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Système de gestion de l’information sur l’équité en milieu de travail (SGIÉMT)
Créer et télécharger des fichiers pour le Programme légiféré d’équité en matière d’emploi

Table des matières Préparation des données sur les employés
Création du fichier employee.txt Salaire et annualisation Pourquoi annualiser? Quand annualiser? Quand ne pas annualiser? Comment annualiser? Création du fichier term.txt Création du fichier promo.txt Avant d’importer vos données dans le SGIÉMT Sauvegarder le fichier en format .txt Importer des fichiers .txt dans le SGIÉMT

1. Préparation de données sur les employés
Lorsque vous importez des données dans SGIÉMT à partir d'une autre source (p. ex. une base de données des ressources humaines), vous serez tenu de manipuler les données pour les rendre conforme aux spécifications SGIÉMT et de créer les trois dossiers .txt suivants avant l'importation de vos données SGIÉMT : employee.txt (registre détaillé de tous les employés) term.txt (dossier de contrat à durée déterminée pour les employés temporaires et occasionnels) promo.txt (dossier des promotions) REMARQUE : Pour réussir l’importation de données dans le SGIÉMT, les fichiers doivent être nommés employee.txt, term.txt et promo.txt.

2. Création du fichier employee.txt
Assurez-vous que le fichier contient un enregistrement (ou une ligne de données) pour chaque employé. Si votre organisation a 200 employés, vous devez avoir 200 lignes dans le fichier. Exemple # d'employé RMR Province CNP SCIAN Statut Commentaires Sexe Salaire Autochtones Minorités visibles Personnes handicapées Date d'embauche Date de cessation 111 06 10 0112 5179 02 M 39944 N Y 222 04 11 0015 01 F 38405 333 03 12 1111 31588 444 18 1222 33184 555 07 15 0213 05 36868 666 0111 Congé de mat. 33784 REMARQUE : Travailler avec des feuilles de calcul (par exemple Excel) vous permet de mieux manipuler vos données. Toutefois, le SGIÉMT ne vous permet d'importer qu’à partir de fichier texte délimité par tabulation (.txt). Les feuilles de calcul peuvent être facilement sauvegardées en format .txt. Ce processus sera expliqué plus tard.

2. Création du fichier employee.txt (suite)
# d'employé RMR Province CNP SCIAN Statut Commentaires Sexe Salaire Autochtones Minorités visibles Personnes handicapées Date d'embauche Date de cessation 111 06 10 0112 5179 02 M 39944 N Y 222 04 11 0015 01 F 38405 333 03 12 1111 31588 444 18 1222 33184 555 07 15 0213 05 36868 666 0111 Congé de mat. 33784 Colonne 1 : Numéro d’employé Doit contenir un maximum de 20 caractères. Les caractères peuvent être des lettres, des chiffres ou une combinaison des deux. Le numéro d’employé doit être unique (aucune répétition).

# d'employé RMR Province CNP SCIAN Statut Commentaires Sexe Salaire Autochtones Minorités visibles Personnes handicapées Date d'embauche Date de cessation 111 06 10 0112 5179 02 M 39944 N Y 222 04 11 0015 01 F 38405 333 03 12 1111 31588 444 18 1222 33184 555 07 15 0213 05 36868 666 0111 Congé de mat. 33784 Colonne 2 : Code de région métropolitaine du recensement (RMR) Doit être composé d’exactement 2 chiffres. Assurez-vous que les zéros sont inclus (si nécessaire). Doit correspondre aux valeurs qui se retrouvent sous la section Provinces et codes des RMR sous l’onglet aide du SGIÉMT.

# d'employé RMR Province CNP SCIAN Statut Commentaires Sexe Salaire Autochtones Minorités visibles Personnes handicapées Date d'embauche Date de cessation 111 06 10 0112 5179 02 M 39944 N Y 222 04 11 0015 01 F 38405 333 03 12 1111 31588 444 18 1222 33184 555 07 15 0213 05 36868 666 0111 Congé de mat. 33784 Colonne 3 : Code des provinces Doit être composé d’exactement 2 chiffres. Les codes RMR et ceux des provinces doivent correspondre l’un à l'autre. Doit correspondre aux valeurs qui se retrouvent sous la section Provinces et codes des RMR sous l’onglet aide du SGIÉMT.

