14 rue Jeanne Maillotte - BP 1222 – Lille Cedex

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1 14 rue Jeanne Maillotte - BP 1222 – 59013 Lille Cedex
Centre de gestion de la Fonction Publique Territoriale du Nord Présentation de l’Extranet – carrières Jeudi 22 octobre 2009 14 rue Jeanne Maillotte - BP 1222 – Lille Cedex

2 PLAN Connexion au site Cdg59, Partie Conseil/Extranet carrières et accès à l’Extranet carrières Présentation de l’Extranet carrières Les services métiers (= onglets) offerts aux collectivités L’onglet « Le personnel » : Les fiches individuelles, les états civils, les adresses et les évènements de carrière L’onglet « Le statut » : des filières aux grades et la simulation de paie L’onglet « Les carrières » : L’effectif des fonctionnaires Préparer les avancements d’échelon Editer des fiches de notation Saisir les notations

3 Pour accéder l’application « Extranet carrières » :
Connexion au site Cdg59 La collectivité Pour accéder l’application « Extranet carrières » : 1) Vous devez vous connecter au site du Centre de gestion de la Fonction Publique Territoriale du Nord. Pour cela, taper dans la barre d’adresse, le site suivant : Le site du Cdg59 apparaît dans une nouvelle fenêtre.

4 2) Lorsque vous êtes sur le site du Cdg59, cliquer dans la partie Conseil/Extranet carrières. Une nouvelle fenêtre apparaît.

5 Partie Conseil/Extranet carrières du site Cdg59 La collectivité
2) Lorsque vous êtes sur le site du Cdg59, cliquer dans la partie Conseil/Extranet carrières. Une nouvelle fenêtre apparaît. Cliquer dans la partie Conseil/Extranet carrières

6 Si vous avez un compte, cliquer sur le lien « Accéder à l’extranet carrières ».
Dans le cas contraire, cliquer sur le lien « Demande de création de compte ». Vous devez remplir un formulaire de demande d’ouverture de compte Extranet carrières (voir le modèle en fin de diaporama). Pour vous aider à mieux appréhender cet outil, vous pouvez cliquer sur les différents liens pour accéder aux différents documents.

7 Accès à l’Extranet carrières La collectivité
Cliquer sur le lien « Accéder à l’extranet carrières » si vous avez un compte. Si vous n’avez pas de compte, cliquer sur le lien « Demande de création de compte ». Vous devez remplir un formulaire de demande d’ouverture de compte Extranet carrières (voir le modèle en fin de diaporama). Pour vous aider à mieux appréhender cet outil, vous pouvez cliquer sur les différents liens pour accéder aux différents documents. Si vous avez un compte, cliquer sur le lien « Accéder à l’extranet carrières ». Dans le cas contraire, cliquer sur le lien « Demande de création de compte ». Vous devez remplir un formulaire de demande d’ouverture de compte Extranet carrières (voir le modèle en fin de diaporama). Pour vous aider à mieux appréhender cet outil, vous pouvez cliquer sur les différents liens pour accéder aux différents documents.

8 Vous accédez à la plate-forme d’authentification Pr@tic du Cdg59.
Saisir vos codes « Identifiant » et « Mot de passe » et rechercher dans le menu déroulant votre collectivité puis cliquer sur le bouton « S’identifier ».

9 Accès à l’Extranet carrières (suite) La collectivité
Identification / authentification de la collectivité Profil utilisateur : saisir vos codes Identifiant et mot de passe et rechercher dans le menu déroulant votre collectivité. Cliquer ensuite sur le bouton « S’identifier » Vous accédez à la plate-forme d’authentification du Cdg59. Saisir vos codes « Identifiant » et « Mot de passe » et rechercher dans le menu déroulant votre collectivité puis cliquer sur le bouton « S’identifier ».

10 Présentation de l’application La collectivité
Identification de la collectivité / profil utilisateur Volets onglets (ou métiers) Pour quitter l’application, cliquer sur le lien « Déconnexion » Menu des pages de l’onglet en cours Corps de page

11 Présentation des différents métiers (que l’on appellera onglets) offerts aux collectivités :
- Le personnel - Le statut - Les carrières.

