1 Impulser une dynamique qualité dans un Master en e-learning, formant des professionnels en promotion de la santé Regat S, Guillemin F, Billot D, Collin.

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1 1 Impulser une dynamique qualité dans un Master en e-learning, formant des professionnels en promotion de la santé Regat S, Guillemin F, Billot D, Collin JF, Briançon S Nancy-Université, Faculté de Médecine, Ecole de Santé Publique, Nancy, France

2 2 Préambule Qu’est ce que le e-learning ? Le e-learning se définit comme « l’apprentissage en ligne, centré sur le développement de compétences par l'apprenant et structuré par les interactions avec un tuteur et des pairs ». Définition proposée par le Labset (Laboratoire de soutien à l’enseignement en télématique) Le e-learning ajoute aux dispositifs de formations traditionnelles des spécificités pédagogiques, techniques et organisationnelles.

3 3 Des formations pour tous les professionnels de santé Un panel complet de diplômes dans le champ de la SP Un mode d’enseignement qui évolue : –DU depuis 1984 / ouvert à distance en 1987 / vers un enseignement en e-learning à partir d’une plate-forme d’enseignement à distance en 2003 –Septembre 2009 : ouverture d’un MASTER, mention santé publique et environnement mixant e-learning et présentiel L’École de Santé Publique (ESP) de Nancy Faculté de médecine UHP

4 4 Master SPE : une organisation complexe au service de l’étudiant 1 responsable / coordinateur inter régional Coordination pédagogique Enseignants + équipe de tuteurs pédagogiques Equipe technique Secrétariat administratif 3 spécialités => Public diversifié 5 universités partenaires

5 5 Mettre en place un programme d’assurance qualité sur les processus organisationnels et pédagogiques du Master « santé publique et environnement», proposé en e-learning.Objectifs  Initier le personnel à la démarche qualité  Favoriser la collaboration interprofessionnelle Définir des procédures communes, harmoniser les pratiques (dimensions organisationnelles) Favoriser l’interconnaissance instaurer un travail d’équipe (dimensions relationnelles)  Améliorer la traçabilité des pratiques, favoriser la transparence (qui fait quoi ?) et le partage des tâches

6 6 La satisfaction de l’étudiant Le souci de la qualité La nécessité d’une organisation fiable Le souci de pérenniser la formation et son fonctionnement Les enjeux Pourquoi s’engager dans une démarche qualité ?

7 7 Identification des processus Description des processus Analyse des processus dans leur fonctionnement actuel Amélioration du processus Méthodes - Approche processus Mise en place d’une démarche participative Groupe e-learning représentant les fonctions : Pédagogiques / Techniques / Administratives Légitimé par le soutien de la Direction de l’ESP QQOQCP logigramme Diagramme causes /effets

8 8 Information / Recrutement Candidatures / Inscriptions Intégration Déroulement de la formation Examen / Validation Parcours de l’étudiant L’étudiant a eu accès à tous les éléments nécessaires pour choisir une offre de formation identifiée L’étudiant a négocié un contrat administratif et pédagogique avec les différentes parties prenantes de la formation L’étudiant est outillé pour suivre son parcours de formation L’étudiant a suivi le parcours pédagogique prévu L’étudiant valide, ou non, son parcours Janvier-mai Mars-aoutAoût-septSept- sept Janv. et Juin/sept "Les normes qualité existantes répondent-elles aux besoins des acteurs de la e-formation ? « Le Préau

9 9 Candidature / inscription information intégration Fonction technique Fonction pédagogique Fonction administrative Identification et description du processus de candidatures/inscriptions

10 10 Candidature / inscription informationintégration Définition des critères de recevabilité Analyse des dossiers en commission pédagogique Validation pédagogique du choix des UE Fonction pédagogique Réponses aux demandes des étudiants Identification et description du processus de candidatures/inscriptions

11 11 Candidature / inscription informationintégration Dépôt du dossier de candidature sur le site Assurer le suivi informatique et statistique des candidatures Fonction technique Identification et description du processus de candidatures/inscriptions

12 12 Candidature / inscription information intégration Réception et contrôle des dossiers de candidature Relance vers candidat si besoin Préparation des commissions pédagogiques Informations et transmission des dossiers administratifs et pédagogiques aux étudiants Saisie et transmission des informations aux partenaires Fonction administrative Réponses aux demandes des étudiants Identification et description du processus de candidatures/inscriptions

13 13 Système d’information défaillant Manque de concertation Manque de réflexion sur l’utilisation des statistiques Perte de temps Déficit d’information en interne au sein de l’université dans l’inter région vers les étudiants Pratiques interrégionales hétérogènes Processus d’inscription différent entre les universités Pas de visibilité sur ce qui se fait dans les autres régions. Manque de procédures autour de l’organisation des commissions pédagogiques Dysfonctionnement du processus d’inscription Analyse du processus

14 14 OBJECTIFS OPERATIONNELS RESSOURCESACTIONSCALENDRIER Repenser le système d’information (logiciel informatique de suivi des candidatures et inscriptions) Constitution d’un groupe de travail restreint composé des représentants des différentes fonctions Objet : revoir le SI au vue des problèmes identifiés Cahier des charges terminé pour fin novembre ; conception : décembre 2009, pour être opérationnel dès le début d’année 2010. Pallier au déficit d’information en interne Ensemble de l’équipe elearning 1/Réunion d’information sur l’ensemble du dispositif une réunion a eu lieu le 28 août 2009 2/Réorganisation des secrétariats avec travail en binôme en cours 3/Continuité de la réunion mensuelle regroupant toute l’équipe elearning Chaque début de mois 4/Mise à plat de l’architecture informatique et harmonisation des lieux de stockage des fichiers Automne 2009 Plan d’amélioration

15 15 Perspectives et conclusion Suivi et évaluation des actions d’amélioration Continuité de la démarche sur les processus suivants Nécessité d’évaluer la qualité perçue Pour conclure…. Démarche qualité acceptée Collaboration interprofessionnelle nécessaire mais encore difficile Nécessité de procédures, de règles mais pas seulement…