Baccalauréat professionnel Gestion -- Administration

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1 Baccalauréat professionnel Gestion -- Administration
ANALYSE DU RÉFÉRENTIEL L’enseignement de l’économie-droit peut-être intégré dans la répartition entre le binôme Pas de répartition par pôle mais une répartition des situations professionnelles données au proviseur et chef de travaux pour s’assurer que l’enseignement complet est couvert. Sur la base de 50/50 selon les moyens humains et compétences dans l’établissement. Il n’y a plus de compta pure dans les contenus mais de la gestion et de l’analyse à transmettre à nos élèves au travers des mises en situation Nouméa – 2012

2 PREMIERE SESSION DE FORMATION SECONDE SESSION DE FORMATION
Référentiel d’activités professionnelles (RAP) Champ d’activités (Définition du métier + contexte professionnel ) Appellation du diplôme Pôle 2 - Gestion administrative des relations avec le personnel Pôle 1 – Gestion administrative des relations externes Pôle 4 – Gestion administrative des projets Pôle 3 – Gestion administrative interne Référentiel de certification Les compétences dans les situations professionnelles p. 22 REPERTOIRE DES SITUATIONS PROFESSIONNELLES DESCRIPTIF DES SITUATIONS PROFESSIONNELLES déclinées en 13 classes professionnelles et 55 situations de travail Modalités de certification Unités constitutives du diplôme Définition des épreuves Règlement d’examen Chaque pôle fait l’objet d’une épreuve ou d’une sous épreuve à l’examen PREMIERE SESSION DE FORMATION Référentiel p. 4 à 9 Référentiel p. 10 à 21 ARCHITECTURE DU RÉFÉRENTIEL ARCHITECTURE DU REFERENTIEL Le préambule page 2 du référentiel fournit quelques axes méthodologiques pour faciliter la lecture et la compréhension du bac GA (5 critères à préciser : voir page 2) P 4 à 9 : correspond à la formation du 6/6 P 10 à 21 : le RAP P 22 à 79 : le RC Dans l’ancien référentiel, les objectifs se mesuraient en terme de compétences à atteindre et il y avait la distinction entre les enseignements de secrétariat et de comptabilité Dans le nouveau référentiel on travaille en terme de performances ce qui veut dire que c’est à travers des situations professionnelles que l’élève comme le professeur peuvent mesurer l’acquisition des compétences P 23 : le répertoire des situations professionnelles (liste des situations) À partir de la P 24 : la description de chaque situation professionnelle P 80 à 125 : les modalités de certification (formation du 22/8) - Situations du BEP MSA intégrées au Bac Référentiel p. 23 à 24 Référentiel p. 25 à 79 SECONDE SESSION DE FORMATION

3 Du RAP au Référentiel de Certification
4 Pôles d’activité Gestion administrative des relations externes Sous-épreuve E 31 POLE 1 Gestion administrative des relations avec le personnel Sous-épreuve E 2 POLE 2 Gestion administrative interne Sous-épreuve E 32 POLE 3 Gestion administrative des Projets Sous-épreuve E 33 POLE 4 13 Classes Professionnelles 1.1 GA avec les fournisseurs 1.2 GA avec les clients et usagers 1.3 GA avec les autres partenaires 2.1 GA courante du personnel 2.2 GA des ressources humaines 2.3 GA des rémunérations et les budgets de personnel 2.4 GA des relations sociales 3.1 Gestion des informations 3.2 Gestion des modes de travail 3.3 Gestion des espaces de travail et des ressources 3.4 Gestion du temps 4.1 Suivi opérationnel du projet 4.2 Evaluation du projet 55 Situations Professionnelles 15 2.1 = 4 2.2 = 4 2.3 = 3 2.4 = 4 14 3.1 = 3 3.2 = 4 3.3 = 5 3.4 = 2 14 1.1 = 5 1.2 = 5 1.3 = 4 12 4.1 = 9 4.2 = 3 Les compétences, les unités d’enseignement, les unités de certification et les épreuves reprennent le découpage des 4 pôles du RAP. Exemple LIEN pôle 1 : présente les conditions dans lesquelles doivent se préparer les situations professionnelles L’objectif est que tout candidat puisse relier son activité professionnelle aux exigences certificatives du diplôme 29 activités sur 55 sont nouvelles soit 53 % du contenu. Pôle 1 : 4/14 soit 29 % de nouveautés Pôle 2 : 7/15 soit 47 % de nouveautés Pôle 3 : 6/14 soit 43 % de nouveautés Pôle 4 : 12/12 soit 100 % de nouveautés C’est le référentiel de certification (p 25 à 79) qui servira de base de répartition entre le professeur de compta et le professeur de communication Une compétence ne figure qu’une fois dans le référentiel de certification ÉPREUVES CCF* coef. 3 PONCTUELLE coef. 4 CCF* coef. 4 CCF* coef. 2 *E3 : pratiques professionnelles de gestion administrative Coefficient 10 (dont PSE coef. 1)

