Formation Microsoft® Office SharePoint® Server 2007

Formation Microsoft® Office SharePoint® Server 2007
[Nom de votre société] présente : Formation Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 Avant de commencer : Avant de suivre ce cours, vos stagiaires doivent être familiarisés avec l'ajout et la modification de fichiers dans une bibliothèque de documents SharePoint et avec l'extraction et l'archivage de fichiers. Les stagiaires peuvent consulter les présentations intitulées « Bibliothèques de documents SharePoint I : Présentation du partage de fichiers » et « Bibliothèques de documents SharePoint II : Tout sur l'extraction ». [Notes à l'attention de l'instructeur : Pour obtenir une aide détaillée sur la personnalisation de ce modèle, consultez la toute dernière diapositive. Consultez également le texte supplémentaire de la leçon dans le volet de commentaires de certaines diapositives. Dans la mesure où cette présentation contient des animations Macromedia Flash, l'enregistrement du modèle peut entraîner l'affichage d'un message d'avertissement relatif aux informations personnelles. À moins que vous n'ajoutiez des informations aux propriétés du fichier Flash, cet avertissement ne s'applique pas à cette présentation. Cliquez sur OK dans le message.] Bibliothèques de documents SharePoint IV : Trucs et astuces

Bibliothèques de documents SharePoint IV : Trucs et astuces
Sommaire du cours Vue d'ensemble : Astuce Leçon 1 : Astuces pour travailler dans votre navigateur Web Leçon 2 : Astuces pour travailler dans Word, Excel et PowerPoint 2007 Chaque leçon se termine par une série de questions afin de tester si vous avez tout compris. Bibliothèques de documents SharePoint IV : Trucs et astuces

Vue d'ensemble : Astuce Votre société utilise-t-elle un site Microsoft Windows® SharePoint Services 3.0 ou Microsoft Office SharePoint Server 2007 ? Utilisez-vous des bibliothèques de documents pour partager des fichiers ? Si tel est le cas, ce cours, le quatrième d'une série sur les bibliothèques de documents SharePoint, fournit des trucs et astuces utiles pour travailler dans votre navigateur et vos programmes Office System 2007. Bibliothèques de documents SharePoint IV : Trucs et astuces

Objectifs du cours Découvrir des astuces dans votre navigateur Web, par exemple pour vous inscrire aux alertes par courrier électronique ou pour déplacer, renommer et supprimer des fichiers. Découvrir des astuces dans Microsoft Office Word 2007, Excel® 2007 et PowerPoint® 2007, par exemple pour modifier un fichier sans démarrer votre navigateur Web. Bibliothèques de documents SharePoint IV : Trucs et astuces

Astuces pour travailler dans votre navigateur Web
Leçon 1 Astuces pour travailler dans votre navigateur Web

Commençons par une astuce qui vous permet de trouver plus facilement des fichiers. Supposons que vous utilisez cette bibliothèque. Vous avez besoin d'un fichier en particulier et vous savez que ce fichier contient le nom de Shu Ito. Mais vous ne vous souvenez pas de quel fichier il s'agit. Animation : cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Lire. Remarque : certaines sociétés peuvent choisir de désactiver cette fonctionnalité. [Note à l'attention de l'instructeur : Pour lire l'animation au cours du diaporama, cliquez avec le bouton droit sur l'animation et cliquez sur Lire. Une fois que vous avez lu le fichier, vous devrez peut-être cliquer sur Rembobiner (après avoir effectué un clic droit) puis sur Lire. Si vous cliquez sur une diapositive pour faire apparaître le texte ou pour accéder à la diapositive suivante et que rien ne se passe, cliquez en dehors de l'animation. Il est parfois nécessaire de cliquer à deux reprises. Si vous rencontrez des problèmes pour lire l'animation, consultez les commentaires de la dernière diapositive de cette présentation se rapportant à la lecture des animations Macromedia Flash. Si les problèmes persistent, la diapositive qui suit est la même que celle-ci mais avec des images statiques. Supprimez l'une des deux avant de lire la présentation.] Cela prendrait trop de temps d'ouvrir tous les fichiers un par un. Le meilleur moyen pour trouver le fichier consiste à utiliser la zone Rechercher. L'animation vous montre comment rechercher des fichiers dans une bibliothèque. Bibliothèques de documents SharePoint IV : Trucs et astuces

