CERTIFICAT EN ADMINISTRATION SCOLAIRE

CERTIFICAT EN ADMINISTRATION SCOLAIRE
MODULE : GESTION ADMINISTRATIVE Animateur : Moussa Ndoye, CSA UFR SEFS Tel: – UFR DES SCIENCES DE L’EDUCATION, DE LA FORMATION ET DU SPORT QUITTER

III. LE TRAITEMENT DU FLUX D’INFORMATION
LE TRAITEMENT DU COURRIER Le courrier « Arrivée » Le courrier « Départ » LE COURRIER PROTEGE Le courrier « TRES SECRET » Le courrier « SECRET » Le courrier « CONFIDENTIEL » CERTIFICAT EN ADMINISTRATION SCOLAIRE UFR SEFS QUITTER

III. TRAITEMENT DU FLUX D’INFORMATION
Définition et problématique du courrier En rédaction administrative, le courrier désigne l’ensemble des correspondances permettant d’entrer en communication avec des personnes et des services : lettre, note, circulaire, télégramme, bordereau, etc. Le traitement de ces documents se fait dans une position de travail appelé « Bureau du courrier » L’agent qui occupe cette position est appelé de différentes manière, d’un service à un autre : Agent de service, Agent de courrier, Assistant, Secrétaire, etc. CERTIFICAT EN ADMINISTRATION SCOLAIRE UFR SEFS QUITTER

Définition et problématique du courrier Dans le traitement et la gestion du courrier, ledit agent utilise des registres, des imprimés et divers petits matériels pour conserver rigoureusement la trace des correspondances. Il faut distinguer deux types de courrier : le courrier « Arrivée » et le courrier « Départ » Il existe du courrier ne devant être communiqué qu’à un nombre limité de personnes : il y a nécessité de le traiter avec discrétion. Quant aux documents protégés, ils sont particulièrement manipulés, distribués et classés. CERTIFICAT EN ADMINISTRATION SCOLAIRE UFR SEFS QUITTER

Le traitement du courrier A/. Le courrier « Arrivée » En principe, trois (3) registres sont utilisés pour le traitement du courrier « Arrivée » : un registre pour le courrier ordinaire un registre pour le courrier confidentiel un registre pour le courrier secret NB : nous reviendrons sur la différence entre ces types de courrier protégé (confidentiel, secret et très secret) Le Responsable du bureau du courrier procède à l’ouverture des plis, à l’enregistrement des correspondances, à leur ventilation et à leur classement. CERTIFICAT EN ADMINISTRATION SCOLAIRE UFR SEFS QUITTER

Le traitement du courrier A.1/. L’ouverture des plis Elle doit se faire avec le plus grand soin et la plus grande discrétion : la correspondance administrative exige minutie et discrétion. Il faut bien tenir le bureau du courrier et y limiter l’accès pour éviter toute entrée de personnes qui risque de causer des indiscrétions. Le courrier estampillé « confidentiel » ou « secret » est ouvert par le collaborateur autorisé à le faire. Si cette autorisation n’est pas donnée, la secrétaire doit remettre ledit courrier au Directeur, Chef de Service ou Chef d’Etablissement. CERTIFICAT EN ADMINISTRATION SCOLAIRE UFR SEFS QUITTER

Le traitement du courrier A.1/. L’ouverture des plis Les plis portant la mention « URGENT » sont immédiatement remis au Directeur, Chef de Service ou Chef d’Etablissement. Les plis portant la mention « PERSONNEL » ou les prénom et nom de personnes du service leur sont directement remis, sans ouverture, car il s’agit de courrier personnel. CERTIFICAT EN ADMINISTRATION SCOLAIRE UFR SEFS QUITTER

Le traitement du courrier A.2/. L’enregistrement du courrier Le courrier « Arrivé » est enregistré dans un registre comprenant les colonnes suivantes : la date de réception le numéro d’enregistrement dans l’ordre d’arrivée la provenance du document (personne, service) l’objet succinct du document destinataire du document CERTIFICAT EN ADMINISTRATION SCOLAIRE UFR SEFS QUITTER

