ATELIERS BAAN IV BILAN ATELIERS BAANIV - BILAN 08/12/2004.

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1 ATELIERS BAAN IV BILAN ATELIERS BAANIV - BILAN 08/12/2004

2 ATELIERS BAAN IV DEROULEMENT
Passage en revue de chaque atelier pour Enumérer les points ayant fait l’objet de décisions Prendre les décisions pour les points ouverts Passer en revue les demandes de développement enregistrées afin de les confirmer et de fixer les priorités ATELIERS BAANIV - BILAN 08/12/2004

3 AGENDA 1 - Gestion du stock 2 - Gestion des articles
3 - Gestion des ventes 4 - Gestion des achats Magasins spécifiques EDI business 7 - Interfaces avec Baan 8 - Aspects financiers et comptables ATELIERS BAANIV - BILAN 08/12/2004

4 BILAN – Atelier 1 – Gestion du stock
Correction à effectuer : incohérences dans les données articles/magasin : réglé? 10 articles EDI avec code signal D% ou E% 20 articles EDI avec stock = 0 50 articles du magasin XX avec stock > 0 Décisions : tableau slide 6 Développements demandés : tableau slide 7 ATELIERS BAANIV - BILAN 08/12/2004

5 BILAN – Atelier 1 – Gestion du stock Décisions
Domaine Nature du problème Décision Résultat Atelier Inventaire MP Fourchettes de scems à inventorier à revoir : -certains articles ne sont pas inventoriés dans les délais -la charge de travail est inégale Liste des fourchettes de scem transmises à FI-LS pour contrôle. Pas de réponse FI-LS pour l’instant Pas de modification pour l’instant. Si problèmes constatés dans le futur, FI-LS communiquera les nouvelles fourchettes de Scems Inventaire Selfs Customisations effectuées pour supporter l’inventaire des selfs services: -modification de la génération des inventaires -Chargement de la liste à inventorier dans pistolet -Déchargement du pistolet après comptage et réconcilication des données Ces customisations ne seront pas portées dans BaanIV c4 OK Inventaires magasins autres que MS-MP-PC-SSM Faut-il créer des jobs systématiques pour inventorier ces magasins régulièrement (Pour l’instant, ils ne sont pas inventoriés) Cette option n’est pas retenue Amélioration inventaire Une utilisation de l’équipement bar-code pour optimiser l’inventaire est-elle à envisager? Option non retenue ATELIERS BAANIV - BILAN 08/12/2004

6 BILAN – Atelier 1 – Gestion du stock Développements demandés
Description Détails Sessions concernées Résultat Atelier Seuil de livraison directe pour magasin 00 (doit être 0 sauf si stock existant) -modification de l’interface LIMS (Before) -ou script spécifique (cf upd_art_53.sql) -Interface LIMS - Script dans /usr/baan/cern/sql OK Déclassement des articles -Liste des données de stock pour articles à déclasser (stock par magasin, demandes et commande en cours) -Script pour supprimer automatiquement: -association article/mag -association article/empl. -nouvelle session édition -Nouvelle session Discussion après l’atelier Accord sur proposition (voir présentation spécifique) Localisation articles du magasin 00 (pour la livraison interne) Association des articles du 00 à des emplacements correspondant à l’adresse physique (par ex. Groupe 44 = 129-R-001) -Emplacemens à créer -Articles à associer -transferts de stock à effectuer pour articles avec stock -interface Qualiac/Distribution interne à modifier ATELIERS BAANIV - BILAN 08/12/2004

7 BILAN – Atelier 2 – Articles
Correction à effectuer : incohérences dans les données : réglé? 4 listes fournies pour vérification: Articles du magasin ZZ avec stock > 0 Articles en épuisement non rattachés au ZZ Articles rattachés au ZZ mais avec d’autres associations article/magasin Articles <> ZZ avec poids = 0 Au niveau des paramètres article: Articles sans fournisseurs Articles avec paramètres de réapprovisionnement incorrects Décisions : tableau slide 8 Développements demandés : tableau slide 9 ATELIERS BAANIV - BILAN 08/12/2004

