La refonte du portail de Maurepas

Présentation au sujet: "La refonte du portail de Maurepas"— Transcription de la présentation:

1 La refonte du portail de Maurepas
Coûts Délais Qualité D’un site statique A un portail 2.0 16 mois Ajustements

2 La nécessité du mode projet ?
Analyse préalable La nécessité du mode projet ? Un audit indispensable Le CCTP Appel d’offre : un MAPA -> CAO La réalisation / Développement Transfert de compétence / formation Tests et intégration des contenus La mise en production Evaluation Evolution

3 Analyse préalable Le contexte Un site statique Peu d’interactivité Une communication trop lente Les enjeux Moderniser la relation aux usagers Etre en adéquation avec notre politique de développement durable, d’où la dématérialisation Initier de nouvelles pratiques au niveau organisationnel et humain Les objectifs de la MOA : Innovations et changements importants Offrir plus de services personnalisés aux administrés Mettre en place des outils de communication bidirectionnels Contribuer à l’instantanéité de l’information Les contraintes Les ressources humaines importantes / Multiplicité des directions concernées 190J/H Un budget euros L’échéance septembre 2010 / projet sur 16 mois Refonte du portail en parallèle de la mise en place d’un intranet Conduite du projet en parallèle des fonctions « traditionnelles » Les risques Interopérabilité des différents systèmes Les délais => Nombreux intervenants et prestataires => Anticipation Budget trop juste pour les objectifs fixés Profonds bouleversements => Conduite du changement La cible Les administrés Les partenaires économiques et sociaux Les autres portails La transversalité, les risques et la multiplicité des acteurs, a nécessité de travailler en mode projet

4 Une multiplicité d’acteurs
Nécessité du mode projet Passer rapidement sur la multitude d’acteurs

5 Un macro planning sur 16 mois
Nécessité du mode projet Planning sur 16 mois 6 phases + lancement du portail 190 J/H

6 Chef de Projet internet / Dématérialisation
Moyens organisationnels et fonctionnels Comité de direction CODIR Allocation des ressources humaines Chef de Projet Intranet Comité de Pilotage COPIL Chef de Projet internet / Dématérialisation Direction Générale Articulation nécessaire Comité technique COTECH Les référents agents métier, Audit, Remontée des informations, Futurs contributeurs du portail internet et intranet Création COPIL / COTECH / identique au projet intranet GP TECH dédié Groupe technique GPTECH Pour réaliser les tests

7 Chaque référent est animateur des réunions dans son service
7 Audit Chef de Projet Groupe technique GPTECH Webmaster Et contributeurs des mini sites Graphiste Comité de référents COTECH 17 référents (1/service) Maurepasiens Chaque référent est animateur des réunions dans son service 4 semaines d’audit auprès des référents qui animent les rdv dans leur service du groupe technique (puisque refonte donc analyse de l’existant des + et des -) Des maurepasiens (Espace Multimédia) Idées Remarques Propositions Demandes Nécessités

8 De l’Audit au CCTP Proposition de scénarios Priorité et choix:
Réunion présentation fiches Fiches projets remplies Confirmation des attentes Validation des fiches Ecriture du CCTP Chef de Projet COTECH Référents Proposition de scénarios Priorité et choix: Des actions Des modules Des démarches à dématérialiser CODIR Plus de 100 Fiches Projets Remplies par les référents 30% des rubriques satisfaisantes 40% à faire évoluer 30% à créer Maurepasiens RDV fiches projets / Analyse / reformulation => d’où proposition de scénarios choix scénario par le comité de pilotage, information auprès du CODIR Réalisation du CCTP Comité de Pilotage

9 Marché A Procédure Adaptée -> CAO
Un MAPA : Pourquoi ? Sous le seuil 193 K€ Préciser les attentes Demander des renseignements Négociations possibles Chef de Projet Etude des réponses Synthèse Prestataire retenu Lettres motivées de refus CAO Choix du prestataire Passation du marché MAPA pourquoi ? / Analyse des réponses / Choix du prestataire CAO