Le traitement du courrier A.2/. L’enregistrement du courrier Sur le document lui-même, il faut obligatoirement apposer le cachet comportant : la date de réception le numéro d’enregistrement dans l’ordre d’arrivée Exemple de cachet d’arrivée : CERTIFICAT EN ADMINISTRATION SCOLAIRE INSPECTION D’ACADEMIE DE THIES INSPECTION DE L’EDUCATION ET DE LA FORMATION DE THIES ECOLE ELEMENTAIRE IBRAHIMA JACQUES GAYE DE THIES Date d’arrivée …………………………………………………………. Numéro d’enregistrement ……………………………………………… UFR SEFS QUITTER

Le traitement du courrier A.2/. L’enregistrement du courrier Ces mêmes informations doivent être répétées sur la fiche de circulation ou de ventilation ou d’imputation du courrier la date de réception le numéro d’enregistrement dans l’ordre d’arrivée Exemple de fiche d’imputation : CERTIFICAT EN ADMINISTRATION SCOLAIRE UFR SEFS QUITTER

Exemple de fiche d’imputation : République du Sénégal Ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation Université Gaston Berger de Saint-Louis RECTORAT FICHE D’IMPUTATION DE COURRIER Arrivé le : …………………………………………….. Imputé le : …………………………………………….. Destinataire (s) : …………………………………………….. Instruction (s) : …………………………………………...... CERTIFICAT EN ADMINISTRATION SCOLAIRE UFR SEFS QUITTER

Le traitement du courrier A.3/. La répartition du courrier Après l’enregistrement, la Secrétaire ou l’Assistante répartit le courrier dans deux parapheurs, pour lecture et instructions à donner sur chaque correspondance : un parapheur pour le courrier « CONFIDENTIEL » ou « SECRET » (de faible volume) un parapheur pour le courrier ordinaire (de volume plus important) CERTIFICAT EN ADMINISTRATION SCOLAIRE UFR SEFS QUITTER

Le traitement du courrier A.3/. La répartition du courrier A chaque correspondance est agrafée une fiche d’imputation comportant nécessairement, outre les mentions qui peuvent varier d’un service à un autre, la date et le numéro d’enregistrement qui facilitent le classement et, éventuellement, les recherches. Obligation est faite aux collaborateurs de maintenir ladite fiche agrafée sur la correspondance, car elle doit l’accompagner durant tout son traitement. Elle permet à la personne habilitée (Directeur, Chef de Service, etc.) de donner des instructions sur le traitement du courrier CERTIFICAT EN ADMINISTRATION SCOLAIRE UFR SEFS QUITTER

A.3/. La répartition du courrier : les instructions INSTRUCTIONS TRAVAIL DEMANDE 1. Pour information Le document peut revêtir un intérêt pour le destinataire qui, en principe, le conserve 2. En communication ou Pour avis Le destinataire reçoit le document pour avis à communiquer, en retour, au supérieur (il ne le conserve pas) 3. Pour attribution Le document est transmis au destinataire qui appréciera et donnera une suite car le contenu relève de sa compétence 4. A toutes fins utiles Indication voisine de celles 1, 2 et 3 : le destinataire intervient en fonction de ses compétences ou du contenu 5. Pour suite à donner Le collaborateur donne une suite soit en préparant une lettre soumise à la signature du supérieur soit en la signant lui-même s’il est habilité 6. Pour éléments de réponse Proche de la formule 5, mais ici il est demandé au collaborateur d’user de ses compétences pour apporter tout argumentaire convaincant conçu, souvent, dans un projet de réponse 7. Pour exécution Ordre explicite de faire le nécessaire et de rendre compte QUITTER

