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Manuel d’utilisation d’Outlook via Web application R&B Partners – points clés à retenir Guide d’utilisation Octobre 2010

2 Introduction Apprenez à utiliser votre messagerie dans Outlook live à l’aide de votre navigateur internet. Vous découvrirez en quatre parties comment manipuler la messagerie électronique, gérer les calendriers et rappels, exploiter vos contacts et groupes de contacts, puis enfin comment utiliser l’aide intégrée à OWA (Outlook Web Application).

3 Sommaire 1 Messagerie électronique Créer un message
Attacher des documents Rechercher un document (dont documents non lus) Page 4 Page 5 Page 6 2 Calendrier et rappels Créer un rendez-vous Créer une réunion Page 9 Page 11 3 Contacts et groupes Créer un contact Créer un groupe Ajouter un membre à un groupe Page 14 Page 15 Page 16 4 Aide OWA

4 1 – Messagerie électronique 1.1 Créer un message
Affiche la boîte de dialogue Options de message. Comment gérer les options liées au mail (importance, copie, suivi…), voir page suivante. Ajoute une signature à la fin du message. Vérifie l'orthographe dans le texte du message. Comment créer un message sous web mail ? Cliquez sur Nouveau (ou CTRL+N) Vous pouvez également créer un message lorsque le carnet d’adresse est affiché; cliquez sur Carnet d'adresses puis utilisez la zone de texte de recherche pour trouver la personne ou le groupe à qui vous voulez envoyer un message, Entrez les destinataires voulus dans les champs A et Cc, Taper votre message, Envoyer votre message, cliquer sur Envoyer (ou appuyer sur ALT + S sur un système windows). Autres informations utiles : Les opérations suivantes sont disponibles dans la barre d’outils lorsque vous créer un message. Envoie le message aux destinataires, Enregistre le message dans le dossier Brouillons, mais n’envoie pas le message, Joint un fichier au message, Ouvre le carnet d’adresses pour rechercher des noms de destinataire, Recherche les noms des destinataires du message dans le Carnet d'adresses ou dans votre dossier Contacts, Définit l’importance du message.

5 1 – Messagerie électronique 1.2 Attacher des documents
Comment ajouter une pièce jointe ? Vous pouvez joindre tout type de fichier accessible à partir de votre ordinateur ou via votre réseau à tout élément que vous créez dans votre boîte aux lettres, Dans un message, un élément de calendrier ou un contact, cliquer sur dans la boîte à outils, Dans la boîte de dialogue « Joindre des fichiers », entrez le chemin d’accès au fichier que vous souhaitez joindre ou cliquez sur parcourir pour le rechercher, Si vous utilisez Parcourir, sélectionnez le fichier que vous souhaitez joindre, puis cliquez sur Ouvrir pour l'ajouter à la liste des pièces jointes, Cliquez sur Joindre. Le nom du fichier s'affiche alors dans la boîte de dialogue Joindre des fichiers, Pour remplacer le fichier sélectionné, cliquez sur Parcourir et recherchez le fichier voulu, Pour joindre plusieurs fichiers, cliquez sur Choisir plus de fichiers dans la boîte de dialogue « Joindre des fichiers », Pour revenir à l'élément, cliquez sur Joindre pour joindre les fichiers sélectionnés ou sur Annuler pour revenir à l'élément sans joindre les fichiers. 3 2 Comment ouvrir une pièce jointe ? Comment gérer les options liées à votre ? Lorsqu'un élément contient une pièce jointe, une icône en forme de trombone s'affiche en regard de l'élément dans la liste. Lorsque l'élément est ouvert ou visualisé, le nom du fichier joint s'affiche dans les informations de l'élément. Certaines pièces jointes, telles que les fichiers .txt et .gif, sont directement ouvertes par le navigateur Web. Cliquez sur le nom du fichier de la pièce jointe figurant dans les informations d'en-tête du message. Vous avez la possibilité d'ouvrir la pièce jointe à l'aide de l'application appropriée ou de l'enregistrer sur le disque, Vous pouvez également utiliser l'option Ouvrir sous forme de page Web pour ouvrir la pièce jointe à l'aide de votre navigateur Web. Lorsque vous créez un message, vous pouvez utiliser des options de message pour définir un niveau d'importance, utiliser la zone Cci ou De, ou demander un accusé de réception. Importance:  Définit l'importance du message sur Faible, Normale ou Haute. Critère de diffusion:  Définit le niveau de critère de diffusion sur Normal, Personnel, Privé ou Confidentiel. Afficher Cci:  Ajoute la ligne Cci au formulaire de message. Afficher De:  Ajoute la ligne De au formulaire de message. Demander un accusé de réception pour ce message:  Lorsque le message est remis, vous recevez un accusé de réception. Demander une confirmation de lecture pour ce message:  Lorsque le message est marqué comme lu, vous recevez une confirmation de lecture.