12 Les services métiers offerts (= onglets) La collectivité
Présentation des différents métiers (que l’on appellera onglets) offerts aux collectivités : Le personnel Le statut Les carrières.

13 Dans l’onglet « Le personnel » puis dans le menu « Les fiches individuelles », vous pouvez faire une recherche par nom, prénom, patronyme, … Vous n’oublierez pas de cliquer ensuite sur le bouton « Rechercher » pour valider votre recherche.

14 Cliquer sur le bouton « Rechercher »
Les fiches individuelles Le personnel Dans l’onglet « Le personnel » puis dans le menu « Les fiches individuelles », vous pouvez faire une recherche par nom, prénom, patronyme, … Vous n’oublierez pas de cliquer ensuite sur le bouton « Rechercher » pour valider votre recherche. Cliquer sur le bouton « Rechercher »

15 Suivant la recherche effectuée, le(s) nom(s) de(s) agent(s) apparaît(ssent).
Vous pouvez cliquer sur le nom de l’un des agents et le détail de sa situation (adresse, situations familiale et administrative) apparaîtra.

16 Les fiches individuelles Le personnel
Suivant la recherche effectuée, le(s) nom(s) de(s) agent(s) apparaît(ssent). Vous pouvez cliquer sur le nom de l’un des agents et le détail de sa situation (adresse, situations familiale et administrative) apparaîtra.

17 La fiche résume les informations individuelles des agents de la collectivité :
- Adresse - Situation familiale - Dernière situation administrative issue du dossier de carrière. - Le bloc-notes peut ou non être partagé avec le CDG. Le navigateur « Agents » apparaît sur les pages individuelles. Il permet de se déplacer dans la liste du personnel de la collectivité et de passer ainsi d’un agent à un autre lorsque la recherche effectuée porte sur plusieurs noms. Le bouton « Recherche » propose également d’effectuer une nouvelle recherche d’agents par nom, par matricule, …

18 Navigateur « Agents » et bouton « Recherche »
Les fiches individuelles Le personnel Navigateur « Agents » et bouton « Recherche » La fiche résume les informations individuelles des agents de la collectivité : Adresse Situation familiale Dernière situation administrative issue du dossier de carrière. Le bloc-notes peut ou non être partagé avec le CDG. Le navigateur « Agents » apparaît sur les pages individuelles. Il permet de se déplacer dans la liste du personnel de la collectivité et de passer ainsi d’un agent à un autre lorsque la recherche effectuée porte sur plusieurs noms. Le bouton « Recherche » propose également d’effectuer une nouvelle recherche d’agents par nom, par matricule, …

19 Vous pouvez modifier dans le menu « Les états-civils », la date de naissance, le lieu de naissance, le département, le pays de naissance, le n° NIR, la nationalité et la situation familiale de l’agent. Vous n’oublierez pas de cliquer sur le bouton « Enregistrer » qui se trouve en bas de page pour valider les modifications ou sur le bouton « Annuler » si vous ne souhaitez pas enregistrer les modifications. Les modifications seront prises en compte dans notre logiciel GRH

20 Les états-civils Le personnel
Vous pouvez modifier dans le menu « Les états-civils », la date de naissance, le lieu de naissance, le département, le pays de naissance, le n° NIR, la nationalité et la situation familiale de l’agent. Vous n’oublierez pas de cliquer sur le bouton « Enregistrer » qui se trouve en bas de page pour valider les modifications ou sur le bouton « Annuler » si vous ne souhaitez pas enregistrer les modifications. Les modifications seront prises en compte dans notre logiciel GRH

21 Vous pouvez modifier dans le menu « Les adresses », l’adresse de l’agent.
Vous n’oublierez pas de cliquer sur le bouton « Enregistrer » pour valider les modifications ou sur le bouton « Annuler » si vous ne souhaitez pas enregistrer les modifications. Les modifications seront prises en compte dans notre logiciel GRH

