Application du Code des Marchés Publics au CNRS Procédures adaptées

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1 Application du Code des Marchés Publics au CNRS Procédures adaptées
12/05/2018 Application du Code des Marchés Publics au CNRS Procédures adaptées

2 Plan de la formation Introduction La PRM La définition des besoins
12/05/2018 Plan de la formation Introduction La PRM La définition des besoins L’évaluation des besoins Les seuils Les procédures Questions/Réponses Adresses INTERNET en ligne Introduction Les dépenses publiques visent à satisfaire les besoins de l’administration et elles justifient l’encadrement des achats publics par un ensemble de règles et de principes réunis dans le code des marchés publics. Ces dépenses sont estimées à 40 milliards d’ €uros pour 2003. Le nouveau code des marchés est entré en vigueur le 10 janvier 2004. Il existe deux justifications principales à cette réforme : juridique : la Commission Européenne contestait une vingtaine d’articles du Code précédant, en particulier ceux concernant «les marchés conclus sans formalités préalables» jusqu’à € HT, pour lesquels elle considérait que les grands principes de concurrence, de publicité, d’égalité et de transparence n’étaient pas suffisamment respectés. Aujourd’hui, ces principes sont réaffirmés clairement dans l’article 1er du Code qui est applicable à tous les marchés publics quel que soit leur montant et dès le premier €uro. - politique : Le gouvernement souhaitait libérer l’acheteur public : lui permettre plus de créativité dans l’acte d’achat, plus de temps pour la phase de l’exécution et moins de temps consacré à la procédure de passation du marché. La responsabilisation de l’acheteur public est accrue : il doit faire le meilleur achat possible, c’est à dire au bon prix, dans les meilleurs délais, avec une bonne réalisation technique…. L’acheteur n’est plus préoccupé seulement par le respect des procédures. Il a plus de liberté mais sous le contrôle de l’administration et du juge.

3 12/05/2018 La libéralisation de l’achat public est consacrée par la mise en place de la «procédure adaptée». La PRM doit créer les règles applicables à ses achats sauf pour les achats supérieurs au seuil communautaire ( €) pour lesquels des règles sont fixées. La personne publique doit aussi déterminer à quel niveau les besoins doivent être pris en compte et appréciés au vu des seuils fixés pour la passation des marchés publics. Le Directeur Général du CNRS a tenu compte des spécificités et des activités de l’établissement pour définir les modalités de mise œuvre de cette réforme : Les directeurs d’unités de recherche ou de service ont été nommés PRM depuis le 1er mars 2004, pour les marchés publics de fournitures et de prestations de service d’un montant inférieur à € H.T., qu’il s’agisse de besoins à caractère scientifique ou plus général. Par conséquent, la responsabilité de directeur d’unité se voit étendue. Un référentiel achat commun aux E.P.S.T. a été adopté pour permettre l’évaluation des besoins. Pour les marchés inférieurs à €, le CNRS a mis en place une procédure interne explicitée dans le “ Guide d’achat à l’intention des unités ”, développée ci-après. Cette procédure respecte les grands principes de la commande publique et est adaptée à l’objet et au montant du marché. Elle vise à rechercher «l’offre économiquement la plus avantageuse». Le respect des principes de la commande publique, au-delà de la sécurité juridique, doit permettre à chaque acteur de la commande publique d’effectuer le meilleur achat possible.

4 Pourquoi des « Procédures adaptées » ?
12/05/2018 Pourquoi des « Procédures adaptées » ? Art 1er du CMP Publicité Transparence Art 28 du CMP : La PRM détermine les modalités de publicité et de mise en concurrence Décision n° DAJ du 20 Février nommant les Directeurs d’Unité PRM CODE DES MARCHES PUBLICS Art1 : Cet article rappelle que quel que soit leur montant, donc dès le 1er €URO, les marchés publics respectent les principes de liberté d’accès à la commande publique, d’égalité de traitement des candidats et de transparence des procédures. Art28 : L’article 28 du CMP, précise que les marchés passés selon les procédures adaptées sont des marchés conclus selon les modalités de publicité et de mise en concurrence déterminées par la PRM en fonction de leur objet et de leurs caractéristiques. Pour les marchés de fournitures et de services, le seuil en dessous duquel, la procédure adaptée est possible est de € H.T Décision n° DAJ du 20 Février 2004 nommant les Directeurs d’Unité PRM (Personne Responsable des Marchés). Les procédures adaptées, pour des achats d’un montant inférieur à € H.T, relèvent de la responsabilité des Directeurs de Laboratoires.

