Formation Microsoft® Office Outlook® 2007

Présentation au sujet: "Formation Microsoft® Office Outlook® 2007"— Transcription de la présentation:

1 Formation Microsoft® Office Outlook® 2007
[Nom de votre société] présente : Formation Microsoft® Office Outlook®  2007 Avant de commencer : Ce cours décrit comment créer et gérer les signatures utilisées dans les messages électroniques Outlook 2007. Si vous recherchez des informations sur les signatures numériques, vous n'êtes pas au bon endroit.. Lorsque vous envoyez un message signé numériquement (en joignant un certificat numérique au message), vous donnez l'assurance au destinataire que vous avez « signé » le contenu du message et que le contenu n'a pas été modifié pendant le transfert.. [Note à l'attention de l'instructeur : Pour obtenir une aide détaillée sur la personnalisation de ce modèle, consultez la toute dernière diapositive. Consultez également le texte supplémentaire de la leçon dans le volet de commentaires de certaines diapositives.] Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

2 Créer des signatures originales pour vos messages électroniques
Sommaire du cours Vue d'ensemble : Un aspect professionnel, un style personnel Leçon 1 : Créer une signature simple Leçon 2 : Donner du style à votre signature Leçon 3 : Des signatures différentes pour des rôles différents Chaque leçon comprend des exercices pratiques ainsi qu'un test rapide. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

3 Vue d'ensemble : Un aspect professionnel, un style personnel
Une signature est un élément fondamental qui a désormais son importance dans notre correspondance. Elle ajoute une touche personnelle et une note de sincérité au message. Les signatures électroniques ont un rôle à jouer pour communiquer ses coordonnées, afficher clairement son identité ou sa société et bien terminer des messages. Dans ce cours, vous découvrirez comment créer et gérer des signatures électroniques dans Outlook 2007. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

4 Créer des signatures originales pour vos messages électroniques
Objectifs du cours Créer vos propres signatures en utilisant du texte, des liens hypertexte, des images ou même une carte de visite électronique Utiliser votre signature dans tous les messages ou seulement lorsque vous le souhaitez Créer différentes signatures pour vos différents rôles ou comptes de messagerie et passer de l'une à l'autre selon vos besoins Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

5 Créer une signature simple
Leçon 1 Créer une signature simple

6 Créer une signature simple
Une signature électronique apparaît à la fin de votre message, à l'image d'une signature dans une lettre. L'élément de signature le plus habituel est la formule de politesse finale. Vous en choisirez une qui soit adaptée au caractère de votre message. Comme vous pouvez appliquer automatiquement à vos messages une signature électronique, aussi simple soit-elle, vous pouvez gagner un peu de temps à la fin de chaque message. « Sincères salutations », « Meilleures salutations » ou « Merci » sont des exemples de formules de politesse. Une signature électronique simple peut se limiter à « Merci », à votre nom ou à vos initiales uniquement. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

7 Que peut contenir une signature électronique ?
Outre la formule de politesse de fin, votre signature peut contenir des informations vous concernant. Pour la correspondance professionnelle, de nombreux utilisateurs incluent leurs coordonnées professionnelles, afin que leurs clients et partenaires puissent les contacter facilement. Votre signature peut également comporter un message marketing ou même votre citation préférée pour créer un effet humoristique ou pour exprimer des valeurs qui vous sont chères. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

8 Que peut contenir une signature électronique ?
Outre la formule de politesse de fin, votre signature peut contenir des informations vous concernant. Une signature électronique simple peut inclure les éléments suivants : Votre nom Votre fonction L'adresse et le numéro de téléphone de votre lieu de travail Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

9 Que peut contenir une signature électronique ?
Outre la formule de politesse de fin, votre signature peut contenir des informations vous concernant. Vous pouvez aussi inclure des éléments plus recherchés dans votre signature : Conseil : les images, les photos et les images clipart peuvent ralentir la remise des messages. Si vous ajoutez une image, veillez à ce que la taille du fichier ne dépasse pas 100 Ko si possible. La prochaine leçon décrit plus en détail les éléments fantaisie que vous pouvez inclure dans votre signature. Votre adresse de messagerie ou de site Web sous forme de lien hypertexte Un objet graphique, comme une image représentant votre signature manuscrite, le logo de votre société ou votre photo Une carte de visite électronique Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

