Hébergements SIT Prestations

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1 Hébergements SIT Prestations
Réf. Meublés et Gîtes OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 29/08/2014

2 Sommaire Rechercher une fiche Créer une fiche meublés
Signification pictos ID référence Information sur le meublé Comment trouver un proprio / gestionnaire Classement Classement Nouvelles Normes 2012 Structure Liens internet Labels Equipement et services Enfants Avantages enfants Groupe Situation Langue parlée Paiement Tarifs brochure Périodes ouverture Descriptif brochure Vidéo Images Bons Plans / Promos Gestion Achat Pub – sollicitation Gestion Achat pub – hors sollicitation Gestion administrative Alerte Cessation Alerte Nouveau Gestion réservée OT Visualiser une fiche Suivi des modifications OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 29/08/2014

3 Rechercher une prestation
Avant de créer une fiche, vérifier qu’elle n’existe pas dans la base. Il est possible de rechercher une fiche via : Son ID référence (n° à 4 chiffres) Son propriétaire ou gestionnaire à partir du lien « PRESTATAIRES » -> Sancy Son nom en sélectionnant une rubrique (meublés, hôtels, …) OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 29/08/2014 Sommaire

4 Créer une prestation Vérifier dans la base si le prestataire existe, sinon créer une fiche prestataire. Aller dans : Module « Prestations » Choisir la sous-rubrique « Meublés & Gîtes» Cliquer sur « ajouter une nouvelle prestation de type « Meublés & Gîtes » Remplir tous les champs. Faites des validations intermédiaires. Cocher « Alerte Nouveau » OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 29/08/2014 Sommaire

5 Signification des pictos
Parution publiée = mini-site en ligne sur sancy.com Parution non publiée = pas de mini-site sur sancy.com Lien internet activé = parution du lien internet sur sancy.com Lien internet désactivé = pas de bouton « site internet » sur le mini-site Fiche activée = bouton « en savoir + » activé sur sancy.com Fiche désactivée = bouton « en savoir + » ne fonctionne pas Ouvert été Fermé été Ouvert hiver Fermé hiver OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 29/08/2014 Sommaire

6 ID référence Il s’agit de l’identifiant à 4 chiffres figurant en-haut à gauche de chaque fiche SIT. Chaque fiche SIT possède son propre ID référence, créé automatiquement après validation de la fiche. Utiliser ce n° pour rechercher une fiche ou transmettre une info à propos d’une prestation (dispos, photos, …) OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 29/08/2014 Sommaire

7 Informations sur le meublé
Nom de la prestation obligatoire Ecrire en minuscules (sauf 1ères lettres en majuscules) Utiliser le tiret quand il y a plusieurs éléments à la suite - Pour les appartements en résidence, saisir comme suit : Résidence Sarciron – N°215 (pas d’espace entre N° et le nombre). Les coordonnées prestations sont les coordonnées où les clients peuvent être contactés. (Ne pas reprendre ici les coordonnées du propriétaire / gestionnaire) - Téléphone à enregistrer sous forme de blocs de 2 chiffres – pas de texte - Joignable : ex. le soir à partir de 18h00 - Massif et territoire : toujours choisir « OLT Sancy Volcans » - important pour d’autres partenaires (ex. ADDT et CRDTA) OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 29/08/2014 Sommaire

8 Informations sur le propriétaire / gestionnaire
Important, attribuer un propriétaire et un gestionnaire à chaque fiche. Astuce pour retrouver plus rapidement un propriétaire /gestionnaire dans le menu déroulant, taper la 1ère lettre du nom jusqu’à l’apparition du nom recherché. OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 29/08/2014 Sommaire

9 Classement Renseigner le classement (1*, 2*, 3*, 4*, 5*) et la date de classement en respectant le format suivant JJ/MM/AAAA. (Le champ date ne doit rester vide qu’en cas de « non classé ».) Sans aucune information, indiquer « Non classé » Cocher « Classement meublé norme 2012 » pour tout classement ayant eu lieu après juin 2010 à réception de la décision de classement. La capacité d’accueil est indiquée sur la décision de classement. Saisir le numéro de classement sans espace entre les lettres et les chiffres. Si le propriétaire indique une date de visite de classement, la renseigner dans le pavé « Gestion administrative »  « remarques Alerte ». Chaque bureau conserve les décisions de classement de ses meublés (inutile de les transmettre au service classement) dans un classeur. Dans le cas de retours de courriers spécifiques « classement » dans les BT, se fier aux indications transmises à cette occasion. OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 29/08/2014 Sommaire

10 Classement Nouvelles Normes 2012
Classement Norme 2012 : un logo identifie les hébergements classés selon les nouvelles normes 2012. OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 29/08/2014 Sommaire

