Qu’est-ce qu’ESOF ? 400+ journalistes et communicants scientifiques

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2 Qu’est-ce qu’ESOF ? 400+ journalistes et communicants scientifiques
ESOF (EuroScience Open Forum) est la plus grande rencontre interdisciplinaire sur la science, l’innovation et leurs relations avec la société en Europe. Depuis 2004, sous l’égide d’EuroScience et avec le soutien de la Commission Européenne, plusieurs milliers de personnes se réunissent tous les deux ans une semaine d’été dans une ville différente, qui devient « Cité européenne de la Science ». Après Stockholm en 2004, Munich en 2006, Barcelone en 2008, Turin en 2010, Dublin en 2012, Copenhague en 2014 et Manchester en 2016, Toulouse a été sélectionnée pour accueillir, pour la première fois en France, la 8e édition de cet évènement unique en Europe, qui aura lieu du 9 au 14 juillet 2018. Porté par l’Université Fédérale Toulouse Midi-Pyrénées, ESOF 2018 se tiendra sous le slogan « Partager la Science : vers de nouveaux horizons ». ESOF EN CHIFFRES participants de 80+ pays 400+ journalistes et communicants scientifiques 150+ conférences, ateliers et séances scientifiques 200+ évènements pour le grand public, avec une fréquentation de plus de participants

3 Calendrier / étapes clés
2016 2017 2018 Jan-Mars Avr-Juin Juil-Sept Oct-Dec Dépôt de candidature pour l’accueil d’ESOF 2018 ESOF 2016 Manchester 23-27/07 Appel à sessions scientifiques Inscriptions Appel à sessions Business & Careers  Appel « Science in the City » ESOF /07 Steering Committee Programme Committee International Marketing & Media Committee Careers / Science to Business Committees

4 Programme ESOF 2018 + SATELLITE EVENTS
Le programme d’ESOF 2018 s’étend sur 6 jours et se décline sur plusieurs volets, dont le contenu est établi par le Programme Committee sur la base de propositions de la communauté scientifique à partir de thèmes d’actualité relatifs à la science et à la technologie. La plupart des sessions se dérouleront en anglais. En parallèle, une programmation riche et variée sera proposée au grand public lors du festival « Science in the City », composée d’activités ludiques et de manifestations scientifiques, qui se dérouleront dans les quartiers de la ville de Toulouse, en s’appuyant sur les personnalités présentes à l’occasion d’ESOF. Tout au long d’ESOF se tiendra un salon professionnel (« Exhibition ») avec les acteurs principaux de la recherche et de l’innovation en Europe. Organisés dans la période proche d’ESOF, les évènements satellites, permettront à leurs organisateurs européens de bénéficier de la dynamique générée par ESOF. CAREERS PROGRAMME MEDIA PROGRAMME SCIENCE POLICY PROGRAMME SCIENCE PROGRAMME SCIENCE TO BUSINESS PROGRAMME EXHIBITION FESTIVAL + SATELLITE EVENTS SOCIAL PROGRAMME

5 Initiatives locales ESOF 2018
Correspondant-e-s scientifiques et Ambassadeur-rice-s  ESOF 2018 Pour assurer une bonne interaction entre l’équipe ESOF 2018 et les différentes communautés, un corps de Correspondant-e-s scientifiques et d’Ambassadeur-rice-s a été formé en septembre Les Correspondant-e-s participent notamment à la définition d‘aspects stratégiques de la programmation scientifique. Les Ambassadeur-rice-s sont un relais de l’équipe ESOF dans les laboratoires, les associations et le monde industriel où elles-ils diffusent et recueillent des informations. Rencontres ESOF Toulouse 2018 Le coup d’envoi des Rencontres ESOF Toulouse 2018 a été donné en avril Elles sont destinées à tous les partenaires actuels et potentiels dans le but de créer des synergies entre les communautés scientifiques, culturelles, politiques et économiques. Les grandes thématiques liées à la science, au territoire, au monde économique, à la culture, ainsi qu’à la société et à l’Europe y seront développées. Label « ESOF Toulouse, Cité européenne de la Science » Afin de valoriser et démontrer l’envergure de la culture scientifique en France aux niveaux régional et national, un label « ESOF Toulouse, Cité européenne de la Science » a été mis en place. Son objectif est de promouvoir des manifestations se déroulant en 2017 ou 2018 et pouvant s’inscrire dans la dynamique ESOF. Les 4 critères retenus pour leur labellisation représentent des piliers essentiels d’ESOF : qualité scientifique, lien à la société, dimension européenne et implication des jeunes.

