CRM : Customer Relationship Management

Présentation au sujet: "CRM : Customer Relationship Management"— Transcription de la présentation:

1 CRM : Customer Relationship Management
Contenu : Activités Calendrier Opportunités Territoires Analyse des opportunités MS Outlook Integration

2 CRM : objectifs du chapitre
À la fin de ce chapitre, vous serez en mesure : de définir des territoires ; de gérer des activités ; d'utiliser la fonctionnalité de calendrier ; d'utiliser des opportunités pour étayer votre potentiel de vente ; d'analyser le résultat de vos opportunités ; d'utiliser MS Outlook Integration.

3 CRM : synoptique Transactions de stock
Notions de base de SAP Business One Données de base Transactions de stock Achats – CF CRM Ventes – CC Planification des besoins Ressources humaines Production Service Gestion des documents Inter-fonctionnalités

4 CRM : scénario de gestion
À l'occasion d'un salon consacré aux articles de sport, un client intéressé par vos produits vous demande un catalogue. Pour enregistrer cette opportunité et en assurer le suivi systématique, vous saisissez le contact (y compris la prévision de vente) en tant qu'opportunité dans SAP Business One. Une réunion est organisée avec le client pour comparer ses besoins avec votre offre de produits. Lors d'une deuxième réunion, vous apportez des précisions concernant les prix, les conditions de paiement, etc. À la quatrième étape de l'opportunité, vous établissez une offre pour le prospect. La valeur de l'offre est incluse dans la prévision de vente. Enfin, des négociations commerciales spécifiques ont lieu. Dès que le client envoie une commande d'achat, l'opportunité est considérée comme close.

5 Activités Réunion Appel téléphonique Tâche Activité Notes Autres
Les activités comprennent les activités de vente et de service telles que les appels téléphoniques, les réunions, les tâches à exécuter, la prise de notes, etc. Le suivi des activités en cours ou historiques (closes) permet d'analyser les interactions avec les clients. Les zones de l'onglet Généralités de la fenêtre Activités varient selon l'activité choisie. Par exemple, pour l'activité Réunion, le système affiche les zones Adresse et Date/heure. Si vous sélectionnez Tâche, la zone Statut apparaît. Pour accéder à la fenêtre des activités, choisissez Partenaires -> Activité. La fenêtre est également accessible à partir des modules d'opportunités et de service et d'autres emplacements du système. Pour supprimer des activités, choisissez Données (ou cliquez avec le bouton droit) -> Supprimer.

6 Activité : fonctions Activité 1.) Liens vers documents 2.)
Numéro 1.) Type Code part. Liens vers documents Thème Nom part. Affectée à Généralités Contenu Doc. relié Pièces jointes 2.) Pièces jointes (p. ex. fichiers MS Word) 3.) Gestion rapports d'activité 1a.) La fonction qui permet de relier des activités à des documents est accessible directement à partir de plusieurs applications et fonctions. Lorsque vous saisissez une écriture, une commande d'achat ou une livraison, par exemple, le système vous permet de passer directement à l'écran de gestion des activités, via Saut -> Nouvelle activité ou Saut -> Afficher les activités associées. Si vous procédez de la sorte pour saisir une nouvelle activité, celle-ci est automatiquement liée au document d'origine. Le document concerné est spécifié dans l'onglet Document relié de l'activité ; il est décrit par le type de document et le numéro de document. 1b.) Vous pouvez aussi relier une activité à un document à partir de l'activité elle-même. Sélectionnez Partenaires -> Activité, complétez les zones Type de document et Numéro de document dans l'onglet Document relié. 1c.) Le système vous permet également de créer des activités à partir d'opportunités. Choisissez Définir les opportunités -> Opportunité ; dans l'onglet Étapes, cliquez sur la flèche orange dans la colonne Activités. L'opportunité concernée va figurer dans la page à onglet Document relié de l'activité, en tant qu'objet d'origine. L'objet d'origine peut aussi bien être une opportunité qu'un appel de service. 2.) Vous pouvez saisir le contenu directement dans l'activité, ou l'associer sous forme de document joint (document Microsoft Word, par exemple). 3.) Les rapports de synthèse des activités fournissent des analyses de toutes les activités gérées dans le système. Ils permettent par exemple à un responsable de connaître l'ensemble des activités traitées par ses subordonnés ou à un commercial de recenser toutes les activités qu'il a initiées en direction de ses clients. Pour générer ces analyses, choisissez Partenaires -> Analyses sur les partenaires -> Synthèse des activités ou Mes activités, ou sélectionnez l'analyse souhaitée dans le module des analyses. 4.) Vous pouvez relier des activités à des fiches partenaire ou article. 5.) Vous pouvez également planifier une activité (une réunion future, par exemple) et paramétrer le système de façon à recevoir un rappel. Les activités planifiées ne s'affichent dans votre corbeille d'arrivée que si vous avez défini les options d'administration appropriées via : Initialisation système -> Options générales -> Services. 4.) 5.) Lien vers les fiches Fonction de rappel