10 P D C A La réalisation / Développement Maquettage / Développement
AFNIC La réalisation / Développement P D C A COPIL CdP Coordonne Référents, suivi du portail en front office Communication Visuels et textes AVIS Retours Retours Maquettage / Développement Développement des modules Intégration des modules Mapping Début d’intégration visuels et textes Dématérialisation de procédures administratives Billetterie et télépaiement Coordination de l’ensemble des partenaires et des prestataires suivant le planning établi en phase d’élaboration du projet

11 Transfert de compétence / Formation
Prestataire Agents traitants des services Web GP technique Pour pouvoir maîtriser l’outil et réaliser les tests COTECH Les référents qui seront les contributeurs du portail internet et intranet Administrateurs des portail internet/intranet Services Web Dématérialisation de procédures administratives Transfert de compétence Formation du COTECH Sous contributeurs et contributeurs mini portails Nouveaux agents Pour pouvoir refaire les différentes formations

12 Dématérialisation de procédures administratives
Intégration Tests Corrections Vérifications Tests et intégration des contenus Comité de Pilotage CdP Centralisation GP technique Agents traitants COTECH Maurepasiens Pilotage du chef de projet => Deming COTECH / GP tech / Agents traitants Coordinations de tous les prestataires Mise en place, remontées dysfonctionnements, corrections, Tests des contributeurs / des maurepasiens => information COPIL Dématérialisation de procédures administratives Débogages Corrections Prestataire

13 La mise en production CdP Ancien Prestataire Pointeur DNS
Communication Envoi des codes extranet J-4 Comité de Pilotage CdP Agents traitants des services Web Référents Contributeurs Nouveau Prestataire Ancien Prestataire Pointeur DNS Ouverture public le 4 septembre Réunion 15 jours avant le lancement officiel pour contrôler que tout est opérationnel Après accord CDP COPIL autorisation pour ouvrir le portail à la population Informer : les agents traitants les contributeurs / Référents L’ancien prestataire pour pointer le maurepas.net vers nouvel IP Nouveau prestataire pour la migration Ouverture le 4 septembre jour du forum des associations Migration sur le serveur de production le 3 septembre

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15 Evaluation en général Evaluation qualitative (ex: sondage « à chaud »)
Vous a-t-il été aisé de trouver l’information recherchée ? L’information proposée vous a t’elle été utile ? L’information proposée est-elle pertinente ? Cet article vous a-t-il paru pertinent ? Evaluation qualitative (ex: sondage « à chaud ») Un temps élevé par visite n’entraîne pas nécessairement la qualité de visite… Un taux de rebond élevé sur une page peut vouloir dire que l’information est pertinente… Des pages peu visitées, peuvent être syndiquées… ou L’information proposée, n’est-elle pas assez pertinente, amenant les internautes à limiter leurs visites ? Un nombre élevé de visites n’est pas significatif : les internautes sont-ils revenus et combien de fois ? Evaluation quantitative Reste des questions à se poser : Systématiser les sondages « à chaud » Après quelques semaines de fonctionnement, enquête de satisfaction auprès des agents contributeurs et traitants sera effectuée afin d’affiner, de réajuster ou de faire évoluer certains points particuliers. Une liste de questions ad hoc sera proposée comme par exemple ; L’outil tel qu’il est proposé, est-il facilitateur ? Amène-t-il une plus-value ? Existe-t-il des problèmes à corriger ou des améliorations à apporter ? Les files d’attente au guichet ont-elles été résorbées ? Avez-vous noté une amélioration ? La gestion et l’organisation de votre temps de travail ont-elles été facilitées ? L’ensemble de ces indicateurs nous permettra d’apprécier l’adéquation entre les objectifs initiaux et les résultats du projet. Après 4 semaines de mise en ligne du portail, 46% des publics de l’extranet se sont connectés pour modifier ou ajouter des informations sur leur page. 17 offres d’emploi ont été déposées via le formulaire proposé par l’espace emploi. La page des démarches en ligne a été utilisée 874 fois sur les 4 premières semaines. Les petites annonces et le mini portail de l’emploi extrêmement consultés.

