Formation des secrétaires

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1 Formation des secrétaires
DateLieu Formation des secrétaires Version du 1er janvier 2016 LE LOGO IFRA L'ÉCRITURE MANUSCRITE C'est une création : elle marque notre identité propre, la personnalité de l'IFRA, contrairement à une typographie d'imprimerie que chacun peut utiliser, et qui est plus impersonnelle. Symboliquement, elle représente aussi pour nous l'écriture du formateur sur le paper-board, ou la prise de notes des stagiaires pendant les formations. Plus généralement, l'écriture manuscrite renvoie à l'humain, par opposition aux caractères d'imprimerie générés par les machines. L'aspect dansant des lettres, qui conservent entre elles une cohérence graphique, symbolise le dynamisme des formations, leur côté ludique, vivant.  LA FORME ARRONDIE QUI LUI EST ASSOCIÉE CRÉE DEUX IMAGES : 1. Le soleil : c'est la filiation avec Générations Mouvement. La Fédération nationale étant la "mère" de l'IFRA, génétique (elle l'a créée) et nourricière (elle subventionne l'association à 100 %), il apparaît important de suggérer ce lien. Sans pour autant en être prisonnier. 2. La roue crantée : c'est le mécanisme qui génère une action. La formation a ce rôle de doter les stagiaires d'outils et de techniques qui leur permettent d'avancer dans leurs projets. On peut imaginer que chaque cran représente une des actions de formation inscrite à notre catalogue. LE JEU ENTRE TEXTE ET VISUEL : Enfin, la patte du "a" de "ifra" agit sur la roue et crée un lien dynamique entre le nom et le visuel. Une sorte de jeu. Une manière de montrer que la formation est aussi un espace ludique. Institut de formation des responsables associatifs

2 Le programme de la journée
Le fonctionnement associatif Générations Mouvement L’association : un lieu de vie Le secrétaire : un rôle central Quiz Introduction Comme la liberté individuelle ou la liberté de conscience, la liberté d’association est l’un des principes fondamentaux reconnus par les lois de la République Française. Elle figure dans le préambule de la constitution de la Ve République. Elle est régie par la Loi du 1er juillet 1901, avec laquelle nous allons commencer notre journée.

3 1. Fonctionnement associatif
NON LUCRATIVITÉ L’objet de l’association ne peut pas être la recherche de profit. Les excédents doivent être investis dans l’activité de l’association. La gestion des responsables est désintéressée. Les 4 piliers du fonctionnement associatif BÉNÉVOLAT TRANSPARENCE Les responsables doivent la transparence aux adhérents qui les ont élus : accès aux comptes, registres, archives, etc. LES 4 PILIERS DU FONCTIONNEMENT ASSOCIATIF Non lucrativité C’est la base du fonctionnement associatif, définie dans l’article 1er de la loi de L’association doit être gérée par des personnes qui n’ont aucun intérêt dans les résultats. Une association qui enrichit ou apporte des avantages directs ou indirects à ses responsables se met dans l’illégalité. Bénévolat Le bénévole ne perçoit aucune rémunération au titre de son investissement dans l’association. Il est en revanche souhaitable qu’il soit dédommagé des frais induits par son activité : déplacements, hébergements… Il n’est soumis à aucune subordination, son unique devoir est de respecter les statuts et les normes de sécurité dans son domaine d’activité. Démocratie Une association fonctionne selon le principe de démocratie. Chaque adhérent peut s’exprimer et son opinion vaut autant que celle de son voisin, quelle que soit sa fonction dans l’association. Les principes suivants permettent de favoriser le fonctionnement démocratique d’une association : tenue d’une AG annuelle ouverte à tous les membres, au cours de laquelle ils donnent leur avis sur la gestion de l’association (par un vote des rapports) ; fixation d’un quorum (nombre minimum de membres requis pour délibérer) et limitation des pouvoirs (2 ou 3 maximum par membre) ; votes à bulletins secrets (indispensables pour les élections ou la cotisation) ; limitation dans la durée et le renouvellement des mandats des administrateurs. Cela oblige à se soucier de la relève, à accueillir régulièrement de nouveaux responsables porteurs de nouvelles idées. Cela évite également que l’association ne devienne la “chose” d’une poignée de bénévoles devenus indispensables. Enfin, c’est un moyen de donner de la visibilité à d’éventuels candidats, en leur indiquant d’emblée qu’ils ne s’engagent pas «à vie». Transparence L’association est l’affaire de tous les adhérents. A tout moment, les responsables de l’association doivent donc être en mesure de leur fournir toute information, justificatif à l’appui, concernant les actions mises en place. C’est pourquoi la tenue de registres est obligatoire. Ces registres sont la propriété de l’association, non des responsables, et doivent être précieusement conservés au siège de l’association durant toute la durée de vie de celle-ci. DÉMOCRATIE Chaque adhérent dispose d’une voix. Les élections se font à bulletins secrets.

4 1. Fonctionnement associatif
Les textes et registres obligatoires Les statuts Règle du jeu de l’association Modification en assemblée générale extraordinaire Dépôt en préfecture Un règlement intérieur pour compléter Le registre spécial Livret de famille de l’association : - statuts et leurs modifications successives - composition du conseil au fil des ans - récépissés des déclarations en préfecture Les statuts Les statuts fixent les règles du jeu de l’association. La loi 1901 laisse une liberté totale dans leur rédaction, ils doivent par conséquent être respectés à la lettre. Il est impossible d’administrer correctement une association si l’on n’en connaît pas les statuts dans la mesure où ils contiennent ce qui est essentiel à la vie de l’association et précisent les points fondamentaux de son fonctionnement : objet social (le but poursuivi); conditions d’adhésion ; composition du conseil et du bureau ; déroulement de l’assemblée générale ; tenue des réunions ; engagement des dépenses ; ressources. Il est nécessaire de les “dépoussiérer” régulièrement pour s’assurer qu’ils restent en conformité avec le fonctionnement de l’association. Les statuts doivent être déposés en Préfecture (ou sous-Préfecture) où ils sont archivés et doivent être disponibles à tout moment, notamment lors des réunions des organes décisionnaires de l’association. Il est souhaitable d'en donner une copie à chaque adhérent. Leur modification ne peut se faire que par la réunion d’une assemblée générale extraordinaire et devra faire l’objet d’une déclaration à la Préfecture (ou sous-Préfecture). En cas de litige, c’est la dernière version déposée en Préfecture qui fait foi (d’où l’importance de souscrire à cette formalité, par ailleurs obligatoire). Des statuts types spécialement rédigés pour les associations « Générations Mouvement » sont téléchargeable librement dans l’espace adhérents du site : Le règlement Intérieur Le règlement intérieur complète les statuts et précise le fonctionnement de l’association. Il ne doit faire apparaître aucune contradiction avec les statuts. Il contient ce qui est accessoire et ce qui doit être facilement modifié (disponibilité de la salle occupée, par exemple). Il est élaboré et modifié par l’organe et selon les critères définis dans les statuts (le CA, en général), et ne fait l’objet d’aucune déclaration en Préfecture. La rédaction d’un règlement intérieur n’est obligatoire que si elle est prévue dans les statuts.  Le registre spécial C’est le livret de famille de l’association. Il contient au moins : la déclaration au Journal officiel ; les statuts et leurs modifications successives ; la composition du conseil et du bureau et leurs modifications successives ; les récépissés de déclarations en Préfecture. Se présentant sous la forme d’un cahier aux pages numérotées sur lesquelles on colle définitivement les pièces énumérées ci-dessus, il doit être paraphé par le président de l’association et disponible à tout moment.

5 1. Fonctionnement associatif
Les textes et registres obligatoires Le registre des délibérations Comptes rendus des réunions statutaires. Permet de retrouver la trace d’une décision. Le registre comptable Enregistrement sur justificatif de toute recette et toute dépense, sans exception. Support papier ou informatique. Le registre des délibérations Ce registre regroupe les procès-verbaux des réunions des organes de l’association : assemblée générale, conseil d’administration et bureau. On doit pouvoir à tout moment retrouver la trace d’une décision prise par l’une de ces instances dans le passé. Ce registre peut être composé à partir d’impressions de documents informatiques, à condition de les coller par ordre chronologique sur les pages numérotées d’un cahier, et de faire signer chaque page par deux responsables au moins du conseil d’administration. Le registre comptable C’est le cahier de compte de l’association. Tenu par le trésorier, il prévoit une ventilation des recettes et des dépenses. Doivent y figurer tous les mouvements de trésorerie sans exception qui accompagnent la vie de l’association. La fédération départementale tient à votre disposition des registres spécialement élaborés pour les associations Générations Mouvement. Vous pouvez aussi télécharger dans l’espace adhérent du site le fichier de comptabilité informatisé (sur Excel ou Open Office) élaboré par l’IFRA. Il vous permettra, en un seul clic, d’éditer le compte de résultat par activité, le résultat total et le bilan financier… A tout moment de l’année et sans faire le moindre calcul !