22 Cliquer sur le bouton « Enregistrer pour valider les modifications
Les adresses Le personnel Vous pouvez modifier dans le menu « Les adresses », l’adresse de l’agent. Vous n’oublierez pas de cliquer sur le bouton « Enregistrer » pour valider les modifications ou sur le bouton « Annuler » si vous ne souhaitez pas enregistrer les modifications. Les modifications seront prises en compte dans notre logiciel GRH Cliquer sur le bouton « Enregistrer pour valider les modifications

23 Le menu « Les évènements de carrière » dresse la liste des arrêtés validés dans la carrière de l’agent.

24 Les évènements de carrière Le personnel
Le menu « Les évènements de carrière » dresse la liste des arrêtés validés dans la carrière de l’agent.

25 Dans l’onglet « Le statut », le menu « Des filières aux grades » affiche les données statutaires à une date donnée (Vous pouvez modifier la date si vous le souhaitez et cliquer ensuite sur le bouton approprié car par défaut, il affiche la date du jour) : - Filière - Secteur - Cadres d’emplois - Grades - Échelles indiciaires Il est à préciser que les grades et les indices qui s’affichent sont ceux valables pour la période saisie (ici le 30/07/2009). Le lien depuis un échelon ou un indice donne accès à la page de simulation de paie.

26 Cliquer sur ce bouton pour valider la date saisie
Des filières aux grades Le personnel Vous pouvez modifier la date (intéressant pour effectuer par exemple une reconstitution de carrière) Cliquer sur ce bouton pour valider la date saisie Cliquer sur l’un des grades et la grille indiciaire du grade correspondant s’affiche Dans l’onglet « Le statut », le menu « Des filières aux grades » affiche les données statutaires à une date donnée (Vous pouvez modifier la date si vous le souhaitez et cliquer ensuite sur le bouton approprié car par défaut, il affiche la date du jour) : Filière Secteur Cadres d’emplois Grades Échelles indiciaires Il est à préciser que les grades et les indices qui s’affichent sont ceux valables pour la période saisie (ici le 30/07/2009). Le lien depuis un échelon ou un indice donne accès à la page de simulation de paie.

27 La simulation de paie peut s’effectuer pour des fonctionnaires stagiaires ou titulaires C.N.R.A.C.L. ou cotisant au régime général ou pour les non titulaires (penser à cocher le régime de cotisation correspondant), avec les paramètres suivants : - Temps de travail - Taux d'emploi - Plafond de Sécurité Sociale - Zone d'indemnité de résidence - Accident de travail - Transport - Emploi, échelon - Indice majoré de rémunération - Nombre de points NBI - Nombre d'enfants pour le SFT - Montant de primes ou indemnités 1) Penser à cocher la case correspondant au régime de retraite approprié. 2) Compléter les différentes rubriques et cliquer sur le bouton « Calculer ». Le net à payer s’affiche. 3) Un fac-similé de bulletin peut être édité à l’issue de la simulation (cliquer sur le bouton « Imprimer » pour éditer un bulletin de paie).

28 Simulation de paie Le personnel
Penser à cocher la case correspondant au régime de retraite approprié Une fois les différentes rubriques complétées, cliquer sur le bouton « Calculer ». Le net à payer s’affiche Cliquer sur le bouton « Imprimer » pour éditer un bulletin de paie La simulation de paie peut s’effectuer pour des fonctionnaires stagiaires ou titulaires C.N.R.A.C.L. ou cotisant au régime général ou pour les non titulaires (penser à cocher le régime de cotisation correspondant), avec les paramètres suivants : Temps de travail Taux d'emploi Plafond de Sécurité Sociale Zone d'indemnité de résidence Accident de travail Transport Emploi, échelon Indice majoré de rémunération Nombre de points NBI Nombre d'enfants pour le SFT Montant de primes ou indemnités 1) Penser à cocher la case correspondant au régime de retraite approprié. 2) Compléter les différentes rubriques et cliquer sur le bouton « Calculer ». Le net à payer s’affiche. 3) Un fac-similé de bulletin peut être édité à l’issue de la simulation (cliquer sur le bouton « Imprimer » pour éditer un bulletin de paie).