6 1 – Messagerie électronique 1.3 Rechercher un document (1/2)
OBJECTIF L'Outlook Web App vous permet de rechercher un élément dans votre boîte aux lettres ou dans vos listes d'adresses. Le calendrier ne comporte pas de fenêtre de recherche ; toutefois, les demandes de réunion et les réponses sont incluses dans les résultats des recherches des dossiers de messagerie où celles-ci sont stockées. 1 Comment rechercher un élément ? Tous les dossiers de messages, de contacts ou de tâches incluent une fenêtre de recherche située au début de la liste des éléments. Cliquez sur la flèche de déroulement dans la fenêtre de recherche pour spécifier l’étendue de la recherche : Ce dossier, Ce dossier et ses sous-dossiers, Tous les dossiers et tous les éléments (Courriers), Rechercher dans tous les éléments contact (Contacts), Rechercher dans tous les éléments tâche (Tâches), Vous pouvez également définir l'emplacement par défaut des recherches sur n'importe lequel de ces emplacements. Cliquez sur les chevrons à droite de la fenêtre de recherche pour sélectionner des options supplémentaires permettant d'affiner la recherche. Dans Courrier, vous pouvez limiter votre recherche aux éléments suivants : Résultats dans l'objet et le corps du message, dans le corps uniquement ou dans l'objet uniquement ; Éléments provenant de ou envoyés à une personne ou un groupe spécifique ; Éléments d'une catégorie spécifique (lors de recherches dans les Contacts ou les Tâches, il s'agit de la seule option possible). Une fois votre recherche configurée, appuyer sur Entrée ou cliquez sur Rechercher pour lancer la recherche. Pour annuler ou effacer la recherche, cliquez sur 2 Comment rechercher une adresse ? Utilisez trouver quelqu’un en haut de la fenêtre Outlook Web App. Tapez une partie du nom de la personne recherchée, puis appuyez sur ENTREE pour afficher la liste des correspondances possibles, cliquez sur nom de la personne pour afficher ses informations de contacts, Cliquez sur le nom de la personne pour afficher ses informations de contact.