# d'employé RMR Province CNP SCIAN Statut Commentaires Sexe Salaire Autochtones Minorités visibles Personnes handicapées Date d'embauche Date de cessation 111 06 10 0112 5179 02 M 39944 N Y 222 04 11 0015 01 F 38405 333 03 12 1111 31588 444 18 1222 33184 555 07 15 0213 05 36868 666 0111 Congé de mat. 33784 Colonne 4 : Code de classification nationale des professions (CNP) Doit être composé d’exactement 4 chiffres. Doit être un code de 4 chiffres valide de la CNP. Utilisez la version des codes de la CNP de 2011 disponible à :

# d'employé RMR Province CNP SCIAN Statut Commentaires Sexe Salaire Autochtones Minorités visibles Personnes handicapées Date d'embauche Date de cessation 111 06 10 0112 5179 02 M 39944 N Y 222 04 11 0015 01 F 38405 333 03 12 1111 31588 444 18 1222 33184 555 07 15 0213 05 36868 666 0111 Congé de mat. 33784 Colonne 5 : Code du système de classification des industries de l’Amérique du nord (SCIAN) Doit être composé d’exactement 4 chiffres. Doit être un code à 4 chiffres valide du SCIAN. Utilisez les codes SCIAN de 2007 disponibles au:

# d'employé RMR Province CNP SCIAN Statut Commentaires Sexe Salaire Autochtones Minorités visibles Personnes handicapées Date d'embauche Date de cessation 111 06 10 0112 5179 02 M 39944 N Y 222 04 11 0015 01 F 38405 333 03 12 1111 31588 444 18 1222 33184 555 07 15 0213 05 36868 666 0111 Congé de mat. 33784 Colonne 6 : Code du statut d’employé Doit être composé d’exactement 2 chiffres. Doit correspondre aux valeurs qui se retrouvent sous la section codes de statut des employés sous l’onglet aide du SGIÉMT.

# d'employé RMR Province CNP SCIAN Statut Commentaires Sexe Salaire Autochtones Minorités visibles Personnes handicapées Date d'embauche Date de cessation 111 06 10 0112 5179 02 M 39944 N Y 222 04 11 0015 01 F 38405 333 03 12 1111 31588 444 18 1222 33184 555 07 15 0213 05 36868 666 0111 Congé de mat. 33784 Colonne 7 : Commentaires La colonne est nécessaire, mais les données sont facultatives. La colonne est nécessaire pour permettre au SGIÉMT de lire correctement les données.

# d'employé RMR Province CNP SCIAN Statut Commentaires Sexe Salaire Autochtones Minorités visibles Personnes handicapées Date d'embauche Date de cessation 111 06 10 0112 5179 02 M 39944 N Y 222 04 11 0015 01 F 38405 333 03 12 1111 31588 444 18 1222 33184 555 07 15 0213 05 36868 666 0111 Congé de mat. 33784 Colonne 8 : Sexe Doit être composé d’exactement 1 lettre. Doit être M (masculin) ou F (féminin). Si vous laissez la cellule vide, cela entrainera une erreur.

# d'employé RMR Province CNP SCIAN Statut Commentaires Sexe Salaire Autochtones Minorités visibles Personnes handicapées Date d'embauche Date de cessation 111 06 10 0112 5179 02 M 39944 N Y 222 04 11 0015 01 F 38405 333 03 12 1111 31588 444 18 1222 33184 555 07 15 0213 05 36868 666 0111 Congé de mat. 33784 Colonne 9 : Salaire Pas de décimales, pas de signes de dollar et aucune virgule ou espace. Salaire minimum est de 0. Si nécessaire, les salaires doivent être annualisés.

