Objectifs de la séance prendre conscience de l'importance de la formation continue sur les programmes du Centenaire poursuivre la planification des programmes.

Présentation au sujet: "Objectifs de la séance prendre conscience de l'importance de la formation continue sur les programmes du Centenaire poursuivre la planification des programmes."— Transcription de la présentation:

0 Responsabilités des coordonnateurs de DM/DS chargés du centenaire
Introduction (10 minutes) En tant que coordonnateur de district multiple ou de district simple chargé du centenaire, vous êtes la force principale d'organisation des activités du centenaire dans votre district multiple ou votre district simple. Votre participation active garantit le bon déroulement des activités du centenaire dans votre DM/DS, apportant ainsi votre contribution à la célébration mondiale du centenaire. Dans cette session, nous allons explorer les points clés de vos responsabilités et leur impact sur la réussite de la célébration du centenaire. Responsabilités des coordonnateurs de DM/DS chargés du centenaire

1 Objectifs de la séance prendre conscience de l'importance de la formation continue sur les programmes du Centenaire poursuivre la planification des programmes du Centenaire dans votre DM/DS prendre la mesure de l'ampleur et de la portée des communications nécessaires à la réussite signaler les progrès à l'échelle locale au Comité d'action du centenaire À la fin de la séance les participants seront en mesure de : prendre conscience de la valeur et de l'importance de la formation continue sur les programmes du Centenaire poursuivre la planification des programmes du Centenaire dans votre DM/DS prendre la mesure de l'ampleur des communications nécessaires à la réussite signaler les progrès à l'échelle locale au Comité d'action du centenaire durant les Journées du rapport du centenaire

2 Guide des coordonnateurs de district multiple chargés du centenaire
Distribuer l’imprimé : Guide des coordonnateurs de district multiple chargés du centenaire Expliquez que le guide donne un aperçu concis de leurs rôles et responsabilités pour la durée de la célébration du centenaire. Invitez les participants à examiner le contenu brièvement et expliquez que vous allez examiner ensemble plusieurs sections.

3 Responsabilités des coordonnateurs de DM/DS chargés du centenaire
Enseigner Mettre en œuvre Communiquer Rapporter Comme indiqué dans le Guide, vos responsabilités peuvent être divisées en quatre catégories principales : Enseigner Mettre en œuvre Communiquer Rapporter Posez la question : Quel est selon-vous le côté le plus divertissant de ce travail ? Invitez plusieurs participants à échanger des idées sur la base de ce qu'ils savent au sujet de leur travail. Utilisez un tableau de papier et un feutre pour noter les commentaires des participants. Posez la question : Quel sera selon-vous le point le plus important de ce travail ? Invitez plusieurs participants à échanger des idées sur la base de ce qu'ils savent au sujet de leur travail. Utilisez un tableau de papier et un feutre pour noter les commentaires des participants. Les participants vont très probablement révéler que TOUS les points sont importants. Merci à tous pour vos commentaires. Il apparait que tous les éléments de ce travail sont très importants. Passons-les tous en revue.

4 Renseignez-vous Séances d'orientation Forum régionaux
Bulletin d'informations des coordonnateurs chargés du centenaire Lions100.org.FR Page Facebook des coordonnateurs chargés du centenaire Module 1 : Renseignez-vous et informez les autres (5 minutes) Le simple fait d'être présent aujourd'hui et de participer à cette séance d'orientation démontre votre engagement envers l'auto-formation continue nécessaire pour maintenir la dynamique jusqu'à la fin de la célébration du centenaire. Avant de quitter aujourd'hui, vous devriez vous sentir confiant en votre capacité à diffuser les informations sur les programmes du centenaire aux coordonnateurs de districts chargés du centenaire et tous les Lions dans votre DM/DS. Pour autant, les mises à jour sur les progrès réalisés pour nous rapprocher de objectifs du centenaire, les récits partagés des célébrations à travers le monde, et les informations sur les efforts portés sur les actions sociales des Lions dans le monde seront annoncés dans les mois à venir. À vous de rechercher activement des informations et de les utiliser pour inspirer et motiver la participation continue des Lions. Explorez toutes les sources d'information ! Posez la question : Où allez-vous puiser des sources d'information sur les mises à jour du centenaire ? Utilisez un tableau de papier et un feutre pour noter les idées des participants sur les sources d'informations sur le Centenaire. Nous vous remercions de toutes ces idées ! * Nous en avons noté quelques unes également : Séances d'orientation Le séances du centenaire sont programmées dans le cadre de forums régionaux : L'occasion de rencontrer d'autres coordonnateurs du centenaire est importante non seulement pour les informations qui leur sont communiquées, mais c'est aussi un moyen de partager les défis, les opportunités et les idées. Vos collègues seront une ressource importante pour vous ; de même, votre expérience peut inspirer les autres. Bulletins d'informations des coordonnateurs chargés du centenaire : Diffusés par messagerie électronique et archivés sur Lions100.org Boîte à outils Lions100.Org : Nous examinerons de plus près la Boîte à outils lors de la prochaine séance. Groupe public Facebook Lions100 des coordonnateurs du centenaire : Le groupe s'adresse à tous les coordonnateurs du centenaire ; il leur permet de partager leurs idées, suggestions, défis et réussites.

