Affelnet Base-élèves 1er degré Sconet

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1 Affelnet Base-élèves 1er degré Sconet
Présentation AFFELNET 6ème AFFectation des Elèves et lien vers Sconet Familles Directeurs IA Principaux de collège Affelnet Base-élèves 1er degré Sconet 1-Définition Afflenet Première partie de la diapo La liaison entre BE1d et Sconet , prévue depuis le départ n’existait pas encore. Il n’est pas possible de faire une liaison directe entre les 2 mondes (les opérations d’affectation étant du ressort des 2 + intervention IA etc..) Mise en place d’un module passerelle (affelnet), les 2 mondes restant indépendants et continuant à fonctionner. On va donc à un moment M (en ce moment) « dupliquer » une liste d’élèves susceptibles d’aller en sixième (avec un certain nombre de données issues de BE mais pas ttes, celles qui sont nécessaires au collège). Ces élèves seront traités dans affelnet. Pour autant les dossiers des élèves sont tjs dans Base élèves, on peut tjs effectuer des modif, de smises à jour etc.. Après le moment M de duplication  les 2 bases sont étanches Après affectation les dossiers des élèves seront intégrés dans sconet. Le champ d’AFFELNET strictement les affectations dans des collèges public du département Tout le reste est géré par l’IA 2- les acteurs Au clic, deuxième partie de la diapo Rapidement présenter les acteurs, avec la famille en hait : le cadre légal : strictement partir des vœux de la famille, les échanges d’information très vite, on y reviendra A terme, les parents seront également utilisateur du module, on y reviendra aussi Gère l’affectation dans les collèges publics du département Présentation aux directeurs IA Orne Mars 2010

2 Les opérations pour le directeur
Dans la Base -élèves Dans Affelnet 1-Constituer la liste des élèves susceptibles d’entrer au collège -Élèves concernés - CM 2 – CLIS – CM1 (si passage anticipé) -Préalables : les élèves doivent être admis définitifs avoir un INE être répartis Editer les fiches de liaison avec la famille ( pré-renseignées) afin de recueillir les vœux Y ajouter le collège de secteur et la langue étudiée à l’école Saisir les vœux Enregistrement des décisions de passage 1-Dans Base élèves Insister sur la facilité et les préalables Sur le coté collectif ( 3 clics) On envoie une liste d’élèves dans Affelnet ( on rappelle ) que les élèves restejnt dans be, c’est une sorte de duplication 2-Dans Affelnet Présenter vite ( on y reviendra les 3 étapes) et dire ensuite qu’il y aura une série d’opérations à réaliser dans affelnetet très chronologique dans un calendrier qu’on va leur donner Annoncer clairement la couleur La première phase Fiches de liaison volets 1 et 2 : était déjà faite par les directeurs ( à la main sauf ceux qui avaient utilisé « adm 6ème)  donc gain de temps ( tout est fait de façon collective ) et modernisation des échanges Sur la phase «  saisie des vœux » pas de gain de temps puisque opération à faire individuellement forcément le directeur ne faisait pas ça auparavant En même temps dire que cette saisie ne sera ni longue ni compliquée, elle sera juste « individuelle et nouvelle » Donc gain de temps d’un côté, et pas de l’autre opération blanche ( aborder la plus value maintenant ou à la fin à voir selon l’ambiance Phase « enregistrement des décisions de passage : rapide parce que collectif Plus-value Modernisation  du processus d'affectation des élèves de l'école vers le collège dans le cadre de la modernisation des systèmes de gestion Accord avec la législation en vigueur ( validation des dossiers par les parents, prise en compte des voeux de la famille..) Réutilisation d'une partie des données de BE dans Affelnet et Sconet, en reprenant l'interface BE déjà bien connue des directeurs  Automatisation des opérations de fiche navette ( ecole/famille)  en utilisant les données saisies dans base élèves : à une époque proche (2 ans) les directeurs saisissaient manuellement les dossiers Implication du directeur dans la constitution du dossier d'entrée en 6ème qui désormais a le retour des résulatas d'affectation des élèves Lien entre les outils de gestion du primaire et du secondaire Moins value L'accès direct par les parents n'étant pas encore possible, l'impression des fiches actuellement incombe aux écoles.