2. a. Salaire et annualisation
Le salaire est la rémunération versée pour le travail accompli par un employé (sous forme de salaire, revenu, commissions, pourboires, conseils, primes et paiements à la pièce) arrondi au dollar près, mais ne comprend pas les revenus gagnés en heures supplémentaires. Il y a des cas où le salaire d’employés doit être annualisé afin de refléter les gains annuels. Annualisation L’Annualisation est le processus par lequel le salaire d’un employé est calculé pour représenter ce que son salaire aurait été s'il avait été payé pendant toute l'année, même s'il a travaillé seulement une partie de l'année.

2. b. Pourquoi annualiser? L’annualisation est parfois nécessaire lorsque l’utilisation du salaire réel peut fausser les revenus professionnels et altérer les échelles salariales de l’employeur. En règle générale, le salaire d’un employé devrait être annualisé quand l’employé n’a pas travaillé durant l’année complète ou s’il a été embauché ou promu durant l’année civile.

2. c. Quand annualiser? L’employé permanent a été embauché, promu ou rétrogradé au cours de l'année de déclaration L’employé permanent a connu un changement temporaire dans sa situation d'emploi L’employé temporaire a connu un changement dans sa situation d'emploi permanent à temps plein ou à temps partiel – cet employé est considéré comme nouvellement embauché à partir de la date de changement de statut L’employé saisonnier a travaillé une partie d'une saison complète ou pour une période déterminée (p. ex. si un employé n’a travaillé que pendant 4 mois sur 6 mois de la saison, le salaire doit être annualisé pour tenir compte de la rémunération de la période de 6 mois)

2. c. Quand annualiser? (suite)
L’employé permanent a été en congé payé ou congé sans solde accordé à sa demande (p. ex. congé de maternité, parentales, personnel ou d'études, en affectation ou en détachement) qui est retourné au travail le ou avant le 31 décembre de l'année de déclaration – exclure les prestations/ indemnités imposables Un employé permanent avec un salaire qui comprend une commission – ajouter le salaire à la commission, et ensuite annualiser le total Un employé permanent transféré à la suite d'une opération commerciales d’entreprises – cet employé est considéré comme un nouvel employé à partir de la date de la transaction Un employé permanent qui a été suspendu sans solde

2. d. Quand ne pas annualiser?
L’employé est temporaire L’employé permanent qui a connu un changement dans sa situation d'emploi au cours de l'année (p. ex. de temps plein à temps partiel ou vice versa) L’employé saisonnier qui a travaillé une saison complète L’employé permanent en congé payé qui a reçu son salaire ou qui a reçu des prestations de remplacement du revenu pendant toute l'année ou au 31 décembre – additionner le salaire gagné et les prestations de remplacement du revenu Employés permanents en congé non payé qui n'a pas reçu de salaire ou des prestations de remplacement du revenu pendant toute l'année ou au 31 décembre – si l'employé a conservé le droit de retourner au travail, le classer comme « autres », code de statut de l’employé 04 et utiliser un salaire de 0 $

2. d. Quand ne pas annualiser? (suite)
L’employé payé à commission seulement L’employé permanent avec un salaire de base fluctuant plus commission L’employé temporairement mis à pied qui est retourné au travail avant le 31 décembre – si l’employé est temporairement mis à pied le 31 décembre et a conservé le droit de retourner au travail, le classer comme « autre », code de statut de l’employé 04 et utiliser un salaire de 0 $ Un employé rappelé à mi-parcours de l’année de la déclaration en conformité avec une convention collective L’employé en grève ou en lock-out L’employé en affectation intérimaire (pas de changement permanent)

2. d. Quand ne pas annualiser? (suite)
Le salaire est protégé ou l’employé est marqué d'un cercle rouge L’employé qui fait du service communautaire L’employé qui déménage d’une division sous compétence provinciale à une division de compétence fédérale au sein de la même organisation – Ne pas considérer les nouveaux employés L’employé qui n’a pas de rémunération régulière par période de paye (p. ex. employé payé selon des heures de travail fluctuantes ou payé au kilométrage)