5 La PRM Qui est elle ? Quel est son rôle ?
12/05/2018 La PRM Qui est elle ? Quel est son rôle ? Quelle est sa responsabilité ?

6 12/05/2018 La PRM - Qui est-elle? Le Directeur de l’UPSAS (Unité Propre de Service pour les Approvisionnements Scientifiques) pour les marchés nationaux Le Délégué Régional pour : les marchés supérieurs à €uros H.T. les coordinations de commandes les marchés de travaux Les Directeurs d’Unités pour les marchés inférieurs à €uros H.T. Dans la suite du document, ne sera développé que le rôle du directeur d’unité en tant que PRM et acheteur public. Qui est la «Personne Responsable du Marché ?». C'est la personne habilitée à signer des marchés. Au CNRS il y a trois catégories de PRM : Le Directeur de l’UPSAS pour les marchés nationaux (Abonnements, Gaz Industriels, Informatique et Matériels Scientifiques), Le Délégué Régional pour : les marchés locaux de fournitures et de services d'un montant supérieur ou égal à €uros H.T., les coordinations de commandes, les marchés de travaux. Les Directeurs d’Unités pour les marchés de fournitures et de services inférieurs à €uros H.T. Pour les besoins de leur unité non couverts par les marchés locaux ou nationaux. Ces besoins sont évalués selon leur caractère homogène pour l'année, par rapport au référentiel d’achats dans la limite de €uros H.T.

7 La PRM - Quel est son rôle? 1/3
12/05/2018 La PRM - Quel est son rôle? 1/3 Prévoit les besoins à satisfaire Détermine les critères de choix de l’offre Met en œuvre la procédure d’achat (publicité et mise en concurrence) Le rôle de la PRM : Elle définit et analyse ses besoins à satisfaire, elle programme ses achats en début d'exercice. Elle détermine les critères selon lesquels sera fondé son choix. Ces critères doivent être pondérés ou à défaut hiérarchisés (Critères techniques, coût d'utilisation, SAV, délais de livraison, prix …) Elle met en œuvre la procédure d’achat (publicité et mise en concurrence)

8 La PRM - Quel est son rôle? 2/3
12/05/2018 La PRM - Quel est son rôle? 2/3 Choisit la meilleure offre : En comparant les prix uniquement, si l’objet de l’achat le justifie. En comparant les offres au vu des critères de choix déterminés par la PRM (Critères techniques, SAV, délais de livraison, prix …). Elle choisit la meilleure offre dite «offre économiquement la plus avantageuse» qui est fondée sur : La comparaison des prix, seulement si l’objet de l’achat le justifie. La comparaison des offres au vu des critères de choix déterminés par la PRM (Critères techniques, coût d'utilisation, caractère innovant, performances en matière de protection de l'environnement, SAV, délais de livraison, prix…).

9 La PRM - Quel est son rôle? 3/3
12/05/2018 La PRM - Quel est son rôle? 3/3 Consigne son choix par écrit (Formulaire d’accompagnement de l’offre économiquement avantageuse) Signe la commande, le contrat ou le marché A partir de € H.T, elle consigne son choix par écrit (formulaire d'accompagnement d'une offre économiquement avantageuse), Elle signe la commande, le contrat ou le marché. A ce titre, elle engage juridiquement l' Etablissement. * RAPPEL : Les commandes d’un montant supérieur ou égal à € H.T, doivent être co-signées par le Délégué Régional, en sa qualité d’ordonnateur.

10 La PRM - Quelle est sa responsabilité?
12/05/2018 La PRM - Quelle est sa responsabilité? Elle veille au respect des grands principes de la commande publique Transparence Liberté d’accès Égalité de traitement des candidats Elle doit pouvoir justifier la mise en concurrence et le choix du fournisseur. A défaut, le délit d’avantage injustifié, dit «délit de favoritisme», peut être caractérisé (art du code pénal) La PRM engage juridiquement le CNRS.