6 Équipe opérationnelle ESOF 2018
Anne Cambon-Thomsen DR CNRS émérite Championne d’ESOF 2018 Rosario Sánchez-Albor Secrétaire générale Géraldine Casaux-Ginestet MCF INSA Coordinatrice du programme scientifique Camille Malaval-Sutra PhD UT 3 – Paul Sabatier     Chargée de mission programme scientifique François Lafont Directeur Adjoint Congrès et Evénements So Toulouse Chef de projet opérationnel Mogens Thomsen DR Inserm émérite Conseiller scientifique Catherine Xuereb DR CNRS Coordinatrice des relations scientifiques Natalia Lagueny Chargée de communication *MAJ novembre 2016

7 Équipe opérationnelle International Committees
Organisation d’ESOF 2018 Trio initial UFTMP + EuroScience + Championne Équipe opérationnelle 5 – 20 personnes (progressivement) International Committees Comités locaux Steering Committee 17 membres nommés par le Supervisory Board d’EuroScience fonctions : prise de décisions stratégiques / pilotage et suivi des étapes clés de la préparation d’ESOF 2018 Programme Committee 17 membres nommés par le Steering Committee fonctions : définition des programmes / choix des speakers / préparation des appels à sessions / évaluation Marketing & Media Committee ~ membres nommés par le Steering Committee fonctions : définition des actions relatives à la promotion d’ESOF et aux médias, mise en œuvre de la stratégie globale de communication Comité local composé de représentants des partenaires principaux fonctions : prise de décisions sur les aspects locaux d’ESOF 2018 et labellisation d’évènements Comité « Science in the City » définition du programme du festival « Science in the City » Science to Business & Careers Committee en appui au Programme Committee pour les volets Science to Business et Careers

8 Média / Relations presse Partenariats / sponsoring
Groupes de travail en appui aux Comités et à l’équipe ESOF 2018 Structures, ressources et membres des groupes de travail en fonction des thématiques et des personnes ou/et des entités volontaires. Science in the City Science to Business Tourisme Carrières Communication Logistique ESOF Média / Relations presse Monde scolaire Partenariats / sponsoring

9 Partenaires ESOF 2018 ESOF 2018 est développé sous l’égide d’EuroScience et est soutenu par la Commission européenne, le ministère de l’Éducation nationale, de l’Enseignement supérieur et de la Recherche, la Région Occitanie, Toulouse Métropole, la Chambre de Commerce et d’Industrie de Toulouse, ainsi que par un grand nombre de partenaires régionaux et nationaux.

10 Comment s’impliquer pour ESOF 2018 ?
En parler dans ses cercles de relations et diffuser l’information dans les consortiums européens, les collaborations internationales, les congrès/colloque, ainsi que dans l’introduction des séminaires et d’autres manifestations En cas d’acceptation d’un manuscrit /article majeur en première partie de 2018, réfléchir avec les éditeurs scientifiques si la date de parution peut être pendant ESOF, car la couverture journalistique/médiatique sera majeure pendant l’évènement. Idem pour un prototype par exemple. On ne programme pas la découverte, mais on peut accompagner sa diffusion (se rapprocher du service communication de son organisme en signalant ESOF) Proposer des sessions pour le programme ESOF 2018 dès janvier 2017 (qui seront évaluées par le Programme Committee) Proposer des évènements à la labellisation ou des évènements satellites Proposer des scientifiques de renom susceptibles de pouvoir être invités Proposer des idées d’actions dans la manifestation « Science in the City »  Proposer une collaboration avec des écoles et lycées (un partenariat avec le rectorat est mis en place pour coordonner ce type d’action) dans les 2 années scolaires précédant ESOF Proposer des exposants potentiels pour ESOF 2018 (institutions, entreprises, éditeurs) Nous aider à trouver des partenaires et sponsors Proposer des volontaires pour accompagner des éléments de la manifestation au moment d’ESOF ou dans les mois qui précèdent. Pour envoyer vos propositions, merci d’utiliser la « Boîte à idée » en ligne :