5 Informer les autres Orientation pour les coordonnateurs de district chargés du centenaire Séminaires et/ou webinaires du centenaire Publication des informations du centenaire Support du centenaire pour tous les dirigeants de clubs et de districts Une fois préparés, vous aurez une meilleure compréhension de tous les thèmes et des programmes du Centenaire et vous pourrez régulièrement mettre à jour vos connaissances ; il vous appartient de comprendre ces informations et de les partager avec les coordonnateurs de district chargés du centenaire et autres responsables de votre district, tels que le gouverneur de district et l'EME et l'EML de district. La première grande étape pour mener à bien cette tâche est de planifier et de mettre en place un atelier d'orientation pour tous les coordonnateurs de district chargés du centenaire dans votre district multiple. Nous examinerons cela plus tard. Au-delà de cette réunion d'orientation, veillez à communiquer régulièrement les actualités sur le Centenaire aux coordonnateurs de district chargés du centenaire, et à les aider à trouver des réponses à leurs questions. Vous êtes également le porte-parole du centenaire et un expert au niveau des DM/DS. Gardez votre conseil d'administration informé sur les mises à jour du centenaire et donnez des réponses aux questions qu'ils pourraient avoir. Essayez d'apporter régulièrement des informations lors de la réunion du Conseil des gouverneurs. Soyez une ressource pour les responsables de district et les membres de club qui vous soumettent leurs questions. Profitez de chaque occasion pour faire de la célébration du centenaire un point central du travail des Lions dans votre DM/DS. Planifiez par exemple des présentations ou des ateliers d'information sur le Centenaire lors de votre congrès de DM/DS ou bien envisagez d'héberger un webinaire pour des Lions intéressés dans votre DM/DS. Trouvez des occasions de présenter des informations lors d'événements sur la formation de responsables locaux. Enfin, n'oubliez pas d'utiliser divers moyens pour communiquer les messages du centenaire. Pensez à ajouter régulièrement des articles sur le centenaire dans des bulletins d'information, blogs, ou pages de médias sociaux. Posez la question : Comment échangez-vous des informations sur les programmes du centenaire avec d'autres membres dans votre district multiple ou votre district simple ? Utilisez un tableau de papier et un feutre pour noter les commentaires des participants. Les réponses peuvent inclure : La rediffusion sur Facebook ou Instagram des messages sur le centenaire des Lions La publication de brefs articles dans des bulletins d'information L'utilisation du logo du centenaire dans leurs messages s à des amis Lions Des anecdotes à propos de l'histoire locale et de l'expansion des Lions clubs La direction d'un comité de planification des célébrations du centenaire Nous vous remercions de toutes ces idées ! Nous explorerons plus tard aujourd'hui d'autres stratégies lors de la séance Communication et Sensibilisation.