7 Calendrier Activités avec gestion des dates/heures : Réunion Réunion
Autres Autres Appel téléphonique Appel téléphonique Calendrier Calendrier Les activités qui impliquent une gestion de dates/d'heures (appels téléphoniques, réunions, etc.) sont automatiquement insérées dans le calendrier. Celui-ci permet d'afficher, de planifier et de mettre à jour les activités par date et par utilisateur. Pour afficher le calendrier, cliquez sur l'icône Calendrier dans la partie droite de la barre d'outils. Chaque activité est représentée par le symbole d'activité approprié. Pour ajouter une nouvelle activité à partir du calendrier, sélectionnez la tranche horaire souhaitée et saisissez les détails dans la fenêtre d'activité qui s'affiche. L'icône Options de formulaire dans la barre d'outils permet de personnaliser le calendrier. Vous pouvez définir les couleurs, les horaires de travail et configurer l'affichage des activités d'autres utilisateurs avec des couleurs différentes dans le calendrier (vue de groupe incluant sept utilisateurs maximum).

8 ? Opportunités Gagnée Perdue Première réunion Seconde réunion Prospect
1ère étape (6%*) 2ème étape (20%) 3ème étape (40%) 4ème étape (60%) 5ème étape (80%) Première réunion Seconde réunion Prospect Offre Négociations Contact lors du salon Le contact se montre intéressé Vous saisissez le contact dans le système en tant que prospect Vous analysez les besoins du prospect et vous identifiez les produits adaptés Vous enregistrez les données de base du partenaire Négociations concernant les prix, les conditions de paiement, etc. Création d'une offre pour le client Négociations commerciales Le prospect achète des produits sur la base de l'offre Vous classifiez le prospect en tant que client dans le système car vous prévoyez d'autres ventes 600 euros** 2000 euros 4000 euros 6000 euros 8000 euros Vous pouvez utiliser les opportunités pour enregistrer, suivre et analyser chaque étape de votre potentiel commercial avec un client ou un prospect. Les activités liées à une opportunité se déroulent avant la conclusion d'une vente, gagnée ou perdue. Les volumes d'affaires potentiels et différentes informations connexes sont suivis et mis à jour dans le module des opportunités. La mise à jour de l'opportunité est effectuée d'après l'avancement des contacts et des négociations. Les données saisies à chaque étape de vente permettent de réaliser des analyses tout au long du processus de vente et après la clôture de l'opportunité. Vous pouvez créer les étapes du cycle de traitement selon vos besoins et gérer un pourcentage final (probabilité de réussite) pour chaque étape. Le système calcule un montant pondéré pour chaque étape d'après le montant potentiel que vous avez prévu pour l'opportunité. Vous pouvez modifier le pourcentage final de chaque opportunité à chaque étape. Vous pouvez utiliser autant d'étapes que vous voulez dans n'importe quel ordre pour l'opportunité. ? Gagnée Perdue * Probabilité de réussite ** Montant potentiel

9 Vous pouvez associer des activités à chaque étape
Fenêtre Opportunité Opportunité Code du partenaire C N° d'opportunité Nom du partenaire Tout le sport Statut En cours Contact M. Martin Date de début /09/04 Territoire du partenaire Ouest Date de fin /12/04 Commercial Marc Seller Le territoire spécifié dans la fiche du partenaire est repris par défaut dans l'en-tête de l'opportunité Potentiel Généralités Étapes Partenaires Concurrents Résumé Début Fin Étape Type document N° doc. Activités 20/09/ /09/ Prospect 24/09/ /09/ Intéressé 01/10/ /10/ Offre Offre Afficher activ. assoc. Doc. référencés Pour afficher ou gérer les données dans la fenêtre Opportunité, sélectionnez Opportunités -> Opportunité. La partie supérieure de la fenêtre Opportunité affiche des informations générales. Elle contient les informations relatives au client ou au prospect que vous saisissez ainsi que des informations générales sur l'opportunité en question. Vous pouvez créer autant d'étapes que vous le souhaitez pour l'opportunité et dans n'importe quel ordre. Il suffit de cliquer sur l'icône Type de document pour relier un document (offre ou commande client) à chaque étape. Le bouton Documents référencés vous permet d'obtenir la liste de tous les documents liés à l'opportunité. Vous pouvez également lier une activité à chaque étape (à l'aide de l'icône Activité de la colonne Activité). Pour appeler la liste des activités planifiées liées à l'opportunité, cliquez sur le bouton Afficher les activités associées. La zone Domaine du partenaire dans l'en-tête de l'opportunité est renseignée par défaut à partir de la fiche du partenaire. Vous pouvez modifier son contenu. Le domaine du partenaire peut servir de critère de sélection pour filtrer l'affichage des opportunités lors des analyses. Vous pouvez supprimer une opportunité dont le statut est en cours. Il n'est pas possible de supprimer les autres documents de vente (offres ou commandes client) dans le système. Vous pouvez associer des activités à chaque étape Vous pouvez relier des documents (par exemple une offre) à chaque étape