Nombre de périodes de paye par année Salaire par période de paye
2. e. Comment annualiser? Nombre de périodes de paye par année X Salaire par période de paye = Le salaire annualisé Exemple no 1 : Un greffier gagne $ à toutes les deux semaines et a été absent pendant trois mois en congé personnel sans solde. Étant donné que la rémunération est aux deux semaines, il y a 26 périodes de paye par année. Le salaire enregistré pour l'exercice financier visé par ce rapport serait : 26 X $ = $

2. e. Comment annualiser? (suite)
Nombre de périodes de paye par année X Salaire par période de paye = Salaire annualisé Exemple no 2 : Un agent a été embauché le 1er juin de l'année de la déclaration et gagne 463 $ par semaine. Étant donné que la rémunération est hebdomadaire, il y a 52 périodes de paye par année. Le salaire enregistré pour l'exercice financier visé par ce rapport serait : X $ = $

# d'employé RMR Province CNP SCIAN Statut Commentaires Sexe Salaire Autochtones Minorités visibles Personnes handicapées Date d'embauche Date de cessation 111 06 10 0112 5179 02 M 39944 N Y 222 04 11 0015 01 F 38405 333 03 12 1111 31588 444 18 1222 33184 555 07 15 0213 05 36868 666 0111 Congé de mat. 33784 Colonne 10 : Autochtones Doit être composé d’exactement 1 lettre. Doit être Y (oui) ou N (non). Si l'employé ne s'est pas auto-identifié, un N doit être utilisé comme réponse par défaut. Si vous laissez la cellule vide, cela entrainera une erreur. REMARQUE : Les employeurs qui remplissent le rapport pour la première fois doivent utiliser N (non) s'ils n'ont pas recueilli les données pour ce groupe désigné. Tous les employeurs qui ne replissent pas le rapport pour la première fois sont sensés avoir recueilli ces données et les reporter dans le rapport.

# d'employé RMR Province CNP SCIAN Statut Commentaires Sexe Salaire Autochtones Minorités visibles Personnes handicapées Date d'embauche Date de cessation 111 06 10 0112 5179 02 M 39944 N Y 222 04 11 0015 01 F 38405 333 03 12 1111 31588 444 18 1222 33184 555 07 15 0213 05 36868 666 0111 Congé de mat. 33784 Colonne 11 : Membres des minorités visibles Doit être composé d’exactement 1 lettre. Doit être Y (oui) ou N (non). Si l'employé ne s'est pas auto-identifié, un N doit être utilisé comme réponse par défaut. Si vous laissez la cellule vide, cela entrainera une erreur. REMARQUE : Les employeurs qui remplissent le rapport pour la première fois doivent utiliser N (non) s'ils n'ont pas recueilli les données pour ce groupe désigné. Tous les employeurs qui ne replissent pas le rapport pour la première fois sont sensés avoir recueilli ces données et les reporter dans le rapport.

# d'employé RMR Province CNP SCIAN Statut Commentaires Sexe Salaire Autochtones Minorités visibles Personnes handicapées Date d'embauche Date de cessation 111 06 10 0112 5179 02 M 39944 N Y 222 04 11 0015 01 F 38405 333 03 12 1111 31588 444 18 1222 33184 555 07 15 0213 05 36868 666 0111 Congé de mat. 33784 Colonne 12 : Personnes handicapées Doit être composé d’exactement 1 lettre. Doit être Y (oui) ou N (non). Si l'employé ne s'est pas auto-identifié, un N doit être utilisé comme réponse par défaut. Si vous laissez la cellule vide, cela entrainera une erreur. REMARQUE : Les employeurs qui remplissent le rapport pour la première fois doivent utiliser N (non) s'ils n'ont pas recueilli les données pour ce groupe désigné. Tous les employeurs qui ne replissent pas le rapport pour la première fois sont sensés avoir recueilli ces données et les reporter dans le rapport.

