ANAH – SGMAP Haute-Garonne

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1 ANAH – SGMAP Haute-Garonne
Chantier Simplification des échanges ANAH locale – délégataires 1 – Simplification des processus d’octroi des aides propres, des prorogations et des retraits ANAH – SGMAP Haute-Garonne 16 Juin 2016

2 Sommaire Formalisation des processus existants et identification des enjeux d’amélioration Plan d’actions de simplification des processus Formalisation des processus cible (simplifiés)

3 La formalisation des processus de paiement entre la délégation et les délégataires identifie des enjeux de simplification Cas n°1 DLC2 ou dossiers CD31 (DLC3) déposés après le 1er janv. 2015 Instruction de la demande de paiement Paiement ANAH Paiement par le délégataire Réception de la dmd à l’ANAH Instruction & calcul par l’ANAH Dossier incomplet ? Transmission du dossier à l’AC Dossier au statut « payé » Courrier au demandeur signé Edition fiches de calcul aux modalités des territoires Signature fiches de calcul & envoi aux délégataires Vérification des montants, paiement des aides propres Dmd de pièces au demandeur & à l’op. Réception des pièces Courrier transmis au demandeur après paiement partie ANAH uniqt Signature fastidieuse de toutes les fiches Délai de 1,5-2 mois Pas de visibilité sur le paiement effectif des aides propres (trésor public) Cas n°2 Dossiers CD31 (DLC3) déposés avant le 1er janv (concerne 150 dossiers) Réception de la dmd au CD31 Transmission à l’ANAH Instruction & calcul par l’ANAH Dossier incomplet ? Transmission courrier type dmd de pièces au CD31 Re-saisie de la dmd de PJ Signature par le chef de service Envoi au demandeur par courrier & copie à l’ANAH Réception des PJ au CD31 Transmission des PJ à l’ANAH Transmission du dossier à l’AC Dossier au statut « payé » Edition fiches de calcul CD31 Courrier au demandeur signé Signature fiches de calcul & envoi au CD31 Vérification des montants, paiement des aides propres Instruction de la demande de paiement Paiement ANAH Paiement par le délégataire Oubli de transmission des fiches de calcul Re-saisie (source d’erreurs éventuelles) Délai de 15 j suppl. du fait du traitement des PJ manquantes par le CD31

4 Des leviers de simplification existent également sur le processus de gestion de la forclusion
Cas n°1 DLC2 ou dossiers CD31 (DLC3) déposés après le 1er janv. 2015 Gestion de la forclusion Génération de la liste des dossiers (avant/après forclusion) Edition des courriers aux demandeurs Cas n°2 Dossiers CD31 (DLC3) déposés avant le 1er janv (concerne 150 dossiers) Gestion de la forclusion Génération de la liste des dossiers (avant/après forclusion) Edition des courriers aux demandeurs Transmission des courriers au CD31 CD31 : Tri par date de forclusion et re-saisie des courriers Transmission des courriers aux demandeurs & à l’ANAH Re-saisie

5 Des leviers de simplification existent également sur le processus de prorogation
Cas n°1 DLC2 ou dossiers CD31 (DLC3) déposés après le 1er janv. 2015 Gestion de la prorogation Réception de la dmd de prorogation (ANAH) Instruction (ANAH) Passage en CLAH Transmission courrier de réponse au demandeur Cas n°2 Dossiers CD31 (DLC3) déposés avant le 1er janv (concerne 150 dossiers) Gestion de la prorogation Réception de la dmd de prorogation (ANAH) Instruction (ANAH) Passage en CLAH CD31 Création d’un courrier modèle au demandeur et envoi au CD31 Réception courrier CD31, re-saisie courrier Signature par le Vice Président Transmission courrier au demandeur & à l’ANAH Re-saisie

6 DLC2 ou dossiers CD31 (DLC3) déposés après le 1er janv. 2015
Des leviers de simplification existent également sur le processus de retrait Cas n°1 DLC2 ou dossiers CD31 (DLC3) déposés après le 1er janv. 2015 Gestion du retrait Réception de la dmd/info de retrait (ANAH) Instruction (ANAH) Passage en CLAH Transmission courrier au demandeur Cas n°2 Dossiers CD31 (DLC3) déposés avant le 1er janv (concerne 150 dossiers) Gestion du retrait Réception de la dmd/l’info de retrait au CD31 Information à l’ANAH Instruction ANAH Passage en CLAH CD31 Lettre de retrait du CD31 au demandeur

