Formation Microsoft® Office Word 2007

Présentation au sujet: "Formation Microsoft® Office Word 2007"— Transcription de la présentation:

1 Formation Microsoft® Office Word 2007
[Note à l'attention de l'instructeur : Pour obtenir une aide détaillée sur la personnalisation de ce modèle, consultez la dernière diapositive. Consultez également le texte supplémentaire de la leçon dans le volet Commentaires de certaines diapositives. Étant donné que cette présentation contient des animations Macromedia Flash, l'enregistrement de ce modèle peut entraîner l'affichage d'un message d'avertissement à propos des informations personnelles. À moins que vous ajoutiez des informations aux propriétés des fichiers Flash eux-mêmes, cet avertissement ne concerne pas cette présentation. Cliquez sur OK dans le message.] Devenir un pro 1

2 Sommaire du cours Vue d'ensemble : Vous êtes au courant ?
Leçon 1 : Découverte du ruban Leçon 2 : Trouver les commandes usuelles Leçon 3 : Un nouveau format de fichier Les deux premières leçons comprennent une liste de tâches suggérées, ainsi qu'un test rapide. Devenir un pro 2

3 Vue d'ensemble : Vous êtes au courant ?
Word 2007 est sorti. Il est formidable et conçu pour être encore meilleur et plus productif que la version à laquelle vous êtes habitué. Si son aspect peut décontenancer, c'est l'objet de ce cours que de vous familiariser avec cette nouvelle édition. Apprenez à tirer le meilleur parti de cette version nouvelle et plus simple de Word, et découvrez comment effectuer désormais vos tâches quotidiennes. Devenir un pro 3

4 Objectifs du cours Utiliser le ruban, nouvelle fonctionnalité qui simplifie Word comme jamais. Trouver les commandes usuelles dont vous avez besoin au quotidien dans le cadre de votre travail. Utiliser le nouveau format de fichier de Word de sorte qu'il réponde le mieux à vos besoins. Devenir un pro 4

5 Leçon 1 Découverte du ruban 5

6 Découverte du ruban Lorsque vous ouvrez Word 2007 pour la première fois, sa nouvelle apparence peut vous surprendre. La plupart des changements résident dans le ruban, la zone qui s'étend le long du bord supérieur de Word. Le ruban affiche les commandes les plus utilisées à l'avant-plan, pour vous éviter d'avoir à les chercher dans les différents recoins du programme. Pourquoi ce changement ? Pour rendre votre travail plus simple et plus rapide. Le ruban a fait l'objet d'analyses exhaustives et a été conçu sur la base du retour d'expérience des utilisateurs pour que les commandes soient présentées à une position optimale. Cette leçon vous en dira plus sur le ruban et son utilisation. Devenir un pro 6

7 Le ruban en action L'utilisation et la commodité d'utilisation du ruban sont plus manifestes en action. Animation : cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Lire. Concrètement, l'animation montre comment : Les commandes sous l'onglet Accueil sont utilisées pour couper le texte d'un endroit et le coller ailleurs. La mise en forme du texte est modifiée à l'aide d'un style. La couleur d'arrière-plan de la page est modifiée à partir de l'onglet Mise en page. [Note à l'attention de l'instructeur :  Pour lire l'animation pendant le diaporama, cliquez avec le bouton droit sur l'animation, puis cliquez sur Lire. Après avoir lu le fichier, vous pouvez devoir cliquer sur Rembobiner (après avoir cliqué avec le bouton droit) puis cliquer sur Lire. Si vous cliquez sur la diapositive pour y faire entrer du texte ou avancer à la diapositive suivante mais que rien ne se produit, cliquez en dehors de l'animation. Il est parfois nécessaire de cliquer deux fois. Si vous éprouvez des difficultés à visionner l'animation, consultez les commentaires de la dernière diapositive de cette présentation concernant la lecture d'une animation Macromedia Flash. Si les problèmes persistent, la diapositive qui suit celle-ci est un doublon qui contient une image statique. Supprimez la diapositive actuelle ou la diapositive suivante, avant de faire la présentation.] Lisez l'animation pour voir comment couper et coller le texte, changer la mise en forme du texte et modifier la couleur d'arrière-plan de la page, tout cela à l'aide du ruban. Devenir un pro 7

8 Utiliser le ruban pour les actions communes
Le ruban offre facilité d'utilisation et commodité, toutes les actions communes étant rassemblées au même endroit. Par exemple, vous pouvez couper et coller le texte à l'aide des commandes de l'onglet Accueil ; changer la mise en forme du texte à l'aide d'un Style ; et modifier la couleur d'arrière-plan de la page sous l'onglet Mise en page. [Note à l'attention de l'instructeur :  Cette diapositive est presque identique à la précédente, à ceci près qu'elle contient des images statiques à la place d'une animation. Utilisez cette diapositive si vous rencontrez des difficultés à lire l'animation. Supprimez soit la diapositive actuelle, ou la précédente, avant de montrer la présentation.] Devenir un pro 8

9 Que contient le ruban ? Vous familiariser avec les trois parties du ruban vous permettra de comprendre comment l'utiliser. Il se compose d'onglets, de groupes et de commandes. Les onglets Le ruban compte sept onglets principaux le long de la partie supérieure. Chacun représente un domaine d'activité. Les groupes Chaque onglet contient plusieurs groupes qui réunissent des éléments connexes. Les commandes Une commande est un bouton, un menu ou une zone pour entrer des informations. Le contenu des onglets n'a pas été choisi au hasard. Chaque élément a été sélectionné en fonction de l'usage qu'en font les utilisateurs. Par exemple, l'onglet Accueil regroupe les commandes les plus fréquemment utilisées, comme celles du groupe Police qui permettent de modifier la police du texte : Police, Police, Taille de police, Gras, Italique et ainsi de suite. Devenir un pro 9