Commençons par une astuce qui vous permet de trouver plus facilement des fichiers. Supposons que vous utilisez cette bibliothèque. Vous avez besoin d'un fichier en particulier et vous savez que ce fichier contient le nom de Shu Ito. Mais vous ne vous souvenez pas de quel fichier il s'agit. Cela prendrait trop de temps d'ouvrir tous les fichiers un par un. Le meilleur moyen pour trouver le fichier consiste à utiliser la zone Rechercher. Tapez votre mot clé dans la zone Rechercher, comme indiqué ici. Un aperçu des résultats s'affichera. Ensuite, vous pourrez ouvrir le fichier que vous souhaitez. [Note à l'attention de l'instructeur : Cette diapositive est identique à la précédente à la différence qu'elle contient des images statiques au lieu d'une animation. Utilisez cette diapositive si vous avez des problèmes pour afficher l'animation. Supprimez l'une des deux diapositives avant de commencer la présentation.] Bibliothèques de documents SharePoint IV : Trucs et astuces

Recevoir des alertes de messagerie en cas de modifications
Si vous voulez être prévenu lorsque quelqu'un modifie un fichier qui vous importe, inscrivez- vous à une alerte. Animation : cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Lire. [Note à l'attention de l'instructeur : Pour lire l'animation au cours du diaporama, cliquez avec le bouton droit sur l'animation et cliquez sur Lire. Une fois que vous avez lu le fichier, vous devrez peut-être cliquer sur Rembobiner (après avoir effectué un clic droit) puis sur Lire. Si vous cliquez sur une diapositive pour faire apparaître le texte ou pour accéder à la diapositive suivante et que rien ne se passe, cliquez en dehors de l'animation. Il est parfois nécessaire de cliquer à deux reprises. Si vous rencontrez des problèmes pour lire l'animation, consultez les commentaires de la dernière diapositive de cette présentation se rapportant à la lecture des animations Macromedia Flash. Si les problèmes persistent, la diapositive qui suit est la même que celle-ci mais avec des images statiques. Supprimez l'une des deux avant de lire la présentation.] Si quelqu'un modifie ce fichier, la bibliothèque vous enverra alors un message électronique pour vous informer de la modification. L'animation montre le processus pour définir une alerte de messagerie pour un fichier. Bibliothèques de documents SharePoint IV : Trucs et astuces

Recevoir des alertes de messagerie en cas de modifications
Si vous voulez être prévenu lorsque quelqu'un modifie un fichier qui vous importe, inscrivez- vous à une alerte. Si quelqu'un modifie ce fichier, la bibliothèque vous enverra alors un message électronique pour vous informer de la modification. Pour définir des alertes de messagerie pour un fichier, placez votre pointeur sur le fichier, puis cliquez sur M'avertir, comme indiqué ici. Vous pourrez ensuite définir les conditions de notification, la fréquence ainsi que d'autres options. [Note à l'attention de l'instructeur : Cette diapositive est identique à la précédente à la différence qu'elle contient des images statiques au lieu d'une animation. Utilisez cette diapositive si vous avez des problèmes pour afficher l'animation. Supprimez l'une des deux diapositives avant de commencer la présentation.] Bibliothèques de documents SharePoint IV : Trucs et astuces

Envoyer un lien vers un fichier de bibliothèque de documents
Vous devez dire à une collègue de jeter un coup d'œil à la nouvelle présentation PowerPoint que vous avez ajoutée à la bibliothèque de votre équipe. Animation : cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Lire. [Note à l'attention de l'instructeur : Pour lire l'animation au cours du diaporama, cliquez avec le bouton droit sur l'animation et cliquez sur Lire. Une fois que vous avez lu le fichier, vous devrez peut-être cliquer sur Rembobiner (après avoir effectué un clic droit) puis sur Lire. Si vous cliquez sur une diapositive pour faire apparaître le texte ou pour accéder à la diapositive suivante et que rien ne se passe, cliquez en dehors de l'animation. Il est parfois nécessaire de cliquer à deux reprises. Si vous rencontrez des problèmes pour lire l'animation, consultez les commentaires de la dernière diapositive de cette présentation se rapportant à la lecture des animations Macromedia Flash. Si les problèmes persistent, la diapositive qui suit est la même que celle-ci mais avec des images statiques. Supprimez l'une des deux avant de lire la présentation.] Vous pouvez lui envoyer un message électronique contenant un lien vers la présentation. Placez le pointeur de la souris sur le fichier, cliquez sur Envoyer vers, puis sur Envoyer un lien par messagerie. L'animation vous montre le processus. Bibliothèques de documents SharePoint IV : Trucs et astuces

