Formation Microsoft® Office SharePoint® Server 2007

Présentation au sujet: "Formation Microsoft® Office SharePoint® Server 2007"— Transcription de la présentation:

1 Formation Microsoft® Office SharePoint® Server 2007
[Nom de votre société] présente : Formation Microsoft® Office SharePoint®  Server 2007 Avant de commencer : Avant de suivre ce cours, il est recommandé aux stagiaires de prendre connaissance des présentations de formation suivantes : « Bibliothèques de documents SharePoint I : Présentation du partage de fichiers », ou être en mesure d'ajouter et de modifier des fichiers dans une bibliothèque SharePoint. « Bibliothèques de documents SharePoint II : Tout sur l'extraction » ou être en mesure d'extraire, de modifier et d'archiver des fichiers. « Bibliothèques de documents SharePoint III : Utiliser l'historique des versions » ou être en mesure d'ouvrir et de restaurer des versions précédentes. « Bibliothèques de documents SharePoint IV : Trucs et astuces » ou être en mesure d'archiver un fichier à l'aide du menu Serveur, disponible en cliquant sur le bouton Microsoft Office. Les stagiaires doivent également être à même de se repérer dans Microsoft Office Outlook® 2007 et savoir déplacer des messages et les ouvrir. [Notes à l'attention de l'instructeur : Pour obtenir une aide détaillée sur la personnalisation de ce modèle, consultez la toute dernière diapositive. Consultez également le texte supplémentaire de la leçon dans le volet de commentaires de certaines diapositives. Dans la mesure où cette présentation contient des animations Macromedia Flash, l'enregistrement du modèle peut entraîner l'affichage d'un message d'avertissement relatif aux informations personnelles. À moins que vous n'ajoutiez des informations aux propriétés du fichier Flash, cet avertissement ne s'applique pas à cette présentation. Cliquez sur OK dans le message.] Bibliothèques de documents V: Comment télécharger une bibliothèque

2 Bibliothèques de documents V : Comment télécharger une bibliothèque
Sommaire du cours Vue d'ensemble : Votre bibliothèque, quand vous en avez besoin Leçon : Comment télécharger une bibliothèque Cette leçon se termine par quelques questions afin de tester si vous avez tout compris. Bibliothèques de documents V : Comment télécharger une bibliothèque

3 Vue d'ensemble : Votre bibliothèque, quand vous en avez besoin
Votre société utilise-t-elle un site Microsoft Windows® SharePoint Services 3.0 ou Microsoft Office SharePoint Server 2007 ? Avez-vous déjà eu besoin d'accéder aux fichiers de votre bibliothèque en déplacement ? Il existe une solution. Utilisez Microsoft Office Outlook® 2007 pour télécharger tous les fichiers de votre bibliothèque. Vous allez découvrir comment dans ce cours. Bibliothèques de documents V : Comment télécharger une bibliothèque

4 Bibliothèques de documents V : Comment télécharger une bibliothèque
Objectifs du cours Télécharger tous les fichiers à la fois à l'aide d'Outlook Ouvrir vos fichiers en lecture seule à partir d'Outlook. Modifier vos fichiers à partir d'Outlook, puis mettre les originaux à jour dans la bibliothèque SharePoint. Savoir utiliser l'extraction avec cette fonctionnalité. Bibliothèques de documents V : Comment télécharger une bibliothèque

5 Comment télécharger une bibliothèque
Leçon Comment télécharger une bibliothèque

6 Comment télécharger une bibliothèque
Avec les bibliothèques SharePoint, les fichiers se trouvent à un emplacement central à partir duquel les utilisateurs peuvent y accéder à l'aide d'une connexion Internet. Mais que faire si vous ne disposez pas de cette connexion ? Imaginons que vous êtes commercial et que vous vous apprêtez à partir sur le terrain. Vous n'aurez pas de connexion Internet avec votre bibliothèque, mais vous devrez quand même pouvoir vous reporter à l'ensemble de vos argumentaires de vente, de vos documents contractuels et de vos feuilles de calcul. Que faire dans ce cas ? Si vous avez Outlook 2007, vous pouvez télécharger tous les fichiers en une seule fois. Bibliothèques de documents V : Comment télécharger une bibliothèque