6 Conseil d’administration
1. Fonctionnement associatif Les instances de décision Assemblée générale q Conseil d’administration q ASSEMBLÉE GÉNÉRALE Composée par tous les adhérents de l’association à jour de cotisation, l’AG se réunit au moins une fois par an. Elle dispose de tous les pouvoirs, et notamment elle : valide la gestion du conseil d’administration et donne son avis sur les activités futures de l’association (à ce titre, elle entend le rapport d’activité et le compte rendu financier de l’année écoulée ainsi que le rapport moral et d’orientation du président pour l’année à venir. Ces rapports, préalablement validés par le conseil d’administration lors de sa dernière réunion, sont soumis à son approbation) ; élit à bulletins secrets les administrateurs qui la représenteront au conseil ; vote le montant de la cotisation (chaque année, même en cas de maintien). Les rapports sont votés généralement à main levée ; le montant de la cotisation et les élections au conseil d’administration à bulletins secrets. L’assemblée générale traite les questions les plus importantes, laissant au conseil et au bureau la gestion quotidienne de l’organisme. CONSEIL D’ADMINISTRATION Il est l’émanation de l’assemblée générale. Sa composition et son rôle sont fixés par les statuts.Il a la charge de diriger et d’administrer l’association. Pour ce faire, il dispose des pouvoirs les plus étendus : il assure l’administration générale, la gestion financière, l’élaboration de l’ordre du jour de l’assemblée générale et sa convocation. Il élit aussi les membres du bureau à bulletins secrets et contrôle ses actions. Il se réunit au minimum une fois par trimestre. En cas de vacance de poste, le conseil peut coopter un administrateur, à condition que cela soit prévu dans les statuts. L’administrateur coopté dispose alors des mêmes droits et devoirs que ses pairs, mais sera soumis au vote des adhérents dès la première assemblée générale élective à suivre. BUREAU Il est l’émanation du conseil. Sa composition et son rôle sont fixés par les statuts. Le bureau regroupe généralement : le président ; le trésorier ; le secrétaire ; éventuellement leurs adjoints. Il est souhaitable de renouveler chaque année ces mandats, surtout si le conseil d’administration a été modifié par des élections en assemblée générale. Le bureau met en œuvre les décisions de l’assemblée générale et du conseil d’administration. Organe permanent de l’association, il se réunit en général une fois par mois. Bureau

7 1. Fonctionnement associatif
Les adhérents Des devoirs Acquitter la cotisation pleine et entière Respecter les statuts Des droits Participer aux activités Exprimer sa voix en assemblée générale Se présenter au conseil d’administration DEVOIRS L’adhérent d’une association est celui qui s’engage à en respecter les statuts et qui s’acquitte de la cotisation pleine et entière, incluant le montant de l’assurance. DROITS Cette adhésion lui donne le droit de participer aux activités de son choix, parmi celles qui sont proposées par l’association, mais aussi de voter en assemblée générale et de présenter sa candidature au conseil d’administration, sans condition, sauf si les statuts en prévoient. En outre, les actes qu’il accomplit dans le cadre d’un mandat du conseil d’administration ou de l’assemblée générale sont couverts par l’assurance de l’association, qu’il contribue à financer.

8 1. Fonctionnement associatif
La fiscalité Rappels . Une association ne peut avoir pour vocation de générer de l’argent, . Quand ils existent, les excédents doivent être investis dans l’objet social poursuivi, . À défaut, les services fiscaux peuvent décider de requalifier l’association en entreprise marchande et la soumettre aux impôts commerciaux (IS, TVA et CET). PRINCIPE DE BASE La loi 1901 interdit aux associations d’avoir pour objet la recherche du profit. C’est pourquoi, par principe, elles ne sont pas soumises aux impôts dus par ceux qui exercent une activité commerciale (TVA, cotisation économique territoriale - CET et impôt sur les sociétés - IS). Compte tenu de l’évolution du secteur associatif, les instructions fiscales du 15 septembre 1998 et du 18 décembre 2006, ont affiné les critères permettant d'apprécier si une association est ou non imposable. En fait, l’association n’est soumise aux impôts que si elle exerce son activité lucrative dans les mêmes conditions qu’une entreprise commerciale. Pour le déterminer, on a recours à une analyse en trois étapes représentée par le schéma diapo suivante.

9 1. Fonctionnement associatif
La gestion de l’association est-elle désintéressée ? 2 L’association fait-elle concurrence à une entreprise commerciale ? SI OUI SI NON SI OUI SI NON L’association exerce-t-elle son activité lucrative comme une entreprise : analyse des 4 P 3 LE PRODUIT Le produit est-il indisponible sur le marché ? SI NON SI OUI L’association est soumise aux impôts commerciaux L’association est exonérée des impôts commerciaux LE PUBLIC Le produit est-il réservé aux adhérents ? SI NON SI OUI LE PRIX Son prix est-il inférieur à celui du marché ? SI NON SI OUI LA PUBLICITÉ La publicité est-elle limitée aux adhérents ? SI NON SI OUI

10 1. Fonctionnement associatif
La fiscalité Les exonérations acquises Dans tous les cas, une association sera exonérée d’impôts : Sur les 6 manifestations dites « de soutien » qu’elle organise chaque année. Ces manifestations doivent avoir un caractère exceptionnel, elles n’entrent pas dans le cadre de l’activité régulière de l’association. Si ses recettes n’excèdent pas euros annuels (hors cotisations, subventions et produits tirés des 6 manifestations de soutien). Particularités Une association dont l’activité principale est non lucrative peut toutefois réaliser des opérations lucratives sans que son caractère non lucratif soit remis en cause. à condition : qu’il soit possible de dissocier par leur nature les opérations lucratives de l’activité principale, que l’activité non lucrative demeure « significativement prépondérante ». Enfin, des exonérations s’appliquent : si la gestion est désintéressée, dans la limite de 6 manifestations dites « de soutien » par an (ouvertes au public), si les recettes tirées des activités lucratives (hors cotisations, subventions et produits des 6 manifestations de soutien) n’excèdent pas €.

11 2. Générations Mouvement
Une histoire unique À partir de 1952 : premières retraites agricoles Prise en compte de la situation par la MSA Fin des années 60 : création des premiers clubs 1972 : création de la première fédération (47) 1976 : naissance de la Fédération nationale 1985 : le 1er mouvement de retraités en France 2007 : immatriculation au registre du tourisme 2010 : reconnaissance d’utilité publique 2012 : Générations Mouvement UN PEU D’HISTOIRE La création de l’allocation de vieillesse agricole en 1952 et de l’assurance maladie en 1961, provoquent un changement radical du mode de vie des agriculteurs. En 1960 et 1962, les lois d’orientation agricole, attribuant l’indemnité viagère de départ pour cessation d’activité, contribuent à cette évolution sans précédent. Les anciens agriculteurs étaient habitués, comme leurs parents et les générations qui les ont précédés, à travailler jusqu’à leurs derniers jours, naissant, vivant et mourant sur leurs terres. Ils se retrouvent sans activité, et souvent isolés en raison du développement de la décohabitation dans les familles. Les anciens se découvrent « inutiles ». C’est dans ce contexte qu’apparaissent les premiers clubs « du troisième âge », sous l’impulsion de la Mutualité sociale agricole. Souhaitant favoriser le « bien vieillir » physique et intellectuel des retraités agricoles, la MSA oriente sa politique d’action sociale vers cette population d’anciens, fragilisée par un mode de vie auquel elle était peu préparée. Le succès de cette initiative est immédiat et les clubs se multiplient. Les premières fédérations départementales Générations Mouvement sont créées vers Puis, en 1976, la Fédération nationale est constituée par un noyau de six fédérations. Le Mouvement compte alors adhérents. En 1981, ils sont répartis dans 56 fédérations. En 2014, Générations Mouvement regroupe adhérents dans associations locales, affiliées à 85 fédérations départementales.

12 2. Générations Mouvement
Une éthique commune La création de lien social L’animation des territoires Le sens des responsabilités Un mouvement apolitique, non syndical et non confessionnel Les activités organisées par nos associations dans les communes créent du lien entre les habitants et permettent de lutter contre l’isolement et la désertification du milieu rural. Elles ont donc un rôle social qui est très apprécié des maires. Souvent, nos associations et clubs sont le dernier espace de vie collective dans les villages et communes rurales. De cette façon aussi, notre mouvement se positionne comme un acteur de la société et montre que les retraités jouent un rôle important dans les territoires. Enfin, si notre Mouvement prend position sur de nombreux sujets de société, et particulièrement ceux qui impactent nos adhérents (accès aux soins, prise en charge de la perte d’autonomie, maintien des services de proximité, mobilité, fiscalité, etc.), il le fait sans esprit partisan. Nos associations ne se revendiquent d’aucun courant politique, syndical ou confessionnel.

