Formation Microsoft® Office Outlook® 2007

Présentation au sujet: "Formation Microsoft® Office Outlook® 2007"— Transcription de la présentation:

1 Formation Microsoft® Office Outlook® 2007
[Nom de votre société] présente : Formation Microsoft® Office Outlook® 2007 [Note à l'attention de l'instructeur : pour obtenir de l'aide sur la personnalisation de ce modèle, consultez la toute dernière diapositive. Vous trouverez également des commentaires sur la leçon dans le volet Commentaires de certaines diapositives.] Organiser la Boîte de réception 1

2 Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007
Sommaire du cours Vue d'ensemble : Maîtriser le chaos de votre Boîte de réception Leçon 1 : Utiliser un message comme point de départ à une action Leçon 2 : Utiliser les indicateurs et la barre des tâches pour assurer le suivi de vos messages (suite sur la diapositive suivante) Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 2

3 Sommaire du cours, suite.
Leçon 3 : Nommer vos catégories de couleurs pour une meilleure organisation Leçon 4 : Stocker Leçon 5 : Trouver un message, et vite ! Chaque leçon comprend des exercices pratiques ainsi qu'un test rapide. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 3

4 Vue d'ensemble : Maîtriser le chaos de votre Boîte de réception
S'il est indéniable que le courrier électronique facilite la communication, le volume des messages peut rapidement devenir très important. Outlook 2007 inclut des fonctionnalités qui permettent de contrôler le volume des messages, de rechercher ce dont avez besoin et d'agir quand et où il le faut. Ce cours vous donne un aperçu de ce qui est à votre disposition et vous montre comment faire le meilleur usage des messages dans votre boîte de réception et ailleurs. Les fonctionnalités couvertes dans ce cours incluent à la fois les fonctionnalités fondamentales et celles qui sont nouvelles dans Outlook Au fur et à mesure de votre apprentissage, vous vous apercevrez que certaines fonctionnalités correspondent mieux à votre style que d'autres. Pas de problème. Une fois que vous aurez identifié ce qui vous convient et adapté vos fonctionnalités préférées à votre style d'organisation, vous constaterez combien il sera simple de sortir de votre boîte de réception et d'entamer votre journée. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 4

5 Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007
Objectifs du cours Planifier des tâches, organiser des réunions ou créer des contacts à partir de vos messages. Appliquer des indicateurs aux messages de votre Boîte de réception pour créer une Liste des tâches. Attribuer un code de couleur aux messages à l'aide de vos propres noms de catégories. Organiser les messages dans des groupes à l'aide de dossiers. Rechercher des messages avec une rapidité accrue. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 5

6 Utiliser un message comme point de départ à une action
Leçon 1 Utiliser un message comme point de départ à une action 6

7 Utiliser un message comme point de départ à une action
La lecture d'un message électronique vous invite généralement à effectuer une action quelconque. Vous pouvez y répondre instantanément, ou prendre une mesure qui en découle, comme organiser une réunion. Pour désencombrer votre Boîte de réception, vous devez décider si le message que vous recevez doit faire l'objet d'une action. Si tel est le cas, réfléchissez à ce que vous devez faire. Utilisez Outlook pour entreprendre une action, au moment où et de la façon dont elle est nécessaire. Quelques exemples d'actions à envisager : répondre immédiatement, ultérieurement, appliquer des indicateurs au message en vue d'un suivi ultérieur ou créer une tâche. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 7

8 Faire glisser un message pour entreprendre une action
Un message électronique ne nécessite pas obligatoirement une réponse directe. Quoi qu'il en soit, les informations du message peuvent néanmoins vous inviter à : Stocker les coordonnées des contacts. Créer une tâche Organiser une réunion Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 8

9 Faire glisser un message pour entreprendre une action
Vous pouvez commencer une action en faisant glisser le message sur le bouton approprié dans le volet de navigation. Bien que cette fonctionnalité ne soit pas une nouveauté d'Outlook 2007, elle est pratique pour voir comment il est possible d'exploiter les messages dans Outlook au- delà de leur rôle premier. Notez que le fait de faire glisser un message crée un nouvel élément sans toutefois supprimer le message de la Boîte de réception. C'est à vous de supprimer le message si vous n'en avez plus besoin. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 9

10 Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007
Organiser une réunion Si un message vous indique qu'il est important que vous rencontriez quelqu'un, voici comment vous y prendre. Faites glisser le message vers le bouton Calendrier dans le volet de navigation. Un nouveau rendez-vous s'ouvre, où vous renseignez les détails tels que la date, l'heure, et le lieu du rendez-vous. Invitez ensuite la personne au rendez-vous et… …cliquez sur Envoyer. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 10

11 Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007
Créer une tâche Il peut arriver qu'un message contienne des informations qui concernent une action que vous devez effectuer. Par exemple, comme l'image vous le montre, le message de Ben Smith dans la Boîte de réception de Mark Lee rappelle à Mark qu'il doit faire la promotion d'une ligne de mobilier de bureau récemment commercialisée par sa société. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 11

12 Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007
Créer une tâche Mark fait glisser le message de sa Boîte de réception vers le bouton Tâches du volet de navigation pour créer rapidement une tâche. Il peut en modifier l'objet afin de lui donner un nom de tâche plus parlant, par exemple Présenter le mobilier à Coho, puis enregistrer la tâche. Celle-ci est alors ajoutée à la liste des tâches de Mark. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 12

13 Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007
Créer un contact Conservez-vous des messages pour avoir l'adresse de messagerie d'un contact à portée de main ? Voici une meilleure idée : Créer une entrée de contact dans Contacts.  Comme le montre l'image, vous pouvez faire glisser un message vers Contacts pour commencer à entrer un contact. Lorsque vous faites glisser un message vers le bouton Contacts, un formulaire Contact s'ouvre auquel l'adresse de messagerie du contact a été automatiquement ajoutée. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 13

