Formation à Microsoft® Office SharePoint® Server 2007

Présentation au sujet: "Formation à Microsoft® Office SharePoint® Server 2007"— Transcription de la présentation:

1 Formation à Microsoft® Office SharePoint® Server 2007
[Nom de votre société] présente : Formation à Microsoft® Office SharePoint® Server 2007   [Remarques pour le formateur : Pour obtenir une aide détaillée sur la personnalisation de ce modèle, voir la toute dernière diapositive. Consultez également le texte de leçon supplémentaire dans le volet Commentaires de certaines diapositives. Animations Macromedia Flash : ce modèle contient des animations Flash. Elles sont lues dans PowerPoint 2000 et les versions ultérieures. Cependant, si vous souhaitez enregistrer ce modèle dans PowerPoint 2007, enregistrez-le dans un format de fichier PowerPoint antérieur : Présentation PowerPoint  (*.ppt) ou Modèle PowerPoint  (*.pot) (vous pouvez voir les types de fichiers dans la boîte de dialogue Enregistrer sous en regard de Type de fichier.) Avertissement : si vous l’enregistrez dans un format de fichier PowerPoint 2007, par exemple Présentation PowerPoint (*.pptx) ou Modèle PowerPoint (*.potx), les animations ne sont pas conservées dans le fichier enregistré. En outre : dans la mesure où cette présentation contient des animations Flash, l’enregistrement du modèle peut entraîner l’affichage d’un message d’avertissement relatif aux informations personnelles. À moins que vous n’ajoutiez des informations aux propriétés du fichier Flash lui-même, cet avertissement ne s’applique pas à cette présentation. Cliquez dans le message sur OK.] Calendriers SharePoint I : Optimiser votre calendrier d’équipe

2 Calendriers SharePoint I : Optimiser votre calendrier d’équipe
Contenu du cours Vue d’ensemble : Connaître les activités de votre groupe Leçon : Utiliser un calendrier sur un site SharePoint La leçon se termine par une brève série de questions pour tester votre compréhension du contenu présenté. Calendriers SharePoint I : Optimiser votre calendrier d’équipe

3 Vue d’ensemble : Connaître les activités de votre groupe
Est-ce que votre société utilise Microsoft Windows® SharePoint Services 3.0 ou Microsoft Office SharePoint Server 2007 ? Apprenez à utiliser un calendrier SharePoint pour partager des informations avec vos collègues. En utilisant un calendrier sur le site SharePoint, vous et vos collègues pouvez accéder facilement aux planifications et dates communes. Qu’il s’agisse de salons commerciaux, de réunions avec des clients ou de congés, vous pouvez effectuer le suivi de tout ce qui implique une planification dans un calendrier partagé en étant assuré que les détails de la planification sont facilement accessibles à tous. Calendriers SharePoint I : Optimiser votre calendrier d’équipe

4 Calendriers SharePoint I : Optimiser votre calendrier d’équipe
Objectifs du cours Partagez des informations de planification en les entrant dans un calendrier SharePoint sur le site SharePoint. Naviguez facilement dans le calendrier partagé sur le site SharePoint. Mettez à jour ou supprimez des entrées dans le calendrier partagé. Calendriers SharePoint I : Optimiser votre calendrier d’équipe

5 Utiliser un calendrier sur un site SharePoint
Leçon Utiliser un calendrier sur un site SharePoint

6 Utiliser un calendrier sur un site SharePoint
Pourquoi utiliser un calendrier sur un site SharePoint ? Parce qu’il s’agit d’un très bon moyen de partager des informations dans le contexte habituel d’un calendrier. Un calendrier sur un site SharePoint est similaire au calendrier mural que l’on peut trouver dans les couloirs de votre entreprise ou dans une salle de pause. Comme ce calendrier mural, le calendrier SharePoint est dans un lieu public (le site SharePoint) où toute personne ayant accès au site peut le voir et l’utiliser. Vous pouvez utiliser un calendrier sur un site SharePoint pour assurer le suivi des échéances de projets, des dates de déplacements et de congés, ou même des anniversaires de vos collègues. Calendriers SharePoint I : Optimiser votre calendrier d’équipe

