REACH 2018 Envoyez votre dossier d'enregistrement.

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1 REACH 2018 Envoyez votre dossier d'enregistrement

2 Objectif de cette présentation
Cette présentation, accompagnée de ses notes, a été élaborée par l’ECHA, l’Agence européenne des produits chimiques, afin de vous aider dans la préparation d’une présentation sur REACH 2018, c’est-à-dire la dernière échéance d’enregistrement des substances bénéficiant d’un régime transitoire. L’objectif consiste à ce que vous puissiez sélectionner les diapositives pertinentes et les modifier si nécessaire afin de les adapter à votre public, que ce soit la direction, les travailleurs, les professionnels de la santé environnementale et de la sécurité, les autorités, etc. Vous pouvez les utiliser sans autorisation supplémentaire. Cette présentation donne un bref aperçu de la phase 6 (Envoyez votre dossier d’enregistrement) de la feuille de route REACH 2018 de l’ECHA. Elle fait partie d’une série de présentations concernant REACH 2018, qui se trouvent sur le site de l’ECHA. Vos commentaires et vos suggestions sont les bienvenus, vous pouvez nous les soumettre à l’adresse: Avis juridique: Les informations figurant dans cette présentation ne constituent pas des conseils juridiques et ne représentent pas nécessairement la position officielle de l’Agence européenne des produits chimiques en termes juridiques. L’Agence européenne des produits chimiques décline toute responsabilité quant à son contenu. Publication: mai 2017

3 Votre outil informatique pour envoyer des informations à l’ECHA
Le moyen de communication de l’ECHA dans ses échanges avec vous Source d'information Pour y accéder: REACH-IT est l’outil informatique qui vous aide à satisfaire aux exigences réglementaires au titre de REACH. Il s’agit d’un outil en ligne hébergé par l’ECHA, il n’est donc pas nécessaire de l’installer sur votre propre ordinateur. L’envoi d’informations à l’ECHA par le biais de REACH-IT est sécurisé. Tous les messages ou communications de l’ECHA concernant votre soumission ou votre enregistrement sont également envoyés de manière sécurisée. Certaines informations sur la soumission conjointe sont visibles dans REACH-IT: Si vous avez pré-enregistré une substance ou si vous avez demandé des informations au sujet de celle-ci, les renseignements sur le déclarant principal s’il en existe un Les membres d’une soumission conjointe sont mutuellement visibles. Si votre entreprise n’est pas déjà inscrite, vous devez d’abord créer un compte. Consultez la page de REACH-IT sur le site web de l’ECHA et rendez-vous sur «Register a company» (inscrire une entreprise) pour commencer. Si vous avez déjà créé un compte ECHA, cliquez simplement sur «Login» (ouvrir une session). Liens utiles: REACH-IT:

4 En ouvrant une session, vous verrez la page d’accueil de REACH-IT
En ouvrant une session, vous verrez la page d’accueil de REACH-IT. Il existe trois fonctionnalités, désignées par des sphères bleues: Submit a dossier (Envoyez un dossier) Tasks (Tâches) Substances. La fonctionnalité «Submit a dossier» affiche les différentes options pour envoyer un dossier. La fonctionnalité «Tasks» vous donne une vue d’ensemble complète de toutes les tâches qui nécessitent une action de votre entreprise dans un délai déterminé. Les tâches sont dotées d’un code couleur en fonction de l’urgence. La fonctionnalité «Substances» est votre portail de suivi de toutes les procédures réglementaires pour vos substances. Il existe également diverses options de recherche. L’option «quick search by number» (recherche rapide par numéro) est située dans la bannière supérieure de chaque page de REACH-IT. Cette option de recherche utilise le numéro CE ou CAS d’une substance, un numéro de soumission REACH-IT ou un autre numéro de référence. La loupe bleue en haut à droite de l’écran est destinée à la recherche avancée. En cliquant dessus, vous verrez une liste de thèmes de recherche. Vous pouvez affiner vos résultats de recherche en filtrant les résultats. Des liens d’assistance sont disponibles tout en bas de chaque page de REACH-IT.