16 Evaluation des démarches en ligne
A noter : Le délai de cinq jours a été défini par les agents managers des services concernés comme l’indice qualité d’un traitement d’une démarche administrative. Les questions que l’on doit alors se poser : L’outil est il suffisamment clair ? Comment se fait-il qu’une information majeure soit souvent oubliée ? Le message renvoyé informant que le compte ne peut être validé, est-il parlant ? Existe-il une difficulté à revenir sur son compte déjà créé  (code, mot de passe, bouton modifier…) ? Les administrés consultent t’ils leur boîte courriel tous les jours ? Après enquête, il s’avère que 100% des administrés qui ont créé un compte ou fait une modification de celui-ci, et qui ont omis une information essentielle à la validation du compte, ne sont pas revenus dans les 5 jours pour le modifier. 6 internautes ont même choisi de recréer leur compte plutôt que le modifier. A noter : Le délai de cinq jours a été défini par les agents managers des services concernés comme l’indice qualité d’un traitement d’une démarche administrative. Les questions que l’on doit alors se poser : L’outil est il suffisamment clair ? Comment se fait-il qu’une information majeure soit souvent oubliée ? Le message renvoyé informant que le compte ne peut être validé, est-il parlant ? Existe-il une difficulté à revenir sur son compte déjà créé (code, mot de passe, bouton modifier…) ? Les administrés consultent t’ils leur boîte courriel tous les jours ?

17 Evolution Accessibilité Label Ville internet Développer le FTTH
Augmenter les démarches dématérialisées Multiplier les connections avec les logiciels métiers Généraliser le télépaiement Développer le FTTH Label Ville internet Mettre le portail en conformité avec le révérenciel d’accessibilité RGAA Réajuster sans cesse et à le faire évoluer par l’apport de nouvelles briques, de nouveaux modules, de nouvelles améliorations. Dans un second temps, nous devrons augmenter les démarches proposées aux citoyens. Aujourd’hui nous en avons choisies cinq, d’ici à 1 an il faudra en offrir d’avantage. De même, nous devrons déployer le télépaiement à d’autres services, notamment les crèches, les centres de loisirs ou la restauration scolaire. Développement du Très Haut Débit A cours terme, nous pourrons valoriser le travail produit par l’ensemble des équipes et l’image de la collectivité en obtenant le label « ville internet » qui évalue au niveau national l’internet local et citoyen. Ville Internet : Ce Label (symbolisé par un panneau de 1 à 5 arobases) permet à la collectivité locale, quelle que soit sa taille, d'évaluer, de montrer et de faire reconnaître la mise en œuvre d’un Internet local citoyen à la disposition de chacun dans l’intérêt général.

18 Merci de votre attention

19 Progiciels : Etat civil, Scolaire, Jeunesse, Conservatoire
Le citoyen peut suivre les étapes et l’avancée de sa demande Le public (Citoyens)=> Création d’un compte famille Renseignements sur les membres de la famille (ou un individu) Demandes variées Etat civil Scolaire Jeunesse Conservatoire Envoi de la ou des demande(s) Espace Sécurisé Inscription(s) à 1 ou plusieurs services Pièces justificatives différentes suivant le service demandé Carte d’identité Quotient familial Livret de famille … Le Service Web Traitement agent Demande(s) traitée(s) DIAPO en ATTENTE … Envoi automatique Accusé de réception, d’absence de justificatif, ou d’enregistrement de la demande Progiciels : Etat civil, Scolaire, Jeunesse, Conservatoire