Formation Microsoft® Office Word 2007

Formation Microsoft® Office Word 2007
[Nom de votre société] présente : Formation Microsoft® Office Word 2007 [Notes de l’instructeur : Pour obtenir de l’aide sur la personnalisation de ce modèle, reportez-vous à la toute dernière diapositive. Vous trouverez également du texte supplémentaire pour la leçon dans le volet Commentaires de certaines diapositives. Animations Adobe Flash : ce modèle contient des animations Flash, qui s’exécuteront dans PowerPoint 2000 ou version ultérieure. Toutefois, si vous voulez enregistrer ce modèle sous PowerPoint 2007, enregistrez-le dans le format de fichier PowerPoint antérieur : Présentation PowerPoint (*.ppt) ou Modèle PowerPoint (*.pot). (Les types de fichiers apparaissent dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, en regard de Type de fichier.) Avertissement : si vous l’enregistrez dans un format PowerPoint 2007, tel que Présentation PowerPoint (*.pptx) ou Modèle PowerPoint (*.potx), les animations ne seront pas conservées dans le fichier enregistré. En outre : étant donné que cette présentation contient des animations Flash, l’enregistrement du modèle peut générer l’affichage d’un message d’avertissement relatif aux informations personnelles. Sauf si vous ajoutez des informations aux propriétés du fichier Flash lui-même, cet avertissement ne s’applique pas à cette présentation. Cliquez sur OK dans le message.] Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Contenu du cours Présentation : Envoi de courrier en masse
Leçon 1 : Fonctionnement Leçon 2 : Configurez votre liste de destinataires Leçon 3 : Effectuez un publipostage complet Deux des trois leçons incluent une liste des tâches suggérées ; chacune inclut un ensemble de questions test. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Présentation : Envoi de courrier en masse
Vous devez envoyer à chacun de vos employés une lettre ou un courrier électronique contenant les informations relatives au salaire et aux prélèvements forfaitaires. La création de chaque élément individuellement vous prendrait des heures. C’est ici qu’intervient le publipostage. Grâce au publipostage, vous créez un document qui contiendra les mêmes informations dans chaque copie, et vous ajoutez des espaces réservés pour les informations uniques. Word se charge du reste. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Objectifs du cours Comprendre le fonctionnement du publipostage de manière à obtenir les résultats souhaités Configurer un document pour un envoi en nombre Utiliser l’Assistant Fusion et publipostage pour effectuer un publipostage de base Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Leçon 1 Fonctionnement

Fonctionnement Dans tout publipostage, trois éléments différents entrent en compte. La compréhension de ces éléments vous permettra d’obtenir les résultats de publipostage que vous attendez. Le document principal qui fait office de document de base. Les informations des destinataires, telles que le nom et l’adresse de chaque personne que vous voulez fusionner avec le document principal. Les documents finalisés, qui incluent les informations du document principal, plus les informations uniques de chaque destinataire. Plus tard dans le cours, nous verrons plus en détail comment effectuer un publipostage. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Document de base Le document principal est votre point de départ. Il peut s’agir d’une lettre, d’une enveloppe, d’un courrier électronique ou même d’un coupon. Il contient les éléments présentés ici. Le contenu qui est identique dans chaque copie, tel que le corps du texte principal d’une lettre type. Vous ne devez taper ce texte qu’une seule fois, quel que soit le nombre de lettres que vous avez l’intention d’imprimer. Les espaces réservés pour les informations relatives à chaque destinataire. Par exemple, dans une lettre type, le bloc d’adresse et le nom de la ligne de salutation seraient uniques dans chaque copie. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Informations des destinataires
Dans un publipostage, les informations des destinataires, qui sont uniques dans chaque copie fusionnée s’insèrent dans les espaces réservés que vous avez ajoutés au document principal. Les informations des destinataires peuvent être de diverses natures : des adresses sur des enveloppes ou des étiquettes, des noms dans la ligne de salutation d’une lettre type, des montants de salaires dans des messages électroniques que vous envoyez à vos employés, des notes personnelles sur des produits favoris dans des cartes postales envoyées à vos meilleurs clients ou des chiffres sur des coupons remboursables. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Les informations des destinataires doivent être conservées dans une source de données. Une « source de données » est un terme générique qui recouvre toute une catégorie de fichiers que vous utilisez régulièrement. Par exemple, vos contacts Microsoft Office Outlook® constituent une source de données. Parmi les autres sources de données, citons notamment : un tableau Word, une feuille de calcul Excel, une base de données Access® ou encore un fichier texte. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Les informations des destinataires sont généralement répertoriées sous forme de colonnes et de lignes, comme indiqué dans le tableau de la figure. Les fichiers de la source de données doivent être structurés de sorte à pouvoir lier les informations spécifiques aux espaces réservés dans le document de base. Vous apprendrez à configurer la liste des destinataires et à vous y connecter dans la leçon suivante. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Jeu de documents finalisés