5 Tâches et messages p. ex., vous devez payer une redevance
L’ECHA vous demande d’effectuer une action vous recevez une tâche p. ex., vous devez payer une redevance L’ECHA souhaite vous informer d’un événement vous recevez un message p. ex., la soumission de votre dossier est achevée Fonctionnalités utiles: «wizards» (assistants), aide intégrée, recherche facilitée, renseignements sur le déclarant principal, utilisateur étranger, favoris Les messages et les tâches ont des fonctions différentes, mais tous deux permettent à l’ECHA de vous envoyer des informations dans REACH-IT. Si l’ECHA vous invite à effectuer une action sur une activité REACH-IT, vous recevrez une tâche.Les tâches vous invitent à entreprendre une action dans un délai déterminé, de sorte qu’il vous est recommandé de porter attention auxNouvellestâches et à celles qui ont une échéance proche, affichées sur la page principale Si l’ECHA doit vous informer d’un événement dans REACH-IT, vous recevrez un message. Les messages se trouvent dans la bannière supérieure et sont purement informatifs, ce qui signifie qu’ils ne nécessitent pas d’action de votre part. REACH-IT contient plusieurs fonctionnalités qui rendent l’outil convivial et facile à utiliser: Un assistant (wizard) est lancé lorsque vous souhaitez effectuer une action, par exemple, «submit» «create» or «update» (envoyer, créer ou mettre à jour) des informations. Les assistants vous guident tout au long du processus, étape par étape. Vous pouvez voir à tout moment toutes les étapes du processus. L’aide incorporée comprend principalement une «aide par page» (page help) et une «aide par thème» (topic help). En cliquant sur le symbole «info» dans l’angle supérieur droit, vous pourrez voir l’assistance générale et technique de la page spécifique sur laquelle vous travaillez. Les textes d’aide sont disponibles dans 23 langues.

6 Menu principal Le menu principal affiche tous les domaines de recherche et de navigation, par exemple: envoyer un dossier; les thèmes de recherche avancée; les options de soumission conjointe; les pages de gestion de l’entreprise; les tâches; les messages; Les conditions générales; et le bouton de déconnexion.

7 Trouver le déclarant principal
Pour trouver le déclarant principal (si vous avez pré-enregistré ou demandé des informations) dans REACH-IT: utilisez la recherche avancée pour les soumissions conjointes et saisissez l’identité de votre substance Veiller à bien sélectionner la case à cocher «show other joint submissions» (afficher les autres soumissions conjointes) avant de commencer votre recherche. Si cette case n’est pas cochée, la soumission conjointe que vous recherchez n’apparaîtra pas.

8 Gérer les options de l’entreprise
Vérifiez la taille de l’entreprise dans la section «Manage company» à partir du menu principal. La taille de l’entreprise détermine votre redevance d’enregistrement. Cette taille est fixée à «large» (grande) par défaut - modifiez-la ici dans REACH-IT si ce n’est pas le cas. Pour modifier la taille de l’entreprise, sélectionnez «update company size» pour lancer l’assistant. Vérifiez les personnes de contact de l’entreprise dans la section «Manage company»/page des «Contacts» Assurez-vous que votre liste de personnes à contacter dans REACH-IT est actualisée afin que l’ECHA et les co-déclarants puissent vous joindre. Vous ne pouvez supprimer une personne à contacter que si elle n’a aucune mission ou qu’après avoir transféré ses missions à une autre personne à contacter.