14 Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007
Créer un contact De là, vous pouvez renseigner les détails complémentaires, tels que l'adresse postale, le numéro de téléphone, et ainsi de suite. La prochaine fois que vous aurez besoin de consulter des informations sur ce contact, vous saurez où les chercher : dans Contacts. En conservant ces informations dans le dossier Contacts, vous pourrez facilement retrouver un contact, l'ajouter à une liste de distribution ou vous servir des informations qui le concerne dans un publipostage. Vous pourrez même stocker une photo du contact de sorte à toujours pouvoir associer un nom à un visage. Vous pourrez également utiliser les cartes de visite électroniques, une nouveauté d'Outlook 2007, pour partager facilement et rapidement les informations de contact. Pour en savoir plus, reportez-vous à l'aide-mémoire situé à la fin de ce cours. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 14

15 Lorsque l'action consiste à extraire une pièce jointe
Supposons que vous receviez un message et une pièce jointe, et que seule la pièce jointe vous intéresse. Vous pouvez l'enregistrer sur votre disque dur indépendamment du message. En d'autres termes, vous pouvez « extraire » la pièce jointe du message. De plus, Outlook 2007 permet désormais d'afficher l'aperçu de certains types de fichiers joints directement à partir du volet de lecture, ce qui pourra vous permettre de gagner du temps. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 15

16 Lorsque l'action consiste à extraire une pièce jointe
Une fois la pièce jointe enregistrée, vous n’avez peut-être plus besoin du message. Dans ce cas, vous pouvez le supprimer ou l'archiver tout de suite. Cela fait encore un message en moins dans votre Boîte de réception. Attention : Les pièces jointes pouvant comporter des virus informatiques, manipulez-les avec précaution et veillez à ce que votre antivirus soit à jour. Vous trouverez des informations supplémentaires sur la sécurité des pièces jointes dans l'aide-mémoire, vers lequel vous trouverez un lien à la fin de ce cours. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 16

17 Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007
Exercices pratiques Ouvrir un fichier de données d'exercice. Organiser une réunion. Créer une tâche. Ajouter un contact. Enregistrer une pièce jointe. Supprimer les données d'exercice et fermer le fichier de données des exercices pratiques. [Note à l'attention de l'instructeur : si Outlook 2007 est installé sur votre ordinateur, cliquez sur le lien de la diapositive pour accéder aux exercices pratiques en ligne. Vous pouvez effectuer chacune des tâches dans Outlook à l'aide des procédures qui vous sont données. Important : si Outlook 2007 n'est pas installé sur votre ordinateur, vous n'aurez pas accès aux procédures des exercices pratiques.] Exercices pratiques en ligne (Outlook 2007 requis) Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 17

18 Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007
Test 1, question 1 Outlook gère uniquement le courrier électronique. (une réponse possible) Vrai. Faux. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 18

19 Test 1, question 1 : Réponse
Faux. Outlook ne se limite pas au courrier électronique : il inclut un calendrier, un endroit pour stocker les informations de contact, une liste de tâches et bien plus encore. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 19

20 Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007
Test 1, question 2 Vous conservez un message dans votre Boîte de réception pour avoir toujours l'adresse électronique de l'expéditeur à portée de main. Quelle autre méthode est préférable ? (une réponse possible) Déplacer le message dans un dossier. Faire glisser le message vers Contacts. Faire glisser le message vers Tâches. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 20

21 Test 1, question 2 : Réponse
Faire glisser le message vers Contacts. Si vous faites glisser un message vers Contacts dans le volet de navigation, vous pouvez créer une carte de contact pour la personne. De cette façon, vous saurez toujours où retrouver les informations du contact. Vous pouvez même stocker une image du contact afin de pouvoir mettre un visage sur le nom. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 21

22 Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007
Test 1, question 3 Il est possible de conserver une pièce jointe indépendamment du message dans lequel elle se trouve. (une réponse possible) Vrai. Faux. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 22

23 Test 1, question 3 : Réponse
Vrai. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 23

24 Leçon 2 Utiliser les indicateurs et la barre des tâches pour assurer le suivi de vos messages 24

25 Effectuer le suivi des messages
La première fois que vous lancerez Outlook 2007, vous remarquerez quelque chose de nouveau. Il s'agit de la barre des tâches : elle est là pour vous aider à assurer le suivi de votre travail. Dans cette barre des tâches, vous verrez les éléments à venir de votre calendrier, ainsi que les messages avec un indicateur et les tâches. Vous voulez en savoir plus sur la barre des tâches ? C'est précisément l'objet de cette leçon. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 25

26 Tout ce que vous voulez savoir sur la barre des tâches
La barre des tâches affiche les messages avec indicateur, les tâches du dossier Tâches, ainsi que les réunions, les rendez- vous et les événements à venir de votre calendrier. Elle permet d'afficher tous ces éléments en un coup d'œil, sans avoir à changer de fenêtre dans Outlook. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 26

27 Tout ce que vous voulez savoir sur la barre des tâches
L'image montre les éléments de base de la barre des tâches. Navigateur de dates Rendez-vous du calendrier Endroit où taper de nouvelles tâches Votre liste des tâches (messages avec indicateur et tâches) Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 27

28 Définir des priorités avec des indicateurs de suivi
La première leçon vous a familiarisé avec la procédure de création d'une tâche en faisant glisser un message vers le bouton Tâches dans le volet de navigation. Un moyen encore plus simple de suivre ce que vous devez faire, basé sur les informations contenues dans un message, consiste à indiquer le message en vue de suivi. L'image montre dans la Boîte de réception un message comportant un indicateur de suivi. Notez que le message avec indicateur apparaît également dans la barre des tâches. Une tâche vous aide à mieux vous organiser en fonction des informations contenues dans le message. Elle est cependant distincte du message d'origine, ce qui est une des raisons pour lesquelles un indicateur de suivi est plus facile à utiliser. L'indicateur vous rappelle d'y revenir même si le message commence à atteindre les profondeurs de votre Boîte de réception. Conseil : Un moyen rapide d'appliquer un indicateur à un message consiste à le faire glisser directement dans la barre des tâches. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 28