11 Structure Remplir les champs en fonction des infos collectées.
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12 Lien Internet Renseigner la ligne Lien internet n°1
Toujours commencer par Le lien doit renvoyer vers la ou les prestations concernées (1 lien par type de prestation). Vérifier la validité du lien internet fourni ! Lien internet Resa en ligne : seul le service Centrale de Réservation intervient Lien vidéo : seul le service web intervient Ex. OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 29/08/2014 Sommaire

13 Labels Attention pour les labels spécifiques « Tourisme et Handicap » ou « Famille Plus », ne pas intervenir, seuls les référents renseignent ces labels. « ref ITEA », ne pas intervenir, utilisé par la Centrale de Réservation Rubrique Chaînes sur autres types d’hébergements OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 29/08/2014 Sommaire

14 Equipements et services
Renseigner les critères à l’aide de la fiche de collecte. OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 29/08/2014 Sommaire

15 Enfants Cocher les cases adéquates
Texte Avantage + Week-end National Famille Plus renseignés par le référent Famille Plus. (concernent les hébergements labellisés Famille Plus.) OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 29/08/2014 Sommaire

16 Groupe Rubrique renseignée par le référent Service Groupe
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17 Situation du meublé Localisation GPS / Googlemaps :
- Se connecter à - Cliquer sur « Satellite » pour obtenir une vue générale de la commune - Saisir l’adresse de la prestation souhaitée et positionner manuellement le curseur sur la prestation car le logiciel ne prend pas forcément en compte les numéros de rue. - Copier les résultats obtenus dans les rubriques Localisation Googlemaps Latitude ( ) et Longitude ( ) - Cliquer sur le bouton Convertir données Maps en GPS (au-dessus) qui transforme automatiquement les données (fonctionne avec les navigateurs Mozilla et Google Chrome). - Valider la fiche. Code Plan : ne pas intervenir (attention différent de « Localisation Plan », qu’il faut par contre renseigner). OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 29/08/2014 Sommaire

18 Langues parlées Cocher les cases adéquates
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19 Paiement Cocher les cases adéquates
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20 Tarifs brochure Utiliser la rubrique « Tarifs brochure » pour édition brochure hébergements + parution internet Taper xxx à xxx € Ex. : 220(espace)à(espace)209(espace)€ Si le tarif comporte une virgule taper XXX.XX € (taper un point) Aires Camping-cars : Possibilité d’ajouter plus de tarifs dans l’éditeur de texte. OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 29/08/2014 Sommaire

21 Périodes d’ouverture La rubrique Période d'ouverture sert à ouvrir le calendrier des disponibilités. Elles sont très importantes puisque, si elles sont mal saisies, la prestation peut ne pas apparaître en recherche par date. Avant toute saisie dans cette rubrique, procéder à une 1ère validation de la fiche. Cocher la case week-end si besoin Renseigner le champ libre en respectant les intitulés suivants : « Toute l’année »,« Hiver », « Printemps/Eté/Automne »,« Automne » Renseigner les calendriers début + fin et cliquer sur ajouter. Il faut obligatoirement que la période d’ouverture débute à la date de saisie et finisse au 30/04/année n +2 Par ex. «  Toute l’année :  10/09/2014  au 30/04/2016 » Si période de fermeture indiquée par le prestataire (novembre par ex.) inscrire : Par ex. « Automne : 10/09/14 au 02/11/2014 » et ajouter une 2ème période d’ouverture « Toute l’année : 01/12/14 au 30/04/16 » Valider. En période de sollicitation pour l’édition brochure hébergements, supprimer les dates qui n’ont plus lieu d’être et repartir sur des champs vierges afin d'éviter toutes erreurs. Attention, ne supprimer pas les dates d’ouverture avant d’avoir validé une 1ère fois les infos des autres rubriques. Périodes d’ouverture pour les campings OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 29/08/2014 Sommaire

22 Descriptif Brochure Présentation internet :
- Texte de présentation sur sancy.com Saisir le plus simplement possible (gras ou italique seulement) en utilisant le bloc-note pour le copier-coller si le navigateur n’en propose pas. Utiliser obligatoirement les touches Majuscule + Entrée pour aller à la ligne. Arguments : - Les textes figurant sur les encarts sont limités en nombre de caractères. Formule 60 – 1 photo : 800 caractères Formule 60 – 3 photos : 300 caractères Astuce : Taper le texte dans word (word 2007 – onglet Révision /Grammaire et orthographe et Statistiques). Copier/coller dans la zone de texte sur le SIT. OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 29/08/2014 Sommaire

23 Vidéo Inciter le prestataire à poser sa vidéo sur Youtube et à nous communiquer le lien Cette rubrique est utilisée par le service internet pour intégrer 1 vidéo sur le mini-site de l’hébergement (ou 1 Google View) OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 29/08/2014 Sommaire