Envoyer un lien vers un fichier de bibliothèque de documents
Vous devez dire à une collègue de jeter un coup d'œil à la nouvelle présentation PowerPoint que vous avez ajoutée à la bibliothèque de votre équipe. Vous pouvez lui envoyer un message électronique contenant un lien vers la présentation. Placez le pointeur de la souris sur le fichier, cliquez sur Envoyer vers, puis sur Envoyer un lien par messagerie, comme le montre l'image. Un nouveau message s'ouvre contenant un lien vers le fichier. [Note à l'attention de l'instructeur : Cette diapositive est identique à la précédente à la différence qu'elle contient des images statiques au lieu d'une animation. Utilisez cette diapositive si vous avez des problèmes pour afficher l'animation. Supprimez l'une des deux diapositives avant de commencer la présentation.] Bibliothèques de documents SharePoint IV : Trucs et astuces

Renommer un fichier de bibliothèque de documents
Vous avez l'habitude de renommer les fichiers dans Windows ? Il est tout aussi probable que vous devrez le faire dans une bibliothèque de documents. Animation : cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Lire. [Note à l'attention de l'instructeur : Pour lire l'animation au cours du diaporama, cliquez avec le bouton droit sur l'animation et cliquez sur Lire. Une fois que vous avez lu le fichier, vous devrez peut-être cliquer sur Rembobiner (après avoir effectué un clic droit) puis sur Lire. Si vous cliquez sur une diapositive pour faire apparaître le texte ou pour accéder à la diapositive suivante et que rien ne se passe, cliquez en dehors de l'animation. Il est parfois nécessaire de cliquer à deux reprises. Si vous rencontrez des problèmes pour lire l'animation, consultez les commentaires de la dernière diapositive de cette présentation se rapportant à la lecture des animations Macromedia Flash. Si les problèmes persistent, la diapositive qui suit est la même que celle-ci mais avec des images statiques. Supprimez l'une des deux avant de lire la présentation.] Pour cela, placez le pointeur sur le fichier, puis cliquez sur Modifier les propriétés. Renommez ensuite le fichier comme il convient. L'animation montre comment. Bibliothèques de documents SharePoint IV : Trucs et astuces

Renommer un fichier de bibliothèque de documents
Vous avez l'habitude de renommer les fichiers dans Windows ? Il est tout aussi probable que vous devrez le faire dans une bibliothèque de documents. Pour cela, placez le pointeur sur le fichier, puis cliquez sur Modifier les propriétés. Puis, dans la zone Nom, renommez le fichier comme il convient. [Note à l'attention de l'instructeur : Cette diapositive est identique à la précédente à la différence qu'elle contient des images statiques au lieu d'une animation. Utilisez cette diapositive si vous avez des problèmes pour afficher l'animation. Supprimez l'une des deux diapositives avant de commencer la présentation.] Bibliothèques de documents SharePoint IV : Trucs et astuces

Créer un dossier de bibliothèque de documents
Vous souhaitez également savoir comment créer des dossiers. Cela vous permet d'organiser votre bibliothèque. Animation : cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Lire. Vous vous demandez comment déplacer des fichiers dans ce nouveau dossier ? La diapositive suivante vous l'explique. [Note à l'attention de l'instructeur : Pour lire l'animation au cours du diaporama, cliquez avec le bouton droit sur l'animation et cliquez sur Lire. Une fois que vous avez lu le fichier, vous devrez peut-être cliquer sur Rembobiner (après avoir effectué un clic droit) puis sur Lire. Si vous cliquez sur une diapositive pour faire apparaître le texte ou pour accéder à la diapositive suivante et que rien ne se passe, cliquez en dehors de l'animation. Il est parfois nécessaire de cliquer à deux reprises. Si vous rencontrez des problèmes pour lire l'animation, consultez les commentaires de la dernière diapositive de cette présentation se rapportant à la lecture des animations Macromedia Flash. Si les problèmes persistent, la diapositive qui suit est la même que celle-ci mais avec des images statiques. Supprimez l'une des deux avant de lire la présentation.] Pour créer un nouveau dossier, utilisez le bouton Nouveau. L'animation montre le processus de création d'un dossier pour toutes les présentations de cette bibliothèque. Bibliothèques de documents SharePoint IV : Trucs et astuces

