous aurez besoin de champs pour Pays, ainsi qu’un champ Région en plus du champ État, et un Code postal au lieu d’un Code Zip (pour les États-Unis). Commençons avec les petits détails Concevoir les tables d’une nouvelle base de données

22 À partir des groupes, créer des champs
À un moment donné, vous souhaiterez peut-être utiliser les données d’une table dans une autre. Par exemple, l’image montre que le groupe Biens inclut des champs pour les fournisseurs et les services de support. C’est normal, vous voyez comment mettre vos tables en relation et nous parlerons de ces relations dans un instant. Pour le moment, incluez tous les champs que vous voulez inclure dans chacune des tables. Remarque : Si un nom de champ contient plusieurs mots, ne séparez pas chaque mot par des espaces. Les espaces peuvent compliquer la création d’autres composants, tels que le code Visual Basic pour Applications et un type de formule appelé expression. Si vous devez utiliser plusieurs mots dans un nom de champ, supprimez les espaces et mettez en majuscule la première lettre de chaque mot, ou séparez les mots par un trait d’union. Commençons avec les petits détails Concevoir les tables d’une nouvelle base de données

23 À partir des groupes, créer des champs
Pour terminer, au cas où vous vous poseriez la question, les lignes ne se planifient pas. Elles apparaissent automatiquement lorsque vous entrez des données dans vos champs. Commençons avec les petits détails Concevoir les tables d’une nouvelle base de données

24 Planifier les types de données
Après avoir indiqué les champs de chaque table, vous devez déterminer un type de données pour chaque champ. Un type de données est une propriété qui contrôle ce que vous pouvez et ne pouvez pas entrer dans un champ. Par exemple, si vous voulez stocker des données textuelles telles que des noms et des adresses, vous définissez vos champs sur le type de données Texte. Si vous voulez stocker des dates et des heures, vous définissez le champ sur le type de données Date/Heure. Chaque champ reçoit un type de données Concevoir les tables d’une nouvelle base de données

25 Planifier les types de données
Les types de données sont une norme pour toutes les bases de données relationnelles et garantissent la saisie de données précises. Par exemple, vous ne pouvez pas entrer un nom dans un champ configuré pour contenir des dates et des heures. En outre, les types de données vous permettent de contrôler la taille de votre base de données, dans la mesure où ils déterminent la taille de vos champs. Vous ne gaspillerez pas de l’espace en insérant une petite quantité de texte dans un grand champ. Chaque champ reçoit un type de données Concevoir les tables d’une nouvelle base de données

26 Planifier les types de données
Access facilite la définition des types de données. Pour l’instant, pendant que vous répertoriez vos champs, notez le type de données pour chacun. Vous trouverez une liste complète des types de données dans l’aide-mémoire situé à la fin de ce cours. Chaque champ reçoit un type de données Concevoir les tables d’une nouvelle base de données

27 Planifier vos clés primaires
L’étape suivante de votre plan consiste à ajouter un champ de clé primaire dans chacune de vos tables. Une clé primaire est un champ, ou une combinaison de champs, avec une valeur qui fait de chaque enregistrement (chaque ligne dans une table) un enregistrement unique. Par exemple, la compagnie de téléphone assure le suivi de tous les Marc Durand en les identifiant avec une valeur de clé primaire unique. Un champ critique pour toutes les tables Concevoir les tables d’une nouvelle base de données

28 Planifier vos clés primaires
Outre l’identification de chaque enregistrement dans votre base de données, vous utilisez également des clés primaires dans les relations entre vos tables. En fait, les clés primaires sont tellement importantes que nous avons une règle qui leur est réservée : Chaque table dans votre base de données doit avoir une clé primaire. Sans clé primaire, vous ne pouvez pas créer de relations et extraire des informations significatives à partir de vos données. Sans clé primaire, vous avez également de bonnes chances de dupliquer des enregistrements et vos données seront bien plus difficiles à utiliser. Un champ critique pour toutes les tables Concevoir les tables d’une nouvelle base de données

29 Planifier vos clés primaires
Access offre plusieurs façons de créer des clés primaires. Étant donné que vous débutez dans Access, la façon la plus simple consiste à planifier un champ « ID », tel que « IDBien » ou « IDFournisseur », pour chacune de vos tables, puis à définir ce champ sur le type de données NuméroAuto. Un champ critique pour toutes les tables Concevoir les tables d’une nouvelle base de données

30 Planifier vos clés primaires
Access incrémentera dès lors la valeur de ce champ d’une unité chaque fois que vous ajouterez un nouvel enregistrement. Par ailleurs, si vous planifiez de publier votre base de données sur SharePoint, vous devez utiliser des champs NuméroAuto comme clés primaires pour toutes vos tables. Un champ critique pour toutes les tables Concevoir les tables d’une nouvelle base de données