4 Une activité professionnelle évolutive
Les métiers administratifs sont par nature transversaux, tous les secteurs sont concernés. Le caractère « situé » du référentiel dans lequel chaque activité citée renvoie à des situations de travail réelles, permet d’éviter une vision « diluée » du métier. Que l’organisation requiert une forte polyvalence, ou bien une spécialisation, le gestionnaire administratif devra s’adapter aux divers interlocuteurs, aux contextes et aux modes d’organisation du travail mis en place. Placé au cœur d’un réseau relationnel très large, il devra aussi intégrer dans son activité, les rôles, places et statuts de chacun. Les objectifs de formation : - Travailler la variabilité (rappel de ce qui a été dit pour le PGI : utiliser une même situation en ajoutant une complexité et des aléas) - Faire conceptualiser - Multiplier les situations : insister sur l’apprentissage qui passe essentiellement par des situations professionnelles 4

5 Pôle 1 – Gestion administrative des relations externes
BACCALAURÉAT PROFESSIONNEL GESTION-ADMINISTRATION APTITUDE GÉNÉRALE MAINTENIR LA RELATION AVEC DES TIERS 5

6 Situations professionnelles de référence organisées en 3 classes
1.1 - Gestion administrative avec des relations avec les fournisseurs 1.2 - Gestion administrative des relations avec les clients et les usagers 1.3 - Gestion administrative des relations avec les autres partenaires Le gestionnaire administratif facilite les relations externes de l’organisation. Il assure de manière fiable la gestion administrative des relations avec les fournisseurs (prestataires compris) et les sous-traitants dans le cadre du processus achats. Il veille au bon déroulement des relations administratives avec les prospects, les clients, les donneurs d’ordre dans le cadre des processus de vente de biens et de services marchands, mais aussi de mise à disposition de biens et de services non marchands. Pour chaque pôle une introduction qui présente les objectifs globaux (p 10 du réf. du pôle 1) – pôle 2 (p 13) – pôle 3 (p 16) – pôle 4 (p 19) Par la prise en charge des activités de gestion administrative, il participe à la consolidation des relations avec les banques, les administrations et les partenaires-métiers. PÔLE 1 – GESTION ADMINISTRATIVE DES RELATIONS EXTERNES 6