10 Que peut contenir une signature électronique ?
En décidant du contenu de votre signature, n'oubliez pas qu'il vaut mieux qu'elle soit aussi simple que possible. Les informations importantes pourront ainsi être facilement identifiées. N'ennuyez pas vos correspondants avec une signature trop longue ou extravagante. De même, réfléchissez à qui sont vos correspondants avant d'inclure des informations personnelles, telles que votre adresse physique ou numéro de téléphone. Autant éviter de recevoir des appels téléphoniques indésirables d'inconnus. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

11 Commencer à créer votre signature
Il faut peu de temps pour créer une signature. Pour créer et modifier une signature, vous devez utiliser la boîte de dialogue Signatures et thème.  Vous pouvez facilement y accéder à partir d'un nouveau message en cliquant sur la flèche sous le bouton Signature, puis sur Signatures, comme le montre l'image. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

12 Créer des signatures originales pour vos messages électroniques
Nommer la signature La première étape de la création d'une signature consiste à lui donner un nom. Commencez par cliquer sur Nouveau et tapez le nom choisi dans la boîte de dialogue Nouvelle signature. Vous pouvez donner à votre signature votre nom, l'intituler « Ma signature professionnelle » ou choisir le nom que vous voulez. Si vous avez l'intention de créer plusieurs signatures, vous avez intérêt à leur attribuer des noms plus évocateurs pour savoir laquelle utiliser : « Professionnelle (simple) », « Professionnelle (complète) », « Personnelle (équipe de foot) », etc. Vous découvrirez plus en détail comment créer plusieurs signatures dans la dernière leçon du cours. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

13 Lui donner l'aspect voulu
Une fois que vous avez donné un nom à votre signature, vous pouvez la créer. L'image illustre les étapes à suivre pour créer une signature simple. Tapez votre texte dans la zone de texte. Spécifiez des éléments de conception de base de votre signature, tels que la police et la taille de police à utiliser. Choisissez une couleur si vous le souhaitez. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

14 Lui donner l'aspect voulu
Pour une petite touche d'originalité, vous pouvez appliquer différentes mises en forme aux lignes de votre signature. Ici, par exemple, le nom de Pia Lund est dans une autre couleur que le reste du texte. Une fois que vous êtes satisfait du résultat, cliquez sur Enregistrer. Voilà, vous avez maintenant une signature prête à l'emploi. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

15 Lui donner l'aspect voulu
Modifier votre signature Une fois que vous avez créé une signature, vous pouvez la modifier facilement. Pour la modifier uniquement dans un message particulier, faites-le directement dans ce message, comme vous le feriez pour du texte ordinaire. Pour modifier la signature enregistrée, vous devez retourner dans la boîte de dialogue Signatures et thème pour y apporter vos modifications. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

16 Appliquer automatiquement votre signature
Lorsque vous créez votre première signature, Outlook en fait votre signature par défaut et l'applique automatiquement à tous les nouveaux messages. Pour utiliser votre nouvelle signature, il vous suffit donc de créer des messages. Elle apparaîtra dans chaque nouveau message créé. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

17 Appliquer automatiquement votre signature
Si vous avez créé plusieurs signatures, vous pouvez savoir quelle est la signature par défaut en allant dans la boîte de dialogue Signatures et thème. La signature par défaut apparaît en regard de Nouveaux messages sous Choisir une signature par défaut. L'image montre un exemple de signature nommée Ma signature professionnelle qui est automatiquement utilisée pour les nouveaux messages. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

18 Utiliser votre signature quand vous le décidez
Si vous préférez ajouter votre signature au cas par cas, c'est-à-dire si vous ne voulez pas qu'une signature soit ajoutée automatiquement aux nouveaux messages, vous pouvez modifier vos paramètres dans Outlook. Dans la boîte de dialogue Signatures et thème, cliquez sur (aucune) dans la liste Nouveaux messages, sous Choisir une signature par défaut. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

