Un budget « voyages d affaires » croissant +52% depuis 1992 Stagnation en 2001 3ème poste dans le budget des Frais Généraux 9 000 par voyageur et par an.

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1 Un budget « voyages d affaires » croissant +52% depuis 1992 Stagnation en 2001 3ème poste dans le budget des Frais Généraux 9 000 par voyageur et par an Billetterie aérienne : 45% du budget Une gestion des notes de frais coûteuse Coût de traitement : 33 en moyenne La moitié des factures du poste Frais Généraux Une récupération de la TVA à affiner Sur la restauration, les carburants, les péages… Une répartition plus fine par Centre de Coûts et par Fournisseurs. Voyages dAffaires et Frais Professionnels… La problématique des entreprises :

2 Voyages dAffaires et Frais Professionnels… Des propositions pour les entreprises : - Définir une politique voyages claire et faire en sorte qu'elle soit appliquée par l'ensemble des collaborateurs. - Centraliser les achats par un responsable. (appels d'offres, suivi des prestations et des accords). - Réduire les avances sur notes de frais et suivre les programmes de fidélisation. - Responsabiliser les usagers et contrôler par sondages. - Mettre en place un système de back-office : automatisation, saisie à la source, récupération de la T.V.A. - Etudier le système le plus approprié à son activité (modes de paiements: Cartes Affaires,Pétroliers,Hôtels,Télé péages…,logiciels de gestion daffaires). - Tendre vers le zéro saisie amont (règlement des frais) et aval (Comptabilité/Paye). - Ne jamais oublier: quil restera toujours des Notes de Frais réglées sans moyen de paiement : donc à saisir.

3 La couverture totale des Voyages et des Notes de frais, des options et un déploiement soumis à lorganisation et à la montée en charge des Entreprises. Voyages dAffaires et Frais Professionnels… La SOLUTION pour les entreprises !

4 CARD-COM cest : n Un intégrateur EDI des cartes Visa ou AMEX, Voyagistes, Loueurs Véhicules, Opérateurs GSM, Cartes Pétroliers, Télé péages, Cartes Chaînes HOTELS…

5 CARD-COM cest : n Un accès sécurisé par administrateur, responsable, contrôleur, collaborateur.

6 CARD-COM cest : n La demande Budget Voyage et le comparatif des Budgets par centres de coûts

7 CARD-COM cest : n Les restitutions Voyagistes et le rapprochement automatique Transaction/Voyage, ainsi que laffectation automatique des Transactions CARTES LOGEES.

8 CARD-COM cest : n Lintégration des informations Marchands, Cartes, Transactions et Retraits, Devises, n La ventilation par centres de coûts, code marchands, familles, catégories, etc... Éclatement du montant en transactions filles Ré affectation à des MCC/Fournisseurs privatifs Renseignement dynamique de la Mission dans le libellé Réaffections à un Service/Projet/Mission Modification de la TVA Affectation dune quantité Restau Hôtel Km etc… Affectation à une Demande de Budget Signature Responsable

9 CARD-COM cest : n La saisie locale,déportée,ou import de Notes de frais avec ventilation analytique.

10 CARD-COM cest : n Laffectation des frais à des budgets, des missions, consolidation temps et KM. n Le suivi de Budgets Services, Projets, Voyages. n Léclatement des montants des Transactions et Notes, la ventilation des Transactions Carte Logée aux collaborateurs. n La définition et la ré affectation automatique à des codes Fournisseurs, la gestion automatique de la TVA.

11 CARD-COM cest : n La vérification des dépassements de plafond par catégorie (Hôtel, Restau, etc…).

12 CARD-COM cest : n Lintégration des pièces justificatives par scannérisation. n Lenvoi de SMS et dEmail (Workflow). Mémorisation de limage dans la Base de Données Par scannérisation, WEBCAM sous Windows ou sous Intranet/Internet via @CARD-COM

13 CARD-COM cest : n La consolidation le contrôle et la signature dune période de Frais

14 CARD-COM cest : n Les restitutions consolidées : éditions, plannings, graphes, fichiers TXT/XLS/PDF/WORD...

15 CARD-COM cest : n Un module CARD-COM Collaborateur et @CARD-COM pour la saisie et la justification décentralisée des frais de Missions et des Frais Kilométriques.

16 CARD-COM cest : n Des interfaces possibles vers la Comptabilité, le Suivi dAffaires, la Paye.

17 CARD-COM cest : n Un générateur de requêtes et détats.

18 CARD-COM cest : n Des choix doptions ordres de déploiements en fonction de lorganisation Client. n Un déploiement simple en mono-poste et sur tous les réseaux… Wndows 98 / NT / TSE / 2000 / XP /VISTA / CITRIX LAN / WAN / VPN / RPC / Pcanywhere / Intranet / Internet Wndows 98 / NT / TSE / 2000 / XP /VISTA / CITRIX LAN / WAN / VPN / RPC / Pcanywhere / Intranet / Internet n Un accès possible au travers d ODBC et SQL. n Un choix de déploiement multi-sociétés avec échange de données et consolidation groupe… n Achat de licences ou Mode Locatif incluant Maintenance et Mises à jours n Model SaaS (Software as a Service) avec notre partenaire ASPAWAY

19 CARD-COM Synoptique

20 n La saisie ou import de Notes de Frais sous toutes les formes. n Lintégration des transactions Bancaires Cartes Affaires, Pétroliers... n Informations Cartes mises à jour dynamiquement : plafonds, type de carte (logée), codes rejets, oppositions, commissions, codes Marchands, devises, produits etc... n La gestion et la ré affectation des Transactions Carte logée. n Laffectation automatique des factures Voyagistes aux voyageurs. n Le suivi des factures et consommations téléphoniques GSM, des Télé péages… n Le suivi des factures et le détail des locations de voitures, des pétroliers… n Léclatement illimité multi-devises des montants Transactions Cartes et Notes. n Laffectation et le suivi des centres de coûts multiples, les différents Budgets. n Le gestion des TVA, les contrôles de plafonds par hiérarchie et catégories. n Le suivi et la justification des frais de missions, en local, en réseau, en déporté, ou en saisie Nomade ou Excel. Lenvoi de documents par Internet, messages SMS… n Remboursement automatique des frais par Virements interbancaires. n Interfaçage vers la Comptabilité, Paye ou toute autre application (ERP). n Import ou Export de toutes les données de la base. n Une couverture totale des aspects fonctionnels Notes de Frais (EDI zéro saisie !). n Une mise en application très intuitive, des données sécurisées. n Un retour sur investissement rapide, achat de licences ou location… CARD-COM principaux avantages :

21 CARD-COM Statistique/Première/Entreprise Économies potentielles générées…

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