Créer un dossier de bibliothèque de documents
Vous souhaitez également savoir comment créer des dossiers. Cela vous permet d'organiser votre bibliothèque. Pour créer un nouveau dossier, utilisez le bouton Nouveau. Cliquez sur Nouveau dossier et tapez un nom pour le dossier. Lorsque vous avez terminé, le dossier apparaît dans la bibliothèque de documents. [Note à l'attention de l'instructeur : Cette diapositive est identique à la précédente à la différence qu'elle contient des images statiques au lieu d'une animation. Utilisez cette diapositive si vous avez des problèmes pour afficher l'animation. Supprimez l'une des deux diapositives avant de commencer la présentation.] Bibliothèques de documents SharePoint IV : Trucs et astuces

Utiliser l'Explorateur Windows pour afficher les fichiers
Il peut être un peu fastidieux de manipuler des fichiers dans un navigateur Web. Si vous faites beaucoup d'opérations de gestion de fichiers (créer des dossiers, renommer des fichiers, etc.), l'interface de l'Explorateur Windows risque de vous manquer. Animation : cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Lire. Pour ce faire, cliquez Ouvrir avec l'Explorateur Windows dans le menu Actions. Les fichiers et dossiers s'afficheront alors comme vous avez l'habitude de les voir sur votre ordinateur. L'animation vous montre le processus. [Note à l'attention de l'instructeur : Pour lire l'animation au cours du diaporama, cliquez avec le bouton droit sur l'animation et cliquez sur Lire. Une fois que vous avez lu le fichier, vous devrez peut-être cliquer sur Rembobiner (après avoir effectué un clic droit) puis sur Lire. Si vous cliquez sur une diapositive pour faire apparaître le texte ou pour accéder à la diapositive suivante et que rien ne se passe, cliquez en dehors de l'animation. Il est parfois nécessaire de cliquer à deux reprises. Si vous rencontrez des problèmes pour lire l'animation, consultez les commentaires de la dernière diapositive de cette présentation se rapportant à la lecture des animations Macromedia Flash. Si les problèmes persistent, la diapositive qui suit est la même que celle-ci mais avec des images statiques. Supprimez l'une des deux avant de lire la présentation.] Sachez que vous pouvez retrouver cet environnement familier même lorsque vous travaillez avec une bibliothèque dans un navigateur Web. De plus, c'est également ici que vous pouvez déplacer des fichiers vers d'autres dossiers si besoin est. Bibliothèques de documents SharePoint IV : Trucs et astuces

Utiliser l'Explorateur Windows pour afficher les fichiers
Il peut être un peu fastidieux de manipuler des fichiers dans un navigateur Web. Si vous faites beaucoup d'opérations de gestion de fichiers (créer des dossiers, renommer des fichiers, etc.), l'interface de l'Explorateur Windows risque de vous manquer. Sachez que vous pouvez retrouver cet environnement familier même lorsque vous travaillez avec une bibliothèque dans un navigateur Web. De plus, c'est également ici que vous pouvez déplacer des fichiers vers d'autres dossiers si besoin est. Cliquez sur Ouvrir avec l'Explorateur Windows dans le menu Actions. Les fichiers et dossiers s'afficheront alors comme vous avez l'habitude de les voir sur votre ordinateur. Il se peut que vous deviez actualiser votre navigateur pour voir les modifications. [Note à l'attention de l'instructeur : Cette diapositive est identique à la précédente à la différence qu'elle contient des images statiques au lieu d'une animation. Utilisez cette diapositive si vous avez des problèmes pour afficher l'animation. Supprimez l'une des deux diapositives avant de commencer la présentation.] Bibliothèques de documents SharePoint IV : Trucs et astuces

