Phase 2 Mise en œuvre Organisation mobilis – 11 Mars page 1 Pour y voir clair dans la terminologie tableau de bord, indicateurs, reporting,… processus,

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1 Phase 2 Mise en œuvre Organisation mobilis – 11 Mars 2007 -page 1 Pour y voir clair dans la terminologie tableau de bord, indicateurs, reporting,… processus, procédures, règles de gestion,… Comité de suivi de la mise en œuvre de l’organisation

2 Phase 2 Mise en œuvre Organisation mobilis – 11 Mars 2007 -page 2 Le tableau de bord : 1. C’est quoi ? Un ensemble de données présentées sous forme de courbes et graphiques représentant la situation à une date donnée d’une entité, le tout assorti de commentaires. Cette situation présente généralement les données d’une période écoulée (très souvent le mois, mais pour certaines informations la semaine voire la journée). Afin de positionner cette situation par rapport à des objectifs, souvent annuels, ces données sont cumulées avec le réalisé depuis le début de l’exercice et avec le ré estimé du reste à faire jusqu’à la fin de l’exercice. Très souvent, notamment pour des données financières, les objectifs sont mensualisés se qui facilite l’appréciation à chaque fin de période de la performance atteinte. Comité de suivi de la mise en œuvre de l’organisation

3 Phase 2 Mise en œuvre Organisation mobilis – 11 Mars 2007 -page 3 Le tableau de bord (suite) : 2. Objectifs Assurer un pilotage global de l’ensemble des activités récurrentes de l’entité(département, sous direction, direction, division, société) et ainsi mieux la manager : volume d’activité, résultats, difficultés, mesures … Alerter sur les retards et les problèmes rencontrés, afin de permettre de prendre les mesures correctives nécessaires Disposer d’une information de synthèse exhaustive afin de pouvoir rendre compte Donner une visibilité sur la performance/réactivité interne Remonter un suivi budgétaire à jour (revenus, frais et investissements) Le tableau de bord est l’outil de pilotage du manager de l’entité Comité de suivi de la mise en œuvre de l’organisation

4 Phase 2 Mise en œuvre Organisation mobilis – 11 Mars 2007 -page 4 Le tableau de bord (suite) : 3. Caractéristiques Doit être très synthétique afin de permettre à son utilisateur principal de visualiser rapidement la situation de chacune des activités de sa responsabilité : schémas, graphiques, courbes,…C’est la pertinence des indicateurs choisis qui facilitera cette lecture. Dans le tableau de bord on doit donc retrouver la mesure de toutes les missions de l’entité considérée Le texte n’est là que pour apporter un éclairage sur la situation à date et surtout expliquer les mesures prises pour redresser une situation non-conforme. Un modèle avec situation à date et reprévu figure page suivante pour illustrer un tableau de bord de suivi de chiffre d’affaires. Comité de suivi de la mise en œuvre de l’organisation

5 Phase 2 Mise en œuvre Organisation mobilis – 11 Mars 2007 -page 5 Comité de suivi de la mise en œuvre de l’organisation

6 Phase 2 Mise en œuvre Organisation mobilis – 11 Mars 2007 -page 6 L’ indicateur : C’est quoi ? Une donnée brute ou calculée reflétant le mieux possible une activité et permettant, sinon de la mesurer précisément, de l’apprécier dans l’absolu et surtout dans ses variations. Caractéristiques Il doit être simple à mettre en œuvre, compréhensible de tous (sa définition doit être publique) et être fidèle. Exemples : le taux de saturation des BTS pour mesurer la performance réseau. le nombre de propositions de nouveaux services présentés pour mesurer une performance marketing Comité de suivi de la mise en œuvre de l’organisation

7 Phase 2 Mise en œuvre Organisation mobilis – 11 Mars 2007 -page 7 Le reporting : C’est quoi ? La présentation, organisée, à un tiers généralement sa hiérarchie de la situation, de l’avancement et de la reprévision de points spécifiques dont l’entité est responsable. Cette présentation peut s’appuyer sur le tableau de bord de pilotage, mais le plus souvent elle sera complétée d’un suivi spécifique à des actions particulières non récurrentes et ayant une durée limitée dans le temps; exemples : le reporting sur la mise en œuvre de l’organisation le reporting sur les plans d’actions Il s’appuie aussi comme un tableau de bord sur des indicateurs représentatifs traduits autant que possible en représentations graphiques. Les commentaires sont le complément indispensable pour expliquer la situation à une date donnée et l’évolution vers l’atteinte d’un objectif Comité de suivi de la mise en œuvre de l’organisation

8 Phase 2 Mise en œuvre Organisation mobilis – 11 Mars 2007 -page 8 Le processus : C’est quoi ? Il s’agit de la représentation de l’ensemble des taches concourant à la réalisation d’actes permettant de réaliser une des grandes fonctions de l’entreprise et généralement transversal à son organisation. Cette représentation s’appuie généralement sur un ordinogramme représentant l’enchaînement des taches, leur réalisateur, les outils et documents supports. Elle est complétée du descriptif détaillé de chaque tache par une procédure. exemples : le processus achat dont la finalité est de mettre à la disposition d’un utilisateur de l’entreprise un bien ou un service va comporter des actes d’expression de besoin, de sélection de fournisseurs, de consultation, de passation de commande, de réception quantitative et qualitative, de stockage, de paiement, d’appel à garantie,… chacun de ses actes pouvant être réalisé dans des directions/départements différents Comité de suivi de la mise en œuvre de l’organisation

9 Phase 2 Mise en œuvre Organisation mobilis – 11 Mars 2007 -page 9 La procédure : C’est quoi ? C’est le descriptif détaillé d’une tache faisant partie d’un processus et réalisée dans l’entreprise. Ce descriptif s’appuie généralement sur un ordinogramme détaillé représentant l’enchaînement des opérations, leurs réalisateur, les outils et documents supports Le tout est décrit dans une note dite « procédure » dont le formalisme est spécifié dans le manuel d’assurance qualité de l’entreprise, les procédures constituant un des maillons essentiels de la maîtrise de la qualité qui est un passage obligé pour la certification. Elle constitue un excellent support pour permettre la transmission de consignes entre deux responsables de l’une ou l’autre de ces opérations. exemples : au sein du processus achat vont exister les procédures demande d’achat, dédouanement, gestion des stocks,… Comité de suivi de la mise en œuvre de l’organisation

10 Phase 2 Mise en œuvre Organisation mobilis – 11 Mars 2007 -page 10 La règle de gestion : C’est quoi ? C’est la définition du mode de valorisation d’un flux de l’entreprise, ceci quelque soit la nature du flux et donc de l’unité de valorisation. Cette règle de gestion va donc s’appliquer à toutes les opérations qui nécessitent d’être quantifiées. exemples : la règle de gestion applicable à la valorisation d’une sortie de stocks peut-être le coût moyen pondéré, le coût standard, la règle premier entré- premier sortie,… la règle de gestion applicable à la quantification de l’ARPU sera de ramener pour un service donné, les revenus totaux sur une période donnée de ce service au nombre de clients actifs de la période Comité de suivi de la mise en œuvre de l’organisation