13 85 fédérations départementales
2. Générations Mouvement Une structure pyramidale Fédé. nationale IFRA 19 unions régionales 85 fédérations départementales Secteurs / cantons Le Mouvement présente des structures déclarées en loi 1901 à chaque échelon administratif, depuis la commune jusqu’à la région. La Fédération nationale fait partie des 2000 associations françaises reconnues d’utilité publique. Avec l’IFRA (Institut de formation des responsables associatifs), Générations Mouvement dispose de son propre organisme de formation. 8 500 associations adhérents

14 2. Générations Mouvement
Un réseau national Avec associations locales (dont certaines sont intercommunales) pour communes en France, Générations Mouvement est présent dans 1 commune sur 4. Seuls 9 départements n’ont pas de Fédération départementale GM : Aisne, Morbihan, Vendée, Indre, Moselle, Jura, Doubs, Territoire de Belfort et Bouches-du-Rhône (en blanc sur la carte). Les quelques clubs GM présents dans ces FD (Aisne, Indre, Doubs) adhèrent aux fédérations voisines. Les fédérations comptent de 350 adhérents pour la plus petite (Corse du Sud) à pour la plus grosse (Ille-et-Vilaine). Elles comptent en moyenne 100 clubs et associations affiliés.

15 2. Générations Mouvement
Une identité visuelle Le soleil et les maisons du logo symbolisent la vie, l’énergie ; l’arbre affirme la longévité et la stabilité. Le soleil intègre avec chaleur, dans un mouvement spontané, les autres éléments du logo et propulse vers l’avant l’appellation Générations Mouvement. La maison, le village, le bourg, le quartier sont les lieux de vie où tous les âges se côtoient : le terme Générations suggère l’action de créer pour impulser mouvement et rencontres. Générations Mouvement associe ces deux notions et donne au soleil, à la maison et à l’arbre une modernité graphique et dynamique.

16 2. Générations Mouvement
Une offre aux associations affiliées Aide à la gestion associative Formation des responsables : Présidents, Secrétaires, Trésoriers. Mise à disposition de multiples ressources : guides pratiques de l’IFRA, fichiers informatiques (comptabilité, adhérents), statuts-type, modèles de déclaration… Formation Des formations gratuites sont dispensées par des bénévoles formés au niveau national et dotés de supports spécialement élaborés par l'IFRA. Ressources Des guides pratiques (guides PST, guide des activités, guide des réunions) et des outils de gestion (fichier des adhérents informatisé, fichier de comptabilité informatisé) sont également à votre disposition, via la Fédération départementale ou le site internet

17 2. Générations Mouvement
Une offre aux associations affiliées Aide à la gestion associative Conseils téléphoniques sur tout ce qui a trait au fonctionnement de votre association : organisation des activités, réglementations, rédaction des statuts, tenue de l’assemblée générale, comptabilité, etc. DES CONSEILS Le fonctionnement associatif est régi par des textes. Organiser une assemblée générale, rédiger des statuts, respecter les règles fiscales, ouvrir un débit de boissons, engager un musicien, mettre en place un voyage, proposer un repas, faire un loto… c’est être confronté à une législation de plus en plus contraignante qu’il est obligatoire de respecter. En adhérant à la fédération Générations Mouvement, vous bénéficiez de conseils sur tous ces aspects qui font votre quotidien.

18 2. Générations Mouvement
Une offre aux associations affiliées Apport d’un cadre sécurisé Assurance Arcange : RC, activités, matériel, bénévoles, annulation de voyage, rapatriement Garanties nationales : RC organisateur de voyages, garantie financière et protection juridique Immatriculation nationale au registre des opérateurs de tourisme : donne le droit d’organiser ou co-organiser vos propres voyages. ASSURANCES Les associations loi 1901 engagent leur responsabilité et celle de leurs dirigeants dans tous les actes de leur vie quotidienne, notamment lorsqu’elles organisent leurs activités. Il est donc nécessaire (et dans certains cas obligatoire) qu’elles se protègent contre les risques auxquels elles s’exposent. LES PRINCIPALES GARANTIES DE GM : 1. Responsabilité civile vie associative En installant un stand, un bénévole monte sur une échelle abîmée et chute. Il sera indemnisé pour ses frais médicaux et votre association n’aura rien à payer. Extensions automatiques et sans sur-prime : Votre association organise une manifestation de moins de 1 000 personnes (prévenir Groupama à partir de 500). Un mouvement de foule provoque une bousculade. Groupama indemnise les blessés. Votre association organise une kermesse. Suite à une maladresse d’un bénévole, le matériel est endommagé. Groupama vous indemnise des frais engagés pour la réparation et le remplacement (franchise de 100 €). 2. Responsabilité civile personnelle des dirigeants Elle couvre les actes des administrateurs dans l’exercice de leur mandat et protège leur patrimoine personnel. 3. Accidents corporels des dirigeants et bénévoles Un bénévole en activité professionnelle installe un stand et se fracture le bras : arrêt de travail. Il a droit à des indemnités journalières, déduction faite d’une franchise de 15 jours, pour une durée maximale de 90 jours. Votre association organise une sortie en montagne. Un participant est porté disparu ou en péril. Des moyens sont mis en œuvre pour le retrouver et le transporter. Groupama prend en charge les frais. 4. Assistance des dirigeants en déplacement (à plus de 50 km de leur domicile) Si un dirigeant tombe malade, subit un accident ou décède lors d’un déplacement pour l’association, Groupama organise et paie les prestations nécessaires. 5. Dommages aux biens (mobiliers et immobiliers) Un dégât des eaux touche le local où votre association entrepose son matériel. Les mobiliers sont indemnisés dans la limite de 50 000 €, avec une franchise de 100 €. Multirisque informatique : lors de l’incendie du local de l’association, le matériel informatique (portable compris) est endommagé. Groupama indemnise votre association lorsque la valeur des matériels n’excède pas 8 000 €. 6. Garanties liées aux sorties et voyages L’assistance Voyage de groupe : lors du voyage organisé par l’association, un adhérent tombe gravement malade. Groupama prend en charge son rapatriement. L’annulation Voyage : sont couverts les frais d’annulation due à une maladie (y compris rechute ou aggravation d’une maladie préexistante), un accident (y compris les séquelles d’un accident survenu avant la signature du contrat), un décès ou la perte des papiers d’identité, moyennant une franchise de 38 €. 7. Garanties liées au tourisme (obligatoires) La responsabilité civile organisateur de voyages et séjours touristiques (loi 1992, décret 94 et ordonnance 2006). La garantie financière. 8. Protection juridique Groupama vous assiste et vous défend lorsqu’un tiers (fournisseur, adhérent, etc.) formule une réclamation à l’encontre de l’association. Si le différend ne se règle pas à l’amiable, Groupama prend en charge les frais de procédure. COMMENT ÇA MARCHE ? Votre fédération départementale souscrit pour vous les garanties 1 à 6, dans le cadre du contrat Cohésion ARCANGE. Les garanties 7 et 8 sont souscrites par la Fédération nationale, pour l’ensemble du réseau. Groupama remet à chaque association adhérente une attestation d’assurance rappelant les garanties comprises (voir au verso). Vous n’avez aucune démarche à effectuer pour en bénéficier : elles s’appliquent dès votre adhésion. Rappel : les assureurs couvrent les activités prévues aux statuts. Il est donc indispensable de mettre vos statuts à jour chaque fois que vos activités évoluent. IMMATRICULATION AU REGISTRE DES OPÉRATEURS DE VOYAGE (N°IM ) Obtenue par la Fédération nationale pour l’ensemble de ses associations fédérées, cette immatriculation permet aux associations et aux fédérations d’organiser des voyages et des sorties en toute légalité. Ceci ne les dispense pas pour autant de respecter les règles associatives (fiscalité, par exemple) et de sécurité. La mention de l'immatriculation au registre des opérateurs de voyage, accompagnée du numéro s'y rapportant, doivent figurer sur vos documents administratifs.

19 2. Générations Mouvement
Une offre aux associations affiliées Accès aux activités du réseau (département et national) Voyages et sorties Concours divers (photo, pétanque, dictée, etc.) Opérations de solidarité : Madagascar, Banques alimentaires, Aide aux aidants, etc. Conférences (prévention santé, droits de succession) Journées de l’amitié Rencontres interclubs ACTIVITÉS, ANIMATIONS, MANIFESTATIONS La fédération départementale peut contribuer à la mise en place de certaines activités. Un exemple : mutualiser les besoins d'achat de matériel informatique pour passer des commandes groupées et obtenir des tarifs préférentiels pour les associations. De même, elle peut vous proposer des interventions et conférences sur les sujets qui vous intéressent : bien vieillir, prévention routière, Alzheimer, campagnes de vaccination… De par ses moyens logistiques et humains, en s’appuyant sur de nombreux partenariats, elle peut également vous aider à organiser une manifestation.

20 2. Générations Mouvement
Une offre aux associations affiliées Accès aux avantages économiques

21 2. Générations Mouvement
Une offre aux associations affiliées Accès aux avantages économiques Pour les associations : réduction droits Sacem de 12,5 %, réductions voyages de groupes chez plus de 40 partenaires touristiques, Pour nos adhérents, à titre individuel : réduction de 5 % sur les assurances individuelles Groupama, 10% sur le catalogue Audika, 10 % magasins But!, 5 à 15 % chez 40 opérateurs de tourisme et parcs d’attraction, Réductions dans le réseau des commerçants locaux (variable selon les départements). AVANTAGES ÉCONOMIQUES Retrouvez la liste des partenaires nationaux (PFG, But, Audika, Doro, etc.) dans l’espace adhérent du site SACEM Vous organisez un thé dansant au sein de l'association ? Vous êtes alors tenu d’envoyer une déclaration à la Sacem. En mentionnant préalablement votre appartenance à Générations Mouvement, vous bénéficiez d’une réduction de 12,5 % sur le montant dû. RÉSEAU DE COMMERÇANTS La plupart des fédérations départementales développe un réseau de commerçants, d’artisans et de services de proximité qui proposent à tous les adhérents Générations Mouvement, sur présentation de leur carte, une réduction sur leurs produits allant de 5 à 20 %. Là aussi, une réduction de 15 % sur une paire de lunettes, c’est parfois plus que le montant de la cotisation totale versée à l'association.