6 Mise en œuvre des programmes du centenaire
Planifiez et mettez en œuvre les célébrations et les activités du centenaire dans votre DM/DS et votre club ! Dirigez par l'exemple ! Programme de subvention du centenaire Guide de planification du centenaire du club Module 2 : Mise en œuvre des programmes du centenaire (15 minutes) Les actions sont plus éloquentes que les mots.  En tant que coordonnateur de district multiple ou de district simple, une occasion importante vous est donnée de montrer l'exemple. Coordonnez avec tous les responsables DM/DS : le conseil des gouverneurs, les comités EME et EML établis pour organiser les œuvres au niveau DM/DS, et avec le président RP DM/DS pour s'assurer que toutes les activités du centenaire sont mises en œuvre, se déroulent sans heurts et que l'histoire de ces activités est partagée avec l'ensemble de la communauté. Autre ressource importante que nous examinerons en détail plus tard, le Programme de subvention du centenaire qui est disponible pour les districts multiples et simples. En tant que coordonnateur de DM/DS chargé du centenaire, vous êtes cosignataire de cette demande avec le président du conseil actuellement en fonction. Encouragez les responsables et les membres de votre propre club à participer à chaque programme du Centenaire. Le Guide de planification du centenaire du club est une excellente ressource à cette fin. Cet outil utile comprend une fiche de planification pour faire le suivi de tous les éléments du plan du centenaire du club. Vous pourrez la consulter sur le site web Lions100.org. Prenons le temps de partager nos plans du centenaire au niveau local. En groupes de 4-5 (ou en binômes si le groupe est petit), discutez des activités du centenaire que votre club et votre DM/DS vont mettre en œuvre. Vous pouvez utiliser l'espace réservé sur la page 1 du manuel du participant pour noter de nouvelles idées ou de nouveaux plans à poursuivre. Invitez un membre de chaque groupe à prendre des notes et demandez à chaque groupe de discuter ses plans pendant 10 minutes. Ensuite, demandez à chaque groupe de présenter une synthèse des activités partagées. Faites la transition au module suivant : Nous vous remercions de partager avec nous tous vos plans et idées. J'espère que chacun de vous pourra retenir de nouvelles idées à partager avec les responsables de votre DM/DS et club.

7 Communiquer Il ne suffit pas de faire les choses correctement, la chose la plus importante est que les gens sachent que vous faites les choses correctement. - John D. Rockefeller Module 3 : Communiquer (5 minutes) Vous vous trouvez dans une position critique dans votre DM/DS car vous devez transmettre un grand nombre de messages à différents auditoires. La célébration du centenaire est un moment clé pour se concentrer sur notre façon de communiquer en interne les uns avec les autres et en externe avec nos communautés d'accueil et la communauté mondiale. Réfléchissez à cette citation de John D. Rockefeller, célèbre homme d'affaires et philanthrope américain : Il ne suffit pas de faire les choses correctement, la chose la plus importante est que les gens sachent que vous faites les choses correctement. Posez la question : Comment les paroles de Rockefeller résonnent-elles avec notre célébration du centenaire ? Les réponses peuvent inclure : Les Lions doivent raconter notre histoire pour inspirer davantage de gens à se joindre à nous. Nos œuvres sociales font notre force car elles touchent un si grand nombre de gens et leur histoire peut inspirer les gens à suivre notre exemple. Raconter notre histoire nous permet de nous assurer que des gens de l'extérieur nous comprennent mieux. Dans les diapositives précédentes ayant trait à la mise en œuvre, nous avons commencé par affirmer que les actes sont plus éloquents que les paroles. Selon la citation de Rockefeller, certes nous devons d'abord agir, mais nous devons aussi communiquer ! La communication de l'information servira de nombreuses objectifs lors de la célébration du centenaire.

8 Communiquer S'assurer que les informations du centenaire circulent verticalement de la structure dirigeante de l'équipe du Centenaire vers le public. La communication : Inspire Motive Favorise le travail d'équipe Oblige à rendre compte Rappelez-vous le tableau illustrant l'équipe du centenaire. Vous vous situez à peu près au milieu de cette structure. Dans votre poste, vous devez vous assurer que l'information circule aussi bien à l'intérieur qu'à l'extérieur de votre DM/DS. Nous avons déjà discuté de l'importance du flux de l'information à l'intérieur du DM/DS dans le module Renseignez-vous et informez les autres. Le flux de l'information à l'extérieur du DM/DS doit être dirigé à la fois vers la communauté et jusqu'à la structure dirigeante de l'équipe du centenaire. Là encore, vous aurez amplement l'occasion d'explorer des stratégies de communication plus tard dans la journée. En résumé, les flux d'informations servent à de nombreuses fins : Inspirer de nouveaux membres et partenaires à nous rejoindre Motiver les Lions à servir mieux et plus Promouvoir le travail d'équipe à travers l'ensemble de l'organisation Maintenir l'obligation de rendre compte des affectations et des plans Parfois, les communications se font plus facilement, par exemple, lorsque nous racontons des histoires sur nos expériences ou évoquons un problème personnel avec un ami. D'autres types de communication nécessitent plus de planification et de suivi pour être efficaces. Assurez-vous que la communication régulière fait partie intégrante de la planification et de la mise en œuvre de vos projets. Aujourd'hui, moins de 50 % des clubs utilisent le Rapport des œuvres sociales via MyLCI. Même ainsi, nous avons atteint plus de 50 % de notre objectif du Défi du service du centenaire et il nous reste encore plus de la moitié du temps pour parvenir à notre objectif ! Imaginez comment l'histoire sur l'impact des œuvres sociales des Lions changerait si CHAQUE club signalait des projets de service et fournissait des renseignements sur les bénéficiaires. Vous pouvez donner la priorité aux rapports sur les œuvres sociales pour les clubs de votre DM/DS. Enfin, en tant que coordonnateur de DM/DS chargé du centenaire, vous utiliserez la communication et les rapports pour maintenir l'obligation de rendre compte de vos coordonnateurs de district et serez responsable de compiler et de transmettre ces informations à votre représentant du Comité d'action du centenaire. Examinons maintenant de plus près la structure établie de cette communication : les Journées du rapport du centenaire.

