Formation Microsoft® Office SharePoint® Server 2007

Présentation au sujet: "Formation Microsoft® Office SharePoint® Server 2007"— Transcription de la présentation:

1 Formation Microsoft® Office SharePoint® Server 2007
[Nom de votre société] présente : Formation Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 Avant de commencer : Avant de suivre ce cours, vos stagiaires doivent être familiarisés avec l'ajout et la modification de fichiers dans une bibliothèque de documents SharePoint et avec l'extraction et l'archivage de fichiers. Les stagiaires peuvent consulter les présentations intitulées « Bibliothèques de documents SharePoint : Présentation du partage de fichiers » et « Bibliothèques de documents SharePoint : Tout sur l'extraction ». [Notes à l'attention de l'instructeur : Pour obtenir une aide détaillée sur la personnalisation de ce modèle, consultez la toute dernière diapositive. Consultez également le texte supplémentaire de la leçon dans le volet de commentaires de certaines diapositives. Dans la mesure où cette présentation contient des animations Macromedia Flash, l'enregistrement du modèle peut entraîner l'affichage d'un message d'avertissement relatif aux informations personnelles. À moins que vous n'ajoutiez des informations aux propriétés du fichier Flash lui-même, cet avertissement ne s'applique pas à cette présentation. Cliquez sur OK dans le message.] Bibliothèques de documents SharePoint III : Utiliser l'historique des versions

2 Sommaire du cours Vue d'ensemble : Les avantages de l'historique des versions Leçon : Consulter et restaurer des versions antérieures Cette leçon se termine par quelques questions afin de tester si vous avez tout compris. Bibliothèques de documents SharePoint III : Utiliser l'historique des versions

3 Vue d'ensemble : Les avantages de l'historique des versions
Votre société utilise-t-elle un site Microsoft Windows® SharePoint Services 3.0 ou Microsoft Office SharePoint Server 2007 ? II est possible que vos bibliothèques soient configurées de manière à stocker les versions précédentes des fichiers, auquel cas vous disposez d'avantages considérables. Vous allez découvrir pourquoi dans ce cours. Bibliothèques de documents SharePoint III : Utiliser l'historique des versions

4 Objectifs du cours Découvrir si votre bibliothèque stocke les versions antérieures. Afficher l'historique des versions d'un fichier. Restaurer une version antérieure d'un fichier. Connaître la différence entre version principale et version secondaire et savoir pourquoi choisir l'une ou l'autre. Bibliothèques de documents SharePoint III : Utiliser l'historique des versions

5 Consulter et restaurer des versions antérieures
Leçon Consulter et restaurer des versions antérieures

6 Consulter et restaurer des versions antérieures
Avez-vous déjà travaillé sur un document pendant une longue période de temps, par exemple sur plusieurs semaines, plusieurs mois voire plusieurs années ? C'est fou ce qu'un fichier peut changer. Mais attendez un instant : et si vous vouliez voir l'original ? Ou bien consulter une version précédente du fichier pour vous souvenir d'une certaine décision ? Vous avez aussi pu faire une grave erreur et vous devez « revenir en arrière » en restaurant une version antérieure du document ? Vous pouvez faire tout cela lorsque le contrôle de version est activé pour une bibliothèque de documents SharePoint. Bibliothèques de documents SharePoint III : Utiliser l'historique des versions

7 Comment déterminer si les versions antérieures sont stockées
Comment savoir si votre bibliothèque assure le suivi des versions ? Placez le pointeur de la souris sur un fichier, cliquez sur la flèche vers le bas qui apparaît, puis cliquez sur la commande Historique des versions. Bibliothèques de documents SharePoint III : Utiliser l'historique des versions

8 À quoi ressemble l'historique ?
Lorsque vous cliquez sur Historique des versions pour un fichier, vous voyez apparaître une liste des versions, accompagnées à chaque fois d'un numéro de version et de la date et de l'heure de la version. Vous pouvez également voir qui a modifié le fichier pour chaque version. La version actuelle figure tout en haut de la liste. Dans cet exemple, la version actuelle est la version n°6.0. Elle a été modifiée pour la dernière fois à 13h33 le 15 décembre par Jeff Hay. La version qui vient juste après est la version 5.0 qui a été modifiée le 1er décembre par Jose Lugo. À mesure que vous descendez dans la liste, les versions sont de plus en plus anciennes. Vous pouvez même voir la toute première version, modifiée par Shu Ito le 10 mars. Bibliothèques de documents SharePoint III : Utiliser l'historique des versions

