L’habilitation des entreprises et l’outil de gestion des formations

Présentation au sujet: "L’habilitation des entreprises et l’outil de gestion des formations"— Transcription de la présentation:

1 L’habilitation des entreprises et l’outil de gestion des formations
de l’Assurance Maladie – Risques Professionnels / INRS Le premier visuel est celui de l’Offre Nationale de Formation L’autre visuel est celui de forprev 30/11/2012 v1

2 Qu’est-ce que l’habilitation des entreprises ?
Autorisation délivrée à une entreprise par l’AM-RP/INRS Sous conditions et sous contrôle Pour dispenser à ses salariés des formations entrant dans le cadre de la démultiplication. Historique : entreprises sous convention régionale

3 Quels sont les critères retenus pour devenir une entreprise habilitée?
S’engager à former ses salariés aux dispositifs soumis à l’habilitation dans le cadre d’une démarche globale de prévention des risques professionnels en joignant un plan de formation prévisionnel à 3 ans. Avoir un salarié formateur certifié et à jour de sa formation.

4 Quels sont les bénéfices liés à l’habilitation ?
Entreprise Autonomie dans la gestion des formations en interne Opportunité de véhiculer des messages personnalisés et complémentaires à la formation Salariés Actualisation des compétences des salariés au sein de l’entreprise Formateur Animation de réseau Mise à disposition d’outils Mise à disposition d’actualités, d’informations régulières Nous nous adressons à des entreprises qui ne sont pas encore habilitées

5 L’outil forprev : quelles sont ses caractéristiques ?
Site web référencé par les moteurs de recherche Données sécurisées, garantie de confidentialité Gratuit, Matériel requis : 1 ordinateur connecté à Internet et 1 imprimante Forprev se divise en deux parties : La partie publique du site Un espace réservé aux OF / entreprises et aux formateurs L’ensemble de l’outil est gratuit, l’espace réservé aux OF / entreprises et aux formateurs est sans adhésion mais avec mots de passe Les données de cet espace réservé sont de ce fait sécurisées. Certaines données de base sont partagées par le réseau et les OF. D’autres données personnelles aux utilisateurs ne sont accessibles qu’à eux-mêmes.

6 Quels sont les bénéfices liés à son utilisation ? (1)
Professionnalisation de l’activité existante Moins de papier, tout en ligne Possibilité de statistiques à la demande

7 Quels sont les bénéfices liés à son utilisation ? (2)
Habilitation Enregistrement en ligne d’une demande d’habilitation Modification simple d’une demande existante Demande de renouvellement facilitée Sessions de formation Enregistrement en ligne des ouvertures de stages et procès verbaux Autonomie dans l’édition des certificats Formateurs Mise à jour de l’équipe pédagogique facilitée Transparence des informations le concernant Nous nous adressons à des entreprises qui ne sont pas encore habilitées

8 Quelle est son architecture ?
Accès public Accès réservé Offre de formation Assurance Maladie – Risques Pro / INRS Listes Organismes de formation habilités Demande d’un compte provisoire Entreprises Formateurs Sur la partie publique de forprev, on retrouvera : l’offre de formation du réseau prévention Les listes des organismes de formation habilités avec leurs coordonnées (notamment site web) qui renverront vers leur offre. c’est également à cet endroit qu’il sera possible de faire la demande d’un compte provisoire pour ensuite accéder à l’habilitation.

9 Que trouve-t-on dans l’espace public de forprev ?
Cet onglet présente : la démultiplication Le réseau prévention Les mentions légales Ce menu décrit le processus d’habilitation et permet aux partenaires de se connecter à leur espace Cet onglet permet de rechercher une formation Ceci est la barre des menus disponibles dans forprev dans la partie publique du site. Chaque dispositif proposé à la démultiplication est décrit ainsi que le pré requis « bases en prévention » C’est par ce menu que les formateurs peuvent se connecter à leur espace Chaque thématique dispose d’une foire aux questions spécifique

10 Que trouve-t-on dans l’espace public de forprev ?
Ceci est la barre des menus disponibles dans forprev dans la partie publique du site.

11 Que trouve-t-on dans l’espace public de forprev ?
Ceci est la barre des menus disponibles dans forprev dans la partie publique du site.

12 Que trouve-t-on dans l’espace public de forprev ?
Ceci est la barre des menus disponibles dans forprev dans la partie publique du site.

