Formation Microsoft® Office Word 2007

Présentation au sujet: "Formation Microsoft® Office Word 2007"— Transcription de la présentation:

1 Formation Microsoft® Office Word 2007
[Nom de votre société] présente : Formation Microsoft® Office Word 2007 [Notes à l'attention de l'instructeur : Pour obtenir une aide détaillée sur la personnalisation de ce modèle, consultez la toute dernière diapositive. Consultez également le texte supplémentaire de la leçon dans le volet de commentaires de certaines diapositives. Dans la mesure où cette présentation contient une animation Macromedia Flash, l'enregistrement du modèle peut entraîner l'affichage d'un message d'avertissement relatif aux informations personnelles. À moins que vous n'ajoutiez des informations aux propriétés du fichier Flash lui-même, cet avertissement ne s'applique pas à cette présentation. Cliquez sur OK dans le message.] Créer votre premier document

2 Créer votre premier document
Sommaire du cours Vue d'ensemble : Vous ne connaissez pas Word ? Leçon : Découvrir les documents La leçon comprend des exercices pratiques ainsi qu'un test rapide. Créer votre premier document

3 Vue d'ensemble : Vous ne connaissez pas Word ?
Vous devez utiliser Word 2007, mais vous ne savez pas trop comment vous y prendre ? Suivez ce cours pour acquérir les notions de base nécessaires à la création de votre premier document. Vous apprendrez à taper à l'endroit de votre choix dans une page, à corriger les fautes d'orthographe, à modifier les espacements et les marges et à enregistrer votre travail. Créer votre premier document

4 Créer votre premier document
Objectifs du cours Créer et enregistrer un document. Accepter ou rejeter les suggestions orthographiques et grammaticales au cours de votre saisie. Modifier les marges de page. Ajuster les espacements en supprimant les espaces superflus entre les mots ou les lignes superflues entre les paragraphes. Créer votre premier document

5 Découvrir les documents
Leçon Découvrir les documents

6 Découvrir les documents
Lorsque vous ouvrez Word, un document vierge s'affiche. Il ressemble à une feuille de papier et occupe une grande partir de votre écran. Vous devez vous mettre au travail mais ne connaissant pas Word, vous vous demandez peut-être comment démarrer. Commençons par vous aider à vous familiariser avec certaines notions de base de Word. Vous vous pouvez surement un certain nombre de questions : dans quelle partir de la page commencer la saisie ? Comment mettre la première ligne d'un paragraphe en retrait ? Comment modifier les marges des pages si elle ne vous conviennent pas ? Comment enregistrer votre travail afin qu'il ne soit pas perdu lorsque vous fermerez Word ? Créer votre premier document

7 Commencer votre saisie
Commencez avec le ruban et le curseur.  Au-dessus du document, le ruban occupe la partie supérieure de Word. Utilisez les boutons et les commandes du ruban pour que Word effectue les opérations de votre choix. Word attend que vous commenciez votre saisie. Le curseur, ligne verticale clignotante située dans le coin supérieur gauche de la page, vous indique où votre texte apparaîtra sur la page. Créer votre premier document

8 Commencer votre saisie
Commencez avec le ruban et le curseur.  Si vous préférez commencer votre saisie plus bas, appuyez sur la touche ENTRÉE de votre clavier jusqu'à ce que le curseur soit à l'endroit souhaité. Si vous voulez mettre la première ligne que vous tapez en retrait, appuyez sur la touche TAB de votre clavier avant de commencer. Ainsi le curseur sera décalé d'un centimètre vers la droite. Créer votre premier document

9 Commencer votre saisie
Commencez avec le ruban et le curseur.  Le curseur se déplace vers la droite au fur et à mesure que vous tapez. Lorsque vous arrivez au bout de la ligne à droite de la page, contentez-vous de continuer à taper. Word déplacera votre texte sur la ligne suivante au fur et à mesure que vous tapez. Pour créer un nouveau paragraphe, appuyez sur ENTRÉE. Créer votre premier document

10 Créer votre premier document
Qu'est-ce que c'est ? Imaginez que vous avez tapé quelques paragraphes. Ils semblent très loin les uns des autres et le deuxième paragraphe est plus à droite que le premier. Vous pouvez voir ce qui se passe en regardant les marques de mise en forme que Word insère automatiquement au fur et à mesure que vous tapez. Ces marques sont présentes dans tous les documents mais elles sont invisibles à moins que vous ne décidiez de les afficher. Créer votre premier document

11 Créer votre premier document
Qu'est-ce que c'est ? Pour faire apparaître les marques de mise en forme, utilisez le ruban situé en haut de la fenêtre. Sous l'onglet Accueil, dans le groupe Paragraphe, cliquez sur le bouton Afficher tout   Cliquez de nouveau sur le bouton pour masquer les marques de mise en forme. Vous n'affichez pas les marques de mise en forme juste pour le plaisir. Vous pouvez par exemple en profiter pour supprimer les doubles espaces. Créer votre premier document