7 Un exemple de situation du pôle 1
du RC Un exemple de situation du pôle 1 Classe 1.1. Gestion administrative des relations avec les fournisseurs Gestion des règlements et traitement des litiges Données de la situation Savoirs associés Performance attendue - Les données comptables et commerciales de l’organisation. - Les dossiers des fournisseurs et des donneurs d’ordres - Les échéanciers - Les informations émanant des établissements financiers - Les journaux de trésorerie - Les procédures de règlements - Les procédures de traitement des litiges - Les exigences, comportementales et relationnelles, fixées par l’entité vis-à-vis de ses fournisseurs - Un environnement numérique de travail de type PGI Savoirs de gestion et savoirs technologiques - Les moyens et modes de règlement - Les contrôles de trésorerie - La conversion des devises - Le processus automatisé des règlements aux fournisseurs avec un PGI La Gestion Électronique des Documents (GED) Savoirs juridiques et économiques Les obligations et la responsabilité contractuelle Savoirs rédactionnels - Lecture et écriture d’un genre  Le courrier de réclamation à un fournisseur - Procédés d’écriture • L’interpellation du fournisseur • La présentation de l’objet • L’enchaînement des faits • L’argumentation • La réfutation • Le lexique du constat, de la demande, du désaccord, de la preuve • Les temps et modes des verbes : le passé composé, le futur de l'indicatif, le conditionnel • La tournure impersonnelle et passive Complexité - Détection et rectification d’anomalies simples dans la tenue des comptes fournisseurs : saisie, imputation, codification - Combinaison de différents modes de règlement : escompte au comptant, échelonnement - Réclamations de fournisseurs - Règlements en devises Aléas - Échéances non respectées - Réclamation non fondée d’un fournisseur - Règlement erroné - Trésorerie exigeant une demande de rééchelonnement des règlements Compétences Critère d’évaluation Résultats attendus  Les règlements aux fournisseurs sont suivis et les litiges sont traités dans la limite des responsabilités imparties Assurer des règlements à des fournisseurs Conformité des règlements Voir page 22 du RC qui explique les composantes d’une situation professionnelle On attache une compétence à chaque situation. Les compétences révèlent la capacité du candidat à combiner des ressources personnelles avec l’ensemble des éléments caractérisant une situation professionnelle. U31 : unité d ’enseignement et de certification qui permet d’évaluer le pôle 1 composé de 3 classes = Classe 1.1 Classe 1.2 Classe 1.3 Qui décline les compétences Point 1 : donne le pôle 1 et le numéro de la classe professionnelle Point 2 : donne la compétence évaluée page 92 du RC (C115) Point 3 : à cette compétence évaluée correspond un critère d’évaluation dans le RC page 93 (CE115) Point 4 : donne les conditions de réalisation en décrivant les ressources disponibles Point 5 : donne les savoirs à minima et à maxima. Point 6 : donne le résultat attendu lié à la tâche et la capacité à traiter dans une même situation une complexité grandissante LIEN à partir du mot EXEMPLE dans le titre : les savoirs associés en fin de commentaire de la diapo C115 du RC E115 du RC PÔLE 1 – GESTION ADMINISTRATIVE DES RELATIONS EXTERNES

8 Les composantes d’une situation professionnelle
Pôle 1 Les composantes d’une situation professionnelle Synthèse des éléments qui composent la diapo 7 PÔLE 1 – GESTION ADMINISTRATIVE DES RELATIONS EXTERNES 8

9 Pôle 2 Gestion administrative des relations avec le personnel
BACCALAURÉAT PROFESSIONNEL GESTION-ADMINISTRATION APTITUDE GÉNÉRALE RENFORCER LES LIENS SOCIAUX 9

10 Situations professionnelles de référence organisées en 4 classes
2.1 - Gestion administrative courante du personnel 2.2 - Gestion administrative des ressources humaines 2.3 - Gestion administrative des rémunérations et des budgets de personnel 2.4 – Gestion administrative des relations sociales Le gestionnaire administratif assure les activités nécessaires au bon déroulement de la gestion administrative des relations avec les salariés Opérations courantes de gestion du personnel pour tout type de contrat Opérations ponctuelles relatives aux mouvements de personnel, à leur carrière et à leur formation Classe 2.1 : Opérations courantes de gestion… C’est : gestion des dossiers, du personnel, suivi des absences, congés, déplacement, information Classe 2.2 Opérations ponctuelles relatives au personnel…. Concerne le recrutement, l’intégration, le suivi de carrière, la formation Classe 2.3 : Activités de suivi administratif financier Concerne les rémunérations, les budgets de personnel Classe 2.4 : Activités de gestion administrative des relations sociales Représentation et relations sociales (instances représentatives, tableau de bord sociaux, procédures d’hygiène, sécurité, santé, actions sociales et culturelles) Quelques caractéristiques de ce pôle : Des situations liées à la taille et à la structure de l’organisation (rencontrées lors de PFMP Pourquoi l’épreuve ponctuelle ? Des situations à fort potentiel de développement installés dans un cadre juridique robuste… donc une évaluation en étude de cas Activités de suivi administratif financier (préparation de la paie, budgets, indicateurs) Activités de gestion administrative des relations sociales PÔLE 2 – GESTION ADMINISTRATIVE DES RELATIONS AVEC LE PERSONNEL