10 Lanceurs de boîte de dialogue dans les groupes
Au premier regard, vous pouvez ne pas voir une commande donnée d'une version précédente. N'ayez crainte. Certains groupes ont une petite flèche en diagonale dans le coin inférieur droit appelé Lanceur de boîte de dialogue À propos des versions précédentes, si vous vous demandez si vous pouvez s'il est possible d'appliquer à Word 2007 la même apparence qu'une version précédente de Word, la réponse est simple : non. Mais dès que vous aurez commencé à jouer un peu avec le ruban, vous repérerez où se trouvent les éléments dont vous avez besoin et constaterez combien ce nouveau design facilite votre travail. Cliquez dessus pour afficher d'autres options associées à ce groupe. Elles apparaissent dans une boîte de dialogue ou un volet Office d'apparence familière que vous reconnaissez d'une version précédente de Word.       Devenir un pro 10

11 Des onglets supplémentaires apparaissent
Dans la nouvelle version de Word, certains onglets apparaissent uniquement lorsque vous en avez besoin. Supposons que vous insériez une image et que vous vouliez travailler dessus, comme la rogner ou changer la manière dont le texte s'enroule autour. Où se trouvent ces commandes ?  Devenir un pro 11

12 Des onglets supplémentaires apparaissent
Dans la nouvelle version de Word, certains onglets apparaissent uniquement lorsque vous en avez besoin. Inutile de partir à leur recherche. Au contraire : Sélectionnez l'image. Les Outils Image apparaissent. Cliquez sur l'onglet Format. Des groupes et des commandes supplémentaires apparaissent en rapport avec le travail des images, comme le groupe Styles d'images. Lorsque vous cliquez en dehors de l'image, les Outils Image disparaissent, et les autres groupes reviennent. Remarque : Les onglet à la demande s'affichent pour d'autres domaines d'activité, tels que les tableaux, les dessins, les diagrammes et les graphiques. Devenir un pro 12

13 La mini-barre d'outils Certaines commandes de mise en forme sont tellement utiles que vous souhaitez les avoir à votre disposition quelle que soit la tâche en cours. Supposons que vous souhaitiez mettre en forme du texte rapidement, alors que vous utilisez l'onglet Mise en page. Vous pouvez cliquer sur l'onglet Accueil pour afficher les options de mise en forme, mais il existe une méthode plus rapide. Devenir un pro 13

14 La mini-barre d'outils Certaines commandes de mise en forme sont tellement utiles que vous souhaitez les avoir à votre disposition quelle que soit la tâche en cours. Sélectionnez votre texte en le faisant glisser à l'aide de la souris, puis pointez sur la sélection. La mini-barre d'outils est parfaite pour les options de mise en forme, mais que faire si vous souhaitez que d'autres types de commandes soient toujours disponibles ? Utilisez la barre d'outils Accès rapide. La prochaine diapositive explique de quoi il s'agit. La mini-barre d'outils apparaît grisée. Si vous pointez dessus, elle s'affiche sous forme pleine et vous pouvez cliquer sur une option de mise en forme de votre choix. Devenir un pro 14

15 La barre d'outils Accès rapide
La barre d'outils Accès rapide est la petite zone située dans le coin supérieur gauche du ruban. Elle contient les fonctions que vous utilisez le plus fréquemment au quotidien : Enregistrer, Annuler et Rétablir. Animation : cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Lire. Lisez l'animation pour apprendre à ajouter, puis supprimer, un bouton dans la barre d'outils Accès rapide. [Note à l'attention de l'instructeur :  Pour lire l'animation pendant le diaporama, cliquez avec le bouton droit sur l'animation, puis cliquez sur Lire. Après avoir lu le fichier, vous pouvez devoir cliquer sur Rembobiner (après avoir cliqué avec le bouton droit) puis cliquer sur Lire. Si vous cliquez sur la diapositive pour y faire entrer du texte ou avancer à la diapositive suivante mais que rien ne se produit, cliquez en dehors de l'animation. Il est parfois nécessaire de cliquer deux fois. Si vous éprouvez des difficultés à visionner l'animation, consultez les commentaires de la dernière diapositive de cette présentation concernant la lecture d'une animation Macromedia Flash. Si les problèmes persistent, la diapositive qui suit celle-ci est un doublon qui contient une image statique. Supprimez la diapositive actuelle ou la diapositive suivante, avant de faire la présentation.] Vous pouvez également y ajouter vos commandes favorites pour qu'elles soient toujours disponibles, quel que soit l'onglet activé. Devenir un pro 15

16 La barre d'outils Accès rapide
La barre d'outils Accès rapide est la petite zone située dans le coin supérieur du ruban. Elle contient les fonctions que vous utilisez le plus fréquemment au quotidien : Enregistrer, Annuler et Rétablir. L'image explique comment ajouter vos autres commandes préférées à la barre d'accès Accès rapide de sorte qu'elles soient disponibles quel que soit l'onglet dans lequel vous vous trouviez. Vous pouvez également supprimer des boutons de la barre d'outils Accès rapide. [Note à l'attention de l'instructeur :  Cette diapositive est identique à la précédente, à ceci près qu'elle contient des images statiques à la place d'une animation. Utilisez cette diapositive si vous rencontrez des difficultés à lire l'animation. Supprimez soit la diapositive actuelle, ou la précédente, avant de montrer la présentation.] Devenir un pro 16