11 Définition des besoins
12/05/2018 Définition des besoins Le Code des Marchés Publics et la politique d’achat en découlant sont basés sur l’analyse du besoin. La PRM doit réaliser une gestion prévisionnelle des achats

12 Définition des besoins
12/05/2018 Définition des besoins Quand ? Quoi ? Comment ?

13 Définition des besoins - Quand ?
12/05/2018 Définition des besoins - Quand ? Avant le début de l ’exercice budgétaire Durée à prendre en compte Avant le début de l ’exercice budgétaire : L’évaluation des besoins est préalable à tout acte d’achat, elle doit être effectuée avant le début de l’exercice budgétaire c’est à dire avant le début de l’année civile. Durée à prendre en compte : La durée prise en compte est l’année. Toutefois pour certains achats, une durée supérieure à l’année civile (2, 3 ou 4 ans) peut être justifiée (ex : location d’imprimantes, nettoyage des locaux…). Toutefois : Prévoir qu’il peut y avoir plusieurs procédures à mener de front. Anticiper si le montant des commandes risque d’excéder le seuil de €uros H.T pour un code référentiel achat CHANGEMENT DE PRM = Délégué Régional.

14 Définition des besoins de fournitures et services - Quoi ?
12/05/2018 Définition des besoins de fournitures et services - Quoi ? Besoins ponctuels Besoins réguliers Le Directeur d’Unité doit recenser tous les besoins de son unité financés par des ressources propres ou des crédits de subvention d’Etat. Cette étape va conditionner les modalités des actes d’achat. Elle est impérative pour que l’achat s’effectue dans les meilleures conditions économiques. - BESOINS PONCTUELS - BESOINS REGULIERS

15 Définition des besoins - Quoi ? Besoins ponctuels
12/05/2018 Définition des besoins - Quoi ? Besoins ponctuels Il s’agit d’un achat correspondant à un besoin unique. Le montant s’évalue sur la durée du besoin

16 Définition des besoins - Quoi? Besoins réguliers
12/05/2018 Définition des besoins - Quoi? Besoins réguliers Il s’agit de biens ou de services qui sont consommés tout au long de l’année (maintenance de matériels, consommables informatiques, produits chimiques ou biologiques …) Le montant s’évalue : Par principe, sur une année Sur 2, 3 ou 4 ans si la PRM estime pour des raisons économiques ou d’opportunité que le besoin doit être satisfait pour une durée supérieure L’identification et la détermination des besoins sont effectuées selon leur caractère homogène par rapport au Référentiel des achats au CNRS.

17 Évaluation des besoins Comment ?
12/05/2018 Évaluation des besoins Comment ? Référentiel Achat : les besoins sont évalués et répartis par rapport à leur caractère homogène Outils informatiques (États requêtes …) L’évaluation prévisionnelle des besoins par le Directeur d’Unité est un préalable indispensable à la réalisation des achats, le choix de la procédure d’achat et les mesures de publicité et de mise en concurrence en découlant. Les besoins s’apprécient par Unité et par famille homogène du référentiel tel qu’il a été fixé par le référentiel achat. Ce référentiel est consultable sur le site WEB de l’Unité propre de Service (UPSAS) à l’adresse suivante :

18 Évaluation des besoins - Comment? Référentiel des Achats
12/05/2018 Évaluation des besoins - Comment? Référentiel des Achats Classification alphanumérique à 4 positions Thème ( 6 thèmes) Domaine Sous-domaine Famille Les besoins (la codification et le calcul des seuils) s’évaluent au niveau de la Famille Le référentiel des achats est présenté selon une classification alphanumérique organisée autour de 6 thèmes. Thèmes : Besoins généraux  4 thèmes Besoins de l’activité de recherche  1 thème Besoins spécifiques de l’informatique  1 thème La codification des thèmes est alphabétique : A-B-C-D pour ce qui concerne les besoins généraux A = Approvisionnements généraux B = Logistique C = Information, Documentation et Communication D = Bâtiment et infrastructure E pour les besoins de l’activité de recherche (fournitures, équipements, instrumentation et services scientifiques) F pour l’informatique (informatique scientifique et de gestion). Chacun de ces thèmes est divisé en domaines, sous-domaines et familles. La codification se fait au niveau des “Familles”, ce code sera celui saisi à la commande. Ex : Thème : Approvisionnements généraux A Domaine : Bureau A1 Sous-Domaine : Matériel, Mobilier … A1.10 Famille : Mobilier de Bureau A1.13