7 Calendriers SharePoint I : Optimiser votre calendrier d’équipe
Voir le calendrier Vous êtes prêt à utiliser un calendrier sur le site SharePoint de votre société. Dans les nombreux déploiements standard d’un site SharePoint, un calendrier est déjà en place. Si c’est le cas pour vous, il vous suffit pour accéder au calendrier de cliquer sur Calendrier sous Listes dans le volet Lancement rapide, comme le montre l’image. Si vous n’avez pas encore de calendrier à utiliser, ou si vous en voulez d’autres, vous pouvez créer le vôtre. Cependant, cela dépasse le cadre de ce cours. Calendriers SharePoint I : Optimiser votre calendrier d’équipe

8 Naviguer dans le calendrier
Une fois que vous avez votre calendrier, vous devez apprendre à naviguer dans ce dernier. Pour ce faire, cliquez sur les différents contrôles de la page. Animation : cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Lecture. Vous pouvez vous déplacer de mois en mois, de semaine en semaine ou de jour en jour à l’aide des flèches. En outre, vous pouvez consulter un jour, une semaine ou un mois spécifique à l’aide des boutons. Pour accéder rapidement à d’autres mois ou années, utilisez le petit calendrier au-dessus du volet Lancement rapide. L’animation montre le processus. Conseil : en vous déplaçant dans le calendrier, vous pouvez constater qu’il comprend plusieurs liens cliquables, par exemple les jours de la semaine et les valeurs numériques des dates. [Remarque pour le formateur : pour lire l’animation lors de l’affichage du diaporama, cliquez avec le bouton droit sur celle-ci, puis cliquez sur Lecture. Après la première lecture du fichier, vous pouvez être amené à cliquer sur Rembobiner (après avoir cliqué avec le bouton droit), puis sur Lecture. Si vous cliquez sur la diapositive pour entrer du texte ou pour avancer à la diapositive suivante, et si rien ne se passe, cliquez en dehors de l’animation. Parfois, vous devez cliquer à deux reprises. Si vous avez des problèmes pour visualiser l’animation, consultez les remarques de la dernière diapositive de cette présentation concernant la lecture d’une animation Macromedia Flash. Si vos problèmes de visualisation de l’animation persistent, la diapositive qui suit est une copie de la diapositive actuelle avec des images statiques. Supprimez soit la diapositive actuelle, soit la diapositive suivante avant de montrer la présentation.] Calendriers SharePoint I : Optimiser votre calendrier d’équipe

9 Naviguer dans le calendrier
Une fois que vous avez votre calendrier, vous devez apprendre à naviguer dans ce dernier. Pour ce faire, cliquez sur les différents contrôles de la page. Vous pouvez vous déplacer de mois en mois, de semaine en semaine ou de jour en jour à l’aide des flèches. En outre, vous pouvez consulter un jour, une semaine ou un mois spécifique à l’aide des boutons du même nom.  Les boutons Jour, Semaine et Mois ne sont pas visibles sur cette image, mais ils s’affichent dans le coin supérieur droit du calendrier. Conseil : en vous déplaçant dans le calendrier, vous pouvez constater qu’il comprend plusieurs liens cliquables, par exemple les jours de la semaine et les valeurs numériques des dates. [Remarque pour le formateur : cette diapositive est identique à la diapositive précédente, sauf qu’elle contient des images statiques au lieu d’une animation. Utilisez cette diapositive si vous avez des problèmes pour visualiser l’animation. Supprimez soit la diapositive actuelle, soit la diapositive précédente avant de montrer la présentation.] Pour accéder rapidement à d’autres mois ou années, utilisez le petit calendrier au-dessus du volet Lancement rapide. Calendriers SharePoint I : Optimiser votre calendrier d’équipe