17 Masquer temporairement le ruban
Avec le ruban, tout est centralisé et facile à trouver. Mais parfois, vous n'avez rien à chercher. Vous voulez juste travailler sur votre document, et vous aimeriez disposer de plus d'espace pour cela. Dans ce cas, il est tout aussi simple de masquer temporairement le ruban que de l'utiliser. Devenir un pro 17

18 Masquer temporairement le ruban
Avec le ruban, tout est centralisé et facile à trouver. Voici comment procéder : Double-cliquez sur l'onglet actif. Les groupes disparaissent pour vous laisser plus de place. Pour réafficher les commandes, double-cliquez sur l'onglet actif pour ramener les groupes. Devenir un pro 18

19 Utilisation du clavier
Soyez attentifs, les pros du clavier, ces diapos sont pour vous. Le ruban propose de nouveaux raccourcis. Cette modification engendre deux avantages considérables par rapport aux versions précédentes des programmes Office : Chaque bouton est associé à un raccourci dans le ruban. Des raccourcis qui nécessitent souvent moins de touches. Devenir un pro 19

20 Utilisation du clavier
Les nouveaux raccourcis ont également un nouveau nom : les touches accélératrices. Pour utiliser les touches accélératrices, commencez par appuyer sur ALT. Ensuite : Appuyer sur ALT fait apparaître les badges de touches accélératrices correspondant à l'ensemble des onglets du ruban, aux commandes de la barre d'outils Accès rapide et au bouton Microsoft Office. Appuyez sur la touche correspondant à l'onglet que vous désirez afficher. Par exemple, appuyez sur la touche L pour afficher l'onglet Accueil. Cela permet d'afficher les touches accélératrices des commandes contenues dans cet onglet. Appuyez sur la ou les touches correspondant à la commande souhaitée. Devenir un pro 20

21 Utilisation du clavier
Qu'est-il advenu des anciens raccourcis clavier ? Les raccourcis qui commencent par la touche CTRL restent inchangés par rapport aux versions précédentes de Word. À titre d'exemple, citons CTRL+C pour Copier ou CTRL+ALT+1 pour Titre 1. Vous pouvez toujours utiliser les anciens raccourcis ALT+ qui permettaient d'accéder aux menus et aux commandes des versions précédentes de Word. Toutefois, étant donné que les anciens menus ne sont pas disponibles, aucune indication ne s'affichera à l'écran pour vous rappeler sur quelles lettres appuyer. Vous devez donc connaître toutes les touches de chaque raccourci pour pouvoir les utiliser. Devenir un pro 21

22 Exercices pratiques Utiliser le ruban.
Faire apparaître des onglets supplémentaires, puis insérer une image et utiliser les Outils Image. Utiliser la mini-barre d'outils. Utiliser la barre d'outils Accès rapide. Masquer les groupes et les commandes. Utiliser les raccourcis clavier [Note à l'attention de l'instructeur : si Word 2007 est installé sur votre ordinateur, cliquez sur le lien de la diapositive pour accéder aux exercices pratiques en ligne. Vous pouvez effectuer chacune des tâches dans Word à l'aide des procédures qui vous sont données. Important : si Word 2007 n'est pas installé sur votre ordinateur, vous n'aurez pas accès aux procédures des exercices pratiques.] Exercices pratiques en ligne (Word 2007 requis) Devenir un pro 22

23 Test 1, question 1 Que se passe-t-il si vous cliquez sur le bouton dans Word 2007 ? (une réponse possible) Le ruban est masqué temporairement, ce qui vous laisse de l'espace supplémentaire pour votre document. Vous appliquez une plus grande taille de police à votre texte. Des options supplémentaires s'affichent. Vous ajoutez une commande à la barre d'outils Accès rapide. Devenir un pro 23

24 Test 1, question 1 : Réponse
Des options supplémentaires s'affichent. Dans bien des cas, vous obtiendrez une boîte de dialogue qui vous rappellera peut-être celle des versions précédentes de Word. Devenir un pro 24

25 Test 1, question 2 Où est située la barre d'outils Accès rapide et dans quel cas l'utiliser ? (une réponse possible) Elle se trouve dans le coin supérieur droit de l'écran, et sert pour vos commandes préférées. Elle flotte sur le texte et sert à modifier la mise en forme. Elle se trouve dans le coin supérieur droit de l'écran, et sert à accéder rapidement à un document. Elle se trouve sous l'onglet Accueil, et sert quand vous devez lancer ou démarrer rapidement un nouveau document. Devenir un pro 25

26 Test 1, question 2 : Réponse
Elle se trouve dans le coin supérieur gauche de l'écran et est destinée à accueillir vos commandes préférées. C'est la petite barre d'outils qui contient les boutons Enregistrer, Annuler et Rétablir. Vous pouvez ajouter vos commandes préférées en cliquant avec le bouton droit sur une commande et en choisissant Ajouter à la barre d'outils Accès rapide. Devenir un pro 26

