Processus « Contrôler les subventions réglementaires» Harmonisation et simplification administrative Namur – 22 avril 2013.

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1 Processus « Contrôler les subventions réglementaires» Harmonisation et simplification administrative Namur – 22 avril 2013

2 Contrôle des subventions Concrètement ? Les outils mis à disposition
Plan Constats de départ Projets liés Plan d’actions : To be intermédiaire To be futur Actions : Opérations pilotes Rapports d’activités Harmonisation et simplification du Code wallon de l’Action sociale et de la Santé Contrôle des subventions Concrètement ? Les outils mis à disposition Conclusions 2

3 Deux directives européennes :
Constats de départ Deux directives européennes : réduction des délais de paiement : 30 jours en 2013 réduction des charges administratives : -25% fin 2012 Hétérogénéité des dispositifs DGO5 (18 dispositifs identifiés): Avec des législations différentes Avec des documents différents Avec des processus différents Avec des interprétations différentes Avec une communication disparate Constats renforcés par l’adoption du Code 3

4 Code wallon de l’Action sociale et de la Santé
Projets liés Code wallon de l’Action sociale et de la Santé Schéma Directeur Informatique (SDI) Signalétique des partenaires de la DGO5 Cadastre du non marchand Banque carrefour d’échange de données Travaux à mener en parallèle, de manière cohérente et convergente 4

5 To be intermédiaire : partir des travaux du GT Contrôler
Plan d’actions (1) Travail en 2 temps : To be intermédiaire : partir des travaux du GT Contrôler To be futur: utilisation du PCMN ou de la comptabilité des Pouvoirs locaux et accès aux sources authentiques détenues par la Wallonie (ex. APE) ou par d’autres entités (ex. BCSS) Approche globale et intégrée : Juridique Informatique Documents Processus Communication En utilisant les outils et ressources d’Easi Wal 5

6 Plan d’actions (2) To Be intermédiaire
Travaux autour des 5 thématiques suivantes: Simplifier, harmoniser et dématérialiser les documents Faire évoluer la philosophie du contrôle : appliquer le principe de confiance Améliorer et harmoniser les processus : Contrôler Octroyer et payer Effectuer les développements informatiques nécessaires Mettre en place un système de rapportage Informer et communiquer à chaque étape-clé de la démarche 6

7 Plan d’actions (3) To Be futur
Faire évoluer la philosophie du contrôle vers une harmonisation assurant l’égalité de traitement entre les bénéficiaires (1) L’utilisation des informations du PCMN (Plan comptable minimum normalisé) ou, s’il s’agit des Pouvoirs locaux (commune-cpas, etc…), la comptabilité légale de ceux-ci (2) Faire évoluer les outils informatiques sur cette base Accès aux sources authentiques externes Augmenter la polyvalence des agents 7

8 Actions 2013-2014 Opérations pilotes (1) – Principe de confiance
Démarche: Analyse préalable des pièces génériques et spécifiques avec le consultant Rapport d’analyse avec propositions de simplification Validation en interne et vérification des impacts Conclusions adoptées par le GW le 12 juillet: Conservées : pièces maintenues pour les besoins du contrôle initial (4) Supprimées : pièces qui ne doivent plus être fournies en tant qu'annexes pour les besoins du contrôle initial (50) dont : 9 sont supprimées définitivement (contenu non nécessaire ou non analysé) 23 seront supprimées et leur contenu est intégré à une autre pièce 18 doivent être conservées sur place par les structures subventionnées en vue d'un éventuel contrôle ultérieur sur demande et/ou sur place (contrôle à posteriori) 8

9 Pièces conservées à produire:
Actions Opérations pilotes (2) – Principe de confiance - exemples Pièces supprimées : Preuves de paiement Copie d’autorisations préalables octroyées par le SPW Pièces supprimées et informations reprises dans la comptabilité des pouvoirs locaux (avec possibilité de contrôle a posteriori): Factures Frais de déplacement (déclaration de créance) Preuves de paiement (mandat ou extrait de compte) Pièces conservées à produire: Déclaration de créance (éditée après le contrôle ) Déclaration sur l’honneur Balance recettes –dépenses de la fonction (médiation de dettes ou SIS) Extraits informatiques du grand livre de la fonction Données relatives aux investissements 9