7 Vue d'ensemble du processus
Voici une vue d'ensemble du processus de téléchargement d'une bibliothèque. Comme le montre l'image : Remarque : À ce stade, les fichiers sont stockés hors connexion, sur votre ordinateur local, à l'intérieur d'Outlook. Vous téléchargez tous les fichiers de la bibliothèque dans Outlook 2007. Les fichiers apparaissent dans Outlook sous la forme de messages électroniques distincts, dans un nouveau dossier appelé Listes SharePoint. Bibliothèques de documents V : Comment télécharger une bibliothèque

8 Télécharger une bibliothèque
Comment télécharger une bibliothèque ? L'animation vous montre le processus. [Auteur : .swf est inséré ici, supprimez cet espace réservé avant d'insérer le fichier .swf.] Animation : cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Lire. Vous vous demandez comment modifier les fichiers ? C'est ce que nous allons voir maintenant. [Note à l'attention de l'instructeur : Pour lire l'animation au cours du diaporama, cliquez avec le bouton droit sur l'animation et cliquez sur Lire. Une fois que vous avez lu le fichier, vous devrez peut-être cliquer sur Rembobiner (après avoir effectué un clic droit) puis sur Lire. Si vous cliquez sur une diapositive pour faire apparaître le texte ou pour accéder à la diapositive suivante et que rien ne se passe, cliquez en dehors de l'animation. Il est parfois nécessaire de cliquer à deux reprises. Si vous rencontrez des problèmes pour lire l'animation, consultez les commentaires de la dernière diapositive de cette présentation se rapportant à la lecture des animations Macromedia Flash. Si les problèmes persistent, la diapositive qui suit est la même que celle-ci mais avec des images statiques. Supprimez l'une des deux avant de lire la présentation.] Accédez à votre bibliothèque, puis cliquez sur Connexion à Outlook dans le menu Actions. Après avoir téléchargé les fichiers, vous pouvez en afficher un aperçu dans le volet de lecture ou vous pouvez les ouvrir en lecture seule. Bibliothèques de documents V : Comment télécharger une bibliothèque

9 Télécharger une bibliothèque
Comment télécharger une bibliothèque ? Accédez à votre bibliothèque, puis cliquez sur Connexion à Outlook dans le menu Actions. Votre bibliothèque SharePoint sera ensuite connectée à Outlook comme indiqué ici et vous pourrez choisir les fichiers à télécharger. Après avoir téléchargé les fichiers, vous pouvez en afficher un aperçu dans le volet de lecture ou vous pouvez les ouvrir en lecture seule. Vous vous demandez comment modifier les fichiers ? C'est ce que nous allons voir maintenant. [Note à l'attention de l'instructeur : Cette diapositive est identique à la précédente à la différence qu'elle contient des images statiques au lieu d'une animation. Utilisez cette diapositive si vous avez des problèmes pour afficher l'animation. Supprimez l'une des deux diapositives avant de commencer la présentation.] Bibliothèques de documents V : Comment télécharger une bibliothèque

10 La bibliothèque est maintenant connectée à Outlook
Après avoir cliqué sur Connexion à Outlook et téléchargé les fichiers de la bibliothèque, Outlook reste connecté à la bibliothèque. Si vous voulez vous assurer avant de quitter le bureau que vous avez bien les dernières versions des fichiers sur votre ordinateur, cliquez sur le bouton Envoyer/Recevoir dans Outlook avant de partir. Remarque : Tant que vous êtes au bureau et que vous êtes connecté à Internet, les tout derniers fichiers de la bibliothèque seront automatiquement téléchargés en arrière-plan dans Outlook — vous ne serez pas averti et vous n'avez rien à faire. À quelle fréquence est-ce que cela se produit ? Toutes les heures. Bibliothèques de documents V : Comment télécharger une bibliothèque