Supprimer et récupérer des fichiers
Nous avons vu comment créer des dossiers, renommer des fichiers et les déplacer. Mais comment procéder pour supprimer un fichier ? Animation : cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Lire. En règle générale, les fichiers stockés dans la Corbeille pendant plus de 30 jours sont automatiquement supprimés. Mais votre administrateur peut modifier ce paramètre. [Note à l'attention de l'instructeur : Pour lire l'animation au cours du diaporama, cliquez avec le bouton droit sur l'animation et cliquez sur Lire. Une fois que vous avez lu le fichier, vous devrez peut-être cliquer sur Rembobiner (après avoir effectué un clic droit) puis sur Lire. Si vous cliquez sur une diapositive pour faire apparaître le texte ou pour accéder à la diapositive suivante et que rien ne se passe, cliquez en dehors de l'animation. Il est parfois nécessaire de cliquer à deux reprises. Si vous rencontrez des problèmes pour lire l'animation, consultez les commentaires de la dernière diapositive de cette présentation se rapportant à la lecture des animations Macromedia Flash. Si les problèmes persistent, la diapositive qui suit est la même que celle-ci mais avec des images statiques. Supprimez l'une des deux avant de lire la présentation.] Placez le pointeur sur le fichier, puis cliquez sur Supprimer dans le menu qui s'affiche. Cette opération envoie le fichier dans la Corbeille. L'animation vous montre le processus. Bibliothèques de documents SharePoint IV : Trucs et astuces

Supprimer et récupérer des fichiers
Nous avons vu comment créer des dossiers, renommer des fichiers et les déplacer. Mais comment procéder pour supprimer un fichier ? Placez le pointeur sur le fichier, puis cliquez sur Supprimer dans le menu qui s'affiche. Cette opération envoie le fichier dans la Corbeille. Vous pouvez également restaurer un fichier supprimé : dans la Corbeille, activez la case à cocher en regard du fichier, puis cliquez sur Restaurer la sélection. En règle générale, les fichiers stockés dans la .Corbeille pendant plus de 30 jours sont automatiquement supprimés. Mais votre administrateur peut modifier ce paramètre. [Note à l'attention de l'instructeur : Cette diapositive est identique à la précédente à la différence qu'elle contient des images statiques au lieu d'une animation. Utilisez cette diapositive si vous avez des problèmes pour afficher l'animation. Supprimez l'une des deux diapositives avant de commencer la présentation.] Bibliothèques de documents SharePoint IV : Trucs et astuces

Test 1, question 1 Comment pouvez-vous renommer un fichier qui est stocké dans une bibliothèque ? (une réponse possible) Cliquez sur le bouton Microsoft Office, cliquez sur Enregistrer sous, puis enregistrez le fichier sous un autre nom. Placez le pointeur sur le nom du fichier, cliquez sur la flèche vers le bas qui apparaît, puis cliquez sur Modifier les propriétés. Cliquez sur le bouton Microsoft Office, puis sur Serveur. Placez le pointeur sur le nom du fichier dans la bibliothèque, cliquez sur la flèche vers le bas qui apparaît, puis sur Renommer. Bibliothèques de documents SharePoint IV : Trucs et astuces

Test 1, question 1 : Réponse
Placez le pointeur sur le nom du fichier, cliquez sur la flèche vers le bas qui apparaît, puis sur Modifier les propriétés. Bibliothèques de documents SharePoint IV : Trucs et astuces

Test 1, question 2 Comment pouvez-vous supprimer un fichier qui est stocké dans une bibliothèque ? (une réponse possible) Cliquez sur le bouton Microsoft Office, puis sur Supprimer. Placez le pointeur sur le nom du fichier, cliquez sur la flèche vers le bas qui apparaît, puis sur Envoyer à la Corbeille. Cliquez sur le bouton Microsoft Office, sur Serveur, puis sur Envoyer à la Corbeille. Placez le pointeur sur le nom du fichier dans la bibliothèque, cliquez sur la flèche vers le bas qui apparaît, puis sur Supprimer. Bibliothèques de documents SharePoint IV : Trucs et astuces

Placez le pointeur sur le nom du fichier dans la bibliothèque, cliquez sur la flèche vers le bas qui apparaît, puis sur Supprimer. Vous supprimez le fichier dans le navigateur Web, pas dans le programme que vous utilisez pour le modifier. Bibliothèques de documents SharePoint IV : Trucs et astuces