10 Territoires Monde Europe Sud Espagne Andalousie Grèce Catalogne … …
Nord Amérique États-Unis Californie Floride Les territoires permettent de gérer une zone géographique, une marque ou un type d'article et la hiérarchie de comptes correspondante. Pour définir des territoires, sélectionnez Administration -> Définition -> Généralités -> Domaines. Vous pouvez créer un territoire indépendant en tant qu'élément de niveau supérieur ou un territoire de niveau inférieur (fils ou frère). Avant de supprimer un territoire, assurez-vous qu'il n'est pas utilisé par une autre fonction, notamment par une opportunité. … … Canada

11 Affectation de territoires
Définition des territoires Données de base partenaire Monde Code C2020 Client Europe Sud Généralités Espagne Catalogne Nord Andalousie … Territoire Andalousie … … Opportunité Code partenaire C2020 Domaine du partenaire Andalousie Pour définir des territoires, sélectionnez Administration -> Définition -> Généralités -> Domaines. La zone Territoire, disponible dans l'onglet Généralités des données de base du partenaire, permet d'affecter un territoire au partenaire. Une fois le territoire associé au partenaire, il est utilisé par défaut dans la zone Domaine du partenaire lorsque vous créez une opportunité. Dans les analyses d'opportunités, le territoire peut servir de critère de sélection pour filtrer l'affichage en fonction des options requises. Le territoire défini pour le partenaire est également repris par défaut dans les données d'équipement client (opération de service).

12 États sur les opportunités
Opportunités - État des prévisions Opportunités - État du déroulement des prévisions Opportunités - État des statistiques État des opportunités Analyse par étape État de la distribution source État des opportunités gagnées/perdues Mes opportunités en cours/closes Opportunités en attente Pour accéder aux analyses des opportunités, sélectionnez Opportunités -> Analyses des opportunités ou utilisez le module États. Les états concernant les opportunités vous permettent d'optimiser votre processus de vente. Ces états peuvent prendre en compte toutes les opportunités ou seulement certaines, selon les critères de sélection définis. Lorsque vous sélectionnez un critère, vous accédez à une ou plusieurs fenêtres qui permettent de définir les options voulues. Certains états peuvent représenter les données sous forme de graphique ou de tableau. L'état des prévisions d'opportunités présente une projection des opportunités potentielles sur la base des dates planifiées de toutes les opportunités en cours. L'état du déroulement des prévisions d'opportunités présente les prévisions des opportunités en cours et closes regroupées selon la période sélectionnée. L'état des statistiques d'opportunités affiche le nombre d'opportunités en cours et closes ; les données peuvent être triées et affichées selon plusieurs combinaisons d'options. L'analyse par étape fournit une vue d'ensemble des taux de réussite des contacts. Il indique le nombre d'opportunités conclues au cours d'une étape spécifique ou la durée de chaque étape du processus de vente pour les différentes opportunités. L'état de la distribution source affiche les opportunités en fonction de leur origine, qui peuvent être regroupées selon différentes périodes (jours, semaines ou mois). L'état des opportunités gagnées fournit des informations sur les opportunités qui ont réussi. À l'inverse, l'état des opportunités perdues recense les opportunités qui ont échoué. L'état Mes opportunités en cours/closes affiche les opportunités de l'utilisateur actuellement connecté à SAP Business One.