22 2. Générations Mouvement
Une offre aux associations affiliées Représentation Défense des intérêts des retraités et personnes âgées Prise de positions sur les sujets touchant les retraités et personnes âgées : maintien à domicile, perte d’autonomie, fiscalité, accès aux soins, etc. Représentation dans nombre d’instances départementales (Coderpa), régionales (ARS) et nationales (CNRPA, CNSA). UN RÔLE DE REPRÉSENTATION Les adhérents se réfèrent à une définition qui précise leurs valeurs, faites d’amitié, de responsabilité, de tolérance et de solidarité. S’ils ne se réclament d’aucun courant politique, syndical ou religieux, ils entendent rester des citoyens actifs et donner leur avis sur les questions d’actualité qui les concernent. Leurs représentants départementaux mais aussi nationaux siègent dans nombre d’instances consultatives (Centres communaux ou intercommunaux d’action sociale, Comités départementaux des retraités et personnes âgées, Agences régionales de santé, Conseils économiques, sociaux et environnementaux régionaux, Comité national des retraités et personnes âgées). Ils sont également reçus par les décideurs pour faire entendre les positions du mouvement. À maintes reprises, que ce soit sur la prise en charge de la perte d’autonomie, l’accès aux soins, la fiscalité (demi-part fiscale, crédit d’impôt) ou les services de proximité, Générations Mouvement a ainsi pu donner son opinion. Et être entendu, dans certains cas. AGRÉMENT NATIONAL DES ASSOCIATIONS REPRÉSENTANT LES USAGERS DANS LES INSTANCES HOSPITALIÈRES Cet agrément obtenu par la Fédération nationale est valable pour toutes les associations affiliées. Il permet, entre autres, de siéger dans les conseils d'administration et les diverses commissions des établissements de santé (CRUQ, CLIN, etc.) pour faire valoir le droit des patients et de leurs familles. Il offre aussi la possibilité de participer à l’élaboration des décisions de santé publique et de se porter partie civile pour défendre l’intérêt collectif des usagers du système de santé.

23 2. Générations Mouvement
Répartition de la cotisation A 20 € 13 € UR Club 1,6 € 7 € Fédération nationale 1,6 € Les montants de cotisation au club (20 euros) et à la fédération départementale (7 euros) sont donnés pour exemple. Ils peuvent varier d’une association à l’autre, chacune fixant librement son propre montant de cotisation. 3,9 € 1,5 € FD 1,5 €

24 3. L’association : un lieu de vie
Autonomie Dans la gestion de l’association Statuts / Responsables / Finances Dans les activités Loisirs / Solidarité / Prévention / Tourisme Informatique / Activités physiques / Patrimoine, etc. Toutes les associations affiliées à GM conservent une totale autonomie de gestion. Ce sont leurs administrateurs élus qui décident de leur propre fonctionnement et des activités qu’elles souhaitent organiser, sur la base de leurs statuts et des décisions prises par leurs assemblées générales. Cette autonomie s’accompagne d’une responsabilité entière dans la gestion. Les fédérations départementales apportent un cadre (assurance, agréments, formations, outils de gestion, etc.) et des conseils mais ne se substituent pas au rôle des bénévoles élus dans chaque association affiliée.

25 3. L’association : un lieu de vie
Ses moyens Humains Les responsables (le conseil d’administration) Les bénévoles Les employés occasionnels (moniteurs, orchestres, etc.) Financiers Les cotisations Le produit des manifestations Les subventions

26 3. L’association : un lieu de vie
Ses moyens Matériels Bureau, mobilier et fournitures Salles Matériel informatique (ordinateur et imprimante) Matériel activités (jeux de société, etc.) Véhicule…

27 3. L’association : un lieu de vie
Ses moyens Le réseau Les autres associations adhérentes du secteur (co-organisation d’activités, échanges) La fédération départementale (animation, conseil, assurance, formation, etc.) La Fédération nationale (outils de gestion, guides pratiques, site internet, Tambour Battant, etc.) Les partenaires La commune (locaux, CCAS) Les autres associations

28 3. L’association : un lieu de vie
Son fonctionnement au quotidien Délégation de signature Le président élu donne procuration au trésorier sur le compte bancaire de l’association. Remboursement de frais Un barème unique pour tous (validé en AG et qui figure dans le règlement intérieur), Obligation de remplir une note de frais (avec justificatifs comptables). Bonnes pratiques Une dépense n’est pas signée par son bénéficiaire. Délégation de signature En sa qualité de président élu, le président de l’association dispose automatiquement de la signature, et notamment à la banque. Par mesure de simplification (en cas d’absence) et de transparence, il donne une procuration au trésorier. Ainsi, en cas de remboursement de frais du président, c’est le trésorier qui signera la note et le chèque (une dépense ne doit jamais être signée par son bénéficiaire). Lorsque les membres du bureau changent, il est nécessaire de retirer les signatures des anciens et de les attribuer aux nouveaux (décision du CA et démarches auprès de la banque). Remboursements de frais Pour éviter toute suspicion, il est nécessaire d’adopter en Conseil d’administration un barème de remboursement des frais, qui sera intégré dans le règlement intérieur et connu de tous. Les membres du bureau et les administrateurs y seront soumis de la même façon. Le remboursement de frais se fait à deux conditions : Que le bénéficiaire ait été préalablement missionné par le Conseil, Que la demande soit accompagnée d’une note de frais à laquelle seront joints les justificatifs comptables.

29 4. Le secrétaire : un rôle central
Son rôle dans l’association 1. Assurer le bon fonctionnement administratif 2. Organiser la communication de l’association 3. Rendre compte de l’activité de l’association 4. Fixer la mémoire de l’association Rouage essentiel du bon fonctionnement de l'association, le secrétaire allie des qualités d'organisation et de rigueur et une solide connaissance des adhérents et des réglementations. Son rôle peut se résumer en quatre points : • assurer le suivi administratif de l’association, • organiser les réunions statutaires, • informer les adhérents et communiquer, • archiver les documents de l'association. Pour jouer son rôle dans les meilleures conditions, il est informé de tout ce qui fait la vie de l'association : déroulement des activités, projets, partenaires, etc . Il s'appuie sur ses qualités de communication, tant orale qu'écrite, pour informer à son tour et ouvrir l'association sur son environnement.

