EuropeA id Click to edit Master subtitle style Programmes Thématiques Appels à Propositions : Modalités de Participation Bruxelles, le 13 juin 2008.

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1 EuropeA id Click to edit Master subtitle style Programmes Thématiques Appels à Propositions : Modalités de Participation Bruxelles, le 13 juin 2008

2 EuropeA id Resumé Le cycle de programmation Quest ce quune subvention? Les principes de base Les procédures LEvaluation des propositions Linformation

3 EuropeA id DG AIDCO Multi-annual programming Evaluation Contract, implement. & reporting Calls for Proposals Annual Action Programme Evaluation & selection DG AIDCO DG DEV or DG RELEX DG AIDCO / Delegations DG AIDCO Input: - DEV & RELEX as Evaluation Committee voting members - Delegations as assessors (50%) DG AIDCO / Delegations / partners : shared responsibility Input: DG DEV & RELEX (oQSG) Le Cycle de programmation Input: AIDCO / Delegations Input: DG DEV & RELEX (oQSG)

4 EuropeA id Cliquez pour éditer le format du plan de texte Second niveau de plan Troisième niveau de plan Quatrième niveau de plan Cinquièm e niveau de plan Sixième niveau de plan Septième niveau de plan Huitième niveau de plan Neuvième niveau de planClick to edit Master text styles o Second level Third level o Fourth level Fifth level Quest ce quune subvention ? Les subventions sont : des contributions financières directes issues du budget de l'Union européenne ou du Fonds européen de développement (FED) octroyées sous la forme de donations à des tiers impliqués dans des activités d'aide extérieure utilisés pour mettre en œuvre des projets ou des activités liées aux programmes d'aide extérieure de l'Union européenne basées sur le remboursement des coûts réellement encourus par les bénéficiaires pour mener à bien les activités concernées. PRAG 6.1.1

5 EuropeA id Cliquez pour éditer le format du plan de texte Second niveau de plan Troisième niveau de plan Quatrième niveau de plan Cinquièm e niveau de plan Sixième niveau de plan Septième niveau de plan Huitième niveau de plan Neuvième niveau de planClick to edit Master text styles o Second level Third level o Fourth level Fifth level Les procédures Subventions sont attribuées après publication dun appel à propositions, sauf dans un nombre limité de cas Les appels à propositions peuvent être : o Ouverts ou Restreints o Globaux ou Locaux PRAG 6.3

6 EuropeA id Cliquez pour éditer le format du plan de texte Second niveau de plan Troisième niveau de plan Quatrième niveau de plan Cinquièm e niveau de plan Sixième niveau de plan Septième niveau de plan Huitième niveau de plan Neuvième niveau de planClick to edit Master text styles o Second level Third level o Fourth level Fifth level Principes de Base des appels à proposition Programmation Instrument de mise en œuvre de la Programmation multi-annuelle et des programmes daction annuelles TransparencePublication des appels à proposition Egalité de traitementEvaluation objective sur la base de critères préalablement énoncés Pas de cumulUne seule subvention par action Pas de rétroactivitéException dans les situations de crise CofinancementException pour les actions de coopération extérieure dans les conditions prévues dans les bases légales Pas de bénéficeException pour les actions de renforcement des capacités financières du bénéficiaire ou de production de revenu. PRAG 6.2

7 EuropeA id Procédures Appel ouvert / appel restreint – quelle est la différence? Le dossier de demande comporte les même documents dans les deux cas (formulaire de note succincte de présentation, formulaire complet de demande, budget, cadre logique) Dans un appel ouvert tous les documents précités doivent être soumis en même temps Dans un appel restreint, seule la note succincte de présentation est soumise dans un premier temps, le restant étant soumis sur invitation de la CE

8 EuropeA id Procédures Appel Global / Appel Local – quelle est la différence? La publication des deux types dappel se fait sur le même site dEuropeAid Un appel global peut couvrir plusieurs pays, peut concerner des actions à caractère global, régional ou multi-pays et est lancé et géré par le siège dEuropeAid à Bruxelles Un appel local concerne un seul pays et est lancé et géré par la Délégation de la CE dans le pays concerné

9 EuropeA id Procédures Comment soumettre une demande dans le cadre dun appel à propositions? Consulter régulièrement les sites dEuropeAid dont la liste se trouve ci-après Se familiariser préalablement avec les documents de programmation et les procédures Après publication de lappel, identifier le type dappel (restreint/ouvert, global/local) et suivre les procédures appropriées Attention particulière : date de soumission (= date denvoi, le cachet de la poste faisant foi) et modalités de soumission (adresse, supports, etc.)

