COMMENT completer NOTRE formulaire de saisie, OU…

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1 COMMENT completer NOTRE formulaire de saisie, OU…
COMMENT completer NOTRE formulaire de saisie, OU….. LES trucs & astuces pour réaliser une saisie rapide, complète …..& définitive.

2 La rubrique « actualités » vous offre un ensemble d’ informations, mises à jour régulièrement, sur les évolutions réglementaires pouvant concerner vos envois Pour Saisir une nouvelle demande de prestation, ou pour effectuer une recherche, cliquez ici Avant de débuter votre saisie, prenez connaissance des informations contenues dans les divers chapitres. Elles vous permettront de mieux préparer votre envoi.

3 Cet engagement préalable est un impératif
Cet engagement préalable est un impératif. Il fixe les limites légales de la responsabilité d’Ulisse dans le traitement de vos demandes, et les conséquences qui découleraient d’une saisie erronée, {volontairement ou non} ou modifiée en dernière minute Cliquez ici pour débuter la saisie de votre nouvelle demande Avant de débuter votre demande, vous vous engagez à fournir à Ulisse des informations « sincères & véritables » Composée de 7 onglets, elle autorise une saisie à votre rythme, vous permet de revenir sur des informations inconnues au moment de la saisie initiale, de les rectifier, sous réserve d’avoir préalablement & complètement saisi, et validé l’onglet N° 1 !

4 Le rédacteur de la demande est, comme son nom l’indique, la personne qui saisit les informations. Ces informations seront pré-remplies, dès lors que votre Unité aura contractualisé ses prestations auprès d’Ulisse. Le nom de votre Unité apparaitra alors dans le menu déroulant. En cliquant sur votre Unité, tous les champs se complèteront automatiquement. La caractérisation de la prestation a pour but de prédéfinir les champs qui apparaîtront {ou non} lors de la saisie. Pour poursuivre la saisie, ce cadre doit être intégralement renseigné. La validation de cette saisie vous autorise à poursuivre la saisie de l’onglet N°2. Tous les onglets sont bâtis sur le même modèle.

5 ATTENTION {2}: International signifie : Hors UE
Identifiez dès à présent l’ensemble de la prestation que vous demandez à Ulisse. La caractérisation géographique de votre envoi déterminera quels champs seront ultérieurement ouverts ou fermés dans le formulaire. Elle facilitera votre saisie en ne vous présentant pas les options de saisie inutiles ou redondantes. ATTENTION {1} : Europe signifie systématiquement « Union Européenne » composée aujourd’hui de 27 pays. ATTENTION {2}: International signifie : Hors UE LA SUISSE NE FAIT PAS PARTIE DE L’UNION EUROPEENNE, NON PLUS QUE LES DEPARTEMENTS & TERRITOIRES D’OUTRE MER, fiscalement considérés comme hors UE Identifiez les caractéristiques de votre envoi : Matériel ou document. Un transport international de document ne génèrera aucun processus douanier, ce qui ne sera pas le cas d’un transport de matériel ! Date {de livraison ou d’expédition} impérative ou indicative : une date indicative nous permettra de choisir le prestataire adapté aux seuls critères techniques de votre prestation Une date impérative nous autorisera a mettre en œuvre toutes les procédures indispensables à l’arrivée du matériel au jour dit, qu’elles qu’en soient les conséquences financières. Nous interviendrons sans votre accord ultérieur pour que soit respectée cette exigence

6 Lorsque vous aurez complété & validé cette 1ere étape, la demande se positionnera automatiquement sur le 2eme onglet. Un N° de prestation vous sera alors attribué, qui vous autorisera à ensuite revenir à tout moment, et autant que vous le souhaiterez, sur ce formulaire pour poursuivre, compléter, & valider votre saisie Toutes ces informations sont pré-remplies, dès lors que votre Unité a contractualisé ses prestations auprès d’Ulisse. Le nom de votre Unité apparaitra alors dans le menu déroulant. En cliquant sur votre Unité, tous les champs se complèteront automatiquement. Le N° d’identification TVA répond au même besoin de caractérisation d’une opération intracommunautaire. Pour en savoir plus : Le N° Siret identifie l’expéditeur. Cette information est obligatoire, pour insérer votre opération dans la Déclaration d’Echanges de Biens du CNRS (voir rubrique DEB sur notre site), ou pour identifier votre Unité lors de la saisie de la Déclaration Douanière imposée par les réglementations Vous devez identifier les moyens de manutention disponibles chez l’expéditeur, ainsi que les moyens demandés. IMPORTANT : Toutes les informations contenues dans ces pages nous sont indispensables, à un titre ou un autre, pour organiser votre prestation.