Lorsque vous avez terminé un publipostage, le résultat est celui illustré ci-contre. Le jeu de documents individuels finalisés, que vous pouvez imprimer (par exemple, des lettres, des étiquettes, des enveloppes ou des coupons) ou transmettre par courrier électronique au cours de processus de fusion (par exemple, des messages électroniques). Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Jeu de documents finalisés
Lorsque vous avez terminé un publipostage, le résultat est celui illustré ci-contre. Le document de base. Il s’agit de votre document de départ qui reste un document séparé. Il n’est pas enregistré automatiquement après la fusion. Vous devez enregistrer le document de base car Word se souviendra de la liste des destinataires à laquelle vous vous êtes connectée et lorsque vous l’ouvrirez de nouveau, cela vous permettra d’effectuer rapidement un nouveau publipostage. Remarque : vous avez la possibilité, en option, si vous créez des lettres, des enveloppes ou des étiquettes, de générer également un « document complet » contenant tous les documents fusionnés dans un seul fichier. Pour plus d’informations, voir la fin de la dernière leçon. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Test 1, question 1 Dans un publipostage, qu’est-ce que le document de base ? (Choisissez une réponse.) C’est votre document de départ qui contient d’une part le texte qui est identique sur toutes les lettres, enveloppes, etc., fusionnées, et d’autre part, les espaces réservés pour les informations uniques des destinataires. C’est le premier document du jeu de documents fusionnés finalisés. C’est un document contenant uniquement le texte qui est identique sur toutes les copies fusionnées. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Test 1, question 1 : Réponse
C’est votre document de départ qui contient d’une part le texte qui est identique sur toutes les lettres, enveloppes, etc., fusionnées, et d’autre part, les espaces réservés pour les informations uniques des destinataires. Le document de base constitue votre document de départ dans lequel vous ajoutez l’ensemble du texte qui sera identique sur toutes les copies, ainsi que les espaces réservés qui indiquent la nature des informations uniques des destinataires et leur emplacement. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Test 1, question 2 Le document de base contenant le texte et les espaces réservés est automatiquement enregistré une fois la fusion terminée. (Choisissez une réponse.) Vrai. Faux. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Faux. Vous devez enregistrer le document de base afin de pouvoir le réutiliser pour effectuer une nouvelle fusion. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Test 1, question 3 Pourquoi les informations uniques des destinataires que vous utilisez dans un publipostage doivent-elles être stockées dans un fichier de source de données ? (Choisissez une réponse.) Les fichiers de source de données constituent un type de fichier spécial qui ne fonctionne qu’avec le publipostage. Les fichiers de source de données organisent les informations de sorte à faire correspondre des éléments d’informations spécifiques avec des espaces réservés spécifiques dans le document de base. Les fichiers de source de données sont conçus pour contenir un grand nombre d’informations. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Les fichiers de source de données organisent les informations de sorte à faire correspondre des éléments d’informations spécifiques avec des espaces réservés spécifiques dans le document de base. C’est la manière dont ces informations sont structurées dans les fichiers qui vous permet de les transférer d’une cellule d’un fichier vers un document unique. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Configurer votre liste de destinataires
Leçon 2 Configurer votre liste de destinataires

Configurer votre liste de destinataires
Vous connaissez les rudiments d’un publipostage. Maintenant, vous allez apprendre à configurer votre document de base et à vous connecter à la liste des destinataires. La liste des destinataires, parallèlement aux espaces réservés que vous ajoutez à votre document Word ou à votre enveloppe, représentent le centre vital du publipostage. Ils s’associent pour transmettre les informations uniques aux copies individuelles finales fusionnées. Lorsque vous aurez compris la nature de ces deux composants clés et la manière dont ils s’associent, vous serez en mesure de configurer et d’effectuer des publipostages sans aucun problème. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

En savoir plus sur la liste des destinataires
Une liste de destinataires peut être n’importe quel fichier qui organise les informations des destinataires en colonnes et en lignes. Vous pouvez la créer à l’aide d’un grand nombre de programmes différents, comme Excel, Access ou Outlook. Les colonnes de la liste représentent une catégorie ou un type d’information. Chaque colonne est identifiée par un en-tête de colonne. Par exemple, dans une liste de clients, vous pouvez avoir les en-têtes de colonnes Prénom, Nom et Adresse. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Une liste de destinataires peut être n’importe quel fichier qui organise les informations des destinataires en colonnes et en lignes. Vous pouvez la créer à l’aide d’un grand nombre de programmes différents, comme Excel, Access ou Outlook. Chaque ligne de la liste représente les informations complètes d’un destinataire. Dans la liste des clients, par exemple, une ligne contient toutes les informations sur un client : son nom, son adresse, etc. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Ce sont ces colonnes et ces lignes qui permettent de transmettre les informations uniques des destinataires aux documents au cours du publipostage. À partir du document de base, vous vous connectez à la liste, puis vous ajoutez tous les en-têtes de colonnes que vous souhaitez en tant qu’espace réservé au document de base. Officiellement, ces espaces réservés sont appelés des champs. Nous aborderons les champs un peu plus loin. Officiellement, ces espaces réservés sont appelés des champs. Nous aborderons les champs un peu plus loin. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Ce sont ces colonnes et ces lignes qui permettent de transmettre les informations uniques des destinataires aux documents au cours du publipostage. Une fois le publipostage terminé, vous obtenez pour chaque personne un document finalisé contenant les informations provenant des entrées d’une seule ligne de la liste des destinataires. Conseil : pour optimiser les résultats, configurez votre liste de destinataires de telle sorte que chaque colonne représente une information la plus précise possible. Par exemple, utilisez des colonnes différentes pour Prénom et Nom, plutôt qu’une seule colonne Nom englobant les deux. Cela vous donnera davantage de souplesse pour organiser les champs dans le document de base et vous permettra de surcroît, de vous adresser à vos clients par leur prénom. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Provenance de la liste de destinataires
Dans de nombreux cas, la liste des destinataires que vous souhaitez utiliser existe déjà. Par exemple, vous pouvez avoir accès à un fichier comportant la liste des : noms, adresses, etc., de vos clients ou contacts ; produits ou services proposés par votre société ; informations sur vos employés. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Provenance de la liste de destinataires
Si la liste existe, il suffit de vous y connecter au cours du publipostage. Mais si vous n’avez pas encore de liste, ne vous inquiétez pas. Le publipostage comporte une étape au cours de laquelle vous pouvez créer une liste de destinataires entièrement nouvelle. Pour en savoir plus, voir la leçon suivante. Remarque : vous pouvez modifier les données de la liste des destinataires à tout moment en ouvrant la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires au cours de la fusion ou en ouvrant directement le fichier de source de données. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Champs Dès que vous êtes connecté à la liste des destinataires, vous pouvez spécifier les informations que vous souhaitez inclure au publipostage à l’aide de champs. Un champ est un ensemble de codes qui indique à Word d’insérer des informations dans un document, automatiquement. À titre informel, vous pouvez considérer les champs comme des espaces réservés. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Champs Dans un envoi de courrier en nombre, les champs que vous utilisez sont appelés des champs de fusion ; ils constituent les espaces réservés pour les informations uniques qui proviennent directement d’une liste de destinataires. Par exemple, dans l’illustration, des champs de fusion ont été ajoutés pour les informations stockées dans les colonnes Adresse et Nom d’une liste de destinataires. Notez qu’ils sont entourés par des chevrons (« ») dans un document. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Champs de fusion Vous pouvez créer un champ de fusion en combinant d’autres champs, ou regrouper des champs, puis utiliser des espaces, des sauts de ligne et des marques de ponctuation comme vous le feriez normalement dans une phrase. Par exemple, si vous voulez créer un titre avant le prénom ou le nom complet de la personne, configurez les champs de votre document de la façon suivante : «Titre» «Nom» «Rue» «Ville», «Département» «Code postal» Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Champs de fusion Vous pouvez également contrôler l’affichage des informations des destinataires sur les documents fusionnés en mettant les champs en forme. Par exemple, imaginons que vous souhaitiez que les noms soient affichés en gras ou en rouge. Dans le document de base, sélectionnez le champ, ainsi que les chevrons (« »). Dans l’onglet Accueil, cliquez sur une commande quelconque du groupe Police ou Paragraphe, et choisissez les options de mise en forme souhaitées. Vous pouvez également cliquer sur le lanceur de la boîte de dialogue de l’un de ces groupes pour afficher les options de mise en forme correspondantes. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Exercices proposés Divisez les données de la colonne Nom en deux colonnes. Créez une colonne Note personnelle. Enregistrez la feuille de calcul Excel. [Notes de l’instructeur : cet exercice vise à préparer la source de données en vue d’un publipostage. Excel 2007 étant installé sur votre ordinateur, vous pouvez cliquer sur le lien dans la diapositive pour accéder à des exercices en ligne. Dans ces exercices pratiques, vous essayerez chacune de ces tâches dans Excel et des instructions vous seront fournies pour vous aider. Important : si vous ne disposez pas d’Excel 2007, vous ne pourrez pas accéder aux instructions des exercices pratiques.] Exercices en ligne (nécessitent Excel 2007) Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Test 2, question 1 Quel rapport y-a-t’il entre votre liste de destinataires et les champs que vous insérez dans le document de base ? (Choisissez une réponse.) Il n’y a aucun rapport. Les champs sont équivalents aux colonnes de la liste des destinataires. Chaque champ représente une cellule de la liste des destinataires. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Les champs sont équivalents aux colonnes de la liste des destinataires. L’ajout d’un champ au document de base signifie que les informations stockées dans la colonne correspondante dans la liste apparaîtront dans les documents fusionnés. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Test 2, question 2 Comment distinguer un champ d’un autre texte dans un document de base ? (Choisissez une réponse.) Les champs sont toujours mis en forme en texte gras. Les champs sont en italique. Les champs sont entourés de chevrons (« »). Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Les champs sont entourés de chevrons (« »). Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Test 2, question 3 Pour effectuer un publipostage, vous devez disposer d’une liste de destinataires existante. (Choisissez une réponse.) Vrai. Faux. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Faux. Vous pouvez créer cette liste dans le cadre du publipostage. Si le processus n’implique qu’un petit nombre de personnes, il peut être plus simple de taper la liste au cours de son déroulement. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Effectuer un publipostage complet
Leçon 3 Effectuer un publipostage complet

Effectuer un publipostage complet
Vous allez maintenant effectuer les différentes étapes du publipostage à l’aide de l’Assistant Fusion et publipostage. À la fin de la leçon vous apprendrez une autre méthode de publipostage. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Ouvrir l’Assistant Fusion et publipostage
Pour effectuer un publipostage, cliquez sur Démarrer la fusion et le publipostage dans l’onglet Publipostage, puis cliquez sur Assistant Fusion et publipostage pas à pas. Animation : Cliquez avec le bouton droit et cliquez sur Lire. À l’étape 1, l’Assistant commence par vous poser une question. Il souhaite savoir le type de document dans lequel vous voulez fusionner les informations. L’animation montre comment ouvrir l’Assistant et sélectionner le type de document Enveloppes. Conseil : vous pouvez déplacer le volet des tâches (il est alors non ancré) en cliquant sur la barre de titre et en la faisant glisser vers un autre emplacement. Vous pouvez également le redimensionner en faisant glisser une des poignées de redimensionnement situées sur les côtés du volet. [Notes de l’instructeur : pour lire l’animation pendant que vous affichez le diaporama, cliquez avec le bouton droit sur l’animation, puis cliquez sur Lire. Après avoir exécuté le fichier une fois, vous devrez peut-être cliquer sur Rembobiner (après avoir cliqué à l’aide du bouton droit de la souris) avant de pouvoir cliquer sur Lire. Si vous cliquez sur la diapositive pour entrer du texte ou pour accéder à la diapositive suivante mais que rien ne se passe, cliquez en dehors de l’animation. Parfois, vous devrez cliquer deux fois. Si vous ne parvenez pas à visualiser l’animation, reportez-vous aux notes de la dernière diapositive de cette présentation relatives à l’exécution d’une animation Adobe Flash. Si vous ne parvenez toujours pas à afficher l’animation, la diapositive suivante est un doublon avec une image statique. Vous pouvez supprimer la présente diapositive ou la diapositive suivante avant d’afficher la présentation.] L’Assistant s’ouvre sur la droite de la fenêtre dans un volet Office. Laissez-vous guider, puis cliquez sur Suivant dans le bas du volet pour effectuer les étapes de l’Assistant (ou sur Précédent si vous devez revenir à une étape antérieure). Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Ouvrir l’Assistant Fusion et publipostage
Pour effectuer un publipostage, cliquez sur Démarrer la fusion et le publipostage dans l’onglet Publipostage, puis cliquez sur Assistant Fusion et publipostage pas à pas, comme illustré ici. L’Assistant s’ouvre sur la droite de la fenêtre dans un volet Office. Laissez-vous guider, puis cliquez sur Suivant dans le bas du volet pour effectuer les étapes de l’Assistant (ou sur Précédent si vous devez revenir à une étape antérieure). À l’étape 1, l’Assistant commence par vous poser une question sur le type de document dans lequel vous voulez fusionner les informations. Conseil : vous pouvez déplacer le volet des tâches, non illustré ici, (il est alors non ancré) en cliquant sur la barre de titre et en la faisant glisser vers un autre emplacement. Vous pouvez également le redimensionner en faisant glisser une des poignées de redimensionnement situées sur les côtés du volet. [Notes de l’instructeur : cette diapositive est identique à la diapositive précédente, excepté qu’elle contient des images statiques au lieu d’une animation. Utilisez cette diapositive si vous ne parvenez pas à visualiser l’animation. Supprimez la présente diapositive ou la diapositive précédente avant de montrer la présentation.] Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Configurer le document de base