10 Calendriers SharePoint I : Optimiser votre calendrier d’équipe
Entrer des éléments Vous allez maintenant ajouter des entrées de calendrier, l’une après l’autre, en cliquant sur Nouvel élément dans le menu Nouveau. Vous devez entrer ensuite les détails de l’élément dans un formulaire. Animation : cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Lecture. L’animation montre un exemple qui permet d’ajouter au calendrier une réunion ponctuelle avec des clients, ainsi qu’un déjeuner d’affaire hebdomadaire. [Remarque pour le formateur : pour lire l’animation lors de l’affichage du diaporama, cliquez avec le bouton droit sur celle-ci, puis cliquez sur Lecture. Après la première lecture du fichier, vous pouvez être amené à cliquer sur Rembobiner (après avoir cliqué avec le bouton droit), puis sur Lecture. Si vous cliquez sur la diapositive pour entrer du texte ou pour avancer à la diapositive suivante, et si rien ne se passe, cliquez en dehors de l’animation. Parfois, vous devez cliquer à deux reprises. Si vous avez des problèmes pour visualiser l’animation, consultez les remarques de la dernière diapositive de cette présentation concernant la lecture d’une animation Macromedia Flash. Si vos problèmes de visualisation de l’animation persistent, la diapositive qui suit est une copie de la diapositive actuelle avec des images statiques. Supprimez soit la diapositive actuelle, soit la diapositive suivante avant de montrer la présentation.] Il est facile de créer des éléments récurrents, par exemple une réunion hebdomadaire du personnel. Activez simplement la case à cocher Faire de cet événement un événement périodique,   puis définissez la périodicité de l’élément. Calendriers SharePoint I : Optimiser votre calendrier d’équipe

11 Calendriers SharePoint I : Optimiser votre calendrier d’équipe
Entrer des éléments Vous allez maintenant ajouter des entrées de calendrier, l’une après l’autre, en cliquant sur Nouvel élément dans le menu Nouveau. Vous devez entrer ensuite les détails de l’élément dans un formulaire. Il est facile de créer des éléments ponctuels et périodiques, par exemple une réunion hebdomadaire du personnel. Pour rendre un élément périodique, activez la case à cocher Faire de cet événement un événement périodique, puis définissez la périodicité de l’élément. [Remarque pour le formateur : cette diapositive est identique à la diapositive précédente, sauf qu’elle contient des images statiques au lieu d’une animation. Utilisez cette diapositive si vous avez des problèmes pour visualiser l’animation. Supprimez soit la diapositive actuelle, soit la diapositive précédente avant de montrer la présentation.] Calendriers SharePoint I : Optimiser votre calendrier d’équipe

12 Changement de programme ? Modifier ou supprimer une entrée
Les planifications peuvent changer ; vous avez la possibilité de mettre à jour des entrées de calendrier existantes pour refléter ces modifications. Animation : cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Lecture. Pour modifier un élément du calendrier, cliquez sur son lien afin de l’ouvrir. Modifiez ensuite les détails correspondants en cliquant sur Modifier l’élément. Pour supprimer définitivement un élément du calendrier, cliquez sur son lien afin de l’ouvrir, puis cliquez sur Supprimer l’élément. L’animation montre comment modifier et supprimer un élément. Les étapes complètes sont indiquées dans l’Aide-mémoire lié à la fin du cours. [Remarque pour le formateur : pour lire l’animation lors de l’affichage du diaporama, cliquez avec le bouton droit sur celle-ci, puis cliquez sur Lecture. Après la première lecture du fichier, vous pouvez être amené à cliquer sur Rembobiner (après avoir cliqué avec le bouton droit), puis sur Lecture. Si vous cliquez sur la diapositive pour entrer du texte ou pour avancer à la diapositive suivante, et si rien ne se passe, cliquez en dehors de l’animation. Parfois, vous devez cliquer à deux reprises. Si vous avez des problèmes pour visualiser l’animation, consultez les remarques de la dernière diapositive de cette présentation concernant la lecture d’une animation Macromedia Flash. Si vos problèmes de visualisation de l’animation persistent, la diapositive qui suit est une copie de la diapositive actuelle avec des images statiques. Supprimez soit la diapositive actuelle, soit la diapositive suivante avant de montrer la présentation.] Calendriers SharePoint I : Optimiser votre calendrier d’équipe