9 Responsabilités dans le cadre de la soumission conjointe dans REACH-IT
Déclarant principal 1. Créer la soumission conjointe dans REACH-IT 2. Communiquer le jeton de sécurité aux membres Une fois que le déclarant principal a été approuvé par les co-déclarants, ce déclarant principal nouvellement nommé crée une soumission conjointe dans REACH-IT. Ceci s’effectue en sélectionnant «Create new» (créez une nouvelle) dans «Joint submissions» (soumissions conjointes) à partir du menu principal. L’assistant «Create joint submission» (Créez une soumission conjointe) est ensuite lancé. Suivez les instructions de l’assistant et soyez attentif aux listes de contrôle, elles contiennent beaucoup d’informations utiles. L’assistant vous guide dans la procédure en cinq étapes. Les déclarants membres ne peuvent envoyer leur dossier qu’une fois que le déclarant principal a soumis avec succès le dossier principal. Le déclarant principal doit leur communiquer le jeton de sécurité de la soumission conjointe afin qu’ils puissent envoyer leurs propres dossiers.

10 Responsabilités dans le cadre de la soumission conjointe dans REACH-IT
Membre déclarant Obtenez le jeton de sécurité auprès du déclarant «Join existing» joint submission (rejoignez la soumission conjointe existante) En tant que membre, vous devrez obtenir le jeton de sécurité de la soumission conjointe auprès du déclarant principal, en dehors de REACH-IT. Une fois que vous avez cette information, vous pourrez rejoindre la soumission conjointe par une procédure simple en sélectionnant «Join existing» dans l’onglet «Joint submission» à partir du menu principal. L’assistant est lancé et vous êtes guidé dans une procédure en trois étapes. Remarque: vérifiez la page de soumission conjointe pour déterminer le statut du dossier principal Lorsque la section du dossier principal est de couleur verte, cela signifie que celui-ci a été envoyé et que vous avez la possibilité de soumettre votre propre dossier, en tant que membre. Si la section du dossier principal est de couleur rouge, cela signifie que vous ne pouvez pas encore soumettre votre dossier de membre et que vous devez attendre que le déclarant principal ait soumis son dossier.

11 Avant de commencer, vérifiez les points suivants:
Contacts de la société Adresse de facturation et TVA Bon de commande Taille de l’entreprise Votre dossier IUCLID vérifié avec l'assistant de validation IUCLID prêt à être téléchargé dans le système

12 Êtes-vous prêt? Envoyer un dossier dans REACH-IT
Les dossiers pour chaque type de soumission peuvent être envoyés par le biais de l’assistant de soumission en utilisant la fonctionnalité «Submit a dossier» (envoyez un dossier) à partir de la page d’accueil de REACH-IT. L’assistant vous guide tout au long des étapes nécessaires.

13 Raccourcis vers l’assistant de soumission
L’assistant de soumission peut être lancé à partir d’autres pages de REACH-IT. Les membres et les déclarants principaux d’une soumission conjointe peuvent par exemple créer un raccourci vers l’assistant de soumission via la page «Joint submission» (soumission conjointe). Ici, le bouton de sélection «Submit a IUCLID dossier» (envoyez un dossier IUCLID) lance l’assistant de soumission.

14 Que se passe-t-il ensuite?
Lorsque vous avez envoyé votre dossier, REACH-IT crée un numéro de soumission pour celui-ci. Suivez le lien pour visualisez la page du rapport de soumission Une fois que vous avez téléchargé votre dossier dans REACH-IT, vous recevez un numéro de soumission préliminaire. Le numéro apparaît à l’écran sous forme de lien. Cliquez sur ce lien, et vous serez redirigé vers la page du rapport de soumission.

15 La page du rapport de soumission
Un rapport de soumission sera généré pour tout envoi d'un dossier à l’ECHA. La page du rapport de soumissionvous donne une vue d’ensemble des informations concernant la soumission. Au centre de la page, vous trouverez des informations générales sur la soumission. Une section très importante est celle des «Key documents» (documents essentiels) située au bas de la page. Cliquez pour développer cette section. Vous y trouverez les décisions concernant la soumission, ainsi que toutes les factures. À droite de la page, vous trouverez les étapes du traitement de la soumission, une description étape par étape du cheminement du dossier au sein de l’ECHA.