11 Un exemple de situation du pôle 2
Classe 2.1. Gestion administrative courante du personnel Tenue et suivi des dossiers salariés Données de la situation Savoirs associés Performance attendue - La documentation juridique et sociale - Les procédures réglementaires - Les extraits de conventions et accords collectifs - Les modèles de déclarations - Les formulaires - Les certificats, des attestations - Les contrats de travail - Les consignes de tenue des dossiers dans l’entité - Les dossiers du personnel - Le registre du personnel - Les règles en matière de confidentialité - Un environnement numérique de travail de type PGI Savoirs de gestion et savoirs technologiques La gestion opérationnelle du suivi de dossier : - La Gestion Électronique des Données - Les modes de classement et d’archivage Savoirs juridiques et économiques - La législation du travail adaptée au secteur, branche, statut, métier - Les principaux types de contrats de travail - Les formes de rupture du contrat de travail - Les formalités légales et administratives liées à l’embauche, au suivi et au départ du salarié - Les obligations relatives à la médecine du travail et aux organismes sociaux - Les règles et procédures de confidentialité Complexité - Avenants aux contrats - Missions temporaires - Travailleurs étrangers UE et hors UE - Télétravail - Congés spécifiques - Emplois protégés - Accident du travail - Décès d’un salarié - Préparation d’un contrôle administratif Aléas - Information inexacte - Dossier déclassé - Perte de documents Compétences Critère d’évaluation Résultats attendus  Les dossiers des personnels sont mis à jour et les formalités administratives sont réalisées dans le respect de la législation du travail. Actualiser des dossiers de personnel dans le respect de la législation du travail Fiabilité et exhaustivité des dossiers du personnel Refaire le même cheminement avec les collègues vue au pôle 1 Point 5 : beaucoup de savoirs rédactionnels : orthographe, syntaxe, procédés d’écriture, lecture et écriture d’un genre Ces critères sont présents dans 17 situations sur 55. 1h30 sont consacrés par semaine prise sur l’EP Le PGI occupe une place importante dans les savoirs de gestion et savoirs technologiques de ce pôle Exemples : - La paie - Documents préparatoires aux déclarations fiscales - Exploitation et réalisation de documents comptables et budgétaires - Suivi automatisé du budget Point 6 : la complexité est présentée de manière croissante Par exemple, on peut partir d’un besoin de formation identifié (nouveau logiciel), le chiffrer, l’inscrire dans le plan de formation, procéder aux inscriptions, aux convocations, à l’organisation de la salle, au paiement des intervenants, à l’élaboration et au dépouillement du questionnaire bilan… Cependant, pour être dans l’esprit du nouveau bac GA, ce scénario doit de façon préférable : - être initié par une génération d’activité (automatique ou non) à base de mails , de messages en direction des élèves de façon à rendre possible une pédagogie différenciée, - utiliser les outils informatiques et de communication actuels : PGI pour le paiement des intervenants et questionnaire en ligne par exemple, - s’inscrire dans une temporalité faisant penser à la réalité (un plan de formation et sa réalisation ne se font pas sur une semaine), - produire les élément nécessaires à l’évaluation de compétences (passeport professionnel). Ajouter les intitulés qui apparaîtront dans l’emploi du temps PÔLE 2 – GESTION ADMINISTRATIVE DES RELATIONS AVEC LE PERSONNEL

12 Pôle 3 - Gestion administrative interne
BACCALAURÉAT PROFESSIONNEL GESTION -ADMINISTRATION Coef. 4 en CCF – Epreuve E32 de l’unité U32 Le pôle 3 va permettre au futur gestionnaire administratif de maîtriser son environnement de travail sur le plan : TECHNIQUE = maîtrise de compétences d’organisation et de communication cœur de métier du gestionnaire administratif dans tous les environnements professionnels TECHNOLOGIQUE : maîtrise des outils à utiliser pour développer ces compétences d’organisation et de communication L’activité professionnelle du GA doit permettre une ADAPTATION CONTINUELLE aux évolutions des modes de travail et des nouvelles technologies Le RAP dit que le GA est placé au cœur d’un réseau relationnel très large, les nouvelles technologies modifient profondément le positionnement du GA au sein de ce réseau relationnel En tant que personnel administratif, il est le permanent du bureau et doit FACILITER LA FLUIDITE DE FONCTIONNEMENT DU RESEAU RELATIONNEL : il doit connaître les rôles, places et statuts de chacun APTITUDE GÉNÉRALE AMÉLIORER LA PRODUCTIVITÉ ADMINISTRATIVE 12