19 Évaluation des besoins - Comment ?
12/05/2018 Évaluation des besoins - Comment ? Il est nécessaire de suivre très régulièrement la situation des engagements par code du référentiel achat Si le total des commandes pour un code risque d’atteindre le seuil des €, il faut contacter le service financier de la Délégation (au-delà de ce seuil, changement de PRM Délégué Régional).

20 Évaluation des besoins - Comment ? Outils informatiques
12/05/2018 Évaluation des besoins - Comment ? Outils informatiques États requêtes Xlab (disponibles sur le site de la DSI) Cumul des commandes Cumul des commandes hors marchés  Le cumul des commandes par code du référentiel, s’obtient grâce à 2 états- requêtes disponibles à l’adresse suivante : Téléchargés et installés sur XLAB, ils permettent d’obtenir le cumul commandé, pour les commandes postérieures au 09 février 2004 : par laboratoire, par organisme de gestion (CNRS, Université, etc…), par code référentiel achat. Le premier état requête traite des achats sur marchés «non formalisés» (commandes ne se référant pas à un N° de marché), le second traite tous les achats y compris ceux se rapportant à des marchés “formalisés”. IMPORTANT : L’ancienne nomenclature demeure présente dans les applications et les codes s’y rapportant ne sont pas supprimés. Leur utilisation fait apparaître la mention “CODE PERIME”. Toutefois, pour un suivi correct de vos engagements, vous devez utiliser la nouvelle nomenclature du référentiel.

21 Évaluation des besoins - Comment ? Outils informatiques
12/05/2018 Évaluation des besoins - Comment ? Outils informatiques Outils d ’aide à l’achat accessibles via NOUBA Recherche de code référentiel (ARNO) RTM et RECA pour les achats sur marchés nationaux Publication d’avis de publicité (PUMA) Des aides en ligne sont disponibles pour chacun de ces outils Pour vous aider dans vos démarches d’aide à l’achat des outils informatiques ont été mis en place depuis le portail pré-achats NOUBA (Nomenclature et Outils pour les Besoins d’Achats) du site WEB de l’UPSAS ( Ce portail permet de : Rechercher un Code Nomenclature (ARNO), Rechercher les Tarifs et les marchés conclus par l’UPSAS ou les Délégués régionaux (RTM) Faire une remise en compétition automatisée pour un achat couvert par un marché national en multi-attribution (matériels scientifiques) et lorsque la commande est > 610 € H.T (RECA) Publier des avis de publicité dans le cadre des procédures adaptées (PUMA). L’outil PUMA (PUblicité pour les MArchés à procédures adaptées), permet la mise en ligne d’avis de publicité gratuitement, pour les achats passés selon une procédure adaptée. Ces avis sont ensuite consultables sur le site WEB de l’UPSAS dans la rubrique «Espace fournisseur». Les fournisseurs peuvent en prendre connaissance et y répondre selon les modalités mentionnées dans l’avis de publicité. Une annonce est parue dans les échos et le moniteur. Destinée aux fournisseurs, elle les informe que le site INTERNET du CNRS, met à leur disposition une rubrique dédiée à la consultation des avis de publicité relatifs aux achats effectués dans le cadre d’une procédure adaptée. Pour vous aider dans l’utilisation de cet outil, une documentation est disponible sur le site WEB de la DSI à l’adresse suivante :

22 Les seuils (Besoins inférieurs à 90.000 €uros H.T)
12/05/2018 Les seuils (Besoins inférieurs à €uros H.T) Besoins ponctuels Achat inférieur à €uros H.T Achat supérieur à €uros H.T Besoins réguliers Besoins inférieurs à €uros H.T Commande inférieure à €uros H.T Commande supérieure à €uros H.T Besoins supérieurs à €uros H.T

