L’archivage au Conseil général de la Haute-Vienne

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1 L’archivage au Conseil général de la Haute-Vienne
Archives départementales de la Haute-Vienne L’archivage au Conseil général de la Haute-Vienne 16 octobre 2008

2 Déménagement : proposition de méthode en 6 étapes
Ces différentes étapes seront développées au cours des réunions ultérieures.

3 LA RÉGLEMENTATION ARCHIVISTIQUE
Première étape RÉUNIR LA RÉGLEMENTATION ARCHIVISTIQUE

4 1. RÉUNIR LA RÉGLEMENTATION ARCHIVISTIQUE
Elle fixe : - les durées légales de conservation des documents - leur sort final  (versement ou élimination) Et les services pour lesquels il n’existe pas de réglementation ?

5 REPERER LES ELIMINABLES EN MASSE
2e étape REPERER LES ELIMINABLES EN MASSE

6 2. REPERER LES ELIMINABLES EN MASSE
Il s’agit d’éliminations particulièrement « rentables » : catégories de documents facilement identifiables et localisables, qui prennent beaucoup de place et qui paraissent pouvoir être éliminées. vérifier la réglementation procéder à ces éliminations dans le respect de la procédure.

7 FAIRE UN RÉCOLEMENT (ÉTAT DES LIEUX)
3e étape FAIRE UN RÉCOLEMENT (ÉTAT DES LIEUX)

8 3. FAIRE UN RÉCOLEMENT (ÉTAT DES LIEUX)
localiser les documents existants les identifier déterminer leur sort en fonction de la réglementation Etape déterminante pour la suite des opérations : si elle est réalisée avec soin les autres étapes seront nettement facilitées. Et si le service ne peut pas dégager les moyens humains nécessaires ? Cette étape sera développée lors d’une réunion ultérieure

9 PROCÉDER AUX ÉLIMINATIONS
4e étape PROCÉDER AUX ÉLIMINATIONS

10 4. PROCÉDER AUX ÉLIMINATIONS
Le récolement permet de repérer facilement les documents qui peuvent être éliminés. vérifier la réglementation procéder à ces éliminations dans le respect de la procédure.

11 PROCEDER AUX VERSEMENTS
5e étape PROCEDER AUX VERSEMENTS

12 5. PROCEDER AUX VERSEMENTS
Le récolement permet de repérer facilement les documents qui peuvent être versés. vérifier la réglementation procéder au versement.

13 PRÉPARER LE DÉMÉNAGEMENT
6e et dernière étape PRÉPARER LE DÉMÉNAGEMENT

14 6. PRÉPARER LE DÉMÉNAGEMENT
Le volume de documents à déménager est désormais très réduit. Il reste donc : à distinguer les dossiers d’utilisation fréquente (qui devront rester dans les bureaux) et ceux qui devront rejoindre la salle de préarchivage ; à prévoir les regroupements nécessaires dans le cas où une même catégorie de documents se trouve dispersée ; à évaluer la place nécessaire pour chaque catégorie de documents dans la salle d’archives ; à éditer des lots d’étiquettes comportant l’intitulé du service et un numéro d’ordre pour une remise en place ordonnée dans les nouveaux locaux.

15 Proposition de calendrier
fin 2008 1er sem. 2009 2e sem. 2009 1er sem. 2010

16 pour un service ayant un arriéré d’archives
Proposition de calendrier pour un service ayant un arriéré d’archives été 2008 fin 2008 1er sem. 2009 2e sem. 2009 1er sem. 2010

17 pour un service ayant un arriéré d’archives
Proposition de calendrier pour un service ayant un arriéré d’archives été 2008 mesure du métrage fin 2008 1er sem. 2009 2e sem. 2009 1er sem. 2010

18 Proposition de calendrier
pour un service ayant un arriéré d’archives été 2008 mesure du métrage fin 2008 repérage des éliminables en masse 1er sem. 2009 2e sem. 2009 1er sem. 2010

19 Proposition de calendrier
pour un service ayant un arriéré d’archives été 2008 mesure du métrage fin 2008 repérage des éliminables en masse 1er sem. 2009 1/ éliminations de masse 2/ état des lieux ou « récolement » 2e sem. 2009 1er sem. 2010