29 Vous pouvez visualiser le tableau des effectifs dans l’onglet « Les carrières » puis dans le menu « L’effectif des fonctionnaires ». Saisir la date d’observation à laquelle vous souhaitez visualiser le tableau des effectifs (par défaut la date du jour) et cliquer sur le bouton « Actualiser ». Le tableau des effectifs s’affiche par grade. 2) Vous pouvez aussi en cliquant sur l’un des grades visualiser la liste nominative des agents. 3) Pour imprimer ce tableau, il conviendra d’aller dans le menu « Edition » et de cliquer « Sélectionner tout », clic droit « Copier » puis d’ouvrir une page WORD et de cliquer droit « Coller ». Mettre éventuellement en forme le tableau.

30 L’effectif des fonctionnaires Le personnel
Saisir la date d’observation à laquelle vous souhaitez visualiser le tableau des effectifs (par défaut la date du jour) et cliquer sur le bouton « Actualiser ». Le tableau des effectifs s’affiche par grade Vous pouvez visualiser le tableau des effectifs dans l’onglet « Les carrières » puis dans le menu « L’effectif des fonctionnaires ». 1) Saisir la date d’observation à laquelle vous souhaitez visualiser le tableau des effectifs (par défaut la date du jour) et cliquer sur le bouton « Actualiser ». Le tableau des effectifs s’affiche par grade. 2) Vous pouvez aussi en cliquant sur l’un des grades visualiser la liste nominative des agents. 3) Pour imprimer ce tableau, il conviendra d’aller dans le menu « Edition » et de cliquer « Sélectionner tout », clic droit « Copier » puis d’ouvrir une page WORD et de cliquer droit « Coller ». Mettre éventuellement en forme le tableau. Cliquer sur l’un des grades pour afficher la liste nominative des agents dans ce grade

31 Le CDG détermine les possibilités d’avancements d’échelon puis les met à disposition des collectivités en les prévenant par mail. Invitée par mail, la collectivité suit les étapes de préparation : édition de la liste des promouvables, choix des propositions sur l’Extranet carrières et édition du tableau d’avancements. Une fois signé, elle transmet le tableau d’avancements au CDG. Le CDG présente les tableaux d’avancements à la CAP. Après réunion de celle-ci, le CDG informe la collectivité des éventuels avis défavorables et lui retourne le tableau d’avancements visé par la C.A.P. La collectivité édite les arrêtés sur proposition, les signe, et les transmet au CDG. A leur réception, le CDG valide les propositions, qui se transforment ainsi en arrêtés dans la carrière du personnel. La collectivité constate les évolutions de carrière dues aux propositions d’avancement validées. N.B. : Un didacticiel vous expliquera ultérieurement la procédure à suivre.

32 Préparation des avancements d’échelon Les carrières
Le Centre de gestion La collectivité  Détermine les avancements d’échelon Ne voit rien de la préparation des avancements Fixe la date limite de réception des dossiers au CDG et notifie par mail les collectivités affiliées Est prévenue par mail qu’elle peut préparer la C.A.P. sur l’Extranet Edite la liste des promouvables Choisit parmi les propositions avant la date limite de présentation au CDG Edite le tableau d’avancements Organise la réunion de la C.A.P. Signe et transmet le tableau au CDG Informe la collectivité de l’avis de la C.A.P. Le CDG détermine les possibilités d’avancements d’échelon puis les met à disposition des collectivités en les prévenant par mail. Invitée par mail, la collectivité suit les étapes de préparation : édition de la liste des promouvables, choix des propositions sur l’Extranet carrières et édition du tableau d’avancements. Une fois signé, elle transmet le tableau d’avancements au CDG. Le CDG présente les tableaux d’avancements à la CAP. Après réunion de celle-ci, le CDG informe la collectivité des éventuels avis défavorables et lui retourne le tableau d’avancements visé par la C.A.P. La collectivité édite les arrêtés sur proposition, les signe, et les transmet au CDG. A leur réception, le CDG valide les propositions, qui se transforment ainsi en arrêtés dans la carrière du personnel. La collectivité constate les évolutions de carrière dues aux propositions d’avancement validées. N.B. : Un didacticiel vous expliquera ultérieurement la procédure à suivre. Retourne le tableau d’avancements avec avis de la C.A.P. Edite les arrêtés sur proposition Signe et transmet les arrêtés sur proposition au CDG Valide les propositions en arrêtés et génère les changements de situation Constate le changement de situation dans la carrière du personnel