23 Les procédures Besoins ponctuels
12/05/2018 Les procédures Besoins ponctuels Inférieurs à €uros H.T Modalités de publicité et de mise en concurrence au choix de la PRM A moduler en fonction du montant du besoin Réponse de Monsieur le Ministre de l'économie, des finances et de l'industrie à la question écrite N° de M. PAJON, Député, parue au JO du 30/03/2004 page 2587 : « 1 En dessous du seuil de €uros H.T, il appartient à l'acheteur public de mettre en œuvre des mesures de publicité adaptées et suffisantes pour permettre une mise en concurrence effective et la transparence du processus d'achat. 2 Pour les marchés de très faible montant, on peut considérer que la mise en concurrence de plusieurs prestataires ou fournisseurs constitue en elle-même un élément de publicité suffisant. » Modalités de publicité et de mise en concurrence au choix de la PRM : «La PRM met en œuvre les obligations de publicité et de mise en concurrence selon les modalités de son choix en fonction du montant des besoins» (Instruction INS04R064DFI – Concernant la mise en œuvre fonctionnelle au CNRS des dispositions du cde des Marchés Publics). Le guide d'achat à l'intention des directeurs d'unités fournit les exemples suivants : consultation des catalogues, mailing aux fournisseurs connus, demandes de devis, consultations verbales, etc... Les modalités de mise en concurrence devront être mises en place avec «bon sens» en fonction du montant estimé de l'achat. La PRM doit être en mesure de justifier son choix.

24 Les procédures Besoins ponctuels
12/05/2018 Les procédures Besoins ponctuels Supérieurs à €uros H.T Publicité (Web du CNRS  PUMA, journal local ou spécialisé) Choix de la meilleure offre La décision de la PRM est consignée sur le « Formulaire d ’accompagnement de l’offre économiquement avantageuse » Publicité (Web du CNRS  PUMA, journal local ou spécialisé) Les PRM sont libres de faire paraître, en plus ou à la place de la publicité dans PUMA, une publicité dans un journal local et/ou spécialisé. Toutefois, selon la réponse ministérielle citée ci-dessus, "la diffusion réelle de ces supports et le profil du lectorat sont des critères de choix importants". Choix de la meilleure offre : La PRM est liée par les critères de choix qu'elle a définis dans sa publicité. Les offres doivent donc être jugées par rapport à ceux-ci. Dans le cas ou moins de trois devis auraient été obtenus, il convient de s'interroger sur l'opportunité des modalités de publicité choisies. Par exemple, s'il est notoire que seuls deux fournisseurs vendent le même produit, la commande peut être passée. Dans le cas contraire, il est conseillé de relancer une publicité sur un support qui ait une audience plus large. La décision de la PRM est consignée sur le «Formulaire d’accompagnement de l’offre économiquement avantageuse». L'usage de ce formulaire permet : - d'indiquer les modalités de publicité et de mise en concurrence, d'indiquer les offres reçues, justifiant ainsi l'effectivité de la mise en concurrence, de motiver le choix de la PRM. Ce formulaire et les devis associés sont à conservés pendant cinq ans au laboratoire, afin d'assurer la traçabilité du choix de la PRM. Il n'est pas nécessaire d'en transmettre une copie à la DR.

25 Les procédures Besoins réguliers
12/05/2018 Les procédures Besoins réguliers Montant annuel inférieur à €uros H.T. On considère chaque achat comme un besoin ponctuel, en respectant les procédures relatives à ce type d ’achat commande < 3000 € H.T. commande > 3000 € H.T.

