Mode opératoire – processus pour les cas urgents

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1 Mode opératoire – processus pour les cas urgents
ANAH - SGMAP 01/06/2016

2 Processus pour traiter les cas urgents Définition de la notion d’urgence
Notion d’urgence validée : Dispositif de chauffage qui vient de tomber en panne (dossier Habiter Mieux) Personne qui rentre au domicile suite à une hospitalisation et qui rencontre de nouveaux besoins, immédiats (dossier Autonomie) Désordre soudain dans des éléments de structure (dossier péril…) Insalubrité avec enjeu santé/sécurité Catastrophe naturelle ou technologique (AZF) Dans le cadre de notre expérimentation (Juin 2016), les cas de « catastrophes naturelles ou technologiques (AZF) » ne sera pas pris en compte

3 Processus pour traiter les cas urgents Principes clés
Procédure d’engagement pour les cas urgents Le processus défini concerne des urgences techniques et non financières, et pour des projets cohérents avec les objectifs de l’ANAH. En cas de non possibilité financière, il peut y avoir une procédure de financement d’urgence, qui n’est pas du ressort de l’ANAH. Identification de la situation d’urgence dès le premier contact (PRIS, opérateurs…) et orientation rapide vers l’opérateur Lancement de la procédure « cas urgents » uniquement si le projet est cohérent et si les possibilités financière du demandeur lui permettent de régler le reste à charge Signalement du cas urgent par l’opérateur au Service Instructeur Autorisation de commencement des travaux urgents établie par l’opérateur Montage accéléré du dossier par l’opérateur, avec garantie de visite sous 72h, et dépôt du dossier à l’ANAH même si incomplet Instruction accélérée par le SI (dossier prioritaire) et transmission du récépissé au demandeur, session de décision d’engagement informatique, information à la CLAH Signature accélérée des notifications en collectivités Le cas échéant, second montage & instruction du dossier pour les travaux restants (non urgents), et engagement rectificatif (retour d’information à la CLAH) Visite, montage du dossier et instruction accélérées (idem que pour l’engagement) Procédure de paiement pour les cas urgents Le Tableau de Bord ANAH Haute-Garonne est une base de suivi des dossiers urgents entre Opérateurs & Services Instructeurs

4 Processus pour traiter les cas urgents Détail de la procédure (1/4)
1) Besoin d’un engagement accéléré 1 Premier contact 2 Montage de dossier engagement 3 Instruction du dossier pour l’engagement Opérateur/PRIS Opérateur Instructeur Dépôt dossier cohérent même si incomplet Identification situation urgente par PRIS / OP / Services sociaux Instruction (partielle / complète) Proposition d’engagement Processus interne des Services Instructeurs Processus interne de l’Opérateur 1 2 Préfinancement optionnel par caisse d’avance OP / délégataires 4 Décision d’engagement Instructeur Délégataire Opérateur Instructeur Session de décision informatique OPAL (dossier « engagé ») Signature circuit court (délégation de signature) Transmission au bénéficiaire Retour d’information à la CLAH Transmission PJ manquantes Engagement rectificatif (modifs OPAL) Retour d’information à la CLAH 2) Besoin d’un paiement accéléré : 5 Montage de dossier de paiement Instruction du dossier pour paiement 6 7 Paiement AC Opérateur Instructeur AC Envoi dématérialisé à l’AC et signalement « urgent » Procédure particulière à instruire Dépôt dossier complet Instruction prioritaire du dossier de paiement cas urgent Process interne de l’Opérateur 1 2

5 1 Processus pour traiter les cas urgents Détail de la procédure (2/4) : processus interne de l’opérateur pour signaler et monter les dossiers urgents J 1 Repérage de la demande urgente par l'opérateur : un propriétaire exprime le besoin de réaliser des travaux en urgence Evaluation de la capacité financière du demandeur Si la situation d'urgence est éligible au niveau administratif, financier et technique (projet cohérent) : l'opérateur transmet un de signalement aux Services Instructeurs Intitulé type du mail « DOSSIER URGENT SIGNALEMENT »  Renseigner le nom, prénom, adresse, commune, et motif de l’urgence Un rendez-vous est fixé de suite sur la journée de visite qui suit : 1 RDV est ajouté à la journée de visite qui suit l'appel ou 1 déplacement exceptionnel est programmé dans un délai de 72H Le dossier d'information est envoyé par mail au propriétaire avec la liste des pièces nécessaires à la constitution d'un dossier Visite du logement avec si possible présence de l'artisan pour préconisation technique Suite à la visite, l'opérateur envoie par mail de préférence (ou par courrier) l'autorisation de commencer les travaux avec copie à la délégation et au délégataire Un dossier le plus complet possible est déposé à l'ANAH -c'est la personne qui a rédigé la fiche de signalement qui montera le dossier- celui-ci est éventuellement complété par la suite (autres devis dans le cas de dossier FART) J 1 Renseignement des colonnes du Tableau de Bord, rubrique ‘Suivi des dossiers urgents’ J 1 Renseigner colonnes B à F et H dans le TdB J 1 Renseigner colonne G dans le TdB J 3 Renseigner colonne I dans le TdB J 4 J 4

6 2 Processus pour traiter les cas urgents Détail de la procédure (3/4) : Processus interne du Service Instructeur pour instruire le dossier urgent Réception de la fiche de signalement par l'opérateur sur la boite d'unité de la délégation locale à l'attention des Instructeurs avec copie au chef d'unité et adjoint Dossier remis à la secrétaire du service Logement, transfert immédiat au chef d’unité, à l’adjoint en cas d’intérim Dossier transmis immédiatement à un instructeur (pas de référent urgent, mais culture de l’urgence pour partage de connaissances) Accusé de réception fait en priorité Envoi de l’accusé de réception à l’opérateur et au bénéficiaire L’adjoint renseigne un tableau de suivi correspondant pour info de la prochaine CLAH L’instructeur instruit le dossier en fonction des pièces transmises (instruction partielle ou complète) Proposition du dossier pour engagement dans OPAL J 1 Renseignement des colonnes du Tableau de Bord, rubrique ‘Suivi des dossiers urgents’ Renseigner colonnes J & K du TdB J 4 J 4 J 4 Renseigner date du jour en colonne L du TdB J 4 J 4+ J 4+ Renseigner date du jour en colonne M du TdB J 4+ Renseigner date du jour en colonne N du TdB

7 Procédure pour compléter le tableau de bord sur la partie « Suivi des dossiers urgents »
Renseigner les informations générales que vous souhaitez communiquer en indiquant son nom et la date du jour   Renseigner la source d’identification du demandeur Renseigner les caractéristiques principales du dossier Renseigner les dates clés : date de signalement, date de visite du logement, date d’autorisation de commencement des travaux Renseigner le numéro de dossier ANAH Renseigner les dates clés de l’ANAH : date de réception aux SI, date d’envoi du récépissé, date de calcul OPAL, date de proposition pour engagement, date d’engagement