Du côte des DIRECTEURS.

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1 Du côte des DIRECTEURS

2 LA DIRECTION DES TRAVAUX
Travaux, Réparations, Entretiens: un moyen simple et efficace d’enregistrer votre demande : cliquez ici ! Pourquoi utiliser ce site Internet? La Direction de l’Education, la DGTB, la Direction de la Construction, la SVP…. Qui fait quoi ??? Pour accéder au récapitulatif de vos demandes 

3 Pour passer une demande
Page d’accès Présentation des avantages du site Internet Diagramme de qui fait quoi à la Ville de Lyon Pour accéder directement au récapitulatif de ses demandes

4 Vous allez être diriger vers le bon interlocuteur !
Bienvenue sur le site en ligne des traitements de toutes vos demandes de travaux ! Identification: N° de votre établissement: Votre demande concerne: Maternelle Elémentaire Gymnase Restauration Scolaire Recherche: Mot clé concernant votre demande (ex: robinetterie) Votre demande est localisée dans un bâtiment construit il y a moins d’un an URGENT Les demandes urgentes concernent: fuites d’eau, panne d’électricité, de chauffage, … Vous allez être diriger vers le bon interlocuteur !

5 Gymnase URGENT Identification: N° de votre établissement:
Dans certains cas, un numéro est associé à la fois à la maternelle et à l’élémentaire, alors qu’il y a deux directeurs différents chacun Liste déroulante des numéros, avec le nom de l’établissement à côté, afin de réduire les erreurs. Ce numéro est remplacé par le numéro qu’utilise la Direction de l’Education, pour les utilisateurs de la ville de Lyon Identification: N° de votre établissement: Votre demande concerne: Maternelle Elémentaire Gymnase Restauration Scolaire Cet encart est créé pour classer les demandes afin de les affecter au service correspondant. Les mots clés sont classés dans 5 catégories : Véronique/entretien – Stéphane/entretien – Gaëlle/autres. Recherche: Mot clé concernant votre demande (ex: robinetterie) Votre demande est localisée dans un bâtiment construit il y a moins d’un an Si cette case est cochée, les utilisateurs seront redirigés vers la Construction via l’Education, au lieur de la SVP URGENT Les demandes urgentes concernent: fuites d’eau, panne d’électricité, de chauffage, … Si la demande ne concerne pas un bâtiment neuf,en cliquant sur urgent, le client est redirigé sur la page SVP

6 Pages d’enregistrement des demandes
Les Travaux: Pages d’enregistrement des demandes L’hygiène et la sécurité Mot clé de Véronique Mot clé de Stéphane Le secrétariat: Mot clé inconnu La direction de la Construction: Le SVP:

7 Bonjour Madame Dupont ! Votre demande concerne le service des travaux de la Direction de l’Education, elle sera suivie par Véronique Poncin-Luciani, responsable des travaux (voir rubrique Qui fait quoi??). Merci de remplir le formulaire ci-après: FORMULAIRE: FORMULAIRE: Description précise du lieu d’intervention (bâtiment, étage, salle, endroit précis): Description précise du lieu d’intervention (bâtiment, étage, salle, endroit précis): Nature de la demande: Nature de la demande: Ma demande met en jeu la sécurité des enfants Ma demande met en jeu la sécurité des enfants

8 Bonjour Madame Dupont ! Votre demande concerne le service Travaux de la Direction de l’Education, elle sera suivie par Stéphane Bayeul, responsable Hygiène et Sécurité (voir rubrique Qui fait quoi??). Merci de remplir le formulaire ci-après: FORMULAIRE: FORMULAIRE: Description précise du lieu d’intervention (bâtiment, étage, salle, endroit précis): Description précise du lieu d’intervention (bâtiment, étage, salle, endroit précis): Nature de la demande: Nature de la demande: Ma demande met en jeu la sécurité des enfants Ma demande met en jeu la sécurité des enfants