19 Utiliser votre signature quand vous le décidez
Si vous préférez ajouter votre signature au cas par cas, c'est-à-dire si vous ne voulez pas qu'une signature soit ajoutée automatiquement aux nouveaux messages, vous pouvez modifier vos paramètres dans Outlook. Ensuite, pour ajouter une signature à votre message, utilisez le bouton Signature du ruban, dans le groupe Inclure. Notez qu'une fois que votre signature a été insérée dans un message, vous pouvez la supprimer à tout moment en la sélectionnant et en appuyant sur la touche SUPPR. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

20 Ce que le destinataire verra
Après avoir créé une signature et commencé à l'utiliser, vous vous demanderez peut-être si tous vos destinataires la voient de la même façon. Ce n'est sans doute pas le cas. Vos correspondants verront votre signature différemment selon le programme qu'ils utilisent pour lire leurs messages électroniques et la façon dont ils l'ont paramétré. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

21 Ce que le destinataire verra
Voici deux cas de figure dans lesquels ce que vous envoyez peut différer de ce que le destinataire voit : Le destinataire lit le courrier électronique au format Texte brut.    Au format Texte brut (texte seulement), les couleurs et autres effets fantaisie peuvent ne pas être visibles. Par conséquent, lorsque vous concevez votre signature, essayez toujours d'imaginer à quoi elle va ressembler au format texte brut. L'image à droite illustre ce scénario. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

22 Ce que le destinataire verra
Voici deux cas de figure dans lesquels ce que vous envoyez peut différer de ce que le destinataire voit. Le destinataire ne dispose pas de la police que vous avez utilisée dans votre signature. Étant donné que vous ne pouvez pas savoir de quelles polices disposent tous vos destinataires, il est préférable de vous en tenir aux polices de base fournies avec Microsoft® Windows®, telles que Arial, Verdana®, Times New Roman et Courier. L'aide-mémoire qui se trouve à la fin de ce cours contient un lien vers des informations complémentaires sur le choix des polices. Les polices ne sont pas incorporées dans votre message. Pour que la police que vous avez utilisée soit visible, elle doit être installée sur l'ordinateur du destinataire. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

23 Créer des signatures originales pour vos messages électroniques
Exercices pratiques Créer une signature Définir la signature par défaut Modifier une signature Supprimer une signature [Note à l'attention de l'instructeur : si Outlook 2007 est installé sur votre ordinateur, cliquez sur le lien de la diapositive pour accéder aux exercices pratiques en ligne. Vous pouvez réaliser tous ces exercices dans Outlook à l'aide des procédures qui vous sont données. Important : si Outlook 2007 n'est pas installé sur votre ordinateur, vous n'aurez pas accès aux procédures des exercices pratiques.] Exercices pratiques en ligne (Outlook 2007 requis) Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

24 Créer des signatures originales pour vos messages électroniques
Test 1, question 1 En quoi une signature électronique est-elle vraiment utile ? (Une réponse possible) Elle assure à vos destinataires que le message provient bien de vous et qu'il n'a pas été modifié. Elle vous permet de donner automatiquement un aspect soigné à vos messages en incluant des éléments familiers comme une formule de politesse standard, votre nom et votre numéro de téléphone. Elle empêche les destinataires de transférer votre message. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

25 Test 1, question 1 : Réponse
Elle vous permet de donner automatiquement un aspect soigné à vos messages en incluant des éléments familiers comme une formule de politesse standard, votre nom et votre numéro de téléphone. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

26 Créer des signatures originales pour vos messages électroniques
Test 1, question 2 Lorsque vous créez votre première signature électronique, celle-ci est automatiquement appliquée à tous les nouveaux messages. (Une réponse possible) Vrai. Faux. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

27 Test 1, question 2 : Réponse
Vrai. Une nouvelle signature électronique est appliquée par défaut aux nouveaux messages sauf si vous modifiez vos paramètres. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

28 Créer des signatures originales pour vos messages électroniques
Test 1, question 3 Les effets fantaisie appliqués à votre signature, comme une plus grosse police ou des couleurs, ne seront pas visibles pour les destinataires qui reçoivent leur courrier électronique dans quel format ? (Une réponse possible) Texte brut. RTF. HTML. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