11 Modifier les fichiers téléchargés
Votre bibliothèque est donc téléchargée dans Outlook. En plus de pouvoir lire les fichiers, est-il possible de les modifier hors connexion ? Oui, tout à fait. [Auteur : .swf est inséré ici, supprimez cet espace réservé avant d'insérer le fichier .swf.] Animation : cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Lire. Le bouton Modifier hors connexion s'affiche lorsque vous ouvrez le fichier dans Microsoft Office Word, Office Excel®, ou Office PowerPoint® 2007. Une fois que vous êtes de retour au bureau et que vous avez rétabli votre connexion Internet, vous pouvez mettre à jour la version de la bibliothèque en la remplaçant par votre version hors connexion. Pour cela, ouvrez le document et cliquez sur Mettre à jour lorsque vous y êtes invité. L'animation vous montre le processus. [Note à l'attention de l'instructeur : Pour lire l'animation au cours du diaporama, cliquez avec le bouton droit sur l'animation et cliquez sur Lire. Une fois que vous avez lu le fichier, vous devrez peut-être cliquer sur Rembobiner (après avoir effectué un clic droit) puis sur Lire. Si vous cliquez sur une diapositive pour faire apparaître le texte ou pour accéder à la diapositive suivante et que rien ne se passe, cliquez en dehors de l'animation. Il est parfois nécessaire de cliquer à deux reprises. Si vous rencontrez des problèmes pour lire l'animation, consultez les commentaires de la dernière diapositive de cette présentation se rapportant à la lecture des animations Macromedia Flash. Si les problèmes persistent, la diapositive qui suit est la même que celle-ci mais avec des images statiques. Supprimez l'une des deux avant de lire la présentation.] Utilisez le bouton Modifier hors connexion qui s'affiche lorsque vous ouvrez le fichier dans Office. Lorsque vous modifiez le fichier, une icône représentant une flèche rouge pointant vers le haut apparaît dans Outlook. Elle sert à vous rappeler que le document a été modifié hors connexion. Bibliothèques de documents V : Comment télécharger une bibliothèque

12 Modifier les fichiers téléchargés
Votre bibliothèque est donc téléchargée dans Outlook. En plus de pouvoir lire les fichiers, est-il possible de les modifier hors connexion ? Oui, tout à fait. Utilisez le bouton Modifier hors connexion qui s'affiche lorsque vous ouvrez le fichier dans Office. Une icône représentant une flèche rouge pointant vers le haut s'affiche dans Outlook. Elle sert à vous rappeler que le document a été modifié hors connexion. Une fois que vous êtes de retour au bureau et que vous avez rétabli votre connexion Internet, vous pouvez mettre à jour la version de la bibliothèque en la remplaçant par votre version hors connexion en cliquant sur Mettre à jour, comme le montre l'illustration. Le bouton Modifier hors connexion s'affiche lorsque vous ouvrez le fichier dans Microsoft Office Word, Office Excel®, ou Office PowerPoint® Pour mettre à jour le document lorsque vous retournez au bureau, ouvrez le document et cliquez sur Mettre à jour lorsque le système vous le demande. [Note à l'attention de l'instructeur : Cette diapositive est identique à la précédente à la différence qu'elle contient des images statiques au lieu d'une animation. Utilisez cette diapositive si vous avez des problèmes pour afficher l'animation. Supprimez l'une des deux diapositives avant de commencer la présentation.] Bibliothèques de documents V : Comment télécharger une bibliothèque

13 Remarque sur la modification des fichiers hors connexion
Lorsque vous modifiez les fichiers téléchargés hors connexion, le fichier Word, Excel ou PowerPoint correspondant sera stocké dans le dossier Brouillons SharePoint de votre ordinateur. Dans Windows XP, ce dossier se trouve dans Mes documents. Dans Windows Vista®, il se trouve dans le dossier Documents. Remarque : Ce sont les mêmes dossiers qui sont utilisés lorsque vous extrayez des fichiers d'une bibliothèque SharePoint. Toutefois, la modification de fichiers hors connexion à l'aide d'Outlook 2007 n'équivaut pas à l'extraction de fichiers. Vous allez maintenant apprendre à extraire des fichiers pour les réserver à votre usage personnel. Bibliothèques de documents V : Comment télécharger une bibliothèque

14 À propos de l'extraction
Est-il possible d'extraire des fichiers à partir d'Outlook ? Non, malheureusement. Vous devez le faire à partir de votre navigateur Web. N'oubliez pas que si vous voulez pouvoir travailler sur les fichiers lorsque vous êtes en déplacement, vous devez activer la case à cocher Utiliser mon dossier Brouillons local, comme le montre l'illustration. Si vous savez que vous êtes la seule personne à travailler sur un fichier donné, vous n'avez pas à vous soucier de l'extraire. Vous pouvez tout simplement le modifier hors connexion et le mettre à jour plus tard, comme dans les illustrations précédentes. Sinon, l'extraction d'un fichier est recommandée si vous pensez que d'autres personnes sont susceptibles de modifier le document pendant que vous le modifiez hors connexion. Bibliothèques de documents V : Comment télécharger une bibliothèque

