Sommaire des activités des projets présenté à la Corporation des entrepreneurs généraux du Québec Le 6 juin 2006 Projets de modernisation des Centres hospitaliers.

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1 Sommaire des activités des projets présenté à la Corporation des entrepreneurs généraux du Québec Le 6 juin 2006 Projets de modernisation des Centres hospitaliers universitaires de Montréal CHUM, CUSM, CHU Sainte-Justine

2 2 Introduction Portée des projets et des activités inhérentes Envergure des projets Sommaire des composantes des projets Sommaire de la structure de gestion Prochaines étapes

3 3 Rôles et responsabilités Rôle de létablissement: Il est maître dœuvre du projet et dirige les gestionnaires de projet selon les compétences exclusives qui lui sont attribuées. Rôle du directeur exécutif: Mandaté par le gouvernement pour assurer le contrôle des coûts, le respect des échéanciers et un juste équilibre entre le contenu et la qualité pour lensemble des projets. Coordonne, dirige et supervise le travail des gestionnaires de projets selon les compétences exclusives qui lui sont dévolues. Rôle de léquipe maître de gestion de projets: Il est responsable et imputable du respect des paramètres de contenu, de qualité, de coûts et déchéanciers qui sont établis et/ou dautres seront convenus pour la réalisation de lensemble du projet.

4 4 Sommaire des activités et des responsabilités des équipes centralisée et décentralisée Portée Coûts Approvisionnements Ingénierie et qualité Temps Construction Technologie et information/ Équipement médical Risques et opportunités Communication Ressources humaines

5 PORTÉE PFT Soumission et approbation au MSSS et à la CHQ Approbation des changements cliniques et/ou fonctionnels, si impact sur le budget et/ou échéancier Arbitrage pour / hôpital complémentaire Gestion des changements Analyse et estimation des impacts budget, échéancier Suivi et implantation Gestion des ajouts au mandat de base à être intégrés au projet Meilleures pratiques Processus Cliniques Processus administratifs Plan clinique et académique Soumission pour approbation-modifications par le MSSS Complémentarité et ses opportunités Clinique Non-clinique Recherche Enseignement Technopôle de la santé PFT Élaboration en conformité avec les objectifs de qualité et des coûts Validation par le personnel-utilisateurs Pertinence des changements et des approbation des changements sans impact budget et/ou échéancier Équipements spécialisés Définition Implication de : Université de Montréal Université McGill Agence de la santé et des services sociaux de Montréal ÉQUIPES DÉCENTRALISÉES – SITE(S) Planification et implantation Gestion projet CENTRALISÉES

6 COÛTS Performance financière Standardisation des $/unitaire Fiabilité des estimations Contrôle-comptable et critères pour fins de comparaison entre les CHUs Gestion des contingences selon un processus dintégrité et de transparence Approbation des budgets et des engagements Suivi du financement Vérification interne Approbation et suivi des paiements Prévisions dindexation Estimations budgétaires du PFT et des changements SDT (structure decoupage travaux) /Work Breakdown Structure « What if » scenario model Comptabilité Flux monétaire requis Budget dopérations (5-10 ans) Analyse de scénarios Recommandations et soumission aux autorités Budget de transition Financement Temporaire Permanent ÉQUIPES DÉCENTRALISÉES – SITE(S) Planification et implant. Gestion projet CENTRALISÉES

7 APPROVISIONNEMENT Stratégie et direction de négociations à lexclusion des E.M.S. de haute technologie à volume restreint Validation des appels à doffres, du processus de sélection, des réclamations, de la documentation contractuelle Validation des contrats Légal / Litiges Regroupement des achats Planification des lots de design et de construction eu égard au risque de pénurie de main-dœuvre Validation des commandes dachats versus budget Gestion des contrats Acquisition de terrains et bâtiments gré à gré évaluation expropriation Bâtiments excédentaires analyses dopportunités recommandations aux Autorités Transfert à lhôpital complémentaire Équipements spécialisés Évaluation Sélection des fournisseurs à lexception des regroupements dachat Signature des contrats Planification sur les pré-achats déquipements spécialisés Légal / litiges autres que ceux reliés à la construction Négociations des équipements médicaux spécialisés hautement technologique à volume restreint avec lassistance du D.E. pour les aspects commerciaux. ÉQUIPES DÉCENTRALISÉES – SITE(S) Planification et implantation GDP CENTRALISÉES

8 INGÉNIERIE & QUALITÉ En vertu de larticle 260 de la loi et en collaboration avec la CHQ et davis dexperts internationaux, recommande au préalable lapprobation des plans et devis en regard de : normalisation développement durable performance technique contenu québécois Caractérisation des sols Gestion des tests et de la qualification En fonction des paramètres de design convenu, gestion de la conception Ingénierie de la valeur Santé, sécurité, environnement Validation par des experts internationaux Gestion de lintégration des équipements médicaux Détermination du concept maître, de la conception des plans et devis, de la performance des systèmes et des technologies de pointe ainsi que leur fiabilité, en conformité avec le PFT accepté, la perspective de développement durable et de lenveloppe budgétaire autorisée Suivant une approche PPP, responsable de la conformité au devis de performance et de la fiabilité des systèmes construits Validation du design par le personnel- utilisateurs et des groupes de discussion de patients et des experts internationaux Sélection des options suggérées par le gestionnaire de projets découlant de lingénierie de valeur ÉQUIPES DÉCENTRALISÉES – SITE(S) Planification et implantation Gestion projet CENTRALISÉES