3 CAS n° 1- Vous n’avez pas d’élève susceptible d’entrer au collège
Du 19 au 29 mars CAS n° 1- Vous n’avez pas d’élève susceptible d’entrer au collège Le directeur valide, tout est terminé pour lui…

4 CAS n°2- Vous avez des élèves susceptibles d’entrer au collège
Du 19 au 29 mars CAS n°2- Vous avez des élèves susceptibles d’entrer au collège Sélectionner le niveau ou la classe Le directeur sélectionne les élèves Pas de difficulté Cette opération de « constitution d’une listes.. » est ouverte ponctuellement : Campagne de validation lancée par l’IA avec envoi d’un mal aux écoles : du 19 au 29 mars Accéder par « Elèves » puis «  constitution .. » Les CM2 Procédure connue dans BE Sélectionner en haut tous les élèves (CM2) valider. Attention aux écrans de 30, il faudra aller chercher la deuxième page Il confirme son choix en cliquant sur le bouton Valider

5 Visualisation de la liste
Du 19 au 29 mars Visualisation de la liste Les élèves sélectionnés sont ajoutés à la liste. Le directeur peut supprimer un élève de cette liste en cliquant sur la corbeille située sur la ligne correspondant au nom de l’élève Suite Tjs sans difficulté Les élèves sélectionnés apparaissent : possibilité d’en ajouter ( ( plus de 30, les CLIS, un passage anticipé) On peut supprimer ( erreur ou chgt suite à un départ de la liste) Possibilité d’en ajouter pendant le temps de la campagne ( si INE et réparti) Sinon Cas particulier. ( redit sur la diapo suivante) Edition 2 formats etc. Il peut éditer cette liste Si il y a plus de 30 élèves susceptibles d’entrer en 6ème, cliquez ici pour sélectionner les suivants Il peut procéder à une extraction de cette liste

6 par mel ia61-doss32@ac-caen.fr
Validation Quand la liste est complète, le directeur peut procéder à la validation de cette liste pour l’IA Remarque : Tant que la campagne « de constitution des listes » n’est pas terminée, le directeur d’école peut effectuer plusieurs validations successives de cette liste. Chaque validation annule et remplace la précédente liste. Si un élève ne peut être ajouté à cette liste (pas d’ine) signaler le cas par mel

7 Les opérations à effectuer dans BE1D sont terminées
Le directeur doit maintenant utiliser AFFELNET désormais disponible dans le portail d’applications des directeurs L’application Affelnet apparaît

8 L’aller et retour entre l’école et la famille
À partir du 1er avril : ouverture d’Affelnet Dans AFFELNET L’aller et retour entre l’école et la famille Directeur d’école Responsable de l’élève Calendrier Renseigne le volet1 : adresse de l’élève à la rentrée.. Dès le 1 er avril  envoi aux familles avec demande de retour obligatoire le 6 avril Edite le volet 1 de la fiche de liaison Met éventuellement à jour l’adresse de l’élève à la rentrée Dès les retours des volets 1 et jusqu’au 9 avril Renseigne collectivement le collège de secteur et la langue étudiée à l’école 9 avril  les familles remplissent le volet 2 pendant les vacances et le remettent au directeur à la rentrée Complète le volet 2 Vœux pour le collège Edite le volet 2 de la fiche de liaison Du 26 avril ( retour des vacances) au 12 mai Saisit les vœux de la famille 6 avril : mardi de paques 9 avril = vacances 12 mai = mercredi travaillé ? : après pont donc on arrive très vite à l’étape suivante 17 mai : date limite Les conseils de maitres font des propositions de passage et les familles ont jusqu’au 17 pour faire connaître leurs réponses. L’absence de réponse équivaut à l’acceptation de la proposition A partir du 18 mai le directeur renseigne la proposition maintien/appel/passage RappelLes familles ont du 3 mai jusqu’au 17 mai pour faire connaître leur avis sur la proposition de passage. Saisit la décision de passage dans le dossier Déclare complet le dossier d’entrée en 6ème