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Ses activités 1. Rédiger et adresser . déclarations (préfecture, mairie, SACEM, GUSO) . courriers divers (demandes d’autorisation, invitations) 2. Assurer l’intendance des réunions statutaires . Assemblée générale (ordinaire et extraordinaire) . Conseil d’administration . Bureau 1. RÉDIGER ET ENVOYER DÉCLARATIONS ET DEMANDES D'AUTORISATION Dans le cadre de l’activité de l’association, le secrétaire effectue plusieurs démarches obligatoires. Préfecture ou sous-Préfecture Dans un délai de 3 mois maximum après la tenue d’une AG ayant entraîné des modifications dans la composition du Conseil d’administration, du Bureau ou des statuts, le secrétaire doit adresser à la Préfecture ou sous-Préfecture une déclaration précisant la teneur des modifications. Deux formulaires (Cerfa n°13972*02 et Cerfa n°13971*03) ont été spécialement conçus par l'Administration pour le faire. Ils sont disponibles sur le site internet A réception de cette déclaration, la Préfecture délivre un récépissé attestant qu’elle a enregistré les modifications. Le secrétaire doit alors archiver l'ensemble de ces documents dans le registre spécial de l'association. Si votre association souhaite organiser un loto, vous devez demander une autorisation à la Préfecture. En gardant en tête la loi du 21 mai 1836 qui interdit "les loteries de toute espèce" sauf si elles servent à favoriser des actes de bienfaisance, et sous trois conditions : demande d'autorisation auprès de la Préfecture ; mise en jeu d'objets mobiliers exclusivement ; frais d'organisation inférieurs à 15 % du capital d'émission. Municipalité Lorsque l'association prévoit de vendre des boissons à l'occasion d'une fête, le secrétaire doit demander 15 jours avant à la mairie une autorisation d'ouverture de débit de boissons. Celle-ci sera limitée à la durée de la manifestation et ne concernera que les boissons de catégorie I et II (moins de 15° d'alcool). Le secrétaire devra par ailleurs veiller à ce que l'affichage des prix soit respecté. Selon l'article L du code du Commerce, le secrétaire doit également obtenir une autorisation du maire lorsque l'association projette d'organiser un repas dans une salle municipale. Enfin, le secrétaire devra demander trois mois à l'avance une autorisation municipale pour l'organisation d'une brocante ou d'un vide-greniers, si la surface occupée est inférieure à 300 m2. Au-delà de cette surface, c'est la Préfecture qu'il devra solliciter. Société des Auteurs, Compositeurs et Éditeurs de Musique (SACEM) Le secrétaire d’une association qui organise des activités utilisant de la musique, vivante ou enregistrée, doit déclarer ces activités à la Société des Auteurs, Compositeurs et Éditeurs de Musique, organisme chargé de collecter et redistribuer les droits des auteurs d’œuvres musicales. Cette déclaration se fait par courrier ou par internet à la Délégation régionale de la Sacem, dans les 15 jours précédant la manifestation. N’oubliez pas de mentionner votre appartenance à Générations Mouvement : elle vous permettra d’obtenir une réduction de 12,5 % sur votre redevance. Sur son site internet, la Sacem vous donne la possibilité de procéder à des simulations pour anticiper le montant que vous devrez acquitter en fonction de votre manifestation. Guichet unique de spectacles occasionnels (GUSO) Lorsque l’association emploie un musicien dans le cadre d’une manifestation, le secrétaire doit prendre contact avec le Guso, un service gratuit qui permet aux associations organisant de manière occasionnelle des spectacles vivants (au maximum six par an) d’acquitter en un seul règlement l’ensemble des cotisations sociales relatives à l’embauche (Urssaf, congés spectacle, retraite complémentaire, Assedic, formation professionnelle et médecine du travail). Dès votre appel, le guichet unique vous adresse un formulaire de déclaration préalable à l’embauche (DPAE) à lui retourner avant le spectacle (un par artiste). Une fois reçue cette DPAE, le Guso vous envoie une déclaration unique simplifiée (DUS) valant contrat de travail et mentionnant le montant des cotisations à verser. Dans les 15 jours qui suivent le spectacle, le secrétaire adresse cette déclaration, co-signée par l’employeur et l’artiste, accompagnée du chèque correspondant. Attention : cette procédure ne s’applique que dans le cas où l’association est l’employeur. Si les musiciens sont salariés d’une entreprise de spectacle qui vous vend une prestation, c’est à cette entreprise que revient l’obligation d’acquitter les cotisations sociales. En outre, la déclaration au Guso ne dispense pas de la déclaration Sacem. Ce sont deux organismes bien distincts, le premier collectant les cotisations sociales dues au titre d’une embauche, le second recouvrant les droits des auteurs des œuvres musicales diffusées. Guso Tél. : (prix d'un appel local depuis un fixe) Commission nationale informatique et libertés (CNIL) Depuis le 9 mai 2006 (délibération n° de la CNIL), vous êtes dispensé de déclarer le fichier informatisé de vos adhérents si les données qu’il contient ont pour seules finalités la gestion administrative des membres (en particulier la gestion des cotisations) et l’établissement, pour des besoins de gestion, d’états statistiques ou de listes de membres, notamment en vue d’adresser bulletins, convocations, journaux… Les données sur l’identité des adhérents (nom, prénoms, sexe, date de naissance, adresse, numéro de téléphone et fax, adresse électronique), leur identité bancaire ou toute information liée à l’objet de l’association, sont autorisées. 2. ASSURER L’INTENDANCE DES RÉUNIONS STATUTAIRES L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE Le secrétaire est en première ligne dans l'organisation de l'Assemblée générale.   Établir et envoyer la convocation La convocation indique la date, l’heure, le lieu et l’ordre du jour de l’AG, fixés par le Conseil d’administration sur proposition du Bureau. Si des élections sont prévues, elle précise le nombre de postes à pouvoir et les conditions d'éligibilité. Elle est adressée suffisamment à l’avance (les statuts prévoient généralement 15 jours) et peut être accompagnée des comptes de l’année écoulée, pour permettre aux membres de les étudier avant la présentation du rapport du trésorier.  Pour donner aux membres indisponibles la possibilité de prendre part aux décisions, un “bon pour pouvoir” est joint à cette convocation (à condition bien sûr que les statuts prévoient explicitement la possibilité de se faire représenter). Il devra être signé à la fois par celui qui donne pouvoir et par celui qui le reçoit. Il est important de prévoir dans les statuts une limitation du nombre de pouvoirs (2 ou 3 voix) pour éviter qu’un membre ne dispose d’un trop grand poids lors des votes. Assurer l’accueil Avec le président et les membres du Bureau, le secrétaire accueille les présents à leur arrivée et leur fait signer la liste d’émargement. Cette liste comporte les noms de tous les membres convoqués. C’est aussi l’occasion pour le secrétaire de recueillir les éventuels pouvoirs, de s’assurer de leur validité, et de remettre à chaque électeur un bulletin de vote avec la liste des candidats (dans le cas d’élections au Conseil). Les adhérents disposant de pouvoirs se voient remettre autant de bulletins de vote qu’ils ont de pouvoirs. La liste d’émargement permettra de vérifier que le quorum prévu dans les statuts est atteint et que l’Assemblée peut valablement délibérer. À défaut, la réunion sera reportée selon les modalités statutaires. La liste d’émargement sera conservée dans les archives. Organiser les élections Lorsqu’une élection est prévue, il est nécessaire de respecter à la lettre les dispositions statutaires (conditions de vote et d’éligibilité). En premier lieu, chaque adhérent doit connaître préalablement à la réunion les modalités de dépôt des candidatures pour pouvoir se présenter, s’il le souhaite. Le mieux est d’envoyer à l’ensemble des membres, deux mois avant l’Assemblée générale, un courrier indiquant : le nombre de postes à pourvoir ; les conditions à remplir pour pouvoir se présenter ; la date limite de dépôt des candidatures. Si les statuts ne prévoient pas de date limite, et que le Conseil est resté muet sur la question, n’importe quel membre à jour de cotisation peut se présenter le jour même de l’élection. Les élections au Conseil sont à prévoir en fin de réunion, pour éviter la dispersion des participants. L’opération débute par : un rappel des consignes de vote (nombre de sièges à pourvoir, conditions de vote et d’éligibilité) ; présentation du président du bureau de vote et de ses assesseurs, qui auront été préalablement désignés par le Conseil pour garantir la régularité du vote et du dépouillement (ils ne peuvent pas être choisis parmi les candidats) ; présentation orale individuelle des candidats. Au moment du vote, les électeurs doivent signer pour la seconde fois la liste d’émargement (prévoir deux colonnes à droite de chaque nom), ce qui évite qu’une même personne ne vote plusieurs fois. Après le vote, le président du bureau de vote s’assure que tous ceux qui désiraient voter l’ont bien fait et clôt le scrutin. Vient alors le moment du dépouillement du scrutin par les scrutateurs, puis la proclamation des résultats qui revient au président du bureau de vote. Rédiger et transmettre le procès-verbal Il revient au secrétaire de l’association de rédiger le procès-verbal de l'Assemblée générale. Celui-ci doit préciser en préambule : le nom de l’association et l’adresse du siège social ; la nature de la réunion, la date et le lieu de sa tenue ; le nom du président de séance (généralement le président de l’association, sauf empêchement) ; le nombre de membres présents ou représentés (la feuille d’émargement sera annexée au procès-verbal permettant de constater le quorum) ; l’ordre du jour tel que présenté dans la convocation. Ensuite, le secrétaire reprend chaque point abordé en respectant la chronologie de l’ordre du jour. Il fait figurer le détail des votes (“contre”, “abstention”, ”pour“) pour chaque point et n’oublie pas de rapporter les éventuelles questions posées par les adhérents ainsi que les réponses qui leur ont été apportées. Effectuer les démarches complémentaires Une fois le procès-verbal adressé à tous les membres convoqués, le secrétaire inclut ce procès-verbal dans le registre des délibérations. Il déclare à la Préfecture les modifications survenues dans la composition du Conseil et du Bureau et les reporte dans le registre spécial. L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE L’AG extraordinaire peut avoir lieu le même jour que l’AG ordinaire mais il s’agit de deux réunions distinctes, avec souvent des règles propres (quorum, majorité…) et qui doivent être séparées (ouverture et clôture pour chacune). Si l’Assemblée générale extraordinaire se tient avant l’Assemblée générale ordinaire et qu’elle décide une modification des statuts, cette modification prend effet immédiatement et s’applique donc à l’Assemblée générale ordinaire qui suit. Sauf disposition statutaire contraire, les votes en Assemblée générale extraordinaire visant à modifier les statuts peuvent se faire à mains levées. Comme pour les autres réunions statutaires, le secrétaire devra rédiger un procès-verbal dans lequel figureront les modifications apportées aux statuts. Ce procès-verbal sera reporté dans les registres. Il déclarera les modifications apportées à la Préfecture et pourra procéder à une insertion dans le Journal officiel, si la modification intervient sur le nom de l’association, l’adresse de son siège ou son objet social. Direction des Journaux Officiels (JO) Tél. : LE CONSEIL D'ADMINISTRATION ET LE BUREAU Établir l’ordre du jour L’ordre du jour est établi en relation avec le président et le Bureau. Il doit mentionner les différents points prévus pour permettre aux participants de connaître par avance les questions qui seront traitées. Le premier point de l’ordre du jour est l’approbation du procès-verbal de la réunion précédente. En effet, ce procès-verbal n’est consigné dans le registre des délibérations qu’une fois approuvé. Le dernier point est consacré aux “questions diverses” pour permettre à chacun de transmettre ou recueillir des informations sur un sujet qui l’intéresse. Pour favoriser les débats, il est nécessaire de ne pas trop alourdir l’ordre du jour. Prévoir à l’avance le temps à consacrer à chaque sujet, même approximativement, permet de maîtriser la montre et de ne rien éluder. Préparer et envoyer la convocation La convocation précise le caractère de la réunion (Bureau, Conseil d’administration…) et indique clairement l’adresse du lieu, la date et les horaires de début et de fin. Elle comprend également l’ordre du jour. Si un vote est prévu, le secrétaire doit joindre un “bon pour pouvoir” au cas où le destinataire n’est pas disponible et souhaite se faire représenter. L’envoi des convocations se fait par lettre individuelle (ou courriel avec demande d’accusé de réception) adressée à chacun des membres du conseil d’administration 15 jours au moins avant la date de réunion. Établir et faire signer la liste d’émargement La liste d’émargement permet au secrétaire d’indiquer sur le procès-verbal et le registre des délibérations les “présents”, les “excusés ou absents”. La liste d’émargement correspond à la liste des personnes convoquées. A noter que les invités n’ont pas droit de vote mais peuvent être notés sur la liste, après les présents, avec la mention “Assistent également”. Le secrétaire fait signer la liste d’émargement en début de réunion. Elle permet de constater si le nombre d’administrateurs présents ou représentés est suffisant pour tenir la réunion, dans le cas où les statuts prévoient une règle de quorum. Organiser le ou les votes Si un vote est prévu (pour élire le bureau ou prendre une décision importante), il est indispensable de le faire à bulletins secrets pour éviter toute contestation. Le secrétaire prévoit alors le matériel adéquat (réceptacle faisant fonction d’urne et petits papiers). À partir des notes qu’il a prises, le secrétaire rédige le compte rendu qui doit au moins comporter : l’énoncé des questions ; les principaux avis émis ; les décisions prises ; les engagements qui en découlent ; les candidatures et résultats d’élections. Ce compte rendu doit être concis et reprendre chaque point de l’ordre du jour. Il est signé par le président et le secrétaire et envoyé dans les 15 jours à chacun des membres convoqués. Il sera approuvé ou amendé dès l’ouverture de la réunion suivante. Outre le fait qu’il permette de s’assurer que tous les participants à la réunion ont effectivement entendu et décidé les mêmes choses, c’est aussi une pièce juridique importante qui constitue la trace écrite des engagements pris et la mémoire de l’association. Il doit être reporté dans le registre des délibérations. Assurer l’intendance Le secrétaire, en concertation avec le président, prévoit le lieu de la réunion en tenant compte du nombre de participants et des outils nécessaires (projecteur, tableau papier, feutres, urne si besoin…). Plus généralement, il assure la logistique et veille au bon déroulement matériel de la réunion.