13 Opportunités en attente
Sélectionnez : Saut ou : bouton droit de la souris -> Analyse dynamique des opportunités Analyse dynamique des opportunités Pour générer l'analyse des opportunités en attente, choisissez Définir les opportunités -> Analyses des opportunités -> Opportunités en attente, ou utilisez le module des analyses. L'analyse des opportunités en attente (analyse de pipeline) offre une synthèse de toutes les opportunités en cours. Elle indique également le potentiel de vente, l'étape de vente, le commercial responsable, etc. En cliquant sur chaque élément, vous pouvez appeler une analyse détaillée pour chaque étape. Utilisez le menu contextuel (sélectionnez Saut -> Analyse dynamique des opportunités) dans le pipeline des opportunités pour lancer l'analyse dynamique des opportunités qui affiche les dix à trente opportunités les plus importantes (en cours ou closes), ainsi que les détails depuis leur création jusqu'à leur clôture. Cette analyse permet d'étudier les opportunités en cours dans le pipeline des ventes. Elle facilite l'identification des opportunités qui présentent la probabilité de réussite la plus forte. Vous pouvez choisir de représenter les opportunités sous forme de lignes dans un tableau ou de segments dans un graphique. Cliquez deux fois sur une ligne du tableau ou un segment du graphique. SAP Business One affiche une nouvelle fenêtre contenant la liste des opportunités en cours pour chaque étape de vente.

14 Microsoft Outlook Integration
Contenu : Synchronisation des données Instantanés Offres Intégration des s Connexion à Microsoft Word/Microsoft Excel

15 Microsoft Outlook Integration : objectifs
À la fin de ce chapitre, vous serez en mesure : d'expliquer le mode d'utilisation et les fonctions de l'add-on Microsoft Outlook Integration ; de synchroniser les rendez-vous, les tâches et les contacts entre Microsoft Outlook et SAP Business One ; de créer des instantanés pour un partenaire ou un contact ; de gérer les offres dans Microsoft Outlook ; d'utiliser la fonction d'intégration des s pour Microsoft Outlook et SAP Business One ; de sauvegarder des données Microsoft Word ou Microsoft Excel dans SAP Business One.

16 Microsoft Outlook Integration : scénario de gestion
L'add-on Microsoft Outlook Integration pour SAP Business One permet d'échanger et de partager des données entre SAP Business One et Microsoft Outlook afin que vous et cos collègues soyez au courant des développements de compte et puissiez répondre de façon proactive aux opportunités.

17 Fonctionnalités de l'add-on Microsoft Outlook Integration
SAP Business One Synchronisation des données (calendrier, contacts, tâches) Connexion à Microsoft Word / Microsoft Excel Offres Intégration des s Instantané Synchronisation des données Vous pouvez synchroniser les types de données suivants dans SAP Business One et Microsoft Outlook : - Rendez-vous - Contacts - Tâches Instantanés Vous pouvez créer des instantanés des informations de SAP Business One et les associer à des contacts Microsoft Outlook. Offres Vous pouvez importer des offres de SAP Business One dans Microsoft Outlook, puis les afficher, les modifier et les envoyer sous forme d' s. Vous pouvez également créer des offres dans Microsoft Outlook et les sauvegarder dans SAP Business One. Intégration des s L'add-on Microsoft Outlook Integration permet d'effectuer les opérations suivantes : - sauvegarder un Microsoft Outlook en tant qu'activité dans SAP Business One ; - sauvegarder l' d'origine et les pièces jointes du fichier d'origine en tant que pièces jointes à une activité dans SAP Business One ; - effectuer le suivi d'une activité à l'aide des options de rappel. Connexion à Microsoft Word/Microsoft Excel L'add-on Microsoft Outlook Integration permet de vous connecter à SAP Business One à partir d'un document Microsoft Word et de sauvegarder un document Microsoft Word en tant qu'activité dans SAP Business One. La même fonction est disponible pour Microsoft Excel : les classeurs peuvent être sauvegardés en tant qu'activités avec un partenaire ou un contact dans SAP Business One.

18 Connexion à SAP Business One et à Microsoft
Microsoft Outlook Connexion Microsoft Word W SAP Business One Connexion Microsoft Excel Connexion X Vous pouvez établir des connexions entre SAP Business One et les produits Microsoft Office suivants : Microsoft Outlook Microsoft Word Microsoft Excel Pour ce faire, SAP Business One et l'add-on Intégration Microsoft Outlook doivent être installés sur votre ordinateur. Dans Microsoft Outlook, Microsoft Word ou Microsoft Excel, choisissez SAP Business One -> Connexion. L'option de menu SAP Business One apparaît dans la barre d'outils Microsoft une fois l'add-on installé. Vous devez établir une connexion entre Microsoft Outlook et SAP Business One pour effectuer les opérations suivantes : Associer un article aux données précédemment sauvegardées dans SAP Business One Sauvegarder un en tant qu'activité SAP Business One Synchroniser des articles Créer une offre Pour vous déconnecter de SAP Business One, dans Microsoft Outlook, Microsoft Word ou Microsoft Excel, choisissez SAP Business One -> Déconnexion.