20 Proposition de calendrier
pour un service ayant un arriéré d’archives été 2008 mesure du métrage fin 2008 repérage des éliminables en masse 1er sem. 2009 1/ éliminations de masse 2/ état des lieux ou « récolement » 2e sem. 2009 versement (ou semestre suivant ) 1er sem. 2010

21 Proposition de calendrier
pour un service ayant un arriéré d’archives été 2008 mesure du métrage fin 2008 repérage des éliminables en masse 1er sem. 2009 1/ éliminations de masse 2/ état des lieux ou « récolement » 2e sem. 2009 versement (ou semestre suivant ) 1er sem. 2010 1/ versement (ou semestre précédent) 2/ préparation du déménagement

22 Proposition de calendrier
pour un service ayant un arriéré d’archives pour un service qui est « à jour » été 2008 mesure du métrage fin 2008 repérage des éliminables en masse 1er sem. 2009 1/ éliminations de masse 2/ état des lieux ou « récolement » 2e sem. 2009 versement (ou semestre suivant ) 1er sem. 2010 1/ versement (ou semestre précédent) 2/ préparation du déménagement

23 Proposition de calendrier
pour un service ayant un arriéré d’archives pour un service qui est « à jour » été 2008 mesure du métrage fin 2008 repérage des éliminables en masse processus habituel 1er sem. 2009 1/ éliminations de masse 2/ état des lieux ou « récolement » 2e sem. 2009 versement (ou semestre suivant ) 1er sem. 2010 1/ versement (ou semestre précédent) 2/ préparation du déménagement

24 Proposition de calendrier
pour un service ayant un arriéré d’archives pour un service qui est « à jour » été 2008 mesure du métrage fin 2008 repérage des éliminables en masse processus habituel 1er sem. 2009 1/ éliminations de masse 2/ état des lieux ou « récolement » 2e sem. 2009 versement (ou semestre suivant ) 1er sem. 2010 1/ versement (ou semestre précédent) 2/ préparation du déménagement préparation du déménagement

25 Archives courantes Archives intermédiaires Archives définitives Qu’est-ce à dire ?

26 les archives courantes :

27 les archives intermédiaires : (« préarchivage »)

28 les archives définitives :
photo des Archives départementales de la Haute-Vienne

29 C. FINANCES. Le tableau d’archivage indique la D.U.A.des documents
Budget primitif et modificatif 10 ans conserver Budgets de production, de co-production et de co-réalisation de spectacles Pièces justificatives (billetterie, factures, relevés bancaires...) jugement des comptes + 1 an détruire Documents comptables (journaux, grand livre, balances idem tri ne conserver que le grand livre

30 doivent être conservés
Le tableau d’archivage indique si les documents ayant atteint leur D.U.A. doivent être conservés ou peuvent être éliminés C. FINANCES. Budget primitif et modificatif 10 ans conserver Budgets de production, de co-production et de co-réalisation de spectacles Pièces justificatives (billetterie, factures, relevés bancaires...) jugement des comptes + 1 an détruire Documents comptables (journaux, grand livre, balances idem tri ne conserver que le grand livre

31 Les documents à conserver
sont versés aux Archives

32 Bordereau de versement
Les documents à conserver sont versés aux Archives Bordereau de versement

33 Bordereau de versement
Les documents à conserver sont versés aux Archives Bordereau de versement + documents

34 Bordereau de versement
Les documents à conserver sont versés aux Archives Bordereau de versement + documents

35 Les documents à éliminer

36 Les documents à éliminer
sont éliminés Bordereau d’élimination

37 Les documents à éliminer
sont éliminés Bordereau d’élimination

38 Le rôle du correspondant archives
Il a pour mission, sous l’autorité de son chef de service, de suivre les questions relatives aux archives de son service, en liaison avec les Archives départementales. En particulier : il prépare, organise ou coordonne les versements et les éliminations il informe son service des évolutions archivistiques (évolutions juridiques ou réglementaires, nouveaux outils) il participera en temps opportun à l’élaboration de la charte d’archivage du service à moyen terme il étudiera les questions relatives à l’archivage électronique

39 Fin