9 Bonjour Madame Dupont ! Toutes vos demandes concernent la Direction de la Construction, car votre établissement est neuf depuis moins d’un an, il est sous garantie. Cependant, votre demande sera suivie par la responsable du service Travaux de la direction de l’Education: Isabelle Guillet (voir rubrique Qui fait quoi??). Merci de remplir le formulaire ci-après: FORMULAIRE: FORMULAIRE: Description précise du lieu d’intervention (bâtiment, étage, salle, endroit précis): Description précise du lieu d’intervention (bâtiment, étage, salle, endroit précis): Nature de la demande: Nature de la demande: Ma demande met en jeu la sécurité des enfants Ma demande met en jeu la sécurité des enfants

10 Bonjour Monsieur …..! Votre demande va être traitée par le secrétariat du service Travaux de la Direction de l’Education. Gaëlle Marano transmettra votre demande à la personne concernée. Merci de remplir le formulaire ci-après: FORMULAIRE: Description précise du lieu d’intervention (bâtiment, étage, salle, endroit précis): Nature de la demande: Ma demande met en jeu la sécurité des enfants

11 Bonjour Madame Dupont! Les demandes urgentes sont traitées par la DGTB (voir rubrique Qui fait quoi??). Pour que votre demande soit traitée téléphonez au SVP (Call Center de la DGTB) Afin que: - votre demande soit inscrite dans votre page perso « suivi des mes demandes » - que le service de l’Education soit informé de celle-ci, Merci de remplir le formulaire ci-dessous: FORMULAIRE: FORMULAIRE: Nature de la demande: Description précise du lieu d’intervention (bâtiment, étage, salle, endroit précis): Nature de la demande: Ma demande met en jeu la sécurité des enfants

12 Pour accéder au récapitulatif de vos demandes 
Votre demande a bien été prise en compte par le service de l’Education qui vous informera d’ici une semaines, de sa réponse. Votre demande, ainsi que sa réponse seront inscrites dans votre pages perso. En passant par le site Internet, votre demande est traitée plus rapidement et plus efficacement! Pour accéder au récapitulatif de vos demandes 

13 Pour accéder au récapitulatif de vos demandes 
Votre demande a bien été prise en compte par le service de l’Education qui vous informera d’ici une semaines, de sa réponse. Votre demande, ainsi que sa réponse seront inscrites dans votre pages perso. En passant par le site Internet, votre demande est traitée plus rapidement et plus efficacement! A la suite du formulaire SVP, le texte sera plutôt « votre demande est inscrite dans votre page perso ». Pour accéder au récapitulatif de vos demandes 

14 Votre page perso « récapitulatif de vos demandes »
Demandes en cours: IMPRIMER Date de la demande Nature de la demande Interlocuteur Réponse de votre interlocuteur Date de l’intervention Faîte 18/03/06 Véronique Poncin-Luciani __/__/__ 01/03/06 En attente SVP Par téléphone 01/02/06 Nous aimerions construire une deuxième salle d’ordinateurs. Isabelle Guillet Leurs fonctions le 10/02/06 Il nous faudrait une nouvelle boîte aux lettres Notre agent passera poser la boîte aux lettres la semaine prochaine, je vous transmet la date exact dès que possible Il manque toujours 4 toilettes à l’étage dans le nouveau bâtiment Fuite d’eau dans la cuisine le 03/02/06 Demande différée Je soumettrai votre demande lors de la prochaine réunion de mandat, mais je ne pense pas que cela sera possible. Réunion mandat du 10/12/07 J’aurais besoin que l’on répare le rideaux de mon bureau. La tringle est tombée. ATTENTION votre demande ne concerne pas le SVP, elle a donc été transférée à Véronique Poncin-Luciani qui vous répondra d’ici une semaine Transférée à Véronique Poncin Pour accéder à l’historique de vos demandes cliquer ici