19 Synchronisation des données : objectifs du sujet
À la fin de ce sujet, vous serez en mesure : d'expliquer le mode d'utilisation et les fonctions de synchronisation des données de l'add-on Microsoft Outlook Integration pour SAP Business One ; d'associer les rendez-vous, les tâches et les contacts de Microsoft Outlook aux données de SAP Business One ; de synchroniser les rendez-vous, les tâches et les contacts entre Microsoft Outlook et SAP Business One.

20 Association de rendez-vous aux données de SAP Business One
Microsoft Outlook SAP Business One Association (et synchronisation) à un partenaire, à un contact ou à un document Commande 1 2 Contact Partenaire Document Rendez-vous A c t i v i t é s a s s o c i é e s Activité Activité Activité Pour permettre la synchronisation des données, vous devez d'abord associer un rendez-vous existant dans Microsoft Outlook à des partenaires, contacts et documents liés, précédemment sauvegardés dans SAP Business One. Vous pouvez également ouvrir ou créer un rendez-vous dans Microsoft Outlook et choisir SAP Business One -> Associer … . Pour associer le rendez-vous à un partenaire et à un contact, saisissez les données nécessaires et effectuez les sélections appropriées dans l'onglet Partenaire. Pour associer le rendez-vous à un document, saisissez les données nécessaires et effectuez les sélections appropriées dans l'onglet Document. L'onglet Société affiche les informations de connexion de la session SAP Business One en cours. Pour associer le rendez-vous et le synchroniser aux données en cours dans SAP Business One, choisissez Synchroniser ceci. Pour le synchroniser ultérieurement, utilisez la fonctionnalité Synchronisation des données. Selon vos sélections, le rendez-vous Microsoft Outlook est associé au partenaire, au contact et/ou aux documents liés correspondants de SAP Business One. Une fois le rendez-vous associé synchronisé, les informations relatives à ce rendez-vous s'affichent. Pour afficher à tout moment le rendez-vous associé, activez-le et choisissez SAP Business One -> Rendez-vous associé. Réunion Réunion Réunion

21 Association de tâches aux données de SAP Business One
Microsoft Outlook SAP Business One Association (et synchronisation) à un partenaire, à un contact ou à un document Commande 1 2 Contact Partenaire Document Tâches A c t i v i t é s a s s o c i é e s Activité Activité Activité Avant d'effectuer la synchronisation des données, vous pouvez associer des tâches de Microsoft Outlook à des partenaires, contacts et documents liés, précédemment sauvegardés dans SAP Business One. Vous pouvez également ouvrir ou créer une tâche dans Microsoft Outlook et choisir SAP Business One -> Associer … . Pour associer la tâche à un partenaire et à un contact, saisissez les données nécessaires et effectuez les sélections appropriées dans l'onglet Partenaire. Pour associer la tâche à un document, saisissez les données nécessaires et effectuez les sélections appropriées dans l'onglet Document. L'onglet Société affiche les informations de connexion de la session SAP Business One en cours. Pour associer la tâche et la synchroniser aux données en cours dans SAP Business One, choisissez Synchroniser ceci. Pour la synchroniser ultérieurement, utilisez la fonctionnalité Synchronisation des données. Selon vos sélections, la tâche Microsoft Outlook est associée au partenaire, au contact et/ou aux documents liés correspondants de SAP Business One. Une fois la tâche associée synchronisée, les informations relatives à cette tâche s'affichent. Pour afficher à tout moment la tâche associée, activez-la et choisissez SAP Business One -> Tâche associée. Tâche Tâche Tâche

22 Association de contacts aux données de SAP Business One
Microsoft Outlook SAP Business One Association (et synchronisation) à un partenaire, à un contact ou à un document Partenaire Partenaire Contacts Contacts Avant d'effectuer la synchronisation des données, vous pouvez associer des contacts de Microsoft Outlook à des partenaires précédemment sauvegardés dans SAP Business One. Vous pouvez également ouvrir ou créer un contact dans Microsoft Outlook et choisir SAP Business One -> Associer … . Pour associer le contact à un partenaire, saisissez les données nécessaires et effectuez les sélections appropriées dans l'onglet Partenaire. L'onglet Société affiche les informations de connexion de la session SAP Business One en cours. Pour associer le contact et le synchroniser aux données en cours dans SAP Business One, choisissez Synchroniser ceci. Pour le synchroniser ultérieurement, utilisez la fonctionnalité Synchronisation des données. Selon vos sélections, le contact Microsoft Outlook est associé au partenaire SAP Business One. Une fois le contact associé synchronisé, les informations relatives à ce contact s'affichent. Pour afficher à tout moment le contact associé, activez-le et choisissez SAP Business One -> Contact associé. Contact