24 Images Pas d’intervention des équipes dans la rubrique Images.
Utilisation de la plateforme Hubic pour transmettre les photos au service internet qui traite les photos au bon format et les archive. Enregistrer les photos sur votre pc en les nommant : nom prestataire_refOT_position soit "dupont_1234_1" "dupont_1234_2" "dupont_1234_3""dupont_1234_4""dupont_1234_5" Déposer les photos sur la plateforme Hubic (connexion : - Mot de passe : photos63240sancy) Sélectionner la commune / le type d'hébergement Cliquer sur Ajouter des fichiers et aller chercher les photos stockées sur le pc (ou faire glisser depuis le dossier sur pc vers Hubic). Se déconnecter. Hors période de sollicitation, utilisation de la plateforme hubic + envoyer un mail pour demander le traitement des photos. Photos obligatoirement horizontales. (Les photos verticales seront coupées) Poids mini : environ 250 ko - Format : jpg, voire png, tiff Les photos peuvent être actualisées tout au long de l’année OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 29/08/2014 Sommaire

25 Bons Plans / Promos Renseigné par le Service Web.
Si appel téléphonique, indiquer au prestataire de se rendre sur la page : pour qu’il remplisse la fiche de collecte prévue à cet effet et la retourne à Si pas de connexion internet pour le prestataire, prendre les informations avec la fiche de collecte pour ne pas oublier d’éléments. Une promotion ne peut concerner qu’un hébergement inscrit à l’OT. OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 29/08/2014 Sommaire

26 Gestion Achat Pub Période de sollicitation
Renseigner le champ Hébergements 2015 Pour les meublés, cocher lien internet uniquement si souscription de l’option. Pour les autres types d’hébergements, cocher lien internet systématiquement. Suivi BAT 2015 (uniquement pour l’édition de la brochure): - Dès lors que le dossier est complet sélectionner « BAT à éditer » À réception du BAT, vérifier contenu + photos. Si ok, sélectionner « BAT ok BT » et transmettre au prestataire. Si erreur sur BAT, faire les corrections nécessaires et laisser « BAT à éditer ». Le service édition réimprime le BAT corrigé la semaine suivante et vous le transmet pour contrôle. A réception du BAT signé par le prestataire, sélectionner « BAT signé » : Si modification par le prestataire, faire les corrections et repasser en « BAT à éditer ». Ces éléments sont utilisés pour la publication automatique des fiches sur sancy.com en période de sollicitation. OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 29/08/2014 Sommaire

27 Gestion Achat Pub Hors période de sollicitation
Renseigner le champ Hébergements 2015 Pour les meublés, cocher lien internet uniquement si souscription de l’option. Pour les autres types d’hébergements, cocher lien internet systématiquement. Pas de suivi BAT 2015 (uniquement pour l’édition de la brochure). Transmettre le bon de commande + règlement au service comptabilité pour activation de la fiche sur internet. Transmettre l’info à l’équipe web par mail pour création prestation sur l’appli. OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 21/08/2014 OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 29/08/2014 Sommaire

28 Gestion administrative
Cocher Nouvelles Photos Brochure 2015 et/ou Nouvelles photos Internet 2015 si besoin. (voir rubrique images) Consulter la procédure Gestion administrative OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 29/08/2014 Sommaire

29 Gestion administrative Alerte Cessation
Cocher le critère « Alerte Cessation » et noter dans le champ Remarques alerte : motif + date + initiales Faire un mail au service comptabilité pour dépublier si prestation partenaire. La fiche sera conservée jusqu’au paiement de la taxe de séjour. Le service comptabilité supprimera la fiche après traitement. OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 29/08/2014 Sommaire

30 Gestion administrative Alerte Nouveau
Cocher le critère« Alerte Nouveau » pour toute création de fiche hébergement pour suivi taxe de séjour. Le service taxe de séjour décoche ce critère après traitement. OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 29/08/2014 Sommaire

31 Gestion OT Ne pas intervenir.
Seul le service administratif peut renseigner cette rubrique. OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 29/08/2014 Sommaire

32 Visualiser la fiche Cliquer sur le lien suivant pour visualiser la fiche et vérifier la cohérence des saisies Le lien ne fonctionne pas si la fiche n’est pas publiée (renvoi sur la homepage de sancy.com) OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 29/08/2014 Sommaire

33 Suivi des modifications et évènements
Bouton en haut à droite de la fiche. L’historique des modifications est consultable ici pour chacune des fiches OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 29/08/2014 Sommaire

34 Campings / Périodes d’ouverture
Certains campings dissocient les périodes d’ouverture du locatif et des emplacements nus. Créer 2 lignes de périodes d’ouverture en utilisant les intitulés suivants : Ex : Locatifs Toute l’année Emplacements nus Printemps/Eté/Automne OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 29/08/2014 Sommaire

35 Chaînes La rubrique chaîne est ajoutée pour les hôtels, Campings, Villages-Vacances, Autres hébergements et Résidences hôtelières OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 29/08/2014 Sommaire