29 Définir des priorités avec des indicateurs de suivi
Les messages avec indicateur apparaissent à de nombreux endroits. Les messages auxquels vous appliquez des indicateurs de suivi n'apparaissent pas uniquement dans la barre des tâches. Vous les retrouverez également dans votre liste des tâches et dans votre calendrier. Cela vous aidera à penser à effectuer les tâches de votre liste. Et si tout ceci ne suffit pas, vous pouvez définir des rappels pour vous souvenir qu'ils doivent faire l'objet d'un suivi. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 29

30 Changer l'objet mais uniquement dans la barre des tâches
L'objet d'un message ne décrit pas forcément la tâche que vous devez faire. Dans ce cas, vous pouvez changer l'objet d'un message avec indicateur dans la barre des tâches. Lorsque vous procédez à cette opération, l'objet du message reste inchangé dans la Boîte de réception. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 30

31 Changer l'objet mais uniquement dans la barre des tâches
Vous pouvez vous demander : quelle différence y a-t-il entre un message avec indicateur et une tâche créée en ayant fait glisser le message sur le bouton Tâches ? La réponse est essentiellement une question de style. Si vous souhaitez supprimer les messages après en avoir terminé avec eux, vous préférerez probablement utiliser les Tâches pour effectuer le suivi des choses que vous devez faire. Si vous souhaitez conserver vos messages, dans votre Boîte de réception ou dans des dossiers, vous préférerez probablement utiliser des indicateurs de suivi car la méthode est simple et rapide. Plus d'informations sur la puce 1 : Lorsque vous faites glisser un message vers le bouton Tâches, vous créez un nouvel élément. La suppression du message n'a alors aucune conséquence sur la tâche. Les dossiers seront couverts ultérieurement dans la leçon. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 31

32 Terminer ne veut pas dire supprimer !
Vous pouvez être tenté de supprimer des éléments de la barre des tâches lorsque vous en avez terminé avec eux. Toutefois, il existe un meilleur moyen. Lorsque vous avez terminé une tâche, marquez-la comme terminée avec la commande Marquer comme terminée. Pour ce faire, il vous suffit de cliquer sur l'indicateur en regard de l'élément. Les éléments terminés seront supprimés de la liste, comme cela est souhaitable. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 32

33 Terminer ne veut pas dire supprimer !
Mais en quoi marquer un élément comme terminé est-il utile ? Il sera listé dans votre calendrier au bas du jour où vous l'aurez terminé. Et il sera barré, pour que vous sachiez que vous l'avez terminé. Comme cela, vous gardez une trace de tout le travail que vous avez accompli ! Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 33

34 Terminer ne veut pas dire supprimer !
Mais en quoi marquer un élément comme terminé est-il utile ? Dans la barre des tâches et dans le calendrier, toute tâche non marquée comme terminée à sa date d'échéance est automatiquement reportée au jour suivant jusqu'à ce qu'elle soit effectuée. Attention :Si vous choisissez de supprimer un élément de la barre des tâches, sachez que le message avec indicateur est également supprimé de votre Boîte de réception et inversement, si vous supprimez un message avec indicateur de la Boîte de réception, vous le supprimez également de la barre des tâches. Voilà pourquoi la commande Marquer comme terminée est plus sûre. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 34

35 Convertir un message en entrée de calendrier
Plus tôt dans cette leçon, nous vous avons présenté le navigateur de dates qui se trouve en haut de la barre des tâches. Vous pouvez l'utiliser pour créer rapidement une entrée de calendrier à partir d'un message : comme indiqué dans l'image : il suffit de faire glisser le message jusqu'à une date dans le navigateur de dates. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 35

36 Convertir un message en entrée de calendrier
La procédure est semblable au processus consistant à faire glisser un message sur le bouton Calendrier dans le volet de navigation, comme décrit dans la première leçon. Pourquoi cette méthode est-elle meilleure ? Parce qu'elle comporte une étape en moins : la date à laquelle vous faites glisser le message vers le navigateur de dates est automatiquement insérée. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 36

37 Personnaliser l'affichage de la barre des tâches
Pour changer les éléments affichés dans la barre des tâches, cliquez sur Barre des tâches dans le menu Affichage, puis sélectionnez ou désélectionnez les éléments à afficher ou à masquer. Il est également simple d'afficher ou de masquer la barre des tâches elle-même.  Vous pouvez également personnaliser toutes les options de la barre des tâches en une fois en cliquant sur Options dans le sous-menu Barre des tâches. Pour la masquer, il vous suffit d'appuyer sur ALT+F2 ou de cliquer sur le bouton Fermer la barre des tâches . Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 37

38 Personnaliser l'affichage de la barre des tâches
Pour changer les éléments affichés dans la barre des tâches, cliquez sur Barre des tâches dans le menu Affichage, puis sélectionnez ou désélectionnez les éléments à afficher ou à masquer. Il est également simple d'afficher ou de masquer la barre des tâches elle-même.  Pour l'afficher de nouveau, appuyez sur ALT+F2 ou cliquez sur Barre des tâches dans le menu Affichage, puis sur une option, comme illustré dans l'image. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 38

39 Personnaliser l'affichage de la barre des tâches
Pour changer les éléments affichés dans la barre des tâches, cliquez sur Barre des tâches dans le menu Affichage, puis sélectionnez ou désélectionnez les éléments à afficher ou à masquer. Par ailleurs, pour libérer rapidement de l'espace pour d'autres fenêtres dans Outlook telles que le volet de lecture, réduisez la barre des tâches en cliquant sur la flèche Réduire la barre des tâches en regard de son titre. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 39

40 Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007
Exercices pratiques Utiliser les indicateurs. Voir les tâches associées aux messages avec indicateur dans le calendrier. Marquer une tâche comme terminée. Créer un rendez-vous, rapidement. Masquer et afficher de nouveau la barre des tâches. [Note à l'attention de l'instructeur : si Outlook 2007 est installé sur votre ordinateur, cliquez sur le lien de la diapositive pour accéder aux exercices pratiques en ligne. Vous pouvez effectuer chacune des tâches dans Outlook à l'aide des procédures qui vous sont données. Important : si Outlook 2007 n'est pas installé sur votre ordinateur, vous n'aurez pas accès aux procédures des exercices pratiques.] Exercices pratiques en ligne (Outlook 2007 requis) Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 40