13 Que trouve-t-on dans l’espace public de forprev ?
Ceci est la barre des menus disponibles dans forprev dans la partie publique du site.

14 Que trouve-t-on dans l’espace public de forprev ?
Ceci est la barre des menus disponibles dans forprev dans la partie publique du site.

15 Que trouve-t-on dans l’espace public de forprev ?
Ceci est la barre des menus disponibles dans forprev dans la partie publique du site.

16 Que trouve-t-on dans l’espace public de forprev ?
Ceci est la barre des menus disponibles dans forprev dans la partie publique du site.

17 Les données : quelle accessibilité ? quelle confidentialité ?
Les données individu* sont des données communes et accessibles en recherche à tous les membres. Les qualifications obtenues sont visibles par la personne qualifiée, le partenaire l’ayant formé et le réseau prévention. (qualification, n° certificat forprev, date de validité) Les qualifications déclaratives sont visibles par la personne qualifiée, le partenaire l’ayant déclaré et le réseau prévention. Les données individu seront modifiables uniquement par l’entité du réseau prévention qui l’aura créé mais accessibles à la recherche pour un OF lorsqu’il voudra rattacher un formateur ou un stagiaire existant dans la base de données individu. Individu* : personne physique (défini par son nom, son prénom, sa date de naissance) pouvant avoir plusieurs facettes : utilisateur stagiaire formateur

18 Les partenaires habilités : quelles informations ?
Accès réservé www. forprev.fr Login - Mot de passe Outils Mes référentiels Administration Mes habilitations Mes sessions Ouverture à J – x jours Mes alertes Formateurs Utilisateurs DEM Contacts habilitation Clôture Informations personnelles Habilitations et entités associées Editions (certificats…) Entités Voici toutes les informations et actions qu’un OF aura en se connectant sur son espace réservé. Recherche et statistiques Modification habilitation Export CSV

19 Le correspondant habilitation : quelles informations ?
Il a accès : à toutes les informations concernant le périmètre de l’habilitation à toutes les informations concernant l’entité Il n’a pas accès : aux données individuelles des formateurs

20 Le correspondant habilitation : quelles fonctionnalités ?
Mettre à jour les données relatives à l’habilitation de son entité Enregistrer la structure de son entité Attribuer le cas échéant des droits aux formateurs et aux assistantes de son entité Les mêmes droits peuvent être accordés au correspondant habilitation de chaque entité rattachée dans la limite du périmètre de l’entité concernée Editer des données statistiques. Mettre à jour les données relatives à l’habilitation de son entité : ajout ou suppression de formateurs, ajout ou suppression d’entités rattachées, lancement d’une nouvelle demande d’habilitation, changement d’adresse… Enregistrer la structure de son entité : Gestion des formations par des entités organisées jusqu’à 3 échelons (par exemple : échelon national, échelon régional, échelon local).

21 Les entreprises habilitées : quelles fonctionnalités ?
Gérer des individus forprev Rattacher/détacher un individu à son entité Déclarer une qualification sur l’honneur pour qu’un individu devienne un formateur Enregistrer la participation d’un individu dans une session afin qu’il ait le statut de stagiaire Gérer les utilisateurs (entités rattachées, formateurs, assistantes) et leurs droits Lors de la demande d’habilitation, l’entreprise déclare une liste de formateurs. C’est seulement après avoir été habilitée, qu’elle devra rattacher un individu et le qualifier de formateur. A ce moment-là le formateur sera rattaché à l’entreprise qui l’a déclarée

22 Les entreprises habilitées : quelles fonctionnalités ?
Gérer ses formateurs Accéder à la liste des formateurs Rattacher/détacher un formateur Déclarer une qualification sur l’honneur Gérer ses stagiaires Accéder à la liste des stagiaires Rattacher/détacher un stagiaire Créer un stagiaire Modifier/ supprimer un stagiaire Générer les certificats des stagiaires

23 Les formateurs : qui sont-ils ?
Les formateurs sont des « individus » forprev Un individu devient un formateur quand on le qualifie en tant que formateur : Qualification obtenue par un stage de niveau 2 ou 3 ou un MAC (Maintien ou Actualisation des Compétences) Qualification déclarative sur l’honneur (1er enregistrement dans forprev) : Le formateur présente un certificat sans référence forprev Le partenaire, au vue de ce certificat, saisie le formateur et sa qualification, Le formateur recevra un N° Forprev lui permettant de vérifier ses informations personnelles, d’éditer un certificat forprev Ce certificat lui permettra d’être référencé éventuellement par un autre partenaire

24 Les formateurs : quelles informations ?
Ils ont accès : à leurs données personnelles à leurs qualifications aux entités les ayant déclaré puis rattaché aux formations auxquelles ils ont été affectés Ils peuvent ainsi vérifier qu’ils n’ont pas été affectés à une formation qu’ils n’auraient pas assurée.