8 BILAN – Atelier 2 – Articles Décisions
Domaine Nature du problème Statut Résultat Atelier Numérotation des demandes EDH Après la migration C4, conserver aux demandes EDH leur référence initiale pour faciliter la traçabilité Contre: trous dans la numérotation Pas de réponse pour l’instant OK Code signaux Codes signaux à revoir (intitulés, etc..) par FI-LS Ensuite mise à jour des articles (via SQL) par IT-AIS Pas de nouvelles Action FI-LS Emplacement de quarantaine FI-LS souhaite un emplacement de quarantaine pour certains articles. Fonctionalité souhaitée à préciser Abandonné Incoterms Si incoterme = DDU, possibilité de modifier la destination (en-tête ordre d’achat) Besoin à confirmer Codes à fournir par FI-LS Problèmes de réseau Bât.73 Pertes de connection répétitives par les utilisateurs Proposé : statistique sur une semaine par un utilisateur , bilan et aviser expert Pas de réponse sur la solution proposée Action I.Mardirossian Contacter A. Ross/JM Jouanigot IT Pour planning cablage BNC->fibre optique Nomenclatures Gérer des articles issus d’une architecture de composants Différé ATELIERS BAANIV - BILAN 08/12/2004

9 BILAN – Atelier 2 – Articles Développements demandés
Description Détails Sessions concernées Résultat Atelier Articles de remplacement Dans EDH, proposer au demandeur un article de substitution si l’article souhaité est déclassé -Nouveau développement à demander à l’équipe EDH OK Gestion des articles Ajouter de nouveaux champs dans l’écran de saisie des articles pour afficher les données de stock et la date de fin de contrat tiitm001m000 Deux écrans à modifier Calcul prix de revient Avant le calcul, production d’une liste des commandes en cours pour faciliter les corrections Nouvelle session à developper Pas de décision FI-LS pour l’instant Spécifications à préciser Abandonné. Utiliser rapport standard Baan des commandes en cours (par scem) Recopie des articles Modifier le programme de recopie pour exclure la recopie de certains champs En attente d’une liste des champs à ne pas recopier qui doit être fournie par FI-LS Action FI-LS pour fournir exemple ATELIERS BAANIV - BILAN 08/12/2004

10 BILAN – Atelier 3 – Ventes Décisions
Domaine Nature du problème Statut Résultat Atelier Devis de vente Ce module n’ayant pas été utilisé en 2004, faut-il porter les customisations sur c4 Attente décision à prendre par FI-LS Customisations à abandonner ATELIERS BAANIV - BILAN 08/12/2004

11 BILAN – Atelier 3 – Ventes Développements demandés
Description Détails Sessions concernées Résultat Atelier Adresses spécifiques Modifier la session pour contrôler et valider les adresses saisies tdsls4103s000 modification de la forme et du script pour effectuer les contrôles OK Impression ordre de vente Possibiliter d’imprimer un ordre de vente tdsls4410m000 – Edition standard à customiser? Besoin à confirmer Abandonné – Utiliser édition standard Baan ‘Accusé réception ordres de vente’ Feedback EDH Dans EDH, trier les lignes de feedback par no de ligne afin de faciliter la visibilité pour les utilisateurs Nouveau développement à demander à l’équipe EDH Confirmation du désenlogement Envoi d’un mail automatique à l’utilisateur après confirmation du picking (pour le Labo Telecom) tdsls9202m000 Layout du mail à fournir par LT Session à modifier + report mail spécifique Spécifications à fournir par Labo Telecom Confirmation partielle d’un picking Ajout d’un nouveau champ dans l’écran de DPA pour permettre d’exclure certaines lignes de picking avant de confirmer (EDI – MP) cdddev0015m000 + tdsls9202m000 Modification structure table cddev011 + modification sessions Attente confirmation FI-LS OK – TOP PRIORITE Ecran simplifié pour demandes emportées Mise en place d’une session avec un écran affichant uniquement les champs à renseigner et effectuant les validations habituelles Développement extérieur Prix = 9600 CHF Codes budgétaires à spécifier (PC Shop, EPool, FI-LS) Epool doit aussi confirmer l’accord pour l’ecran standard (sans ajout supplémentaire) Le Epool n’accepte pas l’option proposée (il souhaite desynchroniser saisie ligne ordre et désenlogement) Action I. Mardirossian pour confirmer et indiquer en accord avec PC Shop les codes budgétaires à imputer ATELIERS BAANIV - BILAN 08/12/2004