7 Sommaire Formalisation des processus existants et identification des enjeux d’amélioration Plan d’actions de simplification des processus Formalisation des processus cible (simplifiés)

8 Plan d’actions de simplification des processus
Porteur Horizon de temps de mise en œuvre Négociations du CD31 pour le retour au cas n°1 pour la gestion des paiements pour les dossiers avant 1er janv. 2015 P. Pauthe C. Chevallier Fin 2016 Sinon : Transmission des courriers type au CD31 par mail pour éviter les re-saisies (courrier demande de pièces, forclusion, prorogation) ANAH/CD31 Dès que possible Modification des courriers de demande de pièce aux demandeurs en ajoutant le contact opérateur T. Moine Création d’un courrier de confirmation des paiements (après tous les paiements) P. Max Septembre CD31 & Sicoval : transmission du tableau des paiements non signé par mail (au lieu des fiches de calcul par courrier), plus de transmission des RIB Formation aux délégataires à la consultation d’OPAL ANAH centrale ? Moyen terme Etude pour la suppression du passage en CLAH des prorogations

9 Sommaire Formalisation des processus existants et identification des enjeux d’amélioration Plan d’actions de simplification des processus Formalisation des processus cible (simplifiés)

10 Processus cible de gestion des paiements
Cas n°1 & Cas n°2 (fin 2016) Instruction de la demande de paiement Paiement ANAH Paiement par le délégataire Réception de la dmd à l’ANAH Instruction & calcul par l’ANAH Dossier incomplet ? Transmission du dossier à l’AC Dossier au statut « payé » Transmission tableau des paiements (non signé) aux délégataires Vérification des montants, paiement des aides propres Courrier au demandeur (après ts paiements) Dmd de pièces au demandeur & à l’op. Réception des pièces Courrier demandeur avec contact de l’opérateur

11 Processus cible de gestion de la forclusion
Cas n°1 DLC2 ou dossiers CD31 (DLC3) déposés après le 1er janv. 2015 Gestion de la forclusion Génération de la liste des dossiers (avant/après forclusion) Edition des courriers aux demandeurs Cas n°2 Dossiers CD31 (DLC3) déposés avant le 1er janv (concerne 150 dossiers) Gestion de la forclusion Génération de la liste des dossiers (avant/après forclusion) Edition des courriers aux demandeurs Transmission des courriers par mail au CD31 CD31 : Tri par date de forclusion et adaptation des courriers Transmission des courriers aux demandeurs & à l’ANAH

12 Processus cible de gestion de la prorogation
Cas n°1 DLC2 ou dossiers CD31 (DLC3) déposés après le 1er janv. 2015 Gestion de la prorogation Réception de la dmd de prorogation (ANAH) Instruction (ANAH) Passage en CLAH Transmission courrier de réponse au demandeur Cas n°2 Dossiers CD31 (DLC3) déposés avant le 1er janv (concerne 150 dossiers) Gestion de la prorogation Réception de la dmd de prorogation (ANAH) Instruction (ANAH) Passage en CLAH CD31 Transmission des courriers prorogation par mail au CD31 CD31 : adaptation des courriers Signature par le Vice Président Transmission courrier au demandeur & à l’ANAH

13 DLC2 ou dossiers CD31 (DLC3) déposés après le 1er janv. 2015
Des leviers de simplification existent également sur le processus de retrait Cas n°1 DLC2 ou dossiers CD31 (DLC3) déposés après le 1er janv. 2015 Gestion du retrait Réception de la dmd/info de retrait (ANAH) Instruction (ANAH) Passage en CLAH Transmission courrier au demandeur Cas n°2 Dossiers CD31 (DLC3) déposés avant le 1er janv (concerne 150 dossiers) Gestion du retrait Réception de la dmd/l’info de retrait au CD31 Information à l’ANAH Instruction ANAH Passage en CLAH CD31 Lettre de retrait du CD31 au demandeur