41 Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007
Test 2, question 1 La barre des tâches est facile à masquer. (une réponse possible) Vrai. Faux. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 41

42 Test 2, question 1 : Réponse
Vrai. La leçon a montré combien cela était facile. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 42

43 Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007
Test 2, question 2 Que se passe-t-il si vous faites glisser un message de la zone Tâches vers la barre des tâches ? (une réponse possible) Un indicateur de suivi est ajouté au message. Vous créez une tâche. Le message est déplacé de votre Boîte de réception vers la zone Tâches. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 43

44 Test 2, question 2 : Réponse
Un indicateur de suivi est ajouté au message. Il s'agit d'un moyen rapide d'ajouter un indicateur à un message. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 44

45 Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007
Test 2, question 3 Il n'est pas possible de supprimer le navigateur de dates de la barre des tâches. (une réponse possible) Vrai. Faux. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 45

46 Test 2, question 3 : Réponse
Faux. À partir du menu Affichage, pointez sur Barre des tâches, et c'est parti. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 46

47 Nommer vos catégories de couleurs pour une meilleure organisation
Leçon 3 Nommer vos catégories de couleurs pour une meilleure organisation 47

48 Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007
Nommer votre couleur Vous en avez assez de chercher des informations dans votre Boîte de réception? Vous voulez retrouver rapidement les messages de votre supérieur ou les messages traitant d'un sujet spécifique ? Utilisez la couleur pour organiser et trier instantanément votre courrier. Grâce aux catégories colorées, vous pouvez rendre des messages plus visibles, même si vous les laissez dans votre Boîte de réception. Les catégories et leurs étiquettes de couleur associées vous permettent de distinguer rapidement les différents éléments d'une manière qui a du sens pour vous. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 48

49 Organiser des messages à l'aide de couleurs
Si vous travaillez sur un projet donné, vous pouvez rendre les messages associés au projet plus faciles à repérer. Il vous suffit de marquer tous les messages connexes à l'aide d'une catégorie de couleur. L'image montre quelques messages auxquels a été appliqué un codage de couleur : Le vert est réservé aux messages relatifs à Coho Winery. Le jaune est réservé aux messages relatifs à Contoso. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 49

50 Organiser des messages à l'aide de couleurs
Si vous travaillez sur un projet donné, vous pouvez rendre les messages associés au projet plus faciles à repérer. Il vous suffit de marquer tous les messages connexes à l'aide d'une catégorie de couleur. L'image montre quelques messages auxquels a été appliqué un codage de couleur : Remarques : Si vous avez utilisé des indicateurs de couleurs dans Outlook 2003, vous constaterez que ce concept est amélioré dans Outlook 2007 dans la mesure où il vous permet d'utiliser des noms avec les couleurs associées. Si un message appartient à plusieurs catégories, ce n'est pas un problème. Vous pouvez affecter un nombre illimité de catégories à un message. Un message peut être coloré de plusieurs couleurs s'il s'applique à plusieurs comptes, comme c'est le cas du message sélectionné. Vous verrez également des catégories de couleur et leurs noms dans le volet de lecture. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 50

51 Affecter une catégorie
Vous vous demandez qui crée les noms de catégorie ? C'est vous. Vous créez un nom de catégorie et choisissez la couleur qui lui est associée. Vous pouvez ensuite affecter cette catégorie aux messages existants et entrants. Un moyen d'affecter une catégorie de couleurs à un message consiste à cliquer avec le bouton droit dans la colonne Catégories et à utiliser le menu contextuel, comme vous le montre l'image. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 51

52 Affecter une catégorie
Vous vous demandez qui crée les noms de catégorie ? C'est vous. Vous créez un nom de catégorie et choisissez la couleur qui lui est associée. Une fois que vous avez affecté une catégorie à un message, vous pouvez parcourir votre Boîte de réception et repérer le message simplement grâce à sa couleur. Conseil : À moins que vous adaptiez un système qui vous convient déjà, il est préférable de vous limiter à quelques catégories. Plus le système est simple, plus il est facile à utiliser. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 52

53 Associer des noms à des couleurs
Les catégories Outlook commencent par des noms généraux : catégorie rouge, catégorie orange, etc. Naturellement, les catégories auront plus de sens pour vous si vous leur donnez des noms spécifiques. La première fois que vous utilisez une des catégories par défaut, comme la Catégorie violette, Outlook vous invite à la renommer à l'aide de la boîte de dialogue Renommer la catégorie. Vous pouvez taper un nouveau nom pour la catégorie dans la zone Nom comme le montre l'image. Vous n'arrivez pas à trouver des noms de catégories ? Vous pouvez peut-être réfléchir aux messages que vous avez du mal à retrouver lorsque vous parcourez votre messagerie. Si vous n'êtes pas habitué au système des catégories, commencez par des groupes de base simples, tels que Travail et Personnel, ou employez des noms spécifiques à votre travail. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 53

54 Que signifie cette couleur ?
Cela arrive même aux meilleurs d'entre nous : nous mettons au point des systèmes ingénieux pour nous organiser, et puis, un jour, nous en oublions une partie. Imaginons, par exemple, que vous utilisiez la couleur orange pour tous les messages personnels. Vous ne recevez plus de messages personnels pendant quelque temps et vous oubliez ce que la couleur orange signifie. Remarque : Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur la couleur à côté d'un message pour afficher le nom de la catégorie associé à cette couleur. Aucun problème. Comme le montre l'image, il vous suffit de cliquer. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 54

