Formation Microsoft® Office SharePoint® Server 2007

Présentation au sujet: "Formation Microsoft® Office SharePoint® Server 2007"— Transcription de la présentation:

1 Formation Microsoft® Office SharePoint® Server 2007
[Nom de votre société] présente : Formation Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 Avant de commencer : Pour participer à ce cours, les participants doivent posséder des connaissances de base sur les calendriers d’un site SharePoint, ou avoir suivi la présentation de formation en ligne, intitulée « Calendriers SharePoint I : Tirer parti de votre calendrier d'équipe ». [Notes pour l’instructeur : Pour une aide détaillée sur la personnalisation de ce modèle, voir la dernière diapositive. Lisez également le texte de leçon supplémentaire dans le volet de notes de certaines diapositives. Animations Adobe Flash : ce modèle contient des animations Flash, exécutables sous PowerPoint 2000 et toute version ultérieure. Toutefois, Pour enregistrer ce modèle dans PowerPoint 2007, sélectionnez un format de fichier PowerPoint antérieur : Présentation PowerPoint (*.ppt) ou Modèle PowerPoint (*.pot) (les types de fichiers disponibles se trouvent dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, en regard de Type de fichier). Avertissement : si vous enregistrez le modèle dans un format de fichier PowerPoint 2007, tel que Présentation PowerPoint (*.pptx) ou Modèle PowerPoint (*.potx), les animations ne sont pas conservées dans le fichier enregistré. Par ailleurs : étant donné que cette présentation contient des animations Flash, l’enregistrement du modèle peut entraîner l’affichage d’un message d’avertissement relatif aux informations personnelles. Cet avertissement ne s’applique pas à cette présentation, sauf si vous ajoutez des informations aux propriétés du fichier Flash proprement dit. Cliquez sur OK dans la boîte du message.] Calendriers SharePoint III : Créer votre propre calendrier

2 Contenu de la formation
Vue d’ensemble : Collecte de données Leçon : Créer un nouveau calendrier sur le site Cliquez pour ajouter des notes Cette leçon se termine par une petite série de questions pour tester votre niveau de compréhension. Calendriers SharePoint III : Créer votre propre calendrier

3 Vue d’ensemble : Collecte de données
Votre entreprise utilise-t-elle Microsoft Windows SharePoint® Services 3.0 ou Microsoft Office SharePoint Server 2007 ? Si tel est le cas, envisagez de créer un calendrier sur un site SharePoint, pour permettre à votre équipe de partager les informations sur les dates et les agendas. Par exemple, créez un calendrier pour suivre les dates de congés ou planifier la formation des employés. Cliquez pour ajouter des notes Calendriers SharePoint III : Créer votre propre calendrier

4 Objectifs de la formation
Créer un calendrier entièrement nouveau sur un site SharePoint. Désigner et ajouter un calendrier à la barre d’outils Lancement rapide. Modifier les autorisations d’accès au calendrier. Supprimer un calendrier obsolète. Cliquez pour ajouter des notes Calendriers SharePoint III : Créer votre propre calendrier

5 Créer un nouveau calendrier sur le site
Leçon 1 Créer un nouveau calendrier sur le site Cliquez pour ajouter des notes

6 Créer un nouveau calendrier sur le site
Avec un calendrier sur un site SharePoint, les utilisateurs peuvent suivre tous les détails des activités de l’équipe à partir d’un emplacement commun. Votre site SharePoint peut avoir plusieurs calendriers. Vous utilisez peut-être déjà un calendrier d’équipe pour un objectif particulier. Dans ce cours, vous apprendrez à configurer un calendrier entièrement nouveau sur votre site. Quels sont les types d’éléments importants pour une équipe dans une planification partagée ? Votre groupe de travail a rencontré des difficultés lors la planification des congés ? Vous ne savez plus qui doit acheter les croissants pour la réunion du personnel hebdomadaire ? Vous organisez une conférence et souhaitez vous assurer que tous les participants ont accès à l’agenda proposé ? Vous pouvez effectuer le suivi de toutes ces tâches dans une planification partagée. Calendriers SharePoint III : Créer votre propre calendrier

7 Un calendrier sur un site SharePoint est une liste
Qu’est-ce qu’un calendrier sur un site SharePoint ? C’est en quelque sorte une liste, un ensemble d’informations que vous pouvez partager avec toute personne ayant accès au site. Le calendrier est très similaire aux autres listes sur un site SharePoint. Étant donné que cette liste contient des données calendaires, ses éléments sont associés à des dates et à des heures spécifiques. Cliquez pour ajouter des notes Calendriers SharePoint III : Créer votre propre calendrier