9 Comment consulter les versions antérieures
Mais comment ouvrir une version précédente d'un fichier pour pouvoir vous y reporter ? [Auteur : .swf est inséré ici, supprimez cet espace réservé avant d'insérer le fichier .swf.] Animation : cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Lire. L'animation montre comment contrôler l'historique des versions d'un document de stratégie marketing. [Note à l'attention de l'instructeur : Pour lire l'animation au cours du diaporama, cliquez avec le bouton droit sur l'animation et cliquez sur Lire. Une fois que vous avez lu le fichier, vous devrez peut-être cliquer sur Rembobiner (après avoir effectué un clic droit) puis sur Lire. Si vous cliquez sur une diapositive pour faire apparaître le texte ou pour accéder à la diapositive suivante et que rien ne se passe, cliquez en dehors de l'animation. Il est parfois nécessaire de cliquer à deux reprises. Si vous rencontrez des problèmes pour lire l'animation, consultez les commentaires de la dernière diapositive de cette présentation se rapportant à la lecture des animations Macromedia Flash. Si les problèmes persistent, la diapositive qui suit est la même que celle-ci mais avec des images statiques. Supprimez l'une des deux avant de lire la présentation.] Il vous suffit de cliquer sur la date et l'heure de la version. N'oubliez pas que les versions antérieures s'ouvrent en lecture seule, ce qui signifie qu'elles ne peuvent pas être modifiées. Bibliothèques de documents SharePoint III : Utiliser l'historique des versions

10 Comment consulter les versions antérieures
Mais comment ouvrir une version précédente d'un fichier pour pouvoir vous y reporter ? Il vous suffit de cliquer sur la date et l'heure de la version. N'oubliez pas que les versions antérieures s'ouvrent en lecture seule, ce qui signifie qu'elles ne peuvent pas être modifiées. Pour ce faire, cliquez sur la commande Historique des versions, comme indiqué ici. [Note à l'attention de l'instructeur : Cette diapositive est identique à la précédente à la différence qu'elle contient des images statiques au lieu d'une animation. Utilisez cette diapositive si vous avez des problèmes pour afficher l'animation. Supprimez l'une des deux diapositives avant de commencer la présentation.] Bibliothèques de documents SharePoint III : Utiliser l'historique des versions

11 À quel moment sont créées les versions ?
Dans plusieurs cas. Voici les plus importantes à connaître : Lorsque vous ajoutez pour la première fois le fichier à la bibliothèque. Lorsque vous modifiez, enregistrez, puis cliquez sur un fichier. Lorsque vous extrayez, modifiez, puis archivez un fichier. Bibliothèques de documents SharePoint III : Utiliser l'historique des versions

12 Capturer votre travail dans une version
Si vous voulez utiliser des commentaires pour décrire les tâches que vous avez effectuées pour une version, vous devez extraire le fichier, le modifier, l'enregistrer, puis l'archiver. Au moment d'archiver le fichier, vous pouvez ajouter des commentaires décrivant les tâches que vous avez effectuées. C'est ce que Frank Lee a fait trois fois avec ce fichier. À chaque fois, il a extrait le fichier, l'a modifié et enregistré, puis l'a archivé. À chaque fois qu'il l'a archivé, il a ajouté un commentaire. Les commentaires de Frank se trouvent sur la droite de l'image. Il aurait pu se contenter de modifier le fichier, de l'enregistrer et de le fermer ; les différentes versions auraient été créées de toute façon. Mais dans ce cas, il n'aurait pas pu ajouter de commentaires. Vous ne pouvez ajouter de commentaires que si vous extrayez et archivez un fichier. Bibliothèques de documents SharePoint III : Utiliser l'historique des versions

13 Le nombre de versions est-il limité ?
Y a-t-il une limite au nombre de versions que vous pouvez stocker dans une bibliothèque ? Dans la plupart des cas, non. Mais sachez que les responsables de votre site peuvent limiter ce nombre s'ils souhaitent économiser de l'espace disque sur le site. Dans ce cas, lorsque vous atteignez la limite, les brouillons les plus anciens sont supprimés en premier. Bibliothèques de documents SharePoint III : Utiliser l'historique des versions