12 BILAN – Atelier4 – Achats Décisions
Domaine Nature du problème Statut Résultat Atelier LIMS Atelier à organiser avec M. Krever pour -assurer la formation des utilisateurs -améliorer le niveau de confiance -expliciter certaines propositions INV avec des quantités élevées Date de l’atelier non encore précisée Toujours pas d’accord avec M. Krever Recopie lignes appel d’offre en ordre d’achat Selon les utilisateurs, cette procédure est lourde et prend du temps. Fonctionalité testée par IT-AIS , environ 1 mn pour effectuer la recopie Nature du problème à préciser et confirmer par FI-LS Abandonné . Le problème n’existe pas pour les personnes utilisant régulièrement cette transaction Edition de commande Les utilisateurs ne souhaitent plus produire le récapitulatif par pays d’origine qui est édité à la fin de la commande Décision FI-LS de maintenir ce récapitulatif pour assurer la cohérence avec les achats/Qualiac (édition standard) OK Contrôle de qualité Définir tous les articles (sauf EDI, PC Shop, LT) avec un contrôle de qualité systématique génère une étape supplémentaire lors de la réception dont la fnalite ne parait pas indispensable. Peut-on abandonner ce contrôle sauf pour les aritcles nécessitant une véfrification extérieure ? Décision en attente Pas de décision définitive. Eventuellement, supprimer ce contrôle au MP et PC. A confirmer par FI-LS Fax non transmis – messages d’erreur Selon FI-LS, certains fax ne passent pas et des messages d’erreur sont générés Exemples à communiquer par FI-LS Toujours pas d’exemples communiqués Seuil d’envoi d’une commande oar fax Actuellement, ce seuil est à 5000 CHF Seuil à confirmer par FI/LS Toujours pas de confirmation du seuil par FI-LS Réapprovisionnement automatique Mise en place d’une nouvelle fonctionalité permettant, pour des articles paramétrés comme tels, d’automatiser les traitements depuis la génération des INV à l’envoi de la commande par fax au fournisseur Différé JOBIMP, JOBMT Mise en place d’une procédure permettant une gestion intégrée des jobs MT et IMP avec génération automatique du Job dans Qualiac Réunions à organiser avec MT, etc.. et proposition à valider Réunions complémentaires à organiser, spécifications à finaliser ATELIERS BAANIV - BILAN 08/12/2004

13 BILAN – Atelier 4 – Achats Développements demandés
Description Détails Sessions concernées Résultat Atelier Echéance des contrats Production d’une liste hebdomadaire des contrats arrivant a échéance afin de permettre leur renouvellement dans les délais Nouvelle session à développer et à systématiser Demande à confirmer par FI-LS Abandonné – Editions standard à utiliser Blocage au niveau des montants Affichage d’un messge d’avertissement si le montant du contrat est dépassé Ce message devrait apparaitre au niveau de l’INV; après, c’est trop tard. Demande à confirmer Fonctionalité à préciser Script à développer pour fournir 1 x par semaine la liste des contrats approchant ou ayant dépassé le montant total maximum Relance fournisseurs Générer la liste des reliquats d’achat en même temps que la liste des relances, c’est à dire le mardi matin Job systématique à replanifier Recherche d’un lot par le no de lot ou par le certificat Accès aux lots directement par le no de lot ou le no de certiticat au lieu de article/lot Deux nouveaux index à ajouter à la table tdltc001 OK Retour de la confirmation Isofax directement à l’utilisateur Les confirmations doivent retourner à l’utilisateur Baan et non plus au gestionnaire de produit comme précédemment Cinq sessions édition Baan à modifier. Solution testée. Mise en place définitive à effectuer Relance automatique 1-Production d’une liste des commandes devant être livrées dans les 15 jours 2-Envoi au fournisseur d’une demande de confirmation des délais Première partie implémentée et proposée à FI-LS Attente d’une décision et de spécifications pur la deuxième partie Différé Adresses fournisseurs Gérér tél. et fax au niveau de chaque adresse fournisseur Modification structure table tccom022 Modification session tccom2103m000 Impact sur Interface Qualiac FAIT FAIT ATELIERS BAANIV - BILAN 08/12/2004

