Tutoriel de gestion des cotisations

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1 Tutoriel de gestion des cotisations
B-ASSOCIATION Tutoriel de gestion des cotisations Ce tutoriel vous explique en détail les règles de fonctionnement utilisées par B-Association pour gérer les cotisations.

2 par « Période » ET par adhérent ou par foyer.
Comment B-Association gère t il les cotisations ? Les cotisations sont gérées ; par « Période » ET par adhérent ou par foyer. B-Association gère quatre type de cotisations ; Le droit d’entrée, La cotisation annuelle, La cotisation 1 au niveau de chaque section La cotisation 2 au niveau de chaque section. Ces quatre types de cotisations sont détaillés dans les pages suivantes. Ils sont tous facultatifs. Vous pourrez les combiner à loisir entres eux pour adapter le logiciel à vos contraintes de gestion des cotisations.

3 LE DROIT D’ENTREE (1/2) Explications Une association peut instaurer le paiement d’un droit d'entrée pour les nouveaux adhérents. Cette décision doit figurer dans les statuts de l’association. Le versement est effectué une seule fois, lors de la première adhésion et pour toute la durée de présence de l’adhérent dans l’association. Son montant est librement fixé par l'association qui peut décider qu'il lui est définitivement acquis. L'instauration d'un droit d'entrée peut se justifier par exemple si l'association a acquis des équipements onéreux financés par les premiers membres. Le droit d'entrée permet de mettre tous les membres, anciens et nouveaux, sur un pied d'égalité.

4 LE DROIT D’ENTREE (2/2) Comment B-Association gère le droit d’entrée ? Le montant à régler par chaque adhérent pour le droit d’entrée est déclaré au niveau de la période de cotisation. Ceci vous permettra de mettre en œuvre ou non cette gestion à chaque nouvelle période. Seuls les adhérents ayant adhéré au cours de la période seront éventuellement concernés par le paiement du droit d’entrée. Un droit d’entrée ne doit être réglé qu’une seule fois par chaque adhérent. Par conséquent, le suivi de ce paiement se fait dans la fiche individuelle de l’adhérent. B-Association complétera automatiquement cette fiche lorsque le droit d’entrée aura été réglé.

5 LA COTISATION ANNUELLE
Explications La cotisation annuelle est une cotisation d’un montant fixe que chaque adhérent doit régler à chaque nouvelle période. Cette cotisation est donc déclarée au niveau de la période de cotisation. Les associations qui ne sont pas organisées en sections pourront utiliser cette notion de cotisation annuelle pour gérer une cotisation unique demandée à tous les adhérents. D’autres associations utilisent une notion de cotisation « fixe » à laquelle viendra s’ajouter le montant de la ou des activités suivies par l’adhérent. La « Cotisation annuelle » de B-Association pourra être utilisée dans ce cas pour gérer la cotisation fixe. Exemples : d’utilisations

6 LES COTISATIONS AU NIVEAU DE LA « SECTION »
Explications B-Association peut gérer deux montants de cotisations différents pour chacune de vos sections. De nombreuses associations ont en effet besoin de séparer la partie « Cotisation fédération » par exemple de la partie « Cotisation adhérent » Vous avez donc la possibilité de déclarer au niveau de chaque section, un montant de « Cotisation 1 » et un montant de « Cotisation 2 » Vous affinerez ainsi votre gestion en obtenant ensuite un état détaillant chacune de ces deux cotisations.

7 LES TYPES D’ADHERENTS (1/3)
Explications Dans de très nombreuses associations, il est nécessaire de pouvoir gérer différemment les cotisations de certains adhérents. Un « Président d’honneur » par exemple peut être exempté de payer des cotisations pour le remercier des services rendus. L’entraîneur d’un club sportif ne paie par exemple que la partie « Cotisation fédération », la partie « Cotisation adhérent » étant offerte par le club. Nous pouvons ainsi multiplier les exemples. Pour pouvoir gérer cette multitude de cas, B-Association utilise la notion de « Type d’adhérent ». Un type d’adhérent permet de fixer les règles de gestion de chacun des quatre types de cotisations (droit d’entrée, cotisation annuelle, les deux cotisations sections).

8 LES TYPES D’ADHERENTS (2/3)
Explications suite Je créé par exemple un type d’adhérent « Entraîneur » et pour chaque type de cotisation, je détermine les règles suivantes ; Droits d’entrée Paie : Oui ou Non Si oui : Paie le montant déterminé au niveau de la période de cotisation ou paie un montant de droit d’entrée préférentiel ? Si montant préférentiel, de combien est il ? Cotisation annuelle Paie : Oui ou Non cotisation ou paie un montant de cotisation préférentiel ? Cotisation 1 section et cotisation 2 section Pour chacun de ces types de cotisations, je répond aux mêmes questions ; paie oui ou non, si oui paie le montant déterminé ou un montant préférentiel ?

9 LES TYPES D’ADHERENTS (3/3)
Explications suite Je peux ainsi créer autant de « Type d’adhérent » que nécessaire. Lors de la création des adhérents, j’affecterai tous les entraîneurs sur le type d’adhérent « Entraîneur » tous les joueurs sur un type d’adhérent « Licencié » par exemple, etc.. TRES IMPORTANT Lors de la création des cotisations de l’adhérent, les règles déterminées au niveau de son « Type d’adhérent » seront gérées automatiquement par le logiciel et seront prioritaires par rapport à celles fixées pour la période et la ou les sections de rattachement. Exemple Pour la période 2009/2010, j’ai déclaré un montant de « Cotisation annuelle » de 15 euros. Si dans le type d’adhérent Entraîneur, j’ai coché « Ne paie pas de cotisation annuelle », le montant de la cotisation annuelle sera initialisé à zéro pour tous les entraîneurs.