13 Situations professionnelles de référence organisées en 4 classes
3.1 - Gestion des informations 3.2 - Gestion des modes de travail 3.3 - Gestion des espaces de travail et des ressources 3.4 – Gestion du temps Le gestionnaire administratif inscrit son activité au cœur du système d’information de l’organisation. Il est en mesure de produire et traiter les informations qualitatives et quantitatives en vue de les diffuser tant à l’interne qu’à l’externe et en s’adaptant aux divers modes de travail mis en place. Le pôle 3 est le cœur du métier. On le voit au travers des 4 classes de situations prof. : Classe 1 : Le gestionnaire administratif… (à lire sur la diapo) Enseigner au GA comment s’adapter aux outils d’une organisation et le PGI en est un exemple. Le GA doit apprendre la Veille, la collecte, la recherche, la production et la diffusion des informations Classe 2 : Il est en mesure de produire… Produire et traiter les info. qualitatives et quantitatives : enseigner comment recueillir et traiter les info et les mettre en forme Mode de travail : réunions, courrier, appels, espaces collaboratifs Classe 3 :Son rôle d’interface… Accueil des visiteurs, aménagements, maintenances, stocks de fournitures et consommables, budget de fonctionnement Classe 4 : Le gestionnaire administratif suit le rythme… Tenue et synchronisation des agendas, planification et suivi des tâches Son rôle d’interface consiste à gérer les espaces de travail et les ressources collectives. Le gestionnaire administratif suit le rythme des activités internes de l’entité à travers la tenue des agendas, la planification et le suivi des tâches. PÔLE 3 – GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE

14 14 situations professionnelles
Pôle 3 14 situations professionnelles 3.1 Gestion des informations 3.1.1 Collecte et recherche d’informations 3.1.2 Production d’informations structurées 3.1.3 Organisation et mise à disposition 3.2 Gestion des modes de travail 3.2.1 Organisation et suivi de réunions 3.2.2 Gestion des flux de courriers 3.2.3 Gestion des flux téléphoniques 3.2.4 Gestion d’espaces collaboratifs 3.3 Gestion des ressources et des espaces de travail 3.3.1 Orientation et information des visiteurs 3.3.2 Maintien opérationnel des postes de travail et aménagement des espaces 3.3.3 Gestion des contrats de Maintenance, abonnements, licences informatiques 3.3.4 Participation au suivi du budget de fonctionnement du service 3.3.5 Gestion des fournitures, consommables et petits équipements de bureau 3.4. Gestion du temps 3.4.1 Gestion des agendas 3.4.2 Planification et suivi des activités Aptitude générale à développer par les élèves : Améliorer la productivité administrative, ce qui veut dire : Rendre l’information accessible Optimiser la répartition des tâches Supprimer la redondance des activités (double saisie, perte d’information) Réduire les délais de production d’informations qualitatives et quantitatives Les moyens pour y parvenir : Rendre le GA responsable Autonome Automatiser les tâches (calculs par exemple) Maîtriser le GED (gestion électronique des doc) Être réactif Maîtriser les technologies de l’information et de la communication (utiliser par ex. une plate forme collaborative pour déposer et partager des ressources : agenda, fichiers, annuaire, favoris….) – (utiliser le Wiki qui facilite l’écriture collaborative de documents - utiliser Google documents (avec sa messagerie) – utiliser un forum Des ateliers rédactionnels présents dans 3 situations 3,1,1 – 3,,1,2 – 3,2,1 (ex. CR de réunion, prise de notes, fiche de synthèse, doc professionnel…) 6 situations professionnelles nouvelles sur 14 (en italique dans le tableau) 14 PÔLE 3 – GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE

15 Un exemple de situation du pôle 3
Classe 3.2. Gestion des modes de travail Gestion d’espaces collaboratifs DONNÉES DE LA SITUATION SAVOIRS ASSOCIÉS PERFORMANCE ATTENDUE Un cahier des charges de l’espace collaboratif Les codes d’accès de l’espace La procédure de création d’un groupe, d’un utilisateur La liste des droits de chaque utilisateur Les droits et usages de l’organisation, les conditions générales d’utilisation Les règles de déontologie et d’éthique Les règles d’accès à l’information, de confidentialité et de sécurité Les logiciels de communication Un environnement numérique de travail de type PGI Savoirs de gestion et savoirs technologiques - Les espaces numériques de travail - Les groupes et plateformes de travail collaboratif - les règles et les enjeux de la communication professionnelle - La conférence téléphonique - Les réseaux sociaux - La sécurisation des accès - Les modes de communication instantanée Savoirs juridiques et économiques - Le contrôle des salariés dans leur usage des nouvelles technologies - Les règles de droit, les recommandations relatives aux données numériques, aux droits d’auteurs, à la production intellectuelle - Les enjeux sociaux dans les espaces collaboratifs Complexité - Multiplicité des fonctions de l’espace - Diversité des statuts et des droits d’accès des utilisateurs - Contraintes techniques de publication Aléas - Désorganisation de l’espace - Problèmes techniques d’accès à l’espace - Perte de mot de passe - Droits inadaptés - Perte d’informations COMPÉTENCES CRITÈRE D’ÉVALUATION  RÉSULTATS ATTENDUS  L’espace collaboratif est opérationnel, fiable, et actualisé. Créer et maintenir un espace collaboratif Fiabilité opérationnelle de l’espace collaboratif Cet exemple est une nouvelle situation absente dans les anciens référentiels En résumé : Des situations de travail ancrées dans une réalité professionnelle parfois complexe, jamais statique Des situations professionnelles englobant un processus d’apprentissage et un développement professionnel PÔLE 3 – GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE

16 Pôle 4 Gestion Administrative des Projets
BACCALAURÉAT PROFESSIONNEL GESTION ADMINISTRATION La présentation de ce pôle diffère des autres car c’est l’esprit de ce pôle qu’il faut bien comprendre. Le but n’est pas que le jeune monte et présente un projet, mais qu’il soit capable de participer à son organisation avec une + ou – grande autonomie selon la taille de l’entreprise, selon l’envergure du projet. Cette dimension est devenue une réalité courante et les professionnels l’ont souligné lors de la commission consultative Exemples de projets : Participer au forum des métiers Organiser l’accueil d’élèves de 3e au lycée Participer à une manifestation commerciale, culturelle Idem PPCP mais attention, la certification porte sur les compétences relatives aux activités d’accompagnement, de collaboration, de planification et d’évaluation et non pas sur la réalisation en soit du projet. APTITUDE GÉNÉRALE ACCOMPAGNER ADMINISTRATIVEMENT DES PROJETS DANS TOUS TYPES D’ORGANISATION 16

17 Deux classes de situations
Situations professionnelles de référence organisées en 2 classes Deux classes de situations Suivi opérationnel du projet Évaluation du projet Avec mise en œuvre de compétences multiples (multivalence) Réaliser un descriptif de projet Constituer une base documentaire Chiffrer et présenter des données budgétaires Assurer les formalités liées à un projet Suivre le déroulement d’un projet Organiser la communication entre les acteurs Positionner une réunion dans le déroulement Organiser la mobilisation des moyens matériels Respecter une procédure de traitement des dysfonctionnements Valoriser des éléments nécessaires à l’évaluation Proposer des mesures correctives d’ordre administratif Mettre en œuvre des opérations de clôture Le pôle 4 peut être amorcé dès la seconde Il constitue 100 % de nouveauté par rapport aux précédents référentiels 6 situations professionnelles sur les 17 qui concernent des savoirs rédactionnels sont dans le pôle 4 : 4 dans la classe 1 : Situations – 4,1,4 – 4,1,5 – 4,1,9 2 dans la classe 2 : Situations 4,2,1 – 4,2,2 MULTIVALENCE : correspond à la prise en charge d’activités nécessitant une combinaison intégrée de savoirs et savoir-faire relevant de domaines différents (polyvalence renvoie à la capacité à prendre en charge des activités de nature différente) PÔLE 4 – GESTION ADMINISTRATIVE DES PROJETS