Test 1, question 3 La seule façon de déplacer un fichier d'un dossier à l'autre est d'utiliser l'Explorateur Windows. (une réponse possible) Vrai. Faux. Vous pouvez aussi pointer sur le fichier et cliquer sur la flèche vers le bas, sur Envoyer vers, puis sur Autre emplacement. Bibliothèques de documents SharePoint IV : Trucs et astuces

Vrai. L'explorateur Windows est l'endroit où vous pouvez déplacer des fichiers. Pour utiliser l'Explorateur Windows, rendez-vous dans votre bibliothèque. Dans le menu Actions, cliquez sur Ouvrir avec l'Explorateur Windows. Bibliothèques de documents SharePoint IV : Trucs et astuces

Astuces pour travailler dans Word, Excel et PowerPoint 2007
Leçon 2 Astuces pour travailler dans Word, Excel et PowerPoint 2007

Astuces pour travailler dans Word, Excel et PowerPoint
La première astuce pour utiliser ces programmes Office vous explique comment modifier un fichier sans avoir à ouvrir votre navigateur Web. Animation : cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Lire. L'animation montre comment ouvrir un fichier de bibliothèque à partir de PowerPoint. Remarque : Si vous ne connaissez pas l'URL de votre bibliothèque, demandez au responsable de votre site de vous la communiquer. [Note à l'attention de l'instructeur : Pour lire l'animation au cours du diaporama, cliquez avec le bouton droit sur l'animation et cliquez sur Lire. Une fois que vous avez lu le fichier, vous devrez peut-être cliquer sur Rembobiner (après avoir effectué un clic droit) puis sur Lire. Si vous cliquez sur une diapositive pour faire apparaître le texte ou pour accéder à la diapositive suivante et que rien ne se passe, cliquez en dehors de l'animation. Il est parfois nécessaire de cliquer à deux reprises. Si vous rencontrez des problèmes pour lire l'animation, consultez les commentaires de la dernière diapositive de cette présentation se rapportant à la lecture des animations Macromedia Flash. Si les problèmes persistent, la diapositive qui suit est la même que celle-ci mais avec des images statiques. Supprimez l'une des deux avant de lire la présentation.] Vous pouvez utiliser la commande Ouvrir comme vous le faites pour les documents qui se trouvent sur votre ordinateur. Au lieu d'accéder à un dossier de votre ordinateur, tapez l'URL de votre bibliothèque. Bibliothèques de documents SharePoint IV : Trucs et astuces

Astuces pour travailler dans Word, Excel et PowerPoint
La première astuce pour utiliser ces programmes Office vous explique comment modifier un fichier sans avoir à ouvrir votre navigateur Web. Cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis sur Ouvrir. Recherchez et ouvrez les fichiers tout comme vous le faites pour des documents situés sur votre ordinateur. L'image montre comment ouvrir un fichier de bibliothèque à partir de PowerPoint. Remarque : Si vous ne connaissez pas l'URL de votre bibliothèque, demandez au responsable de votre site de vous la communiquer. [Note à l'attention de l'instructeur : Cette diapositive est identique à la précédente à la différence qu'elle contient des images statiques au lieu d'une animation. Utilisez cette diapositive si vous avez des problèmes pour afficher l'animation. Supprimez l'une des deux diapositives avant de commencer la présentation.] Au lieu d'accéder à un dossier de votre ordinateur, tapez l'URL de votre bibliothèque. Bibliothèques de documents SharePoint IV : Trucs et astuces

Découvrir des commandes de bibliothèque de documents dans votre programme Si vous avez ouvert un fichier de bibliothèque de documents en lecture seule et que vous avez besoin de l'extraire ou de l'archiver, vous pouvez le faire sans passer par votre navigateur Web. Cliquez sur le bouton Microsoft Office , sur Serveur, pour voir les commandes présentées sur cette page. Remarque : Le sous-menu Serveur n'apparaît que si le fichier ouvert se trouve dans une bibliothèque et pas sur votre ordinateur local. Bibliothèques de documents SharePoint IV : Trucs et astuces