55 Si vous avez utilisé des indicateurs de couleur dans Outlook 2003...
Si vous avez utilisé des indicateurs de suivi dans Outlook 2003, vous voudrez sans doute savoir en quoi les nouvelles catégories de couleurs d'Outlook 2007 sont meilleures. Elles vous permettent d'attribuer en même temps un texte descriptif et une couleur. Autre avantage, les catégories peuvent être appliquées à tous les éléments Outlook, ce qui vous permet d'organiser vos contacts, vos éléments de calendrier et vos tâches de manière uniforme. Affecter un texte descriptif à une catégorie est une bonne chose car, comme décrit précédemment, si vous oubliez la signification de la couleur verte, vous pouvez consulter le nom de la catégorie pour rappel. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 55

56 Si vous avez utilisé des indicateurs de couleur dans Outlook 2003...
Si vous avez utilisé des indicateurs de couleurs dans Outlook 2003, ils seront mis à jour automatiquement et convertis en catégories de couleurs. Voici ce que vous découvrirez dans Office Outlook 2007 : Par exemple, si vous avez utilisé un indicateur de couleur verte dans Outlook 2003, la zone Catégories indique Catégorie verte. Dans votre Boîte de réception, vous verrez une barre de couleur dans la colonne Catégories de la même couleur que l'indicateur 2003. Si vous ouvrez un message, vous verrez un nom de catégorie de couleurs sous la ligne Objet. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 56

57 Si vous avez utilisé des indicateurs de couleur dans Outlook 2003...
Si vous avez utilisé des indicateurs de couleurs dans Outlook 2003, ils seront mis à jour automatiquement et convertis en catégories de couleurs. Rechercher ces messages et leur attribuer un nom de catégorie plus descriptif constituerait un bon exercice. L'aide-mémoire, proposé à la fin de ce cours, présente les étapes de la procédure permettant de renommer les catégories. Remarque :Seuls les indicateurs de votre boîte aux lettres par défaut seront convertis en catégories de couleurs. Si votre fichier de dossiers personnels (.pst) ou le dossier d'archivage comporte des messages que vous voulez mettre à jour, vous devrez appliquer les catégories de couleurs manuellement. La procédure complète est fournie dans l'aide-mémoire. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 57

58 Afficher les messages par catégorie
Supposons que vous ayez attribué des codes de couleurs à tous vos messages en fonction de projets ou de clients spécifiques. Comment afficher vos messages dans ces groupes ? C'est facile. Cliquez sur le menu contextuel Réorganiser par (sous la zone Recherche), puis cliquez sur Catégories. L'image montre la réorganisation de messages qui étaient classés par date, en un classement par catégorie : Blue Yonder Airlines, Coho Winery et Contoso. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 58

59 Catégories et règles, un duo de choc
Vous pouvez appliquer un codage de couleurs aux messages automatiquement, à l'aide de règles. Par exemple, les messages de votre mère sont-ils toujours personnels ? Si vous avez défini une catégorie Personnel, vous pouvez optimiser votre classement grâce à une règle qui marque automatiquement tous les messages de votre mère comme Personnel. L'image montre le processus de base qui permet de le faire dans la boîte de dialogue Règles et alertes . Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 59

60 Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007
Exercices pratiques Créer des messages et des catégories pour vous entraîner. Supprimer une catégorie. Affecter une catégorie. Changer la couleur d'une catégorie. Afficher les messages par catégorie. Facultatif : Appliquer automatiquement une catégorie à l'aide d'une règle. [Note à l'attention de l'instructeur : si Outlook 2007 est installé sur votre ordinateur, cliquez sur le lien de la diapositive pour accéder aux exercices pratiques en ligne. Vous pouvez effectuer chacune des tâches dans Outlook à l'aide des procédures qui vous sont données. Important : si Outlook 2007 n'est pas installé sur votre ordinateur, vous n'aurez pas accès aux procédures des exercices pratiques.] Exercices pratiques en ligne (Outlook 2007 requis) Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 60

61 Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007
Test 3, question 1 Une fois que vous avez affecté une couleur à une catégorie, cette couleur ne peut pas être modifiée. (une réponse possible) Vrai. Faux. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 61

62 Test 3, question 1 : Réponse
Faux. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 62

63 Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007
Test 3, question 2 Dans Outlook 2003 vous aviez la possibilité d'organiser vos messages selon l'une des six couleurs d'indicateurs. Quel avantage présente désormais le nouveau système de catégories de couleurs que ne présentaient pas les indicateurs de couleurs ? (une réponse possible) Il est désormais possible d'organiser ses messages avec la couleur violette. Les catégories de couleurs permettent de créer un nom personnalisé associé à une couleur. Il est possible d'associer des catégories de couleurs à des règles. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 63

64 Test 3, question 2 : Réponse
Les catégories de couleurs permettent de créer un nom personnalisé associé à une couleur. Grâce à la personnalisation des noms, vous n'aurez plus à rechercher ce qu'une couleur signifie : il suffit d'un clic sur le bouton droit de la souris. De plus, vous pouvez appliquer des catégories de couleurs à tous les éléments Outlook, alors que les indicateurs d'Outlook 2003 se limitaient aux messages uniquement. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 64

65 Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007
Test 3, question 3 Vous êtes passé d'Outlook 2003 à Outlook 2007. Dans votre Boîte de réception, tous les messages auxquels un indicateur bleu était affecté présentent désormais la Catégorie bleue. Qu'est-ce qui pourrait vous aider à vous souvenir de ce que la couleur bleue signifie ? (une réponse possible) Créer une règle et changer la couleur en vert. Créer une tâche. Donner à la Catégorie bleue un nom plus évocateur. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 65

66 Test 3, question 3 : Réponse
Donner à la Catégorie bleue un nom plus évocateur. Donnez à Catégorie bleue un nom plus spécifique, et vous n'aurez plus jamais besoin de vous demander ce qu'elle signifie. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 66

67 Leçon 4 Stocker les messages 67

68 Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007
Stocker les messages Aimez-vous les Boîtes de réception vides ? Une méthode facile consiste à créer des dossiers personnalisés et à déplacer vos messages de la Boîte de réception vers ces dossiers. Comme vous choisissez vous-même le nom des dossiers, vos messages sont organisés selon votre propre logique. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 68