15 Étape supplémentaire pour les bibliothèques de grande taille
Si la taille totale de tous les fichiers de la bibliothèque est supérieure à 500 Mo, les fichiers ne seront pas téléchargés tous à la fois dans Outlook. En effet, le téléchargement d'une bibliothèque aussi volumineuse peut être lent et laborieux. Au lieu de cela, seuls les noms des fichiers apparaissent et leur contenu ne peut pas être prévisualisé automatiquement. Dans ce cas, cliquez sur le bouton Télécharger ce document en bas du message électronique. Outlook va alors télécharger le fichier et en afficher un aperçu. Astuce : Cela n'apparaît pas dans l'image de cette diapositive, mais voici une manipulation très utile pour les bibliothèques de grande taille : dans Outlook, cliquez avec le bouton droit sur le fichier que vous souhaitez télécharger, puis cliquez sur Marquer pour télécharger le(s) document(s). Après avoir procédé ainsi pour plusieurs fichiers, vous pouvez cliquer sur le bouton Envoyer/Recevoir pour commencer à télécharger ces fichiers uniquement. Bibliothèques de documents V : Comment télécharger une bibliothèque

16 Si vous voulez supprimer la bibliothèque d'Outlook
Lorsque vous n'avez plus besoin de la bibliothèque dans Outlook, vous pouvez facilement la supprimer. Sous Listes SharePoint, cliquez avec le bouton droit sur le dossier de la bibliothèque et sélectionnez Supprimer. (Cette opération ne supprime pas la bibliothèque proprement dite sur le site SharePoint ; elle la supprime juste d'Outlook.) Important : Assurez-vous au préalable d'avoir ouvert les éventuels fichiers signalés par des icônes en forme de flèche rouge et d'avoir mis la bibliothèque à jour. Bibliothèques de documents V : Comment télécharger une bibliothèque

17 Importance de la version
Rappelez-vous que ce cours explique comment télécharger une bibliothèque dans Outlook 2007. Cette fonctionnalité est réservée aux bibliothèques Windows SharePoint Services 3.0 ou Microsoft Office SharePoint Server 2007. Comment savoir de quelle version vous disposez ? C'est une question qui revient souvent. Le mieux est de demander à la personne qui est responsable du site. Si c'est vous, demandez à la personne qui a configuré le serveur. Cette personne se trouve très probablement au service informatique de votre entreprise. Bibliothèques de documents V : Comment télécharger une bibliothèque

18 Bibliothèques de documents V : Comment télécharger une bibliothèque
Test, question 1 Pourquoi souhaitez-vous télécharger une bibliothèque de documents dans Outlook 2007 ? (une réponse possible) Parce que vous voulez extraire tous les fichiers à la fois. Parce que vous voulez extraire un fichier unique pour l'utiliser dans Word, Excel ou PowerPoint 2007 et travailler dessus.  Parce que vous voulez utiliser Outlook 2007 pour joindre automatiquement un grand nombre de documents Word à un message électronique unique à envoyer. Parce que vous voulez pouvoir vous reporter à des fichiers lorsque vous n'êtes pas connecté Internet. Bibliothèques de documents V : Comment télécharger une bibliothèque

19 Test, question 1 : Réponse
Parce que vous voulez pouvoir vous reporter à des fichiers lorsque vous n'êtes pas connecté à Internet. Le téléchargement d'une bibliothèque de documents permet d'obtenir rapidement tous les fichiers de la bibliothèque et de les utiliser ensuite lorsque vous n'êtes pas connecté. Bibliothèques de documents V : Comment télécharger une bibliothèque

20 Bibliothèques de documents V : Comment télécharger une bibliothèque
Test, question 2 Si vous modifiez un fichier téléchargé à partir d'Outlook 2007, qu'est-ce qui s'affiche dans Outlook ? (une réponse possible) Une flèche rouge pointant vers le bas, qui indique que le fichier a été modifié « en bas » sur votre ordinateur, et pas « en haut » dans la bibliothèque.  Une icône d'extraction rouge, qui indique que le fichier a été modifié sur votre ordinateur et qu'il doit être mis à jour dans la bibliothèque.  Une flèche rouge pointant vers le haut, qui indique que le fichier a été modifié sur votre ordinateur et qu'il doit être mis à jour « en haut » dans la bibliothèque.  Une icône d'extraction verte, qui indique que le fichier a été modifié sur votre ordinateur et qu'il doit continuer à être mis à jour dans la bibliothèque. Bibliothèques de documents V : Comment télécharger une bibliothèque