Toujours voir l'emplacement d'un fichier
Pouvez-vous dire dans quelle bibliothèque se trouve cette feuille de calcul ? Non. Ne serait-il pas utile de le savoir ? Tout à fait, surtout si vous utilisez plusieurs bibliothèques ? Animation : cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Lire. L'animation vous montre le processus. [Note à l'attention de l'instructeur : Pour lire l'animation au cours du diaporama, cliquez avec le bouton droit sur l'animation et cliquez sur Lire. Une fois que vous avez lu le fichier, vous devrez peut-être cliquer sur Rembobiner (après avoir effectué un clic droit) puis sur Lire. Si vous cliquez sur une diapositive pour faire apparaître le texte ou pour accéder à la diapositive suivante et que rien ne se passe, cliquez en dehors de l'animation. Il est parfois nécessaire de cliquer à deux reprises. Si vous rencontrez des problèmes pour lire l'animation, consultez les commentaires de la dernière diapositive de cette présentation se rapportant à la lecture des animations Macromedia Flash. Si les problèmes persistent, la diapositive qui suit est la même que celle-ci mais avec des images statiques. Supprimez l'une des deux avant de lire la présentation.] Pour déterminer l'emplacement d'un document, vous pouvez ajouter la commande Emplacement du document à Word, Excel et PowerPoint Pour cela, vous devez passer par la fenêtre Options. Une fois la commande ajoutée, l'emplacement du document s'affichera toujours en haut de ce dernier. Bibliothèques de documents SharePoint IV : Trucs et astuces

Toujours voir l'emplacement d'un fichier
Pouvez-vous dire dans quelle bibliothèque se trouve cette feuille de calcul ? Non. Ne serait-il pas utile de le savoir ? Tout à fait, surtout si vous utilisez plusieurs bibliothèques ? Pour déterminer l'emplacement d'un document, vous pouvez ajouter la commande Emplacement du document à Word, Excel et PowerPoint 2007. Pour cela, vous devez passer par la fenêtre Options de chaque programme. Une fois la commande ajoutée, l'emplacement du document s'affichera toujours en haut de ce dernier. La procédure complète : Cliquez sur le bouton Microsoft Office, puis sur le bouton Options pour le programme. Cliquez sur Personnaliser. Cliquez sur Toutes les commandes. Cliquez sur Emplacement du document, puis sur Ajouter. L'emplacement du document est ajouté en haut de la fenêtre de la bibliothèque de documents. [Note à l'attention de l'instructeur : Cette diapositive est identique à la précédente à la différence qu'elle contient des images statiques au lieu d'une animation. Utilisez cette diapositive si vous avez des problèmes pour afficher l'animation. Supprimez l'une des deux diapositives avant de commencer la présentation.] Bibliothèques de documents SharePoint IV : Trucs et astuces

Envoyer un fichier par courrier électronique à une bibliothèque
Voici une autre astuce très utile même si elle ne se limite pas à Word, Excel ou PowerPoint 2007. Vous pouvez en fait l'utiliser avec n'importe quel programme de messagerie. Vous joignez un document à un message électronique et vous envoyez ce message à une bibliothèque de documents. La pièce jointe est automatiquement ajoutée à la bibliothèque, comme le montre cette illustration. Pour savoir si votre bibliothèque accepte le courrier électronique entrant, demandez au responsable de votre site. Si c'est le cas, il ne vous reste plus qu'à vous procurer l'adresse électronique de la bibliothèque. Remarque : Il faut que le responsable de votre site ait configuré votre bibliothèque pour accepter le courrier électronique entrant. Bibliothèques de documents SharePoint IV : Trucs et astuces

Test 2, question 1 Comment pouvez-vous ouvrir un fichier de bibliothèque à l'aide de Word, d'Excel ou de PowerPoint 2007 ? (une réponse possible) Cliquez sur le bouton Microsoft Office, sur Serveur, puis sur Ouvrir. Cliquez sur le bouton Microsoft Office, sur Serveur. Cliquez sur Favoris réseau sur la gauche, puis double-cliquez sur la bibliothèque sur la droite. Cliquez sur le bouton Microsoft Office, sur Ouvrir, tapez l'URL de votre bibliothèque, puis double-cliquez sur le fichier souhaité. Cliquez sur le bouton Microsoft Office, sur Ouvrir, tapez l'URL de votre site, puis double-cliquez sur le fichier souhaité. Bibliothèques de documents SharePoint IV : Trucs et astuces