14 BILAN – Atelier5 – Magasins spécifiques Self Service Meyrin (SSM)
Domaine Nature du problème Décision - Statut Résultat Atelier Machine à conditionner Cette machine est-elle encore utilisée? Doit-on maintenir les customisations correspondantes Machine plus utilisée Customisations à abandonner OK Inventaires selfs Inventaire par pistolet Customisations dans génération ordres inventaire(sélection des articles par ordre croissant de scem) Inventaire SSM IT-LS n’est pas satisfait de la fréquence de rotation des articles SSM dans l’inventaire ni du nombre d’articles proposés par jour Nouvelles spécifications à fournir par FI-LS: -fréquence -Nombre articles/jour à inventorier Pas de nouvelles spécifications reçues de FI-LS Abandonné Job systématique ‘SELFS’ Faut-il maintenir un désenlogement self puisque les sorties du SSM sont maintenant gérées par des demandes emportées Revoir le job ‘SELFS’ et supprimer la partie désenlogement Futur Maintien d’un conditionnement spécifique pour le SSM? Fonctionalité maintenue FAIT ATELIERS BAANIV - BILAN 08/12/2004

15 BILAN – Atelier5 – Magasins spécifiques PC Shop (CH)
Domaine Nature du problème Décision - Statut Résultat Atelier Délai de réapprovisionnement Comment diinuer les délais de réapprovisionnement des articles du PC Shop et éviter les ruptures Utilisation progressive de la génération des propositions INV pour générer les commandes de réappro sans attendre d’être en rupture OK Gestion par lots Comment gérer un seul no de lot par réception tout en gardant la trace des nos de série correspondants pour le suivi des garanties Nouveau développement à prévoir. Création d’une nouvelle table associée à la table des lots et permettant de saisir plusieurs occurrences pour un no de lot donné Attente décision PC Shop Abandonné Composants et accessoires non définis dans Baan Ices articles vont-ils être intégrés dans BAAN ? En raison de l’aspect ponctuel , le PC-Shop ne souhaite pas intégrer ces articles dans Baan Mac Intoshes Intégration dans Baan? Pas d’intégration dans Baan. Articles commandés directement sur le site du fournisseur par les utilisateurs Location PC Utilisation de la solution implémentée au EPool pour gérer les locations de PC au PC Shop Solution présentée à examiner par le PC Shop Attente décision pour implémentation éventuelle A implémenter ATELIERS BAANIV - BILAN 08/12/2004

16 BILAN – Atelier 5 – Magasins spécifiques Labo Telecom (LT)
Domaine Nature du problème Décision - Statut Gestion des lots Possibilité d’accéder au lot soit par le no de lot , soit par le no de certificat (= no d’appel) et non plus article/lot Deux nouveaux index à créer sur table tdltc001 OK Confirmation du picking Message à envoyer à l’utilisateur pour l’informer de la mise à disposition du matériel + feedback spécifique EDH Session tdilc9202m000 Modifications à ajouter Attente spécifications Labo Telecom Perspectives futures Pas de besoins particulkiers exprimés par le Labo Telecom ATELIERS BAANIV - BILAN 08/12/2004