12 Créer votre premier document
Qu'est-ce que c'est ? Alors, que sont les marques de mise en forme et que signifient-elles ? Voici quelques exemples : Marque de paragraphe superflue : la touche ENTRÉE a été enfoncée deux fois. Marque de tabulation superflue : la touche TAB a été enfoncée deux fois, ce qui met le second paragraphe plus en retrait que le premier. Espace superflu entre deux mots : la BARRE D'ESPACEMENT a été enfoncée deux fois au lieu d'une. Voici des informations sur chaque marque : Word insère unemarque de paragraphe chaque fois que vous appuyez sur ENTRÉE pour commencer un nouveau paragraphe. L'image montre une marque de paragraphe superflue entre deux paragraphes, ce qui signifie que la touche ENTRÉE a été enfoncée deux fois. Un espace en trop a donc été créé. Si vous supprimez la marque de paragraphe superflue, vous supprimez l'espace en trop entre les deux paragraphes. Une flèche apparaît chaque fois que la touche TAB est enfoncée. L'image montre une flèche dans le premier paragraphe et deux flèches dans le second paragraphe, ce qui signifie que la touche TAB a été enfoncée deux fois dans le second paragraphe. Les points indiquent le nombre de fois où vous avez appuyé sur ESPACE entre chaque mot ou si vous avez accidentellement appuyé sur ESPACE entre les lettres d'un mot. Un point correspond à un espace, deux points à deux espaces. Il doit normalement y avoir un espace entre chaque mot. Les points représentant des espaces n'ont rien à voir avec les points qui se trouvent à la fin des phrases. Le point final, toujours visible, se trouve au bas de la ligne alors que le point d'espace est plus haut, vers le milieu de la ligne. Créer votre premier document

13 Que signifient ces soulignements dans mon document ?
Au cours de votre saisie, Word peut parfois insérer un soulignement ondulé de couleur rouge, verte ou bleue sous le texte. Rouge : indique une faute d'orthographe potentielle ou bien que Word ne reconnaît pas un mot, tel qu'un nom propre ou un lieu géographique. Vert : Word pense que la grammaire est à revoir. Bleu : Un mot est correctement orthographié mais ne semble pas être approprié dans la phrase. Précisions sur le rouge : Si vous tapez un mot correctement orthographié, mais que Word ne le reconnaît pas, vous pouvez l'ajouter dans le dictionnaire de Word afin qu'il ne soit plus souligné. Précisions sur le bleu : Par exemple, vous avez tapé « court » alors que le mot approprié devrait être « cours ». Créer votre premier document

14 Que signifient ces soulignements dans mon document ?
L'animation vous montre comment gérer les soulignements ondulés. [Auteur : .swf est inséré ici, supprimez cet espace réservé avant d'insérer le fichier .swf.] Animation : cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Lire. Avertissement concernant les soulignements verts et bleus : Word est vraiment fort en orthographe, car en orthographe c'est juste ou c'est faux (la plupart du temps). Par contre, la grammaire et le bon usage des mots demandent réflexion. Si vous pensez que vous avez raison et que Word a tort, vous pouvez ignorer les suggestions et supprimer les soulignements. Si vous préférez ne pas vous arrêter chaque fois que vous voyez des soulignements ondulés, il vous suffit de les ignorer. Lorsque vous aurez terminé, vous pourrez demander à Word de vérifier l'orthographe et la grammaire de l'intégralité de votre document. [Note à l'attention de l'instructeur : Pour lire l'animation au cours du diaporama, cliquez avec le bouton droit sur l'animation et cliquez sur Lire. Une fois que vous avez lu le fichier, vous devrez peut-être cliquer sur Rembobiner (après avoir effectué un clic droit) puis sur Lire. Si vous cliquez sur une diapositive pour faire apparaître le texte ou pour accéder à la diapositive suivante et que rien ne se passe, cliquez en dehors de l'animation. Il est parfois nécessaire de cliquer à deux reprises. Si vous rencontrez des problèmes pour lire l'animation, consultez les commentaires de la dernière diapositive de cette présentation se rapportant à la lecture des animations Macromedia Flash. Si les problèmes persistent, la diapositive qui suit est la même que celle-ci mais avec des images statiques. Supprimez l'une des deux avant de lire la présentation.] Cliquez avec le bouton droit sur un mot souligné pour afficher les suggestions proposées (il peut arriver une fois de temps en temps que Word n'ait aucune suggestion à proposer). Cliquez sur une des suggestions pour remplacer le mot qui se trouve dans le document et supprimer par la même occasion le soulignement. Créer votre premier document