18 Planification du projet
Processus de projet Exécution du projet Clôture du projet Planification du projet Démarrage du projet Supérieur hiérarchique Le projet dans les organisations : - Démarrage du projet (flèche en pointillé) : participation ou non selon le type de projet - Rôle d’interface entre les acteurs du projet : flèches doubles rouge travailler en équipe de manière transversale - Supervisé et/ou accompagné dans son autonomie par le responsable : flèche double bleue Le GA intervient dans la gestion administrative du projet à chacune des étapes et doit être en mesure de renseigner les indicateurs de gestion et produire les documents relatifs à l’évaluation Gestionnaire administratif Acteurs du projet Le gestionnaire administratif, supervisé par son responsable, est appelé à intervenir dans la gestion administrative du projet à différents niveaux du processus. Il se place dans une posture d’accompagnant et de facilitateur du projet. PÔLE 4 – GESTION ADMINISTRATIVE DES PROJETS

19 DONNÉES DE LA SITUATION
Un exemple de situation du pôle 4 Classe 4.1 Suivi opérationnel du projet – Production d’états budgétaires liés au projet DONNÉES DE LA SITUATION SAVOIRS ASSOCIÉS PERFORMANCE ATTENDUE Le cahier des charges Les objectifs et la structure de l’état budgétaire Le budget alloué au projet L’état des recettes et des dépenses - Le descriptif du projet et la liste des tâches Les modalités de calcul des éléments budgétaires La charte graphique Les modèles de présentation Un environnement numérique de travail de type PGI Savoirs de gestion et savoirs technologiques La budgétisation de projets La détermination des coûts La gestion budgétaire La facturation des tâches Les calculs et les analyses d’écarts budgétaires La conception de tableaux et de graphiques La production et le suivi du budget à l’aide d’un PGI Savoirs juridiques et économiques Les administrations, leurs finalités et leurs champs d’intervention Les subventions Complexité Absence de modèle de présentation Complexité des calculs budgétaires  Diversité des éléments à intégrer dans la présentation de l’état budgétaire Mise en évidence d’écarts budgétaires Projet pluriannuel Aléas Rééchelonnement des dépenses et des recettes Erreurs de calculs Invraisemblance d’éléments budgétaires COMPÉTENCES CRITÈRE D’ÉVALUATION  Résultats attendus  Toutes les informations budgétaires relatives au projet sont collectées et reportées, les calculs sont réalisés. Chiffrer et présenter des données budgétaires Fiabilité de l’état budgétaire La classe de situation 4.1 Suivi opérationnel du projet fait un lien éventuel avec l’aspect organisationnel et l’enseignant de communication pourrait se sentir concerné. Le nom de la situation de travail et surtout les compétences visées démontrent en réalité l’aspect quantitatif, plus en lien avec l’enseignant de comptabilité PÔLE 4 – GESTION ADMINISTRATIVE DES PROJETS

20 Comparaison de situations de travail
Pole 3 - GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE 4- GESTION ADMINISTRATIVE DES PROJETS Classe de situations 3.3 gestion des espaces de travail et des ressources 41 Suivi opérationnel du projet Situation de travail 3.3.4¨Participation au suivi du budget de fonctionnement du service 4.1.3 Production d’états budgétaires liés au projet Compétences Mettre à jour un état budgétaire et signaler les écarts Chiffrer et présenter des données budgétaires Critère d’évaluation Rigueur du suivi de la situation budgétaire Fiabilité de l’état budgétaire Résultats attendus Les éléments budgétaires du service sont actualisés Toutes les informations budgétaires relatives au projet sont collectées et reportées, les calculs sont réalisés Si l’on compare la situation avec celle de la situation (diapo 19), on suppose une certaine redondance qui est trompeuse car les compétence visées sont bien différentes Mettre à jour un état budgétaire n’a rien à voir avec le fait de chiffrer et de présenter des données budgétaires PÔLE 4 – GESTION ADMINISTRATIVE DES PROJETS 20 20