27 Test 1, question 3 Après laquelle des opérations suivantes la mini-barre d'outils apparaît-elle ? (une réponse possible) Double-cliquer sur l'onglet actif dans le ruban. Sélectionner du texte. Sélectionner du texte et pointer dessus. N'importe laquelle des opérations précédentes. Devenir un pro 27

28 Test 1, question 3 : Réponse
Sélectionner du texte et pointer dessus. Elle s'affiche également si vous cliquez avec le bouton droit sur le texte sélectionné. Devenir un pro 28

29 Trouver les commandes usuelles
Leçon 2 Trouver les commandes usuelles 29

30 Trouver les commandes usuelles
Word 2007 est nouveau, et c'est une bonne nouvelle. Mais vous avez des choses à faire. Il est temps de repérer les positions exactes des commandes les plus utilisées. Par exemple, où crée-t-on un document ? Où sont les puces, les styles et le vérificateur orthographique ? Et l'impression ? Cette leçon vous montrera que le nouveau design du programme place ces commandes où vous en avez besoin. Devenir un pro 30

31 Démarrer avec le bouton Microsoft Office
Qu'est-il arrivé au menu Fichier  ? Appuyez sur le bouton Microsoft Office pour en savoir plus. Le bouton Microsoft Office       est le nouvel endroit où commencer dans Word. Vous remarquerez peut-être que ce menu, illustré ici, ressemble un peu au menu Fichier des versions précédentes de Word. À gauche du menu, vous voyez toutes les commandes permettant de travailler sur un fichier. Voici où créer un nouveau document ou en ouvrir un existant. Vous y trouverez également vos commandes Enregistrer et Enregistrer sous. Le côté droit du menu répertorie les derniers documents que vous avez ouverts. Ceux-ci sont toujours commodément visibles pour vos éviter d'avoir à fouiller dans votre ordinateur pour un document sur lequel vous travaillez fréquemment. Lorsque vous cliquez dessus, un menu apparaît que vous utilisez pour créer, ouvrir ou enregistrer un document. Devenir un pro 31

32 Puces, numéros et bien plus encore
Après avoir ouvert votre document et tapé votre texte, vous souhaiterez certainement le mettre en forme. Un grand nombre de commandes courantes sont disponibles sous l'onglet Accueil, dans le groupe Police  : Gras, Italique, Taille de police, et ainsi de suite. Et bien d'autres que vous trouverez utiles. Devenir un pro 32

33 Puces, numéros et bien plus encore
Après avoir ouvert votre document et tapé votre texte, vous souhaiterez certainement le mettre en forme. Par exemple, ne négligez pas le groupe Paragraphe illustré ici. Il contient les incontournables listes à puces, listes numérotées et listes à plusieurs niveaux. Pensez à cliquer sur cette petite flèche diagonale dans le coin inférieur droit du groupe (le lanceur de boîte de dialogue) si vous ne voyez pas les options que vous êtes habitué à utiliser dans Word. Par exemple, si vous cliquez sur la flèche dans le groupe Paragraphe, vous accéderez à une boîte de dialogue qui vous paraîtra familière et dans laquelle vous pourrez paramétrer les retraits, les lignes veuves et orphelines, entre autres. C'est ici également que se trouvent les commandes de mise en retrait et d'alignement. Devenir un pro 33

34 Quid des styles ? Une approche plus puissante et efficace de la mise en forme que les commandes de mise en gras et en italique, ça vous intéresse ? Alors, vous devriez être intéressé par les styles du nouveau Word. Vous pouvez soit choisir un style rapide préfabriqué ou appliquer un style que vous avez composé. Les styles rapides les plus fréquemment utilisés apparaîtront directement sur le ruban. Devenir un pro 34

35 Quid des styles ? Vous travaillez avec les styles sous l'onglet Accueil, dans le groupe Styles. L'image montre comment disposer des styles voulus. Les styles rapides sont des styles prédéfinis, d'aspect professionnels qui sont rapides et faciles à appliquer. Et ils ont un nouveau look dans cette version de Word. Cliquez sur ce bouton pour afficher des styles rapides prêts à l'emploi supplémentaires. Cliquez sur le lanceur de boîte de dialogue pour ouvrir le volet Styles. Les styles rapides sont plus que des décorations visuelles pratiques pour votre document. L'utilisation de ces styles d'un bout à l'autre de votre document vous donne un avantage appréciable : des transformations extrêmement simplifiées. Les styles rapides les plus fréquemment utilisés apparaîtront directement sur le ruban. Le volet Styles contient les styles personnalisés que vous pouvez avoir personnellement réalisés dans une version précédente de Word, et l'endroit où vous créez ou modifiez des styles existants. Devenir un pro 35

36 L'outil Reproduire la mise en forme
L'outil Reproduire la mise en forme est une autre de ces commandes de mise en forme ultra rapides. Elle se trouve à l'extrême gauche du volet Accueil, dans le groupe Presse- papiers. Dans le cas où vous n'êtes pas familiarisé avec l'outil Reproduire la mise en forme, il offre un moyen rapide d'appliquer la mise en forme d'une section de texte à une autre. Pour utiliser l'outil Reproduire la mise en forme, placez le curseur dans le texte dont vous souhaitez reproduire la mise en forme, puis cliquez sur le bouton Reproduire la mise en forme. Si vous souhaitez appliquer votre mise en forme à plusieurs endroits, double-cliquez sur l'outil Reproduire la mise en forme pour qu'il reste activé. Sélectionnez ensuite le texte auquel vous voulez appliquer la nouvelle mise en forme. Pour désactiver l'outil Reproduire la mise en forme, cliquez à nouveau le bouton, ou appuyez sur ÉCHAP. Devenir un pro 36