31 Planifier vos clés étrangères
Nous avons mentionné plus tôt dans ce cours qu’après avoir réparti vos données dans des tables différentes, vous les réunissez à l’aide de liens appelés relations. Les relations de table peuvent devenir complexes et n’entrent pas dans le cadre de ce cours. Pour l’instant, vous devez les planifier, et pour cela, vous devez déterminer l’endroit où placer les clés étrangères. La clé des relations : partager vos clés. Concevoir les tables d’une nouvelle base de données

32 Planifier vos clés étrangères
Une clé étrangère est simplement une clé primaire que vous utilisez dans une autre table. L’image illustre cela : Vous pouvez voir comment les clés primaires des tables Fournisseurs et Support sont devenues des champs dans la table Biens. Ces champs en double dans la table Biens sont des clés étrangères. La clé des relations : partager vos clés. Concevoir les tables d’une nouvelle base de données

33 Planifier vos clés étrangères
À ce stade, vous pensez peut-être : « Attendez, en partageant des champs de cette façon, certaines données sont dupliquées ! ». Ne vous inquiétez pas, ce type de duplication est acceptable. Les valeurs de clés primaires sont petites et vous ne pouvez pas extraire d’informations de votre base de données à moins de les utiliser dans des relations. Par conséquent, lors de la conception de votre base de données, indiquez vos champs de clé étrangère. Par exemple, les relations dans l’image vous permettent de répondre à des questions telles que : « Qui a fourni les moniteurs que nous avons achetés il y a deux ans ? ». Dans l’aide-mémoire à la fin du cours, vous trouverez des liens vers d’autres informations sur la conception et les relations des bases de données. La clé des relations : partager vos clés. Concevoir les tables d’une nouvelle base de données

34 Créer des tables pour SharePoint
La dernière étape du processus de conception consiste à décider si vous allez publier votre base de données sur SharePoint. Si c’est le cas, vos tables ne pourront pas utiliser certaines des fonctionnalités fournies par Access. Par exemple, vous pouvez utiliser le mode Feuille de données uniquement pour créer des tables, et non le concepteur de tables. Les bases de données Web requièrent un minimum de planification. Concevoir les tables d’une nouvelle base de données

35 Créer des tables pour SharePoint
En outre, les seuls types de relations que vous pouvez créer sont appelés les champs Liste de choix. Il s’agit d’un type de relation qui vous permet de sélectionner les valeurs résidant dans une table à partir d’une liste dans une autre table. Les bases de données Web requièrent un minimum de planification. Concevoir les tables d’une nouvelle base de données

36 Créer des tables pour SharePoint
Access impose ces limites parce que le processus de publication convertit votre base de données en HTML dynamique et ECMAScript. Vous devez donc éviter de créer des composants de base de données (Access les appelle des objets) qui ne peuvent pas être convertis dans ces langages. Par conséquent, lors de la dernière étape de votre plan, indiquez si vous allez publier la base de données. C’est un petit détail, mais il est important. L’aide-mémoire que vous trouverez à la fin de ce cours inclut des liens vers des informations sur la création de bases de données à utiliser avec SharePoint. Les bases de données Web requièrent un minimum de planification. Concevoir les tables d’une nouvelle base de données

37 Suggestions de travaux pratiques
Commencer votre planification Explorer le modèle de base de données Biens Découvrir les façons d’éviter les données redondantes sans créer de tables [Note à l’instructeur : Avec Access 2010 installé sur votre ordinateur, vous pouvez cliquer sur le lien dans la diapositive pour accéder à des travaux pratiques en ligne. Dans le cadre des travaux pratiques, vous pouvez vous exercer à chacune de ces tâches dans Access 2010 à l’aide d’instructions pour vous guider. Important : Si vous ne disposez pas d’Access 2010, vous ne serez pas en mesure d’accéder aux instructions des travaux pratiques.] Travaux pratiques en ligne (nécessite Access 2010) Concevoir les tables d’une nouvelle base de données

38 Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Test - Question 1 Quelle est la fonction d’une clé primaire ? (Choisissez une réponse.) Elle sert à identifier de façon unique chaque enregistrement dans une table. Elle sert à chiffrer et déchiffrer votre base de données. Elle sert à s’assurer que vous entrez des données dans la table correcte. Concevoir les tables d’une nouvelle base de données

39 Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Test - Question 1 Quelle est la fonction d’une clé primaire ? Réponse : Elle sert à identifier de façon unique chaque enregistrement dans une table. C’est effectivement la fonction des clés primaires et toutes vos tables doivent comporter un champ de clé primaire. Concevoir les tables d’une nouvelle base de données