31 4. Le secrétaire : un rôle central
Ses activités 3. Tenir à jour le fichier des adhérents et les registres obligatoires . mise à jour annuelle du fichier et transmission à la FD . registre spécial et registre des délibérations 4. Assurer la communication . faire connaître le programme d’activité de l’association . inviter la presse aux manifestations . réaliser des supports soignés en utilisant la charte de Générations Mouvement (logo, couleurs, etc.) 3. TENIR À JOUR LE FICHIER DES ADHÉRENTS Chaque année, le secrétaire se base sur son fichier des adhérents pour lancer un appel à cotisations. Lors du paiement, il remet à chacun le timbre de l'année en cours, à coller sur la carte nationale Générations Mouvement. Pour les nouveaux adhérents, le secrétaire propose un exemplaire des statuts de l'association, du règlement intérieur (s'il existe), et la liste des adhérents. Au fur et à mesure que les cotisations sont versées, le secrétaire met à jour son fichier. Celui-ci doit contenir au minimum les nom, prénoms, sexe, date de naissance, et adresse de chaque adhérent. Pour faciliter la communication ultérieure, il est également souhaitable de recueillir les adresses électroniques des adhérents informatisés. Un seul clic permettra alors de les informer d'une initiative mise en place, de les interroger sur leur présence à une réunion, ou de leur adresser quelques photos du voyage organisé par l'association. Le régime de retraite est également important à connaître. Il nous permet de consolider notre partenariat avec la MSA, en nous appuyant sur le nombre de ressortissants agricoles que compte notre Mouvement. Il existe un fichier des adhérents informatisé, spécialement conçu par la Fédération nationale, et qui profite à tous les échelons. Une fois saisies les données par le secrétaire, apparaissent automatiquement, sur une ligne distincte, des informations telles que la moyenne d'âge, la répartition par sexe, etc. Cette ligne au moins, est à transmettre à la fédération départementale, qui pourra alors élaborer ses propres statistiques (évolution du nombre d'associations affiliées, répartition par nombre d'adhérents, moyenne d'âge, etc.). Le national, enfin, recueille les statistiques (non nominatives) transmises par ses 85 fédérations pour déterminer avec précision la manière dont évolue le mouvement, ses 9 000 associations affiliées et ses 700 000 adhérents. LES REGISTRES : REGISTRE SPÉCIAL ET REGISTRE DES DÉLIBÉRATIONS Ces registres constituent une trace des modifications apportées au fonctionnement ou à la composition de l’association et des décisions prises au fil des années. Ils permettent par exemple de retrouver la date de début de mandat d'un élu, pour éviter qu'il ne se représente s'il a atteint la limite fixée par les statuts. 4. ASSURER LA COMMUNICATION INFORMER LES ADHÉRENTS A priori, les adhérents d'une association paient une cotisation pour participer à des activités qui les intéressent. Toutefois, si le secrétaire les informe régulièrement de la vie de l'association, de son fonctionnement et de ses projets, s'il les consulte pour mesurer leur satisfaction après une action, et s'il s'efforce de les associer aux décisions, il contribuera peu à peu à les rendre acteurs de l'association, et non plus seulement consommateurs. L'expérience montre que ce travail est utile : les adhérents acceptent alors naturellement de donner un "coup de mains" pour organiser une activité, et se montrent plus enclins à prendre des responsabilités. Pour communiquer avec les adhérents, le secrétaire dispose de plusieurs outils. Le planning des activités En début d'année, il est souhaitable que le secrétaire, après décision du Conseil d'administration, prépare un document qui présente le planning des activités de l'année. Présenté avec soin et clarté, ce planning sera transmis aux adhérents, accompagné d'un bulletin de participation à remplir et renvoyer. La lettre d'information Envoyée par internet si les adhérents sont équipés ou remise en mains propres lors des activités, cette lettre reprend les faits marquants (activités, manifestation, anniversaire, nouveaux arrivants) qui ont fait la vie de l'association au cours du trimestre, et annonce les projets à venir (réunions, voyages, etc.). Elle est synthétique (une page A4 pliée en deux, soit 4 volets) et doit être soignée, la maquette incarnant l'identité de l'association. Un peu d'humour n'est pas interdit. Voilà aussi un excellent moyen (ludique !) pour le secrétaire de s'entourer des adhérents. L'un amenant un article, l'autre une photo, le dernier réalisant la mise en page sur son ordinateur, etc. Les courriels et courriers Certaines informations ne peuvent pas attendre trois mois avant d'être diffusées aux adhérents. Le secrétaire peut alors leur envoyer un courrier. A ce niveau, le courrier électronique (e.mail) permet, en un simple clic, d'envoyer instantanément à chacun l'information, accompagnée si besoin d'un programme, d'une photo, d'un article de presse scanné, etc. Le questionnaire annuel Dans de nombreuses associations, en fin d'année, un questionnaire est envoyé aux adhérents pour mesurer leur satisfaction et connaître leurs envies pour l'année suivante. COMMUNIQUER VERS L'EXTÉRIEUR Avec la fédération départementale Le secrétaire est le relais d’information avec la fédération départementale. Il lui transmet notamment la composition du Bureau, la date de l'Assemblée générale et le fichier des adhérents. Le secrétaire ne doit pas hésiter à lui transmettre aussi les informations qu’il diffuse à ses membres (planning des activités, lettre d'information), de façon à ce que la fédération s'en fasse l’écho : d’autres associations pourront s’inspirer de vos idées ! D’autre part, c’est en se référant aux initiatives des associations qu'elles regroupent que les fédérations départementale et nationale font connaître le rôle et l'importance du Mouvement tout entier. Vis-à-vis des non adhérents Comme le président et les membres du Conseil, le secrétaire doit penser à l'avenir de l'association et tendre la main à de futurs adhérents. Pour cela, il peut contribuer à la mise en place d'un stand attractif lors du forum des associations qu'organise peut-être la mairie. La fédération départementale peut lui adresser des plaquettes d'information qui présentent le Mouvement et les avantages dont bénéficient ses membres : réductions chez certains commerçants et opérateurs de tourisme, réductions sur certains contrats d’assurance individuels, pouvoir de représentation pour défendre l'intérêt des retraités et personnes âgées, etc. Plus simplement, le secrétaire peut afficher dans les espaces réservés à cet effet sur la commune, le planning des activités de l'association. Il peut également laisser dans la salle d'attente du coiffeur ou du médecin la lettre d'information adressée aux adhérents, ou une plaquette de présentation de l'association, qu'il aura réalisée. Via la presse La presse cherche à intéresser et à fidéliser ses lecteurs. Elle mise sur l’originalité, l’événementiel, sur des informations qui sortent du quotidien. Le secrétaire la sollicite quand l'association organise une manifestation exceptionnelle, à caractère humanitaire, par exemple, ou si elle met en place une activité intergénérationnelle innovante, un atelier Internet pour les anciens, etc. En revanche, la photo d'un groupe d'adhérents jouant aux cartes renvoie une image de l'association peu attractive pour les nouvelles générations de retraités. Quand vous invitez la presse, pensez à préparer un communiqué de presse et un dossier de presse. Le communiqué tient sur une page maximum. Sous le titre, si possible attractif, il présente votre manifestation (qui, quoi, quand, où, pour qui, avec qui et pourquoi ?) de manière simple. Il est daté et comporte les coordonnées de la personne auprès de qui se renseigner. N’oubliez pas d’insérer le logo Générations Mouvement et de mentionner les partenaires. Et faites-le relire par une tierce personne qui traquera les fautes d'orthographe ! Le dossier de presse est constitué d’une chemise ou pochette sur laquelle figurent le logo, les coordonnées de l’association ainsi que le titre de la manifestation ou de l’événement. Il comprend les éléments suivants : le communiqué de presse présentant l’action ; la présentation de l’association (date de création, nombre d’adhérents, éthique…) ; l’affiche ou le tract s'il en existe un ; des fiches pratiques s'il y a lieu ; des visuels (photos ou dessins) ; les supports de la Fédération nationale permettant de montrer l’appartenance de l'association à un Mouvement d’envergure nationale ; éventuellement un objet de communication : pin’s, autocollant, stylo... Le dossier de presse est remis aux journalistes mais également aux personnalités qui sont invitées. Il permet de présenter l’association et son activité : c’est une “visite guidée”. Il doit être facile de consultation et de lecture. Avec les autres associations Il est toujours intéressant pour une association de connaître les valeurs et les activités des autres associations de la commune. Cela permet des rapprochements, des coopérations, des mutualisations qui bénéficient à tous. Le secrétaire peut donc entretenir avec les autres associations des contacts étroits, leur adresser la lettre d'information de l'association et même les inviter à certaines manifestations, avec l'accord du Conseil d'administration.