37 Insérer des images, liens hypertexte, en-têtes et pieds de page
Pour dynamiser votre texte et lui donner plus d'impact, vous pouvez l'agrémenter d'images, d'images clipart, de graphiques ou de formes. Pour les ajouter, utilisez l'onglet Insertion. Ces commandes ne sont pas les seules proposées sous cet onglet. Vous y trouverez aussi Tableau, Lien hypertexte, En-tête et Pied de page. Et ce n'est pas tout : bien que non représentées ici, les commandes Numéro de page, Zone de texte et WordArt sont aussi à votre disposition. Devenir un pro 37

38 Zoomer Après avoir inséré un élément, vous souhaiterez peut-être l'examiner de plus près. Pour cela, vous devez savoir où trouver la commande de zoom. Jetez un coup d'œil au coin inférieur droit. Faites glisser le curseur vers la droite pour un zoom avant, et vers la gauche pour un zoom arrière. Conseils    Cliquer sur la zone de pourcentage à gauche du curseur permet d'ouvrir la boîte de dialogue Zoom, où vous pouvez spécifier un facteur de zoom. Si votre souris est équipée d'une molette, vous pouvez maintenir enfoncée la touche CTRL et tourner la molette vers l'avant pour effectuer un zoom avant, ou vers l'arrière, pour un zoom arrière. Vous pouvez également trouver les commandes de zoom sous l'onglet Affichage. Devenir un pro 38

39 Vérifier l'orthographe et la grammaire
Ne vous trompez pas ! Quand vous en aurez presque terminé avec votre document, vous souhaiterez probablement vérifier l'orthographe et la grammaire avant de l'imprimer ou de l'envoyer par courrier électronique. La commande Grammaire et orthographe se trouve sous l'onglet Révision, car ces tâches interviennent lors de la révision de votre travail. Regardez vers la gauche, dans le groupe Vérification. Devenir un pro 39

40 Prêt à imprimer ? Vous êtes prêt à imprimer. Du moins le croyez-vous !
D'abord, il est judicieux de vérifier la mise en page de votre document pour l'imprimante. Vous trouverez tout ce qu'il vous fait sous l'onglet Mise en page. Le groupe Mise en page contient les options Taille (8.5 x 11, A4 et ainsi de suite), Orientation (portrait et paysage) et Marges. C'est exact : les paramètres de marge sont facilement accessibles, au même niveau que d'autres commandes de ce groupe. Vous rappelez-vous comment vous deviez les exhumer dans les versions antérieures de Word, en commençant par le menu Fichier, la commande Mise en page, et ainsi de suite ? Ce n'est plus le cas. Devenir un pro 40

41 Oui, prêt à imprimer Dès que vous êtes prêt à imprimer, cliquez sur le bouton Microsoft Office. Sachez que désormais vous disposez de plusieurs options : Ces commandes supplémentaires sont décrites à la diapositive suivante. Si vous cliquez sur la commande Imprimer, vous obtiendrez la boîte de dialogue Imprimer. Mais pointez sur la flèche située à droite de la commande Imprimer à la place, et vous avez accès à trois commandes. Devenir un pro 41

42 Oui, prêt à imprimer Dès que vous êtes prêt à imprimer, cliquez sur le bouton Microsoft Office. Sachez que désormais vous disposez de plusieurs options : Imprimer ouvre la boîte de dialogue Imprimer que vous connaissez bien. Impression rapide envoie votre document immédiatement à l'imprimante. Aperçu avant impression vous montre l'aspect du document tel qu'il sera imprimé. Si vous êtes habitué à utiliser cette commande, vous avez tout intérêt à l'ajouter à la barre d'outils Accès rapide. Imprimer Impression rapide Aperçu avant impression Devenir un pro 42

43 En coulisses Toutes les fonctionnalités que vous êtes habitué à utiliser au quotidien sous Word se trouvent dans le ruban, et il est plus facile que jamais de les trouver. Mais qu'en est-il des autres paramètres, notamment ceux qui ne concernent pas directement la production de documents, mais plutôt de contrôler le fonctionnement de Word ? Parmi ceux-ci, on peut citer les informations sur la sécurité et les utilisateurs, les dictionnaires d'orthographe et la correction automatique. Devenir un pro 43

44 En coulisses Dans les versions antérieures de Word, vous cliquiez sur Options dans le menu Outils. À présent, tous ces paramètres font partie des Options Word, qui apparaissent quand vous cliquez sur le bouton Options Word. Il se trouve dans le menu qui apparaît lorsque vous cliquez sur le bouton Microsoft Office. Devenir un pro 44

45 Exercices pratiques Ajouter une liste à puces.
Appliquer des styles rapides, puis effectuer un zoom arrière pour observer les modifications. Changer le jeu de styles rapides. Utiliser l'outil Reproduire la mise en forme. Insérer un graphique à l'aide de l'onglet Insertion. Effectuer des changements globaux avec l'onglet Mise en page. Essayer ensuite d'autres onglets. Imprimer de différentes manières.  [Note à l'attention de l'instructeur : si Word 2007 est installé sur votre ordinateur, cliquez sur le lien de la diapositive pour accéder aux exercices pratiques en ligne. Vous pouvez effectuer chacune des tâches dans Word à l'aide des procédures qui vous sont données. Important : si Word 2007 n'est pas installé sur votre ordinateur, vous n'aurez pas accès aux procédures des exercices pratiques.] Exercices pratiques en ligne (Word 2007 requis) Devenir un pro 45