9 Journées du rapport du centenaire
Niveau du district : Assembler des informations sur le club pour une présentation niveau DM/DS 2 semaines Niveau DM/DS : Assembler des informations au niveau du district pour une présentation aux membres du CAC niveau RC : Regrouper des informations au niveau du DM/DS pour une présentation au président du CAC Niveau président du CAC : Assembler toutes les informations sur le CAC pour un rapport mondial 1 semaine Module 4 : Rapport de l'état d'avancement des travaux des membres du Comité d'action du centenaire (20 minutes) Les Journées du rapport du centenaire instituent un mécanisme qui permet de faire le suivi des progrès à tous les niveaux de la structure de l'équipe du centenaire et de s'assurer que tous les Lions sont engagés dans notre grande célébration. Comme nous l'avons vu précédemment , il y a beaucoup de travail à faire pour que notre célébration du centenaire soit un succès. Heureusement, nous avons les mains, l'esprit et le cœur pour partager ce travail. Distribuez l’imprimé : Présentation des Journées du rapport du centenaire Au cours des Journées du rapport du centenaire, les rapports d'activité seront sollicités de la part de chaque club par les coordonnateurs de district chargés du centenaire. Ensuite, chacun de vous recevra des rapports de la part de chaque coordonnateurs de district. Vous devrez ensuite combiner ces rapports et les fournir à vos représentants du Comité d'action du centenaire (CAC), qui les transmettra au Past Président International J. Frank Moore III, le président de la célébration du centennaire. Enfin, le PPI Moore fournira un rapport global à tous les Lions. Il faudra compter sept semaines pour solliciter, compiler, puis transmettre ces rapports à l'équipe du centenaire. Cinq Journées du rapport du centenaire sont prévues en tout. Comme vous pouvez le constater dans le graphique sur l'écran et dans l'imprimé : les coordonnateurs de district chargés du centenaire auront deux semaines pour solliciter des rapports issus de leurs clubs et vous aurez deux semaines pour les recueillir de vos coordonnateurs de district. Les dates exactes sont inclues sur l'imprimé de présentation.

10 Journées du rapport du centenaire
Point de mire du rapport Mai 2016 : Recrutement Novembre 2016 : Service Mai 2017 : Effectifs Novembre 2017 : Projets commémorant le centenaire Mai 2018 : LCI Forward En général, la période de sept semaines de rapports culminera en mai ou en novembre de chaque année. Si les rapports doivent être exhaustifs et couvrir tous les programmes du centenaire, chaque période se focalisera sur un thème spécifique comme indiqué sur l'écran. Ces thèmes sont les suivants : Mai 2016 : Recrutement de coordonnateurs et présidents chargés du centenaire Novembre 2016 : Service Mai 2017 : Effectifs Novembre 2017 : Projets commémorant le centenaire Mai 2018 : LCI Forward Note à l'intention de l’animateur : LCI Forward est le nouveau plan stratégique actuellement en cours de développement qui nous guidera dans notre prochain centenaire.. D'autres informations à venir !) Les dates d'échéance spécifique pour chaque segment de l'équipe du centenaire et les formulaires de rapport seront distribués directement à chacun d'entre vous via avant le début de la période de communication des rapports. Les formulaires donneront des exemples de questions pour orienter la conversation avec vos coordonnateurs de district. Un exemple de questions de formulaire pour la première Journée rapport du centenaire sur le recrutement figure sur la deuxième page du document. Outre l'espace réservé pour l'enregistrement de réalisations, des défis et des mesures de suivi planifiées, le formulaire prévoit un espace pour indiquer si chaque club a un président du centenaire. Examinons comment vous allez utiliser les Journées du rapport du centenaire comme thème central pour la communication, la motivation et l'obligation de rendre compte avec les clubs dans votre DM/DS.