29 Test 1, question 3 : Réponse
Texte brut Si le programme de messagerie du destinataire est configuré pour afficher les messages uniquement au format Texte brut, cette personne verra une version très simple de votre signature. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

30 Donner du style à votre signature
Leçon 2 Donner du style à votre signature

31 Donner du style à votre signature
Dans la leçon précédente, vous avez appris à créer une signature simple en utilisant du texte et des effets de mise en forme. C'est un bon début. Mais maintenant, ajoutons-y un peu de fantaisie. Précisons que fantaisie ne rime pas avec futilité. Un élément « fantaisie » bien placé, comme un lien hypertexte ou une image (le logo de votre société ou une photo professionnelle de vous), peut considérablement augmenter l'efficacité de votre signature. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

32 Utiliser des images et des liens hypertexte
Les images et les liens hypertexte ajoutent des informations à votre signature électronique. L'insertion d'une image dans votre signature n'est pas une simple touche de fantaisie. Par exemple, une photo de vous ou le logo de votre société peut permettre à vos clients de facilement vous identifier, vous ou votre société. Pour ajouter une image, cliquez sur le bouton Image dans la boîte de dialogue Signatures et thème. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

33 Utiliser des images et des liens hypertexte
Les images et les liens hypertexteajoutent des informations à votre signature électronique. Si votre image est trop grande ou trop petite, vous devrez la redimensionner avant de l'insérer dans votre signature. Vous ne pouvez pas redimensionner les images dans la zone Modifier la signature. Le redimensionnement d'images sera traité plus loin dans cette leçon. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

34 Utiliser des images et des liens hypertexte
Les images et les liens hypertexte ajoutent des informations à votre signature électronique. Un lien hypertexte peut aussi ajouter un intérêt supplémentaire à votre signature. Par exemple, vous pouvez en utiliser un pour faire la promotion du site Web de votre société ou pour orienter les destinataires vers une adresse électronique spécifique. Pour ajouter un lien hypertexte, cliquez sur le bouton Lien hypertexte dans la boîte de dialogue Signatures et thème. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

35 Mise en page et conception avancées dans le corps du message
Vous n'arrivez pas à donner exactement à votre signature l'aspect voulu à l'aide des outils disponibles dans la boîte de dialogue Signatures et thème ? Voici un conseil. Créez la signature dans le corps du message électronique, puis copiez/collez-la dans la zone Modifier la signature de la boîte de dialogue Signatures et thème. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

36 Mise en page et conception avancées dans le corps du message
L'éditeur Outlook étant basé sur Microsoft Office Word, de nombreuses fonctionnalités Word sont disponibles dans Outlook : utilisez-les pour donner du style à votre signature. Voici quelques exemples de ce que vous pouvez faire : Exemples d'utilisation d'un tableau pour la mise en page : vous pouvez utiliser différentes cellules du tableau pour différents alignements de texte ou même appliquer un arrière-plan contrasté à une partie ou à la totalité du tableau. Exemples d'utilisation de symboles : vous pouvez utiliser un téléphone pour indiquer le numéro de votre ligne fixe et une imprimante pour votre numéro de télécopie. Utilisez un tableau pour la mise en page. Un tableau vous permettra de mieux positionner et aligner chaque élément de votre signature. Insérez des symboles. Vous pouvez ajouter des symboles pour identifier certains éléments textuels de votre signature. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

37 Mise en page et conception avancées dans le corps du message
L'éditeur Outlook étant basé sur Microsoft Office Word, de nombreuses fonctionnalités Word sont disponibles dans Outlook : utilisez-les pour donner du style à votre signature. Voici quelques exemples de ce que vous pouvez faire : Autres remarques sur le redimensionnement et la mise en forme d'images : vous pouvez également rogner des images, les faire pivoter, les convertir en noir et blanc si elles sont en couleurs, et bien plus encore. L'aide-mémoire qui se trouve à la fin de ce cours contient des liens vers les étapes à suivre pour effectuer les tâches indiquées sur cette diapositive et la précédente. Redimensionnez et mettez en forme les images. Vous ne pouvez pas redimensionner des images directement dans la boîte de dialogue Signatures et thème mais vous pouvez le faire dans l'éditeur Outlook. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