46 Test 2, question 1 Vous pouvez appliquer des listes à puces à l'aide des commandes de quel groupe et de quel onglet ? (une réponse possible) Le groupe Paragraphe sous l'onglet Mise en page. Le groupe Paragraphe sous l'onglet Accueil. Le groupe Symboles sous l'onglet Insertion. Le groupe Texte sous l'onglet Insertion. Devenir un pro 46

47 Test 2, question 1 : Réponse
Le groupe Paragraphe sous l'onglet Accueil. C'est à partir d'ici que vous pouvez appliquer des listes à puces. Conseil : Vous pouvez également appliquer des listes à puces à l'aide de la mini-barre d'outils. Devenir un pro 47

48 Test 2, question 2 Comment choisir les options d'impression dans la nouvelle version de Word ? (une réponse possible) Cliquer sur le bouton Imprimer sur le ruban. Cliquer sur le bouton Imprimer de la barre d'outils Accès rapide. Utiliser le bouton Microsoft Office. La première et la deuxième réponses sont toutes deux correctes. Devenir un pro 48

49 Test 2, question 2 : Réponse
Utiliser le bouton Microsoft Office. C'est également ici que vous ouvrez la fenêtre Aperçu avant impression. Devenir un pro 49

50 Test 2, question 3 Dans quel coin le contrôle de zoom se trouve-t-il ? (une réponse possible) Coin supérieur droit. Coin supérieur gauche. Coin inférieur gauche. Coin inférieur droit. Devenir un pro 50

51 Test 2, question 3 : Réponse
Coin inférieur droit. Le contrôle dont vous vous servez pour effectuer un zoom avant ou arrière se trouve dans le coin inférieur droit. Vous pouvez également utiliser le menu Affichage pour voir les contrôles de zoom. Devenir un pro 51

52 Nouveau format de fichier
Leçon 3 Nouveau format de fichier 52

53 Nouveau format de fichier
Un autre changement de taille dans cette nouvelle version de Word : un format de fichier amélioré. Qu'est-ce que cela signifie pour vous ? Le nouveau format de fichier vous permet de conserver vos fichiers à une taille réduite, et en plus grande sécurité. Et ce ne sont pas les seuls avantages. Dans cette leçon, vous apprendrez également ce qui se produit lorsque vous ouvrez des fichiers qui ne sont pas au nouveau format. Devenir un pro 53

54 Pourquoi ce nouveau format de fichier XML ?
Le nouveau format de fichier Word est basé sur les nouveaux formats XML ouverts Microsoft Office. Le format procure de nombreux avantages : XML est l'acronyme de Extensible Markup Language. N'ayez crainte, vous n'avez pas besoin de connaître le langage XML pour en saisir les avantages ; tout se passe en coulisses. Plus d'informations sur la sécurité renforcée des documents : Le format XML identifie les fichiers qui contiennent des scripts ou des macros, ce qui facilite l'identification et le blocage du code ou des macros non souhaités. Aide à rendre vos documents plus sûrs. Permet de réduire la taille de vos documents. Contribue à réduire les risques d'altération de vos documents. Devenir un pro 54

55 Pourquoi ces nouvelles fonctionnalités ?
Le nouveau format de fichier vous donner également la possibilité d'utiliser des fonctionnalités disponibles uniquement dans Word 2007. Les nouveaux graphiques SmartArt™en sont un exemple. L'illustration vous montre comment démarrer un graphique de ce type dans Word. Notez le nombre de graphiques SmartArt parmi lesquels vous pouvez faire un choix. Le nouveau format de fichier prend en charge de nombreuses autres fonctionnalités, telles que des équations mathématiques, des thèmes et des contrôles de contenu. Devenir un pro 55

56 Comment savoir si j'utilise le nouveau format ?
Lorsque vous créez un nouveau document dans Word 2007, puis enregistrez le document, le nouveau format de fichier est choisi automatiquement pour vous. Vous pouvez le vérifier dans la boîte de dialogue Enregistrer sous. Vérifiez que la zone Type de fichier indique Document Word. Cela signifie que le nouveau format de fichier est utilisé. Devenir un pro 56

57 Existe-t-il plusieurs formats de fichier ?
Extension de fichier À quoi servent les extensions ? .docx Document Word standard sans macro ou code .dotx Modèle Word sans macro ou code .docm Document Word qui pourrait contenir des macros ou du code .dotm Modèle Word qui pourrait contenir des macros ou du code Précédemment, il n'y avait que deux types de fichier Word : les documents et les modèles (.doc et .dot). Dans Word 2007, il y en a quatre : .docx, .dotx, .docm et .dotm (le « x » indique XML et le « m », macro). Observez la table pour plus de détails. Dans la pratique, vous êtes susceptible de constater une différence avec les nouveaux formats Word uniquement si vous utilisez des macros ou du code. Les documents et les modèles (.docx et .dotx) de base ne peuvent plus contenir de macros ou de code. C'est ce qui explique qu'ils ne constituent plus un danger dans leur usage quotidien, puisqu'il n'est plus possible d'insérer de code masqué dans un document. Mais étant donné que les macros sont utiles, deux types de fichier supplémentaires prennent en charge les documents et les modèles qui contiennent du code : .docm et .dotm. Devenir un pro 57