13 Changement de programme ? Modifier ou supprimer une entrée
Les planifications peuvent changer ; vous avez la possibilité de mettre à jour des entrées de calendrier existantes pour refléter ces modifications. Pour modifier un élément du calendrier, cliquez sur son lien afin de l’ouvrir. Modifiez ensuite les détails correspondants en cliquant sur Modifier l’élément, comme le montre l’image. Pour supprimer définitivement un élément du calendrier, cliquez sur son lien afin de l’ouvrir, puis cliquez sur Supprimer l’élément. Les étapes complètes sont indiquées dans l’Aide-mémoire lié à la fin du cours. [Remarque pour le formateur : cette diapositive est identique à la diapositive précédente, sauf qu’elle contient des images statiques au lieu d’une animation. Utilisez cette diapositive si vous avez des problèmes pour visualiser l’animation. Supprimez soit la diapositive actuelle, soit la diapositive précédente avant de montrer la présentation.] Calendriers SharePoint I : Optimiser votre calendrier d’équipe

14 Calendriers SharePoint I : Optimiser votre calendrier d’équipe
Prévenir les autres L’avantage que présente l’utilisation d’un calendrier sur un site SharePoint est de permettre à d’autres utilisateurs de le voir et d’y contribuer ; mais il faut d’abord qu’ils sachent qu’un tel calendrier existe. Pour prévenir facilement d’autres utilisateurs de l’existence du calendrier, il suffit de leur envoyer un lien. L’URL du calendrier se trouve en haut de votre navigateur Web, dans la barre d’adresses. Vous pouvez copier cette URL et la coller dans un message électronique. Calendriers SharePoint I : Optimiser votre calendrier d’équipe

15 Calendriers SharePoint I : Optimiser votre calendrier d’équipe
Prévenir les autres Une autre méthode, si vous utilisez le navigateur Windows Internet Explorer®, consiste à procéder comme suit.  Dans Internet Explorer, cliquez sur le menu Fichier.  Pointez sur Envoyer, puis cliquez sur Lien par courrier électronique. Calendriers SharePoint I : Optimiser votre calendrier d’équipe

16 Calendriers SharePoint I : Optimiser votre calendrier d’équipe
Prévenir les autres Lorsque vous cliquez sur Lien par courrier électronique, vous créez un message électronique qui contient un lien vers le calendrier. Il ne vous reste plus ensuite qu’à indiquer l’adresse du message et à l’envoyer. Vous pouvez également inclure un texte d’explication à propos du calendrier. Exemple : « Voici un calendrier qui nous permet d’assurer le suivi des événements importants et des congés. » Calendriers SharePoint I : Optimiser votre calendrier d’équipe

17 Calendriers SharePoint I : Optimiser votre calendrier d’équipe
Question de test 1 L’utilisation d’un calendrier sur un site SharePoint vous permet de partager des informations avec les personnes qui ont accès au site. (Choisissez une réponse.) Vrai. Faux. Calendriers SharePoint I : Optimiser votre calendrier d’équipe

18 Question de test 1 : réponse
Vrai. Calendriers SharePoint I : Optimiser votre calendrier d’équipe

19 Calendriers SharePoint I : Optimiser votre calendrier d’équipe
Question de test 2 Pour modifier un élément dans un calendrier SharePoint, que devez-vous faire ? (Choisissez une réponse.) Rechercher le jour souhaité dans le calendrier et commencer à taper. Supprimer l’élément et tout recommencer. Ouvrir l’élément en cliquant sur son lien dans le site SharePoint. Calendriers SharePoint I : Optimiser votre calendrier d’équipe

20 Question de test 2 : réponse
Ouvrir l’élément en cliquant sur son lien dans le site SharePoint. Pour ce faire, cliquez sur le lien de l’élément dans le calendrier. Cliquez ensuite sur le bouton Modifier pour ouvrir l’élément à modifier. Calendriers SharePoint I : Optimiser votre calendrier d’équipe