38 Mise en page et conception avancées dans le corps du message
Comme vous pouvez le voir, vous pouvez vraiment donner du style à votre signature. Bien entendu, c'est vous qui choisissez jusqu'où aller. L'éditeur Outlook propose de nombreuses options pour mettre en forme une signature, mais n'oubliez pas que la simplicité a souvent du bon. Si vous décidez de préparer votre signature dans l'éditeur Outlook, veillez à ne pas en faire trop. Remarque : vous pouvez concevoir votre signature dans n'importe quel programme compatible HTML, comme Microsoft Office Word, copier le résultat dans ce programme pour le coller ensuite dans la zone Modifier la signature de la boîte de dialogue Signatures et thème. Si dans les précédentes versions d'Outlook vous utilisiez le programme d'édition avancée pour modifier les signatures, vous pouvez utiliser à la place cette méthode de copier-coller. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

39 Utiliser une signature manuscrite
L'insertion d'une signature manuscrite est une manière ingénieuse de rendre votre signature électronique réellement personnelle. Pour ce faire, vous pouvez utiliser un Tablet PC ou créer une image de votre signature. Ces méthodes sont traitées plus en détail dans les prochaines diapositives. Remarque : si vous décidez d'ajouter une signature manuscrite, il est conseillé de ne pas utiliser celle que vous utilisez pour signer vos documents légaux. Votre prénom ou vos initiales devraient suffire pour le courrier électronique. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

40 Utiliser une signature manuscrite
Utiliser un Tablet PC Si vous avez un Tablet PC ou tout autre appareil équipé d'un stylet, vous pouvez écrire votre signature à la main. La signature figurant dans l'exemple a été créée à l'aide d'un Tablet PC. Pour la recréer, commencez par écrire la signature dans un message. Sélectionnez-la et copiez-la, puis collez-la dans la zone Modifier la signature de la boîte de dialogue Signatures et thème. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

41 Utiliser une signature manuscrite
Créer une image de votre signature Si vous ne disposez pas d'un appareil pourvu d'un stylet, il existe d'autres moyens moins conventionnels pour créer l'effet d'une signature manuscrite. Par exemple, si vous avez un scanneur, vous pouvez utiliser un crayon ordinaire et du papier pour écrire votre signature, la numériser et utiliser cette image dans votre signature électronique. Sinon, si vous pouvez recevoir des télécopies sur votre ordinateur, envoyez-vous une télécopie sur laquelle figure votre signature. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

42 Utiliser une signature manuscrite
Créer une image de votre signature Si vous ne disposez pas d'un appareil pourvu d'un stylet, il existe d'autres moyens moins conventionnels pour créer l'effet d'une signature manuscrite. Une fois que vous avez votre image, vous pouvez la redimensionner, puis utiliser le bouton Image dans la zone Modifier la signature de la boîte de dialogue Signatures et thème pour insérer l'image dans la signature. Rappel : les personnes qui reçoivent leurs messages au format Texte brut ne verront pas l'image de votre signature manuscrite. Si vous êtes en contact avec des personnes qui sont dans ce cas, assurez-vous que votre nom apparaît aussi sous forme de texte. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

43 Utiliser une carte de visite électronique
Les cartes de visite électroniques sont une nouveauté dans Outlook 2007. Extensions des Contacts, elles vous permettent de communiquer facilement vos coordonnées. Pour créer votre carte de visite électronique, il vous suffit d'accéder aux Contacts et de créer un contact à votre nom. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

44 Utiliser une carte de visite électronique
Les cartes de visite électroniques sont une nouveauté dans Outlook 2007. Extensions des Contacts, elles vous permettent de communiquer facilement vos coordonnées. Une fois que vous avez créé un contact à votre nom, vous possédez votre propre carte de visite, que vous pouvez ensuite inclure dans votre signature électronique. Cliquez simplement sur le bouton Carte de visite dans la boîte de dialogue Signatures et thème, comme le montre l'image. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