11 Journées du rapport du centenaire
Demandez aux participants de consulter la page 2 de leur Manuel. Posez la question : Comment allez-vous utiliser les Journées du rapport du centenaire comme thème central pour la communication, la motivation et l'obligation de rendre compte avec les clubs dans votre district multiple ? Invitez les participants à travailler en petits groupes de 4-5 (ou en binômes si le groupe est petit). Accordez 10 minutes à chaque groupe ou binôme pour élaborer les grandes lignes d'un plan. Puis, selon le temps, donnez à quelques groupe ou à tous les groupes l'opportunité d'échanger leurs idées avec l'ensemble du groupe. Autres idées : Publier les données du rapport global avec une comparaison des taux de réussite des clubs locaux Regrouper les clubs avec des plans d'activités du centenaire similaires pour une planification conjointe et des séances de dépannage Créer un classement avec des données de rapport pour mettre en valeur les clubs les plus engagés et inspirer une concurrence amicale L'un de nos objectifs essentiels dans le cadre de ces activités est de veiller à les terminer dans les délais prévus par le plan. Lorsque nous prenons le temps de surveiller et de faire des rapports, non seulement nous sommes responsables de nos actions, mais nous prenons aussi le temps de réfléchir à ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas et rectifions nos plans, si nécessaire. Nous avons à présent examiné chacune des quatre parties principales du travail du coordonnateur de DM/DS chargé du centenaire : enseigner, mettre en œuvre, communiquer et rapporter. Posez la question : Après avoir passé en revue ces informations, quel sera selon-vous le point le plus important de ce travail ? Posez la question : Avez-vous donné une réponse différente de celle que vous avez fournie précédemment dans cette séance ? Pourquoi ou pourquoi pas ? Comme nous l'avons vu, votre rôle de coordonnateur de DM/DS chargé du centenaire est d'une très grande importance. Vous inspirez les Lions à célébrer notre passé et à planifier notre avenir. C'est une grande responsabilité qui est la vôtre, mais sachez que vous n'êtes pas seul. Reportez-vous souvent aux ressources mentionnées dans le Guide des coordonnateurs de district multiple chargés du centenaire, et en cas de doute, consultez la liste de contact du personnel LCI à la fin du guide pour trouver quelqu'un qui peut vous assister. Au cours de la prochaine séance, nous nous pencherons sur de nombreuses ressources importantes plus en détail.

12 Responsabilités des coordonnateurs de DM/DS chargés du centenaire
Objectifs de la séance prendre conscience de l'importance de la formation continue sur les programmes du Centenaire poursuivre la planification des programmes du Centenaire dans votre DM/DS prendre la mesure de l'ampleur et de la portée des communications nécessaires à la réussite signaler les progrès à l'échelle locale au Comité d'action du centenaire Conclusion (5 minutes) En tant que coordonnateur de district multiple ou de district simple chargé du centenaire, vous jouez un rôle essentiel dans la réalisation des objectifs du centenaire, aussi bien dans votre DM/DS qu'en tant que membre appartenant à la famille mondiale des Lions. Si votre rôle et vos responsabilités sont nombreux et variés, vous avez contribué largement à la planification et à la réussite du centenaire. Passons en revue nos objectifs pour cette séance : prendre conscience de l'importance de la formation continue sur les programmes du Centenaire poursuivre la planification des programmes du Centenaire dans votre DM/DS prendre la mesure de l'ampleur des communications nécessaires à la réussite signaler les progrès à l'échelle locale au Comité d'action du centenaire durant les Journées du rapport du centenaire Posez la question : Avons-nous atteint tous ces objectifs ? Répondez à toutes les questions restantes. Responsabilités des coordonnateurs de DM/DS chargés du centenaire

13 Responsabilités des coordonnateurs de DM/DS chargés du centenaire
Évaluation Terminez la séance en demandant aux participants de compléter l'évaluation de la séance. Responsabilités des coordonnateurs de DM/DS chargés du centenaire