A.3/. La répartition du courrier : les instructions INSTRUCTION TRAVAIL DEMANDE 8. Pour classement Le document est définitivement à classer parce que déjà traité ou sans intérêt 9. Pour transmission Le document est à acheminer jusqu’au destinataire indiqué dans le bordereau d’envoi (BE) ou dans la lettre de transmission : le document n’est pas à conserver, il fait un simple transit 10. Me le rendre Il s’agit de prendre connaissance du document et de le retourner au supérieur 11. M’en parler Le collaborateur s’approprie le contenu du document et communique, de vive voix, à son supérieur, ses impressions, suggestions, recommandations, etc. 12. Pour suivi Ordre de suivre une affaire jusqu’à son terme définitif et de rendre compte 13. Pour diffusion Instruction de faire diffuser aux intéressés le document (et d’émarger pour preuve) ou de faire copie dudit document à chacun 14. Pour affichage Le document est à apposer au tableau d’affichage officiel du service QUITTER

Le traitement du courrier A.3/. La répartition du courrier L’étape traitement du courrier « Arrivée » prend fin avec la sortie des parapheurs du bureau du Directeur, Chef de Service ou d’Etablissement avec les imputations et les instructions L’Assistante ou la Secrétaire ventile le courrier aux collaborateurs concernés pour traitement CERTIFICAT EN ADMINISTRATION SCOLAIRE UFR SEFS QUITTER

Le traitement du courrier B./. Le courrier « Départ » Le traitement du courrier « Départ » exige plus de registres que celui du courrier « Arrivée » eu égard à la taille du service et à la nature du courrier sortant qui peut être du type : lettre décision arrêté ordre de service ordre de mission note de service circulaire communiqué note d’information etc. CERTIFICAT EN ADMINISTRATION SCOLAIRE UFR SEFS QUITTER

Le traitement du courrier B.1/. La présentation du courrier à la signature Il y a une manière méticuleuse de présenter le courrier en signature. Il est introduit en signature : dans une chemise s’il s’agit d’une seule lettre dans un parapheur s’il s’agit de beaucoup de documents CERTIFICAT EN ADMINISTRATION SCOLAIRE UFR SEFS QUITTER

Le traitement du courrier B.1/. La présentation du courrier à la signature Le document à signer est fixé, par une ou des trombone(s), à droite de la chemise ou du parapheur Si le document comporte un fond de dossier, celui-ci est fixé par une ou des trombone(s), en regard du document à signer, c’est-à-dire à gauche de la chemise ou du parapheur. Ainsi, le signataire pourra apprécier le contenu du document qu’il doit signer par rapport au fond de dossier et aux instructions notées sur la fiche d’imputation. CERTIFICAT EN ADMINISTRATION SCOLAIRE UFR SEFS QUITTER

Le traitement du courrier B.1/. La présentation du courrier à la signature Si un projet de lettre est retourné avec des corrections, il doit être représenté comme suit : à gauche, le document comportant les corrections manuscrites ; à droite, la version corrigée à signer. Cela, afin de permettre au signature de voir si les corrections ont été effectivement intégrée dans la nouvelle version CERTIFICAT EN ADMINISTRATION SCOLAIRE UFR SEFS QUITTER

Le traitement du courrier B.2/. L’enregistrement du courrier Aussitôt après signature, l’Assistante, la Secrétaire ou l’Agent de service appose sur le document les empreintes et cachets nécessaires : en haut, à droite : la date (à l’aide d’un cachet dateur) juste en dessous : le numéro (avec un cachet numérateur) en bas de la lettre : cachet indiquant la fonction du signataire en dessous de la signature et du cachet de fonction : le cachet nominatif éventuellement, une estampille : « SECRET, CONFIDENTIEL, URGENT, PERSONNEL, RAPPEL, etc. » CERTIFICAT EN ADMINISTRATION SCOLAIRE UFR SEFS QUITTER

Le traitement du courrier B.2/. L’enregistrement du courrier Une copie de chaque document (avec, éventuellement, les pièces jointes) est classée dans un registre correspondant à son objet. Avant son expédition, le courrier est enregistré dans un registre comportant les colonnes suivantes : date d’enregistrement numéro d’enregistrement dans l’ordre de départ destinataire du document (personne ou service) objet du document observation (si nécessaire) CERTIFICAT EN ADMINISTRATION SCOLAIRE UFR SEFS QUITTER