10 LA GESTION DES COTISATIONS
Comment B-Association gère t il les cotisations ? Les cotisations sont gérées par « Période » ET par adhérent ou par foyer. Période Une période est déterminée par une date de début et une date de fin. Elle correspond à la notion de « Saison » utilisée par de nombreuses associations. Les caractéristiques d’une période sont les suivantes ; Libellé de la période : 2009/2010 par exemple Date de début : 01/09/2009 Date de fin : 31/08/2010 Droits d’entrée : 20,00 € Cotisation annuelle : 15,00 € La période pourra couvrir n’importe quelles dates selon votre convenance (du 1er janvier au 31 décembre par exemple).

11 LA GESTION DES COTISATIONS
Comment sont calculées les cotisations d’un adhérent ? Par adhérent Tout adhérent « actif » sera géré à titre individuel sauf s’il fait partie d’un foyer en tant que « Chef de famille » ou de membre du foyer. Pour chaque période de cotisation, B-Association calculera le montant à régler par chaque adhérent à partir des règles de gestion définies au niveau de son type d’adhérent et en cumulant les quatre types de cotisations s’ils existent ; droit d’entrée, cotisation annuelle et pour chaque section, les montants de cotisations 1 et 2. Un adhérent peut être affecté sur plusieurs sections au cours de la même période. B-Association cumulera pour chaque adhérent les cotisations qu’il doit payer sur chacune des sections de rattachement.

12 LA GESTION DES COTISATIONS
Comment sont calculées les cotisations d’un foyer ? Par foyer (1/2) Il est possible de regrouper plusieurs membres d’une même « famille » pour constituer un « foyer ». L’un des membres est déclaré « Chef de famille ». Les autres membres de la famille sont rattachés au Chef de famille. Seul le chef de famille fera ensuite l’objet d’un suivi des cotisations. Des règles de gestion spécifiques au foyer devront être précisée pour chaque type de cotisation ; Droit d’entrée Soit : le foyer exonéré (chef de famille et les membres rattachés) Soit ; Chaque membre du foyer paie. Chaque membre est dans ce cas géré selon les règles utilisées pour un adhérent seul (être actif, règles de gestion de chaque type d’adhérent). Soit ; On applique un montant forfaitaire pour l’ensemble des membres du foyer.

13 LA GESTION DES COTISATIONS
Comment B-Association gère t il les cotisations ? Par foyer (2/2) Cotisation annuelle Soit : le foyer exonéré (chef de famille et les membres rattachés) Soit ; Chaque membre du foyer paie. Chaque membre est dans ce cas géré selon les règles utilisées pour un adhérent seul (être actif, règles de gestion de chaque type d’adhérent). Soit ; On applique un montant forfaitaire pour l’ensemble des membres du foyer. Cotisation 1 section et cotisation 2 section membres du foyer en fonction du nombre de membres qui composent le foyer.

14 LA GESTION DES COTISATIONS
Comment commencer ? Avant de commencer la gestion des cotisations proprement dite, il vous faut mettre à jour vos différentes données et vérifier tous vos paramétrages. Suivez l’ordre indiqué ci-dessous. Paramétrez vos types d’adhérent Les paramètres de chacun de vos types d’adhérent ont peut être changés depuis la période précédente. Certains types d’adhérent paient désormais la cotisation annuelle ou les montants préférentiels votés en assemblée ont été augmentés. Liste des adhérents Vous avez très certainement de nouveaux adhérents. Ajoutez les dans votre liste. Pour ceux qui ne renouvellent pas leur adhésion, rendez les simplement inactifs.

15 LA GESTION DES COTISATIONS
Comment commencer ? Créer une nouvelle période La création d’une nouvelle période vous permet d’en déterminer les dates de début et de fin, de fixer les montants du droit d’entrée et de la cotisation annuelle s’ils existent. Gérer vos sections Une section ne peut être rattachée qu’à une seule période. A chaque nouvelle période, créez vos sections que vous rattacherez à la nouvelle période créée. Affectez vos adhérents sur chacune des sections. Gérer les foyers Vérifiez que votre liste de foyers est à jour. N’y a-t-il pas de nouveaux foyer ou de nouveaux membres à rattacher aux foyers ? Tous les membres qui composent le foyer ont-ils reconduit leur adhésion ? Pour un membre rattaché au foyer qui n’aurait pas reconduit son adhésion, il suffira de le rendre inactif, mais pour un Chef de famille, il faudra reconstituer le foyer.

16 LA GESTION DES COTISATIONS
Comment commencer ? Gérer les cotisations Il ne vous reste plus qu’à créer les cotisations. Si vous avez bien effectué toutes les opérations précédemment décrites, il vous suffit de sélectionner la nouvelle période dans l’écran de gestion des cotisations et de cliquer sur le bouton magique « Initialiser » B-Association générera automatiquement une cotisation pour chaque adhérent et pour chaque foyer en tenant compte pour chacun d’eux de leurs paramètres personnalisés et de leurs sections de rattachement. Sachez que chaque cotisation générée automatiquement reste ensuite modifiable en cas de besoin. Il ne vous restera plus qu’à enregistrer pour chacun d’eux le ou les paiements de leur cotisation, et çà, je ne vais pas pouvoir l’automatiser  Bon courage et bonne utilisation !