58 Quel impact sur mes documents existants ?
Vous vous demandez probablement : « que se passe-t-il si j'ouvre mes documents existants dans la nouvelle version de Word ? » Word 2007 peut ouvrir les fichiers créés dans toutes les versions précédentes de Word, de 1.0 à 2003. Word ouvre les documents plus anciens en mode de compatibilité. Vous le savez car l'indication (Mode de compatibilité) apparaît en haut du document,en regarddu nom de fichier. Devenir un pro 58

59 Mode de compatibilité En quoi consiste le mode de compatibilité ?
En bref, Word vous indique que le document utilise un format de fichier ancien. Étant donné que le format de fichier ne comprend pas certaines des nouvelles fonctionnalités de la nouvelle version de Word, ces fonctionnalités sont soit désactivées, soit modifiées, de sorte qu'elles ressemblent à une version antérieure de Word. Dans l'exemple montré ici, un document Word 2003 a été ouvert dans la nouvelle version de Word. Comme vous le constatez, la boîte de dialogue Choisir un graphique SmartArt n'apparaît pas du tout, mais la Bibliothèque de diagrammes s'affiche à la place. En fait, cette Bibliothèque de diagrammes est identique à celle de Word 2003 et possède la même gamme de fonctions. Il est judicieux de rester en mode de compatibilité si vous savez que vous allez partager vos documents avec de nombreux utilisateurs qui utilisent des versions antérieures de Word. De cette manière, ils voient ce que vous voyez. Et vous pouvez anticiper ce qu'ils pourront faire et ne pas faire dans leur version de Word. Devenir un pro 59

60 Conversion de fichiers anciens
Pouvez-vous convertir un document ancien au nouveau format de fichier ? Naturellement. Une fois le document ouvert dans Word 2007, il vous suffit de cliquer sur le bouton Microsoft Office, puis sur la commande Convertir dans le menu. Cette conversion offre les avantages du nouveau format (fichiers de taille réduite, sécurisés, etc.) ainsi que les nouvelles fonctionnalités entièrement fonctionnelles. Un exemple de ces nouvelles fonctionnalités entièrement disponibles : vous disposerez de tous les choix que vous avez vus dans la zone Choisir un graphique SmartArt , pas du jeu réduit. Remarque : si votre Microsoft Windows® est configuré pour afficher les extensions de fichier, vous verrez que le nom de fichier Mon document.doc se transforme en Mon document.docx. Le « x » correspond à XML. Devenir un pro 60

61 Partager des documents à l'aide d'un convertisseur
Si vous allez partager des documents, vous devez vous renseigner sur les méthodes de conversion existantes. Voici un scénario classique qui emploie un convertisseur. Commençons par supposer que vous utilisez le nouveau format de fichier, soit en créant et en enregistrant de nouveaux documents, soit en mettant à niveau d'anciens documents à l'aide de la commande Convertir dans le menu qui s'ouvre à partir du bouton Microsoft Office. Devenir un pro 61

62 Partager des documents à l'aide d'un convertisseur
Si vous allez partager des documents, vous devez vous renseigner sur les méthodes de conversion existantes. Voici un scénario classique qui emploie un convertisseur. Votre ami John utilise une version ancienne de Word appartenant à Office Vous voulez lui envoyer votre dernier document par courrier électronique. Pourra-t-il l'ouvrir ? Ce scénario part du principe que l'installation Microsoft Office de John est dotée des derniers services packs et des mises à jour les plus récentes. Oui. Lorsque John cliquera sur le document, le message illustré ici lui demandera s'il souhaite télécharger un convertisseur qui lui permettra d'ouvrir votre document. Devenir un pro 62

63 Partager des documents à l'aide d'un convertisseur
Si vous allez partager des documents, vous devez vous renseigner sur les méthodes de conversion existantes. Voici un scénario classique qui emploie un convertisseur. Le document que John ouvrira ne sera pas parfaitement identique à celui que vous aurez créé car de nombreuses fonctionnalités de votre nouvelle version de Word n'existent pas dans la sienne. Remarque : Le convertisseur fonctionne uniquement avec Microsoft Office 2000 SP3, Office XP SP3 et Office 2003 SP1. Il fonctionne uniquement avec les systèmes d'exploitation suivants : Windows 2000 SP4, Windows XP SP1 et Windows Server® 2003. Il n'empêche que cela ne l'empêchera pas d'ouvrir le document, de le modifier et de vous le renvoyer. Devenir un pro 63

64 Partager des documents en enregistrant dans un format ancien
Inquiet que John ne dispose pas de cette installation de Office entièrement mise à jour ? Enregistrez votre document dans un format de fichier ancien avant de le lui envoyer. Voici comment procéder : Cliquez sur le bouton Microsoft Office, puis, dans le menu, pointez sur la flèche à l'extrémité de la commande Enregistrer sous. Cliquez sur Format Word dans la liste d'options. Devenir un pro 64

65 Partager des documents en enregistrant dans un format ancien
Un message peut s'afficher pour vous avertir que l'enregistrement dans l'ancien format de fichier entraînera la perte ou la modification de certaines fonctionnalités. Par exemple, si votre document contient un nouveau diagramme, Word vous avertira que le diagramme sera combiné en un seul et même objet non modifiable. Cela permettra au moins à John de voir le diagramme, mais pas de le modifier, car sa version de Word est incompatible avec cette nouvelle fonctionnalité. Devenir un pro 65

