III. TRAITEMENT DU FLUX D’INFORMATION

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1 III. TRAITEMENT DU FLUX D’INFORMATION
III. Le courrier électronique En dehors du courrier postal, il faut noter d’autres formes de courrier : la télécopie (le fax, très peu utilisé maintenant) le paquet (courrier de poids inférieur ou égal à 2 kg) le colis (courrier de poids supérieur à 2 kg avec exigence minimale du service additionnel « recommandé ») le mail ou courrier électronique NB : l’Académie française proscrit l’anglicisme mail ; elle recommande de dire courrier électronique ou courriel. Les agents de l’administration doivent donc respecter cette proscription. CERTIFICAT EN ADMINISTRATION SCOLAIRE UFR SEFS QUITTER

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III. Le courrier électronique La création de comptes professionnels Il faut distinguer le courriel personnel du courriel professionnel. Le courrier professionnel ne doit donc pas être reçu sur un compte électronique personnel non plus que ce dernier ne doit pas servir à expédier du courrier professionnel. A cet égard, chaque département ou service doit faire disposer de comptes professionnels à ses agents. Or, l’Etat du Sénégal dispose d’un nom de domaine propre « gouv.sn » sur lequel il est possible de créer des comptes professionnels à tous les agents de l’administration. CERTIFICAT EN ADMINISTRATION SCOLAIRE UFR SEFS QUITTER

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III. Le courrier électronique La création de comptes professionnels CERTIFICAT EN ADMINISTRATION SCOLAIRE Ce nom de domaine, gouv.sn, vise à : authentifier la provenance des informations échangées au sein de l’Administration et à sécuriser et à protéger lesdites informations. Il est administré par l’Agence de l’Informatique de l’Etat (ADIE) qui est en charge de la création de comptes. UFR SEFS QUITTER

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III. Le courrier électronique La création de comptes professionnels Pour en disposer, la procédure à suivre est simple : CERTIFICAT EN ADMINISTRATION SCOLAIRE écrire une demande au Directeur général de l’ADIE et la transmettre par la voie hiérarchique ; NB : il est préférable que l’IA écrive, en bonne et due formes, en joignant la liste de tous les collaborateurs, avec leurs références (matricule, grade, fonction, lieu de service, etc.), devant en disposer. à la réception, l’ADIE crée les comptes (login et mot de passe), individuellement et les communique au Chef de Service demandeur ; UFR SEFS QUITTER

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III. Le courrier électronique La création de comptes professionnels Pour en disposer, la procédure à suivre est simple : CERTIFICAT EN ADMINISTRATION SCOLAIRE chaque collaborateur devra personnaliser et sécuriser son compte en changeant son mot de passe. en général, le compte est composé du prénom, suivi d’un point, du nom, du du département ministériel, d’un point et du nom de domaine gouv.sn (Ex : NB : en dehors des comptes individuels, il faut faire créer un compte pour l’établissement lui-même (Ex : ; ainsi, ce compte, administré par le Chef d’établissement ou son Assistante, garantit la conservation des informations concernant l’établissement en dépit de la mobilité du personnel. UFR SEFS QUITTER

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III. Le courrier électronique B. La gestion des messages électroniques De plus en plus, on note un choix du courriel à la place du courrier postal, celui-ci étant d’expédition plus rapide que celui-là. Il vous est recommandé d’opter pour les deux à la fois et, par souci d’efficacité et de réactivité, de numériser le courrier postal et de l’envoyer par internet avant son acheminement physique. Cependant, à cause des risques élevés de piratage informatique, il faut se garder d’échanger du courrier protégé (CONFIDENTIEL, SECRET, TRES SECRET) par voie électronique. CERTIFICAT EN ADMINISTRATION SCOLAIRE UFR SEFS QUITTER

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III. Le courrier électronique B. La gestion des messages électroniques Lorsque vous recevez, par courriel, une correspondance numérisée (scannée), il faut l’imprimer et la faire enregistrer comme du courrier « Arrivée ». Il faut pré enregistrer votre carte de visite et/ou celle de l’établissement avant d’envoyer du courriel. En effet, la carte de visite, appelée aussi signature, renseigne de l’identité de l’expéditeur et contribue, autant que le compte professionnel, à authentifier l’origine du message. CERTIFICAT EN ADMINISTRATION SCOLAIRE UFR SEFS QUITTER

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III. Le courrier électronique B. La gestion des messages électroniques Exemple de carte de visite ou signature : CERTIFICAT EN ADMINISTRATION SCOLAIRE Individuel Aly Lo, Directeur de l’école élémentaire Cheikh Omar Foutiyou TALL, Inspection pour l’Education et la Formation (IEF) de Tamba, Port. : Bur. : Fax : Pour l’établissement Lycée Alboury Ndiaye de Linguère, Inspection d’Académie (IA) de Louga, Bur : Fax : UFR SEFS QUITTER

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III. Le courrier électronique B. La gestion des messages électroniques Assez souvent, on communique des informations aux mêmes collaborateurs, notamment le personnel placé sous sa responsabilité. Au lieu d’être tout le temps amené à saisir individuellement les adresses, il convient mieux de créer une liste de diffusion. Une liste de diffusion est composée des adresses électroniques des personnes sélectionnées lors de sa création ; elle permet l’envoi unique, en masse, d’informations (publipostage) à un grand nombre d’utilisateurs possédant une adresse électronique. CERTIFICAT EN ADMINISTRATION SCOLAIRE UFR SEFS QUITTER

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III. Le courrier électronique B. La gestion des messages électroniques Par exemple, pour communiquer avec tous les intervenants du certificat (enseignants, tuteurs et administratifs), il a été créé cette adresse électronique : Si nécessaire, vous pourriez mettre en copie du courriel à envoyer, votre supérieur hiérarchique (IEF et/ou IA), à titre d’information ou de compte rendu de vos échanges sur les dossiers administratifs : dans ce cas, utiliser le champ Cc (qui signifie Copie carbone). En revanche, le champ Cci (Copie carbone invisible) permet d’envoyer le même message à plusieurs personnes sans que celles-ci aient connaissance des autres destinataires mis en Cci. CERTIFICAT EN ADMINISTRATION SCOLAIRE UFR SEFS QUITTER

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III. Le courrier électronique C. Le classement électronique Autant que le courrier physique, le courrier électronique doit être archivé selon son objet et dans des dossiers spécifiques pouvant être nommés ainsi : Lettres Décisions Arrêtés Ordre de services Ordres de mission Notes de service Circulaires Communiqués Notes d’information etc. CERTIFICAT EN ADMINISTRATION SCOLAIRE UFR SEFS QUITTER

12 III. TRAITEMENT DU FLUX D’INFORMATION
III. Le courrier électronique C. Le classement électronique En dehors de la sauvegarde des fichiers administratifs dans l’ordinateur, il est recommandé conserver ces documents en back-up à l’aide de : Google Drive One Drive iCloud Drive Tout autre serveur back-up NB : Encore une fois, les documents protégés ne doivent pas être sauvegardés dans ces serveurs qui ne les mettraient pas à l’abri de piratage informatique. Ce système de sauvegarde permet, outre la disponibilité des fichiers partout et sur d’autres supports, de conserver les documents même lorsque les fichiers sont supprimés de l’ordinateur ou que celui-ci est endommagé FIN CHAPITRE III CERTIFICAT EN ADMINISTRATION SCOLAIRE UFR SEFS QUITTER