15 Ne peut pas être réalisée
Votre page perso « historique de vos demandes » IMPRIMER Date de la demande Nature de la demande Interlocuteur Réponse de votre interlocuteur intervention Fait le 10/10/06 le 10/02/06 Ne peut pas être réalisée

16 Du côté du SERVICE DES TRAVAUX

17 Page d’enregistrement des demandes
Page de Véronique: Les Travaux: Si le mot inscrit par le directeur est répertorié dans la liste de mots clés de Véronique, c’est Véronique qui reçoit la demande dans sa boîte. Elle est donc chargée de répondre et de s’occuper de l’intervention. Page de Stéphane: L’hygiène et la sécurité Si le mot inscrit par le directeur est répertorié dans la liste de mots clés de Stéphane, c’est Stéphane qui reçoit la demande dans sa boîte. Il est donc chargé de répondre et de s’occuper de l’intervention. Page d’enregistrement des demandes Si le mot clé n’est pas répertorié dans les listes de Véronique et Stéphane, la demande est redirigée vers la boîte de Gaëlle qui le transférera vers la boîte concernée. Page de Gaëlle: Le secrétariat: Si le directeur a indiqué que son bâtiment est neuf de moins d’un an, il est redirigé quelque soit le mot clé vers le page Département de la Construction. Cependant, cette demande est transférée à Isabelle qui en est responsable devant le directeur. C’est à elle de répondre à la demande. Page d’Isabelle: La direction de la Construction: Page accessible par tous: Si le directeur a coché « URGENT » (prenant en considération les critères spécifiés), il est redirigé, quelque soit le mot clé, vers les coordonnées de SVP. La page lui donne également la possibilité d’informer l’Education de sa demande, et que celle-ci soit inscrite dans sa page perso. Le SVP:

18 Bonjour Véronique ! 10 demandes en attentes Enregistrer un demande
Temps moyen de réponse les 30 jours précédents 4 jours ! Voir les demandes qui ont été faîtes au SVP

19 10 DEMANDES EN ATTENTES Page 1/2 Durée d’attente Nature de la demande
Trier par ordre décroissant : Sélection les intervention à dater Trier par ordre alphabétique: Trier par urgence: Durée d’attente Nature de la demande Demandeurs Sécurité des enfants Précision 10 jours Il nous faudrait une nouvelle boîte aux lettres Madame Dupont, Ecole Victor Hugo 5 jours Le parquet a besoin d’être vitrifié, car les femmes de mé… Madame Durant, Ecole Balzac Demande différée au 06/03/06 0 jours Nos aurions besoin d’un rétro projecteur, car nous voudrions… Madame Grégoire, Ecole Bleue _ Pourriez-vous nous changer des un tableau de place, car le ..… Madame Lacroix, Ecole Verte Date d’intervention à définir URGENT REPONDRE REPONDRE REPONDRE REPONDRE Page 1/2

20 DEMANDES EN ATTENTES Durée d’attente Nature de la demande demandeurs
10 jours Il nous faudrait une nouvelle boîte aux lettres, la notre a été cassée lors du dernier match de foot. Madame Dupont, Ecole Victor Hugo Donnez votre réponse: Demande différée à : La Réunion de service __/__/__ ENVOYER Ne peut pas être traitée Cette année Date de l’intervention: __/__/__