25 Les formateurs, les assistants : quelles fonctionnalités ?
En fonction des droits qui leur sont octroyés : Déclarer des sessions Enregistrer les évaluations (ou résultats des sessions) Clôturer des sessions Editer des certificats C’est là également un gage de transparence de montrer et de demander aux formateurs de vérifier s’ils ont bien animé des sessions de formation où ils ont été déclarés par un OF

26 Les structures multi-établissements : quelle organisation ?
SST PRAP IBC SST SST - PRAP IBC PRAP IBC Entreprise Entité associée Entité associée Entité associée Entité associée 3 é che l on s ma x i Sous-entité associée Sous-entité associée Sous-entité associée Sous-entité associée Sous-entité associée Sous-entité associée Chaque entité ou sous-entité associée peut-être rattachée à une ou plusieurs habilitations (passage en CNH) Les formateurs sont rattachés à une ou plusieurs entités ou sous-entités (libre)

27 Les structures multi-établissements : quelle organisation ?
1 seul N° d’habilitation par dispositif et niveau Possibilité d’1 correspondant habilitation par entité sur les 3 échelons Des assistants Des formateurs (1 référent par dispositif) Le partenaire peut décider : De gérer les formations de toutes les entités lui-même De déléguer à chaque entité la gestion de ses formations D’autoriser l’entité de l’échelon 2 à gérer ses sous-entités

28 Les entreprises habilitées : quelles fonctionnalités ?
Gérer ses entités associées (cas des entreprises multi-sites) Accéder à sa liste d’entités associées Associer une nouvelle entité Modifier une entité associée Supprimer une entité associée Gérer la hiérarchie des entités associées Rattacher des entités associées à un habilitation Paramétrer les droits des entités associées à déclarer des formateurs Paramétrer les droits des entités associées à déclarer des sessions, à les clôturer et à éditer les certificats. Les entités associées existent dans les grosses structures que l’on appelle structure multi établissements. Ce sont les établissements dépendant d’un organisme de formation.

29 Comment s’inscrire sur www.forprev.fr ?
L’entité Le correspondant habilitation Transmission en ligne à la CARSAT + envoi en 2 exemplaires des pièces justificatives par courrier Protocole d’engagement signée par l’entreprise Copie des certificats et attestations des formateurs Demande de compte provisoire se connecte sur accès public Identifiant Mot de passe reçoit par mail Demande d’habilitation : Dossier administratif : tronc commun Dossier technico-pédagogique saisit en ligne Le dossier administratif également appelé tronc commun ne sera à saisir qu’à la première demande. Pour les demandes suivantes, il sera proposé prérempli et pourra être modifié, complété…

30 Demande de compte provisoire
Le dossier administratif également appelé tronc commun ne sera à saisir qu’à la première demande. Pour les demandes suivantes, il sera proposé prérempli et pourra être modifié, complété…

31 Réception mot de passe Le dossier administratif également appelé tronc commun ne sera à saisir qu’à la première demande. Pour les demandes suivantes, il sera proposé prérempli et pourra être modifié, complété…

32 Accès pour la demande d’habilitation
Le dossier administratif également appelé tronc commun ne sera à saisir qu’à la première demande. Pour les demandes suivantes, il sera proposé prérempli et pourra être modifié, complété…

33 Accès pour la demande d’habilitation
Le dossier administratif également appelé tronc commun ne sera à saisir qu’à la première demande. Pour les demandes suivantes, il sera proposé prérempli et pourra être modifié, complété…

34 Données de l’entreprise
Le dossier administratif également appelé tronc commun ne sera à saisir qu’à la première demande. Pour les demandes suivantes, il sera proposé prérempli et pourra être modifié, complété…

35 Données de l’entreprise
Le dossier administratif également appelé tronc commun ne sera à saisir qu’à la première demande. Pour les demandes suivantes, il sera proposé prérempli et pourra être modifié, complété…