7 Ce carnet d’adresse vous est dédié, dès lors que vous avez forfaitisé vos prestations auprès d’Ulisse. Il se complète au fur & à mesure des saisies réalisées par les chercheurs & agents de votre Unité. Il vous est strictement réservé et est lié à l’identification de votre Unité comme expéditeur. Le N° Siret identifie également le destinataire. Cette information est obligatoire, lors d’échange à l’intérieur de l’UE, pour permettre l’insertion de votre opération dans la Déclaration d’Echanges de Biens du CNRS (voir rubrique DEB sur notre site). Dans ce cas précis (opération d’exportation Hors de l’UE, cette information n’est pas indispensable Le N° de TVA n’est pas une information obligatoire dans le cadre d’une opération internationale

8 Le colis est l’Unité de base composant votre envoi
La saisie de cet onglet est particulièrement importante, dans la mesure où toute la fiabilité du processus de transport découlera de la qualité des informations qui y auront été portées. Vous devrez indiquer, Unité de manutention par Unité de manutention, colis par colis, tous les éléments composant votre envoi. Ces informations sont INDISPENSABLES à la réalisation des listes de colisage, factures proforma, réservations de fret, informations à notre assureur…….) Voir les diapositives suivantes EXPLIQUANT LE PROCESSUS DE SAISIE. Si vous deviez modifier cet onglet après notre validation, vous perdriez tout le bénéfice de votre demande, et seriez contraint d’attendre une nouvelle validation, sans aucune priorité d’accès. L’Unité de manutention est la résultante de plusieurs colis, manutentionnés durant le transport Le colis est l’Unité de base composant votre envoi UliSSE.P.BRION 31/03/2017

9 Dans ce cas, vous estimerez les dimensions du colis.
Les colis composant votre envoi peuvent être fabriqués sur votre demande. Vous devrez mentionner les caractéristiques techniques de cette demande dans un document que vous téléchargerez. Dans ce cas, vous indiquerez des dimensions estimées dans les cadres prévus Dans ce cas, vous estimerez les dimensions du colis. Vous indiquerez les conditions de manutention de vos colis durant le transport Après avoir enregistré tous vos colis, vous enregistrerez l ’étape Après avoir enregistré tous vos colis, vous enregistrerez l ’étape

10 ?Signifie que vous avez demandé un emballage spécifique
L’Unité de manutention est « l’emballage qui sera manutentionné lors des opérations de transport ». Elle peut être une palette, contenant plusieurs cartons, un conteneur, contenant des caisses en bois, ou tout autre type d’emballage. Attention : Le vrac est assimilé à un colis, pas à une Unité de manutention Si vous désirez ajouter un colis dans cette Unité de manutention, cliquez ici Si votre expédition comporte plusieurs Unités de Manutention, cliquez ici Si vous désirez ajouter un colis, non contenu dans une Unité de manutention, cliquez ici

11 Sélectionnez votre emballage
Si vous demandez à Ulisse un colisage spécifique, téléchargez votre dossier, contenant, plans, photos, ou tout autre élément d’analyse Sélectionnez votre emballage Si vous n’avez pas de dossier particulier à transmettre, complétez le document spécifique, et téléchargez le dans le formulaire Enregistrez votre colis Notez les dimensions de ce colis UliSSE.P.BRION 31/03/2017