69 Pourquoi créer des dossiers ?
Les leçons précédentes ont décrit des manières d'agir sur les messages et des manières de les trier et de les organiser au sein d'une catégorie. Imaginons à présent que vous vouliez trier vos messages en groupes distincts et les séparer des autres messages (et par là même les enlever de votre Boîte de réception). C'est ici qu'entrent en jeu les dossiers. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 69

70 Pourquoi créer des dossiers ?
L'image illustre un exemple d'utilisation des dossiers : « Coho Winery » et « Contoso ». Il se peut que vous utilisiez déjà un système de classement au bureau. Une fois que vous aurez appris à créer des dossiers, vous pourrez facilement adapter votre système à Outlook. La prochaine leçon décrit comment créer des dossiers. Remarque : Si vous avez retenu la leçon consacrée à l'utilisation d'indicateurs de suivi, vous vous demandez peut-être ce qu'il advient d'un message avec indicateur une fois que vous le déplacez de votre Boîte de réception vers un dossier. Comme un message avec indicateur apparaît également dans la barre des tâches, les tâches et votre calendrier, ces rappels restent à la même place, que le message sous-jacent soit déplacé ou non. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 70

71 Méthode de création d'un dossier
Savoir pourquoi créer des dossiers n'est bien sûr pas suffisant. Pour pouvoir utiliser les dossiers, vous devez savoir comment les créer. Vous avez de la chance car rien n'est plus simple. Pour créer un dossier dans votre boîte aux lettres : Cliquez avec le bouton droit sur Boîte aux lettres. Cliquez sur Nouveau dossier dans le menu contextuel, comme vous le montre l'image. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 71

72 Méthode de création d'un dossier
Savoir pourquoi créer des dossiers n'est bien sûr pas suffisant. Pour pouvoir utiliser les dossiers, vous devez savoir comment les créer. Vous avez de la chance car rien n'est plus simple. Pour créer un dossier dans votre boîte aux lettres : Tapez le nom du nouveau dossier et cliquez sur OK. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 72

73 Déplacer des messages en les faisant glisser
Une fois votre dossier créé, vous pouvez y déplacer un ou plusieurs messages en les faisant glisser. L'image montre comment déplacer un seul message depuis une liste de messages dans un dossier dans le volet de navigation. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 73

74 Déplacer des messages avec une commande
La méthode de glisser- déplacer que nous venons d'évoquer est rapide. Elle présente toutefois un inconvénient : le risque que vous « lâchiez » accidentellement les messages au mauvais endroit. Une méthode plus sûre consiste à cliquer avec le bouton droit sur le ou les messages à déplacer, puis à cliquer sur Déplacer vers un dossier. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 74

75 Déplacer des messages avec une commande
Dans l'exemple de l'image, les messages sont organisés par catégories. Pour déplacer toute la catégorie Coho vers le dossier Coho Winery, voici comment procéder. Cliquez avec le bouton droit sur l'en-tête de catégorie. Cliquez sur Déplacer vers un dossier. Sélectionnez le nom du dossier dans la liste des dossiers affichée dans la boîte de dialogue Déplacer les éléments et cliquez sur OK. Cette méthode est particulièrement judicieuse pour déplacer un ensemble de messages. Par exemple, si vous affichez des messages selon une organisation donnée, par exemple par catégorie, vous pouvez utiliser cette méthode pour déplacer tous les messages de cette catégorie vers un dossier, comme le montre l'image. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 75

76 Utiliser les dossiers favoris
Lorsque vous aurez commencé à classer vos messages dans des dossiers, vous vous apercevrez que vous utilisez certains dossiers plus que d'autres. Pour rendre la recherche et le classement encore plus rapides, vous pouvez déplacer les dossiers fréquemment utilisés vers les Dossiers favoris. Pour ajouter un dossier aux dossiers favoris, faites-le glisser des Dossiers Courrier vers la zone Dossiers favoris du volet de navigation. Remarque : Les dossiers restent à leur emplacement d'origine dans votre boîte aux lettres. La zone Dossiers Favoris est simplement un moyen rapide et facile d'y accéder. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 76

77 Lorsqu'un favori ne l'est plus vraiment
Les favoris, ça va, ça vient. Lorsqu'un dossier favori ne vous est plus utile, vous pouvez le supprimer de la zone Dossiers favoris du volet de navigation. Il vous suffit de cliquer dessus avec le bouton droit, puis de cliquer sur Supprimer de Dossiers favoris. Ne vous inquiétez pas, le dossier demeurera dans votre boîte aux lettres, par contre il n'apparaîtra plus dans la zone Dossiers Favoris du volet de navigation. Attention : N'utilisez pas la commande Supprimer pour retirer un dossier des favoris, sans quoi le dossier et son contenu seront entièrement supprimés. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 77

78 Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007
Exercices pratiques Créer des dossiers. Déplacer un message unique vers un dossier. Déplacer un groupe de messages en une seule étape. Ajouter et supprimer un dossier favori. [Note à l'attention de l'instructeur : si Outlook 2007 est installé sur votre ordinateur, cliquez sur le lien de la diapositive pour accéder aux exercices pratiques en ligne. Vous pouvez effectuer chacune des tâches dans Outlook à l'aide des procédures qui vous sont données. Important : si Outlook 2007 n'est pas installé sur votre ordinateur, vous n'aurez pas accès aux procédures des exercices pratiques.] Exercices pratiques en ligne (Outlook 2007 requis) Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 78

79 Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007
Test 4, question 1 Lorsque vous déplacez des messages vers un dossier, vous devez faire glisser un seul message à la fois. (une réponse possible) Vrai. Faux. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 79

80 Test 4, question 1 : Réponse
Faux. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 80

81 Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007
Test 4, question 2 Que se passe-t-il lorsque vous faites glisser un message vers un dossier ? (une réponse possible) Le message est déplacé vers le dossier. Le message est copié dans le dossier. Le message est supprimé. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 81