15 Que signifient ces soulignements dans mon document ?
L'image montre un exemple de ce que vous pouvez faire avec les soulignements ondulés, dans ce cas, rouges pour l'orthographe. Cliquez avec le bouton droit sur un mot souligné pour afficher les suggestions proposées (il peut arriver une fois de temps en temps que Word n'ait aucune suggestion à proposer). Cliquez sur une des suggestions pour remplacer le mot qui se trouve dans le document et supprimer par la même occasion le soulignement. Avertissement concernant les soulignements verts et bleus : Word est vraiment fort en orthographe, car en orthographe c'est juste ou c'est faux (la plupart du temps). Par contre, la grammaire et le bon usage des mots demandent réflexion. Si vous pensez que vous avez raison et que Word a tort, vous pouvez ignorer les suggestions et supprimer les soulignements. Si vous préférez ne pas vous arrêter chaque fois que vous voyez des soulignements ondulés, il vous suffit de les ignorer. Lorsque vous aurez terminé, vous pourrez demander à Word de vérifier l'orthographe et la grammaire de l'intégralité de votre document. [Note à l'attention de l'instructeur : Cette diapositive est identique à la précédente à la différence qu'elle contient des images statiques au lieu d'une animation. Utilisez cette diapositive si vous avez des problèmes pour afficher l'animation. Supprimez l'une des deux diapositives avant de commencer la présentation.] Créer votre premier document

16 Modifier les marges de page
Les marges de page correspondent aux espaces blancs en bord de page. Elles mesurent 1 pouce (2,54 cm) et se trouvent en haut, en bas, à gauche et à droite de la page. Si vous voulez changer de marge, vous devez savoir comment les modifier, opération que vous pouvez effectuer à tout moment. Lorsque vous tapez une lettre très courte, par exemple, une recette, une invitation ou encore un poème, vous souhaiterez peut-être différentes marges. La largeur des marges d'un pouce en haut, en bas, à droite et à gauche de la page est la plus courante et celle que vous utiliserez probablement pour la plupart de vos documents. Créer votre premier document

17 Modifier les marges de page
Pour modifier vos marges, utilisez le ruban situé en haut de la fenêtre. Cliquez sur l'onglet Mise en page. Dans le groupe Mise en page, cliquez sur Marges. Différentes tailles de marges s'affichent alors sous la forme de petites images (icônes) avec à droite la taille de chacune d'entre elles. Créer votre premier document

18 Modifier les marges de page
La première marge dans la liste est Normales, il s'agit de la marge actuelle. Si vous voulez des marges plus étroites, cliquez sur Étroites. Si vous souhaitez des marges gauche et droite beaucoup plus larges, cliquez sur Larges. Lorsque vous cliquez sur le type de marge de votre choix, votre document intègre automatiquement les nouvelles marges. Lorsque vous choisissez une marge, l'icône correspondante prend une autre couleur d'arrière-plan. Si vous cliquez une nouvelle fois sur le bouton Marges, cette couleur d'arrière-plan vous indique quelle taille de marge a été intégrée à votre document. Créer votre premier document

19 Enregistrer votre travail
Vous avez à présent une phrase particulièrement bien tournée ou plusieurs paragraphes de données et de chiffres que vous regretteriez de perdre si votre chat décidait de sauter sur votre clavier ou si une coupure d'électricité venait à éteindre votre ordinateur. Pour garder votre travail, vous devez l'enregistrer et sachez qu'il n'est jamais trop tôt pour le faire. Conseil : Il n'est jamais trop tôt pour le faire. Cliquez sur le bouton Microsoft Office dans le coin supérieur gauche de la fenêtre. Cliquez sur Enregistrer. Une boîte de dialogue s'ouvre, dans laquelle vous indiquez à Word où vous souhaitez stocker le document sur votre ordinateur et comment vous souhaitez l'appeler. Créer votre premier document

20 Enregistrer votre travail
Une fois que vous avez enregistré votre document et que vous continuez à taper, enregistrez votre travail au fur et à mesure. Cliquez régulièrement sur le bouton Enregistrer dans la barre d'outils Accès rapide située dans le coin supérieur gauche de la fenêtre. Ou utilisez un raccourci clavier : appuyez sur CTRL+S (maintenez la touche CTRL enfoncée et appuyez sur S). Créer votre premier document

21 Enregistrer votre travail
Une fois que vous avez enregistré votre document et que vous continuez à taper, enregistrez votre travail au fur et à mesure. Lorsque vous en avez terminé avec votre document et que vous l'avez enregistré, fermez le fichier. Cliquez sur le bouton Microsoft Office, puis sur Fermer. Conseil : Pour retrouver votre document après l'avoir fermé, regardez dans la liste Documents récents affichée dans l'image. Cliquez sur un document de la liste pour l'ouvrir. Créer votre premier document