26 Les procédures Besoins réguliers
12/05/2018 Les procédures Besoins réguliers Montant > €uros et < €uros H.T. Publicité (Web du CNRS  PUMA, journal local ou spécialisé) Choix de la meilleure offre La décision de la PRM est consignée sur le «Formulaire d ’accompagnement de l’offre économiquement avantageuse» Tous les achats de l’année relatifs à ce besoin sont effectués chez le fournisseur choisi sans autre formalité Tous les achats de l’année relatifs à ce besoin, sont effectués chez le fournisseur retenu sans autre formalité. Cette procédure permet d’éviter des mises en concurrence successives pour des commandes correspondant à des besoins réguliers (répétitifs). Il est par contre nécessaire de conserver pendant cinq ans, l'ensemble des documents ayant conduit au choix de ce fournisseur en début d'année (offres des candidats et formulaire de choix). Ce sont ces documents qui permettront de justifier le recours continu à un même fournisseur tout au long de l'année sans autre mise en concurrence. Le formulaire doit être numéroté par la PRM. Pour faciliter les éventuels rapprochements ultérieurs, il est conseillé de rappeler ce numéro sur les commandes successives s’y rapportant. Le choix du fournisseur n’induit pas par principe la conclusion d’un contrat avec celui-ci. Il se résume en général, à la sélection de l’offre engageant le fournisseur. Un contrat ou une convention de prix peut toutefois être conclu avec un fournisseur qui le demanderait. Il est conseillé de ne conclure un contrat que si les conditions d’exécution de l’achat ou de la prestation l’exigent. C’est par exemple le cas pour les prestations de services répétitives devant être réalisées dans des conditions déterminées : entretien, maintenance de matériels, contrat de service, etc. La conclusion d'un contrat écrit sera également obligatoire si le montant estimé du besoin sur une année est supérieur à €uros H.T. En effet, dans ce cas, l'article 87 du Code des Marchés Publics prévoit le versement d'une avance forfaitaire. Or, les règles de la comptabilité publique n’en permettent le versement que s'il existe un contrat écrit. Dans les cas où la rédaction d’un écrit s’impose, vous devez transmettre la fiche de «demande d ’établissement d ’un contrat de services» au bureau des marchés de la délégation (voir note du 10 mai 2004).

27 Dérogations au principe de mise en concurrence
12/05/2018 Dérogations au principe de mise en concurrence Fournisseur unique Produits, services ou matériels non substituables Commande complémentaire Achats auprès de l’Union des Groupements d ’Achats Publics (UGAP)  Le Code impose une publicité et une mise en concurrence adaptée pour respecter les grands principes de la commande publique. Toutefois, il existe deux dérogations : Le fournisseur unique : Produits, services ou matériels non substituables Il s’agit de l’acquisition d’un matériel «non substituable», c’est à dire qui ne peut être remplacé par un matériel autre que celui proposé par un fournisseur unique. C’est le cas par exemple des matériels faisant l’objet d’un brevet, de certains produits chimiques et biochimiques, de certains services de maintenance… Commande complémentaire C’est une commande effectuée à titre accessoire auprès du fournisseur initial, le changement de fournisseur impliquant des difficultés techniques d’utilisation, d’entretien ou une incompatibilité. Achats auprès de l’Union des Groupements d ’Achats Publics (UGAP)  Il est possible d’effectuer les achats auprès de l’UGAP en lui adressant un bon de commande. La PRM est alors dispensée des procédures de publicité et de mise en concurrence car celles-ci ont déjà été effectuées par l’UGAP. Pour connaître les produits que l’UGAP distribue connectez-vous à son site Internet.

28 Coordinations de commandes Pourquoi ?
12/05/2018 Coordinations de commandes Pourquoi ? Répondre à des besoins communs à plusieurs laboratoires, quel que soit le montant du besoin de chacun. Mutualiser les achats pour : Obtenir des offres économiquement plus avantageuses Maintenir une cohérence de service

29 Coordinations de commandes Comment ?
12/05/2018 Coordinations de commandes Comment ? Demande émanant des Directeurs d’Unités (en tant que PRM) au Délégué Régional de lancer en leur nom et pour leur compte une consultation visant la fourniture de biens ou de services afin de conclure un seul marché.. Exemples : Papeterie, Produits chimiques... Les Directeurs d’Unités peuvent décider de regrouper leurs achats relatifs à un ou plusieurs codes du référentiel achat, pour ne passer qu’un seul marché pour l’ensemble des laboratoires concernés. Exemples : papeterie, produits chimiques ... Ce regroupement se fait dans le cadre d’une concertation sous l’égide du Délégué Régional. Le recours à la coordination de commandes fait l’objet d’un document commun signé par les Directeurs d’Unités et cosigné par le Délégué Régional. Le Délégué Régional est désigné coordonnateur est devient de ce fait PRM pour l’ensemble des besoins objet du marché. La coordination et la passation du marché s’effectuent en application de l’article 7 du code des marchés publics qui prévoit la coordination de commandes.

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