FORMATION A LOUTIL TIC Mai – Juin 2013. Sommaire de la Formation 2 1.Présentation de loutil 1.1 - Présentation générale 1.2 – Objectifs de loutil 2.Préalables.

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1 FORMATION A LOUTIL TIC Mai – Juin 2013

2 Sommaire de la Formation 2 1.Présentation de loutil 1.1 - Présentation générale 1.2 – Objectifs de loutil 2.Préalables comptables 2.1 – Périmètre budgétaire 2.2 - Rapprochement avec le compte financier 2.3 – Traitement des Achats stockés 2.4 – Retraitement des opérations intra-budgétaires 3.Principales étapes de loutil 4.Fonctionnalités

3 1. Présentation de loutil 3 1.1 - Présentation générale La balance (comptable et analytique) des établissements, telle quelle ressort en direct des imputations réalisées au fil de lexercice demande des retraitements au niveau : -Comptable (consommations des stocks, opérations intra-budgétaires, plan de comptes : Plan Comptable Simplifié (PCS), etc.) -Analytique : plan analytique propre => Arbre Analytique Commun (AAC), méthode dimputation propre des établissements (par destination/par nature) différents de la méthode « commune » de la CAH (nouvelle version) => règle dimputation TAC La solution : Une Base commune Loutil TIC est un outil de CONVERSION sur base EXCEL permettant : -De convertir les comptes PCH en comptes PCS -De transcoder le Plan analytique interne en Plan analytique commun -De contrôler et corriger limputation analytique (règles TAC proches de lENC et règles RTC) notamment sur les imputations des charges par nature et par un signalement dimputations « illogiques » (Exemple : PM non présents dans une SAC).

4 1. Présentation de loutil 4 1.2 - Objectifs de loutil -Produire une base commune (TAC) aux CREA, TCCM, Base dAngers et RTC; -Partager une méthode commune de conversion pour tous les EPS; -Permettre de conserver des niveaux de finesse du découpage analytique selon ses besoins (TAC ou RTC); ATTENTION : Si la balance comptable et/ou analytique de lEPS présente des imputations erronées entre les SA : Loutil TIC ne sera pas en mesure daméliorer ou de corriger ces erreurs (sauf en ce qui concerne les incompatibilités compte/SA par nature cf. supra)

5 2.1 - Périmètre budgétaire Le TAC concerne lintégralité des budgets : budget principal (H) et tous les budgets annexes. Le RTC concerne uniquement le budget Principal H. => Il faut donc entrer une balance complète incluant tous les budgets. Traitements Préalables -Effectuer un seul fichier balance cumulé de lensemble des budgets (valable pour les charges comme pour les produits) : Exemple 1 2.2 - Rapprochement avec le compte financier Il est indispensable de sassurer que le total des charges et le total des produits de titre 3 correspondent par budget au compte financier. Traitements Préalables -Effectuer le rapprochement par budget : Exemple 2 -Corriger les écarts éventuels 2. Préalables 5

6 6 2.3 - Ecart concernant les consommations dachats stockés Les stocks sont gérés par le budget principal. Ainsi TOUS les achats stockés (601xxx et 602xxx) sont enregistrés au fil de lexercice dans les comptes du CRPP. Les consommations des CRPA sont gérées par la gestion des stocks. En cours dexercice (mensuel) ou au 31 décembre, les consommations sont enregistrés par budget selon la balance des sorties de stocks : -Enregistrement des stocks finaux à la clôture (budget H); -Refacturation des consommations aux CRPA (comptes 7087 pour le budget H et compte 601 et 602 pour les budgets annexes). Lenregistrement est très souvent réalisé par le biais des consommations (comptes 942). Il est impératif de contrôler que la balance ne « doublonne » pas les achats et les consommations du budget H. Cf. Exemple 3 Il y a 2 solutions : -soit on conserve les comptes 942 (budget H) => pas de compte 601/602 et 603 au budget H et on élimine les comptes 7087 de refacturation des achats stockés aux BA (produits de titre 3); -Soit on conserve les 601/602 et 603 dans le budget H et on élimine les comptes 942 du budget H (cas du compte financier)

7 2. Préalables 7 2.4 - Retraitement des opérations intra-budgétaires Prestations refacturées par le budget principal aux budgets annexes : Il sagit par exemple de prestations de logistiques et médico-techniques gérées par le budget principal. Dans le budget H, les refacturations sont comptabilisées au crédit du compte 7087 « Remboursement de frais par les CRPA » par le débit des comptes de liaison budgétaires 45. Dans les budgets annexes, les prestations sont comptabilisées au débit des comptes 628 « Prestations xx » par le crédit des comptes de liaison budgétaires 45. Pour la concaténation des balances (pour le TAC et dans le but des CREA et TCCM), il est alors nécessaire déliminer les opérations intra-budgétaires afin davoir une balance « consolidée », sans doublon de mouvements comptables. En effet, les charges de LGG/ SAMT/Structure revenant aux budgets annexes correspondront aux ventilations en fonction des UO de ces SA LGG/SAMT/Structure consommées par ces différents budgets.

8 3. Principales Etapes 8 4 Etapes de préparation Etapes 1 : Intégration des BC et BCA charges et contrôle Etapes 2 : Intégration des BC et BCA produits et contrôle Etapes 3 : Création de la BCA totale et Conversion du Plan Comptable Hospitalier au PCS Etape 4 : Conversion du fichier structure « Etablissement » au Plan Analytique Commun 2 Etapes de traitement Etape 5 : Affectation des montants dans les SA => Application des règles dimputation (automatique pour partie) et traitement des produits en atténuation => Tableau des Charges Directes Nettes du RTC et TAC non finalisés (théorique) Etape 6 : Retraitement manuel des imputations multiples => Tableau réel des CDN du RTC et TAC

9 4. Fonctionnalités 9 Particularités de traitement Etapes 1.1 /1.2 et 2.1 /2.2 Suivi du guide Les fichiers BC et BCA devront comporter le même format pour les comptes (format nombre préconisé) et le même nombre de décimales. Contrôler que les balances BC et BCA (charges et produits) présentent les mêmes totaux : Exemple 5 En cas décarts : -Effectuer une comparaison de balance et corriger les anomalies Technique : Combinaison des balances (comptes et montants) BC et BCA et Tableau Croisé Dynamique (TCD) comptes (lignes) et montants (valeurs) : Exemple 6 -Avant de recopier la balance corrigée en étape 1.1 /1.2 et 2.1/2.2 : -assurez-vous que vous navez quune seule ligne par numéro de compte dans la BC -réinitialiser loutil (onglet avant propos) ou effacer les données précédentes. A noter : si votre BCA présente plus de 20 000 lignes, il faut modifier la macro.

10 10 Etape 1.3 Pour accéder aux fonctions « filtre » : déprotéger la feuille (pas de mot de passe) Filtrer par couleur (rose) pour cibler les seules anomalies Corriger les anomalies sur les étapes précédentes puis bien penser à ôter le filtre avant de reprendre létape 1.3 Etapes 3 et 4 -Penser à sauvegarder notamment après la phase 4. Etape 5 Il est possible dajouter des SA en ajoutant simplement des colonnes.