12 Si votre palette contient plusieurs colis, insérez un autre colis
Votre colisage prend forme ! Vous avez désormais enregistré 1 palette UA, contenant un seul colis, référencé UA 1/1 Si votre palette contient plusieurs colis, insérez un autre colis Si vous envoyez plusieurs palettes identiques, ou si votre palette contient plusieurs colis identiques, dupliquez votre saisie. Si vous expédiez, en sus de votre palette UA, un colis séparé, « Ajoutez un colis » UliSSE.P.BRION 31/03/2017

13 Saisissez le contenu de chaque colis (voir diapositive suivante)
Votre colisage est désormais constitué. Vous expédiez donc une palette contenant 2 colis : 1 colis en carboglace & 1 valise aluminium + Un colis {caisse plastique}. Vous devez maintenant indiquer le contenu de chaque colis. Saisissez le contenu de chaque colis (voir diapositive suivante) UliSSE.P.BRION 31/03/2017

14 Saisie type d’un article standard
Les références des colis vous permettront, lorsque votre demande sera validée, d’imprimer les étiquettes que vous apposerez sur chaque colis UliSSE.P.BRION 31/03/2017

15 ATTENTION : Lorsque vous aurez saisi les informations concernant votre colis, vous devrez identifier le contenu de chacun d’entre eux. Pour nous permettre de réaliser une facture proforma, pour nous permettre de rédiger une liste de colisage, pour nous permettre de présenter votre matériel en douane, pour gérer un litige de transport auprès de notre assureur, vous devrez identifier le matériel par : Sa désignation commerciale ou technique & ses références Son N° de série ( autant de N°’s que d’articles!) Si vous expédiez des cables, ou des articles non identifiables, car trop petits pour porter un N° , indiquez « Sans N° » et référencez l’article par « 1 lot »). Si vous expédiez un prototype, vous devrez « inventer » un N°, coller sa référence sur le matériel (étiquette) et reporter cette mention sur le formulaire de saisie. ATTENTION : La saisie d’un N° de série est la REGLE, son absence L’EXCEPTION! Si vous « trichez » en inventant « un lot » pour des articles parfaitement définis, votre demande ne sera pas validée, et donc, non traitée! L’origine d’un matériel est le pays de fabrication de ce matériel UliSSE.P.BRION 31/03/2017

16 Le N° UN est la 1ere de ces informations.
Si votre matériel ou produit est dangereux, merci de fournir TOUTES les informations demandées. : Le N° UN est la 1ere de ces informations. La Fiche de Données de Sécurité (que vous devrez télécharger) est indispensable à la préparation d’un emballage conforme au type d’expédition souhaitée. Le N° UN est Impératif Téléchargez la Fiche de Données de Sécurite de votre produit Cadre à remplir pour un produit dangereux, non radioactif Si vous ne disposez pas de Fiche de Données de Sécurité, remplissez & téléchargez ce document S’il s’agit d’un produit ou matériel radioactif, merci de suivre précisément la demande d’information Le N° UN est impératif Cadre à remplir pour un produit dangereux, radioactif N’oubliez pas d’enregistrer la saisie de votre matériel {enregistrement successif de tous les matériels} avant de valider l’étape

17 Lorsque votre saisie de l’onglet « matériel » est terminée, et l’onglet validé, elle doit ressembler à ceci . Dans ce cas précis, vous expédiez une palette contenant 3 colis. Votre palette UA a fait l’objet d’une demande d’emballage spécifique. Le colis UA 1/1 Contient un produit radioactif & dangereux. Les références : UA, UA 1/3, UA 1/2 & UA 1/3 seront reprises sur les étiquettes que vous pourrez imprimer, après validation de votre demande. Il est important de coller les « bonnes étiquettes » sur les « bons colis ». La cohérence entre saisie et étiquetage est particulièrement importante lorsque se produit un évènement du type perte, ou casse. L’identification immédiate de l’élément manquant ou cassé facilite le lancement des recherches ou l’ouverture du dossier litige et, par conséquent, augmente les chances de retrouver cet élément manquant, ou d’en obtenir la meilleure indemnisation. Cette identification précise est également un élément indispensable à la bonne réalisation d’une Déclaration Douanière. Lors d’un transport routier, elle aide le transporteur à faire les meilleurs choix (volume disponible, précautions particulières, etc…)