9 Edition du Volet 1(Fiche Liaison)
Dès le 1 er avril et envoi aux familles avec demande de retour obligatoire le 6 avril Edition du Volet 1(Fiche Liaison) Insister sur le caractère fondamental de l’adresse au 1 septembre --< c’est l’enjeu du volet 1 Dans la majorité des cas : la même Pas de modif à saisir Elle est décisive pour le secteur de collège Insister sur le fait que ce document doit être signé puis conservé par le directeur pour le désengager en cas de contestation Au retour du volet 1 En cas de modification de l’adresse au 1 septembre, modifier en cliquant sur le nom de l’élève 9

10 Saisie des langues étudiées à l’école
Entre le 6 et le 9 avril Saisie des langues étudiées à l’école 1 2 3 Saisie collective des langues Si 2 langues  en deux fois Présenter la fenêtre ( ergonomie connue dans BE) champ de recherche/champ de saisie Le déroulé des clics --< attention à la terminologie « SAISIR POUR LA SELECTION  » = enregistrer une information pour les élèves sélectionnés – on retrouve ça dans tous les écrans de saisie collective) 10

11 Saisie du collège de secteur
Entre le 6 et le 9 avril Saisie du collège de secteur Après retour des volets 1 des fiches de liaison, le directeur saisit le collège de secteur de ses élèves ( en fonction de l’adresse à la rentrée de l’élève . Affecter un collège de secteur à un ou plusieurs élèves : Ce collège dépend de l’adresse de l’élève à la rentrée(renseignée par les responsables sur le volet1) 1-Sélectionner un collège grâce à l’aide à la saisie «?» 2-Cochez les élèves concernés par ce collège 3-Cliquer sur «Saisir pour la sélection» (lors de la validation, un message indique qu’un nouveau collège va être affecté au dossier) 2 2 1 3 2 RAS : diapo parlante Insister sur l’outil qui a été mis en place sur le site de l’IA qui permet de connaître les secteurs de collèges (lien actif sur le logo Orne sur la page d’accueil du site IA) Sur cette même page un document pdf précise les secteurs à l’intérieur des villes 11

12 …jusqu’au 9 avril pour remise aux familles avant les vacances
Edition du Volet 2 (Fiche Liaison) Cet écran permet d’éditer les volets 2 de la fiche de liaison et d’accéder aux dossiers élèves. Le volet2 des fiches de liaison est adressé aux responsables et leur permet de renseigner les vœux d’affectation. Edition collective des volets 2 de la fiche de liaison Adresse au 1 er septembre pré renseignée ainsi que le collège de secteur qui en dépend Les parents renseignent manuellement le reste de la fiche et retournent la fiche dans les délais impartis par le directeur 12

13 Saisie des vœux à partir du volet 2
Au retour des vacances du 26 avril au 12 mai Saisie des vœux à partir du volet 2 Cette page permet d’accéder aux écrans de saisie des vœux des responsables des élèves de l’école et d’initialiser la langue vivante 1 demandée pour le collège Saisie des vœux: -L’école reçoit les volets 2 des fiches de liaison, les vœux sont renseignés par les parents. -Le directeur d’école clique sur un lien «élève» afin de compléter les renseignements liés à l’élève et notamment les vœux Saisie des vœux Cette étape est l’étape qui peut susciter des réactions (nouvelle procédure, saisie individuelle) Rassurer sur le fait que ce n’est ni long, ni compliqué Cliquer un/un chaqyue élève 13