36 Données de l’entreprise
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37 Les entités associées Le dossier administratif également appelé tronc commun ne sera à saisir qu’à la première demande. Pour les demandes suivantes, il sera proposé prérempli et pourra être modifié, complété…

38 Les entités associées Le dossier administratif également appelé tronc commun ne sera à saisir qu’à la première demande. Pour les demandes suivantes, il sera proposé prérempli et pourra être modifié, complété…

39 Données de l’entité associée
Si le code postal est sélectionné dans la liste déroulante, la ville sera proposée Le dossier administratif également appelé tronc commun ne sera à saisir qu’à la première demande. Pour les demandes suivantes, il sera proposé prérempli et pourra être modifié, complété…

40 Le correspondant de l’entité associée
Le dossier administratif également appelé tronc commun ne sera à saisir qu’à la première demande. Pour les demandes suivantes, il sera proposé prérempli et pourra être modifié, complété…

41 Le correspondant de l’entité associée
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42 Fin du dossier administratif
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43 Dossier technique d’habilitation
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44 Choix du dispositif et du niveau
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45 Expérience et plan de formation dans le domaine
Le dossier administratif également appelé tronc commun ne sera à saisir qu’à la première demande. Pour les demandes suivantes, il sera proposé prérempli et pourra être modifié, complété…

46 Les formateurs Le dossier administratif également appelé tronc commun ne sera à saisir qu’à la première demande. Pour les demandes suivantes, il sera proposé prérempli et pourra être modifié, complété…

47 Les formateurs Le dossier administratif également appelé tronc commun ne sera à saisir qu’à la première demande. Pour les demandes suivantes, il sera proposé prérempli et pourra être modifié, complété…

48 Les formateurs Le dossier administratif également appelé tronc commun ne sera à saisir qu’à la première demande. Pour les demandes suivantes, il sera proposé prérempli et pourra être modifié, complété…

49 Les formateurs Le dossier administratif également appelé tronc commun ne sera à saisir qu’à la première demande. Pour les demandes suivantes, il sera proposé prérempli et pourra être modifié, complété…

50 Rattachement de l’entité associée
Le dossier administratif également appelé tronc commun ne sera à saisir qu’à la première demande. Pour les demandes suivantes, il sera proposé prérempli et pourra être modifié, complété…

51 Rattachement de l’entité associée
Le dossier administratif également appelé tronc commun ne sera à saisir qu’à la première demande. Pour les demandes suivantes, il sera proposé prérempli et pourra être modifié, complété…

52 Fin du dossier Le dossier administratif également appelé tronc commun ne sera à saisir qu’à la première demande. Pour les demandes suivantes, il sera proposé prérempli et pourra être modifié, complété…

53 Envoi de la demande Le dossier administratif également appelé tronc commun ne sera à saisir qu’à la première demande. Pour les demandes suivantes, il sera proposé prérempli et pourra être modifié, complété…

54 Après décision positive de la CNH, le correspondant et les formateurs reçoivent par mail leur accès au site de l’entité : Le dossier administratif également appelé tronc commun ne sera à saisir qu’à la première demande. Pour les demandes suivantes, il sera proposé prérempli et pourra être modifié, complété…

55 accès au site de l’entité à partir du site public
Le dossier administratif également appelé tronc commun ne sera à saisir qu’à la première demande. Pour les demandes suivantes, il sera proposé prérempli et pourra être modifié, complété…

56 Des questions ?

57 Mise en production Juin 2013 – information des organismes de formation nationaux par l’INRS et mise à disposition de forprev pour saisir à nouveau leur demande d’habilitation, 22 octobre 2013 : Intégration des organismes de formation régionaux habilités sans saisie de la demande d’habilitation, Mise à disposition pour les entreprises pour la saisie des demandes d’habilitation (SST, PRAP, CPS). Janvier 2015 – obligation d’utiliser forprev (plus de papier, ni certificat papier ni procès verbal)

58 Accompagnement Une présentation dans chaque région (entreprises / OF régionaux) et par l’INRS (entreprises nationales / OF de dimension nationale) Des infos-bulles sur les principales fonctionnalités Une aide en ligne à chaque page Un formulaire de contact Une hotline pendant les premiers mois suivant le lancement de l’outil Une documentation sur les principales fonctionnalités nécessaires au démarrage.