Cliquez sur le bouton Microsoft Office, sur Ouvrir, tapez l'URL de votre bibliothèque, puis double-cliquez sur le fichier souhaité. Notez aussi que Favoris réseau est disponible sur la gauche lorsque vous procédez ainsi. En cliquant dessus, vous verrez les emplacements réseau utilisés récemment, dont vos bibliothèques SharePoint. Bibliothèques de documents SharePoint IV : Trucs et astuces

Test 2, question 2 Comment pouvez-vous extraire un fichier à partir de Word, d'Excel ou de PowerPoint 2007 ? (une réponse possible) Cliquez sur le bouton Microsoft Office, sur Ouvrir, tapez l'URL de votre bibliothèque, puis cliquez avec le bouton et sélectionnez Extraire. Cliquez sur le bouton Microsoft Office, sur Serveur, tapez l'URL de votre bibliothèque, puis cliquez avec le bouton droit et sélectionnez Extraire. Cliquez sur le bouton Microsoft Office, sur Serveur, puis sur Extraire. Cliquez sur le bouton Microsoft Office, sur Serveur, puis sur Emplacement du document. Bibliothèques de documents SharePoint IV : Trucs et astuces

Cliquez sur le bouton Microsoft Office, sur Serveur, puis sur Extraire. C'est ici que vous pouvez accéder à la commande Extraire dans Word, Excel ou PowerPoint 2007. Bibliothèques de documents SharePoint IV : Trucs et astuces

Test 2, question 3 Pour voir l'emplacement d'un fichier SharePoint, cliquez sur le menu Fichier, puis sur Propriétés. C'est facile à oublier, mais c'est la seule méthode disponible. (une réponse possible) Vrai. Faux. Bibliothèques de documents SharePoint IV : Trucs et astuces

Faux. Vous pouvez ajouter la commande Emplacement du document en haut de la fenêtre de Word, Excel ou PowerPoint 2007. Bibliothèques de documents SharePoint IV : Trucs et astuces

Aide-mémoire Pour obtenir un résumé des tâches présentées dans ce cours, consultez l'aide-mémoire. Bibliothèques de documents SharePoint IV : Trucs et astuces

UTILISATION DE CE MODÈLE
Votre entreprise utilise-t-elle un site Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 ou Microsoft Office SharePoint Server 2007 ? Cette présentation Microsoft Office PowerPoint propose un contenu de formation avec des trucs et des astuces relatifs à l'utilisation d'une bibliothèque de documents SharePoint. Vous pouvez la présenter à un groupe ou la personnaliser selon vos besoins. Le contenu de ce modèle est une adaptation du cours de formation Microsoft Office Online intitulé « Bibliothèques de documents SharePoint IV : Trucs et astuces ». Contenu du modèle Diapositive de titre : dans la toute première diapositive, tapez le nom de votre société dans l'espace réservé à cet effet. Vous pouvez également supprimer cette zone de texte si elle ne vous intéresse pas. Animations : des effets d'animation personnalisés sont appliqués tout au long de la présentation. Ces effets incluent Insertion furtive, Étirer, Dissolution et Damier. Tous ces effets fonctionnent dans les versions précédentes à compter de Microsoft PowerPoint 2000. Pour les modifier, accédez au menu Diaporama, cliquez sur Personnaliser l'animation, puis utilisez les options qui apparaissent. Si cette présentation contient une animation Macromedia Flash : pour lire le fichier Flash, vous devez enregistrer un contrôle Microsoft ActiveX® , appelé Shockwave Flash Object, sur votre ordinateur. Pour ce faire, téléchargez la dernière version de Macromedia Flash Player à partir du site Web Macromedia. Transitions : la transition Balayage en bas est appliquée dans tout le diaporama. Si vous souhaitez utiliser une autre transition, accédez au menu Diaporama, cliquez sur Transition et modifiez les options affichées. Liens hypertexte vers le cours en ligne : ce modèle contient un lien vers la version en ligne de ce cours de formation, qui contient l'aide-mémoire publié pour ce cours. En-têtes et pieds de page : le modèle contient un pied de page mentionnant le titre du cours. Vous pouvez changer ou supprimer les pieds de page dans la boîte de dialogue En-tête et pied de page (qui s'ouvre à partir du menu Affichage). UTILISATION DE CE MODÈLE Consultez le volet Commentaires ou affichez les pages de commentaires dans leur intégralité (onglet ou menu Affichage) pour obtenir une aide détaillée sur ce modèle.

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