21 Ne peut pas être réalisée
Bon d’intervention La réponse du service Travaux s’affiche dans la page « récapitulatif de mes demandes » du directeur. Réponse de votre interlocuteur BASE DE DONNÉES DE VÉRONIQUE Reporting Si Véronique indique la date de l’intervention: Du côté du directeur: la date d’intervention s’affiche an face de sa demande dans sa page perso Du côté de l’Education, la demande disparaît du tableau des « demandes en cours » et est archivée dans la base de donnée de Véronique Date de l’intervention __/__/__ Si la réponse dépend d’une réunion, alors ceci apparaît sur la page perso du directeur avec la date de cette réunion. Demande différée Réunion mandat du 10/12/07 Dans la page de Véronique cette demande différée apparaît toujours. Cependant le nombre de jours d’attente du demandeur est calculé à partir du jour prévu de la réunion. (exemple: si la réunion n’a pas encore eu lieu, il y a 0 jour d’attente pour cette demande) Demande différée au 06/03/06 2 jours Si Véronique répond que cette demande ne peut pas être satisfaite cette année/ces 5 prochaines années, alors la demande disparaît du tableau «demandes en cours » du directeur, et apparaît dans son tableau « historiques des demandes » Ne peut pas être réalisée

22 Pages d’enregistrement des demandes
Page de Véronique: Les Travaux: Si le mot inscrit par le directeur est répertorié dans la liste de mots clés de Véronique, c’est Véronique qui reçoit la demande dans sa boîte. Elle est donc chargée de répondre et de s’occuper de l’intervention. Page de Stéphane: L’hygiène et la sécurité Si le mot inscrit par le directeur est répertorié dans la liste de mots clés de Stéphane, c’est Stéphane qui reçoit la demande dans sa boîte. Il est donc chargé de répondre et de s’occuper de l’intervention. Pages d’enregistrement des demandes Si le mot clé n’est pas répertorié dans les listes de Véronique et Stéphane, la demande est redirigée vers la boîte de Gaëlle qui le transférera vers la boîte concernée. Page de Gaëlle: Le secrétariat: Si le directeur a indiqué que son bâtiment est neuf de moins d’un an, il est redirigé quelque soit le mot clé vers le page Département de la Construction. Cependant, cette demande est transférée à Isabelle qui en est responsable devant le directeur. Ce sera à elle de répondre à la demande. Page d’Isabelle: La direction de la Construction: Page accessible par tous: Si le directeur a coché « URGENT » (prenant en considération les critères spécifiés), il est redirigé, quelque soit le mot clé, vers les coordonnées de SVP. La page lui donne également la possibilité d’informer l’Education de sa demande, et que celle-ci soit inscrite dans sa page perso Le SVP:

23 Bonjour Véronique ! 10 demandes en attentes Enregistrer un demande
Temps moyen de réponse les 30 jours précédents 4 jours ! Voir les demandes qui ont été faîtes au SVP

24 LES DEMANDES CONCERNANT LE SVP
Trier par ordre décroissant : Trier par ordre alphabétique: Demande faîte le: Nature de la demande Demandeurs 14/06/06 J’aurais besoin que l’on répare le rideaux de mon bureau. La tringle est tombée. Madame Dupont, Ecole Victor Hugo 18/03/06 Panne de la machine à laver la vaisselle Madame Durand, Ecole Balzac Si la demande ne concerne pas le SVP, transférez là au bon correspondant:: Transférer à Isabelle Transférer à Véronique Transférer à Stéphane Transférer à Isabelle Transférer à Véronique Transférer à Stéphane Page 1/2

25 La page perso « récapitulatif de mes demandes » du directeur:
Page info sur les demandes passées au SVP, accessible par tout le service de l’Education: Le directeur est informé que le demande a été transférée, et la ligne prendra le même format qui si la demande lui avait été directement été adressé. En cliquant sur « transférer à Véronique » la ligne disparaît de la page et le message est transféré sur la page de la personne concernée. Du côté de Véronique, la demande apparaît dans sa liste comme si elle lui avait été directement transférée