7 1 – Messagerie électronique 1.3 Rechercher un élément (2/2)
OBJECTIF 3 Comment utiliser un filtre ? Cliquez sur la flèche en regard du filtre pour sélectionner un ou plusieurs critères de filtre, Lorsque vous cliquez sur la flèche, la liste déroulante de 8 critères possibles (voir ci-contre) s’affiche. Cliquez sur les critères de votre choix, puis sur Appliquez, Pour supprimer le filtre, cliquez sur Effacer le filtre 4 Autres informations utiles Vous pouvez rechercher un élément en utilisant une fonctionnalité appelée AQS (recherche de requête avancée). Pour utiliser la fonctionnalité AQS, tapez un mot clé suivi de deux-points, puis indiquez ce que vous souhaitez rechercher dans la fenêtre de recherche. Par exemple, pour rechercher tout message dont l'objet contient le terme « demain », tapez « objet: demain ». Terme AQS Description De; A; Cc; Cci; Participants; Objet; Corps ou contenu: Effectue la recherche dans De; A; Cc; Cci; Participants; Objet; dans le corps, Envoyé: Effectue la recherche à la date d'envoi. Vous pouvez rechercher une date spécifique ou une plage de dates séparée par deux points (...). Reçu: Effectue la recherche à la date de réception. Vous pouvez utiliser les mêmes termes de recherche que pour Envoyé, Catégorie: Effectue la recherche dans la catégorie, Pièce jointe: Effectue la recherche dans la pièce jointe spécifiée. Lorsque vous utilisez AQS, vous pouvez effectuer la recherche sur plusieurs termes. Lorsque vous entrez plusieurs termes de recherche, vous pouvez effectuer la recherche sur un seul ou tous les termes, ou encore sur l'expression exacte, Objet : Forfait produit recherchera tous les messages dont l'objet contient le terme « forfait » ou « produit », Objet : (Forfait produit) recherchera tous les messages dont l'objet contient à la fois les termes « forfait » et « produit », Objet : « Forfait produit » recherchera tous les messages dont l'objet contient l'expression exacte « forfait produit ». Attention : La fonction de « récupération de messages envoyés » présente dans Microsoft Outlook est indisponible dans Outlook Web Application

8 Sommaire 1 Messagerie électronique 2 Calendrier et rappels 3
Contacts et groupes 4 Aide OWA

9 2 – Calendrier et rappels 2.1 Créer un rendez-vous (1/2 )
INTRODUCTION Contrairement aux réunions, qui impliquent d'autres personnes, les rendez-vous sont des engagements auxquels vous seul êtes tenu d'assister. Par exemple, une visite chez un client, ou du temps que vous réservez pour travailler sur un projet. Lorsque vous créez un rendez-vous dans votre calendrier, vous pouvez définir la façon dont il va apparaître (soit comme Occupé(e), soit comme Absent(e)) à ceux qui consulteront votre agenda. . Comment créer un rendez – vous ? 1 Dans Calendrier, dans la barre d'outils, cliquez sur Nouveau, Dans le champ Objet, entrez une rapide description du rendez-vous, Dans le champ Emplacement, entrez le lieu du rendez-vous, Dans les listes Heure de début et Heure de fin, sélectionnez les dates et les heures appropriées, Dans la liste Afficher la disponibilité, sélectionnez la façon dont vous souhaitez que votre agenda apparaisse pendant votre rendez-vous. Votre sélection (Occupé(e), Libre, Provisoire ou Absent(e) du bureau) représente ce que les autres verront lorsqu'ils consulteront votre planning, Si l'intervalle par défaut pour les rappels ne convient pas, définissez l'intervalle souhaité, Si vous souhaitez empêcher d'autres personnes d'afficher les détails du rendez-vous, cliquez sur Privé, Dans le corps du message, entrez des informations supplémentaires, comme la liste des documents à emporter pour le rendez-vous, Cliquez sur Enregistrer et fermer ou appuyez sur CTRL+S avant de fermer la fenêtre du formulaire de rendez-vous.

10 2 – Calendrier et rappels 2.1 Créer un rendez-vous (2/2)
Comment définir un élément périodique ? 2 Pour créer un nouveau rendez-vous, une nouvelle demande de réunion ou une nouvelle tâche, procédez aux 6 opérations suivantes : Dans la barre d'outils, cliquez sur l'icône de périodicité, Dans la boîte de dialogue Périodicité, sous Heure du rendez-vous, utilisez les listes Début et Fin pour sélectionner les heures de début et de fin de l'élément périodique, Sous Périodicité, sélectionnez la fréquence du rendez-vous ou de la réunion, Sous Plage de périodicité, sélectionnez le moment de début et de fin de cette périodicité, Cliquez sur OK, Cliquez sur  Enregistrer et fermer ou appuyez sur CTRL+S pour enregistrer les rendez-vous et tâches avant de fermer la fenêtre. Cliquez sur  Envoyer une mise à jour ou appuyez sur ALT+S pour envoyer des demandes de réunion mises à jour, 3 Vous pouvez également créer un rendez-vous en double-cliquant sur une plage horaire, quel que soit l'affichage du calendrier, Un rendez-vous peut être un événement unique ou il peut se répéter, Le tableau suivant répertorie toutes les options disponibles dans la barre d'outils lorsque vous créez un rendez-vous, Autres informations utiles Enregistre le rendez-vous dans votre calendrier et ferme la fenêtre du rendez-vous, Joint un fichier au rendez-vous, Applique une catégorie à votre élément, Crée une périodicité pour le rendez-vous, Définit l’importance du rendez-vous à haute, Vérificateur d’orthographe, Définit l’importance du rendez vous à faible. Invite d'autres personnes à un rendez-vous qui se transforme en réunion,