21 DONNÉES DE LA SITUATION
Un exemple de situation du pôle 4 4-2- Évaluation du projet Participation à l’élaboration des documents de synthèse DONNÉES DE LA SITUATION SAVOIRS ASSOCIÉS PERFORMANCE ATTENDUE Le cahier des charges La programmation et la planification du projet Les consignes et les procédures en matière de collecte des données du projet L’ensemble des éléments de réalisation du projet Les éléments d’évaluation du projet (enquêtes, données chiffrées, données statistiques, données qualitatives) Les rapports, les comptes rendus, les relevés qualitatifs et quantitatifs établis au cours du projet Le plan de présentation des synthèses La charte graphique Des modèles de présentation des synthèses Un environnement numérique de travail de type PGI Savoirs de gestion et savoirs technologiques Les documents de synthèse d’un projet Les règles de production de documents de synthèse Les questionnaires Les graphiques, les tableaux Savoirs rédactionnels Lecture et l’écriture d’un genre  Le document de synthèse Procédés d’écriture La formulation impersonnelle La concision, la reformulation, la précision lexicale Les notes et les renvois L’objectivité La prise en compte de plusieurs points de vue Le lexique métier La typographie Complexité Absence de sommaire Multiplicité des documents à synthétiser Évaluation qualitative importante Procédure complexe de validation des éléments de synthèse Aléas Incohérence entre les documents Invraisemblance des résultats quantitatifs Contestations sur les éléments de synthèse COMPÉTENCES CRITÈRE D’ÉVALUATION Résultats attendus  Les documents de synthèse, mis en forme, permettent l’analyse et l’évaluation du projet. Valoriser des éléments nécessaires à l’évaluation d’un projet Efficacité et lisibilité du document de synthèse Il en est de même avec la classe 4.2 Evaluation du projet dont le lien avec l’aspect quantitatif peut paraître évident de prime abord mais dont la situation de travail Participation à l’élaboration des documents de synthèse est en réalité plus en lien avec l’aspect organisationnel. Le critère d’évaluation est d’ailleurs « l’efficacité et la lisibilité du document de synthèse ». PÔLE 4 – GESTION ADMINISTRATIVE DES PROJETS

22 Comparaison de situations de travail
Pole 3 - GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE 4- GESTION ADMINISTRATIVE DES PROJETS Classe de situations 3.1 Gestion des informations 4.2 Évaluation du projet Situation de travail 3.1.2 Production d’informations structurées 4.2.1 Participation à l’élaboration des documents de synthèse Compétences Mobiliser des techniques de production et de structuration de document Valoriser des éléments nécessaires à l’évaluation d’un projet Critère d’évaluation Pertinence et qualité du document produit Efficacité et lisibilité du document de synthèse Résultats attendus Les documents produits répondent à des objectifs précis et respectent les normes, les consignes de présentation et les usages en vigueur dans l’entité Les documents de synthèse, mis en forme, permettent l’analyse et l’évaluation du projet Ici, nous voyons la complémentarité entre 2 pôles, chacun développant des compétences distinctes malgré tout. Sur le pôle 3, il s’agit d’aborder le travail dans sa dimension technique (voir critère d’évaluation et résultats attendus) > on parle de production (compétence technique) Alors que dans le pôle 4, on demande au GA de participer à l’élaboration de documents de synthèse (compétence relationnelle) qui fait appel à un rôle d’interface entre les acteurs du projet, un rôle d’organisateur dans la gestion des informations à produire PÔLE 4 – GESTION ADMINISTRATIVE DES PROJETS 22 22

23 Organisation pédagogique du pôle 4
QUI ? Les professeurs des 2 spécialités peuvent/doivent intervenir sur le pôle 4 QUELLE REPARTITION ? Un travail en équipe est nécessaire Les contenus de chaque situation sont à étudier (ne pas se limiter au titre QUAND ? Une progressivité de la nature des projets peut être envisagée : - En 2e pro : projets au sein du lycée - En 1ère et Tale pro : projets au sein du lycée et projets vécus durant les PFMP QUI ? pas seulement le professeur de communication 2. QUELLE REPARTITION ? faire une lecture complète des situations de travail : - compétences visées - critères d’évaluation - résultats attendus QUELLE EVALUATION ? Le pôle 4 est évalué dans le cadre de l’épreuve E33 qui valide l’acquisition des compétences appartenant aux 2 classes de situations du pôle L’évaluation porte sur la gestion administrative des projets et non sur le projet Le projet peut être abouti ou non PÔLE 4 – GESTION ADMINISTRATIVE DES PROJETS 23