66 Test 3, question 1 Dans la barre de titre de votre document Word, il est indiqué : « Rapport marketing.doc (Mode de compatibilité). » Qu'est-ce que cela signifie ? (une réponse possible) Vous pouvez travailler avec le document, mais pas l'enregistrer. Vous ne pouvez pas travailler avec le document, car il n'est pas compatible. Vous pouvez travailler sur le document à l'aide de toutes les nouvelles fonctionnalités de Word. Vous pouvez travailler avec le document, mais certaines des nouvelles fonctionnalités seront limitées. Devenir un pro 66

67 Test 3, question 1 : Réponse
Vous pouvez travailler avec le document, mais certaines des nouvelles fonctionnalités seront limitées. Le document est dans l'ancien format de fichier et ne comprend pas les nouvelles fonctionnalités de Word. Ces fonctionnalités sont donc limitées ou désactivées. Devenir un pro 67

68 Test 3, question 2 Votre ami vous a envoyé un document Word 2000 par courrier électronique. Pouvez-vous l'ouvrir dans la nouvelle version de Word ? (une réponse possible) Oui, mais un message vous proposera de télécharger un convertisseur. Oui, mais le document s'ouvrira en mode de compatibilité. Oui, si vous ouvrez préalablement le mode de compatibilité à l'aide de la barre d'outils Accès rapide. Non, seuls les fichiers des versions Word 2002 et ultérieures peuvent être ouverts dans la nouvelle version de Word. Devenir un pro 68

69 Test 3, question 2 : Réponse
Oui, mais le document s'ouvrira en mode de compatibilité. Certaines fonctionnalités seront limitées car vous travaillez dans un format de fichier plus ancien. Devenir un pro 69

70 Test 3, question 3 Que se passe-t-il si vous cliquez sur la commande Convertir dans le menu issu du bouton Microsoft Office ? (une réponse possible) Word met à niveau le fichier existant au nouveau format de fichier et renomme le fichier « document.doc » en « Mis à niveau : document.doc ». Word met à niveau le fichier existant au nouveau format de fichier et active les nouvelles fonctionnalités de la nouvelle version de Word. Word limite ses fonctionnalités pour être compatible avec le format de fichier du document. Word ouvre le document en lecture seule qui vous permet de l'afficher dans son nouveau format. Devenir un pro 70

71 Test 3, question 3 : Réponse
Word met à niveau le fichier existant au nouveau format de fichier et active les nouvelles fonctionnalités de la nouvelle version de Word. Et si votre Windows est configuré pour afficher les extensions de fichier, vous constaterez que l'extension change de .doc en .docx. Devenir un pro 71

72 Aide-mémoire Pour un résumé des tâches décrites dans ce cours, consultez l'aide-mémoire. Devenir un pro 72

73 UTILISATION DE CE MODÈLE
Ce modèle Microsoft Office PowerPoint®inclut un cours de formation sur les fonctionnalités et les avantages de Word Il est conçu pour être présenté à un groupe et personnalisé selon vos besoins. Le contenu de ce modèle est une adaptation du cours de formation Microsoft Office Online intitulé « Devenir un pro de Word 2007 ». Fonctionnalités du modèle Diapositive de titre : Sur la toute première diapositive, tapez le nom de votre entreprise dans l'espace réservé. Vous pouvez également supprimer la zone de texte si vous ne souhaitez pas mentionner le nom de votre entreprise. Animations : Des effets d'animation personnalisés sont appliqués d'un bout à l'autre de la présentation. Ces effets incluent Insertion furtive, Étirer, Dissolution et Damier. Ces effets fonctionnent dans toute version antérieure de Microsoft PowerPoint, jusqu'à PowerPoint 2000. Pour modifier les effets d'animation, ouvrez le menu Diaporama , cliquez sur Personnaliser l'animation, et utilisez les options proposées. Si cette présentation contient une animation Macromedia Flash : Pour lire le fichier Flash, vous devez enregistrer un contrôle Microsoft ActiveX®, appelé Shockwave Flash Object, sur votre ordinateur. Pour ce faire, téléchargez la dernière version du lecteur Macromedia Flash Player à partir du site Web Macromedia. Transitions entre les diapositives : La transition Balayage en bas est appliquée dans tout le diaporama. Si vous souhaitez utiliser une autre transition, accédez au menu Diaporama , cliquez sur Transition, et utilisez les options proposées. Liens hypertexte vers le cours en ligne : Ce modèle contient des liens vers la version en ligne de cette formation. Ces liens vous permettent d'accéder aux exercices pratiques de chaque leçon et à l'aide-mémoire publié pour ce cours. Remarque : Word 2007 doit être installé pour que vous puissiez afficher les exercices pratiques. Si Word 2007 n'est pas installé sur votre ordinateur, vous n'aurez pas accès aux procédures des exercices pratiques. En-têtes et pieds de page : Le modèle contient un pied de page mentionnant le titre du cours. Vous pouvez changer ou supprimer les pieds de page dans la boîte de dialogue En-tête et pied de page (qui s'ouvre à partir du menu Affichage). UTILISATION DE CE MODÈLE Consultez le volet Commentaires ou affichez les pages de commentaires dans leur intégralité (menu Affichage) pour obtenir plus d'aide sur ce modèle. 73