# d'employé RMR Province CNP SCIAN Statut Commentaires Sexe Salaire Autochtones Minorités visibles Personnes handicapées Date d'embauche Date de cessation 111 06 10 0112 5179 02 M 39944 N Y 222 04 11 0015 01 F 38405 333 03 12 1111 31588 444 18 1222 33184 555 07 15 0213 05 36868 666 0111 Congé de mat. 33784 Colonne 13 : Date d’embauche Doit être composé d’exactement 10 caractères. Le format doit être AAAA-MM-JJ ou AAAA/MM/JJ (doit inclure des traits d’union ou barres obliques). Doit toujours être en blanc pour les employés temporaires ou occasionnels.

# d'employé RMR Province CNP SCIAN Statut Commentaires Sexe Salaire Autochtones Minorités visibles Personnes handicapées Date d'embauche Date de cessation 111 06 10 0112 5179 02 M 39944 N Y 222 04 11 0015 01 F 38405 333 03 12 1111 31588 444 18 1222 33184 555 07 15 0213 05 36868 666 0111 Congé de mat. 33784 Colonne 14 : Date de cessation d’emploi Doit être composé d’exactement 10 caractères. Le format doit être AAAA-MM-JJ ou AAAA/MM/JJ (doit inclure des traits d’union ou barres obliques). Doit toujours être en blanc pour les employés temporaires ou occasionnels.

3. Création du fichier term.txt
Assurez-vous que le fichier contient un enregistrement (une ligne de données) pour chaque employé temporaire ou occasionnel ayant un contrat à durée déterminée. Seulement les employés temporaires ou occasionnels sont inclus dans ce dossier. Si un employé temporaire ou occasionnel a reçu deux contrats, il devrait y avoir deux lignes de données pour cet employé, etc. Ne pas créer ce fichier si votre organisation n’a pas eu d’employés temporaires ou occasionnels pendant la période visée par le rapport. Exemple Numéro d'employé Numéro du contrat Date d'embauche Date d'échéance Date de cessation d'emploi 333 1 444 555 2

3. Création du fichier term.txt (suite)
Numéro d'employé Numéro du contrat Date d'embauche Date d'échéance Date de cessation d'emploi 333 1 444 555 2 Colonne 1 : Numéro d’employé Maximum de 20 caractères. Peut être des lettres ou des chiffres ou une combinaison des deux. Le numéro d’employé doit exister dans le fichier employee.txt.

Numéro d'employé Numéro du contrat Date d'embauche Date d'échéance Date de cessation d'emploi 333 1 444 555 2 Colonne 2 : Numéro du contrat Maximum 4 chiffres. Si un employé a reçu deux contrats à durée déterminée, il faut qu'il y ait deux lignes de données, etc. Les numéros de contrats doivent être inscrit par ordre chronologique.

Numéro d'employé Numéro du contrat Date d'embauche Date d'échéance Date de cessation d'emploi 333 1 444 555 2 Colonne 3 : Date d’embauche Doit être composé d’exactement 10 caractères. Le format doit être AAAA-MM-JJ ou AAAA/MM/JJ (doit inclure des traits d’union ou barres obliques).

Numéro d'employé Numéro du contrat Date d'embauche Date d'échéance Date de cessation d'emploi 333 1 444 555 2 Colonne 4 : Date d’échéance Doit être composé d’exactement 10 caractères. Le format doit être AAAA-MM-JJ ou AAAA/MM/JJ (doit inclure des traits d’union ou barres obliques).

Numéro d'employé Numéro du contrat Date d'embauche Date d'échéance Date de cessation d'emploi 333 1 444 555 2 Colonne 5 : Date de cessation d’emploi Doit être composé d’exactement 10 caractères. Le format doit être AAAA-MM-JJ ou AAAA/MM/JJ (doit inclure des traits d’union ou barres obliques). N’inclure une date de cessation d'emploi que si c'est avant la date d’échéance du contrat.

4. Création du fichier promo.txt
Assurez-vous que le fichier contient un enregistrement (ligne de données) pour chaque promotion. Si un employé a été promu deux fois, il devrait y avoir deux enregistrements (deux lignes de données), etc. Si un employé n'a pas été promu, ne pas créer d’enregistrement (ligne de données) pour cet employé. Ne pas créer ce fichier si votre organisation n'a accordé aucune promotion durant la période de référence Exemple # d'employé # de la promotion Date de la promotion 111 1 2 222

4. Création du fichier promo.txt (suite)
# d'employé # de la promotion Date de la promotion 111 1 2 222 Colonne 1 : Numéro d’employé Maximum de 20 caractères. Peut être composé de lettres, de chiffres ou d’une combinaison des deux. Le numéro d’employé doit exister dans le fichier employee.txt.