8 Un calendrier sur un site SharePoint est une liste
Lorsque vous affichez cette liste en mode Calendrier, elle ressemble à un calendrier et vous permet de suivre tous les événements, comme sur un vrai calendrier. Animation : cliquez sur le bouton droit, puis cliquez sur Lire. L’animation illustre un exemple. [Note pour l’instructeur : pour lire l’animation lorsque vous visualisez le diaporama, cliquez avec le bouton droit sur l’animation, puis cliquez sur Lire. Après avoir lu le fichier une fois, vous devrez peut-être cliquer sur Rembobiner (après avoir cliqué avec le bouton droit), puis cliquer sur Lire. Si vous cliquez sur la diapositive pour y entrer du texte ou pour accéder à la diapositive suivante, mais que rien ne se produit, cliquez en dehors de l’animation. Il est parfois nécessaire de cliquer deux fois. Si vous rencontrez des problèmes lors de la visualisation de l’animation, reportez-vous aux notes de la dernière diapositive de cette présentation relatives à la lecture d’une animation Adobe Flash. Si les problèmes persistent, la diapositive qui suit celle-ci est un duplicata de diapositive constitué d’éléments graphiques statiques. Supprimez la diapositive actuelle ou la diapositive suivante avant de montrer la présentation.] Pour afficher le calendrier sous la forme d’une liste d’éléments, cliquez sur Tous les événements ou sur Événements actuels dans le menu Affichage. Calendriers SharePoint III : Créer votre propre calendrier

9 Un calendrier sur un site SharePoint est une liste
Lorsque vous affichez cette liste en mode Calendrier, elle ressemble à un calendrier et vous permet de suivre tous les événements, comme sur un vrai calendrier. Pour afficher le calendrier sous la forme d’une liste d’éléments, cliquez sur Tous les événements ou sur Événements actuels dans le menu Affichage. [Note pour l’instructeur : cette diapositive est identique à la diapositive précédente, sauf qu’elle comporte des éléments graphiques statiques à la place d’une animation. Utilisez cette diapositive si vous ne parvenez pas à visualiser l’animation. Supprimez la diapositive actuelle ou la diapositive précédente avant de montrer la présentation.] Calendriers SharePoint III : Créer votre propre calendrier

10 Calendriers SharePoint III : Créer votre propre calendrier
Créer une liste Pour créer un calendrier, commencez par créer une liste. Animation : cliquez sur le bouton droit, puis cliquez sur Lire. Si la commande Créer n’apparaît pas sous Actions du site (sa disponibilité est liée aux autorisations dont vous disposez sur le site et à votre situation dans le site), vous pouvez toujours cliquer sur Afficher tout le contenu du site dans Lancement rapide, puis cliquer sur Créer dans la page Tout le contenu du site. L’animation montre cette méthode de création d’un calendrier. [Note pour l’instructeur : pour lire l’animation lorsque vous visualisez le diaporama, cliquez avec le bouton droit sur l’animation, puis cliquez sur Lire. Après avoir lu le fichier une fois, vous devrez peut-être cliquer sur Rembobiner (après avoir cliqué avec le bouton droit), puis cliquer sur Lire. Si vous cliquez sur la diapositive pour y entrer du texte ou pour accéder à la diapositive suivante, mais que rien ne se produit, cliquez en dehors de l’animation. Il est parfois nécessaire de cliquer deux fois. Si vous rencontrez des problèmes lors de la visualisation de l’animation, reportez-vous aux notes de la dernière diapositive de cette présentation relatives à la lecture d’une animation Adobe Flash. Si les problèmes persistent, la diapositive qui suit celle-ci est un duplicata de diapositive constitué d’éléments graphiques statiques. Supprimez la diapositive actuelle ou la diapositive suivante avant de montrer la présentation.] Pour commencer, le plus facile est de cliquer sur Créer dans Actions du site. Calendriers SharePoint III : Créer votre propre calendrier

11 Calendriers SharePoint III : Créer votre propre calendrier
Créer une liste Pour créer un calendrier, commencez par créer une liste. Pour commencer, le plus facile est de cliquer sur Créer dans Actions du site. Tapez le nom et la description du calendrier, puis cliquez sur Créer. La page du calendrier que vous venez de créer apparaît automatiquement. Si la commande Créer n’apparaît pas sous Actions du site (sa disponibilité est liée aux autorisations dont vous disposez sur le site et à votre situation dans le site), vous pouvez toujours cliquer sur Afficher tout le contenu du site dans Lancement rapide, puis cliquer sur Créer dans la page Tout le contenu du site. [Note pour l’instructeur : cette diapositive est identique à la diapositive précédente, sauf qu’elle comporte des éléments graphiques statiques à la place d’une animation. Utilisez cette diapositive si vous ne parvenez pas à visualiser l’animation. Supprimez la diapositive actuelle ou la diapositive précédente avant de montrer la présentation.] Calendriers SharePoint III : Créer votre propre calendrier