11 2 – Calendrier et rappels 2.2 Créer une réunion (1/2)
INTRODUCTION Comment demander une réunion ? 1 Dans Calendrier, dans la barre d'outils, cliquez sur Nouveau, Dans la barre d'outils Rendez-vous, cliquez sur Inviter des participants, Dans les zones de texte À et Facultatif, entrez le nom des personnes auxquelles vous souhaitez adresser cette demande de réunion., Dans les listes Heure de début et Heure de fin, sélectionnez les dates et les heures appropriées. Pour reconduire la réunion, cliquez sur Répéter, Dans la liste Afficher la disponibilité, sélectionnez l'apparence souhaitée de votre agenda pendant la réunion. Votre sélection (Occupé(e), Libre, Provisoire ou Absent(e)) représente ce que les autres verront lorsqu'ils consulteront votre planning et celui de tous les participants, Activez la case à cocher Rappel pour recevoir un rappel concernant cette réunion. Ce même rappel est adressé à tous les destinataires de la demande de réunion s'ils ont activé les rappels dans leur calendrier, Tapez le message accompagnant votre demande de réunion dans la zone de texte du message, puis cliquez sur Envoyer ou appuyez sur ALT+V. Une demande de réunion est envoyée à chaque participant et la nouvelle réunion est ajoutée à votre agenda. Chaque personne qui reçoit votre demande de réunion peut l'accepter, la refuser ou l'accepter provisoirement,

12 2 – Calendrier et rappels 2.2 Créer une réunion (2/2)
INTRODUCTION Comment partager un calendrier? 1 Vous pouvez partager l'accès à votre calendrier avec n'importe qui dans votre carnet d'adresses partagé. Vous pouvez également recevoir des invitations pour partager les calendriers d'autres personnes et leur demander de partager votre calendrier Cliquez sur Calendrier dans le volet de navigation de l'Outlook Web App, Cliquez sur Partager sur la barre d'outils Calendrier, Sélectionnez Partager un calendrier et le nom du calendrier que vous souhaitez partager, Entrez les personnes avec qui vous souhaitez partager votre calendrier dans la ligne À, comme si vous leur adressiez un message, Sous Partager, cliquez pour définir les informations que vous souhaitez partager : Informations de disponibilité pour partager les informations de disponibilité uniquement. Informations de disponibilité incluant l'objet et l'emplacement pour ajouter l'objet et l'emplacement aux éléments que l'invité peut afficher. Toutes les informations pour laisser l'invité consulter vos informations de disponibilité, l'objet, l'emplacement et d'autres détails relatifs au message. Sélectionnez Je souhaite demander l'autorisation d'accès au dossier de calendrier du destinataire pour demander automatiquement l'autorisation de consulter le dossier Calendrier du destinataire. Ajoutez toutes les informations que vous souhaitez au corps du message, comme pour tout autre message. Cliquez sur Envoyer pour envoyer votre demande.