33 Après réception d’un mail du Cdg59, vous pouvez éditer les fiches de notation.
Pour cela, vous devez aller dans l’onglet « Les carrières » puis dans le menu « Editer les fiches de notation » et cliquer sur le lien correspondant.

34 Edition des fiches de notation Les carrières
Cliquer sur le lien Après réception d’un mail du Cdg59, vous pouvez éditer les fiches de notation. Pour cela, vous devez aller dans l’onglet « Les carrières » puis dans le menu « Editer les fiches de notation » et cliquer sur le lien correspondant.

35 Cliquer sur le lien pour éditer les fiches de notation.

36 Cliquer sur le lien « Editer les fiches individuelles de notation »
Edition des fiches de notation Les carrières Cliquer sur le lien pour éditer les fiches de notation. Cliquer sur le lien « Editer les fiches individuelles de notation »

37 Vous pouvez éditer les fiches de notation suivant 4 possibilités :
par catégorie : - A, - B, - ou C - toutes catégories confondues.

38 Cliquer sur le lien souhaité
Edition des fiches de notation Les carrières Vous pouvez éditer les fiches de notation suivant 4 possibilités : par catégorie A, B ou C toutes catégories confondues. Cliquer sur le lien souhaité

39 Une nouvelle boîte de dialogue apparaît
Une nouvelle boîte de dialogue apparaît. Vous pouvez alors cliquer sur le bouton « Ouvrir ». Les fiches de notation (catégorie A, B ou C ou l’ensemble des fiches en fonction du choix effectué auparavant) apparaissent dans WORD. Vous pouvez alors les imprimer. Si vous souhaitez les sauvegarder, vous avez la possibilité d’enregistrer dans WORD ces fiches de notation dans un répertoire par le menu « Fichier/Enregistrer sous ». WORD vous demande de saisir un nom pour ce document.

40 Cliquer sur le bouton « Ouvrir »
Edition des fiches de notation Les carrières Cliquer sur le bouton « Ouvrir » Une nouvelle boîte de dialogue apparaît. Vous pouvez alors cliquer sur le bouton « Ouvrir ». Les fiches de notation (catégorie A, B ou C ou l’ensemble des fiches en fonction du choix effectué auparavant) apparaissent dans WORD. Vous pouvez alors les imprimer. Si vous souhaitez les sauvegarder, vous avez la possibilité d’enregistrer dans WORD ces fiches de notation dans un répertoire par le menu « Fichier/Enregistrer sous ». WORD vous demande de saisir un nom pour ce document.

41 Vous devez maintenant informer le Cdg59 que vous avez édité les fiches de notation.
Pour cela, vous devez retourner dans l’onglet « Les carrières » puis dans le menu « Editer les fiches de notation » et cliquer sur le lien correspondant. De cette façon, le Cdg59 aura connaissance que les fiches de notation ont été éditées et ne vous relancera pas ultérieurement.

42 Edition des fiches de notation Les carrières
Cliquer sur le lien Vous devez maintenant informer le Cdg59 que vous avez édité les fiches de notation. Pour cela, vous devez retourner dans l’onglet « Les carrières » puis dans le menu « Editer les fiches de notation » et cliquer sur le lien correspondant. De cette façon, le Cdg59 aura connaissance que les fiches de notation ont été éditées et ne vous relancera pas ultérieurement.