23 Synchronisation des données
Activité Synchronisation des données Rendez-vous Réunion / appel tél. Microsoft Outlook SAP Business One Activité Rendez-vous Tâches Contacts Tâche Tâches Contact Contacts La synchronisation des données entre SAP Business One et Microsoft Outlook comprend les éléments suivants : Rendez-vous MS Outlook et activités SAP Business One (réunions/appels téléphoniques) Tâches MS Outlook et activité SAP Business One (tâche) Contacts MS Outlook et partenaire/contact SAP Business One Pour définir l'élément à synchroniser, vous choisissez des critères propres à chacun de ces éléments. Les critères (paramètres par défaut) sont groupés selon les catégories suivantes : Paramètres généraux ; par exemple, un type d'élément (rendez-vous, contact et/ou tâche) sera synchronisé. Paramètres de calendrier ; par exemple, la plage de dates des rendez-vous sera synchronisée. Paramètres de contact ; par exemple, seuls les contacts appartenant à un partenaire donné seront synchronisés. Paramètres de tâche ; par exemple, seules les tâches en cours seront synchronisées. Paramètres de planification ; par exemple, vous pouvez planifier la synchronisation automatique des données chaque fois que vous vous connectez à SAP Business One. Paramètres de résolution de conflit ; par exemple, lorsque deux copies système différentes existent pour le même rendez-vous (une dans SAP Business One et une dans Microsoft Outlook), vous décidez celle qui sera écrite dans l'autre système. Partenaire

24 Instantané : objectifs du sujet
À la fin de ce sujet, vous serez en mesure : d'expliquer le mode d'utilisation et les fonctions d'instantané de l'add-on Microsoft Outlook Integration pour SAP Business One ; de créer un instantané pour un contact.

25 Instantanés Instantané d'un client Résumé
Instantané d'un client Partenaire C1000 ToutSport Contact M. Schneider Date de l'instantané 27 octobre 2004 Télédéchargé par Marc Seller Résumé Situation du compte 481,84 Commandes 636,15 Activités (en cours) 2 Produits (dernier montant total des ventes) 97,88 Factures client Offres 88.684,55 Livraisons 646,01 Retours 0,00 Équipement client Appels de service (en cours) 1 Opportunités (montant pondéré) 71.327,76 Contrats de service (actifs) Un instantané est un ensemble d'informations (requêtes) défini par l'utilisateur à partir de SAP Business One, qui se rapporte à un partenaire ou à un contact. Ces requêtes peuvent, par exemple, inclure les transactions de comptes, les bons de livraisons, les appels de service et les activités associés à ce partenaire/contact. Un instantané est créé sous forme de classeur Microsoft Excel ou de texte en clair. Lorsque vous associez et synchronisez un contact de Microsoft Outlook à un partenaire/contact de SAP Business One, vous pouvez également créer un instantané. Pour le créer, vous sélectionnez un modèle d'instantané que vous avez défini au préalable dans SAP Business One. Le modèle définit les requêtes de SAP Business One à télédécharger vers le contact Microsoft Outlook associé. L'add-on Intégration Microsoft Outlook fournit dix modèles d'instantané par défaut : Client (par partenaire) Client (par contact) Fournisseur (par partenaire) Fournisseur (par contact) Ventes (par partenaire) Ventes (par contact) Service (par partenaire) Service (par contact) Achats (par partenaire) Achats (par contact)

26 Création d'un instantané pour un contact Microsoft Outlook
SAP Business One Association (et synchronisation) à un partenaire, un contact ou un document Création d'un instantané Contacts Partenaire Section Notes Contacts Instantané du client Partenaire C1000 Contact M. Paul Date de l'instantané octobre 2004 Vous créez un instantané (ensemble d'informations défini par l'utilisateur à partir de SAP Business One, qui se rapporte à un partenaire ou à un contact) pour un contact Microsoft Outlook. L'instantané est créé sur la base d'un modèle. Le contenu de l'instantané est sauvegardé dans la section Notes de la fiche Contact. Pour créer l'instantané d'un partenaire, ouvrez ou créez un contact dans Microsoft Outlook et choisissez SAP Business One -> Associer … . Pour associer le contact à un partenaire, saisissez les données nécessaires et effectuez les sélections appropriées dans l'onglet Partenaire. Pour créer un instantané, sélectionnez dans l'onglet Instantané la catégorie, la langue, le modèle d'instantané, le format texte en clair ou Microsoft Excel et la date de télédéchargement de l'instantané. Pour associer le contact, synchronisez-le aux données en cours dans SAP Business One et choisissez Synchroniser ceci. Une fois le contact synchronisé, un instantané est créé pour le contact Microsoft Outlook. Le contenu de l'instantané est sauvegardé dans la section Notes du contact Microsoft Outlook. Situation du compte ,84 Activités (en cours) Factures client ,84 Contact

27 Offres : objectifs du sujet
À la fin de ce sujet, vous serez en mesure : d'expliquer le mode de fonctionnement et les fonctions d'offre de l'add-on Microsoft Outlook Integration pour SAP Business One ; d'importer des offres de SAP Business One dans Microsoft Outlook ; de créer, modifier, afficher des offres et les envoyer sous la forme d' s à partir de Microsoft Outlook.