82 Test 4, question 2 : Réponse
Le message est déplacé vers le dossier. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 82

83 Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007
Test 4, question 3 Les messages que vous voyez dans un dossier favori sont des copies de messages du dossier d'origine. (une réponse possible) Vrai. Faux. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 83

84 Test 4, question 3 : Réponse
Faux. Il s'agit des mêmes messages et non de copies. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 84

85 Trouver un message, et vite !
Leçon 5 Trouver un message, et vite ! 85

86 Trouver un message, et vite !
Ne nous voilons pas la face : il arrive même aux plus organisés d'entre nous de ne plus retrouver un message important malgré le classement en dossiers ou à codage de couleurs. Heureusement, la fonction Recherche instantanée des messages dans Outlook 2007 n'est pas seulement simple à utiliser, mais elle est également rapide. Vous pouvez désormais rechercher des messages stockés à différents endroits, y compris les archives ou plusieurs boîtes aux lettres. Quel que soit l'endroit où vous stockez vos messages, la fonction de recherche peut aider.  Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 86

87 Recherche instantanée : comme son nom l'indique !
Dans les versions antérieures d'Outlook, rechercher des éléments pouvait nécessiter bon nombre de manipulations pour trouver ce que vous recherchiez. À présent, avec la nouvelle fonction de recherche instantanée, vous pourrez non seulement rechercher des messages plus rapidement, mais également affiner les résultats de la recherche. En effet, en ajoutant des mots à votre requête, les résultats de la recherche sont instantanément ciblés. Peut-être vous est-il même arrivé d'avoir eu le temps d'aller vous chercher une tasse de café pendant que vous attendiez les résultats. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 87

88 Recherche instantanée : comme son nom l'indique !
En outre, Outlook vous permet de savoir pourquoi un message donné apparaît dans les résultats de la recherche : les correspondances de mots trouvées dans le message sont mises en surbrillance.  C'est ce que vous pouvez voir dans l'image qui montre les résultats d'une recherche de messages contenant les mots « ventes trimestrielles ». Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 88

89 Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007
Recherche avancée Si vous tapez des mots dans le volet Recherche instantanée, les correspondances apparaissant dans les messages sont affichées dans les résultats de la recherche. Si vous voulez que la recherche porte sur une partie plus spécifique d'un message, par exemple, si vous voulez rechercher un message en fonction de son expéditeur (champ De), utilisez alors la recherche avancée. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 89

90 Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007
Recherche avancée L'image montre comment s'y prendre. Cliquez sur le bouton de développement, et tapez les critères avancés. Vous le remarquerez à mesure que vous le ferez, les mots dans la zone Recherche instantanée sont mis à jour pour montrer les nouveaux critères. Conseil :Vous pouvez également taper les critères de recherche avancée directement dans la zone Recherche instantanée . Pour avoir une idée de ce que vous devez taper, regardez la zone Recherche instantanée au moment où vous utilisez les champs dans le volet Recherche instantanée . Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 90

91 Rechercher des messages dans les archives et plus encore
Avec Outlook 2007, les recherches peuvent désormais porter sur plusieurs emplacements à la fois. Ainsi, vous pouvez effectuer des recherches dans vos dossiers d'archivage et dans votre boîte aux lettres Microsoft Exchange Server en même temps. Comment ? Tout simplement en sélectionnant Rechercher Tous les éléments Courrier comme emplacement de recherche. La mention Rechercher Tous les éléments Courrier apparaît également en haut du volet Recherche instantanée pour que vous puissiez clairement identifier sur quoi porte la recherche. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 91

92 Rechercher des messages dans les archives et plus encore
Voici un scénario possible dont vous pouvez vous inspirer. Imaginez que vous voulez archiver automatiquement tous les messages antérieurs à 30 jours, car vous ne les consultez que rarement. Cependant, il vous arrive de temps à autres de devoir retrouver l'un d'eux. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 92

93 Rechercher des messages dans les archives et plus encore
Voici un scénario possible dont vous pouvez vous inspirer. Il est facile de rechercher un message archivé. Dans les versions précédentes d'Outlook, vous ne pouviez pas rechercher un message dans votre dossier d'archivage et dans votre boîte aux lettres principale en même temps. En cas de doute sur la date exacte du message, deux recherches étaient parfois nécessaires : l'une portant sur votre boîte aux lettres Microsoft Exchange Server et l'autre sur votre dossier d'archivage. Remarques    Si vous avez configuré Outlook pour utiliser plusieurs comptes de messagerie, vous pouvez faire appel à cette même technique pour effectuer une recherche portant sur tous les comptes à la fois. Pour rechercher des messages dans un dossier de stockage Outlook (également appelé Fichier de dossiers personnels (.pst)), ce dossier doit être ouvert dans Outlook. L'aide-mémoire, vers lequel vous trouverez un lien à la fin de ce cours, comprend des informations supplémentaires sur l'ouverture des fichiers PST. En sélectionnant Rechercher Tous les éléments Courrier, vous pouvez désormais effectuer une recherche sur plusieurs emplacements en même temps. Cela rend les recherches beaucoup plus faciles que dans les versions précédentes d'Outlook. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 93

94 Qu'en est-il des autres éléments Outlook ?
Vous pouvez effectuer une recherche portant à la fois sur votre Boîte de réception, le calendrier et les tâches. Affichez d'abord la Liste des dossiers (cliquez sur Liste des dossiers dans le volet de navigation) et utilisez le volet Recherche instantanée. Dans le cas contraire, la recherche est limitée à un type d'élément Outlook, les messages ou éléments du calendrier, par exemple. La bonne nouvelle est qu'une fois que vous maîtriserez les nouveaux outils de recherche d'Outlook 2007, vous utiliserez un volet Recherche instantanée et des techniques similaires dans chaque fenêtre Outlook, notamment le calendrier, les contacts et les tâches. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 94