45 Utiliser une carte de visite électronique
Une carte de visite électronique apportera une touche professionnelle à votre signature. En outre, vos destinataires peuvent facilement enregistrer vos coordonnées dans leurs contacts car une carte de visite électronique comporte deux éléments : une image et un fichier vCard. Avec un fichier vCard, les destinataires pourront enregistrer facilement les coordonnées associées à la carte même s'ils n'utilisent pas Outlook 2007. vCard est la norme Internet pour l'envoi et la réception de coordonnées. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

46 En manque d'inspiration ? Téléchargez un modèle
Pour donner une apparence vraiment professionnelle à votre signature électronique, il vous suffit de commencer par en copier une que vous aimez tout particulièrement et de remplacer ensuite les informations qui y figurent par les vôtres. Vous pouvez utiliser pour cela n'importe quelle signature qui vous a été envoyée. Vous pouvez aussi télécharger et utiliser le modèle de signatures disponible dans la section Modèles du site Microsoft Office Online. L'aide-mémoire qui se trouve à la fin de ce cours contient un lien vers le modèle pour que vous puissiez y accéder facilement. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

47 Créer des signatures originales pour vos messages électroniques
Exercices pratiques Ajouter des effets fantaisie à une signature Copier et coller une signature Créer une signature avec une image et un lien hypertexte [Note à l'attention de l'instructeur : si Outlook 2007 est installé sur votre ordinateur, cliquez sur le lien de la diapositive pour accéder aux exercices pratiques en ligne. Vous pouvez réaliser tous ces exercices dans Outlook à l'aide des procédures qui vous sont données. Important : si Outlook 2007 n'est pas installé sur votre ordinateur, vous n'aurez pas accès aux procédures des exercices pratiques.] Exercices pratiques en ligne (Outlook 2007 requis) Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

48 Créer des signatures originales pour vos messages électroniques
Test 2, question 1 Quel élément fantaisie inclus dans une signature permet à un destinataire d'enregistrer des informations de contact directement dans son dossier Contacts ? (Une réponse possible) Un lien hypertexte. Un logo de société. Une carte de visite électronique. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

49 Test 2, question 1 : Réponse
Une carte de visite électronique. Une carte de visite électronique contient un fichier vCard qui peut facilement être enregistré dans le dossier Contacts. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

50 Créer des signatures originales pour vos messages électroniques
Test 2, question 2 Il est possible de redimensionner une image directement dans la boîte de dialogue Signatures et thème. (Une réponse possible) Vrai. Faux. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

51 Test 2, question 2 : Réponse
Faux. Commencez par redimensionner votre image, enregistrez-la, puis ajoutez-la à votre signature. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

52 Créer des signatures originales pour vos messages électroniques
Test 2, question 3 Vous êtes en manque d'inspiration. Comment pouvez-vous rapidement et à moindre prix créer une signature fantaisie à l'aspect professionnel ? (Une réponse possible) Faire appel à un graphiste. Télécharger un modèle dans la section Modèles du site Microsoft Office Online. Suivre un cours de graphisme. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

53 Test 2, question 3 : Réponse
Télécharger un modèle dans la section Modèles du site Microsoft Office Online. Sur le site Modèles, vous pourrez trouver des exemples de signatures électroniques en quelques clics. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

54 Des signatures différentes pour des rôles différents
Leçon 3 Des signatures différentes pour des rôles différents

55 Des signatures différentes pour des rôles différents
Au cours d'une même journée, vous utiliserez votre messagerie électronique pour faire différentes choses. Votre correspondance peut être aussi bien personnelle que professionnelle. Vous pouvez créer autant de signatures que vous le souhaitez, puis les utiliser en fonction de l'objet de votre message. Qui plus est, vous pouvez facilement changer de signature même lorsque vous êtes en train d'écrire un message. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

56 Créer plusieurs signatures
C'est très simple. Il vous suffit de cliquer sur le bouton Nouveau dans la boîte de dialogue Signatures et thème, de nommer la nouvelle signature et de taper (ou coller) ce que vous voulez dans la zone Modifier la signature . Comme vous pouvez le voir dans l'image, votre collection de signatures est répertoriée dans la liste Sélectionner la signature à modifier. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