26 Page d’enregistrement des demandes
Page de Véronique: Les Travaux: Si le mot inscrit par le directeur est répertorié dans la liste de mots clés de Véronique, c’est Véronique qui reçoit la demande dans sa boîte. Elle est donc chargée de répondre et de s’occuper de l’intervention. Page de Stéphane: L’hygiène et la sécurité Si le mot inscrit par le directeur est répertorié dans la liste de mots clés de Stéphane, c’est Stéphane qui reçoit la demande dans sa boîte. Il est donc chargé de répondre et de s’occuper de l’intervention. Page d’enregistrement des demandes Si le mot clé n’est pas répertorié dans les listes de Véronique et Stéphane, la demande est redirigée vers la boîte de Gaëlle qui le transférera vers la boîte concernée. Page de Gaëlle: Le secrétariat: Si le directeur a indiqué que son bâtiment est neuf de moins d’un an, il est redirigé quelque soit le mot clé vers le page Département de la Construction. Cependant, cette demande est transférée à Isabelle qui en est responsable devant le directeur. C’est à elle de répondre à la demande. Page d’Isabelle: La direction de la Construction: Page accessible par tous: Si le directeur a coché « URGENT » (prenant en considération les critères spécifiés), il est redirigé, quelque soit le mot clé, vers les coordonnées de SVP. La page lui donne également la possibilité d’informer l’Education de sa demande, et que celle-ci soit inscrite dans sa page perso. Le SVP:

27 10 DEMANDES EN ATTENTES Page 1/2 Durée d’attente Nature de la demande
Trier par ordre décroissant : Trier par ordre alphabétique: Trier par urgence: Durée d’attente Nature de la demande Demandeurs Sécurité des enfants Si vous appuyez sur « transférer », la demande sera automatiquement envoyée au destinataire et disparaîtra de votre tableau. 2 jours Il nous faudrait une nouvelle boîte aux lettres Madame Dupont, Ecole Victor Hugo 5 jours Il y a un trou dans le plafond qui a besoin d’être réparé… Madame Durant, Ecole Condé Transférer à Isabelle REPONDRE Transférer à Véronique Transférer à Stéphane URGENT Déjà répondu le 10/02: Transférer à Isabelle Transférer à Véronique SUPPRIMER Transférer à Stéphane Page 1/2

28 Du côte des DIRECTEURS

29 Pour passer une demande
Page d’accès Présentation des avantages du site Internet Diagramme de qui fait quoi à la Ville de Lyon Pour accéder directement au récapitulatif de ses demandes

30 Le Service Travaux de la Direction de l’Education
Pour savoir comment votre demande va être traitée, cliquez sur l’objet de votre demande: Pour savoir à qui s’adresser, cliquer sur l’entité interlocutrice de votre demande Constructions Réparations et entretien des bâtiments neufs de moins d’un an. Construction de tous les établissements, bâtiments, gymnases, cantines ….. Gros travaux, réparations, et rénovations Il s’agit de tous ce qui est normalement assignés au «propriétaire d’un immeuble» et qui a besoin d’être décidé lors d’une commission annuelle. Par exemple: la réparation d’une toiture, la construction d’un mur, la peinture d’une salle lorsqu’il s’agit d’une intervention importante, la pose de nouvelles vitres,…,toiture, poutre, charpente, gouttière, façade, caniveau , maçonnerie, menuiserie, corniche démolition, volets … Entretien, petits matériels C’est tous ce qui est normalement assignés au « locataire d’un immeuble ». C’est-à-dire :l’ hygiène, la sécurité, les équipements sportifs (cours de récréation et gymnases) , les équipements techniques (pour le personnel de nettoyage), le petits matériels (boîtes aux lettres, porte-savon, crochets, étagères, panneau d’affichage)… Le Service Travaux de la Direction de l’Education Mobilier Commande de mobilier, réparation de mobiliers HORS petits matériels. Le Service Environnement Scolaire de la Direction de l’Education Urgences Panne d’électricité, panne de chauffage, branche d’arbre qui va tombé, fuite d’eau, carreau cassé, toilette bouché, alarme cassée, infiltration … SVP