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Ses activités 5. Présenter le rapport d’activité à l’assemblée générale . bilan de l’activité de l’année écoulée . faire court et concis . utiliser un support visuel (diaporama) 6. Classer et archiver . par ordre chronologique . double signature des documents secrétaire / président 5. PRÉSENTER LE RAPPORT D’ACTIVITÉ Après l’approbation du procès-verbal de la dernière Assemblée générale, le secrétaire présente le rapport d’activité de l’association. Celui-ci doit reprendre de manière claire et succincte l’ensemble de l’activité mise en œuvre par l’association au cours de l’année écoulée. S’il n’existe aucune obligation à propos du contenu de ce rapport, il est toutefois conseillé de consacrer un volet au fonctionnement de l’association (réunions des instances statutaires, relations avec les partenaires, achat de matériel, évolution du nombre d’adhérents, par exemple) et un autre à l’activité à proprement parler, telle qu’elle est définie dans l’objet des statuts : évolution des activités hebdomadaires, mise en place de manifestations particulières, bilan des sorties, etc. Dans tous les cas, le secrétaire doit rédiger son rapport dans un esprit de clarté et de concision. L’attention de son auditoire diminuera après 15 minutes, même si son rapport est passionnant et ses qualités d’orateur manifestes. Il est tout à fait souhaitable d’accompagner cette présentation d’une projection (diapos, vidéo…). 6. CLASSER ET ARCHIVER Cela concerne tous les documents écrits qui ont engendré des droits et des devoirs pour l’association. Conventions et contrats Il est important de classer les éventuelles conventions ou contrats passés avec tel ou tel partenaire ou prestataire. Cela permet de connaître à tout moment les tenants et aboutissants des relations qui doivent exister avec eux. Subventions, agréments, autorisations Les courriers justifiant de l’attribution d’une subvention, les agréments divers et les autorisations délivrées à l’occasion de manifestations, sont également à archiver. Listes des adhérents Les listes successives des adhérents sont à conserver. Elles pourront être utiles pour retrouver une information, retracer la vie de l’association ou élaborer des statistiques sur son évolution (constater une augmentation ou une diminution de l’âge moyen des adhérents, etc.). Il est indispensable que ces documents soient : conservés, durant toute la durée de vie de l’association, au siège social ; classés dans un ordre compréhensible par tous (chronologique ou par thèmes : conventions, subventions, adhésions…) ; transmis aux responsables successifs. Les courriers Une association peut conserver deux types de courriers : ceux qu’elle envoie et ceux qu'elle reçoit. Il revient au secrétaire d’archiver ceux qui présentent un intérêt pour l’association ou qui constituent une trace écrite d’un engagement, d’une invitation… Une lettre invitant un membre de l’association à siéger au Centre communal d’action sociale (CCAS) par exemple, ou le compte rendu d’une réunion organisée par votre fédération départementale. Concernant les courriers que vous adressez, nous vous conseillons de conserver ceux qui sont destinés à vos adhérents, ainsi qu’à vos prestataires et partenaires. Les convocations à vos Assemblées générales, par exemple. Il est souhaitable, de manière régulière, de faire du tri dans ces archives pour ne conserver, au fil du temps, que les documents qui présentent toujours un intérêt.

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Ses outils de travail Matériel bureautique (ordinateur / imprimante / e.mail) Registre spécial et registre des délibérations Fichier informatisé des adhérents (remis par la fédération) Statuts de l’association

34 4. Le secrétaire : un rôle central
Ses ressources Le guide du Secrétaire Pour tout savoir sur la fonction de secrétaire, ses responsabilités et ses outils de travail. Par souci de clarté, ce guide reprend l’ensemble des thèmes abordés dans le présent diaporama, en respectant le même ordre. Le fonctionnement des associations Les 4 piliers du fonctionnement associatif Les instances de décision Les textes et registres obligatoires La notion d’adhésion La fiscalité des associations Générations Mouvement Le premier réseau associatif de retraités en Europe Votre Fédération nationale Votre fédération départementale Le rôle du secrétaire Assurer le suivi administratif Organiser les réunions statutaires Informer les adhérents et communiquer Archiver les documents de l'association Côté pratique La demande de subvention Le site internet de Générations Mouvement Se développer : mode d’emploi Réponses aux questions les plus souvent posées

35 4. Le secrétaire : un rôle central
Ses ressources Le guide des Activités Contient tout ce qui est nécessaire à la bonne organisation des activités (physiques, culturelles, touristiques, ludiques, etc.) Objectifs du guide des activités Permettre aux responsables d’organiser leurs activités dans les règles Donner des idées de nouvelles activités (développement) Montrer la variété des activités au sein de Générations Mouvement Cinq thèmes Activités physiques (aquagym, marche, cyclo, etc.) Activités culturelles (théâtre, expo, patrimoine, etc.) Activités ludiques (concours, ateliers manuels, bals, etc.) Activités touristiques (voyages, sorties, co-organisation) Activités autres (brocante, collecte, jumelage, social, etc.) + Annexes Précisions concernant tous types d’activités (assurance, fiscalité, Sacem, Guso, buvette, etc.) 35 fiches / 50 activités / 76 pages Chacune des 35 fiches comprend 4 rubriques : 1. Une définition 2. Un mode d’emploi 3. Les réglementations applicables et des recommandations 4. Un encart « pour vous faciliter la vie » avec des liens vers internet pour télécharger des modèles

36 4. Le secrétaire : un rôle central
Ses ressources Le guide des Réunions Contient tout ce qui est nécessaire à la bonne organisation des réunions statutaires : assemblées générales, conseils d’administration et bureaux. Il compte 40 pages. Il est découpé en quatre chapitres : Assemblées générales (définition, préparation, rédaction des rapports, règles de vote et d’élection, déroulé type d’une assemblée générale, après la réunion, le cas de l’assemblée générale extraordinaire) Bureau et conseil d’administration (définitions, déroulement et animation, l’élection du bureau) Référents et groupes de travail (définitions, feuille de route, comptes-rendus) Cinq clés pour dynamiser vos réunions (méthodes d’animation, utilisation de supports, responsabilisation et valorisation des participants, suivi des décisions et convivialité). La vie de nos associations est rythmée par les réunions de bureau, de conseil d’administration et d’assemblée générale. Il n’est pas toujours simple de comprendre leur rôle, ni de respecter le formalisme qu’elles réclament parfois. Le premier objectif du guide est de rappeler les attributions de chacune de ces instances, la manière dont elles s’articulent entre elles et les règles qui prévalent dans leur organisation, depuis la convocation jusqu’à l’archivage du compte-rendu, en passant par la préparation de l’ordre du jour, les modalités de prise de décision ou les déclarations obligatoires. Mais ces réunions ne doivent pas devenir des contraintes. Elles doivent contribuer à l’avancée des projets et faciliter la prise de décisions. Rien de pire qu’une réunion dont il ne sort rien de concret ! Le deuxième objectif du guide est donc de donner des outils, des ficelles, pour dynamiser vos rencontres, les rendre attractives et vivantes de manière à stimuler la participation de chacun. Préparation, méthodes d’animation et supports, le guide propose des recettes applicables partout.