57 Basculer vers une autre signature dans un message
Il peut vous arriver de vouloir changer de signature pendant que vous êtes en train d'écrire un message. Par exemple : Vous utilisez peut-être dans le cadre de votre travail une signature officielle contenant vos coordonnées professionnelles. Lorsque vous envoyez un message à des collègues que vous connaissez bien, vous préférerez peut-être utiliser une signature plus simple. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

58 Basculer vers une autre signature dans un message
Il peut vous arriver de vouloir changer de signature pendant que vous êtes en train d'écrire un message. Par exemple : Lorsque vous correspondez avec un nouveau client, vous pouvez avoir envie d'utiliser une signature un peu plus accrocheuse. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

59 Basculer vers une autre signature dans un message
Vous pouvez facilement changer de signature dans un message que vous êtes en train de rédiger. Il vous suffit de cliquer sur la flèche qui se trouve sur le bouton Signature en haut de votre message. Vous pouvez également, comme montré dans l'image, cliquer avec le bouton droit sur la signature puis choisir une autre signature dans la liste. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

60 Différentes signatures pour les réponses et les transferts
Lorsque vous transférez ou répondez à un message, peut-être voudrez-vous utiliser une autre signature que celle que vous utilisez pour les nouveaux messages. Par exemple, pour les nouveaux messages, vous pouvez utiliser une signature stylisée avec une image et des liens hypertexte. En revanche, pour les réponses et les transferts, une signature plus simple ne comportant que du texte réduira la taille du message et son délai de remise. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

61 Différentes signatures pour les réponses et les transferts
Il peut vous arriver de vouloir utiliser une autre signature pour répondre à un message ou pour le transférer que celle que vous utilisez pour les nouveaux messages. Comme vous pouvez le voir ici, vous pouvez facilement le faire en sélectionnant une signature dans la liste Réponses/transferts sous Choisir une signature par défaut. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

62 Des signatures différentes pour des comptes de messagerie différents
Si vous utilisez plusieurs comptes de messagerie dans Outlook, il peut être judicieux d'affecter une signature différente à chaque compte. Pourquoi ? Parce que vous utilisez peut-être ces comptes dans des contextes très différents. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

63 Des signatures différentes pour des comptes de messagerie différents
Regardez l'image ci- contre. Pour son compte Microsoft Exchange Server (sa messagerie professionnelle chez Contoso, Ltd.), Pia Lund utilise la signature Ma signature professionnelle. Elle utilise une signature Simple avec citation personnelle pour un autre compte qu'elle utilise essentiellement pour ses messages personnels. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

64 Des signatures différentes pour des comptes de messagerie différents
Quel que soit le nombre de signatures créées, Outlook utilise uniquement celles que vous avez attribuées. À tout moment, si vous souhaitez cesser d'utiliser une signature sur un compte spécifique, il vous suffit de définir vos options de signature sur (aucune) . Pour savoir comment configurer Outlook pour utiliser plusieurs comptes de messagerie, reportez-vous à l'aide-mémoire à la fin de ce cours, qui contient un lien vers des informations complémentaires. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

65 Créer des signatures originales pour vos messages électroniques
Exercices pratiques Basculer vers une autre signature Affecter des signatures différentes à des comptes de messagerie différents [Note à l'attention de l'instructeur : si Outlook 2007 est installé sur votre ordinateur, cliquez sur le lien de la diapositive pour accéder aux exercices pratiques en ligne. Vous pouvez réaliser tous ces exercices dans Outlook à l'aide des procédures qui vous sont données. Important : si Outlook 2007 n'est pas installé sur votre ordinateur, vous n'aurez pas accès aux procédures des exercices pratiques.] Exercices pratiques en ligne (Outlook 2007 requis) Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

66 Créer des signatures originales pour vos messages électroniques
Test 3, question 1 Combien de signatures électroniques pouvez-vous créer dans Outlook 2007 ? (Une réponse possible) Une. Une pour chacun de vos comptes de messagerie. Autant que vous voulez. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