12 Supprimer un calendrier
Si vous n’utilisez plus un calendrier, vous pouvez le supprimer du site. Animation : cliquez sur le bouton droit, puis cliquez sur Lire. Pourquoi supprimer un calendrier? Vous avez utilisé un calendrier pour partager des informations sur une conférence ou tout autre type d’événement qui est désormais terminé. L’animation montre le processus. Pour connaître les étapes complètes, voir le lien Aide-mémoire, accessible depuis la fin de cette formation. Remarque : avant de supprimer un calendrier, vérifiez que vous n’en n’avez réellement plus besoin. La suppression d’un calendrier le déplace avec son contenu dans la Corbeille du site. Le calendrier est définitivement supprimé lorsque la Corbeille est vidée. [Notes pour l’instructeur : pour lire l’animation lorsque vous visualisez le diaporama, cliquez avec le bouton droit sur l’animation, puis cliquez sur Lire. Après avoir lu le fichier une fois, vous devrez peut-être cliquer sur Rembobiner (après avoir cliqué avec le bouton droit), puis cliquer sur Lire. Si vous cliquez sur la diapositive pour y entrer du texte ou pour accéder à la diapositive suivante, mais que rien ne se produit, cliquez en dehors de l’animation. Il est parfois nécessaire de cliquer deux fois. Si vous rencontrez des problèmes lors de la visualisation de l’animation, reportez-vous aux notes de la dernière diapositive de cette présentation relatives à la lecture d’une animation Adobe Flash. Si les problèmes persistent, la diapositive qui suit celle-ci est un duplicata de diapositive constitué d’éléments graphiques statiques. Supprimez la diapositive actuelle ou la diapositive suivante avant de montrer la présentation]. Étant donné qu’un calendrier est une liste, pour le supprimer, vous devez également supprimer la liste. Pour cela, vérifiez que le calendrier est affiché, puis cliquez sur Paramètres de la liste dans le menu Paramètres. Calendriers SharePoint III : Créer votre propre calendrier

13 Supprimer un calendrier
Si vous n’utilisez plus un calendrier, vous pouvez le supprimer du site. Étant donné qu’un calendrier est une liste, pour le supprimer, vous devez également supprimer la liste. Pour cela, cliquez sur Paramètres de la liste dans le menu Paramètres, puis cliquez sur Supprimer cette liste. Pourquoi supprimer un calendrier? Vous avez utilisé un calendrier pour partager des informations sur une conférence ou tout autre type d’événement qui est désormais terminé. Pour connaître les étapes complètes, voir le lien Aide-mémoire, accessible depuis la fin de cette formation. Remarque : avant de supprimer un calendrier, verifiez que vous n’en n’avez réellement plus besoin. La suppression d’un calendrier le déplace avec son contenu dans la Corbeille du site. Le calendrier est définitivement supprimé lorsque la Corbeille est vidée. [Note pour l’instructeur : cette diapositive est identique à la diapositive précédente, sauf qu’elle comporte des éléments graphiques statiques à la place d’une animation. Utilisez cette diapositive si vous ne parvenez pas à visualiser l’animation. Supprimez la diapositive actuelle ou la diapositive précédente avant de montrer la présentation.] Calendriers SharePoint III : Créer votre propre calendrier

14 Mettre un calendrier en lecture seule
Vous pouvez avoir besoin d’afficher un agenda, mais souhaitez empêcher que d’autres personnes ne le modifient. Animation : cliquez sur le bouton droit, puis cliquez sur Lire. Supposons par exemple que vous êtes chargé de coordonner une conférence. Plusieurs personnes de votre organisation vont y participer, mais vous êtes la seule personne habilitée à gérer l’agenda. Dans ce cas, vous allez modifier les autorisations des participants et les restreindre à la lecture. L’animation montre le processus. Pour plus d’informations sur la définition des autorisations d’accès aux listes SharePoint, voir le lien Aide-mémoire, accessible depuis la fin de cette formation. [Note pour l’instructeur : pour lire l’animation lorsque vous visualisez le diaporama, cliquez avec le bouton droit sur l’animation, puis cliquez sur Lire. Après avoir lu le fichier une fois, vous devrez peut-être cliquer sur Rembobiner (après avoir cliqué avec le bouton droit), puis cliquer sur Lire. Si vous cliquez sur la diapositive pour y entrer du texte ou pour accéder à la diapositive suivante, mais que rien ne se produit, cliquez en dehors de l’animation. Il est parfois nécessaire de cliquer deux fois. Si vous rencontrez des problèmes lors de la visualisation de l’animation, reportez-vous aux notes de la dernière diapositive de cette présentation relatives à la lecture d’une animation Adobe Flash. Si les problèmes persistent, la diapositive qui suit celle-ci est un duplicata de diapositive constitué d’éléments graphiques statiques. Supprimez la diapositive actuelle ou la diapositive suivante avant de montrer la présentation.] Vous devez vous assurer que personne ne peut ajouter des informations au calendrier, ni modifier celles que vous avez entrées. Pour cela, définissez les autorisations d’accès à la liste. Calendriers SharePoint III : Créer votre propre calendrier