Le traitement du courrier B.2/. L’expédition du courrier Il existe plusieurs modes d’acheminement proposés par les services postaux. Selon la délicatesse de l’objet, il conviendra de procéder au choix suivants : lettre ordinaire (LO) lettre recommandée (LR) lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) lettre express (LE) Si la distribution est assurée par l’Agent de service lui-même, il veillera à remettre le courrier à leurs destinataires contre décharge (signature et datation) dans le registre de transmission. etc. CERTIFICAT EN ADMINISTRATION SCOLAIRE UFR SEFS QUITTER

II. Le traitement du courrier protégé Il est fortement recommandé d’entourer de discrétion les correspondances administratives, même ordinaires. En effet, copies desdites correspondances ne devraient pas être communiquées à un tiers sans justification à plus forte raison copies des documents protégés. D’ailleurs, il existe le décret n° du 02 juillet 2003, qui fixe l’organisation de la protection des secrets et des informations relatifs à la défense nationale et à la sureté de l’Etat. CERTIFICAT EN ADMINISTRATION SCOLAIRE UFR SEFS QUITTER

II. Le traitement du courrier protégé Une instruction présidentielle précise l’impérieuse nécessité de protéger les informations officielles et fixe les modalités d’application du décret référencé plus haut et consultable au Journal officiel du Sénégal via le lien : Or l’instruction étant estampillée « CONFIDENTIEL » et n’étant donc accessible qu’aux personnes habilitées, interdiction est faite d’en communiquer les références. En revanche, le décret élabore trois (3) niveaux de protection : « TRES SECRET, SECRET, CONFIDENTIEL » CERTIFICAT EN ADMINISTRATION SCOLAIRE UFR SEFS QUITTER

II. Le traitement du courrier protégé A. Les niveaux de protection et leur sens NIVEAUX SIGNIFICATION TRES SECRET « S’applique aux informations dont la sécurité est capitale et dont la divulgation causerait des dommages très graves à la Nation ou mettrait en danger sa sécurité » SECRET « S’applique aux informations dont la divulgation, tout en ne mettant pas en danger la Sécurité nationale, porterait préjudice aux intérêts ou au prestige de la Nation, à une activité gouvernementale quelconque ou serait avantageuse à une Nation étrangère » CONFIDENTIEL Cette mention « est réservée aux informations dont la divulgation pourrait provoquer des embarras administratifs ou des difficultés ou causerait des préjudices à un individu » QUITTER

II. Le traitement du courrier protégé B. Manipulation, acheminement et distribution La manipulation, l’acheminement et la distribution des documents classifiés exigent beaucoup de précautions indiquées dans l’instruction présidentielle évoquée plus haut et elle-même classifiée. Les indiscrétions relatives aux informations protégées sont punissables par la loi. Les agents de l’Etat doivent donc se garder de divulguer le contenu de documents protégés. L’obligation de discrétion professionnelle leur est opposable. CERTIFICAT EN ADMINISTRATION SCOLAIRE UFR SEFS QUITTER

II. Le traitement du courrier protégé C. La discrétion professionnelle Au demeurant, l’article 14 de la Loi n° du 15 juin 1961 relative au statut général des fonctionnaires, réactualisée en 2005, aborde la question de l’obligation de discrétion professionnelle : CERTIFICAT EN ADMINISTRATION SCOLAIRE UFR SEFS QUITTER

II. Le traitement du courrier protégé C. La discrétion professionnelle « Indépendamment des règles instituées dans le code pénal en matière de secret professionnel, tout fonctionnaire est lié par l’obligation de discrétion professionnelle pour tout ce qui concerne les documents, les faits et informations dont il a connaissance dans l’exercice ou à l’occasion de l’exercice de ses fonctions. Tout détournement, toute communication contraire aux règlements, de pièce ou documents à des tiers, sont fortement interdits. En dehors des cas expressément prévus par la règlementation en vigueur, le fonctionnaire ne peut être délié de cette obligation de discrétion ou relevé de l’interdiction édictée par l’alinéa précédent qu’avec l’autorisation du ministre dont il relève. » CERTIFICAT EN ADMINISTRATION SCOLAIRE UFR SEFS QUITTER

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