22 Créer votre premier document
Exercices pratiques Activer les marques de mise en forme. Taper dans votre document. Utiliser les marques de révision. Modifier les marges de page. Enregistrer votre document. [Note à l'attention de l'instructeur : si Word 2007 est installé sur votre ordinateur, cliquez sur le lien de la diapositive pour accéder aux exercices pratiques en ligne. Vous pouvez effectuer chacune des tâches dans Word à l'aide des procédures qui vous sont données. Important : si Word 2007 n'est pas installé sur votre ordinateur, vous n'aurez pas accès aux procédures des exercices pratiques.] Exercices pratiques en ligne (Word 2007 requis) Créer votre premier document

23 Créer votre premier document
Test, question 1 Quand devez-vous enregistrer votre document ? (une réponse possible) Rapidement après avoir commencé à travailler. Lorsque vous avez fini votre saisie. Cela n'a pas d'importance. Créer votre premier document

24 Test, question 1 : Réponse
Rapidement après avoir commencé à travailler. Une seconde suffit pour que vous perdiez votre travail. Prenez l'habitude d'enregistrer tôt et souvent. Créer votre premier document

25 Créer votre premier document
Test, question 2 Word insère un soulignement rouge sous le texte. Le mot doit être mal orthographié. (une réponse possible) Vrai. Faux. Créer votre premier document

26 Test, question 2 : Réponse
Faux. Word insère des soulignements rouges ondulés sous les mots mal orthographiés. Le dictionnaire de Word ne contient toutefois pas tous les mots. Certains mots, comme les noms propres, sont susceptibles d'être soulignés parce que Word ne les reconnaît pas. Créer votre premier document

27 Créer votre premier document
Test, question 3 Word insère un soulignement bleu dans votre document. Que se passe-t-il ? (une réponse possible) Il s'agit d'une faute de grammaire. Un mot est correctement orthographié mais il est mal utilisé dans une phrase. Un nom propre est mal orthographié. Créer votre premier document

28 Test, question 3 : Réponse
Un mot est correctement orthographié mais il est mal utilisé dans une phrase. Vous verrez un soulignement bleu, par exemple si vous tapez «cours » alors que le mot exact devrait être « court ». Créer votre premier document

29 Créer votre premier document
Aide-mémoire Pour obtenir un résumé des tâches présentées dans ce cours, consultez l'aide-mémoire. Créer votre premier document

30 UTILISATION DE CE MODÈLE
Ce modèle Microsoft Office PowerPoint® propose du matériel de formation relatif à la création de votre premier document dans Microsoft Office Word Vous pouvez le présenter à un groupe et le personnaliser selon vos besoins. Le contenu de ce modèle est une adaptation du cours de formation Microsoft Office Online intitulé « Découverte de Word 2007 : Créer votre premier document ». Contenu du modèle Diapositive de titre : dans la toute première diapositive, tapez le nom de votre société dans l'espace réservé à cet effet. Vous pouvez également supprimer cette zone de texte si elle ne vous intéresse pas. Animations : des effets d'animation personnalisés sont appliqués tout au long de la présentation. Ces effets incluent Insertion furtive, Étirer, Dissolution et Damier. Tous ces effets fonctionnent dans les versions précédentes à compter de Microsoft PowerPoint 2000. Pour les modifier, accédez au menu Diaporama, cliquez sur Personnaliser l'animation, puis utilisez les options qui apparaissent. Si cette présentation contient une animation Macromedia Flash : pour lire le fichier Flash, vous devez enregistrer un contrôle Microsoft ActiveX® , appelé Shockwave Flash Object, sur votre ordinateur. Pour ce faire, téléchargez la dernière version de Macromedia Flash Player à partir du site Web Macromedia. Transitions : la transition Balayage en bas est appliquée dans tout le diaporama. Si vous souhaitez utiliser une autre transition, accédez au menu Diaporama, cliquez sur Transition et modifiez les options affichées. Liens hypertexte vers le cours en ligne : ce modèle contient des liens vers la version en ligne de cette formation. Ces liens vous permettent d'accéder aux exercices pratiques de la leçon 2 et à l'aide-mémoire publié pour ce cours. Remarque : Word 2007 doit être installé pour que vous puissiez afficher les exercices pratiques. Si Word 2007 n'est pas installé sur votre ordinateur, vous n'aurez pas accès aux procédures des exercices pratiques. En-têtes et pieds de page : le modèle contient un pied de page mentionnant le titre du cours. Vous pouvez changer ou supprimer les pieds de page dans la boîte de dialogue En-tête et pied de page (qui s'ouvre à partir du menu Affichage). UTILISATION DE CE MODÈLE Consultez le volet Commentaires ou affichez les pages de commentaires dans leur intégralité (onglet Affichage) pour obtenir une aide détaillée sur ce modèle.