31 Constructions EDUCATION CONSTRUCTION Service Travaux Isabelle Guillet
La Direction de la Construction réalise tout les travaux du plan de mandat (plus de 100K€). Ses clients sont les Directions Opérationnelles de la Ville de Lyon, vous ne pouvez donc pas vous adresser à elle directement. CONSTRUCTION EDUCATION Service Travaux Isabelle Guillet Stéphane Bayeul Véronique Poncin Chef de projet Architecte Les réparations et l’entretien des bâtiments neufs de moins d’un an sont gérés par la Direction de la Construction. Car ils sont sous garantie pendant un an. Cependant, votre interlocuteur est Isabelle Guillet -responsable des travaux du plan de mandat-, du service Travaux de la Direction de l’Education. ENTREPRISES PRIVEES Peuvent être confondus Travaux bâtiments neufs Maître d’oeuvre Directeurs

32 Entretien, Petit matériel
EDUCATION Service Travaux Isabelle Guillet Les travaux d’entretiens (normalement assignés « au locataire »), concernant l’ hygiène, la sécurité, les équipements sportifs (cour de récréation et gymnase, jeu d’enfant), les équipements techniques (pour le personnel de nettoyage) sont supervisés par Stéphane Bayeul. Les travaux d’entretiens (normalement assignés « au locataire »), concernant tous les autres équipements et matériels, ainsi qu la pose de petits équipements, sont supervisés par Véronique Poncin. Stéphane Bayeul Véronique Poncin ou Si petits équipements/matériels Agents de maîtrise Agents techniques Si travaux d’entretien ENTREPRISES PRESTATAIRES OU Directeurs

33 Gros travaux, réparations, et rénovations
EDUCATION DGTB Chiffrage Service Travaux Isabelle Guillet Commission annuelle Véronique Poncin Adjoints Si décision favorable Les gros travaux normalement assignés au « propriétaire », sont réalisés par la DGTB. Cependant, votre interlocuteur est Véronique Poncin –responsable travaux- du service Travaux de la Direction de l’Education. ENTREPRISES PRESTATAIRES Directeurs

34 Mobiliers EDUCATION Service Travaux Isabelle Guillet Directeurs
Le Service Environnement Scolaire Isabelle Guillet Stéphane Bayeul Véronique Poncin Julien Bourrat L’achat et la réparation du mobilier sont gérés par le service Environnement Scolaire Directeurs

35 Urgences EDUCATION DGTB Service Travaux Isabelle Guillet SVP
Stéphane Bayeul Véronique Poncin Intervention SVP Call Center Appeler la Call Center Directeurs Les interventions urgentes sont gérées par la DGTB, il faut passé par son call center le SVP.

36 Le Service Travaux de la Direction de l’Education:
Missions du service de Stéphane : Missions du service de Véronique: Responsable tout ce qui concerne l’hygiène (machines, chariots… pour le personnel de nettoyage), la sécurité (extincteurs, plans d’évacuation…), les équipements des cours de récréation et des gymnases (les jeux d’enfants, paniers de basket, tapis de sol,…) Responsable de l’entretien,et, des réparations et poses de tous les autres petits matériaux et équipements, comme: porte savon, trigles rideaux, signalétiques, étagères, vitrines extérieures, corbeille, boîtes aux lettres, bancs, tableaux blancs, réparation tables, portemanteaux, montage bibliothèque

37 Le SVP: DGTB Direction de la Gestion des Travaux et des Bâtiments SVP
Call center de la DGTB pour les urgences

38 Pour passer une demande
Page d’accès Présentation des avantages du site Internet Diagramme de qui fait quoi à la Ville de Lyon Pour accéder directement au récapitulatif de ses demandes

39 Les Avantages d’utiliser ce site Internet
Votre demande est transmise directement au bon interlocuteur Votre demande est traitée plus rapidement que si vous téléphoner, envoyez un mail ou un courrier, ou encore transmettez votre demande lors d’un entretien Vous pouvez accéder à un récapitulatif de l’état de vos demandes et l’imprimer