95 Afficher à nouveau tous les messages
Lorsque vous procédez à une recherche, les résultats de la recherche apparaissent dans la fenêtre Outlook principale. Ils y resteront jusqu'à votre prochaine recherche dans Outlook. Vous saurez que ce qui est affiché correspond aux résultats de la recherche si le volet Recherche instantanée est actif. Le volet est actif lorsqu'il est d'une couleur différente de celle des autres volets et que les mots (Résultats de la recherche) figurent après le nom du dossier en haut du volet. Exemples de ce que vous pourriez faire après une recherche : effectuer une autre recherche ou revenir à votre Boîte de réception. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 95

96 Afficher à nouveau tous les messages
Lorsque vous procédez à une recherche, les résultats de la recherche apparaissent dans la fenêtre Outlook principale. Ils y resteront jusqu'à votre prochaine recherche dans Outlook. Pour rétablir tous les messages du dossier actif, cliquez sur le bouton Effacer la recherche. Conseil :Vous pouvez également effacer une recherche en cliquant sur un dossier dans le volet de navigation (par exemple, cliquez sur Boîte de réception dans le volet de navigation pour rétablir la vue dans laquelle vous pouvez voir tous les messages de votre Boîte de réception). Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 96

97 Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007
Exercices pratiques Rechercher des messages à l'aide de termes de recherche. Rechercher des messages dans plusieurs dossiers. Utiliser les critères avancés. [Note à l'attention de l'instructeur : si Outlook 2007 est installé sur votre ordinateur, cliquez sur le lien de la diapositive pour accéder aux exercices pratiques en ligne. Vous pouvez effectuer chacune des tâches dans Outlook à l'aide des procédures qui vous sont données. Important : si Outlook 2007 n'est pas installé sur votre ordinateur, vous n'aurez pas accès aux procédures des exercices pratiques.] Exercices pratiques en ligne (Outlook 2007 requis) Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 97

98 Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007
Test 5, question 1 Vous venez d'effectuer une recherche et vous n'arrivez plus à voir tous vos messages. Quelle action permet de résoudre ce problème ? (une réponse possible) Cliquer sur le bouton de Effacer la recherche dans la zone Recherche instantanée. Redémarrer Outlook. Masquer le volet Recherche instantanée. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 98

99 Test 5, question 1 : Réponse
Cliquez sur le bouton Effacer la recherche dans la zone Recherche instantanée. Si le bouton Effacer la recherche est visible, il est très probable que vous regardez les résultats de la recherche et non tous vos messages. Vous pouvez cliquer sur Effacer la recherche pour rétablir la vue. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 99

100 Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007
Test 5, question 2 Lorsque vous tapez des mots dans le volet Recherche instantanée, en haut de la fenêtre Courrier, quels éléments ci- dessous les résultats affichés concernent-ils ? (une réponse possible) Tous les éléments Outlook. Uniquement les messages avec indicateur et les tâches. Uniquement les messages. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 100

101 Test 5, question 2 : Réponse
Uniquement les messages. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 101

102 Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007
Test 5, question 3 Vous pensez que le message que vous recherchez se trouve soit dans votre boîte aux lettres, soit dans un dossier d'archivage ouvert. Il est possible de trouver le message en n'effectuant qu'une seule recherche. (une réponse possible) Vrai. Faux. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 102

103 Test 5, question 3 : Réponse
Vrai. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 103

104 Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007
Aide-mémoire Pour un résumé des tâches décrites dans ce cours, consultez l'aide-mémoire. Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 104

105 UTILISATION DE CE MODÈLE
Ce modèle Microsoft Office PowerPoint®contient une formation Outlook 2007 sur la gestion du volume de courrier, l'organisation de la Boîte de réception Outlook et la création rapide d'éléments d'action significatifs à partir des messages électroniques reçus. Il est conçu pour être présenté à un groupe et personnalisé selon vos besoins. Le contenu de ce modèle est une adaptation du cours de formation Microsoft Office Online intitulé « Organiser la Boîte de réception avec Outlook 2007 ». Fonctionnalités du modèle Diapositive de titre : Sur la toute première diapositive, tapez le nom de votre entreprise dans l'espace réservé. Vous pouvez également supprimer la zone de texte si vous ne souhaitez pas mentionner le nom de votre entreprise. Animations : Des effets d'animation personnalisés sont appliqués d'un bout à l'autre de la présentation. Ces effets incluent Insertion furtive, Étirer, Dissolution et Damier. Ces effets fonctionnent dans toute version antérieure de Microsoft PowerPoint, jusqu'à PowerPoint 2000. Pour modifier les effets d'animation, ouvrez le menu Diaporama , cliquez sur Personnaliser l'animation, et utilisez les options proposées. Si cette présentation contient une animation Macromedia Flash : Pour lire le fichier Flash, vous devez enregistrer un contrôle Microsoft ActiveX®, appelé Shockwave Flash Object, sur votre ordinateur. Pour ce faire, téléchargez la dernière version du lecteur Macromedia Flash Player à partir du site Web Macromedia. Transitions entre les diapositives : La transition Balayage en bas est appliquée dans tout le diaporama. Si vous souhaitez utiliser une autre transition, accédez au menu Diaporama , cliquez sur Transition, et utilisez les options proposées. Liens hypertexte vers le cours en ligne : Ce modèle contient des liens vers la version en ligne de cette formation. Ces liens vous permettent d'accéder aux exercices pratiques de chaque leçon et à l'aide-mémoire publié pour ce cours. Remarque : Outlook 2007 doit être installé pour que vous puissiez afficher les exercices pratiques. Si Outlook 2007 n'est pas installé sur votre ordinateur, vous n'aurez pas accès aux procédures des exercices pratiques. En-têtes et pieds de page : Le modèle contient un pied de page mentionnant le titre du cours. Vous pouvez changer ou supprimer les pieds de page dans la boîte de dialogue En-tête et pied de page (qui s'ouvre à partir du menu Affichage ). UTILISATION DE CE MODÈLE Consultez le volet Commentaires ou affichez les pages de commentaires dans leur intégralité (menu Affichage) pour obtenir plus d'aide sur ce modèle. 105