43 Cocher ainsi la case correspondante.

44 Cocher la case correspondante
Edition des fiches de notation Les carrières Cocher la case correspondante Cocher ainsi la case correspondante.

45 Lorsque les notations ont été établies (vœux des agents, appréciation de l’autorité territoriale, note chiffrée et observation sur les vœux de l’agent), les fiches de notation sont transmises au Cdg59 pour avis de la Commission Administrative Paritaire compétente. Vous devez avertir le Cdg59 de cette transmission par voie postale. Pour cela, vous devez retourner dans l’onglet « Les carrières » puis dans le menu « Editer les fiches de notation » et cliquer sur le lien.

46 Edition des fiches de notation Les carrières
Cliquer sur le lien Lorsque les notations ont été établies (vœux des agents, appréciation de l’autorité territoriale, note chiffrée et observation sur les vœux de l’agent), les fiches de notation sont transmises au Cdg59 pour avis de la Commission Administrative Paritaire compétente. Vous devez avertir le Cdg59 de cette transmission par voie postale. Pour cela, vous devez retourner dans l’onglet « Les carrières » puis dans le menu « Editer les fiches de notation » et cliquer sur le lien.

47 Cocher la case correspondante de façon à ce que le Cdg59 soit averti de la transmission des fiches de notation par voie postale.

48 Cocher la case correspondante
Edition des fiches de notation Les carrières Cocher la case correspondante de façon à ce que le Cdg59 soit averti de la transmission des fiches de notation par voie postale. Cocher la case correspondante

49 Dès réception des fiches de notation visées par la C. A. P
Dès réception des fiches de notation visées par la C.A.P., vous avez la possibilité de saisir, si vous le souhaitez, les notes de vos agents. Pour cela, vous devez retourner dans l’onglet « Les carrières » puis dans le menu « Saisir la notation ». Cliquer ensuite sur le lien correspondant.

50 Saisie des fiches de notation Les carrières
Cliquer sur le lien Dès réception des fiches de notation visées par la C.A.P., vous avez la possibilité de saisir, si vous le souhaitez, les notes de vos agents. Pour cela, vous devez retourner dans l’onglet « Les carrières » puis dans le menu « Saisir la notation ». Cliquer ensuite sur le lien correspondant.

51 Cette page permet la saisie rapide des notes finales des agents.
Elle se fait en liste. 1) S’agissant du groupe hiérarchique, cliquer sur le menu déroulant et effectuer votre choix (par groupe hiérarchique ou tous). 2) S’agissant de la liste d’agents, cliquer sur le menu déroulant et effectuer votre choix. 3) Saisir les notes et éventuellement les appréciations puis cliquer sur le bouton « Enregistrer » pour valider votre saisie. 4) Passer ensuite à la liste d’agents suivante.

52 Saisie des fiches de notation Les carrières
Cliquer sur le menu déroulant et effectuer votre choix Cliquer sur le menu déroulant et effectuer votre choix Saisir les notes Cette page permet la saisie rapide des notes finales des agents. Elle se fait en liste. 1) S’agissant du groupe hiérarchique, cliquer sur le menu déroulant et effectuer votre choix (par groupe hiérarchique ou tous). 2) S’agissant de la liste d’agents, cliquer sur le menu déroulant et effectuer votre choix. 3) Saisir les notes et éventuellement les appréciations puis cliquer sur le bouton « Enregistrer » pour valider votre saisie. 4) Passer ensuite à la liste d’agents suivante. Cliquer sur le bouton « Enregistrer » pour valider les notes

53 Pour accéder à l’Extranet carrières, vous devez ouvrir un compte et compléter ce formulaire sur notre site (partie Conseil/Extranet carrières/demande de création de compte).

54 Modèle du formulaire de demande d’ouverture de compte Extranet carrières
N.B. : Comptes nominatifs : Un compte par utilisateur Pour accéder à l’Extranet carrières, vous devez ouvrir un compte et compléter ce formulaire sur notre site (partie Conseil/Extranet carrières/demande de création de compte).