40 Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Test - Question 2 Une bonne structure de base de données vous permet de vous assurer que vos données sont : (Choisissez une réponse.) Toujours sauvegardées. Complètes et précises. En double, pour pouvoir les consulter plus facilement. Concevoir les tables d’une nouvelle base de données

41 Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Test - Question 2 Une bonne structure de base de données vous permet de vous assurer que vos données sont : Réponse : Complètes et précises. Il est essentiel que les données soient complètes et précises pour pouvoir prendre de bonnes décisions. Concevoir les tables d’une nouvelle base de données

42 Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Test - Question 3 Vous devez toujours placer vos données dans des tables séparées. (Choisissez une réponse.) Vrai. Faux. Concevoir les tables d’une nouvelle base de données

43 Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Test - Question 3 Vous devez toujours placer vos données dans des tables séparées. Réponse : Faux. Si vous devez seulement stocker et gérer quelques produits, vous pouvez utiliser un champ Liste de choix qui contient une liste de valeurs. Concevoir les tables d’une nouvelle base de données

44 Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Test - Question 4 Combien de tables une base de données bien conçue devrait-elle comporter ? (Choisissez une réponse.) Autant que nécessaire pour capturer toutes vos données sans redondance. Un Deux Concevoir les tables d’une nouvelle base de données

45 Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Test - Question 4 Combien de tables une base de données bien conçue devrait-elle comporter ? Réponse : Autant que nécessaire pour capturer toutes vos données sans redondance. Ca peut être une table ou ça peut être des dizaines de tables. Concevoir les tables d’une nouvelle base de données

46 Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Test - Question 5 Vous établissez une relation entre la Table A et la Table B en : (Choisissez une réponse.) Fusionnant la Table A avec la Table B. Liant la Table A à la Table B. Ajoutant la clé primaire de la Table A à la Table B (ou inversement). Concevoir les tables d’une nouvelle base de données

47 Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Test - Question 5 Vous établissez une relation entre la Table A et la Table B en : Réponse : Ajoutant la clé primaire de la Table A à la Table B (ou inversement). Lorsque vous ajoutez un champ de clé primaire à une autre table et que vous créez une relation, ce nouveau champ devient une clé étrangère. Concevoir les tables d’une nouvelle base de données

48 Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Aide-mémoire Pour obtenir une synthèse des tâches traitées dans ce cours, consultez l’ Aide-mémoire. Concevoir les tables d’une nouvelle base de données

49 Utilisation de ce modèle
Ce modèle Microsoft PowerPoint® contient une formation sur la conception de tables et de relations dans une base de données Microsoft Access® 2010. Ce contenu est une adaptation du cours de formation Office.com intitulé « Concevoir les tables d’une nouvelle base de données ». Mises en page des diapositives : Chaque diapositive dispose d’une mise en page personnalisée. Pour appliquer une mise en page personnalisée à une nouvelle diapositive, cliquez avec le bouton droit sur la miniature de la diapositive, pointez sur Mise en page, puis cliquez sur la mise en page dans la galerie Mise en page. Pour modifier les mises en page, ouvrez le mode Masque et modifiez la mise en page du masque spécifique. Vous pouvez trouver le titre de la mise en page en pointant sur sa miniature. Animations : Les effets d’animation personnalisés sont appliqués à l’intégralité de la présentation. Ils incluent Flottant entrant (option Haut ou Bas), Fondu et Zoom. Pour modifier les effets d’animation, cliquez sur l’onglet Animations, puis utilisez la galerie Ajouter une animation et les options Minutage. Options d’effet vous offre le choix entre différents effets ; cliquez sur Volet Animation sous l’onglet Animations pour utiliser plusieurs animations. Transitions : La transition Portes est utilisée pour mettre en avant les sections du diaporama. Elle est appliquée à la diapositive Contenu du cours, la diapositive Leçon et la première diapositive du test. Liens hypertexte vers le cours en ligne : Le modèle contient des liens vers la version en ligne de ce cours de formation. Les liens vous amènent à la session de travaux pratiques de chaque leçon et à l’aide-mémoire de ce cours. Remarque : Vous devez disposer d’Access 2010 pour afficher les sessions de travaux pratiques. si vous ne disposez pas d’Access 2010, vous ne serez pas en mesure d’accéder aux instructions des travaux pratiques. En-têtes et pieds de page : Le modèle contient un pied de page dans lequel se trouve le titre du cours. Pour ajouter des pieds de page, tels que la date ou le numéro des diapositives, cliquez sur l’onglet Insertion et sur En-tête et pied de page. Consultez le volet Commentaires ou affichez la page complète des commentaires (onglet Affichage, Page Commentaires) pour obtenir une aide détaillée sur ce modèle.