La deuxième étape de l’Assistant consiste à configurer le document de départ. Vous pouvez envoyer une lettre directe par courrier électronique ou un message électronique, ou peut-être souhaitez-vous commencer par des enveloppes et des étiquettes. Ou encore, vous pouvez créer un répertoire dans lequel stocker vos listes de données, telles que les noms et adresses des clients, les informations sur des produits et les données de contact. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Les options affichées dans l’Assistant varient selon le type de document sélectionné dans la première étape. Dans la mesure où vous avez sélectionné des enveloppes, voici les options qui vous sont présentées. Modifier la disposition du document. Cette option est sélectionnée, car un document vide était ouvert lorsque vous avez démarré l’Assistant. Vous voulez changer le document vide ouvert en document d’enveloppe. Cliquez sur Options d’enveloppe puis choisissez la taille de l’enveloppe et toutes les autres options souhaitées. Le document d’enveloppe remplace alors le document vide. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Les options affichées dans l’Assistant varient selon le type de document sélectionné dans la première étape. Dans la mesure où vous avez sélectionné des enveloppes, voici les options qui vous sont présentées. Utiliser un document existant. Si vous avez une enveloppe préalablement enregistrée que vous voulez utiliser pour le publipostage, mais qu’un document vide est actuellement ouvert sur l’écran, sélectionnez cette option pour remplacer le document vide par votre enveloppe. Remarque : l’option Utiliser le document actuel n’est pas disponible lorsque vous démarrez avec un document vide. Le document actuel fait référence au document actuellement ouvert à l’écran. Si vous aviez ouvert un document d’enveloppe avant d’avoir démarré l’Assistant, utilisez cette option. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Se connecter à la liste des destinataires
À l’étape 3, vous vous connectez à la liste des destinataires que vous souhaitez fusionner dans vos documents. Vous avez le choix entre trois options. Utilisation d’une liste existante. Si vous avez déjà la liste des destinataires contenant les informations à fusionner, sélectionnez cette option. Ensuite, cliquez sur Parcourir dans l’Assistant pour rechercher et ouvrir ce fichier. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

À l’étape 3, vous vous connectez à la liste des destinataires que vous souhaitez fusionner dans vos documents. Vous avez le choix entre trois options. Sélection à partir des contacts Outlook. Si vous voulez utiliser votre liste de contacts Outlook comme liste de destinataires, sélectionnez cette option. Ensuite, cliquez sur Choisir le dossier Contacts pour rechercher et ouvrir la liste de contacts correcte. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

À l’étape 3, vous vous connectez à la liste des destinataires que vous souhaitez fusionner dans vos documents. Vous avez le choix entre trois options. Saisie d’une nouvelle liste Si vous n’avez pas de liste de destinataires appropriée et souhaitez en créer une, sélectionnez cette option. La nouvelle liste sera enregistrée en tant que fichier de base de données de publipostage (.mdb) dans le dossier Mes sources de données qui se trouve dans votre dossier Documents ou Mes documents. Conseil : au cours du publipostage, lorsque vous vous connectez à la liste des destinataires à utiliser dans la fusion, Word recherche d’abord le fichier dans un dossier appelé Mes sources de données dans votre dossier Documents ou Mes documents. Il semble par conséquent préférable d’enregistrer votre liste de destinataires dans cet emplacement. Mais, vous pouvez vous connecter à n’importe quelle liste de destinataires, quel que soit son emplacement sur votre ordinateur ou sur un serveur. Vous pourrez réutiliser le fichier pour de futures fusions et publipostages. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Choisir les destinataires pour votre publipostage
Après vous être connecté à la liste des destinataires, vous choisissez les destinataires que vous voulez inclure dans votre publipostage. Par exemple, vous souhaiterez peut-être envoyer une lettre type aux clients dans votre fichier présentant un code postal spécifique. Ou, vous souhaiterez peut-être créer un répertoire qui inclut une seule gamme de produits. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Vous effectuez tout cela dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires qui s’ouvre automatiquement dès que vous vous connectez à une liste de destinataires ou que vous en créez une. Le nom de tous les destinataires est coché et inclus dans le publipostage par défaut. Vous pouvez désactiver la coche de destinataires individuels ou désactiver tous les destinataires en désactivant la case à cocher dans l’en-tête de colonne, puis cocher la case en regard du nom de la personne que vous voulez inclure à votre publipostage. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Vous effectuez tout cela dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires qui s’ouvre automatiquement dès que vous vous connectez à une liste de destinataires ou que vous en créez une. Affinez la liste des destinataires en cliquant sur Trier… pour choisir le nom de colonne à afficher et organiser (par ordre croissant ou décroissant) ; ou en cliquant sur Filtrer… pour entrer les champs et les valeurs des destinataires que vous voulez afficher. Vous pouvez également cliquer sur Rechercher les doublons… pour exécuter un rapport qui répertorie les destinataires figurant dans votre liste plusieurs fois ; ou cliquez sur Rechercher un destinataire… pour rechercher une personne particulière. La fonction Valider les adresses… est disponible si un programme de validation est installé dans l’ordinateur. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Réorganiser le document de base