28 Microsoft Outlook Integration : fonctionnalités des offres
Créer Modifier Afficher Offres Client C1000 A03 Chaussu ,90 B10 Chausset ,50 Envoyer un La fonction d'offre de l'add-on Microsoft Outlook Integration permet d'effectuer les opérations suivantes : Importer et modifier des offres de SAP Business One dans Microsoft Outlook Créer des offres dans Microsoft Outlook et les sauvegarder dans SAP Business One Envoyer une offre par à l'aide de Microsoft Outlook

29 Envoi d'offres par e-mail en pièces jointes
Microsoft Outlook Créer Modifier Afficher Offres Client C1000 Envoyer A03 Chaussu ,90 B10 Chausset ,50 avec offre en pièce jointe Pour envoyer une offre en pièce jointe d'un à l'aide de Microsoft Outlook, cliquez sur le dossier Offres. La liste de toutes les offres que vous avez importées à partir de SAP Business One apparaît. Double-cliquez sur l'offre que vous voulez envoyer par en pièce jointe. La boîte de dialogue Offres apparaît. Sélectionnez Envoyer. L'offre est créée sous forme de document Microsoft Word, puis elle est incluse automatiquement en tant que pièce jointe à l' qui apparaît. L'adresse du contact de l'offre est reprise par défaut dans l' .

30 Importation d'offres dans Microsoft Outlook
SAP Business One Importation Importing Créer Modifier Afficher Créer Modifier Afficher Offres Offres Client C1000 Client C1000 Client C1000 Client C1000 A03 Chaussu ,90 A03 Chaussu ,90 A03 Chaussu ,90 B10 Chausset ,50 A03 Chaussu ,90 B10 Chausset ,50 B10 Chausset ,50 B10 Chausset ,50 Vous pouvez importer des offres de SAP Business One dans Microsoft Outlook, puis les afficher, les modifier et les envoyer sous forme d' s. Utilisez des critères de sélection pour définir les offres à importer depuis SAP Business One dans Microsoft Outlook. Ces critères sont les suivants : Propriétaire de l'offre Statut de l'offre Date d'enregistrement de l'offre Pour importer de nouvelles offres en fonction de vos critères de sélection, dans Microsoft Outlook, sélectionnez SAP Business One -> Offres -> Actualiser. Ces offres sont incluses dans le dossier Offres figurant dans la liste de dossiers Microsoft Outlook.

31 Création d'offres dans Microsoft Outlook
SAP Business One Créer Modifier Offres Offres Client C1000 Client C1000 Client C1001 Client C1001 Mettre à jour A03 Chaussu ,90 A03 Chaussu ,50 A03 Chaussu ,50 B10 Chausset ,50 B10 Chausset ,99 B10 Chausset ,99 Pour créer ou modifier des offres dans Microsoft Outlook, vous devez établir au préalable une connexion entre SAP Business One et Microsoft Outlook. Pour créer une offre dans Microsoft Outlook, cliquez sur le dossier Offres. Dans la barre de menus de Microsoft Outlook, choisissez SAP Business One -> Nouvelle offre. Le modèle Offres apparaît. Saisissez les données nécessaires. Cliquez sur Mettre à jour pour sauvegarder la nouvelle offre dans SAP Business One. La nouvelle offre est enregistrée dans SAP Business One. Elle ne sera ajoutée dans votre dossier Offres que si elle correspond à vos critères de sélection actuels.

32 Intégration d'E-mail : objectifs du sujet
À la fin de ce sujet, vous serez en mesure : d'expliquer le mode d'utilisation et les fonctions d' de l'add-on Microsoft Outlook Integration pour SAP Business One ; d'envoyer, de transférer et de recevoir des s dans Microsoft Outlook et les sauvegarder en tant qu'activités dans SAP Business One.