16 Le cheminement du dossier à travers le processus de traitement
Une fois que vous avez soumis votre dossier dans REACH-IT, l’ECHA vérifie que le dossier contient toutes les informations nécessaires, et que ces informations sont cohérentes. La première étape est celle des règles administratives. Il s’agit d’effectuer un contrôle administratif afin de s’assurer que l’ECHA peut traiter le dossier. S’il manque des informations lors de ce contrôle, votre soumission ne sera pas prise en compte. Vous pouvez soumettre un nouveau dossier à tout moment. Une fois le contrôle des règles administratives effectué avec succès, l’ECHA vérifie le caractère complet de la soumission sous les angles technique et financier. Ces deux contrôles ont lieu au même moment. Le contrôle du caractère complet sous l’angle technique vérifie que le dossier contient l’ensemble des données exigées dans le règlement REACH. Le contrôle du caractère complet sous l’angle financier vérifie si vous devez payer une redevance pour votre enregistrement. Si des lacunes sont observées lors du contrôle du caractère complet sous l’angle technique ou financier, l’ECHA vous en informera. En cas d'échec lors d’un contrôle du caractère complet sous l’angle technique, vous n’aurez qu’une seule chance d’améliorer votre dossier, et vous devrez le faire dans les délais fixés par l’ECHA. Si tous les contrôles ont été effectués avec succès, vous recevrez une décision favorable et un numéro d’enregistrement pour votre substance.

17 Mettre à jour votre dossier sur demande
Cette diapositive présente des informations importantes que vous devrez connaître lorsque vous mettrez à jour votre dossier à la suite d'une demande de l’ECHA: Tout d’abord, le numéro de soumission et le numéro de communication. Lorsque vous aurez corrigé votre ensemble de données IUCLID et que vous serez prêt à créer un nouveau dossier, vous aurez besoin de ces deux numéros. Vous devrez les saisir dans l’en-tête du dossier, afin que REACH-IT puisse savoir que vous soumettez un dossier actualisé. Deuxièmement, soyez attentif au délai de nouvelle soumission - agissez bien avant l’échéance pour éviter les surprises de dernière minute. Vous ne pourrez pas envoyer une mise à jour si le délai est dépassé.

18 Numéro d’enregistrement
Lorsque votre dossier a satisfait au contrôle du caractère complet, et que vous avez réglé votre facture Lorsqu’un dossier a satisfait à tous les contrôles, un numéro d’enregistrement est délivré. À ce stade, toutes les étapes du traitement de la soumission sont achevées, et le lien du numéro d’enregistrement apparaît derrière l’étiquette «reference number» (numéro de référence). Suivez le lien pour obtenir une page de vue d’ensemble.

19 Page du numéro de référence
Cette page de vue d’ensemble du numéro de référence présente les informations de base concernant votre enregistrement. Sur cette page, vous pouvez également modifier les renseignements sur les personnes de contact en saisissant un nouveau contact, par exemple en cas de changement de la personne responsable de cette substance au sein de votre entreprise. Dans «Key documents» (documents essentiels), vous trouverez les décisions concernant votre enregistrement. Vous pourrez également y trouver une lettre de décision de l’ECHA imprimable avec le numéro d’enregistrement. Au bas de la page, vous verrez une section appelée «Reference number history» (historique du numéro de référence). Dans cette section, vous pourrez voir les différentes activités concernant cet enregistrement, telles que les mises à jour.

20 Messages à retenir Assurez-vous d'avoir accès à votre compte REACH-IT.
Vérifiez la taille de votre entreprise Maintenez à jour vos coordonnées de contact Soyez informés de vos responsabilités dans la soumission conjointe Lisez les courriels provenant de REACH-IT Si vous recevez une tâche, agissez bien avant l’échéance (redevances et nouvelles soumissions). Assistance disponible à l’adresse