15 Mettre un calendrier en lecture seule
Vous pouvez avoir besoin d’afficher un agenda, mais souhaitez empêcher que d’autres personnes ne le modifient. Vous devez vous assurer que personne ne peut y ajouter des informations, ni modifier celles que vous avez entrées. Pour conférer les autorisations d’accès à la liste, cliquez de nouveau sur Paramètres de la liste dans le menu Paramètres, puis cliquez sur Modifier les autorisations pour cette liste. Supposons par exemple que vous êtes chargé de coordonner une conférence. Plusieurs personnes de votre organisation vont y participer, mais vous êtes la seule personne habilitée à gérer l’agenda. Dans ce cas, vous allez modifier les autorisations des participants et les restreindre à la lecture. Pour plus d’informations sur la définition des autorisations d’accès aux listes SharePoint, voir le lien Aide-mémoire, accessible depuis la fin de cette formation. [Note pour l’instructeur : cette diapositive est identique à la diapositive précédente, sauf qu’elle comporte des éléments graphiques statiques à la place d’une animation. Utilisez cette diapositive si vous ne parvenez pas à visualiser l’animation. Supprimez la diapositive actuelle ou la diapositive précédente avant de montrer la présentation.] Calendriers SharePoint III : Créer votre propre calendrier

16 Calendriers SharePoint III : Créer votre propre calendrier
Test - Question 1 Si votre entreprise utilise déjà le calendrier intégré standard sur son site SharePoint, vous ne pouvez pas créer un autre calendrier sur le site. (Sélectionnez une réponse). Vrai Faux Cliquez pour ajouter des notes Calendriers SharePoint III : Créer votre propre calendrier

17 Test – Réponse à la question 1
Faux ! Vous pouvez créer autant de calendriers que vous le souhaitez sur le site, à condition de disposer des autorisations appropriées. Cliquez pour ajouter des notes Calendriers SharePoint III : Créer votre propre calendrier

18 Calendriers SharePoint III : Créer votre propre calendrier
Test - Question 2 Quel est le type d’un calendrier sur un site SharePoint ? (Sélectionnez une réponse.) Bibliothèque de documents Liste Forum de discussion Cliquez pour ajouter des notes Calendriers SharePoint III : Créer votre propre calendrier

19 Test – Réponse à la question 2
Liste C’est la raison pour laquelle, dans une installation standard, le lien Calendrier se trouve dans Lancement rapide, sous Listes. Cliquez pour ajouter des notes Calendriers SharePoint III : Créer votre propre calendrier

20 Calendriers SharePoint III : Créer votre propre calendrier
Test - Question 3 Comment pouvez-vous vous assurer que vous êtes la seule personne habilitée à modifier un calendrier SharePoint créé par vous-même ? (Sélectionnez une réponse.) Modifier les paramètres de la liste, afin de conférer un accès en lecture seule pour tous les utilisateurs. N’en parler à personne. Demander à l’administrateur de site de modifier les autorisations d’accès à la liste. Cliquez pour ajouter des notes Calendriers SharePoint III : Créer votre propre calendrier

21 Test – Réponse à la question 3
Modifier les paramètres de la liste, afin de conférer un accès en lecture seule pour tous les utilisateurs. Si l’administrateur de site vous a attribué les autorisations appropriées, vous pouvez empêcher que d’autres personnes ne modifient le calendrier, en changeant les paramètres de la liste. Cliquez pour ajouter des notes Calendriers SharePoint III : Créer votre propre calendrier

22 Calendriers SharePoint III : Créer votre propre calendrier
Aide-mémoire Pour afficher un résumé des tâches abordées dans ce cours, voir l’Aide-mémoire. Cliquez pour ajouter des notes Calendriers SharePoint III : Créer votre propre calendrier