14 Le nombre de versions est-il limité ?
Ce n'est souvent pas un problème. Les documents s'améliorent généralement à mesure que travaillez dessus, donc les premières versions ont moins de valeur. Mais si vous tenez à conserver toutes les versions, demandez à la personne qui a configuré la bibliothèque de vous indiquer le nombre de versions qui y sont stockées. Si nécessaire, vous pouvez ignorer une extraction de fichier à l'aide de la fonctionnalité Annuler l'extraction si vous décidez que vous n'avez pas besoin de garder la version sur laquelle vous êtes en train de travailler. Bibliothèques de documents SharePoint III : Utiliser l'historique des versions

15 Versions principales et secondaires
Certaines bibliothèques sont configurées pour effectuer le suivi de deux types de versions : les versions secondaires et les versions principales. Vous saurez que c'est le cas s'il vous est demandé de choisir entre les deux au moment d'archiver un fichier. Voici ce que chacune signifie : Une version secondaire est une version qui est en cours : par exemple, une version contenant des chiffres de vente incomplets. Une version principale est une version qui est prête à être partagée avec un plus grand groupe : par exemple, si vous avez tapé les derniers chiffres de vente. Bibliothèques de documents SharePoint III : Utiliser l'historique des versions

16 Versions principales et secondaires
Si vous êtes invité à choisir entre ces deux types de versions, la bibliothèque peut se comporter différemment en fonction de votre choix. Par exemple, si vous spécifiez qu'il s'agit d'une version secondaire, la bibliothèque peut automatiquement masquer ce fichier pour que certaines personnes ne le voient pas dans la bibliothèque, à savoir tous ceux qui ne disposent pas des autorisations nécessaires pour consulter les documents en cours. Si vous spécifiez qu'il s'agit d'une version principale, le fichier peut être publié pour être vu par un plus grand groupe de personnes. Sinon, il est possible que d'autres personnes soient automatiquement alertées pour approuver vos modifications avant que le fichier ne soit vu par un plus grand nombre de gens. Si vous voulez savoir ce que votre bibliothèque va faire, demandez à la personne qui l'a configurée. Bibliothèques de documents SharePoint III : Utiliser l'historique des versions

17 Comment restaurer une version antérieure d'un fichier
Si vous n'aimez pas la version actuelle du fichier, pouvez-vous la remplacer par une version antérieure ? Oui, tout à fait. [Auteur : .swf est inséré ici, supprimez cet espace réservé avant d'insérer le fichier .swf.] Animation : cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Lire. L'animation vous montre comment vous pouvez vous tirer de ce mauvais pas. [Note à l'attention de l'instructeur : Pour lire l'animation au cours du diaporama, cliquez avec le bouton droit sur l'animation et cliquez sur Lire. Une fois que vous avez lu le fichier, vous devrez peut-être cliquer sur Rembobiner (après avoir effectué un clic droit) puis sur Lire. Si vous cliquez sur une diapositive pour faire apparaître le texte ou pour accéder à la diapositive suivante et que rien ne se passe, cliquez en dehors de l'animation. Il est parfois nécessaire de cliquer à deux reprises. Si vous rencontrez des problèmes pour lire l'animation, consultez les commentaires de la dernière diapositive de cette présentation se rapportant à la lecture des animations Macromedia Flash. Si les problèmes persistent, la diapositive qui suit est la même que celle-ci mais avec des images statiques. Supprimez l'une des deux avant de lire la présentation.] Ceci peut s'avérer particulièrement utile si vous faites une grave erreur dans la version actuelle. Par exemple, si vous avez supprimé toutes les diapositives d'une présentation PowerPoint et que vous avez accidentellement archivé cette dernière. Bibliothèques de documents SharePoint III : Utiliser l'historique des versions