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Ses ressources Tambour battant Le magazine trimestriel de Générations Mouvement. Tout ce qu’il faut connaître de l’actualité de notre réseau. Deux exemplaires gratuits par association.

38 (Avec un espace ressources réservé aux adhérents)
4. Le secrétaire : un rôle central Ses ressources Le site internet (Avec un espace ressources réservé aux adhérents) Le site internet de Générations Mouvement a été créé avec deux objectifs majeurs : favoriser l'interactivité avec les adhérents et responsables des assos membres, ouvrir le mouvement sur son environnement, et permettre à des associations non fédérées, ou à de simples internautes, de nous découvrir. Le site reste par ailleurs un espace de ressources sans égal pour tous les responsables du Mouvement. Nous avons souhaité qu'il soit convivial et performant. Le graphisme a donc été soigné et la navigation simplifiée. Nul besoin d'être un internaute chevronné pour y trouver son chemin. L'ESPACE PUBLIC Le site est divisé en deux parties. La première est accessible à tout public, la seconde réservée à nos adhérents, à partir d'un identifiant et d’un mot de passe (soleil / soleil). L’espace public s'ouvre sur 5 onglets de couleur, qui présentent les avantages qu'apporte l'adhésion à Générations Mouvement pour une association (assurance, solidarité, formation-conseil, appartenance à un réseau, loisirs-tourisme). Des pages thématiques avec du contenu média régulièrement actualisé mettent en valeur les principales actions du Mouvement. L'ESPACE RÉSERVÉ AUX ADHÉRENTS Pour les secrétaires, l’espace adhérent offre des possibilités très concrètes. Grâce au classement thématique des ressources pédagogiques, ils peuvent trouver facilement un document et des conseils adaptés. Statuts type, procès-verbal type, conseils sur la conduite des réunions, formulaire pour les modifications à déclarer… autant de ressources qui aideront les secrétaires dans leur fonction quotidienne. Via un formulaire de contact (bouton Contacter la Fédération nationale), ils peuvent directement poser une question, demander un conseil ou faire une remarque auprès d’un interlocuteur privilégié à la Fédération nationale. Dans la même rubrique Documents et Outils, ils peuvent télécharger nombre de documents pratiques : fiche SACEM, réglementations en vigueur, liste des avantages économiques, ou encore le fichier des adhérents. Le secrétaire pourra aussi faire connaître les activités de son association sur un répertoire accessible à tous, en remplissant un formulaire simple. Une manière de valoriser les actions de son association au sein du réseau, et peut-être aussi d’attirer de nouveaux adhérents.

39 4. Le secrétaire : un rôle central
1 Pour télécharger les documents et outils gratuitement mis à votre disposition par votre Fédération nationale (fichiers de comptabilité, statuts-type, etc.) : Cliquez sur « espace adhérent » en haut à droite. Renseigner les deux cases identifiant : soleil et mot de passe : soleil Cliquez sur « se connecter ».

40 4. Le secrétaire : un rôle central
2 Pour télécharger les documents et outils gratuitement mis à votre disposition par votre Fédération nationale (fichiers de comptabilité, statuts-type, etc.) : Cliquez sur « espace adhérent » en haut à droite. Renseigner les deux cases identifiant : soleil et mot de passe : soleil Cliquez sur « se connecter ».

41 4. Le secrétaire : un rôle central
3 3. Cliquez sur « gérer votre association ».

42 4. Le secrétaire : un rôle central
5 Retour à l’accueil 4. Cliquez sur le fichier qui vous intéresse pour l’ouvrir, puis enregistrez-le sur votre ordinateur à l’emplacement de votre choix. 5. Nous allons maintenant découvrir l’espace réservé à chaque fédération départementale… Pour retourner sur la page d’accueil du site, cliquez sur le logo GM. 4

43 4. Le secrétaire : un rôle central
1 1. Cliquez sur l’onglet « un réseau efficace et reconnu ».

44 4. Le secrétaire : un rôle central
2 2. Cliquez sur « carte des associations affiliées à Générations Mouvement ».

45 4. Le secrétaire : un rôle central
3. Cliquez sur la région qui vous intéresse. 3

46 4. Le secrétaire : un rôle central
4. Cliquez sur le département qui vous intéresse. 4

47 4. Le secrétaire : un rôle central
Un espace dédié à chacune de nos fédérations départementales : Coordonnées de la fédération départementale Nombres de clubs et associations membres Géolocalisation des associations membres sur le département Liens vers les associations qui ont leurs propres sites internet Vous accédez alors à l’espace de la fédération départementale. Il propose : Coordonnées de la fédération départementale Nombre de clubs et associations membres Géolocalisation des associations membres sur le département Liens vers les associations qui ont leur propre site internet

48 5. Quiz Quel mode de scrutin adopter lors des élections au Conseil d’administration lorsque les statuts ne prévoient rien à ce niveau ? Sept de nos adhérents n'ont pas payé leur cotisation à la date de l'Assemblée générale. Ont-ils le droit d'y participer et de voter ? Peut-il y avoir deux associations affiliées à Générations Mouvement dans une même commune ? Quel mode de scrutin adopter lors des élections au Conseil d’administration lorsque les statuts ne prévoient rien à ce niveau ? Dans pareil cas, il faut se tourner vers le code électoral qui prévoit que l’élection d’un candidat se fait à la majorité absolue au 1er tour et à la majorité relative au second tour. Imaginons que votre association compte 70 adhérents. 50 sont présents ou représentés à votre Assemblée générale et votent. La majorité absolue est donc fixée à 26 voix. Les candidats qui atteignent ce chiffre dès le 1er tour sont élus. S’il reste encore des postes à pourvoir, les candidats qui obtiennent le plus de voix au second tour sont également élus. Sept de nos adhérents n'ont pas payé leur cotisation à la date de l'Assemblée générale. Ont-ils le droit d'y participer et de voter ? Toutes les personnes qui prennent part aux délibérations lors de l'Assemblée générale doivent obligatoirement être à jour de cotisation. Sans cela, elles ne sont pas adhérentes et ne peuvent donc se prononcer sur la gestion (vote des rapports), le montant de la cotisation, ni élire les administrateurs. Cela constituerait un vice de forme. Il faut donc veiller à ce que tous les participants soient bien adhérents lors de l'Assemblée générale, et à défaut, leur demander d'acquitter la cotisation avant la réunion. Peut-il y avoir deux associations affiliées à Générations Mouvement dans une même commune ? Oui. N'importe quelle association qui adhère aux valeurs de Générations Mouvement peut demander son adhésion, même lorsqu'il existe déjà une association affiliée sur la commune.

49 5. Quiz Nous disposons d'un fichier informatisé de nos adhérents, qui contient leurs nom, prénom et adresse. Faut-il le déclarer à la CNIL ? Un adhérent de notre association s'est présenté à l'AG avec neuf pouvoirs que lui avaient donné d'autres adhérents. Avions-nous le droit de limiter son nombre de voix ? J'archive tous les comptes rendus de nos réunions statutaires (AG, Conseil et Bureau) sur l'ordinateur de l'association. Dois-je quand même tenir un registre papier de ces délibérations ? Nous disposons d'un fichier informatisé de nos adhérents, qui contient leurs nom, prénom et adresse. Faut-il le déclarer à la CNIL ? Non, ce n'est plus une obligation depuis le 9 mai Dès lors que ce fichier n'a d'autre but que de faciliter la gestion de votre association, vous êtes dispensé de le déclarer à la Commission nationale informatique et libertés (CNIL). Un adhérent de notre association s'est présenté à l'Assemblée générale avec neuf pouvoirs que lui avaient donné d'autres adhérents. Avions-nous le droit de limiter son nombre de voix ? Si les statuts de votre association prévoient le vote par procuration mais aucune limitation du nombre de pouvoirs, rien ne vous permettait de refuser à cet adhérent de voter dix fois. Pour éviter qu'un adhérent ne dispose d'un tel poids, il est souhaitable de fixer une limitation du nombre de pouvoirs dans les statuts. J'archive scrupuleusement tous les comptes rendus de nos réunions statutaires (Assemblée générale, Conseil et Bureau) sur l'ordinateur de l'association. Dois-je quand même tenir un registre papier de ces délibérations ? Oui, il est obligatoire d'archiver sous forme papier, et chronologiquement, les comptes rendus et de les faire signer par le président. Ce principe atteste de la validité des documents. A contrario, un fichier informatique ne garantit rien dans la mesure où il peut-être modifié à tout moment, y compris après sa validation par l'instance habilitée.

50 Institut de formation des responsables associatifs