10 EuropeA id Cliquez pour éditer le format du plan de texte Second niveau de plan Troisième niveau de plan Quatrième niveau de plan Cinquièm e niveau de plan Sixième niveau de plan Septième niveau de plan Huitième niveau de plan Neuvième niveau de planClick to edit Master text styles o Second level Third level o Fourth level Fifth level Procédures Les documents standards dun appel à propositions Les lignes directrices à lattention des demandeurs Donnent des informations sur o Les objectifs de lappel o Les thèmes prioritaires o Les règles déligibilité o Les procédures à suivre par les demandeurs, o les critères de sélection et dattribution

11 EuropeA id Procédures Les documents standards dun appel à propositions (suite) Le formulaire de notes succincte de présentation Le formulaire complet de demande Le budget Le cadre logique Les annexes standards (via des liens sur la dernière page des lignes directrices) Les annexes spécifiques à lappel à proposition

12 EuropeA id Procédures – Soumission des propositions La période de soumission o Appel Ouvert : minimum 90 jours après la date de publication (60 si les subventions à octroyer sont inférieures à 100.000) o Appel Restreint: minimum 45 jours pour la soumission de la note succincte de présentation + 45 jour pour la soumission du formulaire de demande complet Questions concernant lappel peuvent être posées par courrier électronique à une boite fonctionnelle dans une limite de 21 jours avant la date limite de soumission, Les demandes doivent être envoyées au plus tard à la date limite de soumission indiquée dans les lignes directrices PRAG 6.4.4-6

13 EuropeA id Procédures – les étapes de traitement des propositions (1) Ouverture et vérification administrative (2) a) Evaluation de la note succincte de présentation (NSP) -sélection des NSP b) Evaluation des propositions complètes correspondant aux NSP sélectionnées - sélection provisoire des propositions & établissement dune liste de réserve (3) a) Vérification de léligibilité du demandeur et partenaires éventuels b) Sélection finale des propositions recommandées pour financement

14 EuropeA id Evaluation de la Note Succincte de Présentation Seules les NSP ayant obtenues un score total dau moins 30/50 selon les critères suivants sont pris en compte pour une présélection éventuelle Pertinence (15 points – seuil dexclusion 12) Efficacité et faisabilité (25 points) Durabilité (10 points) Cette liste est ensuite réduite, en fonction de leur rang, à celles dont la somme des contributions demandées sélève à au moins 2 fois le budget de lappel en question

15 EuropeA id Evaluation de la proposition complète Capacité Financière & Opérationnelle (20 points – seuil dexclusion 12) Pertinence (25 points – seuil dexclusion 20) Méthodologie (25 points) Durabilité (15 points) Budget & coût-efficacité (15 points)

16 EuropeA id Cliquez pour éditer le format du plan de texte Second niveau de plan Troisième niveau de plan Quatrième niveau de plan Cinquième niveau de plan Sixième niveau de plan Septième niveau de plan Huitième niveau de plan Neuvième niveau de planClick to edit Master text styles o Second level Third level o Fourth level Fifth level Cliquez pour éditer le format du plan de texte Second niveau de plan Troisième niveau de plan Quatrième niveau de plan Cinquième niveau de plan Sixième niveau de plan Septième niveau de plan Huitième niveau de plan Neuvième niveau de planClick to edit Master text styles o Second level Third level o Fourth level Fifth level Vérification de léligibilité Eligibilité du demandeur (+ partenaires éventuels) selon la base légale régissant le programme en question nationalité Possibles motifs dexclusion catégorie dorganisation éligible 1. Vérification – sur base de la déclaration du demandeur– partie IV du formulaire de demande 2. pièces justificatives

17 EuropeA id Evaluation des propositions Comment soumettre les pièces justificatives? Pour les appels lancés depuis 2008, lenregistrement préalable dans le système PADOR (Système denregistrement en ligne des demandeurs potentiels) est obligatoire Lors de lenregistrement, le téléchargement de toutes les pièces justificatives nécessaires sera demandé Avantage : lenregistrement et le téléchargement se fait en une seule fois et sera valable pour tous les appels à proposition lancés par EuropeAid

18 EuropeA id Sources dinformation http://ec.europa.eu/europeaid/index_fr.htm

19 EuropeA id Les sources dinformation Site de publication des appels à propositions https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/online- services/index.cfm?do=publi.welcome&userlanguage=fr

20 EuropeA id Les sources dinformation Guide pratique des procédures contractuelles dans le cadre des actions extérieures http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementa tion/practical_guide/index_fr.htm PADOR http://ec.europa.eu/europeaid/work/onlineservices/pador/ind ex_fr.htm