33 Intégration des e-mails
Microsoft Outlook SAP Business One Sauvegarder un en tant qu'activité Envoyer Recevoir Transférer des s Commande 1 2 Contact Partenaire Document A c t i v i t é s a s s o c i é e s Activité Activité Activité L'intégration des s s'effectue en temps réel (intégration transactionnelle) entre SAP Business One et Microsoft Outlook. Vous pouvez sauvegarder les s que vous recevez, envoyez ou transférez dans Microsoft Outlook en tant qu'activités dans SAP Business One. La synchronisation des s entre SAP Business One et Microsoft Outlook n'est pas prise en charge. Pour sauvegarder les s que vous recevez, envoyez ou transférez dans Microsoft Outlook en tant qu'activités dans SAP Business One, vous disposez des options suivantes : Sauvegarder un en tant qu'activité – Paramètres par défaut Si vous choisissez ce point de menu, vous pouvez définir des paramètres par défaut pour le suivi et les pièces jointes de l'activité. Sauvegarde rapide d'un en tant qu'activité Si vous choisissez ce point de menu (et selon que vous êtes le destinataire ou l'expéditeur de l' ), le système met en correspondance l'adresse du destinataire ou de l'expéditeur avec le partenaire ou le contact approprié dans SAP Business One. Si plus de deux parties sont impliquées dans l'échange de l' , vous êtes invité à choisir l'adresse principale à utiliser pour rechercher un partenaire ou un contact dans SAP Business One. Une fois l'association définie, une activité est créée automatiquement pour le partenaire ou le contact dans SAP Business One. Selon vos paramètres, vous pouvez également sauvegarder l' d'origine et tout fichier en pièce jointe, en tant que pièces jointes de l'activité dans SAP Business One. Sauvegarder l' en tant qu'activité… Si vous choisissez ce point de menu, la boîte de dialogue Sauvegarder l' en tant qu'activité apparaît. Déterminez le partenaire ou le contact manuellement et définissez les paramètres de suivi et de pièce jointe de l'activité. Autres Autres Autres

34 Connexion à Microsoft Word/Microsoft Excel : objectifs du sujet
À la fin de ce sujet, vous serez en mesure : d'expliquer le mode d'utilisation de l'add-on Microsoft Outlook Integration pour SAP Business One pour se connecter à Microsoft Word / Microsoft Excel ; de sauvegarder des documents Microsoft Word en tant que pièces jointes à des activités dans SAP Business One ; de sauvegarder des classeurs Microsoft Excel en tant que pièces jointes à des activités dans SAP Business One.

35 Connexion à Microsoft Word
SAP Business One W Microsoft Word Sauvegarder un document Word en tant qu'activité Commande 1 2 Contact Partenaire Document A c t i v i t é s a s s o c i é e s Activité Activité Activité MS Word MS Word MS Word W W W L'add-on Microsoft Outlook Integration vous permet également de sauvegarder des données Microsoft Word dans SAP Business One. Une fois que vous êtes connecté à SAP Business One à partir d'un des programmes suivants, vous pouvez utiliser les autres programmes sans avoir à vous connecter séparément : Microsoft Outlook Microsoft Word Microsoft Excel Vous pouvez sauvegarder un document Microsoft Word en tant qu'activité dans SAP Business One. Vous pouvez sélectionner dans SAP Business One le partenaire ou le contact avec lequel un document Microsoft Word est sauvegardé en tant qu'activité. Vous pouvez associer d'autres types de document de SAP Business One à la nouvelle activité. Vous pouvez demander au système de vous rappeler d'effectuer le suivi de la nouvelle activité dans SAP Business One. Autres Autres Autres

36 Connexion à Microsoft Excel
SAP Business One Microsoft Excel X Sauvegarder un classeur Excel en tant qu'activité Commande 1 2 Contact Partenaire Document A c t i v i t é s a s s o c i é e s Activité Activité Activité MS Excel MS Excel MS Excel X X X L'add-on Microsoft Outlook Integration opère de la même façon pour sauvegarder des données Microsoft Excel dans SAP Business One que pour des données Microsoft Word. Cet add-on vous permet de sauvegarder des données Microsoft Excel dans SAP Business One. Une fois que vous êtes connecté à SAP Business One à partir d'un des programmes suivants, vous pouvez utiliser les autres programmes sans avoir à vous connecter séparément : Microsoft Outlook Microsoft Word Microsoft Excel Vous pouvez sauvegarder un classeur Microsoft Word en tant qu'activité dans SAP Business One. Vous pouvez sélectionner dans SAP Business One le partenaire ou le contact avec lequel un document Microsoft Excel est sauvegardé en tant qu'activité. Vous pouvez associer d'autres types de document de SAP Business One à la nouvelle activité. Vous pouvez demander au système de vous rappeler d'effectuer le suivi de la nouvelle activité dans SAP Business One. Autres Autres Autres

37 CRM : résumé du chapitre
Vous êtes désormais en mesure : de définir des territoires ; de gérer des activités ; d'utiliser la fonctionnalité de calendrier ; d'utiliser des opportunités pour étayer votre potentiel de vente ; d'analyser le résultat de vos opportunités ; d'utiliser MS Outlook Integration.