21 Calendriers SharePoint I : Optimiser votre calendrier d’équipe
Question de test 3 Vous avez trouvé le calendrier du site SharePoint de votre entreprise, mais vous semblez être le seul à l’utiliser. Quel est le meilleur moyen d’impliquer d’autres utilisateurs ? (Choisissez une réponse.) Leur en parler. Demander à l’administrateur du site d’envoyer une annonce. Patienter, car d’autres personnes finiront bien par le découvrir. Calendriers SharePoint I : Optimiser votre calendrier d’équipe

22 Question de test 3 : réponse
Leur en parler. Pour promouvoir efficacement la disponibilité du calendrier et faciliter son accès, il suffit d’utiliser Internet Explorer et d’envoyer un lien, comme indiqué dans le cours. Calendriers SharePoint I : Optimiser votre calendrier d’équipe

23 Calendriers SharePoint I : Optimiser votre calendrier d’équipe
Aide-mémoire Pour obtenir un résumé des tâches abordées dans ce cours, voirl’Aide-mémoire. Calendriers SharePoint I : Optimiser votre calendrier d’équipe

24 UTILISATION DE CE MODÈLE
Est-ce que votre société utilise Microsoft Windows SharePoint® Services 3.0 ou Microsoft Office SharePoint Server 2007 ? Ce modèle Microsoft Office PowerPoint® fournit un contenu de formation sur l’utilisation d’un calendrier d’équipe pour partager des informations importantes en matière de planification sur votre site SharePoint. Il est conçu spécialement pour être présenté à un groupe et peut être personnalisé en fonction des besoins. Le contenu de ce modèle est adapté du cours de formation Microsoft Office Online intitulé « Calendriers SharePoint I : optimiser votre calendrier d’équipe ». Fonctionnalités du modèle Diapositive de titre : sur la toute première diapositive figure le texte de l’espace réservé que vous devez remplacer par le nom de votre société. Vous pouvez également supprimer la zone de texte entière si vous ne souhaitez pas inclure ce texte. Animations : des effets d’animation personnalisés sont appliqués à la présentation. Ces effets sont les suivants : Insertion, Étirer, Dissolution et Damier. Tous les effets sont visibles dans les versions antérieures jusqu’à Microsoft PowerPoint 2000. Pour modifier les effets d’animation, dans le menu Diaporama, cliquez sur Animation personnalisée, puis utilisez les options qui s’affichent. Si cette présentation contient une animation Macromedia Flash : pour lire le fichier Flash, vous devez inscrire un contrôle Microsoft ActiveX, appelé Shockwave Flash Object, sur votre ordinateur. Pour ce faire, téléchargez la dernière version du lecteur Flash d’Adobe sur le site Web d’Adobe. Avertissement relatif à l’enregistrement d’animations Flash : les animations Flash sont lues dans les versions antérieures jusqu’à PowerPoint 2000. Cependant, si vous souhaitez enregistrer ce modèle dans PowerPoint 2007, enregistrez-le dans un format de fichier PowerPoint antérieur : Présentation PowerPoint  (*.ppt) ou Modèle PowerPoint  (*.pot). (Vous pouvez voir les types de fichiers dans la boîte de dialogue Enregistrer sous en regard de Type de fichier.) Si vous l’enregistrez dans un format de fichier PowerPoint 2007, par exemple Présentation PowerPoint (*.pptx) ou Modèle PowerPoint (*.potx), les animations ne sont pas conservées dans le fichier enregistré. Transitions entre les diapositives : la transition Balayage vers le bas est appliquée au diaporama. Si vous en souhaitez une autre, accédez au menu Diaporama, cliquez sur Transition, puis utilisez les options qui s’affichent. Liens hypertexte vers le cours en ligne : le modèle contient un lien vers la version en ligne de ce cours de formation qui vous permet d’accéder à l’Aide-mémoire publié pour ce cours. En-têtes et pieds de page : le modèle contient un pied de page qui indique le titre du cours. Vous pouvez modifier ou supprimer les pieds de page dans la boîte de dialogue En-tête et pied de page (qui s’ouvre à partir du menu Affichage). UTILISATION DE CE MODÈLE Consultez le volet Commentaires ou affichez la page complète des remarques (menu ou onglet Affichage) pour obtenir une aide détaillée sur ce modèle.