La refonte du portail internet de Maurepas Ajustements au quotidien pour redéfinir la trajectoire Coûts DélaisQualité 16 mois 4 sept 2010.

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1 La refonte du portail internet de Maurepas Ajustements au quotidien pour redéfinir la trajectoire Coûts DélaisQualité 16 mois 4 sept 2010

2 Un contexte Un site statique Peu dinteractivité Une communication trop lente Des enjeux Moderniser la relation aux usagers Etre en adéquation avec notre politique de développement durable, => la dématérialisation Dans les nouvelles pratiques au niveau organisationnel et humain Les objectifs de la MOA Offrir plus de services personnalisés aux administrés Mettre en place des outils de communication bidirectionnels Contribuer à linstantanéité de linformation Des contraintes Un budget 30 000 euros Léchéance septembre 2010 / projet sur 16 mois Refonte du portail en parallèle de la mise en place dun intranet Conduite du projet en parallèle des fonctions « traditionnelles » Des risques (Tableau de la gestion des risques) Interopérabilité des différents systèmes ( dématérialisation) Les délais => Nombreux intervenants et prestataires => Retards Risques juridiques (CNIL, Droit dauteur, Responsabilité de lhébergeur Web 2.0) De profonds bouleversements dans les méthodes de travail => Nécessité dune conduite du changement ! La cible Les administrés Les partenaires économiques et sociaux Les autres portails Nécessite le travail en mode projet

3 Une multiplicité dacteurs à coordonner sur 16 mois

4 Moyens organisationnels et fonctionnels Groupe technique GPTECH Pour réaliser les tests Comité technique COTECH Les référents, agents métier, 17 services Audit, remontée des informations, Futurs contributeurs du portail internet et intranet Articulation nécessaire Chef de Projet Intranet Comité de Pilotage COPIL Valide, Approuve Chef de Projet internet / Dématérialisation Directrice Générale Allocation des RH Comité de direction CODIR Suit les étapes Alloue les RH Retransmission

5 Proposition de scénarios Priorités et choix: Des actions Des modules Des Téléservices Ecriture du CCTP Chef de Projet Pilote, Mobilise Recense les besoins COTECH Référents Maurepasiens Audités sur lEPN De laudit indispensable au CCTP Information CODIR Validation Plus de 100 Fiches Projets Remplies par les référents 1.30% des rubriques satisfaisantes 2.40% à faire évoluer 3.30% à créer Expriment leurs besoins COPIL Choix du scénario Un MAPA : Pourquoi ? Préciser les attentes Demander des renseignements Négociations possibles Reformulation

6 Référents: suivi du portail en front office sur la plate-forme de test Communication Visuels et textes Validations Maquettage / Développement Développement des modules Intégration des modules Mapping Début dintégration visuels et textes Dématérialisation de procédures administratives Billetterie et télépaiement Retours CdP Coordonne Pilote, Suit, Echange La réalisation / Développement Retours Information Suivi navigation Création Comité de Pilotage Valide AFNIC www.maurepas.fr

7 Intégration des contenus, tests et mise en production GP technique Testent Agents traitants Testent COTECH Intègrent Prestataires Chef de Projet Centralise, Suit, Estime, Anticipe Dématérialisation de procédures administratives Maurepasiens Naviguent Intégration Tests Corrections Vérifications Débogages, Corrections, Modifications, Améliorations Comité de Pilotage Valide la mise en ligne Pour le 4 septembre

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9 Reste des questions à se poser : Un temps élevé par visite nentraîne pas nécessairement la qualité de visite… Un nombre élevé de visites nest pas significatif : les internautes sont-ils revenus et combien de fois ? Evaluation quantitative Fréquentation, Nb Pages vues, Temps passé sur le portail … Référentiel => Ancien Portail sur les mêmes périodes Après 4 semaines de mise en ligne du portail, 46% des publics de lextranet se sont connectés pour modifier ou ajouter des informations sur leur page. 17 offres demploi ont été déposées via le formulaire proposé par lespace emploi. Les démarches en ligne ont été utilisés près de 1000 fois au cours des 4 premières semaines. Linformation proposée vous a telle été utile ? Cet article vous a-t-il paru pertinent ? Linformation recherchée a-t-elle été facile daccès ? Mais aussi la nature des questions arrivées par courriel Evaluation qualitative (ex: sondage « à chaud ») Evaluation globale du portail…

10 75% < 5 jours A noter : Le délai de cinq jours a été défini par les agents managers des services concernés comme lindice qualité du traitement dun téléservice. Les questions que lon doit alors se poser : Comment se fait-il quune information majeure soit souvent oubliée ? Loutil est il suffisamment clair ? Existe-il une difficulté à revenir sur son compte déjà créé (Login, mot de passe, bouton modifier…) ? Les administrés consultent tils leur boîte courriel tous les jours ?... …Evaluation du compte citoyen

11 Accessibilité Augmenter les démarches dématérialisées Multiplier les connections avec les logiciels métiers Généraliser le télépaiement Développer le FTTH Obtenir le Label Ville internet Evolutions

12 Merci de votre attention

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14 Le Service Web Traitement agent Progiciels : Etat civil, Scolaire, Jeunesse, Conservatoire Demandes variées Etat civil Scolaire Jeunesse Conservatoire Le public (Citoyens)=> Création dun compte famille Le public (Citoyens)=> Création dun compte famille Renseignements sur les membres de la famille (ou un individu) Inscription(s) à 1 ou plusieurs services Pièces justificatives différentes suivant le service demandé Envoi de la ou des demande(s) Demande(s) traitée(s) Accusé de réception, dabsence de justificatif, ou denregistrement de la demande Envoi automatique Espace Sécurisé … Le citoyen peut suivre les étapes et lavancée de sa demande Carte didentité Quotient familial Livret de famille