13 Sommaire 1 Messagerie électronique 2 Calendrier et rappels 3
Contacts et groupes 4 Aide OWA

14 3 – Contacts et groupes 3.1 Créer un contact
INTRODUCTION Vous pouvez créer un contact pour stocker les informations concernant les personnes avec lesquelles vous communiquez, notamment leur adresse de messagerie, leur adresse postale et leurs numéros de téléphone. . 1 Comment créer un contact ? Dans le Volet Navigation, cliquez sur Contacts, Dans la barre d'outils des contacts, cliquez sur Nouveau, puis Contact, Dans la nouvelle fenêtre de contacts, entrez les informations que vous souhaitez ajouter au contact ( Le Profil, classement dans le dossier contacts, adresses de messageries, adresse postale, détails …), Cliquez sur Enregistrer et fermer ou appuyez sur CTRL+S avant de fermer la fenêtre du formulaire de contact.

15 3 – Contacts et groupes 3.2 Créer un groupe (1/2)
INTRODUCTION Comment créer un groupe ? 1 Dans le Volet de navigation, cliquez sur Contacts, Dans Contacts, dans la barre d'outils, cliquez sur la flèche située à droite du bouton Nouveau, Cliquez sur Groupe, Dans la fenêtre du nouveau groupe, entrez les informations que vous souhaitez inclure pour ce groupe, La zone Nom du groupe correspond au nom d'affichage du groupe, La zone Membres vous permet d'entrer les membres à inclure dans le groupe. Consultez la suite de cette rubrique pour plus d'informations sur l'ajout de membres à un groupe. La zone Notes vous permet d'ajouter des informations sur le groupe, Cliquez sur Enregistrer et fermer avant de fermer la fenêtre du formulaire du groupe.

16 3 – Contacts et groupes 3.3Ajouter des membres au groupe
Comment ajouter des membres à un groupe ? Pour ajouter des membres à un groupe, ajoutez-les à la zone Membres, puis cliquez sur Ajouter au groupe. Vous pouvez ajouter plusieurs entrées à un groupe en tapant tout ou partie d'un nom ou d'une adresse de messagerie dans la zone Membres. Séparez les entrées par un point-virgule (;). Lorsque vous avez fini d'ajouter des noms, cliquez sur Ajouter au groupe. Si aucun nom en double n'est détecté, les noms sont automatiquement résolus. Les noms ou adresses de messagerie partiels ne peuvent être automatiquement résolus et associés aux destinataires correspondants que s'ils sont uniques. Par exemple, si la liste d'adresses contient les noms John et Johnny, et que vous entrez John, le nom John n'est pas unique. En effet, John et Johnny peuvent tous deux être associés à John. Le nom John s'affiche en gris et est souligné par des tirets rouges afin d'indiquer qu'il n'est pas unique. Si vous essayez d'envoyer un message à un ou plusieurs destinataires qui ne peuvent être associés à aucune adresse de messagerie, un menu s'affiche et répertorie chaque nom non résolu. Pour chaque nom non résolu, vous pouvez supprimer le nom de la liste des destinataires ou effectuer une sélection dans la liste des correspondances possibles trouvées dans le carnet d'adresses. Vous pouvez également ajouter des membres en cliquant sur Membres. Cette action a pour effet d'ouvrir le carnet d'adresses. Le carnet d'adresses vous permet de rechercher des entrées dans le carnet d'adresses partagé de votre organisation ou dans votre dossier Contacts. Après avoir trouvé l'entrée recherchée dans le carnet d'adresses, ajoutez-la à la liste de membres à ajouter en sélectionnant le nom, puis en cliquant sur Membres. Cliquez sur OK pour revenir au groupe. Cliquez sur Ajouter au groupe pour ajouter les entrées à votre groupe. Cliquez sur Enregistrer et fermer pour enregistrer vos modifications.

17 Sommaire 1 Messagerie électronique 2 Calendrier et rappels 3
Contacts et groupes 4 Aide OWA

18 Critères de recherche « Barre de recherche »
4- Aide OWA 1 Quelle que soit la fenêtre ouverte (courrier, calendrier, message,…), vous avez accès à la boutique AIDE de Outlook. Critères de recherche « Barre de recherche » 2 La partie supérieure de ces fenêtres de recherches propose une barre de saisie avec laquelle il est possible de faire une recherche spécifique via des mots clés choisis.