14 Au retour des vacances du 26 avril au 12 mai
Saisie des vœux Choix de la localisation du collège: -les collèges hors départements ne sont pas pris en compte par l’application Si la famille demande un collège public du département . Le directeur coche oui La Saisie continue Si la famille demande un collège hors département ou un collège privé, le directeur coche non  saisie terminée La langue renseignée dans le dossier élève n’est pas un critère pour l’affectation Renseigner obligatoirement le régime, la langue C’est le cas le plus fréquent : la famille demande une sixième « normale » dans le collège de secteur Refaire l’enchainement en prenant les étiquettes Si demande d’un secteur privé ou hors dep : le directeur coche « NON »  gestion IA Procédure simple et rapide Si la famille demande un collège hors secteur ou une formation spéciale ( cf diapo suivante) Si le vœu est le collège de secteur, la saisie se termine

15 Au retour des vacances du 26 avril au 12 mai
Saisie des vœux La notion de « dérogation » Si le vœu est une demande de dérogation, renseigner obligatoirement : 1-Pour un type de formation ( premier menu déroulant) recrutement spécifique, enseignement adapté SEGPA, CHAM, Et le collège demandé en utilisant l’aide à la saisie (le collège doit appartenir aux offres de formation) cd note aux familles 2-Pour un autre collège que le collège de secteur (assouplissement de la carte scolaire) Sélectionner 6 ème et le motif de dérogation, sélectionnez dans la liste et cliquez sur Ajouter (on peut en choisir plusieurs) ordre de priorité cf circulaire Valider toute modification 15

16 Saisie des décisions de passage
Entre le 18 et le 27 mai Saisie des décisions de passage Saisie des décisions de passage: -Sélectionner une décision de passage dans la liste déroulante -Sélectionnez le ou les élèves -Cliquez sur «Saisir pour la sélection» Attention: Si le directeur choisit pour un élève «maintien dans le cycle», ces demandes d’affectation seront supprimées, dans ce cas, un message avertit l’utilisateur 17 mai date limite de recours éventuel des familles après les propositions de passage faites en conseils des maîtres Après cette date, les propositions valent décisions Elles peuvent donc être enregistrées collectivement dans AFFLENET Tous ceux qui passent Tous ceux qui sont maintenus Tous ceux qui font appel Même procédure de traitement que les autres écrans Choix d’un traitement Sélection des élèves à traiter Validation du traitement pour les élèves sélectionnés Les élèves Qui passent seront transférés dans Sconet maintenus disparaîtront d’Affelnet , un message d’avertissement sera affiche/le valider Les dossiers en appel seront traités ultérieurement par l’IA 16

17 Déclaration de complétude des dossiers
Jusqu’au 16 juin Déclaration de complétude des dossiers Cet écran permet d’affecter un état complet/incomplet aux dossiers des élèves susceptibles d’entrer au collège. Un élève peut être déclaré « complet » dans la mesure où son dossier comporte une adresse de rentrée et un collège de secteur. Affecter un état «complet» aux dossiers des élèves: -Sélectionner un état de dossier dans la liste déroulante -Sélectionnez le ou les élèves dont le dossier change d’état -Cliquez sur «Saisir pour la sélection» Attention: Si le directeur souhaite affecter un état complet à un dossier incomplet, l’application refuse et un message d’erreur indique l’élève concerné ainsi que les informations manquantes dans son dossier Cet écran permet de vérifier et de valider que que tous les élèves ont été traités Traitement/sélection./saisie pour la sélection Etat du dossier: -coche verte : dossier complet -croix rouge : dossier incomplet 17

18 Liste récapitulative des vœux
Cette liste est accessible de manière permanente notamment lorsque le menu Dossier élèves est rendu indisponible par le gestionnaire IA(période d’affectation) 18

19 Bilan de l’entrée en 6ème
À partir du 18 juin Bilan de l’entrée en 6ème Cette liste permet au directeur d’école de visualiser l’établissement d’accueil de ses élèves. Affichage des élèves dont la décision d’affectation finale est «affecté» l Les notifications d’affectation sont alors éditées par les collèges d’accueil qui les transmettent aux familles. 19