10 Actions 2013-2014 Opérations pilotes (3)
5 secteurs compatibles avec l’expérience pilote : Initiatives locales (intégration des personnes étrangères) Centres d’accueil de jour pour aînés Services de médiation de dettes (CPAS) Services d’insertion sociale (CPAS) Centres de télé-accueil Pas de modification décrétale ou réglementaire nécessaire 10

11 Actions 2013-2014 Opérations pilotes (4)
- Information à la fédération des CPAS en février 2013 avril 2013 : envoi d’une invitation à la séance d’information 22 avril 2013 : organisation d’une séance d’information : Information générale Démonstration du nouvel outil informatique comptable mis à disposition des cpas-modalités pratiques de mise en œuvre Questions réponses Retour des secteurs pilotes (CPAS) : Amélioration et finalisation des outils Intégration dans le Code wallon de l’Action sociale et de la Santé Bilan à tirer en 2014 11

12 Actions 2013-2014 Les rapports d’activités (en cours de réalisation)
Objectif : Collecter des données clés pour disposer d’un baromètre des secteurs actifs en action sociale et en santé en Wallonie. Actions : Dresser un état des lieux de l’existant Identifier les données nécessaires à la réalisation de l’objectif Identifier les données disponibles ailleurs Définir des blocs communs, harmoniser Dématérialiser la collecte des données Informatiser : Stockage, exploitation, valorisation/analyse des données En connexion avec le signalétique centralisé 12

13 Finaliser la 1ère phase (réglementaire)
Actions Harmonisation et simplification du Code (2ème phase) Finaliser la 1ère phase (réglementaire) Possibilité de dématérialisation des procédures Réduction des délais de traitement des dossiers Paiement des avances Principe de confiance Délégations de pouvoir et de signature Rapports d’activités Accès et utilisation du numéro de registre national ou numéro bis Améliorations des textes : présentation harmonisée des énumérations, utilisation de l’indicatif présent, utilisation du même mot pour le même concept,… Suppression des envois recommandés 13

14 - Balance /recette de la fonction (MD ou SIS)(DO et DE)
Contrôle des subventions Concrètement: quels documents et quelles opérations à mettre en œuvre? 4/5 documents numériques (excel ou PDF) à envoyer à une adresse mail générique de la DGO5 : - Balance /recette de la fonction (MD ou SIS)(DO et DE) - Grand livre de la fonction (MD ou SIS)(DO et DE) - Récapitulatif des traitements pour les SIS - Déclaration sur l’honneur signée (absence de double subvention, attestation que les frais imputés ont servi exclusivement à la mission) - Rapport d’activités signé Contrôle effectué par la DGO5 (éventuellement complément d’informations à fournir) Communication par la DGO5 de la DC pré remplie Renvoi de la DC(original) et mise en paiement du solde ou récupération selon le cas 14

15 Contrôle des subventions Les outils mis à disposition:
Manuel des subventions (information sur les frais admissibles , avances, soldes, procédure de contrôle, récupération,….) Déclaration sur l’honneur type Déclaration de créance type Module mis gratuitement à disposition des CPAS par la Cellule e-comptes qui permet de récupérer sous format excel les données comptables de la fonction (MD ou SIS) à communiquer à la DGO5 Le site «  espace professionnel sur lequel les documents type seront téléchargeables Les documents types et la présentation sont insérés dans la farde qui vous a été remise ce jour. 15

16 Véritable changement de culture de travail Vaste chantier
Conclusions Véritable changement de culture de travail Vaste chantier Soutenu de manière forte par le comité de pilotage Collaborations ou appuis : Easi Wal, UNIPSO, Fédération des CPAS, DGT2, organes de contrôle (IF – CC) Alimentation de la 2ème phase du code et du SDI Processus de qualité par l’amélioration continue Egalité de traitement des bénéficiaires Utilisation des documents officiels et authentiques déjà existant Des résultats peuvent déjà être engrangés dès 2013 grâce aux secteurs pilotes 16

17 INFO prochainement sur le site « http:// socialsante.Wallonie.be »
Merci pour votre attention 17