17 BILAN – Atelier 5 – Magasins spécifiques Pool électronique (STO)
Domaine Nature du problème Décision - Statut Résulat Atelier Code budgétaires inactivés Les codes de remplacement existant dans Foundations, faut-il envisager un développement permettant une mise à jour automatique quand le code est inactivé? En attente décision EPool Abandonné Saisie des articles Le STO déplore de devoir renseigner 5 écrans pour créer un nouvel article, devoir calculer le prix de revient (?) etc… Prochaine saisie d’article à faire en commun avec IT-AIS pour identifier les problèmes En attente EPool Attente prochaine saisie articles par EPool Facture anticipée pour approbation déppenses Possibilité de produire dans Baan une facture pro-forma avant prélèvement dans le stock Solution proposée : utiliser le module ‘Devis de Vente’ A évaluer par EPool en vue implémentation Abandonné . Problème trop ponctuel pour envisager des développements Suivi des coûts de maintenantce Exploiter sous forme de rapports l’information maintenant saisie dans Baan (coûts de réparation, etc…) Spécifications à fournir par EPool Nouveaux développements EPool doit nous faire parvenir une liste de nouveaux développements souhaités En attente de cette liste Liste produite. Profil de location Possibilité d’utiliser les profils pour gérer des prix de location dégressifs Fonctionalité non envisagée OK Vente d’équipement Etendre la fonctionalité pour proposer aux utilisateurs soit achat soit location Option ne figurant plus dans la stratégie future du EPool Réunion prévue le 14/12 ATELIERS BAANIV - BILAN 08/12/2004

18 BILAN – Atelier 5 – Magasins spécifiques Espace stockage divisions (133)
Domaine Nature du problème Décision - Statut Résultat Atelier Migration sur Compagnie 400 Actuellement, le bât.133 utilsie une instance spécifique de Baan. Il faudrait envisager la migration sur la compagnie 400 pour éviter de maintenir une instance spécifique et faciliter la maintenance Principe de migration retenu mais après la migration sur c4 en raison du temps nécessaire (15 jours minimum) -nettoyage des données -rapatrier historique -porter customisations Baan -porter customisations périphériques OK Facturation de l’entreposage aux divisions Pour l’instant, les coûts de stockage ne sont pas facturés aux dfivisions. Certains équipements sont donc stockés Indéfiniment, ce qui ne serait pas le cas si uen facturation même modique était appliquée En attente d’une décision de FI Dans un premier temps, on pourrait envisager d’avertir les utilisateurs (dernier avis avant facturation) Pas encore de décision FI ATELIERS BAANIV - BILAN 08/12/2004

19 Bilan atelier 6 - EDI Corrections à effectuer:
Articles Edi avec code signal épuisement ou déclassement Articles liés à Airgaz à passer à Carbagaz Articles avec magasin principal 00 mais associés aussi au magasin EDI Développements demandés (slide 19) ATELIERS BAANIV - BILAN 08/12/2004

20 BILAN – Atelier 6 – EDI ATELIERS BAANIV - BILAN 08/12/2004 Domaine
Nature du problème Décision – Statut Résultat Atelier EDI pour PC Shop Le PC Shop envisage de ne plus stocker les PC et de gérer les ventes soit comem livraisons directes soit selon le process EDI Spécifications à préciser par PC Shop Aucune spécification reçue cXML Remplacement EDI par cXML?, abandon du Gateway EDI Fournisseurs à contacte par FI-LS pour une solution concertée Contacts en cours Bossard Renouvellement du contrat en cours Quid du futur fournisseur Décision fin février 2005 Carbagaz Gérer dans Baan la location des bouteilles de gaz Nouvelle table à créer et mise en place des sessions nécessaires OK Angst & Pfister Envoi de la liste de désenlogement par au lieu de fax manuel Contacter fournisseur et modifer session de génération de désenlogement (tdilc4201m000) Farnell Problème de gestion des anomalies Réunion à organiser avec le fournisseur Réunions en cours Radiospares Deux options: -commander directement sur le catalogue du fournisseur -intégrer dans le catalogue un subset du catalogue Radiospares Discussion en cours avec le fournisseur En cours Désenlogement partiel Possibilité de confirmer partiellement un pickign EDI (dans le cas ou certaines positions ne peuvent être livrées dans les délais) Nouveau développement : -nouveau champ dans DPA -modif session tdilc9202m000 Achats directs sur site fournisseur Le PC Shop notamment indique que les Mac Intoshes peuvent être achetés directement sur le site du fournisseur par le demandeur Exemple à fournir par PC Shop pour vérification Exemple non fourni Synchronisation bouclement magasins /cloture fournisseur Actuellement, le magasin boucle le dernier week-end du mois et le fournisseur le dernier jour du mois. Ce décallage genère des problèmes dans le traitement de la facture. Problème pour changer la règle du jeu: -FI a besoin de 2 jours pour lancer certaines tâches entre le bouclement magasins et le bouclement général -Dans Baan, le bouclement ne peut encore être automatisé -Voir avec FI si le délai peut être raccourci -voir avec c4 si une partie du bouclement peut être systématisée En cours d’examen ATELIERS BAANIV - BILAN 08/12/2004