9 TEMPS Accélérer le processus de prise de décision Planification des lots de design et de construction Suivi des échéanciers directeurs Gestion des échéanciers détaillés de la valeur acquise « Earned value » des plans de récupération (les écarts de construction) Accélérer le processus de prise de décision Planification de la séquence de construction des composantes du projet global Échéancier de transition ÉQUIPES DÉCENTRALISÉES – SITE(S) Planification et implantation Gestion projet CENTRALISÉES

10 CONSTRUCTION Approbation des changements, si impact budget et/ou échéancier Décontamination Démolition Santé, sécurité, environnement Gestion : des chantiers des acceptations Support au transfert des opérations Autorisations requises pour les travaux : plan durbanisme permis dérogation(s) Acceptation des installations Transfert aux opérations Harmonisation des activités du CHU pendant la construction Harmonisation avec les infrastructures publiques avoisinantes ÉQUIPES DÉCENTRALISÉES – SITE(S) Planification et implantation Gestion projet CENTRALISÉES

11 TECHNOLOGIE DINFORMATION/ ÉQUIPEMENT MÉDICAL Harmonisation avec lAgence de la santé et des services sociaux de Montréal et le MSSS Validation auprès dexperts internationaux Approbation des budgets Direction de lintégration en cours de design et de construction Intégration / plans directeurs Technologies émergentes : évaluation impacts sur les ressources humaines planification pour pré-achat Implantation ÉQUIPES DÉCENTRALISÉES – SITE(S) Planification et implantation Gestion projet CENTRALISÉES

12 RISQUES ET OPPORTUNITÉS Direction de la gestion et suivi des risques et des opportunités et lapprobation des plans de mitigation Recommandations au gouvernement sur lévaluation de la faisabilité des PPP Identification Évaluation Gestion : des plans de mitigation du programme damélioration des coûts incluant lingénierie de la valeur Avec lAgence partenariats public-privé Québec : identification dopportunités analyses dimpact (dossier daffaires) sur les budgets et ressources humaines, financement, aspect légal implantation Risques sur lopération hospitalière identification plans de mitigation Participation au programme damélioration des coûts Mise en œuvre des opportunités ÉQUIPES DÉCENTRALISÉES – SITE(S) Planification et implantation Gestion projet CENTRALISÉES

13 COMMUNICATION Stratégie avec limplication des 3 CHs et de lAgence PPP, particulièrement en regard des budgets et des échéanciers Coordination des activités dinformation aux partenaires, futures clientèles et citoyens, incluant financières Revues de projets Maintien dun processus de consultation avec les partenaires et la Ville de Montréal Gestion : revues de projets indicateurs de performance info-construction Interne Externe incluant la communauté desservie Partenaires Revues de projets Indicateurs de performance Participation aux activités dinformation aux partenaires, futures clientèles et citoyens ÉQUIPES DÉCENTRALISÉES – SITE(S) Planification et implantation Gestion projet CENTRALISÉES

14 RESSOURCES HUMAINES Relations de travail reliées à la bonne marche des chantiers de construction Formation eu égard à la standardisation des processus et des outils de gestion de projets Maintien dun environnement propice à la mobilisation et à la performance sur les chantiers et chez les consultants Gestion du changement Information Processus de validation auprès du personnel Transition Formation Implantation Analyses dimpacts ÉQUIPES DÉCENTRALISÉES – SITE(S) Planification et implantation Gestion projet CENTRALISÉES

15 15 Expertise Équipe décentralisée Direction de la planification des CHUs Sylvain Villiard Yanai Elbaz Jean Roy Équipe centralisée Clermont Gignac, directeur exécutif Jacques A. Bédard, directeur, gestion des risques, opportunités et changements François Quintal, directeur des finances Jacques A. Ulysse, directeur de lapprovisionnement Pierre Gauthier, CHQ, directeur de lexpertise technique et de la qualité Gilles Lacouline, conseiller-cadre Julie Masse, directrice coordination des communications Comité aviseur – construction Comité aviseur – internationnal

16 16 Estimation budgétaire – Lenveloppe à respecter! (en M$)

17 17 Estimation budgétaire – Lenveloppe à respecter! (en M$)

18 18 Estimation budgétaire – Lenveloppe à respecter! (en M$)

19 19 Estimation budgétaire – Les sources de financement (en M$)

20 20 Modes de réalisation Pour lessentiel, 2 grands modes de réalisation seront utilisés pour ces projets : Le mode conventionnel \ forfaitaire Le mode partenariat public-privé (PPP) PPP – Bâtiments seulement : Conception Construction Financement Entretien des bâtiments

21 - CUSM - Sommaires des composantes des projets et mode de réalisation

22 CHUM - CHUM - Sommaires des composantes des projets et mode de réalisation

23 CHU Sainte-Justine - CHU Sainte-Justine - Sommaires des composantes des projets et mode de réalisation CHU Sainte-Justine - CHU Sainte-Justine - Sommaires des composantes des projets et mode de réalisation

24 Sommaire de la structure de gestion des projets

25 25 Prochaines étapes Lancement des appels doffres : Dossier daffaires - PPP Gestion de projet Architectes / Ingénieurs MAI 2006 ÉTÉ 2006 Appels dintérêts / PPP DÉCEMBRE 06 Recommandation des dossiers daffaires ÉTÉ 2006 Signature des contrats et démarrage Plan directeurs Plan préliminaires Devis de performance

26 Sommaire des activités des projets présenté à la Corporation des entrepreneurs généraux du Québec Le 6 juin 2006 Projets de modernisation des Centres hospitaliers universitaires de Montréal CHUM, CUSM, CHU Sainte-Justine

27 27 MERCI DE VOTRE PARTICIPATION