67 Test 3, question 1 : Réponse
Autant que vous voulez. Vous pouvez créer des signatures simples ou stylisées, professionnelles ou personnelles. Le nombre que vous créez dépend uniquement de vous. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

68 Créer des signatures originales pour vos messages électroniques
Test 3, question 2 Que devez-vous faire pour basculer vers une autre signature dans un message ? (Une bonne réponse) Supprimer la signature par défaut, puis copier et coller la nouvelle à partir d'un autre message. Changer la signature dans la boîte de dialogue Signatures et thème. Utiliser le bouton Signature du ruban et sélectionner une autre signature dans la liste. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

69 Test 3, question 2 : Réponse
Utiliser le bouton Signature du ruban et sélectionner une autre signature dans la liste. Si vous avez créé plusieurs signatures, vous pourrez choisir n'importe laquelle d'entre elles en cliquant sur la flèche qui se trouve sous le bouton Signature du ruban et en sélectionnant celle qui vous intéresse dans la liste. Vous pouvez aussi cliquer directement avec le bouton droit sur la signature pour afficher cette même liste. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

70 Créer des signatures originales pour vos messages électroniques
Test 3, question 3 Vous devez utiliser la même signature pour les nouveaux messages que pour les réponses et les transferts. (Une réponse possible) Vrai. Faux. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

71 Test 3, question 3 : Réponse
Faux. Vous pouvez utiliser n'importe quelle signature de votre choix. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

72 Créer des signatures originales pour vos messages électroniques
Aide-mémoire Pour obtenir un résumé des tâches présentées dans ce cours, consultez l'aide-mémoire. Créer des signatures originales pour vos messages électroniques

73 UTILISATION DE CE MODÈLE
Ce modèle Microsoft Office PowerPoint® propose du matériel de formation relatif à la création et la gestion de signatures électroniques dans Outlook 2007. Vous pouvez le présenter à un groupe et le personnaliser selon vos besoins. Le contenu de ce modèle est tiré et adapté du cours de formation Microsoft Office Online intitulé « Créer des signatures originales pour vos messages électroniques ». Contenu du modèle Diapositive de titre : dans la toute première diapositive, tapez le nom de votre société dans l'espace réservé à cet effet. Vous pouvez également supprimer cette zone de texte si elle ne vous intéresse pas. Animations : des effets d'animation personnalisés sont appliqués tout au long de la présentation. Ces effets incluent Sortie furtive, Étirer, Dissolution et Damier. Tous ces effets fonctionnent dans les versions précédentes à compter de Microsoft PowerPoint 2000. Pour les modifier, accédez au menu Diaporama, cliquez sur Personnaliser l'animation, puis utilisez les options qui apparaissent. Si cette présentation contient une animation Macromedia Flash : pour lire le fichier Flash, vous devez enregistrer un contrôle Microsoft ActiveX® , appelé Shockwave Flash Object, sur votre ordinateur. Pour ce faire, téléchargez la dernière version de Macromedia Flash Player à partir du site Web Macromedia. Transitions : la transition Balayage est appliquée tout au long du diaporama. Pour changer de transition, accédez au menu Diaporama, cliquez sur Transition, puis utilisez les options qui apparaissent. Liens hypertexte vers le cours en ligne : Ce modèle contient des liens vers la version en ligne de cette formation. Ces liens vous permettent d'accéder aux exercices pratiques de chaque leçon et à l'aide-mémoire publié pour ce cours. Remarque : Outlook 2007 doit être installé pour que vous puissiez afficher les exercices pratiques. Si Outlook 2007 n'est pas installé sur votre ordinateur, vous n'aurez pas accès aux procédures des exercices pratiques. En-têtes et pieds de page : Le modèle contient un pied de page mentionnant le titre du cours. Vous pouvez changer ou supprimer les pieds de page dans la boîte de dialogue En-tête et pied de page (qui s'ouvre à partir du menu Affichage). UTILISATION DE CE MODÈLE Consultez le volet Commentaires ou affichez les pages de commentaires dans leur intégralité (onglet Affichage) pour obtenir une aide détaillée sur ce modèle.