21 BILAN – Atelier 7 – Interfaces
Nature du problème Décision – Statut Résultat Atelier FOUNDATIONS Pas de problème particulier OK QUALIAC (Fournisseurs) Clash en cas de suppression physique d’un fournisseur dans Qualiac Interface à renforcer pour prendre en compte cette possibilité Supporter no de tel. et de fax. Par adresse et non plus globalement Code à revoir pour intégrer cette nouvelle fonctionalité (commandes) Problème de consistance de données char-> varchar Workaround : tables de transfert Qualiac dupliquées coté Baan Bug à corriger, tables transfert coté Baan à supprimer ORIAC Automatisation du bouclement (ou d’une partie) Synchronisation bouclement Baan-bouclement fournisseurs EDI A envisager après installation C4 si bug financier Baan résolu Nb: Nombreux jobs à lancer et vérifier avant le bouclement Différé après migration CET Données incorrectes si livraison partielle A regler en cours de solution CFU Nombreuses demandes de modification faites par FI-LS (selon liste détiallée sur POW) concernant soit l’interface soit directement CFU Réunion à organiser par FI-LS avec J. Podolec-IT pour planifier les développements demandés Réunion pas encore planifiée Action FI-LS Pourquoi seul le texte français est pris en compte pour les articles? -L’interface ne transfère que les textes en français parce que la plupart des textes articles existent en Français et ne sont pas traduits dans Baan FI-LS doit vérifier si cette fonctionalité est nécessaire et dans ce cas traduire les textes existants dans Baan En attente précisions FI-LS EDH Feedback EDH à revoir: -texte pour livraison interne -texte pour Labo Telecom -texte pour date de livraison prévue -Bug si suppression demande (via en-tête) Nouveaux développements à prendre en compte Affichage du feedback (interne EDH) : -pour l’instant inexploitable (lignes mélangées) Nécessité d’ajouter un tri par ligne Nouveau développement à demander à l’équipe EDH ATELIERS BAANIV - BILAN 08/12/2004

22 BILAN – Atelier 7 – Interfaces (2)
Nature du problème Décision – Statut Résultat Atelier CATALOGUE Mise dans le été catalogue d’articles pour lesquels les prix n’ont pas été calculés Customisation à mettre en place pour empêcher le transfert tout pendant que prix de revient et prix de vente sont vides OK LIMS Prise en compte dans Baan des contraintes fournisseur saisies dans LIMS? Exemple à communiquer par FI-LS Exemple non encore communiqué Procédure AFTER à abandonner, modifications portées directement dans Baan Modification de la session de génération des inv(tdinv3201m000) Nouveaux articles ne générant pas de propositions JNV EDI Pas de problème particulier ATELIERS BAANIV - BILAN 08/12/2004

23 BILAN – Atelier 8 – Aspects financiers
Problème Nature du problème Décision – Statut Résultat Atelier 3% à l’entrée Moduler cette surcharge à l’entrée Modulation incompatible avec bug financier actuel Baan – attendre c4 OK Synchronisation bouclement Synchroniser bouclement Baan/bouclement Oriac pour faciliter facturation EDI Non envísagé pour l’instant: -Magasins : trop de jObs à lancer et vérifier avant bouclement -Oriac : traitements à effectuer une fois les magasins bouclés et avant le bouclement général Evaluation après migration C4 ATELIERS BAANIV - BILAN 08/12/2004