11 FAQ Comment proposer une session dans le cadre d’ESOF 2018 ?
Des sessions peuvent être proposées pour toutes les facettes d’ESOF (Science, Science Policy, Science to Business, Media and Science Communication, Careers). Un appel à sessions scientifiques sera publié dans le courant du mois de janvier Toute personne ou organisme intéressé pourra proposer une session qui devra répondre aux critères d’ESOF : représentation européenne, haut niveau scientifique, interdisciplinarité, équilibre entre hommes et femmes. La soumission se fera par une plateforme électronique et l’évaluation des soumissions aura lieu entre juin et octobre Un procédé particulier sera mis en place en 2017 pour les propositions d’actions « Science in the City ». Comment financer les activités dans le cadre d’ESOF 2018 ? La soumission de session engage le porteur à assurer que les missions des orateurs seront financées hors budget ESOF : voyage/hôtel. L’organisation de session ESOF 2018 ou la participation au forum sont des dépenses éligibles notamment dans le cadre du programme H2020, ou dans d’autres sources de financement pour la dissémination de la recherche. Les équipements standards et les salles seront mis à disposition. Où se déroulera ESOF 2018 ? Plusieurs lieux géographiquement proches sont prévus : Centre de Congrès Pierre Baudis, Université Toulouse Capitole, Palais des Sports. Le festival « Science in the City » se déroulera dans divers points de la ville, dont le Quai des Savoirs, le Muséum, la Cité de l’espace (liste non exhaustive). Quels seront les frais d’inscription ? La décision sera prise courant Différents niveaux de frais d’inscription seront proposés selon les catégories de participants.

12 Call for proposals of scientific sessions

13 Vous pouvez en sus envoyer des idées à l’équipe locale.
L’appel à sessions ESOF 2018  en pratique Où trouver l’appel? Sur le site web d’ESOF Sur le site web de l’Université fédérale Toulouse Midi-Pyrénées La plateforme de soumission est ouverte : Date limite : 2 juin 2017 Une adresse pour vos questions Caractéristiques des sessions Critères 1h15, discussion comprise Formats variés En anglais Européennes/Internationales Des hommes et des femmes Des seniors et des juniors Sur au moins un des 10 thèmes Encouragement aux sessions à acteurs variés/ interdisciplinaires Vous pouvez en sus envoyer des idées à l’équipe locale. Merci d’utiliser la « Boîte à idée » en ligne :

14 Call for proposals

15 Résumé: Call for proposals
Deadline 2 juin 2017,11:59 p.m CET PDF téléchargeable explicatif Exemple d’une soumission Soumission d’abstract enligne :

16 Liens utiles ESOF 2018 : Editions précédentes d’ESOF : ESOF 2016 Manchester Retour vidéos Retour en images sur la délégation ESOF 2018 à Manchester Cérémonie d’ouverture Cérémonie de clôture - passation Manchester, European City of Science ESOF 2014 Copenhague Université Fédérale Toulouse Midi-Pyrénées EuroScience Commission européenne

17 Contacts ESOF 2018 + 33 (0)5 61 00 91 17 office@toulouse2018.esof.eu
ESOF 2018 sur les réseaux sociaux : @esof_eu #ESOF2018 Université Fédérale Toulouse Midi-Pyrénées 41 allées Jules Guesde - CS Toulouse Cedex 6