18 Comment restaurer une version antérieure d'un fichier
Si vous n'aimez pas la version actuelle du fichier, pouvez-vous la remplacer par une version antérieure ? Oui, tout à fait. Ceci peut s'avérer particulièrement utile si vous faites une grave erreur dans la version actuelle. Par exemple, si vous avez supprimé toutes les diapositives d'une présentation PowerPoint et que vous avez accidentellement archivé cette dernière.  [Note à l'attention de l'instructeur : Cette diapositive et la diapositive suivante contiennent les mêmes informations que la diapositive précédente sauf qu'elles contiennent une animation au lieu d'une image. Utilisez ces diapositives si vous ne parvenez pas à visualiser l'animation. Avant de donner cette présentation, supprimez la diapositive actuelle et la diapositive suivante ou supprimez la diapositive précédente.] Bibliothèques de documents SharePoint III : Utiliser l'historique des versions

19 Comment restaurer une version antérieure d'un fichier
Si vous n'aimez pas la version actuelle du fichier, pouvez-vous la remplacer par une version antérieure ? Oui, tout à fait. Pour restaurer une version antérieure, cliquez sur Historique des versions comme le montre l'image. Puis, recherchez une version du fichier qui contient toutes les diapositives, cliquez sur la flèche en regard de la diapositive, puis sur Restaurer . Bibliothèques de documents SharePoint III : Utiliser l'historique des versions

20 Test, question 1 Comment pouvez-vous déterminer si votre bibliothèque stocke les versions antérieures ? (une réponse possible) Placez le pointeur sur le fichier, cliquez sur la flèche vers le bas qui apparaît, puis regardez si Versions secondaires et principales est disponible. Placez le pointeur de la souris sur le fichier, cliquez sur la flèche vers le bas qui apparaît, puis regardez si Historique des versions est disponible. Placez le pointeur de la souris sur le fichier, cliquez sur la flèche vers le bas qui apparaît, puis regardez si Versions - Historique est disponible. Placez le pointeur de la souris sur le fichier, cliquez sur la flèche vers le bas qui apparaît, puis regardez si Gérer les versions est disponible. Bibliothèques de documents SharePoint III : Utiliser l'historique des versions

21 Test, question 1 : Réponse
Placez le pointeur de la souris sur le fichier, cliquez sur la flèche vers le bas qui apparaît, puis regardez si Historique des versions est disponible. Bibliothèques de documents SharePoint III : Utiliser l'historique des versions

22 Test, question 2 Pour visualiser une version antérieure d'un fichier, vous placez le pointeur de la souris sur un fichier, cliquez sur la flèche vers le bas qui apparaît, et ensuite ? (une réponse possible) Cliquez sur Modifier dans Microsoft Word. Lorsque le fichier s'ouvre, faites défiler le document pour voir la date de chaque version. Cliquez sur une date pour que le programme atteigne la page contenant la version correspondante. Cliquez sur Historique des versions. Sur la page suivante, cliquez sur la date de version du haut. Il vous est alors demandé quelle version ouvrir. Cliquez sur une date. Cliquez sur Historique des versions. Sur la page suivante, cliquez sur une date de version passée. Cliquez sur Entités historiques. Sur la page suivante, cliquez sur Gérer les copies, puis cliquez sur une date passée. Bibliothèques de documents SharePoint III : Utiliser l'historique des versions

23 Test, question 2 : Réponse
Cliquez sur Historique des versions. Sur la page suivante, cliquez sur une date de version passée. Bibliothèques de documents SharePoint III : Utiliser l'historique des versions

24 Test, question 3 Parmi les situations suivantes, laquelle n'entraînera PAS la création d'une version ? (une réponse possible) Vous sélectionnez Annuler l'extraction. Vous cliquez sur un fichier, vous sélectionnez Modifier et extraire, vous enregistrer le fichier, puis le fermez. Vous cliquez sur un fichier, vous sélectionnez Modifier, vous enregistrez le fichier, puis le fermez. Vous enregistrez un fichier dans une bibliothèque. Bibliothèques de documents SharePoint III : Utiliser l'historique des versions

25 Test, question 3 : Réponse
Vous sélectionnez Annuler l'extraction. Si vous procédez ainsi, vous supprimerez la version sur laquelle vous travaillez. Bibliothèques de documents SharePoint III : Utiliser l'historique des versions

26 Aide-mémoire Pour obtenir un résumé des tâches présentées dans ce cours, consultez l'aide-mémoire. Bibliothèques de documents SharePoint III : Utiliser l'historique des versions