Ensuite, vous réorganisez le document principal, ce qui signifie que vous placez du contenu dans ce dernier. Animation : Cliquez avec le bouton droit et cliquez sur Lire. Pour une enveloppe, l’information identique sur toutes les copies fusionnées est l’adresse de l’expéditeur que vous tapez dans le coin supérieur gauche. Les espaces réservés sont les adresses de chaque destinataire. Comme illustré dans l’animation, la méthode la plus rapide pour ajouter une adresse de destinataire consiste à cliquer sur Bloc d’adresse dans l’Assistant. Cela ajoute à l’enveloppe un champ préconçu « AddressBlock » qui inclut les champs Prénom, Nom, Rue, Ville, Département et Code postal. Conseil : si vous préférez, vous pouvez assembler votre propre bloc d’adresse. Cliquez sur Autres éléments dans l’Assistant pour ouvrir la boîte de dialogue Insérer un champ de fusion dans laquelle, l’option Champs de base de données étant sélectionnée, vous voyez la liste des en-têtes de colonnes de votre liste de destinataires. Insérez l’une d’elles dans votre document de base en tant que champ. [Notes de l’instructeur : pour lire l’animation pendant que vous affichez le diaporama, cliquez avec le bouton droit sur l’animation, puis cliquez sur Lire. Après avoir exécuté le fichier une fois, vous devrez peut-être cliquer sur Rembobiner (après avoir cliqué à l’aide du bouton droit de la souris) avant de pouvoir cliquer sur Lire. Si vous cliquez sur la diapositive pour entrer du texte ou pour accéder à la diapositive suivante mais que rien ne se passe, cliquez en dehors de l’animation. Parfois, vous devrez cliquer deux fois. Si vous ne parvenez pas à visualiser l’animation, reportez-vous aux notes de la dernière diapositive de cette présentation relatives à l’exécution d’une animation Adobe Flash. Si vous ne parvenez toujours pas à afficher l’animation, la diapositive suivante est un doublon avec une image statique. Vous pouvez supprimer la présente diapositive ou la diapositive suivante avant d’afficher la présentation.] Ce contenu consiste en des informations qui restent identiques dans chaque copie fusionnée et des espaces réservés (champs) pour les informations de destinataire dans chaque copie fusionnée. L’animation montre comment disposer une enveloppe. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Ensuite, vous réorganisez le document principal, ce qui signifie que vous placez du contenu dans ce dernier : les informations qui restent identiques dans chaque copie fusionnée et des espaces réservés pour les informations de destinataire dans chaque copie fusionnée. Pour une enveloppe, l’information identique sur toutes les copies fusionnées est l’adresse de l’expéditeur que vous tapez dans le coin supérieur gauche. Les espaces réservés sont les adresses de chaque destinataire. [Notes de l’instructeur : cette diapositive et la suivante sont identiques à la diapositive précédente, mis à part le fait qu’elles comportent des images statiques au lieu d’une animation. Utilisez ces deux diapositives si vous ne parvenez pas à visualiser l’animation. Supprimez la présente diapositive ou la diapositive précédente avant de montrer la présentation.] Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

La méthode la plus rapide pour ajouter une adresse de destinataire consiste à cliquer sur Bloc d’adresse dans l’Assistant. Cela ajoute à l’enveloppe un champ préconçu « AddressBlock » qui inclut les champs Prénom, Nom, Rue, Ville, Département et Code postal. Conseil : si vous préférez, vous pouvez assembler votre propre bloc d’adresse. Cliquez sur Autres éléments dans l’Assistant pour ouvrir la boîte de dialogue Insérer un champ de fusion dans laquelle, l’option Champs de base de données étant sélectionnée, vous voyez la liste des en-têtes de colonnes de votre liste de destinataires. Insérez l’une d’elles dans votre document de base en tant que champ. [Notes de l’instructeur : cette diapositive et la précédente sont identiques à la diapositive précédente, mis à la part le fait qu’elles comportent des images statiques au lieu d’une animation. Utilisez ces deux diapositives si vous ne parvenez pas à visualiser l’animation. Supprimez l’une des deux diapositives ou la diapositive avec l’animation avant de montrer la présentation.] Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Afficher un aperçu Après avoir ajouté l’ensemble du contenu et des champs au document de base, vous êtes prêt à afficher un aperçu de l’aspect des documents fusionnés. Lorsque vous cliquez sur Suivante dans le bas de l’Assistant pour passer à l’étape suivante, le premier document fusionné apparaît automatiquement. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Afficher un aperçu En fonction de l’aspect du premier document, vous avez le choix entre plusieurs options : Si son aspect ne vous convient pas, cliquez sur Précédente dans le bas de l’Assistant. En revenant à l’étape précédente, vous pouvez ajouter, supprimer ou faire correspondre des champs, ou effectuer d’autres corrections de sorte que les informations s’affichent correctement. Si son aspect vous convient, cliquez sur le bouton en forme de flèche double droite dans le haut de l’Assistant pour consulter d’autres documents fusionnés, comme illustré dans la figure. Conseil : lors de l’affichage de l’aperçu, si le document comporte encore des champs et des chevrons à la place de valeurs pour ces champs, cliquez sur Aperçu des résultats dans l’onglet Publipostage. La commande Aperçu des résultats permet non seulement d’afficher les documents fusionnés individuels, mais également de basculer entre l’affichage des codes de champ et l’affichage de leurs valeurs. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Afficher un aperçu En fonction de l’aspect du premier document, vous avez le choix entre plusieurs options : Si vous souhaitez afficher le document fusionné d’un destinataire particulier, cliquez sur Rechercher un destinataire pour rechercher cette personne. En consultant les documents, vous pouvez exclure des personnes de la fusion en cliquant sur Exclure ce destinataire. Notez que vous excluez un destinataire uniquement des résultats de la fusion finale, vous ne supprimez rien de la liste des destinataires. Si vous réalisez que la fusion contient des destinataires que vous ne souhaitez pas inclure, cliquez sur Modifier la liste des destinataires pour ouvrir la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires. Comme expliqué précédemment, vous pouvez utiliser cette boîte de dialogue pour restreindre la liste des destinataires. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Terminer la fusion Dès que l’aspect des documents fusionnés vous convient, vous êtes prêt à imprimer le résultat final. Cliquez sur Imprimer pour ouvrir la boîte de dialogue Fusionner vers l’imprimante. Modifications de dernière minute ? Si vous voulez avoir encore une possibilité supplémentaire de vérifier les résultats, ou si vous souhaitez personnaliser les enveloppes sélectionnées, cliquez sur Modifier les enveloppes individuelles dans l’Assistant. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Terminer la fusion Dès que l’aspect des documents fusionnés vous convient, vous êtes prêt à imprimer le résultat final. Cliquez sur Imprimer pour ouvrir la boîte de dialogue Fusionner vers l’imprimante. Cela génère la création d’une fusion complète séparée contenant toutes les enveloppes dans un nouveau document Word. Après avoir vérifié ou modifié les enveloppes dans ce document complet, vous pouvez les imprimer immédiatement. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Terminer la fusion Dès que l’aspect des documents fusionnés vous convient, vous êtes prêt à imprimer le résultat final. Cliquez sur Imprimer pour ouvrir la boîte de dialogue Fusionner vers l’imprimante. Ou, enregistrez simplement le document pour imprimer les enveloppes ultérieurement. Si vous souhaitez conserver les modifications que vous avez effectuées sur chaque enveloppe, n’oubliez pas d’enregistrer ce document. Attention : si vous créez un ensemble de messages électroniques fusionnés, affichez un aperçu des messages pour les vérifier soigneusement avant de terminer la fusion. En effet, avec les messages électroniques, il n’existe pas d’option permettant de créer un document complet séparé. Après avoir cliqué sur Messagerie électronique dans l’Assistant et identifié la colonne de votre liste de destinataires qui contient les adresses de messagerie des destinataires, les messages sont envoyés. Ce document complet est distinct du document de base et sa taille sera plus volumineuse. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Annuler ou reprendre une fusion
Vous pouvez annuler votre publipostage à tout moment avant d’arriver à la fin. Pour ce faire, fermez le document sans enregistrer les modifications. Le document sera supprimé, ainsi que la connexion à la liste des destinataires. En revanche, si vous voulez simplement vous arrêter de travailler sur la fusion pour y revenir ultérieurement, enregistrez le document de base. En enregistrant le document de base, vous conservez la connexion à la liste des destinataires, ainsi que les champs que vous avez ajoutés au document. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Annuler ou reprendre une fusion
Vous pouvez annuler votrae publipostage à tout moment avant d’arriver à la fin. Lorsque vous rouvrirez le document, Word vous demandera si vous voulez conserver la connexion à la liste des destinataires. Cliquez sur Oui pour reprendre la fusion. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Présentation des processus de fusion et publipostage à l’aide du Ruban
Avez-vous remarqué que les commandes de l’onglet Publipostage deviennent disponibles à mesure que vous parcourez l’Assistant ? Le Ruban constitue également un bon moyen d’effectuer un publipostage et son processus est très proche de la procédure effectuée dans l’Assistant. Il permet d’accéder à davantage de fonctionnalités, telles que la vérification automatique qui recherche les erreurs avant la fin de la fusion. Vous pouvez également accéder à des éléments avancés, tels que l’utilisation de champs destinés à effectuer des actions ou des calculs au sein du document de base. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Les commandes de l’onglet Publipostage figurent dans les quatre groupes suivants : Démarrer la fusion et le publipostage. Il constitue le point de départ dans lequel vous choisissez un type de document, puis sélectionnez, créez ou modifiez la liste de destinataires. Champs d’écriture et d’insertion. C’est dans ce groupe que vous pouvez insérer des champs de fusion, faire correspondre les champs et utiliser des Règles pour effectuer des actions dans vos documents. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Les commandes de l’onglet Publipostage figurent dans les quatre groupes suivants : Aperçu des résultats. Outre l’affichage de chaque document fusionné, ce groupe permet d’utiliser une fonctionnalité de vérification d’erreur automatique. Terminer. Ce groupe permet de terminer la fusion et de combiner tous vos documents en un document complet unique, ou de les imprimer, ou encore de les envoyer par courrier électronique. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Exercices proposés Ouvrez l’Assistant Fusion et publipostage et configurez le document de base. Connectez-vous à votre liste de destinataires et choisissez les personnes auxquelles vous souhaitez envoyer un courrier électronique. Tapez le contenu et insérez des champs. Affichez un aperçu des champs et faites-les correspondre. Terminez la fusion. [Notes de l’instructeur : Word 2007 étant installé sur votre ordinateur, vous pouvez cliquer sur le lien dans la diapositive pour accéder à des exercices en ligne. Dans ces exercices pratiques, vous essayerez chacune de ces tâches dans Word et des instructions vous seront fournies pour vous aider. Important : si vous ne disposez pas de Word 2007, vous ne pourrez pas accéder aux instructions des exercices pratiques.] Exercices en ligne (nécessitent Word 2007) Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Test 3, question 1 Comment ouvrir l’Assistant Fusion et publipostage ? (Choisissez une réponse.) Cliquez sur le bouton Microsoft Office, puis sur Options Word. Dans l’onglet Publipostage, cliquez sur Démarrer la fusion et le publipostage. Dans l’onglet Insertion, cliquez sur QuickPart. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Dans l’onglet Publipostage, cliquez sur Démarrer la fusion et le publipostage. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Test 3, question 2 Comment exclure une personne d’un publipostage ? (Choisissez une réponse.) Supprimez toutes les informations concernant cette personne dans la liste des destinataires. Supprimez le document adressé à cette personne lorsque vous affichez un aperçu de la fusion. Utilisez les cases à cocher de la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Utilisez les cases à cocher de la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires. La boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires vous permet de désigner les personnes à inclure dans la fusion finale. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Test 3, question 3 Après avoir affiché un aperçu de vos documents, la fusion est terminée et vous ne pouvez plus effectuer de modifications. (Choisissez une réponse.) Vrai. Faux. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Faux. L’aperçu vous permet de vérifier vos documents avant la fin de la fusion. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

Aide-mémoire Pour un résumé des tâches abordées dans ce cours, reportez-vous à l’Aide-mémoire. Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre

UTILISATION DE CE MODÈLE
Ce modèle Microsoft Office PowerPoint® comporte du contenu de formation expliquant comment effectuer un publipostage dans Microsoft Office Word Il peut être présenté tel quel à un groupe et être personnalisé si nécessaire. Le contenu de ce modèle a été adapté à partir du cours de formation en ligne Microsoft Office intitulé « Publipostage I : utiliser le publipostage pour l’envoi de courrier en nombre ». Fonctionnalités du modèle Diapositive de titre : la toute première diapositive contient un espace réservé de texte dans lequel vous pouvez taper le nom de votre société. Vous pouvez également supprimer cette zone de texte si vous ne souhaitez pas la conserver. Animations : les effets des animations personnalisées sont appliqués dans l’ensemble de la présentation. Ces effets incluent Insertion/Sortie furtive, Étirer, Dissolution et Damier. Tous ces effets fonctionnent dans les versions précédentes jusqu’à la version Microsoft PowerPoint Pour modifier les effets d’animation, accédez au menu Diaporama, cliquez sur Animation personnalisée et essayez les options qui vous sont présentées. Si cette présentation contient une animation Adobe Flash : pour lire le fichier Flash, vous devez enregistrer un contrôle Microsoft ActiveX appelé objet Shockwave Flash sur votre ordinateur. Pour cela, téléchargez la dernière version d’Adobe Flash Player sur le site Web d’Adobe. Avertissement concernant les animations Flash : les animations Flash s’exécuteront dans les versions précédentes de PowerPoint jusqu’à la version Toutefois, si vous voulez enregistrer ce modèle sous PowerPoint 2007, enregistrez-le dans le format de fichier PowerPoint antérieur : Présentation PowerPoint (*.ppt) ou Modèle PowerPoint (*.pot). (Les types de fichiers apparaissent dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, en regard de Type de fichier.) si vous l’enregistrez dans un format PowerPoint 2007, tel que Présentation PowerPoint (*.pptx) ou Modèle PowerPoint (*.potx), les animations ne seront pas conservées dans le fichier enregistré. Transition des diapositives : la transition Balayage vers le bas est appliquée dans l’ensemble du diaporama. Si vous voulez une autre transition, accédez au menu Diaporama, cliquez sur Transition et essayez les options qui vous sont présentées. Liens hypertexte vers le cours en ligne : le modèle contient des liens vers la version en ligne de ce cours de formation. Les liens vous permettent d’accéder à la session d’exercices pratiques correspondant à chaque leçon et à l’Aide-mémoire qui est publié pour ce cours. Remarque : vous devez disposer de Word 2007 sur votre ordinateur pour accéder aux sessions d’exercices pratiques. Si vous ne disposez pas de Word 2007, vous ne pourrez pas accéder aux instructions des exercices pratiques. En-têtes et pieds de page : le modèle présente un pied de page qui contient le titre du cours. Vous pouvez changer ou supprimer les pieds de page dans la boîte de dialogue En-tête et pied de page (qui s’ouvre à partir du menu Affichage). UTILISATION DE CE MODÈLE Voir le volet Commentaires ou afficher page des commentaires dans son intégralité (menu ou onglet Affichage) pour une aide détaillée sur ce modèle.

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