21 Test, question 2 : Réponse
Une flèche rouge pointant vers le bas, qui indique que le fichier a été modifié sur votre ordinateur et qu'il doit être mise à jour « en haut » dans la bibliothèque. La flèche sert à vous rappeler que des modifications apportées au fichier doivent être mises à jour dans la bibliothèque une fois que vous serez de retour au bureau et disposerez d'une connexion Internet. Bibliothèques de documents V : Comment télécharger une bibliothèque

22 Bibliothèques de documents V : Comment télécharger une bibliothèque
Test, question 3 Supposons que vous avez téléchargé une bibliothèque dans Outlook Vous avez ensuite modifié l'un de ces fichiers hors connexion. Pour mettre le fichier à jour dans la bibliothèque, vous devez le rouvrir. (une réponse possible) Vrai. C'est la seule façon possible. Faux. Vous pouvez procéder de la sorte, mais vous pouvez également appuyer sur le bouton Envoyer/Recevoir. Bibliothèques de documents V : Comment télécharger une bibliothèque

23 Test, question 3 : Réponse
Vrai. C'est la seule façon possible. Une fois que vous disposez d'une connexion Internet avec la bibliothèque, vous devez rouvrir le fichier pour le mettre à jour dans la bibliothèque. Astuce : retrouvez en un clin d'œil tous les fichiers qui doivent être mis à jour. Dans Outlook 2007, regardez dans les listes SharePoint, Dossier de recherche, puis cliquez sur Brouillons SharePoint. Bibliothèques de documents V : Comment télécharger une bibliothèque

24 Bibliothèques de documents V : Comment télécharger une bibliothèque
Aide-mémoire Pour obtenir un résumé des tâches présentées dans ce cours, consultez l'aide-mémoire. Bibliothèques de documents V : Comment télécharger une bibliothèque

25 UTILISATION DE CE MODÈLE
Ce modèle Microsoft Office PowerPoint contient du matériel de formation sur le téléchargement de fichiers à partir d'une bibliothèque de documents SharePoint Server 2007, afin de pouvoir les utiliser lorsque vous ne disposez pas d'une connexion Internet. Vous pouvez le présenter à un groupe et le personnaliser selon vos besoins. Le contenu de ce modèle est une adaptation du cours de formation Microsoft Office Online intitulé « Bibliothèques de documents SharePoint V : Comment télécharger une bibliothèque ». Contenu du modèle Diapositive de titre : dans la toute première diapositive, tapez le nom de votre société dans l'espace réservé à cet effet. Vous pouvez également supprimer cette zone de texte si elle ne vous intéresse pas. Animations : des effets d'animation personnalisés sont appliqués tout au long de la présentation. Ces effets incluent Insertion furtive, Étirer, Dissolution et Damier. Tous ces effets fonctionnent dans les versions précédentes à compter de Microsoft PowerPoint 2000. Pour les modifier, accédez au menu Diaporama, cliquez sur Personnaliser l'animation, puis utilisez les options qui apparaissent. Si cette présentation contient une animation Macromedia Flash : pour lire le fichier Flash, vous devez enregistrer un contrôle Microsoft ActiveX® , appelé Shockwave Flash Object, sur votre ordinateur. Pour ce faire, téléchargez la dernière version de Macromedia Flash Player à partir du site Web Macromedia. Transitions : la transition Balayage en bas est appliquée dans tout le diaporama. Si vous souhaitez utiliser une autre transition, accédez au menu Diaporama, cliquez sur Transition et modifiez les options affichées. Liens hypertexte vers le cours en ligne : ce modèle contient un lien vers la version en ligne de ce cours de formation, qui contient l'aide-mémoire publié pour ce cours. En-têtes et pieds de page : le modèle contient un pied de page mentionnant le titre du cours. Vous pouvez changer ou supprimer les pieds de page dans la boîte de dialogue En-tête et pied de page (qui s'ouvre à partir du menu Affichage). UTILISATION DE CE MODÈLE Consultez le volet Commentaires ou affichez les pages de commentaires dans leur intégralité (onglet ou menu Affichage) pour obtenir une aide détaillée sur ce modèle.