Travel ( School Trips / Excursions )

Présentation au sujet: "Travel ( School Trips / Excursions )"— Transcription de la présentation:

1 Travel & Pd Procedures 2015-2016

2 Travel ( School Trips / Excursions )

3 Where can I get the necessary documents ?
ANS :

4 High Risk or Low Risk Trip/ Excursion ?
All excursions (Sleep Overs) and/or All Trips that cost more than 1000 CHF for the whole group Examples: Meritas Games, International Award, IB1 London Stratford ,Primary, Classe Verts, IB2 Paris Trips, Village camps etc All day trips that cost less than 1000 CHF for the whole group Theatre, CIO, Zoo de Servion, MAMCO, Museum visits, Palexpo, CERN etc

5 Discuss trip with your principal
Fill out the Group Autorisation and risk assessment Forms ELECTRONICALLY Get Signature from Principal and Pauline* (*only if it is a High Risk trip) Send all quotes ( s/ printsceens) of activites/ restaurants to school Assistant Assistant to contact Travel Office for transportation and hotel needs and prepare Budget Travel Officer to receive the budget and obtain price per student and with all signature Approvals Travel Officer to announce Price to Teacher & Academic Assistant Teacher to book activities ** and Travel office to book transportation/ accomodation. Teacher to announce price to students in parents letter, and keep students registration and provide list of participants to travel office QUICK STEPS* *Please check the School trip procedures for extended details

6 Important information to remember:
Fill forms electronically ( Excel ) Not to give any price of trip to students or parents before having received the final approved price from Travel Officer Collect and keep all parent authorisation forms from students to provide list of students to invoice to travel office High Risk Trips should be prepared at least 3-5 weeks in advance Consult with Travel officer in case you have any questions 

7 PD – Professional Development

8 Where can I get the necessary documents ?

9 Complete the PD Request Form electronically
Hand it over to your Principal for approval. Principal passes it on to HR Representative (Sophie) HR Representative to check if PD is within the budget and pass it on to Finance Dep. for approval HR Representative will notify by if your PD has been approved or not and what steps to follow Travel Officer books your course and accommodation and/ or transportation QUICK STEPS* *Please Check Travel & Catering on Cdl Tech for extended steps

10 Important information to remember
Fill out form Electronically Try to put all costs including your PD on your PD Request form Land Transportation ( Train, bus, taxi, underground) Meals Parking Tickets Keep all receipts of your expenses for your return Do not mix your expenses with your colleagues You have 2 weeks to return your receipts to the accounts department Contact Travel Officer in case you have any questions 

11 NOTE TRAVEL POLICY for School Trips and PD Procedure is on CDL TECH where all information regarding Chaperone / student ratio, Meal CHF allowances for PD Trips are listed.

12 Procédures TRAVEL & ProD 2015-2016

13 Travel (Sorties scolaires / Excursions)

14 Où puis-je obtenir les documents nécessaires ?

15 Sorties/Excursions High Risk et Low Risk
Toutes les excursions avec une nuit à l’extérieur Et/Ou Tous les voyages qui coûtent plus de 1000 CHF pour l'ensemble du groupe Exemples: Meritas Games, International Award, IB1 London Stratford, Classes vertes des primaires, IB2 Paris Trips, Village camps etc. Toutes les excursions à la journée journée qui coûtent moins de 1000 CHF pour l'ensemble du groupe  Théâtre, CIO, Zoo de Servion, MAMCO, visites musées, Palexpo, CERN etc.

16 ÉTAPES PRINCIPALES *Consulter CDL. Tech pour plus de détails
Parler du voyage avec votre principal Remplir le formulaire d’ autorisation de Groupe et d’estimation des risques ÉLECTRONIQUEMENT (Excel) Obtenir signature du Principal et Pauline * (*uniquement pour sorties High Risk) Envoyer toutes les prix ( s / capture d’écran) des activités / restaurants à assistante administrative Nathalie contacte le bureau des voyages pour les besoins de transports / logements, et elle prépare le budget La responsable des voyages reçoit le budget et obtient le prix par élève ainsi que les signatures nécessaires La responsable des voyages annonce le prix au professeur et à l’assistante administrative Le professeur réserve les activités et restaurants et Nathalie confirme Transport/ Logement Le professeur annonce le prix aux étudiants dans la lettre aux parents et garde les réponses ÉTAPES PRINCIPALES *Consulter CDL. Tech pour plus de détails

17 Informations importantes à retenir :
Remplir les formulaires électroniquement (Excel) Ne pas indiquer de prix aux étudiants ou aux parents avant d'avoir reçu le prix final approuvé par le responsable des voyages Recueillir et conserver tous les formulaires d'autorisation des parents d'élèves afin de fournir la liste des participants au bureau des voyages pour la mise en place des factures aux parents Consulter la responsable voyage pour toute question 

18 ProD – Professional Development

19 Où puis-je obtenir les documents nécessaires ?

20 ÉTAPES PRINCIPALES* *Consulter CDL. Tech pour plus de détails
Remplir le formulaire de demande électroniquement Remettre à votre principal pour approbation Le principal transmet au représentant RH (Sophie) Le représentant RH vérifie si le ProD est dans le budget et le transmet au Dep. Finances pour approbation Le représentant RH indiquera par si votre ProD a été approuvé ou non et quelles sont les étapes suivantes Le responsable du travel réserve par internet votre cours et confirme votre logement et / ou transport ÉTAPES PRINCIPALES* *Consulter CDL. Tech pour plus de détails

21 Informations importantes à retenir
Remplir les formulaires électroniquement (Excel) Essayer de mettre tous les coûts sur le formulaire de demande, y compris Transport terrestre (train, bus, Métro) Repas Tickets de parking Conserver tous les reçus de vos dépenses pour votre retour Ne pas mélanger vos dépenses avec vos collègues  Vous avez 2 semaines pour remettre vos reçus au DEP. Finances Consulter la responsable Voyage pour toute question 

22 NOTES Les règles et procédures pour les voyages scolaires et ProD sont sur CDL TECH. Toutes les informations concernant le ratio profs / étudiants et le budget CHF pour les repas y sont listées.