Sélection des propositions de jumelage Session de formation sur lévaluation des projets de jumelage Session de formation sur lévaluation des projets de.

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1 Sélection des propositions de jumelage Session de formation sur lévaluation des projets de jumelage Session de formation sur lévaluation des projets de jumelage Mme Nawele BEN ROMDHANE DHRIF Directeur de lUGP3A Baku 17 et 18 janvier 2008

2 Procédure du jumelage Administrations organismes mandatés UGP Points de contact nationaux Administrations organismes mandatés Administrations organismes mandatés Fiche jumelage Propositions de jumelage Sces de la CE Points focaux

3 Processus dévaluation: base juridique et acteurs Le manuel de jumelage: Le manuel de jumelage: Un document précieux de référence qui contient lensemble des instructions en matière: De préparation de fiche de jumelage; De préparation de fiche de jumelage; Dorganisation et de conduite de la sélection (conformité administrative, réunion de sélection, réunion dévaluation….); Dorganisation et de conduite de la sélection (conformité administrative, réunion de sélection, réunion dévaluation….); Grille dévaluation; Grille dévaluation; Notification. Notification. LUGP: LUGP: Assure le secrétariat du comité; Assure le secrétariat du comité; Organise les réunions; Organise les réunions; Prépare le rapport dévaluation. Prépare le rapport dévaluation. Le comité dévaluation: Le comité dévaluation: Apprécie la qualité des propositions et note les propositions sur la base de la grille dévaluation (annexe C5); Apprécie la qualité des propositions et note les propositions sur la base de la grille dévaluation (annexe C5); Doit comprendre le chef de projet de ladministration bénéficiaire(le chef de projet exécutif le cas échéant) et lhomologue du CRJ. Doit comprendre le chef de projet de ladministration bénéficiaire(le chef de projet exécutif le cas échéant) et lhomologue du CRJ. La commission Européenne: La commission Européenne: Assiste en tant que membre observateur mais participe activement à tout le processus; Assiste en tant que membre observateur mais participe activement à tout le processus; Approuve la décision de sélection. Approuve la décision de sélection.

4 Lévaluation : un processus bien organisé qui doit être limité dans le temps Réunion de la conformité administrative: Réunion de la conformité administrative: Une semaine au maximum après la date limite de remise des propositions Une semaine au maximum après la date limite de remise des propositions Occasion pour expliquer au comité dévaluation le processus dévaluation et le contenu de la grille Occasion pour expliquer au comité dévaluation le processus dévaluation et le contenu de la grille Examen des critères administratifs et déligibilité (CRJ et CP) Examen des critères administratifs et déligibilité (CRJ et CP) Statuer sur la conformité ou non de la proposition avec possibilité de demander à lEM via le point de contact de compléter son offre (point de contact, liste des experts CT, durée du projet,organismes mandatés…) Statuer sur la conformité ou non de la proposition avec possibilité de demander à lEM via le point de contact de compléter son offre (point de contact, liste des experts CT, durée du projet,organismes mandatés…) Réunion de sélection: Réunion de sélection: 10à 15 jours au maximum après la réunion de conformité administrative en fonction du nombre de soumissions reçues 10à 15 jours au maximum après la réunion de conformité administrative en fonction du nombre de soumissions reçues Accorder la même durée de présentation pour toutes les administrations ayant soumissionné en suivant lordre chronologique de réception des soumissions Accorder la même durée de présentation pour toutes les administrations ayant soumissionné en suivant lordre chronologique de réception des soumissions

5 Lévaluation : un processus bien organisé qui doit être limité dans le temps Réunion dévaluation: Réunion dévaluation: le même jour que la présentation le même jour que la présentation Commence par une évaluation globale de la proposition, suivie de lattribution des notes prévues à la grille dévaluation Commence par une évaluation globale de la proposition, suivie de lattribution des notes prévues à la grille dévaluation Le président organise les débats et intervient quand il y a un écart important entre les notes attribuées par les différents évaluateurs Le président organise les débats et intervient quand il y a un écart important entre les notes attribuées par les différents évaluateurs

6 Lévaluation: un processus déterminant en plusieurs étapes 1- Examen des propositions: Qualité et sérieux de loffre Qualité et sérieux de loffre Valeur ajoutée de ladministration de lEM Valeur ajoutée de ladministration de lEM Degré de similitude entre les systèmes juridiques ou administratifs Degré de similitude entre les systèmes juridiques ou administratifs Expérience en matière de jumelage Expérience en matière de jumelage Expertise technique de léquipe de gestion Expertise technique de léquipe de gestion Institution homologue et capacité de back stopping Institution homologue et capacité de back stopping Perspectives de coopération après le jumelage Perspectives de coopération après le jumelage 2- Réunion de sélection Occasion pour améliorer sensiblement la proposition Occasion pour améliorer sensiblement la proposition Bien préparer les questions à poser Bien préparer les questions à poser Évaluer le degré de complémentarité et de complicité entre le CRJ et le chef de projet Évaluer le degré de complémentarité et de complicité entre le CRJ et le chef de projet Vérifier les compétences de léquipe de gestion Vérifier les compétences de léquipe de gestion Examiner la possibilité de constituer des consortia Examiner la possibilité de constituer des consortia

7 Lévaluation: un processus déterminant en plusieurs étapes 3- Évaluation: Éviter les discussions théoriques et bien cerner la problématique Éviter les discussions théoriques et bien cerner la problématique Dégager un consensus entre les différents évaluateurs Dégager un consensus entre les différents évaluateurs Constituer des consortia dans la mesure du possible Constituer des consortia dans la mesure du possible 4-La notification: Doit refléter toutes les réserves relevées lors de lévaluation Doit refléter toutes les réserves relevées lors de lévaluation Doit rappeler les engagements additionnels pris par ladministration de lEM lors de la présentation Doit rappeler les engagements additionnels pris par ladministration de lEM lors de la présentation Doit proposer la constitution de consortia le cas échéant Doit proposer la constitution de consortia le cas échéant donner le feu vert pour la préparation du contrat donner le feu vert pour la préparation du contrat

8 Merci de votre attention