# d'employé # de la promotion Date de la promotion 111 1 2 222 Colonne 2 : Numéro de la promotion Maximum de 4 caractères. Nombre de promotions : si un employé a reçu deux promotions, il doit y avoir deux lignes de données pour cet employé, etc. Les numéros de promotion doivent être inscrits chronologiquement.

# d'employé # de la promotion Date de la promotion 111 1 2 222 Colonne 3 : Date de promotion Doit être composé d’exactement 10 caractères. Le format doit être AAAA-MM-JJ ou AAAA/MM/JJ (doit inclure des traits d’union ou barres obliques).

5. Avant d’importer vos données dans le SGIÉMT
Toutes les colonnes doivent être dans le tableau et dans l'ordre spécifié précédemment (employee.txt, term.txt et promo.txt). Retirez toutes les entêtes des colonnes. Toutes les lignes doivent contenir des données, à l'exception de la colonne « commentaires ».

6. Enregistrer le fichier au format .txt
Étapes pour convertir une feuille de calcul Excel vers le format de fichier .txt : Accédez au bouton Fichier ou Microsoft Office, puis cliquez sur « enregistrer sous ». Dans la zone « Nom du fichier », entrez « employee », « term », ou « promo », selon le fichier que vous créez. Dans la zone « enregistrer sous », utilisez la flèche déroulante, faites défiler vers le bas et sélectionnez l'option Texte (séparateur-tabulation) (*.txt). Cliquez sur le bouton « enregistrer ». Une boîte de dialogue apparaît, vous rappelant que vous souhaitez enregistrer le fichier en tant que fichier texte, cliquez sur le bouton « Oui ».

7. Importer les fichiers .txt dans le SGIÉMT
Étapes : Sur le menu principal du SGIÉMT, veiller à ce que l'année de déclaration appropriée est choisi (p. ex. en 2017, vous utiliserez 2016 comme année de déclaration). Sous « employés pour (nom de votre organisation) », sélectionnez « télécharger vers le serveur un ensemble de dossiers d'employés ». Sur la page « importer les données des employés », sous « ajouter nouveau fichier », à côté de la zone « fichier à télécharger », cliquez sur le bouton « Browse ».

7. Importer les fichiers .txt dans le SGIÉMT (suite)
Allez à l'emplacement de votre ordinateur où vous avez sauvegardé votre fichier employee.txt et sélectionnez le fichier. Le fichier employee.txt apparaîtra dans la zone « nom du fichier ». Cliquez sur le bouton « ouvrir ». Ensuite, cliquez sur le « bouton de téléchargement de fichier ». Allez à l'emplacement de votre ordinateur où vous avez sauvegardé votre fichier term.txt et sélectionnez le fichier. Le fichier term.txt apparaîtra dans la zone « nom du fichier ». Cliquez sur le bouton « ouvrir ». Ensuite, cliquez sur le « bouton de téléchargement de fichier ».

7. Importer les fichiers .txt dans le SGIÉMT (suite)
Allez à l'emplacement de votre ordinateur où vous avez sauvegardé votre fichier promo.txt et sélectionnez le fichier. Le fichier promo.txt apparaîtra dans la zone « nom du fichier ». Cliquez sur le bouton « ouvrir ». Ensuite, cliquez sur le « bouton de téléchargement de fichier ». Sous « options d'importation », sélectionnez « mise à jour des employés de AAAA ». Sélectionnez « compiler les formulaires après le téléchargement en amont des données ». Cliquez sur le bouton « importer les fichiers téléchargés ».

Questions ? Veuillez communiquer avec l’équipe de l’équité en milieu de travail du Programme du travail par courriel à

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